Unidade 1
Livro Didático Digital
AGUINALDO VICENTE
Orçamento
Empresarial e
Fluxo de Caixa
Gerente Editorial
CRISTIANE SILVEIRA CESAR DE OLIVEIRA Projeto Gráfico
TIAGO DA ROCHA Autor
AGUINALDO VICENTE
O AUTOR
Aguinaldo Vicente
Olá. Meu nome é Aguinaldo Vicente. Sou Bacharel em Ciências Contábeis, Pós-Graduado em Contabilidade Governamental e Ensino Pedagógico Presencial e EAD, Palestrante do Evento EPAC Encontros de Profissionais e Acadêmicos de Contabilidade – UNICID, com uma experiência técnico-profissional na área de Gestão Empresarial e Gestão Pública de mais de 25 anos. Passei por empresas como Coca Cola Bandeirantes S.A., PMSP Prefeitura do Munícipio de São Paulo, como Gestor de Contratos e Diretor de Divisão Técnica na SEMPLA – Secretaria Municipal de Planejamento do Munícipio, Coordenador de Unidade Descentralizada e Professor Coordenador de Curso de Área de Administração e Contabilidade – ETEC Centro Paula Souza .Sou apaixonado pelo que faço e adoro transmitir minha experiência de vida àqueles que estão iniciando em suas profissões. Por isso fui convidada pela Editora Telesapiens a integrar seu elenco de autores independentes.
Estou muito feliz em poder ajudar você nesta fase de muito estudo e trabalho. Conte comigo!
ICONOGRÁFICOS
Olá. Esses ícones irão aparecer em sua trilha de aprendizagem toda vez que:
INTRODUÇÃO:
para o início do desenvolvimento de uma nova compe- tência;
DEFINIÇÃO:
houver necessidade de se apresentar um novo conceito;
NOTA:
quando forem necessários obser- vações ou comple- mentações para o seu conhecimento;
IMPORTANTE:
as observações escritas tiveram que ser priorizadas para você;
EXPLICANDO MELHOR:
algo precisa ser melhor explicado ou detalhado;
VOCÊ SABIA?
curiosidades e indagações lúdicas sobre o tema em estudo, se forem necessárias;
SAIBA MAIS:
textos, referências bibliográficas e links para aprofundamen- to do seu conheci- mento;
REFLITA:
se houver a neces- sidade de chamar a atenção sobre algo a ser refletido ou dis- cutido sobre;
ACESSE:
se for preciso aces- sar um ou mais sites para fazer download, assistir vídeos, ler textos, ouvir podcast;
RESUMINDO:
quando for preciso se fazer um resumo acumulativo das últi- mas abordagens;
ATIVIDADES:
quando alguma atividade de au- toaprendizagem for aplicada;
TESTANDO:
quando o desen- volvimento de uma competência for concluído e questões forem explicadas;
SUMÁRIO
Histórico do orçamento empresarial ...10
Conceitos Orçamentários ...17
Orçamento estático ...20
Orçamento flexível...22
Orçamento contínuo ...22
Orçamento de tendências ...23
Orçamento base zero ...23
Orçamento baseado em atividades ...24
Beyond Budgeting ...25
Finalidade do orçamento ... 28
Mecanismos Orçamentários ...34
Vantagens de um orçamento ...36
Limitações ...40
UNIDADE
01
INTRODUÇÃO
As constantes mudanças e incertezas no cenário econômico, além da competitividade existente, exigem das organizações empresariais uma gestão eficaz e eficiente. O orçamento empresarial surge como uma ferramenta imprescindível para o controle dos negócios. Através dele é possível analisar o desempenho da empresa, relacionando a previsão com a realização e avaliação do desempenho do planejamento de seus objetivos e metas. Entretanto, o orçamento empresarial não deve ser visto como um instrumento controlador de gastos, mas sim, como um orientador na antecipação de problemas, indicando modificações nas metas que precisem de um cuidado maior por parte da equipe gestora da empresa. Nesta unidade, estudaremos sobre o surgimento do orçamento empresarial, com um breve relato histórico, a conceituação de orçamento e seus tipos, finalidade e mecanismos orçamentários.
OBJETIVOS
Olá. Seja muito bem-vindo à Unidade 1. Nosso propósito é auxiliar você no desenvolvimento das seguintes objetivos de aprendizagem até o término desta etapa de estudos:
1. Conhecer o histórico do orçamento empresarial;
2. Compreender os conceitos orçamentários e os diferentes tipos de orçamento empresarial;
3. Distinguir a finalidade de orçamento empresarial;
4. Identificar as vantagens e desvantagens dos mecanismos orçamentários.
Então? Preparado para uma viagem sem volta rumo ao conhecimento?
Ao trabalho!
Histórico do orçamento empresarial
INTRODUÇÃO:
Ao término deste capítulo, você será capaz de entender que o conceito de orçamento empresarial surgiu a partir de um contexto histórico onde este se fez necessário, um controle orçamentário empresarial para efetivação de seu sucesso no mercado econômico.
O homem, desde a antiguidade, sempre precisou pensar em como fazer previsões de estoque de alimentos durante o inverno; surgiam assim as primeiras práticas orçamentárias, sem que ocorresse nenhum imposto para a recolha ou troca de produtos.
Na Roma antiga, os romanos coletavam impostos com uma bolsa chamada de “fiscus”, onde guardavam o que arrecadavam; eram usadas pelos funcionários destinados a recolher o tributo. Na França, ela era conhecida como bougue (ou bogutte), palavra originária do latim que entre 1400 e 1450 passou a integrar o vocabulário inglês.
Em uma visão ampla, a prática do orçamento surgiu em 1689 com a Constituição Inglesa, onde uma lei estabelecia que o Rei e o Primeiro- Ministro poderiam cobrar impostos e gastar os recursos disponíveis, somente se o parlamento autorizasse.
Figura 1: Estrutura da prática orçamentária da Constituição Inglesa
Fonte: Elaborado pelo autor
Segundo Lunkes (2009), o Primeiro-Ministro levava ao parlamento os planos de gastos envoltos em uma grande bolsa de couro, que era chamada de opening the budget, ou abertura da bolsa.
A palavra budget foi incluída no dicionário inglês e passou a significar orçamento, por volta de 1800.
Em 1900, início do século XX, surgiu o movimento do orçamento público, isto é, conceito e práticas para planejamento e administração financeira, nos Estados Unidos.
A Revolução Industrial provocou um significante aumento de capital nas empresas, e os empresários passaram a investir mais no processo de produção e consequentemente, contratar mais colaboradores em um período maior, com o objetivo de produção máxima e um aumento do uso de máquinas nas organizações.
A busca por informações de transações internas nas empresas desencadeou um desenvolvimento por parte dos empresários, dos indicadores próprios de seu desempenho interno. Entretanto, a defasagem no apoio aos seus gestores na indicação de dados significativos para elaboração de planejamento, demonstra a falta de informações concisas para o planejamento e controle de seus investimentos na época. Os empresários não se preocupavam em orçamentos ou monitoramento de seu capital, mas restringiam-se a comprar, produzir os produtos e vendê- los.
A origem do orçamento empresarial baseou-se na Administração Pública, utilizada como instrumento de planejamento e controle das empresas, ganhando importância entre 1950 e 1960 pelas empresas de grande porte. Nos Estados Unidos, entretanto, a empresa Du Pont, em 1919, foi a pioneira a registrar a utilização do orçamento empresarial.
No Brasil, a Administração Pública iniciou-se por volta de 1800, com a chegada da família Real e, mais tarde, na obrigatoriedade do Ministério da Fazenda em receber os orçamentos das despesas dos demais Ministérios, determinado pela Constituição de 1824.
Em 1891, com a nova Constituição, a responsabilidade do recebimento do orçamento das receitas e despesas afins, foi transferida para o Congresso Nacional.
No período denominado de Nacional-Desenvolvimentista, de 1930 até por volta de 1980, as empresas preocupavam-se somente em produzir e comercializar, os empresários não tinham a preocupação em elaborar um planejamento para seu controle financeiro. Porém, em 1980, essa visão dos empresários começou a mudar e passaram a perceber que um controle de seus orçamentos através de um planejamento, poderia proporcionar um lucro ainda maior à sua empresa.
A prática do orçamento empresarial surgiu baseada na Administração Pública, com a necessidade das empresas em negociar seu capital, suas ações no mercado financeiro e para que isso ocorresse, precisavam apresentar seu orçamento empresarial.
O orçamento empresarial tradicional, modelo pioneiro na prática orçamentária, é trabalhoso, um conjunto de dados organizados na empresa que implica em: planejamento, coordenação, preparação, controle, reorganização dos objetivos, existência de um plano de contas que atenda a toda necessidade da empresa, enfim, uma metodologia cheia de meandros e detalhes, por vezes levando o gestor a acreditar em sua ineficácia.
Conduzir organizações empresariais em meio a um ambiente externo competitivo é, no mínimo complicado. Muitas vezes, a falta de conhecimento em planejamento e gestão é um erro fatal e pode comprometer a sobrevivência da empresa.
Os gerentes ou gestores devem ter uma gama de instrumentos de aplicação no planejamento, como indicadores do ambiente para o desempenho organizacional, sem o que não teriam como manter o sucesso empresarial, ou simplesmente administrar a empresa.
Portanto, tornam-se necessários programas e planos para o desenvolvimento das atividades.
A gestão organizada é feita mediante um orçamento e envolver uma série de ações:
• Elaborar no presente o planejamento do futuro no âmbito de objetivos gerais e setoriais, envolvendo os colaboradores;
• Desenvolver de maneira organizada a utilização dos recursos humanos, as tecnologias e os meios financeiros;
• Projetar as principais peças orçamentárias: vendas, investimentos, gastos administrativos, financeiro e de pessoal, gastos com a produção, matéria-prima, Demonstração do Resultado do Exercício, disponibilidades, balanço e os indicadores de controle;
• Colocar em condições adequadas a estrutura organizacional da empresa de forma a prover o necessário para a execução das atividades a elas programadas;
• Adquirir habilidades e pôr em prática adequados instrumentos de controle, aptos a verificar o grau assertividade das ações desenvolvidas com relação aos objetivos que foram determinados.
Desta forma, as instituições empresariais utilizam o orçamento empresarial como ferramenta capaz de fazer previsões às ações das atividades do dia a dia, no sentido de atingir os objetivos e metas macros e setoriais.
O orçamento é a principal peça de acompanhamento do planejamento estratégico das organizações; funciona como uma bússola das empresas, permitindo:
• Monitorar o cumprimento ou não dos objetivos e metas referente ao processo;
• Fortalecer a cultura de analisar as condições econômico/financeira e a cenário interna da empresa;
• Melhorar a organização uma vez que concedem responsabilidades precisas a cada um a desempenhar seu papel e os setores;
• Determinar exposição harmônica dos programas de cada unidade;
• Melhorar a comunicação e ação compartilhada entre as áreas e gerências;
• Circundar os integrantes da diretoria na definição dos objetivos e metas;
• Desenvolver o hábito de deduzir em termos de rapidez, oportunidade e prudência na tomada de decisões;
• Tornar-se claro quanto a eficiência e a ineficiência;
• Aumentar claramente a capacidade de geração de valor da empresa e o retorno do investimento dos seus sócios acionistas.
O orçamento empresarial traz qualidade e governança corporativa, permitindo o monitoramento e controle da gestão, além da condecoração e mérito dos gestores, colaboradores e departamentos que realmente merecem e, essencialmente, desenvolve uma cultura de organização e de grupo, focada em resultados.
Geralmente o planejamento orçamentário começa a ser elaborado no início do 2º semestre de cada ano, proporcionando aos gestores tempo hábil para o planejamento do ano subsequente, delegando as responsabilidades e ações com a sua equipe.
Portanto, por apresentar um grau elevado de dificuldades, com o passar do tempo, novas concepções de orçamento e planejamento surgiram.
NOTA:
Em 15 de junho de 1215, na Inglaterra medieval, a Magna Carta foi assinada pelo Rei João Sem Terra. Seu artigo 12 dizia: “nenhum tributo ou auxílio será instituído no Reino, senão pelo Conselho Comum, exceto com o fim de resgatar a pessoa do Rei, sagrar seu primogênito cavaleiro e casar sua filha mais velha uma vez, e os auxílios para esse fim deverão ser de valor razoável” (TERRA, 1215).
RESUMINDO:
A história do orçamento empresarial demonstra que a necessidade em um planejamento é essencial.
A palavra orçamento está ligada, em sua origem, à bolsa que os romanos utilizavam para recolher os impostos. Depois, em 1689, na Inglaterra, os planejamentos de despesas orçados pelo governo, os seus valores, eram transportados em uma bolsa grande de couro.
No início do século XX, nos Estados Unidos, começaram a ser desenvolvidas práticas financeiras voltadas para o orçamento das empresas, o que até então era somente orçamento público.
A concepção inicial do um orçamento público é que dará base para o orçamento financeiro.
A Revolução Industrial acelerou o acúmulo rápido de bens de capital das empresas e, como consequência, um aumento de produção de produtos, mas os gestores, até então, não se preocupavam com orçamentos, somente com os lucros gerados pelas vendas.
Entretanto, com o aumento rápido de capital, passaram a perceber que precisavam organizar internamente a empresa, com um planejamento mais eficaz do que até então utilizavam.
O orçamento público, então, servirá de norte para a elaboração do orçamento empresarial, organizando os setores da empresa.
No Brasil, o orçamento público surgiu em 1808, com a vinda da Família Real. Depois, com a constituição de 1824, esta disciplina os orçamentos;
em 1891, com uma nova constituição, ocorreram modificações a respeito das orientações referentes ao orçamento público.
Apesar dos moldes do orçamento empresarial já estarem se desenvolvendo em outros países, no Brasil surge com a necessidade das empresas em organizarem seus setores e finanças, para poderem
demonstrar no mercado financeiro a estabilidade e projeção, com a intenção de novos investidores.
Em 1980, os empresários percebem que somente suas concepções de planejamento não darão resultado, passam então iniciar a utilização de um planejamento orçamentário, visando mais lucratividade na empresa.
Curioso após a explanação sobre a origem do orçamento empresarial e o surgimento de novos conceitos? Vamos então estudar o conceito de orçamentos.
Conceitos Orçamentários
INTRODUÇÃO:
Olá, aluno! Neste capítulo, veremos o surgimento do orçamento empresarial, a compreensão do conceito orçamento em uma empresa e que um orçamento empresarial não se restringe a um único tipo, mas que cada empresa deve analisar e verificar qual é o orçamento mais adequado ao seu ramo empresarial.
A definição da palavra orçamento, de acordo com o Dicionário Aurélio, orçamento possui dois significados:
1. Ato ou efeito de orçar; avaliação;
2. Cálculo da receita e dos gastos.
A primeira definição é muito usada no cotidiano das pessoas, utilizam a palavra orçamento no sentido de fazerem uma cotação de valores de determinado produto, onde está com melhor preço.
O segundo sentido, é o mais utilizado pelas organizações, significa que ela está planejando, organizando seus gastos e receitas para projeções futuras.
Segundo Lunkes (2009), o orçamento empresarial pode ser definido como um plano dos processos operacionais para um determinado período.
O orçamento representa os objetivos e metas econômicas e financeiras que uma organização deseja atingir, através de um planejamento das projeções entre gastos e receitas.
As projeções serão determinadas pelas empresas durante um tempo, geralmente um ano, quando essa projeção anual está para terminar, a empresa começa nova projeção de gastos e receitas para o ano seguinte.
Independente do porte de uma empresa e de seu ramo de atividade, o orçamento é fundamental.
A elaboração de um orçamento exige um acompanhamento mensal das possíveis variações que possam vir a ocorrer e, se necessário, sofrer as devidas modificações. O desenvolvimento de um plano orçamentário permitirá que a empresa conheça e avalie, de forma antecipada, os processos operacionais e seus resultados dentro dos objetivos determinados, orientando de forma clara e concisa a gestão de recursos da empresa.
De acordo com Frezatti (2000, p.27):
A elaboração do orçamento exige que os objetivos definidos pela organização sejam contemplados e perseguidos. Caso isso não ocorra, o orçamento deve ser revisado e ajustado, já que ele é o instrumento gerencial que deve proporcionar a realização dos objetivos.
Ao administrar uma empresa, o gestor deverá ser conhecedor dos gastos, quer seja com investimentos maquinários, quer seja com benefícios para seus colaboradores, além da aceitação de seu produto no mercado, dívidas, pois todos esses fatores comprometem o desenvolvimento da empresa e por vezes, poderá ocorrer a falência.
Para que seus objetivos de lucro sejam alcançados, deverá fazer um orçamento empresarial. É o orçamento que orienta para a superação de desafios, correção de erros no uso dos recursos e colaboração com o gestor na elaboração de estratégias para o corte de gastos.
NOTA:
O momento ideal para preparar o orçamento anual da empresa são os meses finais de um ano.
Algumas características do orçamento empresarial, segundo HOJI (2010), destacam-se:
• Projeção para o futuro;
• Flexibilidade na aplicação (adapta-se a externa e interna);
• Participação direta dos responsáveis (plano imposto X plano estudado).
Entretanto, outros pontos importantes dentro de um orçamento empresarial, são apontados por GOVINDARAJAN (2001):
• Estimar o potencial lucro/prejuízo em termos monetários, embora as cifras possam ser fundamentadas em valores não monetários (como por exemplo, unidades produzidas ou vendidas);
• Cobrir, geralmente, o período de um ano (algumas empresas influenciadas por atividades sazonais podem elaborar dois orçamentos anuais, como as empresas do ramo de roupas);
• Ser um compromisso gerencial (os executivos comprometem-se a aceitar a responsabilidade de atingir os objetivos do orçamento);
• Ser aprovada aprovada pela autoridade mais alta do que os responsáveis pela execução do orçamento;
• Após aprovação, o orçamento só pode ser alterado sob condições especiais; e
• Ter o desempenho financeiro real comparado com o orçamento e as variações analisadas e explicadas.
O orçamento empresarial não proporciona o lucro desejado pelos gestores, mas as empresas que fazem seu planejamento, orçamento e o correto controle das variações de mercado com suas projeções, possuem um risco menor de falência e uma probabilidade maior de sucesso.
O orçamento empresarial é uma ferramenta de extrema importância.
Com a sua elaboração, a empresa poderá alcançar os objetivos que almeja.
A eficiência do orçamento empresarial depende da empresa em escolher um dos tipos existentes, que melhor desempenhe os objetivos dentro de sua estrutura.
A necessidade de modificações e adaptação com o mercado fez com que o orçamento tradicional fosse assumindo outras formas de
desenvolver um planejamento empresarial, acompanhando as modernas teorias de gestão e originando novas concepções.
Orçamento estático
É o tipo de orçamento que as empresas mais utilizam, principalmente as multinacionais. O orçamento estático é inflexível, isto é, após ser elaborado, não admite alterações e, caso ocorram variação nas metas, a justificativa deverá ser feita pelo gestor.
As grandes empresas, com diversas filiais, adotam esse orçamento pelo fato de agregarem todos os itens orçamentários das diversas unidades em um único orçamento. O controle é desenvolvido através da variação do valor orçado e o valor realizado que ocorre em cada item relacionado. Revisões podem ocorrer, mas sempre mantendo fixo o orçamento original.
É o orçamento apropriado para metas de curto prazo, pois este tipo de orçamento aplicado em longo prazo dificultará a realização das modificações necessárias, e o orçamento estático não disponibiliza a flexibilidade de um reajuste.
Por exemplo: suponhamos que o planejamento seja feito para um volume de 5 mil unidades de um determinado produto em uma fábrica.
Mesmo que o nível efetivo de vendas se reduza para 4.500 unidades ou aumente para 5.500 unidades, a comparação do valor efetivo seria feita sempre em relação às 5 mil unidades originalmente orçadas, conforme pode ser observado na tabela abaixo.
Figura 1: Exemplo de orçamento estático
Quantidade Real
5.500
Orçado 5.000
Variação 500
Vendas 110.000 100.000 10.000
Materiais e
componentes 82.500 75.000 7.500
Outros Custos e Despesas
Variáveis
6.600 6.000 600
Soma de Custos e Despesas
Variáveis
89.100 81.000 8.100
Margem de
Contribuição 20.900 19.000 1.900
Custos Fixos 16.000 15.000 1.000
Despesas comerciais e administrativas
1.500 2.000 (500)
Total de Custos e despesas
fixos
17.500 17.000 500
Resultado
operacional 3.400 2.000 1.400
Fonte: (HOJI, SILVA, 2010)
Dessa forma, as principais considerações acerca do orçamento estático são:
Figura 2: Considerações sobre orçamento estático
Fonte: Elaborado pelo autor
Orçamento flexível
É um orçamento que admite ajustes conforme as necessidades da empresa, diante das constantes mudanças do mercado empresarial.
Nas empresas, o período do exercício social é de 12 meses; para que ocorra um equilíbrio entre as metas e objetivos, são necessários ajustes no orçamento e, assim, ele não deve ser inflexível a mudanças.
Exemplo: Um bom exemplo, para melhor entendimento, é quando há uma redução do IPI para eletrodomésticos. O governo, ao reduzir o IPI, por consequência reduz o preço de venda do produto, ocasionando um aumento da procura no mercado. Uma empresa de eletrodomésticos que elaborou seu orçamento com a previsão sem a redução da alíquota, precisará rever sua previsão de venda, adquirir mais produtos para a venda e, consequentemente, revisar suas previsões orçamentárias. Isto é possível com o orçamento flexível.
Figura 3: Considerações sobre orçamento flexível
Fonte: Elaborado pelo autor
Orçamento contínuo
O orçamento contínuo, como o próprio nome indica, é elaborado em prazo menor, semestral ou anual. Seu objetivo é revisar continuamente os dados do mês anterior, analisar mudanças, informações e modificar para o próximo mês.
As empresas que produzem produtos com um ciclo de vida pequeno utilizam esse tipo de orçamento; são empresas de tecnologia, vestuário, que a cada período encerrado, elaboram um novo orçamento para um novo período a ser inaugurado.
Figura 4: Considerações sobre Orçamento Contínuo
Renovação do período concluído e acréscimo do mesmo período no futuro.
Fonte: (HOJI, SILVA, 2010)
Orçamento de tendências
O orçamento de tendências é utilizado na elaboração do processo orçamentário para calcular os valores das metas. Utiliza os valores encontrados nos orçamentos anteriores para referenciar os valores futuros (PADOVEZE; TARANTO, 2009, p. 39).
Entretanto, ao utilizar valores históricos para basear seu orçamento, a empresa deverá levar em consideração que alguns eventos que aconteceram podem não ocorrer no futuro, no novo período de orçamento.
O contrário também deve ser levado em consideração: eventos que não ocorreram no passado poderão ser pensados para o futuro.
Orçamento base zero
O orçamento base zero está na vertente de manter o orçamento mais rígido, e também para utilizar esta ferramenta gerencial como o
principal instrumento para controle e avaliação da performance dos responsáveis pelo orçamento.
Para a implantação desse tipo de orçamento, deve ser verificada minimamente a relação custo/benefício, pois traz novas tarefas e necessidades de gestão. É uma implantação mais trabalhosa do que a do orçamento tradicional (PADOVEZE e TARANTO, 2009).
As atividades da empresa, cada uma delas, se houver mais que uma, é analisada pelo gestor para que este avalie se ela é necessária ou não para a empresa. E é por este motivo que o orçamento base zero fica próximo do conceito de custo ideal.
Orçamento baseado em atividades
O orçamento baseado em atividades também é conhecido como ABB, e direciona a empresa para atingir suas estratégias. Por esse motivo, concentra suas metas em um plano quantitativo e financeiro, direcionado nas atividades e recursos da empresa.
Assim, será possível entender em qual área deverá priorizar o desenvolvimento de produtos e serviços da empresa, assim como os materiais necessários para uma efetiva produção visando lucros.
Porém, o orçamento baseado em atividades não deixa de fazer o orçamento tradicional, mas indica, por ser uma ferramenta gerencial, a quantidade necessária de funcionários para atender a produção projetada para o período determinado, bem como os equipamentos necessários para atender aos pedidos da empresa.
EXPLICANDO MELHOR:
ABB = ACTIVITY BASED BUDGETING: ORÇAMENTO COM BASE EM ATIVIDADES
Beyond Budgeting
Caracteriza-se por ser um processo de gestão flexível, que não utiliza um orçamento anual de resultados (FREZATTI, 2000).
É um “além orçamento”, de acordo com sua tradução literal (sem alteração), que consiste no entendimento de grandes empresas sobre seu orçamento.
Entretanto, por possuírem filiais, dificulta o completo controle pelo gestor, gerando a criação de cargos de gerentes nas filiais, a fim de que consigam realizar o controle geral. Os bancos e fábricas utilizam, em sua maioria, o orçamento beyond budgeting.
O orçamento nesta modalidade é feito por um período de 12 a 18 meses, para as filiais. Os fatores que compõem essa abordagem são (FREZATTI, 2000):
• As metas são definidas com base em benchmark externo à organização, em uma perspectiva de médio prazo. Não existem metas fixas, mas, sim, variáveis, decorrentes do momento vivenciado pelos gestores;
• A motivação e a premiação são baseadas em metas externas, que serão avaliadas posteriormente;
• O processo estratégico assume uma abordagem contínua, descentralizada e local, e é incentivado pelo nível de ambição e pela busca por respostas rápidas;
• A coordenação deve encorajar a cooperação e a excelência dos serviços;
• As informações devem circular rapidamente, para facilitar a aprendizagem e incentivar o comportamento ético.
NOTA:
O conceito surgiu na Escandinávia, na década de 1970, no banco Svenska Handelsbanker
RESUMINDO:
Conceituar orçamento é defini-lo como um planejamento empresarial, com objetivos, estratégias determinadas que devam ser seguidas por todos da empresa, além do cálculo de despesas e receitas, desenvolvido para um determinado período. Ele define o sucesso da empresa e permite controlar gastos excessivos ou aumentar o faturamento.
Possui algumas características específicas, como, por exemplo, estimar o potencial da empresa, em atingir lucros, ou dependendo de sua atuação, prejuízos. Através do planejamento, o gestor poderá: analisar os recursos disponíveis da empresa, reduzir custos, caso necessário, verificar estoque, elaborar valores de metas de cada setor da empresa, acompanhar os objetivos do orçamento proposto. A empresa, ao decidir elaborar seu planejamento, deverá verificar dentre quais tipos de orçamento empresarial irá adotar, que são:
• Orçamento estático: utilizado por multinacionais; não permite mudanças, é inflexível;
• Orçamento flexível: admite ajustes conforme necessidade da empresa e do mercado empresarial;
• Orçamento contínuo: elaborado em um prazo curto; seu objetivo é revisar dados do mês anterior;
• Orçamento de tendências: utiliza valores anteriores para elaborar os futuros;
• Orçamento base zero: considerado mais rígido; parte do zero, do início;
• Orçamento baseado em atividades: conhecido como ABB; direciona a empresa para atingir suas metas;
• Beyond Budgeting: processo e gestão flexível para empresas com filiais.
Finalidade do orçamento
INTRODUÇÃO:
Olá, aluno! Neste capítulo, compreenderemos os procedimentos de um orçamento empresarial e identificaremos qual o orçamento que uma empresa adotou para suas metas e objetivos.
O lucro tão almejado por uma empresa nem sempre é atingido por falta de uma organização satisfatória e eficiente na gestão empresarial.
Certamente, aqueles que elaboram um planejamento, que fazem um controle financeiro adequado, tem a probabilidade em obter êxito será muito maior.
O orçamento empresarial, quando elaborado de forma adequada e com um acompanhamento por parte dos gestores, contribuirá para que uma empresa atinja seus objetivos ao final do prazo determinado.
Nota-se, portanto, que o orçamento é fundamental para a eficiência da gestão empresarial em uma organização, pois norteia o acesso às informações necessárias para mudanças e tomada de decisões por parte da administração da empresa, bem como auxilia na identificação e correção de possíveis desvios que venham a ocorrer no processo, com a intenção de proporcionar um desempenho satisfatório em busca do sucesso da empresa.
Para Hoji e Silva (2010), o orçamento de vendas deve ser o primeiro orçamento a ser elaborado e possui a finalidade de determinar a quantidade e valor total dos produtos a vender (sem impostos). O orçamento de vendas constitui um plano de vendas futuras da empresa, para determinado período de tempo.
Primeiramente, ao iniciar uma elaboração de um orçamento empresarial, deve-se definir qual a estratégia a ser seguida, baseada no entendimento sobre quais são os objetivos que espera atingir, de uma visão geral sobre a empresa, como desempenho no mercado financeiro,
sua imagem diante do consumidor, apresentação de novos produtos e até mesmo atuação em mercados diferentes.
Após estabelecer seu direcionamento estratégico, você deverá definir os objetivos e metas a serem atingidos pela empresa. Entretanto, o comprometimento do planejamento e seu desenvolvimento deverão ser de toda a empresa, de seus setores e colaboradores; caso contrário, a ocorrência de falhas e erros poderá comprometer todo o orçamento empresarial desenvolvido.
Os elementos indispensáveis para a elaboração de um orçamento são:
• Projeção de vendas;
• Deduções de venda e despesas variáveis;
• Custos da Produção;
• Mão-de-obra;
• Despesas operacionais ou gastos fixos;
• Investimentos.
Muito mais do que inventar números, o primeiro método (e um dos mais importantes) é o da análise do resultado que já aconteceu. Ele é bem simples, basta você analisar as suas receitas e quantidades de vendas passadas. No nosso exemplo, eu utilizo as receitas que de fato ocorreram até abril:
Figura 7: Exemplo de receitas até abril
Fonte: Elaborado pelo autor
Percebemos que houve uma variação de mês a mês de R$ 5.000.
Se mantivéssemos as mesmas condições do planejamento, cresceríamos de aaio até setembro R$ 5.000.
Figura 8: Exemplo de receitas até abril
Fonte: Elaborado pelo autor
Nem sempre é possível contar com este crescimento linear, pois existem alguns fatores que podem alterar esses cálculos, como sazonalidade e concorrentes, mas é importante que sejam mantidos métodos de projeção, de coisas que acontecem realmente.
Veja algumas deduções de venda e despesas variáveis:
• Impostos: são pagos de acordo com o tipo de produto que a empresa vende e o imposto é deduzido dessa venda, podendo ser federais, estaduais ou municipais;
• Comissões: remuneração variável dos vendedores;
• Fretes: é necessário, em muitos casos, o envio do produto para o cliente e o custo de envio do produto será deduzido do faturamento do produto;
• Embalagens: é o valor gasto pela empresa para embalar o produto que será vendido;
• Devoluções e cancelamentos: quando um produto é devolvido por recusa do cliente, os valores são deduzidos do faturamento bruto.
Há ainda outras deduções passíveis de ocorrerem, dependendo do ramo de atuação da empresa:
• Custos da Produção:
a. Podem ser classificados de diversas maneiras, de acordo com sua finalidade. Os custos são classificados em fixos e variáveis, quanto ao volume de produção. Os custos fixos são aqueles que não sofrem alteração de valor em caso de aumento ou diminuição da produção, conhecidos também como custo de estrutura. Os custos variáveis são aqueles que variam proporcionalmente de acordo com o nível de produção ou atividades.
• Mão-de-obra:
a. Mão de obra direta é um custo fixo que existirá, havendo produção ou não.
• Despesas operacionais ou gastos fixos:
a. Despesas Operacionais são gastos necessários para manter a organização em funcionamento e irão incorrer no período que está sendo projetado, exceto os custos de produção.
Independente de ser uma empresa de grande porte ou uma de pequeno porte, todas elas precisam de um bom planejamento para a organização do orçamento empresarial.
Empresas bem organizadas destacam-se por saberem das vantagens e importância de um bom orçamento, com metas e objetivos definidos. As mudanças constantes no mundo dos negócios exigem das empresas um planejamento, orçamento, avaliação e controle de sua qualidade.
Figura 9: Organização do orçamento
Fonte: Elaborado pelo autor
RESUMINDO:
Qual o objetivo de uma empresa? A resposta óbvia é obter lucros. Entretanto, objetivos nem sempre são atingidos;
muitas vezes não ocorre o tão esperado lucro, seja por falta de um planejamento ou de um orçamento satisfatório.
A empresa, quando desenvolve um planejamento com seus pontos estratégicos definidos e com o empenho de todos os setores, tem a probabilidade acentuada de um sucesso muito maior.
O orçamento empresarial, quando elaborado adequadamente e com acompanhamento de seus gestores, contribui para que todos os objetivos propostos sejam atingidos. Ele é fundamental para a uma eficiência empresarial.
O primeiro ponto a ser definido é qual a estratégia que a empresa seguirá, tomando como base seus objetivos e como deseja desempenhar sua projeção no mercado empresarial.
O comprometimento com o planejamento é essencial, caso contrário, poderá ocorrer um fracasso.
O gestor, ao desenvolver suas estratégias e objetivos, deverá estar atento aos elementos indispensáveis para um orçamento:
• Projeção de vendas;
• Custos de produção;
• Investimentos etc.
Deve-se também adotar o seguinte princípio: não importa o porte da empresa, todas necessitam de um planejamento para sua organização do orçamento empresarial.
Mecanismos Orçamentários
INTRODUÇÃO:
Olá, aluno! Após o estudo desta unidade, você saberá identificar, em um orçamento empresarial, qual a vantagem ou desvantagem quando uma empresa desenvolve seu orçamento empresarial dentro dos tipos existentes.
Segundo Gitman (2004), o objetivo da administração financeira está ligado ao objetivo da empresa: maximização de seus lucros e de seus acionistas.
Visando um maior retorno financeiro, o gestor deverá criar mecanismos orçamentários, de análise e controle, a fim de orientar e influenciar as decisões para que resultem em um retorno financeiro satisfatório para a empresa.
A estabilidade do mercado e um orçamento bem elaborado; juntos conseguem atingir um grande percentual de metas e objetivos propostos pela empresa em seu orçamento empresarial.
Os mecanismos para a execução e controle dos orçamentos devem estar presentes em todos os níveis da empresa; os gestores de cada setor deverão dispor de tais mecanismos para avaliar os índices relacionados com os valores orçados, para manutenção dos mesmos ou uma possível correção, agindo no momento certo, para que as metas e objetivos propostos sejam atingidos.
O ponto principal do orçamento empresarial é o orçamento de operações, que é formado por orçamentos específicos:
• Orçamento de vendas;
• Orçamento de produção;
• Orçamento de compras e faturamento;
• Orçamento de despesas.
É importante que não ocorram conflito de entendimento de metas entre os gestores, caso contrário, o planejamento não será coordenado, e não é raro que tal fato ocorra na direção das empresas.
O processo na sua íntegra dependerá do esforço e empenho de cada um dos responsáveis para que se torne realidade; reuniões entre os gestores tornam-se essenciais, especialmente em ambientes neutros, fora da empresa, pois assim deixarão de lado os problemas gerais da empresa e poderão desenvolver uma estratégia conjunta.
Vejamos os princípios orçamentários abaixo:
a. Envolvimento dos gerentes: devem se engajar com os objetivos da empresa, participar ativamente, ser motivacional com seus colaboradores;
b. Adaptação organizacional: harmonia entre a estrutura organizacional e os gestores de cada setor;
c. Contabilidade por áreas de responsabilidades: o gestor de cada setor poderá acompanhar os resultados de seu departamento individualmente, podendo analisar os problemas e propor soluções, o que contribuirá para o planejamento geral;
d. Orientação para objetivos: as diretrizes e a política da empresa deverão ser de acordo com as metas e objetivos propostos, de forma a atingir satisfatoriamente os resultados esperados;
e. Comunicação integral: o sistema orçamentário da empresa de ser acessível a todos os setores;
f. Expectativas realísticas: os desafios deverão ser motivadores, os gestores buscam, em sua maioria, o engrandecimento profissional através deles, padrões de busca de objetivos máximos, mas nunca impossíveis de serem alcançados;
g. Oportunidade: as constantes mudanças de cenário no mercado econômico, exigem que a avaliação de desempenhos dos setores de uma empresa seja entregue para o gestor no menor tempo possível, agilizará o processo de análise e mudanças possíveis;
h. Aplicação flexível: o orçamento deve ser flexível, permitir alterações quando se fizer necessário;
i. Reconhecimento dos esforços individuais e de grupos: o reconhecimento através de promoções ou remunerações é uma expectativa de todos os funcionários, mas os gestores lidam com sua expectativa de empreendedorismo, pois são tomadores de opinião e devem-se manter motivados. A necessidade de reconhecer seus esforços individuais ou em grupo deve fazer parte da política da empresa.
j. Acompanhamento: as atividades em execução devem ser avaliadas, para:
• Corrigir caso o desempenho das propostas não esteja satisfatório;
• Se favorável, transferir o conhecimento ao outros setores;
• O processo orçamentário deve ser sempre aperfeiçoado, com a colaboração de todos os setores.
As informações resumidas de um orçamento empresarial são enviadas para a gestão principal, ou seja, a alta direção, para tomada de decisões rápidas e eficazes. A informação mais detalhada, específica sobre as áreas, são enviadas para a gerência intermediária, que analisará os resultados de suas áreas, que desenvolverão mecanismos visando modificar os pontos em defasagem.
A eficácia de todos os mecanismos orçamentários na busca do sucesso do desempenho da empresa, depende muito do empenho em que se torne realidade por parte dos gestores da empresa e nas propostas de ações e sua efetivação.
Vantagens de um orçamento
O processo orçamentário tem um papel importante: é a base para que o gestor determine os padrões de desempenho da empresa e as metas que almeja.
Entretanto, possui vantagens e algumas desvantagens, às quais o gestor deve ficar atento durante o processo.
Diversos autores tem sua visão a respeito dos benefícios de um orçamento, quase sempre com as mesmas posições, alterando um ou outro posicionamento entre eles. Entretanto, todos ressaltam que o orçamento precisa de uma gestão responsável.
Segundo Welsch (1996, pg 46), as vantagens gerais do programa de planejamento e controle de resultados são:
• Ele obriga a análise antecipada das políticas básicas;
• Exige uma estrutura administrativa adequada, isto é, um sistema definido de atribuição de responsabilidades a cada função da empresa;
• Obriga todos os membros da administração, nos seus mais diversos níveis, a participar do processo de estabelecimento de objetivos e preparação de planos;
• Obriga os chefes de departamentos a fazer planos em harmonia com os planos de outros departamentos e de toda a empresa; • Exige da administração a quantificação do que é necessário para um desempenho satisfatório;
• Exige dados contábeis históricos adequados e apropriados;
• Obriga a administração a planejar o uso mais econômico de mão-de- obra, matéria-prima, instalações e capital;
• Instila em todos os níveis administrativos o hábito de análise oportuna, cuidadosa e adequada de todos os fatores relevantes antes de serem tomadas decisões importantes;
• Reduz custos ao aumentar a amplitude do controle, pois exige menor número de supervisores;
• Liberta os executivos de muitos problemas internos rotineiros, graças a políticas predeterminadas e relações de autoridade bem definidas, dando-lhes mais tempo para planejar e usar sua criatividade;
• Tende a eliminar a incerteza especialmente existente nos grupos administrativos inferiores em relação às políticas e aos objetivos básicos da empresa;
• Destaca as áreas de eficiência ou ineficiência;
• Promove a compreensão mútua de problemas entre os membros da administração;
• Força a administração a dedicar parte de seu tempo e atenção aos efeitos das tendências esperadas das condições econômicas gerais;
• Força uma auto-análise periódica da empresa;
• Ajuda o processo de obtenção de crédito bancário;
• Permite a verificação de progresso em relação aos objetivos da empresa.
O orçamento empresarial torna-se mais vantajoso quando desenvolvido como parte do orçamento estratégico de uma empresa, pois a estratégia estuda como a empresa pode melhorar suas capacidades produtivas, combinada com o que o mercado financeiro oferece, a fim de alcançar os seus objetivos gerais.
Mas, mesmo quando desenvolvido separadamente, surtem os efeitos desejados, se o gestor acompanhar corretamente e fizer as modificações necessárias.
Na concepção de Oliveira et al (2002), o processo orçamentário será sempre um instrumento de controle extremamente útil para qualquer organização, independentemente do seu porte e relacionam como vantagens do sistema:
a. Formaliza as responsabilidades pelo planejamento;
b. Estabelece expectativas definidas, o que o torna a melhor base de avaliação do desempenho posterior;
c. Auxilia os administradores a coordenar seus esforços, de forma que os objetivos da organização em sua totalidade se harmonizem com os objetivos de suas partes;
d. Formaliza um instrumento de comunicação;
e. Dota a organização de um instrumento de controle operacional, permitindo a comparação dos resultados alcançados com as metas preestabelecidas.
Além de todos os benefícios que o autor acima cita sobre o orçamento empresarial, também podemos ressaltar as vantagens citadas por Hoji (2010):
Fixação de objetivos e políticas para unidades de responsabilidade;
• Decisões mais acertadas;
• Maior participação dos gestores;
• Cria padrões de desempenho;
• Autoridade e responsabilidade;
• Melhoria do desempenho;
• Recursos bem geridos;
• Controles objetivos;
• Motivação.
A utilização do Orçamento Operacional proporciona os seguintes benefícios, de acordo com (FREZATTI, 2000; HOJI, 2010):
• Obriga a análise antecipada das políticas da empresa;
• Define responsabilidades de cada função na empresa;
• Exige sintonia da direção com os departamentos;
• Força a administração a expressar em números as metas e objetivos;
• Exige adequação ao sistema contábil;
• Força a administração a planejar mais economicamente a utilização dos seus recursos para minimizar custos e otimizar receitas;
• Libera os executivos de muitas decisões já determinadas no orçamento, aumentando seu tempo para criar novas soluções;
• Autoanálise periódica da empresa;
• Facilita adequação da empresa a fatores externos (redefinição de rumos);
• Verifica progresso ou retrocesso na realização dos objetivos prioritários.
Portanto, após analisar as concepções vantajosas de alguns autores, verifica-se que o sucesso do orçamento empresarial está diretamente ligado ao empenho dos gestores dos diferentes setores da empresa, envolvimento dos funcionários e motivação gerada por incentivos em atingir os objetivos propostos.
Limitações
O orçamento empresarial apresenta algumas limitações, caso não esteja alinhado com as estratégias, não será eficiente. Poderá também apresentar deficiência por causa da cultura orçamentária, pela falta de entrosamento entre os gestores de cada setor ou até mesmo pela resistência do gestor geral em delegar a eles atribuições relacionadas com a elaboração de um orçamento empresarial.
Se o alto escalão da empresa determina as metas a serem atingidas, ocorrendo uma centralização de poder, ocorre uma desmotivação por parte dos gestores de setor, assim como a participação deles nas mudanças organizacionais não ocorre, não há como o gerenciamento em equipe acontecer ou empowerment.
DEFINIÇÃO:
Empowerment: é a descentralização de poderes pelos vários níveis hierárquicos da empresa, o que se traduz em incentivos para a tomada de iniciativas em benefício da empresa como um todo.
O mercado financeiro também influi nos orçamentos anuais;
caso ocorra uma estabilidade no mercado, as ações dos compradores do produto oferecido são previsíveis e há uma acomodação em tomar decisões. A atitude de comodismo acaba refletindo nas iniciativas da empresa em modificar suas estratégias e tal atitude influi nos custos
internos, não ocorrendo modificações; não há opções de escolha pelo cliente, que procurará outro produto similar. Segundo Hoji (2010), as limitações podem ser:
• Variações orçamentárias;
• Inflexibilidade;
• Ajustes demorados;
• Monitoramento constante;
• Custo de implantação e manutenção;
• Redução de tempo para atividades do cotidiano;
• Atitudes antiéticas.
RESUMINDO:
Os mecanismos orçamentários, para execução e controle, devem estar presentes em todos os setores da empresa.
Os gestores deverão dispor dos mecanismos para avaliar os índices alcançados com os valores que foram orçados para tal feito, pois, caso precise de um ajuste no planejamento, agindo no momento certo, os objetivos serão alcançados.
O principal ponto do orçamento empresarial é o orçamento operacional, o qual envolve orçamentos específicos das áreas, são eles:
• Orçamento de vendas;
• Orçamento de produção;
• Orçamento de compras e faturamento;
• Orçamento de despesas.
Um fato que ocorre normalmente nas empresas, é o conflito de entendimento entre os gestores, o que não poderá acontecer, pis poderá comprometer o orçamento empresarial em sua meta.
Um fator importante também é o envolvimento da alta direção na tomada de decisões rápidas e eficazes quando necessário.
O processo orçamentário tem um papel importante, é a base para tomada de decisões. Entretanto, possui vantagens e desvantagens, que o gestor deverá ficar atento durante o processo de desenvolvimento.
Apresenta também algumas limitações, caso não esteja alinhado com as estratégias.
REFERÊNCIAS
FREZATTI, FABIO. Orçamento Empresarial: planejamento e controle gerencial. São Paulo: Editora Saraiva, 2000.
GITMAN, LAWRENCE J. Princípios de Administração financeira. São Paulo: Editora Harbra, 1997.
GOVINDARAJAN, VIJAY. Os dez mandamentos da inovação estratégica. Do Conceito à Implementação. Rio de Janeiro: Elsevier, 2001.
HOJI, Masakazu. Orçamento Empresarial – passo a passo. São Paulo:
Editora Saraiva, 2010.
HOLANDA, Aurélio Buarque de. Dicionário Aurélio. São Paulo:
Editora Positivo, 2010.
LUNKES. R. J. Manual de orçamento. São Paulo: Atlas, 2003
PADOVEZE, Fernando; TARANTO, Clóvis Luis. Orçamento Empresarial - Novos Conceitos e Técnicas. São Paulo: Editora Saraiva, 2009.
SILVA, Edson Cordeiro. Como Administrar o fluxo de caixa das empresas. Editora Saraiva, 2010.
OLIVEIRA, Luís Martins; PEREZ Jr., José Hernandez; SILVA, Carlos Alberto dos Santos. Controladoria estratégica. São Paulo: Atlas, 2002.
TERRA, Rei João Sem. Carta Magna. 1215. Disponível em: http://
corvobranco.tripod.com/dwnl/magna_carta.pdf. Acesso em: 22 jan. 2020.
WELSCH, Glenn A. Orçamento Empresarial. 4.Ed. São Paulo: Atlas, 1996.
