MS Excel 2007
Ova upute za rad sa programom MS Excel 2007 je dokument,
namijenjen isključivo za samoobrazovanje.
Uputu pripremio: Leonardo Miljko.
Uputa nastala na osnovu različitih knjiga i uputa dostupnih na Internetu i vlastite dokumentacije.
Veliki dio ove upute je zasnovan ili preuzet od: Zavod za informatiku, Sveučilište u Splitu, Bože Plazibat, Siniša Zorica, Lada Reić, Marinko Lipovac Ivan Cindrić.
1
Microsoft Excel
Microsoft Excel (dalje: MS Excel) je jedan od najpopularnijih programa za tablične proračune. Služi za organiziranje, računanje i analiziranje podataka. Tablična organizacija podataka omogudava pristup podacima kao u bazi podataka.
Datoteka, kreirana u programima za tablične proračune, naziva se radna knjiga (Workbook), a svaka tablica predstavlja jedan radni list (Worksheet) te knjige. Tablica je sastavljena iz niza stupaca i redaka. Svaki radni list zadano ima zadnji stupac s oznakom XFD i 1048579 redaka. Najmanja jedinica tablice, definirana presjecištem jednog stupca i jednog retka, u koju se smještaju podaci, zove se delija (Cell).
Pokretanje programa
U MS Excel se može udi na više načina, a najčešde se koriste sljededi:
klikom na dugme Start na Taskbaru, te odabirom Programs/Microsoft Office/Microsoft Office Excel na sljededim razinama izbornika.
klikom na neku od datoteka kreiranih u MS Excelu .
Prozor Microsoft Excela 2007
Pokretanjem Microsoft Excela na ekranu se prikaže prozor sličan ovome na slici:
1
Elementi prozora: 1 Office botun
2 Alatna traka za brzi pristup
3 Naslovna traka
4 Vrpca s alatima
5 Vrpca formula
6 Oznake stupaca
7 Oznake redaka
8 Tablica (mreža delija)
9 Statusna vrpca
10 Kartice radnih listova
11 Vertikalni i horizontalni klizač
12 Botuni za odabir prikaza
13 Zumiranje 2 9 11 4 11 10 5 8 12 6 7 3 13
2 1 Office botun (The Microsoft Office Button)
U gornjem lijevom kutu prozora nalazi se Microsoft Office Button (Office botun). Klikom na njega pojavi se izbornik. U osnovi to je File (Datoteka) izbornik, prijašnjih verzija Excela, s ikonama spremi, otvori, ispiši, zatvori dokument, itd.
2 Alatna traka za brzi pristup (The Quick Access Toolbar)
Odmah do Office botuna nalazi se The Quick Access Toolbar (Alatna traka za brzi pristup). Alatna traka za brzi pristup omogudava pristup naredbama koje se učestalo koriste. Na njoj se po predefiniranim postavkama nalaze naredbe: Save, Undo, Redo.
3 Naslovna traka (The Title Bar)
Do Alatne trake za brzi pristup nalazi se Title Bar (Naslovna traka). Naslovna traka prikazuje naslov dokumenta na kojem se trenutačno radi kao i naziv samog programa. Novoj radnoj knjizi koja se otvori Excel dodjeljuje ime Book1. Snimanjem se radnoj knjizi dodjeljuje novo ime.
4 Vrpca (Ribbon)
Vrpca se nalazi na vrhu prozora. Sadrži sedam kartica koje su uvijek prikazane na ekranu: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review i View, dok se neke kartice pojavljuju samo kada se unese ili označi novi objekt u radnoj knjizi (grafikon, slika itd.).
Kartice na vrpci (Tabs on the Ribbon)
Grupe na trenutačno aktivnoj Kartici
Kartice koje se pojavljuju samo kada unesemo ili selektiramo graf
3 Svaka kartica je podijeljena u grupe. Grupe su logični
skup naredbi kreiranih za obavljanje funkcija koje se koriste za uređivanje dokumenta. Najčešde korištene naredbe prikazane su na vrpci. Za prikaz dodatnih naredbi unutar svake grupe, potrebno je kliknuti na strelicu u donjem desnom kutu pojedine grupe (slika desno).
Vrpca se može i minimizirati kako bi se dobilo više prostora na zaslonu. Minimiziranje vrpce vrši se desnim klikom iznad bilo kojeg područja alatne vrpce. Prikaže se plutajudi izbornik (na slici ispod) na kojem treba uključiti kvačicu pored opcije "Minimize the ribbon". Za ponovno prikazivanje alatne vrpce potrebno je isključiti kvačicu pored opcije "Minimize the ribbon".
5 Vrpca formula (Formula bar)
Vrpca formula (Formula Bar) nalazi se ispod alatne vrpce i služi za unos i prikaz informacija u aktivnoj deliji ili području radnog lista. Za razliku od delije u radnom listu u kojoj se prikazuje samo rezultat određene formule ili izraza, vrpca formule uvijek prikazuje puni sadržaj aktivne delije tj. formulu u "pozadini". Početkom unosa podataka u deliju, vrpca se aktivira i poprima izgled kao na slici ispod.
6 Oznake stupaca
Stupci se u MS Excelu označavaju slovima abecede (A, B, C, ..., AA, AB, ..., XFD). Ukupno nam je na raspolaganju 16384 stupaca (verzija MS Excel 2003 imala je samo 256 stupaca).
7 Oznake redaka
Redci se u MS Excelu označavaju rednim brojevima (1, 2, 3, ...) a ukupno ih je na raspolaganju 1.048.576 (verzija MS Excel 2003 imala je 65 536 redaka).
Padajudi izbornik sa popisom najčešde korištenih funkcija Odustajanje od unosa Potvrda unosa Umetanje funkcije
Prikaz upisane formule ili teksta u deliji
4 8 Tablica (mreža delija)
Radni list se sastoji od mreže delija za unos podataka. Delija (Cell) je definirana presjecištem jednog retka i jednog stupca. Adresa (koordinata, referenca) svake delije je jedinstvena, i sastavljena je iz oznake stupca i retka (npr. C12). Obrubi delija vidljivi na ekranu služe za lakše snalaženje unutar radnog lista ali nisu vidljivi kod ispisa ukoliko ih ručno ne dodamo.
9 Statusna vrpca (Status Bar)
Statusna traka nalazi se na samom dnu prozora i omogudava razne informacije kao što su stanje programa (Ready, Edit, Enter), opis slijededeg koraka, uključenost tipke Caps Lock, uključenost numeričkog dijela tipkovnice Num Lock. Stavke koje se prikazuju na Statusnoj traci mogu se mijenjati. Desnim klikom miša na Statusnu traku dobije se izbornik s popisom svih stavki koje na njoj mogu biti prikazane. Jednostavno lijevim klikom na pojedinu stavku ona može biti uključena ili isključena sa Statusne trake
8 Kartice radnih listova
Nova radna knjiga po osnovnim postavkama ima tri prazna radna lista nazvana Sheet1, Sheet2 i Sheet3. Prelazak iz jednog lista u drugi vrši se jednostavnim klikom miša na njegovo ime.
11 Vertikalni i horizontalni klizač (The Horizontal and Vertical Scrool Bar)
Vertikalni i horizontalni klizač omogudavaju kretanje gore, dolje, lijevo i desno po radnoj knjizi jednostavnim povlačenjem klizača mišem.
12 Botuni za odabir prikaza (View Shortcuts)
Microsoft Excel nudi različite poglede na radnu knjigu koji se mogu mijenjati korištenjem botuna za odabir prikaza u desnom dijelu Statusne trake ili na kartici View u grupi Workbook Views.
13 Zumiranje (Zoom)
Microsoft Excel nudi mogudnost približavanja ili udaljavanja teksta ili objekata na ekranu. Kontrole Zumiranja nalaze se desno od Botuna za odabir prikaza ili na kartici View u grupi Zoom.
Izlaz iz programa
Normal: uobičajeni prikaz Excelove tablice Page Layout: prikaz Excelove tablice po stranicama
5
ORGANIZACIJA PODATAKA
Podaci koji se obrađuju programom MS Excel smješteni su u delijama tablica. Svaka tablica za sebe predstavlja jedan list (Sheet), sa svojim imenom. Skup listova čini radnu knjigu (Book) – datoteku kreiranu u MS Excelu. Broj listova unutar jedne radne knjige definira korisnik. Trenutno aktivna tablica naziva se radni list (Work Sheet).
Ćelije
Delija (Cell) je definirana presjecištem jednog retka i jednog stupca. Adresa (koordinata, referenca) svake delije je jedinstvena, i sastavljena je iz oznake stupca i retka (npr. A11, A21, C12…).
Aktiviranje ćelije
Delija se može aktivirati tako da se na nju klikne mišem. Aktivna delija uokvirena je tamnim pravokutnikom. Aktivna delija ujedno je i označena.
Označavanje ćelije, bloka ćelija i skupine ćelija
Blok susjednih delija označava se: pritiskom lijeve tipke miša na deliju u jednom kutu bloka, pomicanjem miša do dijametralnog kuta bloka i otpuštanjem miša
klikom miša na deliju u jednom kutu bloka, a zatim u dijametralnom kutu bloka uz istovremeni pritisak na tipku Shift.
Skupina nesusjednih delija/blokova označava se pritiskom na tipku Ctrl pri označavanju pojedinih delija/blokova.
Premještanje ćelije
Označena delija premješta se na sljededi način:
odabrati na kartici Home, u grupi Clipboard, naredbu Cut (Uređivanje/Izreži), zatim kliknuti na deliju u koju se sadržaj označene želi premjestiti, te na kartici Home, u grupi Clipboard, odabrati naredbu Paste (Uređivanje/Zalijepi).
pritisnuti kombinaciju tipki Ctrl+X, zatim kliknuti u deliju u koju se sadržaj označene želi premjestiti, te pritisnuti kombinaciju tipki Ctrl+V.
Premještanje bloka ćelija
Označeni blok delija premješta se na isti način kao i jedna delija, samo se pri lociranju mjesta premještenog bloka odabere delija u njegovu gornjem lijevom kutu.
Premještanje ćelija pomoću miša
Označena delija (ili blok delija) premješta se unutar radnog lista povlačenjem miša na sljededi način:
označi se blok delija koje želimo premjestiti
6
pritiskom na lijevu tipku miša povlači se označeni blok delija, pri čemu nam Excel iscrtava okvir koji pokazuje trenutačni položaj i veličinu označenog područja
otpušta se tipka miša kada okvir pozicioniramo na željeni položaj
Ukoliko odredišne delije ved sadrže podatke, Excel prikazuje dijaloški okvir s upozorenjem "Želite li zamijeniti sadržaj odredišne delije?":
Odabirom opcije OK (U redu) podaci u odredišnim delijama prekopirat de se sadržajem delija koje premještamo, a odabirom opcije Cancel (Odustani) odustajemo od premještanja delija.
ZADACI ZA VJEŽBU
Otvoriti novu radnu knjigu, pa na listu Sheet1 riješiti sljedede zadatke:
a) Unijeti broj 1 u blok delija A3:E12, a nakon toga blok premjestiti pomodu naredbi Cut/Paste tako da delija A3 bude na mjestu delije F2.
b) Istovremeno označiti delije A23, B12, E1, F13.
c) U deliju A4 unijeti riječ Sunce, u A2 Mjesec, a u E2 Zvijezde.
d) Blok delija F2:J11 premjestiti povlačenjem miša tako da delija F2 bude na mjestu delije C2. Prihvatiti zamjenu odredišnih podataka podacima iz premještanih delija. Promotriti što se dogodilo s riječi Zvijezde koja se nalazila u deliji E2.
Kopiranje ćelije
Označena delija kopira se na sljededi način:
odabere se na kartici Home, u grupi Clipboard, naredba Copy (Uređivanje/Kopiraj), zatim se klikne u deliju u koju se sadržaj označene želi kopirati, te na kartici Home, u grupi Clipboard, naredba Paste (Uređivanje/Zalijepi).
pritisnuti kombinaciju tipki Ctrl+C, zatim kliknuti u deliju u koju se sadržaj označene želi premjestiti, te pritisnuti kombinaciju tipki Ctrl+V.
Kopiranje bloka ćelija
Označeni blok delija kopira se kao i jedna delija, samo se pri lociranju mjesta kopiranog bloka odabere delija u njegovu gornjem lijevom kutu.
Korištenje naredbe Paste Special (Specijalno zalijepi)
Postoje situacije kada želimo kopirati samo određeni aspekt delije (vrijednost, oblikovanje ili formulu koju delija sadrži), što nam obična naredba Paste (Zalijepi) ne omogudava. Naredba Paste special… (Specijalno zalijepi…) proširena je verzija naredbe Paste (Zalijepi), a koristi se na sljededi način:
označi se delija ili blok delija koje želimo kopirati odabere se naredba naredba Copy
označi se odredišna delija (ukoliko se radi o bloku delija označi se delija gornjeg lijevog kuta)
7
odabere se naredba Paste special...
(Uređivanje/Specijalno zalijepi…) iz
izbornika koji se dobije klikom na strelicu ispod naredbe
Paste.
prikazuje se dijaloški okvir s izborom dodatnih opcija kao na slici:
Odabirom opcije OK (U redu) izvršit de se naredba Paste special (Specijalno zalijepi), a odabirom opcije Cancel (Odustani) odustaje se od izvršenja naredbe.
Kopiranje ćelija pomoću miša
Označena delija (ili blok delija) kopira se unutar radnog lista povlačenjem miša na sljededi način:
označi se blok delija koje želimo kopirati
pozicioniranjem miša na rub označenog bloka, kursor miša mijenja oblik u
pritiskom na tipku Ctrl na tipkovnici, kursor miša mijenja oblik u
Zalijepi
:
sve – isto kao Paste formulu vrijednosti oblikovanje komentar pravila validacije
sve osim obruba širinu stupca formulu i oblikovanje broja
vrijednost i oblikovanje broja
sve koristedi izvorne teme
8
uz zadržavanje lijeve tipke miša i tipke Ctrl na tipkovnici, povlači se označeni blok delija, pri čemu nam Excel iscrtava okvir koji pokazuje trenutačni položaj i veličinu označenog područja
otpusti se tipka miša kada okvir pozicioniramo na željeni položaj.
Napomena: Ukoliko odredišne delije ved sadrže podatke, Excel de ih prekopirati podacima iz kopiranih
delija bez prethodnog upozorenja.
ZADACI ZA VJEŽBU
Na ved otvorenom radnom listu:
a) U deliju B12 unijeti broj 123, te je kopirati u deliju E12.
b) U deliju H12 unijeti broj 567. U blok delija C4:D8 unijeti broj 2, te nakon toga blok kopirati na mjesto delije H12. Promotriti što se dogodilo s podacima u deliji H12.
c) Boju slova delije B12 promijeniti u crveno (koristiti dugme na alatnoj traci). Kopirati deliju B12 u deliju B13 pomodu naredbe Paste special i opcije kopiranja vrijednosti delije.
d) Kopirati sada blok delija H12:I16 povlačenjem miša na mjesto delije E12.
Brisanje sadržaja ćelije, bloka ćelija i skupine ćelija
Označenoj deliji/bloku/skupini sadržaj se briše: pritiskom na tipku Delete
odabirom na kartici Home, u grupi Editing naredbe Clear.
Brisanje ćelije, bloka ćelija i skupine ćelija
Označena delija/blok/skupina kompletno se briše (uklanja) odabirom na kartici Home, u grupi Cells naredbe Delete, te klikom na odgovarajudu opciju u dobivenom izborniku.
1
2
1
2
pomicanje preostalih delija ulijevo pomicanje preostalih delija gore brisanje cijelog retka brisanje cijelog stupca
9 ZADACI ZA VJEŽBU
U sljededim zadacima prvo provesti označavanje, a nakon toga vratiti zadani tekst u neoznačeno stanje.
a) U deliji A1 upisati broj 23, te u deliji E1 broj 56. Označiti deliju A1 i izbrisati njen sadržaj. Nakon toga označiti deliju A1 i nju izbrisati. Promatrati što se događa s delijom E1.
b) U blok delija A20:B24 upisati broj 3. Nakon toga blok delija A20:B22 izbrisati. Promotriti što se dogodilo s preostalim dijelom bloka delija.
STUPCI I RECI
Stupci unutar listova su označeni slovima (A, B, C, ..., AA, AB, AC..., do IV), a reci brojevima (1, 2, 3, ...). Redaka može biti 256, a stupaca 65536.
Promjena širine stupca i visine retka
Promjena širine stupca vrši se tako da se miš dovede na desnu granicu oznake stupca kojemu se mijenja širina, tako da pokazivač miša poprimi izgled:
Sada su moguda dva načina promjene širine:
dvostrukim klikom miša na granicu odabranog stupca, širina stupca se automatski podešava prema najdužem tekstu
pomicanjem udesno stupac H se širi, a pomicanjem ulijevo sužava.
Napomena: Pomicanjem ulijevo do, i preko lijeve granice stupca C, taj stupac, a i ostali lijevo od njega, mogu se prekriti.
Promjena visine retka vrši se tako da se miš dovede na donju granicu oznake retka kojemu se mijenja visina, kada pokazivač miša poprimi izgled
Pomicanjem gore, visina retka 2 se smanjuje, a pomicanjem dolje povedava.
Napomena: Pomicanjem gore do, i preko gornje granice retka 2, taj redak, a i ostali iznad njega, mogu
10 ZADACI ZA VJEŽBU
Zadatke koji slijede izvršiti u otvorenoj radnoj knjizi, na listu Sheet2:
a) Promijeniti visinu retka 4, na način da se ona duplo poveda. Nakon toga smanjivati visinu tog retka, i to tako da se na kraju vidi kao jako niski redak.
b) Promijeniti širinu stupca C, na način da se ona duplo poveda. Nakon toga smanjivati širinu tog stupca, i to tako da se na kraju vidi kao jako uski stupac.
c) U deliju C3 upisati tekst Sveučilište u Splitu, a nakon toga promijeniti širinu stupca tako da cijeli tekst bude u deliji.
Označavanje stupaca/redaka
Stupac se označava tako da se klikne na njegovu oznaku (slovo).
Označavanje vedeg broja stupaca u nizu vrši se označavanjem prvog, a zatim zadnjeg stupca, uz pritisnutu tipku Shift.
Označavanje stupaca koji nisu u nizu izvodi se označavanjem svakog od njih, uz pritisnutu tipku Ctrl.
Redak se označava tako da se klikne na njegovu oznaku (broj).
Označavanje vedeg broja redaka u nizu vrši se označavanjem prvog, a zatim zadnjeg retka, uz pritisnutu tipku Shift.
Označavanje redaka koji nisu u nizu izvodi se označavanjem svakog od njih, uz pritisnutu tipku Ctrl.
Umetanje novih stupaca/redaka
Ponekad je potrebno u postojedi list (tablicu) ubaciti poneki novi stupac ili redak između dvaju postojedih stupaca ili redaka.
Ubacivanje stupca vrši se na način da se označi stupac lijevo od kojega se želi ubaciti novi, te odabere na kartici Home, u grupi Cells, gornji dio gumba Insert.
Ubacivanje retka vrši se tako da se označi redak iznad koga se želi ubaciti novi, te odabere na kartici Home, u grupi Cells, gornji dio gumba Insert.
Sakrivanje stupaca/redaka
Označeni stupci/reci mogu se, po želji korisnika, sakriti uz zadržavanje njihovih podataka. To se izvodi na sljededi način:
11
odabirom na kartici Home, u grupi Cells, gumba Format/Hide & Unhide/Hide Columns.
desnim klikom miša na označeni stupac, te odabirom Hide iz dobivenog izbornika.
Otkrivanje stupaca/redaka
Sakriveni stupci/reci mogu se otkriti, nakon označavanja stupaca/redaka koji ih omeđuju, na sljededi način:
odabirom na kartici Home, u grupi Cells, gumba Format/Hide & Unhide/Unhide Columns.
desnim klikom miša na označeni stupac, te odabirom Unhide iz dobivenog izbornika.
ZADACI ZA VJEŽBU
U sljededim zadacima u otvorenoj radnoj knjizi odabrati radni list Sheet3, te na njemu: a) U stupcu E u deliji E1 unijeti tekst Ispitni rok. Ispred stupca E umetnuti zatim novi stupac.
Primijetiti koju de oznaku dobiti stupac E nakon toga.
b) U retku 3 u deliji E3, unijeti tekst Upisi. Nakon toga iznad retka 3 umetnuti novi redak. Primijetiti koju de oznaku dobiti redak 3 nakon toga.
c) Sakriti redak 5 i stupac B. Primijetiti kako nedostaju njihove oznake među drugim. Konačno, provesti otkrivanje i stupaca i redaka.
2 1 4 3 2 1 4 3
12
Premještanje stupaca/redaka unutar radnog lista
Označeni stupac/redak premješta se unutar radnog lista na više načina, a ovdje de se opisati dva:
odabere se na kartici Home, u grupi Clipboard, gumb Cut, klikne mišem na stupac/redak u koji se označeni želi premjestiti, a zatim gumb Paste na kartici Home u grupi Clipboard.
desnim klikom miša na označeni stupac/redak, odabirom Cut iz dobivenog izbornika, zatim se klikne desnom tipkom miša na stupac/redak u koji se označeni želi premjestiti i iz izbornika odabere Paste.
Premještanje stupaca/redaka unutar radne knjige
Označeni stupac/redak premješta se unutar radne knjige slično kao i unutar radnog lista: odabere se na kartici Home, u grupi Clipboard, gumb Cut, zatim Sheet (list) i u njemu
stupac/redak u koji se označeni želi premjestiti, te gumb Paste na kartici Home u grupi Clipboard.
desnim klikom miša na označeni stupac/redak, odabirom Cut iz dobivenog izbornika, zatim se odabere Sheet (list) ) i u njemu desnim klikom miša stupac/redak u koji se označeni želi premjestiti i iz izbornika odabere Paste.
ZADACI ZA VJEŽBU
U ranije otvorenoj radnoj knjizi izbrisati sadržaj lista Sheet3, te na njemu izvršiti zadatke koji slijede:
a) U deliji A1 upisati broj 234, te u deliji E4 broj 567. Označiti redak 1 i premjestiti ga iza retka 6, te nakon toga označiti stupac E i premjestiti ga na mjesto stupca A. Primijetiti što se dogodilo s oznakama redaka i stupaca, te što se dogodilo sa sadržajem premještene delije A1.
b) U deliji A1 upisati broj 234, te u deliji B1 broj 567. Označiti redak 1 i premjestiti ga u knjigu Book2 i to na početak knjige, iza retka 6. Nakon toga označiti stupac B i premjestiti ga na mjesto stupca A, na isti radni list kao i redak 1. Primijetiti što se dogodilo s recima i stupcima knjiga Book1 i Book2.
Kopiranje stupaca/redaka unutar radnog lista
Označeni stupac/redak kopira se unutar radnog lista na više načina, a ovdje de se opisati sljededa dva:
odabere se na kartici Home, u grupi Clipboard, gumb Copy, klikne mišem na stupac/redak u koji se označeni želi premjestiti, a zatim gumb Paste na kartici Home u grupi Clipboard.
desnim klikom miša na označeni stupac/redak, odabirom Copy iz dobivenog izbornika, zatim se klikne desnom tipkom miša na stupac/redak u koji se označeni želi premjestiti i iz izbornika odabere Paste.
13
Kopiranje stupaca/redaka unutar radne knjige
Označeni stupac/redak kopira se unutar radne knjige slično kao i unutar radnog lista:
odabere se na kartici Home, u grupi Clipboard, gumb Copy, zatim Sheet (list) i u njemu stupac/redak u koji se označeni želi premjestiti, te gumb Paste na kartici Home u grupi Clipboard.
desnim klikom miša na označeni stupac/redak, odabirom Copy iz dobivenog izbornika, zatim se odabere Sheet (list) ) i u njemu desnim klikom miša stupac/redak u koji se označeni želi premjestiti i iz izbornika odabere Paste.
Napomena: Kopiranjem, bilo unutar radnog lista ili radne knjige, brišu se ranije upisani podaci iz
stupca/retka u koji se označeni stupac/redak kopira.
Brisanje stupaca/redaka
Označeni stupac/redak briše se odabirom na kartici Home, u grupi Cells, naredbe Delete. Pri tome dolazi do prilagođavanja oznaka preostalih stupaca/redaka.
Sadržaj stupaca/redaka briše se odabirom, na kartici Home, u grupi Cells, naredbe Delete ili najjednostavnije pritiskom tipke Delete.
ZADACI ZA VJEŽBU
U aktivnoj radnoj knjizi izbrisati eventualni sadržaj lista Sheet3, te na njemu izvršiti sljedede: a) U deliji A1 upisati broj 23, te nakon toga stupac A kopirati na mjesto stupca E. Promatrati što
se događa s delijom E1.
b) U deliji A1 upisati broj 45, te nakon toga redak 1 kopirati na mjesto retka 4. Promatrati što se događa s delijom A4.
c) U deliji A1 upisati broj 23, u B1 broj 17, te u deliji E1 broj 56. Označiti stupac A i izbrisati njegov sadržaj. Nakon toga izbrisati kompletni stupac A. Uočiti razliku.
LISTOVI RADNE KNJIGE
MS Excel inicijalno otvara radnu knjigu s tri radna lista. Listove se vrlo jednostavno može dodavati ili brisati, mijenjati im ime, kopirati ili premještati unutar radne knjige ili između radnih knjiga. U radnoj knjizi može biti najviše 255 radnih listova.
kartice radnih listova
2 1
14
Pomicanje po radnom listu
Pomicanje po tekstu sa svrhom pregleda teksta ili promjene položaja pokazivača unosa može se vršiti pomodu:
tipki na tipkovnici miša
vertikalnog i horizontalnog klizača i strelica na krajevima vodilica klizača naredbe Go To.
Pomicanje uz pomod tipki na tipkovnici izvodi se pritiskom na jednu tipku ili kombinaciju tipki. Ovdje de se navesti samo ona pomicanja koja se ostvaruju pritiskom na jednu tipku:
strelice za pomicanje za jednu deliju lijevo, gore, dolje i desno tipka Home za skok na početak reda
tipke Page Up (PgUp) i Page Down (PgDn) za skok za ekran gore/dolje.
Pomicanje uz pomod miša mogude je unutar jednog ekrana, a izvodi se lijevim klikom na željenu deliju.
Pomicanje pomodu klizača izvodi se strelicama na krajevima vodilica klizača (korak po korak), samog klizača (za brzo pomicanje), ili lijevim klikom na vodilicu iznad ili ispod klizača (pomak za jedan ekran gore/dolje).
Ako se strelice na krajevima klizača drže pritisnutima, pomicanje je brzo.
Pomicanje korištenjem naredbe Go To vrši se odabirom željenih parametara na dijaloškom okviru Go to (Idi na), koji se dobije odabirom na kartici Home, u grupi Editing, gumba Find & Select i iz dobivenog izbornika naredbe Go To…
Dijeljenje prozora
Pri radu s listovima u kojima je veliki broj podataka, može se prozor s radnim listom podijeliti sa svrhom bolje preglednosti podataka u udaljenim delijama. To se izvodi odabirom, na kartici View, u grupi Window, naredbe Split (Prozor/Podijeli) na traci izbornika, pri čemu se mogu pojaviti sljededi slučajevi:
ako je aktivna delija A1, prozor se dijeli na četiri jednaka dijela.
ako je aktivna bilo koja druga delija, prozor se dijeli na četiri dijela tako da granice idu lijevim i gornjim bridom te delije.
2 1
15
ako je označen jedan stupac, prozor se dijeli vertikalno u dva dijela, pri čemu označeni stupac ostaje u desnom dijelu.
ako je označen jedan redak, prozor se dijeli horizontalno u dva dijela pri čemu označeni redak ostaje u donjem dijelu.
Pregledavanje stupaca/redaka izvodi se trenutačno samo u jednom od dijelova prozora, dok stupci i reci u ostalima miruju.
Dio dokumenta u drugom dijelu prozora (ili nekom od dijelova) aktivira se klikom miša unutar tog dijela.
Napomena: Poništavanje dijeljenja prozora vrši se odabirom Window/Remove Split (Prozor/Ukloni podjelu) na traci izbornika.
Zamrzavanje naslovnih redaka i stupaca (Freeze Panes)
Pri radu s listovima u kojima je veliki broj podataka, može se naslovne retke i stupce radnog lista zamrznuti kako bi stalno bili prikazani na ekranu i na taj način pružali bolju preglednost podataka u udaljenim delijama. To se izvodi odabirom, na kartici View, u grupi Window, naredbe Freeze Panes (Prozor/Zamrzni okna), pri čemu se mogu pojaviti sljededi slučajevi:
ako je aktivna delija A1, zamrzava se gornja i lijeva polovica ekrana
ako je aktivna bilo koja druga delija, zamrzava se retke iznad i stupce lijevo od te delije
ako je označen jedan stupac, zamrzava se stupce lijevo od označenog stupca ako je označen jedan redak, zamrzava se retke iznad označenog retka.
Razlika između dijeljenja prozora i zamrzavanja naslovnih redaka i stupaca jest u tome što kod zamrzavanja naslovnih redaka i stupaca svi podaci ostaju u jednom prozoru, dok se kod dijeljenja prozora isti radni list istovremeno prikazuje u više odijeljenih prozora.
Napomena:. Poništavanje zamrzavanja naslovnih redaka i stupaca vrši se odabirom na kartici View, u grupi Window, naredbe Freeze Panes/Unfreeze Panes.
Označavanje radnog lista
Ukoliko se želi označiti radni list, sa svim stupcima i recima, klikne se mišem na gumb za označavanje svih stupaca i redaka jednog radnog lista, pri čemu se radni list zatamni.
2 1
16
Napomena:. Kombinacijom tipki Ctrl+A također se mogu označiti svi stupci i reci jednog radnog lista.
Odabir radnog lista
Prelazak iz trenutačno aktivnog radnog lista u drugi mogud je njegovim odabirom. Odabir radnog lista vrši se klikom miša na karticu tog lista čime taj list postaje aktivan. Kartica odabranog lista ima bijelu pozadinu.
Umetanje radnih listova u knjigu
Ako se unutar neke knjige želi ubaciti novi list, pored postojedih listova, to se radi klikom miša na gumbe Insert Worksheet.
Umetnuti radni list automatski dobiva oznaku (ime) Sheet sa sljededim brojem lista. Na primjer, ukoliko imamo kao na slici gore tri radna lista novo umetnuti imati de naziv Sheet4.
Novi radni list može se ubaciti i odabirom na kartici Home, u grupi Cells, strelice gumba Insert. U dobivenom izborniku odabrati Insert Sheet.
Brisanje radnih listova iz knjige
Radne listove koji više nisu potrebni za daljnji rad mogude je izbrisati. Radni list može se izbrisati na slijedede načine:
klikne se mišem na karticu radnog lista koji se želi izbrisati, te odabere naredba Delete koja je dostupna na kartici Home, u grupi Cells.
desnim klikom miša na karticu lista koji se želi izbrisati, i nakon toga odabirom Delete (Izbriši) na dobivenom plutajudem izborniku.
Pri tome se pojavi dijaloški okvir, u kojem se traži potvrda brisanja ili odustajanje. Gumb za označavanje svih
stupaca i redaka u jednom listu.
aktivan list
2 1
17
Napomena:. Obrisani radni list ne može se vratiti naredbom Undo.
Preimenovanje radnih listova
MS Excel zadano imenuje radne listove Sheet1, Sheet2, Sheet3. Ime bilo kojeg radnog lista u knjizi može biti promijenjeno:
dvostrukim klikom miša na trenutačno ime radnog lista, te upisom novog imena dolazi do prekrivanja starog.
desnim klikom na ime radnog lista, te odabirom Rename (Preimenuj) na plutajudem izborniku.
Napomena:. Ime radnog lista može sadržavati do 31 znak, uključujudi prazna mjesta.
ZADACI ZA VJEŽBU
Za sljededu vježbu pokrenuti program MS Excel (ako ved nije pokrenut), te u knjizi Book1 (novoj datoteci):
a) Umetnuti nove listove u knjigu, i to ispred lista Sheet1, lista Sheet2 i Sheet3, te na taj način dobiti nove listove Sheet4, Sheet5, Sheet6. Nakon toga izbrisati list Sheet6.
b) Označiti list Sheet1, pa mu naziv promijeniti u Vježba1.
c) Označiti list Sheet3, te mu naziv promijeniti u Sveučilište. Uočiti kako se širi mjesto naziva lista prema dužini naziva.
Premještanje radnih listova unutar iste knjige
Radni listovi se u radnoj knjizi mogu premještati tako da se strelica miša dovede na karticu radnog lista (npr. Sheet2) kojeg se želi premjestiti. Pritisne se lijeva tipka i zadrži sve do završetka akcije. U lijevom gornjem kutu kartice pojavi se crni trokutid, a ispod strelice miša slika lista papira.
Miš se zatim odvuče do mjesta koje pokazuje poziciju radnog lista ispred kojeg se želi premjestiti odabrani list (npr. ispred Sheet4), nakon čega se miš otpušta.
18
Premještanje radnih listova u drugu knjigu
Radni list se iz jedne radne knjige može premjestiti u drugu, otvorenu radnu knjigu ili u novu knjigu. Kako bi to napravili potrebno je desnom tipkom miša kliknuti na ime radnog lista kojeg se želi premjestiti i u dobivenom izborniku odabrati Move or Copy…
Klikom na strelicu uz okvir To book (U knjigu) dobije se spisak otvorenih knjiga, s kojeg se odabire ona knjiga u koju se želi premjestiti list.
Ako se odabrani list želi premjestiti u novu knjigu, unutar navedenog okvira odabire se new book (nova knjiga).
U okviru Before sheet (Prije lista) odabire se list ispred kojeg de se ubaciti list, ili move to end (premjesti na kraj), ukoliko se list želi smjestiti na kraj knjige.
Napomena:. Na ovaj se način listovi mogu premještati i unutar iste knjige.
ZADACI ZA VJEŽBU
Vježbu provesti u ved otvorenoj radnoj knjizi:
a) Odabrati list s nazivom Vježba1 i premjestiti ga iza lista Sveučilište u istoj knjizi.
b) Odabrati list Vježba1 i premjestiti ga u novu radnu knjigu. Primijetiti da se otvara nova knjiga (Book2), koja de imati samo taj premješteni radni list Vježba1, a istovremeno u knjizi Book1 tog radnog lista nede biti. Otvaranje jedne knjige za drugom, radi pregleda radnih listova, provesti koristedi izbornik Window na traci izbornika.
Kopiranje radnih listova unutar iste knjige
List se unutar radne knjige može kopirati tako da se strelica miša dovede na birač lista (npr. Sheet2) kojeg se želi kopirati. Pritisne se lijeva tipka miša i tipka Ctrl na tipkovnici, i zadrže sve do završetka akcije.
U lijevom gornjem kutu birača pojavi se crni trokutid, a ispod strelice miša slika lista papira sa znakom +.
odabirati knjigu u koju se želi premjestiti list ispred kojeg se lista u odabranoj
knjizi želi umetnuti list
odabirom ove opcije list de se premjestiti u odabranu knjigu, ali ujedno de ostati i u knjizi iz koje je kopiran.
19 Miš se zatim odvuče do lista ispred kojeg se odabrani list želi kopirati (npr. na Sheet4), nakon čega se miš otpušta, a zatim i tipka Ctrl.
Odabrani list kopiran je ispred lista Sheet4, pod imenom Sheet2 (2), što označava kopiju.
Kopiranje radnih listova iz knjige u knjigu
List se iz jedne radne knjige može kopirati u drugu, otvorenu radnu knjigu ili u novu knjigu. Potrebno je desnom tipkom miša kliknuti na ime radnog lista kojeg se želi kopirati i u dobivenom izborniku odabrati Move or Copy…
Klikom na strelicu uz okvir To book (U knjigu) dobije se spisak otvorenih knjiga, s kojeg se odabire ona knjiga u koju se želi kopirati list. Ako se otvara nova knjiga, odabire se new book (nova knjiga).
U okviru Before sheet (prije lista) odabire se list ispred kojeg de se ubaciti kopirani, ili move to end (premjesti na kraj) ako se list želi smjestiti na kraj knjige.
U lijevom donjem kutu treba aktivirati opciju Create a copy (Napravi kopiju) – .
Napomena:. Na ovaj se način listovi mogu kopirati i unutar iste knjige.
ZADACI ZA VJEŽBU
a) U knjizi Book2 odabrati list Vježba1, te ga kopirati u radnu knjigu Book1, i to iza lista Sveučilište. Provjeriti da li je list Vježba1 ostao i u knjizi Book2.
b) Odabrati list Sveučilište u knjizi Book1, te ga kopirati iza lista Sheet2. Primijetiti koji je naziv novog radnog lista. Nakon toga, naziv novog lista promijeniti u Split.
Grupiranje radnih listova
Radni listovi unutar radnje knjige mogu se grupirati i to više susjednih ili nesusjednih radnih listova kao i svi listovi jedne radne knjige.
grupiranje postupak
dvaju ili više susjednih listova odabrati prvi list, iz grupe listova koje se želi grupirati, zatim držedi pritisnutu tipku Shift kliknuti na zadnji list u nizu
dvaju ili više nesusjednih listova odabrati prvi list, zatim držedi pritisnutu tipku Ctrl odabirati ostale listove
svih listova u radnoj knjizi desnom tipkom miša kliknuti ne ime nekog od listova i iz izbornika odabrati Select All Sheets.
Napomena:kad su radni listovi grupirani unos, kopiranje, brisanje, mijenjanje podataka… na jednom od njih primjenjuje se i na svim drugim listovima u grupi.
20
Razgrupiranje listova
Ako se želi prekinuti odabir grupe listova, klikne se desnom tipkom miša na grupu karticu radnih listova, te u plutajudem izborniku odabere Ungroup Sheets (Razgrupiraj listove).
Listovi se razgrupiraju i klikom na ime nekog od negrupiranih listova. ZADACI ZA VJEŽBU
a) Odabrati sve listove radne knjige Book1, tako da postanu grupirani. Nakon toga kopirati listove u radnu knjigu Book2, i to na njen kraj. Primijetiti koji je naziv kopiranog lista Vježba1, te provjeriti da li se na traci naziva knjige Book1 i dalje nalazi tekst Group. Nakon toga ih razgrupirati.
b) Odabrati sve listove radne knjige Book1 i tako ih grupirati. Zatim premjestiti listove na početak radne knjige Book2. Primijetiti naziv premještenog lista Vježba1, te prekontrolirati da li se u nazivu knjige Book1 i dalje nalazi naziv Group.
c) Odabrati svaki drugi list radne knjige Book1, tako da postanu grupirani. Nakon toga ih razgrupirati.
PODACI
Podatak u Excelu može biti numerički, tekstualni, logički i datumski. Podaci se unose u pojedine delije tablice. Delija (Cell) je definirana presjecištem jednog retka i jednog stupca. Kako se stupci označavaju slovima, a reci brojevima, to je koordinata svake delije jedinstvena i sastavljena iz oznake tog stupca i tog retka (npr. C12 jest delija koju tvori presjecište stupca C i retka 12).
Unos podataka
Podaci se u aktivnu deliju unose preko linije za unos podataka na traci formula, pri čemu pokazivač miša dobije oblik pokazivača unosa .
Postupak unosa se završava: pritiskom na tipku Enter
klikom na dugme za potvrđivanje aktiviranjem nove delije.
Ako je unijeti tekstualni podatak preširok pa ne može stati u deliju, prijedi de u sljededu desnu deliju, dok se ova ne aktivira i u nju unese novi podatak.
Ako se želi vidjeti ili mijenjati sadržaj neke delije, ona se aktivira, a njen kompletan sadržaj postaje dostupan za eventualne promjene na liniji za unos podataka.
Ukoliko se isti podatak želi unijeti u blok delija, taj se blok označi, upiše se podatak u liniju za unos, a zatim se pritisnu tipke Enter i Ctrl.
Unos podataka u nizu
Podaci koji se nalaze u nekom pravilnom nizu, ne moraju se pojedinačno unositi u odgovarajude delije. Dovoljno je unijeti prvi podatak u nizu, zatim odabrati na kartici Home, u grupi Editing, naredbu Fill/Series….
21
Unos podataka u nizu pomoću miša
Korištenjem miša, u delije se mogu automatski unositi podaci koji se nalaze u pravilnom aritmetičkom ili datumskom nizu. Postupak je sljededi:
upišu se podaci u prve dvije delije, koje se zatim označe
mišem se "uhvati" donji desni kut označenog bloka, pri čemu pokazivač miša promijeni oblik u
povlačenjem miša duž stupca/retka formira se rastudi/padajudi niz podataka.
Napomena: Ovo je još jedan način na koji se može unijeti jedan te isti podatak u blok delija.
PRIMJER:
U retku 1 radnog lista, s početkom u deliji A1, kreirati geometrijski niz 3, 9, 27, ..., do 729, a u stupcu A, s početkom u istoj deliji, aritmetički niz 3, 9, 15, ..., do 70. U stupcu H kreirati niz svih prvih dana u mjesecu godine 2000.
Rješenje:
1. pokrenuti MS Excel i otvoriti novu radnu knjigu, pa u deliju A1 unijeti broj 3
2. odabrati na kartici Home, u grupi Editing, naredbu Fill/Series…. pa u dijaloškom okviru Series označiti Rows u dijelu Series in, Growth u dijelu Type, upisati 3 za korak niza (Step value) i 729 za kraj niza (Stop value), te kliknuti na dugme OK, prema slici:
2 1 3 Kreirati niz u: Retku Stupcu Vrsta niza: linearni aritmetički datumski korak/faktor niza
22 3. odabrati na kartici Home, u grupi Editing, naredbu Fill/Series….pa u dijaloškom okviru Series
označiti Columns u dijelu Series in, Linear u dijelu Type, upisati 6 za korak niza i 70 za kraj niza, te kliknuti na dugme OK:
4. u deliju H1 upisati datum 01/01/00, a zatim odabrati na kartici Home, u grupi Editing, naredbu Fill/Series….pa u dijaloškom okviru Series označiti Columns u dijelu Series in, Date u dijelu Type, Month u dijelu Date unit, upisati 1 za korak niza, 01/12/00 za kraj niza, te kliknuti na dugme OK:
23
Napomena: Krajnja vrijednost u stupcu A jest 69, jer je to prvi manji član od zadanog kraja niza.
ZADACI ZA VJEŽBU
U sljededim zadacima prvo pokrenuti program MS Excel i u njemu otvoriti novu radnu knjigu (Book1), a zatim:
a) U prvom stupcu lista Sheet1, počevši od delije A3, upisati abecednim redom stručne studije: Elektronika, Elektroenergetika, Konstrukcijsko strojarstvo, Informacijska tehnologija, Računovodstvo i financije te Trgovinsko poslovanje. Širinu stupca A podesiti prema najdužem podatku.
U odgovarajudim delijama drugog stupca upisati broj studenata po odjelima: 50, 40, 90, 100, 150 i 150.
b) Odabrati drugi list, pa u prvom stupcu kreirati aritmetički niz 1, 3, 5, ..., do 21 pomodu Edit/Fill/Series. Isti niz kreirati u stupcu B uz pomod miša.
U stupcu C kreirati geometrijski niz 2, 6, 18, ... , do 1000.
Konačno, u stupcu E upisati sve dane mjeseca kolovoza 2001. godine, najprije pomodu miša, te nakon poništenja te radnje i pomodu Edit/Fill/Series.
Radnu knjigu spremiti na USB stik F: pod imenom Vježba_0.
OBLIKOVANJE PODATAKA
Podaci uneseni u radni list imaju unaprijed zadano oblikovanje (Font: Calibri, veličina fonta: 11, tekst je poravnat lijevo, a brojčane vrijednosti desno). Primjenom oblikovanja radni list postaje pregledniji i lakši za analizu i korištenje.
Oblikovanje slova, brojeva i posebnih znakova
Osnovno uređivanje teksta najjednostavnije je pomodu alata za oblikovanje na kartici Home, u gripi Font.
Napomena: izmjene unosa unutar pojedine delije mogude su na traci formule aktivne delije,
dvostrukim klikom miša na deliju ili pritiskom tipke F12.
Sve ostale mogudnosti oblikovanja podataka dostupne su na kartici Font dijaloškog okvira Format Cells.
2 1
24
Oblikovanje brojeva
Brojevi, datumi i vrijeme pri unosu prikazuju se u opdem obliku (General). Nakon unosa može ih se prikazati u jednom od oblika ugrađenih u Excel (Number, Currency, Accounting, Date, Time, Percentage, Fraction …).
Najbrži način prikaza broja u određenom obliku je pomodu gumba iz grupe Number, na kartici Home.
Primjer:
25 Najznačajnije kategorije su: običan broj (Number) i valuta (Currency). Klikom na kategoriju Number (Broj) u okviru Category (Kategorija), kartica poprima izgled prema slici dolje lijevo, a klikom na Currency (Valuta), prema slici dolje desno.
Poravnanja podataka
Podaci tijekom unosa poravnavaju se zadano prema tipu podataka. Tekstualni podaci poravnavaju se lijevo, brojčane vrijednosti desno, a logičke vrijednosti i kodovi pogrešaka imaju centralno poravnanje. Nakon unosa podatka mogude je promijeniti njihovo poravnanje. Vodoravno
Vertikalna i horizontalna poravnanja, te orijentacija teksta odabiru se na kartici Alignment (Poravnanje), koja je prikazana na sljededoj slici.
Sadržaj delije mogude je pored vodoravnog poravnanja poravnati po vertikali, promijeniti mu smjer ispisa podataka, prelomiti tekst u više redaka unutar jedne delije, spajati delije.
26
Prelamanje teksta unutar ćelije
Ukoliko je u deliju potrebno upisati tekstualni podatak koji sadrži više riječi, da bi tekst u cijelosti bio vidljiv potrebno je povedati širinu stupca, što najčešde narušava izgled tablice. Najbolje bi bilo ispisati jednu riječ ispod druge. Za to postoje dva načina:
tijekom unosa - unijeti prvu riječ, te držedi tipku Alt pritisnuti tipku Enter. Pokazivač unosa prebaciti de se u novi red.
nakon unosa – nakon potvrde unosa tipkom Enter potrebno je tu deliju označite, te odabrati gumb Wrap text, u grupi Alignment, na kartici Home.
Napomena: iako naizgled obavljaju istu stvar razlikuju se po tome .
ZADACI ZA VJEŽBU
a) U deliju J5 lista Sheet1 nove radne knjige upisati broj 12345, pa mu dodati 2 decimale, zatim točku za oznaku tisudice (.) i valutu (kn).
b) U deliju J6 upisati broj 100000, dodati mu 6 decimalnih mjesta i oznaku za tisudice. Smanjiti širinu stupca J, pa promotriti što de se dogoditi (#).
c) U deliju K3 upisati Sretna Vam Nova 2012. godina. Koristiti opciju prijeloma teksta, tako da cijeli tekst stane u deliju. Nakon toga tekst prelomiti u pet redaka (Sretna, Vam, Nova, 2001., godina), pa ga centrirati.
d) U deliju L1 upisati Sveučilište u Splitu, pa ga centrirati preko delija L1:N1. Zakrenuti sada taj tekst za 30°.
Postavljanje obruba ćelije/bloka ćelija/tablice
Delije se mogu dodatno urediti dodavanjem obruba i sjenčanjem. Obrubi se mogu dodavati jednoj deliji kao i grupi delija. Sve navedene mogudnosti dostupne su na kartici dostupne su na dijaloškom okviru Format Cells na karticama Border.
27
Promjena boje pozadine ćelije/bloka ćelija/tablice
Boja i izgled pozadine neke tablic/bloka delija/delije odabiru se na kartici Fill dijaloškog okvira Format Cells.
Za promjenu boje podloge može se koristiti i duge Shading, odnosno boje teksta (sadržaja delije), dugme Font Color, u grupi Font, na kartici Home.
ZADACI ZA VJEŽBU
a) Izbrisati sve podatke u radnom listu Sheet1. U blok delija A1:D5 tog lista unijeti dane podatke, a zatim taj blok urediti prema donjoj slici.
PROSJEČNE LJETNE TEMPERATURE
lipanj srpanj kolovoz
Zagreb 22oC 28oC 27oC
Osijek 20oC 29oC 28oC
Split 29oC 33oC 32oC
b) Delije s nazivima pojedinih gradova i pripadajudim temperaturama obojiti različitim bojama. Naslov tablice obojiti plavom bojom. Radnu knjigu spremiti na USB stik F: pod imenom Vježba_1.
Sortiranje podataka
Sortiranje redaka u tablici olakšava pronalaženje i pregled podataka. Postupkom sortiranja reci u tablici slažu se prema postavljenom uvjetu.
Na primjer, sortiranje po abecednom redu, po vrijednosti nekog od podataka ili kronološki, po padajudem ili rastudem nizu.
28 Redoslijed sortiranja može biti Ascending (rastudi) ili Descending (padajudi). Za sortiranje podataka po npr. stupcu Prezime potrebno je aktivirati bilo koju od delija tog stupca, te na kartici Home, u grupi Editing odabrati Sort & Filter/Sort A to Z ili Sort Z to.
Alati Sortiraj sortiraju retke u tablici samo prema jednom stupcu (uvjetu). Odabirom na kartici Home, u grupi Editing naredbe Sort & Filter/Custom Sort…
29 ZADACI ZA VJEŽBU
a) U listu 2 radne knjige Vježba_1 upisati donju tablicu, pa je:
sortirati po prezimenima i imenima u rastudem nizu (dva kriterija – ista prezimena a različita imena)
sortirati prema broju bodova u padajudem.
Prezime Ime Broj bodova Ocjena
Fizid Fisko 99 odličan (5)
Bartulovid Bartul 59 dovoljan (2)
Matid Mate 67 dobar (3)
Bartulovid Ante 81 vrlo dobar (4)
RAD S DATOTEKAMA
Rad s datotekama u MS Excelu sličan je radu u MS Wordu, no s obzirom na različitosti u izgledima dijaloških okvira i izbornika, i ovdje de se navesti sve osnovne radnje.
Otvaranje nove datoteke (New)
Nova datoteka (radna knjiga) je datoteka koja ne sadrži nikakve podatke (prazan papir) ili neki od dostupnih predložaka. Nova datoteka se može otvoriti:
Novi dokument se može otvoriti:
odabirom gumba New iz izbornika Office.
kombinacijom tipki Ctrl+N.
Otvaranje postojeće datoteke (Open)
Excel-ov dokument je datoteka koja ima nastavak .xlsx. Postojedi dokument je datoteka koja je ranije spremljena u neku od mapa i ima svoje ime. Takvi dokumenti mogu se otvoriti:
1 2
3
30
pomodu gumba Open iz izbornika Office
kombinacijom tipki Ctrl+O.
Spremanje dokumenta (Save/Save As)
Razlikuju se tri slučaja koja se javljaju pri pohrani (snimanju) dokumenta: a. snimanje novog dokumenta,
b. snimanje izmjena u ranije snimljenom dokumentu pod starim imenom
c. snimanje ranije snimljenog dokumenta (mijenjanog ili ne) pod novim imenom. a. Novi dokument može se snimiti:
odabirom gumba Save As iz izbornika Office
kombinacijom tipki F12.
b. Snimanje izmjena ranije snimljenom dokumentu pod starim imenom pomodu gumba Save iz izbornika Office .
kombinacijom tipki Ctrl+S.
c. Snimanje ranije snimljenog dokumenta (mijenjanog ili ne) pod novim imenom
2 1 3 2 4 1
dodijeliti ime dokumenta odabrati mjesto gdje de dokument biti spremljen
31
pomodu gumba pomodu gumba Save As iz izbornika Office. pomodu tipke F12.
Rad s više datoteka
MS Excel omogudava istovremeni rad s više datoteka. Ovo je naročito značajno ukoliko su datoteke međusobno tematski povezane, pa se dijelovi jedne mogu koristiti u drugoj (drugima). Prijelaz iz jedne datoteke u neku drugu ostvaruje se klikom na željeno ime na Taskbaru, ili odabirom Window (Prozor) na traci izbornika, nakon čega se dobije padajudi izbornik prikazan na sljededoj slici.
Rad s više dokumenata
MS Word omogudava istovremeni rad s više dokumenata. Ovo je naročito značajno ukoliko su dokumenti međusobno tematski povezani, pa se dijelovi jednog mogu koristiti u drugom (drugima). Iz jednog u drugi otvoreni dokument može se premještati:
pomodu Programske trake Taskbar
Programska traka Taskbar sadrži gumbe svih trenutačno otvorenih dokumenata i programa. Aktivan je onaj čiji je gumb tamniji od ostalih. Prebacivanje se vrši klikom na gumb dokumenta ili programa u kojem želimo raditi. Ovisno o postavkama Taskbar-a on može izgledati:
na kartici View pomodu gumba Switch Windows
Ispis dijela radnog lista
Ako se želi ispisati samo dio nekog radnog lista, potrebno ga je označiti, a zatim odabrati Print Area/Set Print Areana kartici Home, u grupi Page Setup. Oko označenog bloka pojavi se iscrtkani okvir. 2 1 a b 2 3 1
32
Pregled datoteke prije ispisa (Print Preview)
Prije nego se krene na ispis dokumenta bilo bi dobro pogledati kako de on izgledati na papiru nakon ispisa. Naredba Print Preview upravo to omogudava provjeru izgleda dokumenta prije ispisa.
Definiranje margina
Udaljenost margina od rubova papira, položaj ispisa zaglavlja i podnožja, te eventualno centriranje radnog lista/dijela koji se ispisuje obavlja se na kartici Home, u grupi Page Layout odabirom gumba Margins/Custom Margins...
Podešavanje veličine ispisa
Ako odabrani radni list/dio ne može stati unutar definiranih margina, ili je pak njegova veličina manja od željene, veličina ispisa se može podesiti raspoloživom prostoru, ne mijenjajudi pri tom veličinu fonta, razmake između redaka i slično.
To se postiže na dijaloškom okviru Page Setup na kartici Page u dijelu Scaling.
1 2
33
Definiranje zaglavlja i podnožja
Zaglavlja i podnožja kreiraju se ili odabiru na kartici Header/Footer (Podnožje/Zaglavlje) dijaloškog okvira Page Setup (Postava stranice.
34
Redoslijed brojenja stranica
Kod velikih radnih listova, koji ni dužinom ni širinom ne mogu stati na jedan list papira, potrebno je definirati način na koji de Excel brojiti stranice:
najprije po vertikali radnog lista, pa desno (Down, then over)
najprije po horizontali radnog lista, pa prema dolje (Over, then down).
Podešavanje se vrši u dijelu Page order (Redoslijed stranica) na kartici Sheet (Stranica) dijaloškog okvira Page Setup (Postava stranice):
Gornja kartica omogudava još niz podešavanja pri ispisu: područje ispisa u okviru Print area (Područje ispisa)
odabranih redaka/stupaca na vrhu/lijevom dijelu svake stranice (naslovi) u dijelu Print titles (Ispiši naslove)
odabir ispisa s mrežom ili bez nje, kvalitete ispisa kao i mogudnost dodavanja komentar u dijelu Print (Ispiši)
pregled dokumenta prije ispisa pomodu dugmeta Print Priview (Pregled ispisa) podešavanje parametara pisača uz pomod dugmeta Options (Odrednice).
35
FUNKCIJE I FORMULE
Mogudnost obavljanja operacija nad podacima (najčešde računskih), najvažnije je svojstvo MS Excela. Rezultat primijenjene operacije prikazuje se u deliji, dok se formula koja je opisuje unosi u liniju unosa na traci formula i ostaje u pozadini same delije.
Za kreiranje formula može se koristiti čitav niz funkcija koje podržava MS Excel (njih više od 300).
Funkcije
Funkcije su unaprijed definirane formule koje izvode izračune pomodu određenih vrijednosti koje se nazivaju argumenti. Funkcije koje podržava MS Excel, podijeljene su u nekoliko kategorija:
matematičke i trigonometrijske financijske statističke logičke tekstualne datumske, itd.
Svaka funkcija računa s jednom ili više vrijednosti (argumenti funkcije), a kao rezultat vrada jednu vrijednost. Argumenti funkcija su razne konstante (numeričke, logičke, tekstualne, datumske), koordinate delije/bloka delija (apsolutne, relativne, mješovite), funkcije ..., a razdvojeni su znakom ; .
Koordinate bloka delija definirane su kao raspon od koordinate delije u gornjem lijevom kutu, do koordinate delije u donjem desnom kutu bloka, koje dijeli znak : , npr. A1:B16.
Ako je argument neka funkcija, tada se ona naziva ugniježđena funkcija. Takvih ugnježđenja može biti do sedam nivoa.
Ako se pak u deliji čiji je sadržaj broj, pojavi znak #, znači da je stupac nedovoljno širok da bude vidljiv cijeli broj. Stoga se mora proširiti stupac ili smanjiti veličinu broja.
U daljnjem tekstu navest de se najčešde korištene funkcije po pojedinim kategorijama.
Matematičke funkcije
Korištenje odabranih funkcija bit de prikazano na jednostavnom primjeru radnog lista:
Napomena:. Za ispravno shvadanje dalje danih matematičkih funkcija preporuča se navedene primjere provjeriti u deliji E3 radnog lista. Funkcije se unose, kako je ranije rečeno, u liniju unosa na traci formula.
36 SUM(Argument1;Argument2;...) – zbroj argumenata:
=SUM(A1;C2) =1,5 A1+C2=1+0,5 =SUM(A1:C2) =21,1754 A1+A2+B1+B2+C1+C2=1+2+(–4)+5,6754+16+0,5 =SUM(A1:C2;F1) =121,1754 SUM(A1:C2)+F1=21,1754+100
PRODUCT(Argument1;Argument2;...) – umnožak argumenata:
=PRODUCT(A1;C1) =16
A1*C1=1*16
=PRODUCT(A1:C1) =–64
A1*B1*C1=1*(–4)*16
SQRT(Argument) – pozitivni kvadratni korijen iz argumenta:
=SQRT(A1*C1) =4 16 16 * 1 1 * 1 C A
POWER(Argument1;Argument2) – potencira argument1 na potenciju, to jest argument2
=POWER(C1;A2) =256
C1A2=162
=POWER(C1;2) =256
C12=162
ABS(Argument) – apsolutna vrijednost argumenta
=ABS(B1) =4
B1=–4
INT(Argument) – zaokruživanje argumenta na manji cijeli broj
=INT(B2) =5
EXP(Argument) – potencira prirodni broj e na argument
=EXP(A1) =2,718282
eA1=e1=e
=EXP(A2) =7,389056
eA2=e2
LN(Argument) – prirodni logaritam argumenta
=LN(2,718282) =1
ln2,71828=lne
=LN(A2) =0,693147
37 LOG(Argument1;Argument2) – logaritam argumenta1 po bazi (argument2)
=LOG(A2;C2) =–1
logC2A2=log0,52
=LOG(F1) =2
log10F1=log10100; podrazumijeva se baza 10 LOG10(Argument) – dekadski logaritam argumenta
=LOG10(F1) =2
logF1=log100 PI() – broj (3,14159...)
ROUND(Argument1;Argument2) – zaokruživanje argumenta1 na zadani broj decimala (argument2)
=ROUND(B2;2) =5,68
=ROUND(B2;0) =6
FACT(Argument) – faktorijela argumenta
=FACT(A2) =2
A2!=2!=1*2
=FACT(C1/A2) =40320
(C1/A2)!=(16/2)!=8!=1*2*3*4*5*6*7*8
SIGN(Argument) – vrada 1 ako je argument>0, –1 ako je argument<0 ili 0 ako je argument=0
=SIGN(B1) = –1
=SIGN(B2) =1
DEGREES(Argument) – argument (u radijanima) pretvara u stupnjeve =DEGREES(PI()*C2) =90
*C2 rad=*0,5 rad=/2 rad= 90o
RADIANS(Argument) – argument (u stupnjevima) pretvara u radijane
=RADIANS(F2) =0,523599
30o=/6 rad =3,141592/6 SIN(Argument) – sinus od argumenta (u radijanima) =SIN(RADIANS(F2)) =0,5
sin30o
COS(Argument) – kosinus od argumenta (u radijanima)
=COS(PI()*C2) =0
cos(*0,5)=cos90o
TAN(Argument) – tangens od argumenta (u radijanima) =TAN(RADIANS(F2)) =0,57735
38
Logičke funkcije
Logičke funkcije koriste se pri donošenju odluka temeljem zadanih uvjeta, najčešde uz uporabu sljededih logičkih operatora:
= jednako >= vede od ili jednako
> vede od <= manje od ili jednako
< manje od <> nejednako
Korištenje odabranih funkcija bit de prikazano na jednostavnom primjeru radnog lista:
Napomena:. Za ispravno shvadanje dalje danih logičkih funkcija preporuča se navedene primjere provjeriti u odgovarajudim delijama radnog lista.
IF(Logičkiuvjet; Rezultatistine; Rezultatneistine) – vrada Rezultatistine ako je logički uvjet ispunjen, odnosno Rezultatneistine ako nije
=IF(C3>C4;C3;C4) =72
ispisuje broj iz delije C3, ako je on vedi od broja u deliji C4; u suprotnom ispisuje broj iz delije C4
=IF(C2>60;"prošao";"pao") =prošao
ispisuje "prošao" ako je broj u deliji C2 vedi od 60, u suprotnom ispisuje "pao"
AND(Logičkiuvjet1; Logičkiuvjet2; ...) – vrada logičku konstantu TRUE (istina) ako su svi uvjeti ispunjeni, odnosno FALSE (neistina), ako barem jedan nije ispunjen
=AND(C2>=50;C4>=50) =TRUE
istina, jer su oba uvjeta zadovoljena =AND(C2>49;C3>49;C4>49;C5>49) =FALSE
neistina, jer jedan uvjet nije zadovoljen (C3=45)
OR(Logičkiuvjet1; Logičkiuvjet 2; ...) – vrada logičku konstantu TRUE (istina) ako je barem jedan uvjet ispunjen, odnosno FALSE (neistina), ako nijedan nije ispunjen
=OR(C2<50;C3<50;C4<50;C5<50) =TRUE
istina, jer je barem jedan uvjet zadovoljen (C3=45)
Statističke funkcije
Na primjeru prethodno danog radnog lista bit de prikazano korištenje jednostavnih statističkih funkcija:
39 AVERAGE(Argument1;Argument2;...) – aritmetička sredina argumenata
=AVERAGE(C2:C5) =68,5
(C2+C3+C4+C5)/4=(85+45+72+72)/4 – predstavlja prosječan broj bodova MIN(Argument1;Argument2;...) – najmanji broj u nizu
=MIN(C2:C5) =45
(C3) – najmanji broj bodova na ispitu MAX(Argument1;Argument2;...) – najvedi broj u nizu
=MAX(C2:C5) =85
(C2) – najvedi broj bodova na ispitu COUNT(Argument1;Argument2;...) –broj delija koje sadrže brojeve
=COUNT(A2:C5)
=4
4 delije u navedenom rasponu sadrže brojeve, ostale sadrže tekst
COUNTA(Argument1;Argument2;...) –broj delija koje sadrže podatke bilo koje vrste
=COUNTA(A2:C6)
=12
12 delija u navedenom rasponu sadrži podatke, preostale 3 delije su prazne
COUNTIF(raspon; uvjet) –broj delija koje sadrže podatke koji odgovaraju zadanom uvjetu =COUNTIF(D2:D5;"Mate") =1
Samo je jedan student s imenom Mate u navedenom rasponu
Funkcije za rad s tekstom
Korištenje odabranih funkcija bit de prikazano na prethodnom primjeru radnog lista. CONCATENATE(tekst1; tekst2;...) – spajanje više tekstualnih podataka
=CONCATENATE(A2;B2) =IvidIvo
=CONCATENATE(A2;" "; B2) =Ivid Ivo
LEFT(tekst; br_znakova) – izdvajanje određenog broja znakova od početka teksta
=LEFT(A2;3) =Ivi
=LEFT(A2)
=I
ukoliko se ne navede argument br_znakova, pretpostavljena vrijednost je 1
RIGHT(tekst; br_znakova) – izdvajanje određenog broja znakova od kraja teksta
=RIGHT(A2;3) =vid
=RIGHT(A2)
=d
ukoliko se ne navede argument br_znakova, pretpostavljena vrijednost je 1
LOWER(tekst) – pretvaranje svih slova u mala
40 MID(text;start_num;num_chars) - vrada određeni broj znakova tekstualnog niza, počevši od mjesta koje navedete, temeljeno na određenom broju znakova.
= MID(A2;1;3) =ivi
UPPER(tekst) – pretvaranje svih slova u velika
=UPPER(A2) =IVID
PROPER(tekst) – početna slova riječi pretvara u velika slova, ostatak slova u mala
=PROPER(A2) =Ivid
Financijske funkcije
Korištenje ovih funkcija zahtijeva odgovarajude poznavanje problematike financijskog poslovanja. Ipak de se ovdje prikazati dvije funkcije koje opisuju svakodnevne probleme: PMT (iznos anuiteta za otplatu kredita) i FV (bududa vrijednost ulaganja).
PMT(Rate;Nper;Pv;Fv;Type) – izračunava iznos periodičnih pladanja (anuiteta) za otplatu kredita temeljem zadane kamatne stope (Rate), broja rata (Nper), glavnice kredita (Pv), eventualne budude vrijednosti (Fv), te načina upladivanja pojedinih anuiteta (Type).
FV(Rate;Nper;Pmt;Pv;Type) – izračunava bududu vrijednost ulaganja uz danu kamatnu stopu (Rate), za broj jednakih uplata (Nper), početnu vrijednost ulaganja (Pv) i način uplate (Type).
Napomena: Pri korištenju financijskih funkcija, iznosi koje korisnik prima su pozi–tivni, a koje upladuje negativni, čak i tada, kada se uplate vrše sa svrhom ulaganja.
Kamatna stopa upisuje se u postocima i dijeli s 12 (npr. 10%/12) ukoliko je otplata mjesečna, s 4 ukoliko je tromjesečna, ... , tj. veličina Rate se mora odnositi na onu vremensku jedinicu u kojoj je izražena veličina Nper.
Bududa vrijednost fv, u funkciji PMT, jest iznos koji korisnik kredita želi postidi nakon zadnje uplate, ako nije navedena, podrazumijeva se 0. Način upladivanja rata definira se brojem 0 za uplate na kraju razdoblja (npr. krajem mjeseca), a brojem 1 za uplate na početku razdoblja. Ako ova vrijednost nije navedena, podrazumijeva se 0, tj. kao da su uplate na kraju razdoblja.
PRIMJER:
Izračunati mjesečnu ratu kredita u iznosu 50000,00 kn, uzetog na period od 5 godina uz godišnju kamatnu stopu od 9%. Rate se upladuju krajem svakog mjeseca.
Rješenje:
1. u deliji A1 upisati: =PMT(9%/12;60;50000;0;0)
2. nakon pritiska na tipku Enter u deliji A1 de se pojaviti rješenje: –kn 1037,92
Napomena: Identičan rezultat dao bi i izraz =PMT(9%/12;60;50000), jer se vrijednosti 0 za Fv i 0 za Type podrazumijevaju.
PRIMJER:
Odrediti bududu vrijednost ulaganja od 3200,00 kn godišnje, na period od 20 godina uz godišnju kamatnu stopu od 8%. Uplate se vrše početkom godine, a početna vrijednost ulaganja bila je jednaka nuli.
Rješenje:
1. u deliji A1 upisati: =FV(8%;20;–3200;0;1)
41
Formule
Formula je jednakost koja iz jedne ili više postojedih vrijednosti računa novu vrijednost. Pisanje formula započinje unosom znaka =, +, – ili @ u liniji unosa.
Pri kreiranju formula koriste se standardni matematički operatori: + za zbrajanje
– za oduzimanje * za množenje / za dijeljenje
^ za potenciranje – znak ^ dobije se pritiskom na tipke AltGr i 3 (iznad slova)
Excelov redoslijed izračuna unutar formule jednak je standardnim matematičkim pravilima: najprije se vrši potenciranje, zatim množenje i dijeljenje, a nakon toga zbrajanje i oduzimanje.
Postoji li više izračuna jednake važnosti, računaju se s lijeva na desno. Ukoliko se želi promijeniti navedeni redoslijed – koriste se zagrade.
Na sljededim primjerima prikazano je kako se mijenja rezultat ovisno o uporabljenim zagradama:
25+13/2–4*3^2=–4,5 25+(13/2–4)*3^2=47,5
(25+13)/2–4*3^2=–17 ((25+13)/2–4)*3^2=135
Relativne, apsolutne i mješovite adrese delija
Kako je ranije navedeno, adresa identificira pojedinu deliju, odnosno njen položaj na radnom listu i sastavljena je iz oznake stupca i retka kojima pripada. U listovima se često, za vrijeme rada, dodaju delije, stupci i/ili reci što može poremetiti željeni proračun. Stoga su u MS Excelu dostupna tri načina adresiranja unutar radnog lista: relativno, apsolutno i mješovito.
Relativna adresa, npr. C4, definira relativni položaj delije C4 u odnosu na onu deliju u kojoj je podatak iz C4 korišten i prilagođava se promjenama napravljenim unutar radnog lista. Ovaj se način adresiranja najviše koristi u radu.
Ako je u deliji D6 upisano: =C4, tada Excel to čita na sljededi način: vrijednost u ovoj deliji jednaka je vrijednosti koja se nalazi u deliji jedan stupac lijevo i dva retka iznad nje. Kopiranjem sadržaja delije D6 u deliju E6, jednakost u deliji E6, bi glasila: =D4, odnosno, podatak u E6 ne bi bio identičan podatku u deliji D4.
Apsolutna adresa, npr. $C$4, označava točnu lokaciju delije i ne prilagođava se eventualnim promjenama na radnom listu.
Ako je u deliji D6 upisano: =$C$4, tada Excel to čita na sljededi način: vrijednost u ovoj deliji jednaka je vrijednosti koja se nalazi u presjecištu stupca C i retka 4. Kopiranjem sadržaja delije D6 u deliju E6, jednakost u deliji E6, bi glasila: =$C$4, tj. i podatak u deliji E6 bio bi identičan onom u C4.
Mješovite adrese jesu one kod kojih ili oznaka stupca ili oznaka retka ima apsolutni karakter: $C4 – oznaka stupca je apsolutna, a retka relativna
42 PRIMJER:
Preračunati zadane cijene automobila izražene u EUR–ima u Kune, koristedi apsolutnu adresu delije s tečajem (B1).
Rješenje:
1. Učitati datoteku apsolutne_adrese.xls koja se nalazi u mapi C:\\Vježbe\Informatika\Excel
2. u deliji C4 upisati: =B4*$B$1
3. nakon pritiska na tipku Enter u deliji C4 de se pojaviti rješenje: 78.858,144 4. formulu primijeniti i na ostale delije (C4:C8) povlačenjem miša.
Korištenje funkcija u pisanju formula
Iako pisanje formula može započeti i unosom znakova +, – ili @, najčešde je to znak jednakosti (=).
Znak jednakosti i dijaloški okvir Insert Function (Umetanje funkcije), za odabir funkcija aktiviraju se:
klikom na dugme na traci formula
odabirom Insert/Function... (Umetanje/Funkcije…) na traci izbornika.
Pretraživanje funkcija Kategorije funkcija
Popis funkcija Argumenti funkcije Opis funkcije
