UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL
PROGRAMA DE PÓS-GRADUAÇÃO EM CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO - PPGCI MESTRADO EM CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO
SERGIO DE CASTRO MARTINS
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
Estudo comparativo de modelos sob a ótica integrativa dos recursos de informação
Niterói 2014
SERGIO DE CASTRO MARTINS
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
Estudo comparativo de modelos sob a ótica integrativa dos recursos de informação
Dissertação apresentada à Banca Examinadora do Programa de Pós-Graduação (stricto-sensu) em Ciência da Informação da Universidade Federal Fluminense como requisito parcial para obtenção do grau de mestre em Ciência da Informação.
Área de concentração: Dimensões Contemporâneas da
Informação e do Conhecimento
Linha de Pesquisa 2: Fluxos e Mediações Sócio-Técnicas
da Informação
Orientador(a): Profª. Drª. Regina de Barros Cianconi
Niterói 2014
M386b Martins, Sergio de Castro.
Gestão da Informação: estudo comparativo de modelos sob
a ótica integrativa dos recursos de informação / Sergio de Castro Martins. – Niterói: [s.n.], 2014.
182f.: il.; 30 cm.
Orientadora: Prof.ª Drª. Regina de Barros Cianconi. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) – Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação, Universidade Federal Fluminense, 2014.
Referências: 172-182f.
1. Gestão da Informação. 2. Universidade Federal Fluminense. I. Cianconi, Regina de Barros (Orient.). II. Título.
SERGIO DE CASTRO MARTINS
FOLHA DE APROVAÇÃO
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
Estudo comparativo de modelos sob a ótica integrativa dos recursos de informação
Dissertação apresentada à Banca Examinadora do Programa de Pós-Graduação (stricto-sensu) em Ciência da Informação da Universidade Federal Fluminense como requisito parcial para obtenção do grau de mestre em Ciência da Informação.
Aprovado em: ___ /___ /_____
BANCA EXAMINADORA:
Profª. Drª. Regina de Barros Cianconi - (Orientadora) Universidade Federal Fluminense (UFF)
Profª. Drª. Maria Luiza de Almeida Campos - (Membro Interno) Universidade Federal Fluminense (UFF)
Profª. Drª. Ana Maria Barcellos Malin - (Membro Externo) Universidade Federal do Rio de Janeiro (UFRJ/IBICT)
Prof. Dr. Carlos Henrique Marcondes - (Suplente Interno) Universidade Federal Fluminense (UFF)
Prof. Dr. Cícera Henrique da Silva - (Suplente Externo) ICICT / Fiocruz
Niterói 2014 29 04 2014
AGRADECIMENTOS
À minha amada mãe, Tânia de Castro Martins, pelo apoio decisivo e providencial à minha jornada acadêmica.
À minha querida orientadora, Professora Doutora Regina de Barros Cianconi, pela paciência, atenção, compreensão e preciosa orientação.
À minha querida Universidade Federal Fluminense, instituição pela qual que tenho profunda estima e orgulho, responsável não somente por minhas formações acadêmicas, mas também pela minha formação para a vida.
RESUMO
O presente estudo consiste em uma análise comparativa de modelos de Gestão da Informação (GI) sob a perspectiva integrativa dos recursos de informação. As bases teóricas para este estudo são a literatura das áreas de Ciência da Informação e Administração no que se referem à temática da Gestão da Informação e o campo empírico são quatro modelos de GI de autores consagrados nesta temática, a saber, o modelo de McGee e Prusak, o modelo de Davenport, o modelo de Choo e o modelo de Marchand, Kettinger e Rollins. Utilizou com metodologia a Análise de Conteúdo para padronização dos discursos e a Análise Comparativa para o estabelecimento de padrões, similaridades e diferenças entre os modelos. Buscou-se também verificar o atendimento dos modelos aos requisitos estabelecidos como representações de aspectos dos recursos de informação. A análise dos resultados demonstrou que os modelos de Gestão da Informação, baseados em processos do fluxo informacional, atenderam de maneira satisfatória às exigências dos critérios, todos demonstrando capacidade de suporte e tratamento dos recursos informacionais de maneira integrada. Alguns apontamentos são feitos na direção de um modelo de Gestão da Informação que leve em conta as mudanças na atualidade.
Palavras-Chave: Gestão da Informação, Gestão de Recursos de Informações, Ecologia da
ABSTRACT
This study consists of a comparative analysis of models of Information Management (IM) under the integrative perspective of information resources. The theoretical basis for this study are the literature in the areas of Information Science and Management as they relate to the theme of Information Management. The empirical field are four models of IM from renowned authors on this subject, namely, the model of McGee and Prusak, Davenport’s model, Choo’s model and Marchand, Kettinger and Rollins model. The methodology used was the content analysis of speeches for standardization and comparative analysis for the establishment of standards, similarities and differences between the models. An attempt was also verify compliance to the requirements of the models as representations of aspects of information resources. The results showed that the models of Information Management, based on the information flow processes, satisfactorily met the requirements of the criteria, all demonstrating ability to support and treatment of information resources in an integrated manner. Some notes are made toward a model of Information Management that takes into account today's changes.
Keywords: Information Resources Management, Information Management, Information
LISTA DE FIGURAS
FIGURA 1: ESTÁGIOS DE DESENVOLVIMENTO DA GERÊNCIA DA
INFORMAÇÃO... 40 FIGURA 2: RELAÇÃO GESTÃO
DOCUMENTAL-INFORMAÇÃO-CONHECIMENTO... 45 FIGURA 3: DIAGRAMA PROCESSUAL SEGUNDO MCGEE
E PRUSAK... 56 FIGURA 4: MODELO ECOLÓGICO DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO
DE DAVENPORT... 59 FIGURA 5: PROCESSO DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO, SEGUNDO
DAVENPORT... 60 FIGURA 6: DIAGRAMA PROCESSUAL DE CHOO... 63 FIGURA 7: VISÃO DO USO EFETIVO DA INFORMAÇÃO FOCADA
NO ELEMENTO HUMANO... 65 FIGURA 8: ESPIRAL DO USO EFETIVO DA INFORMAÇÃO EM
ORGANIZAÇÕES... 66 FIGURA 9: NOVOS DESAFIOS DE PESQUISA EM INFORMAÇÃO... 67 FIGURA 10: MODELO CONCEITUAL DE GI DE MARCHAND,
KETTINGER E ROLLINS... 67 FIGURA 11: CRITÉRIOS DE COMPARAÇÃO SEGUNDO O MODELO
INTEGRATIVO... 73 FIGURA 12: MODELO DO CICLO DE VIDA DA INFORMAÇÃO,
SEGUNDO FLORIDI... 75
LISTA DE QUADROS
QUADRO 1: NOÇÕES DE INFORMAÇÃO SEGUNDO BRAMAN... 26 QUADRO 2: COMPARAÇÃO ENTRE A GESTÃO DA INFORMAÇÃO E
GESTÃO DO CONHECIMENTO... 44 QUADRO 3: PESQUISA DE INCIDÊNCIA DE PRÁTICAS DE GESTÃO DA
INFORMAÇÃO - 1989... 48 QUADRO 4: PESQUISA DE INCIDÊNCIA DE PRÁTICAS DE GESTÃO DA
INFORMAÇÃO - 2000... 49 QUADRO 5: QUADRO SINÓPTICO DOS AUTORES DOS MODELOS
DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO... 54 QUADRO 6: ETAPAS DA ANÁLISE DE CONTEÚDO... 74 QUADRO 7: INFERÊNCIAS DE ENUNCIADOS NO MODELO DE
MCGEE E PRUSAK... 77 QUADRO 8: INFERÊNCIAS DE ENUNCIADOS NO MODELO DE
DAVENPORT... 78 QUADRO 9: INFERÊNCIAS DE ENUNCIADOS NO MODELO DE CHOO... 78 QUADRO 10: INFERÊNCIAS DE ENUNCIADOS NO MODELO DE
MARCHAND... 78 QUADRO 11: CATEGORIZAÇÃO DAS UNIDADES DE REGISTRO... 79 QUADRO 12: ATIVIDADES DOS MODELOS DE GI RELACIONADOS À
CULTURA ORGANIZACIONAL / INFORMACIONAL... 141 QUADRO 13: ATIVIDADES DOS MODELOS DE GI RELACIONADOS ÀS
EQUIPES / PROFISSIONAIS DE INFORMAÇÃO... 143 QUADRO 14: ATIVIDADES DOS MODELOS DE GI RELACIONADOS À
ARQUITETURA DA INFORMAÇÃO... 146 QUADRO 15: ATIVIDADES DOS MODELOS DE GI RELACIONADOS AO
FLUXO INFORMACIONAL... 148 QUADRO 16: ATIVIDADES DOS MODELOS DE GI RELACIONADOS AOS
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO... 151 QUADRO 17: ATIVIDADES DOS MODELOS DE GI RELACIONADOS A
PRODUTOS E SERVIÇOS DE INFORMAÇÃO... 153 QUADRO 18: ATIVIDADES DOS MODELOS DE GI RELACIONADOS AO
QUADRO 19: ATIVIDADES DOS MODELOS DE GI RELACIONADOS À
LISTA DE GRÁFICOS
GRÁFICO 1: REPRESENTAÇÃO CONSOLIDADA DAS ATIVIDADES RELACIONADAS À CULTURA ORGANIZACIONAL /
INFORMACIONAL... 142 GRÁFICO 2: REPRESENTAÇÃO CONSOLIDADA DAS ATIVIDADES
RELACIONADAS À EQUIPE / PROFISSIONAIS DA
INFORMAÇÃO... 144 GRÁFICO 3: REPRESENTAÇÃO CONSOLIDADA DAS ATIVIDADES
RELACIONADAS À ARQUITETURA DA INFORMAÇÃO... 147 GRÁFICO 4: FATORES CRÍTICOS DOS MODELOS DE GI EM RELAÇÃO
AOS PROCESSOS DO FLUXO INFORMACIONAL... 149 GRÁFICO 5: REPRESENTAÇÃO CONSOLIDADA DAS ATIVIDADES
RELACIONADAS AOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO... 152 GRÁFICO 6: REPRESENTAÇÃO CONSOLIDADA DAS ATIVIDADES
RELACIONADAS À ATIVIDADE DE PRODUTOS E
SERVIÇOS DE INFORMAÇÃO... 154 GRÁFICO 7: REPRESENTAÇÃO CONSOLIDADA DAS ATIVIDADES
RELACIONADAS AO PLANEJAMETO ESTRATÉGICO... 157 GRÁFICO 8: REPRESENTAÇÃO CONSOLIDADA DAS ATIVIDADES
RELACIONADAS À GOVERNANÇA DA INFORMAÇÃO... 160 GRÁFICO 9: REPRESENTAÇÃO GERAL CONSOLIDADA DAS
ATIVIDADES RELACIONADAS AOS CRITÉRIOS
(EM NÚMEROS ABSOLUTOS)... 161 GRÁFICO 10: REPRESENTAÇÃO GERAL CONSOLIDADA DAS
ATIVIDADES RELACIO-NADAS AOS CRITÉRIOS
(EM PARTICIPAÇÃO PERCENTUAL)... 161
S U M Á R I O
1. INTRODUÇÃO ...14
2. A GESTÃO DA INFORMAÇÃO ...21
2.1 Gestão da Informação ou Gestão de Recursos de Informação? ...28
3. ASPECTOS EVOLUTIVOS DA GESTÃO DA INFORMAÇÃO ...33
3.1 Gestão da Informação na Atualidade ...41
4. ESCOPOS CONTEXTUAIS DE APLICAÇÃO DA GESTÃO DA INFORMAÇÃO ...47
5. CAMPO EMPÍRICO: MODELOS DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO ...55
5.1 Modelo de McGee e Prusak ...55
5.2 Modelo de Davenport ...58
5.3 Modelo de Choo ...61
5.4 Modelo de Marchand, Kettinger e Rollins ...64
6. METODOLOGIA ...68
7. ESTABELECIMENTO DE MECANISMO DE COMPARAÇÃO ENTRE OS MODELOS DE GI...74
7.1 Análise de Conteúdo dos Modelos de Gestão da Informação ...75
8. ANÁLISE COMPARATIVA ENTRE OS MODELOS DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO ...81
8.1 Pessoas ...81
8.1.1 Cultura Organizacional ...82
8.1.2 Equipe / Profissionais de Informação ...90
8.2 Processos ...96
8.2.1 Arquitetura da Informação / Integração de Processos ...96
8.2.2 Fluxo Informacional ... 103
8.3 Ferramentas ... 113
8.3.1 Sistemas de Informação ... 114
8.3.2 Produtos e Serviços de Informação ... 119
8.4 Políticas e Princípios ... 125
8.4.1 Planejamento Estratégico... 125
8.4.2 Governança da Informação ... 132
9. ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS ... 140
9.1 Cultura Organizacional / Cultura Informacional... 140
9.2 Equipe / Profissionais de Informação ... 142
9.3 Arquitetura da Informação ... 145
9.6 Produtos e Serviços de Informação ... 152
9.7 Planejamento Estratégico ... 155
9.8 Governança da Informação ... 158
9.9 Consolidação geral das atividades ... 160
10. CONCLUSÕES ... 162
1. INTRODUÇÃO
A preocupação pelo controle informacional tem sido uma das características do ser humano desde tempos imemoriais. A própria invenção da escrita reflete esta tentativa de captura de discursos, ideias, conhecimentos e saberes proferidos oralmente para a resolução de problemas na agricultura, astronomia, caça, pesca e demais atividades. Da mesma forma, pode-se conceber que há muito tempo se procura explicitar o que é tácito, na tentativa de registrar o conhecimento para reutilização futura, fossem civilizações antigas ou mesmo as grandes corporações do mundo moderno.
A explicitação do conhecimento pressupõe a transmissão de informações entre indivíduos ou grupos sociais. Esta transmissão se dá por relações diretas e pessoais, e também através de artefatos – documentos – no qual as informações são registradas para recuperação posterior. O registro do conhecimento tem beneficiado uma grande parcela da humanidade, porém o acúmulo crescente de informações em documentos tem requerido técnicas de gerenciamento cada vez mais complexas.
As técnicas e disciplinas voltadas para o gerenciamento de informações começaram a ser desenvolvidas de modo científico com a Documentação, em finais do século XIX, e visavam principalmente à aceleração do fluxo de documentos e o acesso à bibliografia disponível. Segundo González de Gómez,
A documentação, nova técnica cultural, teria na ciência e tecnologia (C&T) seu primeiro importante campo de intervenção, onde é preciso acelerar os tempos da circulação dos documentos para dar conta do ritmo acelerado dos avanços científicos. É necessário que os documentos ganhem mobilidade. Para isso, Briet (2006) lembra que foi preciso dissociar o livro em seus elementos constitutivos para lhe impor mobilidade, ao mesmo tempo em que surgem novas formas documentárias, com o apoio das inovadoras técnicas documentográficas: além das cópias de fragmentos de livros, elaboravam-se artigos de revisão e clipping de periódicos; obras inteiras são transladadas em microfilmes e microfichas, de modo que uma biblioteca inteira caberia numa bolsa de mão. (GONZÁLEZ DE GÓMEZ, 2009, p. 121-122)
Ao longo do século XX, notadamente em suas primeiras décadas, a quantidade de informações a ser controlada e representada teve um aumento exponencial, culminando com o acréscimo de conhecimento científico e tecnológico proveniente de pesquisas durante a Segunda Guerra. Assim, as práticas de gerenciamento da informação começam a utilizar as então emergentes tecnologias para suprir necessidades e lacunas deixadas pela Documentação. Uma delas foi o microfilme (Shera e Cleveland, 1977, p. 254) e, pouco
depois, os computadores – inicialmente utilizados para cálculos balísticos – que passam a ser empregados não somente no âmbito militar, mas também no âmbito científico e tecnológico. Segundo Shera e Cleveland,
O ensaio histórico de Vanevar Bush, Como podemos pensar, incendiou a imaginação tanto do público em geral quanto da comunidade científica, abrindo caminho para o vislumbre de uma nova era tanto na Documentação quanto na então emergente Ciência da Informação. (SHERA, J. H.; CLEVELAND, D. B., 1977, p. 277)
Enquanto a Documentação centrava-se no controle bibliográfico através do registro da produção científica, a Ciência da Informação, tal como instituída nos Estados Unidos (Shera e Cleveland, 1977, p. 257), aplicou as novas tecnologias para a recuperação da informação, conforme atesta Pinheiro:
A Ciência da Informação tem dupla raiz: de um lado a Bibliografia/Documentação e, de outro, a recuperação da informação. Na primeira o foco é o registro do conhecimento científico, a memória intelectual da civilização e, no segundo, as aplicações tecnológicas em sistemas de informação, proporcionadas pelo computador. (PINHEIRO, 2005, p. 38)
As tecnologias da informação e comunicação (TIC) têm sido integradas às disciplinas que tratam da informação e da comunicação, notadamente na Ciência da Informação, Ciência da Computação e Administração, ainda que com enfoques diferentes. Nos anos 1960 e 1970, o desenvolvimento de sistemas computacionais, aliados às telecomunicações, ocasionou grande euforia no que se refere ao controle informacional. No entanto, no final dos anos 1970 e nos anos 1980, a profusão e a proliferação de computadores – já na forma de microcomputadores – interligados a mainframes, bem como as variedades de
softwares sem padrões de interoperabilidade entre si, ocasionaram gastos bilionários e
ineficazes tanto por parte de governos quanto de empresas no que se refere à gestão do fluxo de informações. Percebeu-se, assim, que para o gerenciamento de informações e de seus fluxos seria necessário, antes de tudo, gerenciar seus recursos. Segundo Cianconi (2003, p. 69), a questão da Gestão da Informação (GI) teve seu ápice justamente nos anos de 1980, onde
O processo de informatização nas organizações era caro, os microcomputadores se espalhavam pelos diversos setores, o processamento distribuído se intensificava rapidamente e os analistas de sistemas eram os profissionais mais bem pagos, porém o retorno sobre os investimentos deixava a desejar. O governo americano percebeu que, além das técnicas de modelagem e administração de dados, que buscavam padronizar as informações tratadas pelo sistema, era necessário implantar políticas e procedimentos que dessem conta de gerir todo o ciclo da informação: da geração, coleta, organização e processamento à disseminação e uso. (CIANCONI, 2002, p. 69)
Na mesma linha, Davenport destaca que o fracasso do emprego da tecnologia como um fim em si mesma foi um fenômeno universal, afetando não apenas governos, mas também o mundo dos negócios:
A despeito dos trilhões de dólares, libras, marcos, francos e ienes gastos em TI para objetivos comerciais, a tecnologia parece incapaz – ao menos por si só – de fornecer as informações de que necessitamos para executar e administrar os negócios. A despeito dos 20 anos de tentativas de controlar a informação, criando uma 'arquitetura' de dados precisos, bem como de quem e de como se deve recebê-los, a abordagem da engenharia centralizada não tem, regra geral, informado ou aperfeiçoado nossas discussões sobre necessidades informacionais. (DAVENPORT, 2002, p.15)
Estas questões trouxeram à tona assuntos antes negligenciados ou, ao menos, minimizados. Se antes o interesse na gestão da informação focava o tratamento do fluxo informacional e documental, com os problemas acima expostos o interesse amplia-se, juntamente com o escopo: a gestão da informação e seu fluxo, vista como operacional em muitas organizações, passa a ter um caráter estratégico – mais amplo – sendo necessário tratar não só de seu fluxo, mas também de todos os seus recursos (Ponjuán Dante, 2008, p. 34-35).
A partir dos anos 1980, à Gestão da Informação são agregados os elementos que integram seus recursos, como a própria tecnologia, os métodos ou a técnica, as fontes e o ser humano – usuário e razão última do processo informacional. A preocupação e o foco nestes recursos são adicionados às práticas de Gestão da Informação, passando a constituir os elementos do que se conheceu como Gestão de Recursos de Informação (GRI). (Tarapanoff, 2006, p. 23).
Desde então, muitas técnicas e modelos de Gestão da Informação têm sido desenvolvidos e aplicados, seja em teoria ou na prática, tanto pela Ciência da Informação quanto pela Computação e Administração (Barbosa, 2008, p.7; Marchiori, 2002, p.74-75). Nesta última, especificamente, que tem interesse pelos aspectos informacionais no que se refere à tomada de decisões em organizações, foram desenvolvidas técnicas e modelos de Gestão da Informação visando maximizar as potencialidades da informação visando o desempenho organizacional e a tomada de decisão. Na Ciência da Computação, por outro lado, é perceptível o interesse pelo aspecto informacional do ponto de vista do emprego da tecnologia para a transmissão e recuperação de dados e informações.
A Ciência da Informação, por sua vez, instituída num primeiro momento como disciplina específica para a representação e tratamento da informação científica, ao longo do
tempo passou a preocupar-se com a informação em seus múltiplos aspectos. Desta forma, questões referentes ao gerenciamento de informações têm sido cada vez mais discutidas na literatura da área e aplicadas pelos profissionais de informação.
O interesse por este estudo nasceu com a observação desta diversidade de teorias e práticas no processo de GI. A literatura tanto da Ciência da Informação quanto da Administração sobre este assunto, que interessam especificamente a este estudo por possuírem uma característica integrativa, contêm variadas e numerosas fontes de pesquisa sobre o tema, além de diferentes pontos de vista, sejam de ordem teórica ou prática.
A GI, embora já seja reconhecida e aplicada há algumas décadas, continua presente e necessária no cotidiano organizacional. Para Davenport (2002), Choo (2003), Marchand (2000) e McGee e Prusak (1994), a informação é um dos principais ativos das sociedades modernas, cujo gerenciamento é necessário para a tradução e veiculação de conhecimento tácito, de amplo potencial de valor, em conhecimento registrado e, portanto, reutilizável. Outro aspecto da contemporaneidade é a grande interatividade interpessoal. Temas como redes sociais, colaboração, conectividade, entre vários outros, têm tido grande destaque nas mais variadas áreas e disciplinas. Todos pressupõem a troca de informações e a produção de conhecimento, o que torna imperativo o gerenciamento da informação. Assim, e apesar de antiga, a GI ainda constitui-se num tema atual e significativo para as organizações contemporâneas.
Praticamente todas as organizações possuem um microambiente informacional que, por sua vez, fazem parte de um macroambiente informacional. Considerando o ambiente organizacional como um ecossistema e a informação como insumo principal, na literatura da Gestão da Informação (GI) podem ser encontrados vários modelos que buscam traduzir estes fenômenos. Dentre eles, podem ser citados como exemplos a “Ecologia da Informação” (Davenport, 2002), “Orientação à Informação” (Marchand et. al. 2001; Kettinger e Marchand, 2011) e os modelos de Gestão da Informação de McGee e Prusak (1994) e Choo (2002; 2003).
Estes modelos, embora tenham objetivos semelhantes, possuem diferentes características. Assim, percebeu-se a necessidade deste estudo, com vistas a contribuir para um melhor entendimento da GI e de como as organizações podem se beneficiar de seus recursos e processos informacionais e das práticas utilizadas para coletar, processar, divulgar e gerenciar este recurso que é a informação. Embora os interesses, as necessidades e
tendências tenham levado a rumos diversos as teorias e práticas da GI nos dias atuais, em última instância o que se faz – e provavelmente ainda se continuará fazendo por muito tempo – é gerenciar a informação, seus recursos, processos e conteúdo. Conforme atestou Borko, em sua apresentação das muitas concepções sobre a Ciência da Informação encontradas na literatura, esta é
[...] uma ciência interdisciplinar que investiga as propriedades e comportamentos da informação, as forças que governam o fluxo e uso da informação, bem como as técnicas, sejam manuais ou mecânicas, de processamento informacional, para armazenamento, recuperação e disseminação otimizados. (BORKO, 1968, p. 5) No contexto da Ciência da Informação, a temática da Gestão da Informação, mesmo após algumas décadas, suscita ainda inúmeras controvérsias e confusões, seja no estabelecimento de seus conceitos, seja na aplicação prática de suas técnicas. Na literatura da área pode-se encontrar definições variadas de Gestão da Informação (Savić, 1992, p. 127-128) ou incongruências na conceituação do que vem a ser Gestão de Informação (GI) e Gestão de Recursos de Informações (GRI) (Ponjuán Dante, 2007, p. 34; Tarapanoff, 2006, p. 21-24; Wilson, 2002). O próprio nome deste campo do conhecimento carece de padronização, onde muitas vezes termos como Gestão da Informação, Gestão de Recursos de Informações, Gerenciamento da Informação, etc são citados como sinônimos. Além disso, mais controvérsias podem ser observadas no relacionamento desta temática com a Gestão do Conhecimento, disciplina com a qual possui ampla interação (Columbié, 2007, Prefácio1, Barbosa, 2008).
A interdisciplinaridade, característica da Ciência da Informação, possibilita o levantamento de fontes literárias variadas para o tratamento de tais questões. Como campo empírico, para os fins desta pesquisa, teve-se como base alguns modelos de GI que foram comparados e analisados, buscando-se entender suas propostas e seu campo de aplicação. O primeiro modelo é o de James McGee e Laurence Prusak, autores renomados na área de Gestão da Informação e Gestão do Conhecimento. Prusak, em particular, tem teorias amplamente reconhecidas na literatura, como a caracterização dos estilos gerenciais da informação. O segundo modelo de processo analisado neste trabalho é o de Thomas Davenport, autor igualmente eminente na área de Gestão do Conhecimento e Gestão da Informação, sendo conhecido pela autoria do termo “Ecologia da Informação”, que versa
1 Radamés Linares Columbié, Doutor em Ciéncias de la Información da Universidade de Havana, escreveu
prefácio no livro Gestión de Información de Gloria Ponjuán Dante, 2007, mencionando confusões em torno da temática.
sobre Gestão da Informação sob uma ótica sistêmica e integrativa. O terceiro modelo selecionado é o de Chun W. Choo, que realiza pesquisa nas áreas de Gestão Estratégica da Informação e do Conhecimento com ênfase na aprendizagem organizacional. Sua influência na literatura tanto na área de Gestão quanto de Ciência da Informação o tornam referência no assunto, motivo pelo qual decidiu-se pela análise de seu modelo. O quarto modelo selecio-nado é o de Marchand, Kettinger e Rollins, sendo reconhecido pelo que os autores chamam de “Orientação à Informação”. Donald Marchand, um dos autores do modelo, desenvolve teorias, métodos e práticas de GI pelo menos desde os anos 1970, possuindo grande influência na literatura e no campo da Gestão da Informação, o que o credencia a ter seu modelo escolhido para esta pesquisa.
Todos os modelos selecionados fundamentam-se numa perspectiva integrativa da informação, que é entendida como uma integração dos recursos de informação – processos (ciclo de vida da informação), ferramentas (tecnologias) e pessoas (usuários) – aspectos reconhecidos como essenciais a uma implementação bem-sucedida de modelos de Gestão da Informação. Após os anos 1980, pode-se verificar na literatura das áreas de Ciência da Informação e da Administração uma relativização sobre a importância da tecnologia, antes vista como elemento diferencial, quando então passou-se a considerar o elemento humano e suas necessidades informacionais o foco principal, não somente das práticas de GI, mas também da Gestão do Conhecimento (Choo, 2003; Davenport, 2002, Marchand et. al, 2001).
O presente estudo pretendeu investigar esses modelos de Gestão da Informação, fazendo uma análise crítica e comparativa entre os mesmos, de modo a identificar as relações, semelhanças e diferenças destes modelos com base nos critérios estabelecidos na metodologia. A análise comparativa visa também destacar as atividades ou fases críticas dos referidos modelos, visto que eles são baseados no ciclo informacional. Entendeu-se como relevante o destaque das atividades/fases pelos seguintes motivos: 1) conhecer e mapear aquelas atividades críticas ou fundamentais no suporte às exigências de cada critério de comparação; 2) fornecer insumos e parâmetros para uma proposta de modelo híbrido de GI baseado em fluxo informacional.
Partiu-se do pressuposto de que modelos que levam em conta a integração dos recursos de informação conseguem potencializar o desempenho do processo informacional nas organizações, cenário que busca refletir os desafios e contextos pelo qual um programa de Gestão da Informação se defronta na prática. Procurou-se, assim, responder às seguintes
questões: De acordo com esta perspectiva integrativa, há entre os modelos de Gestão da Informação selecionados padrões e semelhanças? Há elementos e referenciais comuns entre si? Quais as divergências entre os modelos no que se refere aos aspectos integrativos? Haveria algum modelo híbrido possível, com base nestes modelos, que permita atender às exigências de informação? Os modelos analisados estão adequados às exigências da Gestão da Informação na atualidade?
Como objetivo geral, este estudo pretendeu mapear e analisar modelos de GI
encontrados na literatura. Como objetivos específicos, procurou-se: a) estabelecer critérios de comparação que contemplem os aspectos integrativos entre os modelos de propostos de Gestão da Informação; b) identificar semelhanças e diferenças dos modelos analisados de modo a viabilizar uma melhor compreensão dos princípios e práticas da Gestão da Informação, por meio de análise comparativa entre modelos encontrados na literatura; c) apontar parâmetros para elaboração de um modelo de Gestão da Informação, levando em conta elementos relevantes do ponto de vista integrativo em face das exigências informacionais da atualidade.
Para o cumprimento de seus objetivos, este estudo foi estruturado da seguinte forma: na seção 2, procura-se discutir preliminarmente os conceitos de Gestão e de Informação, separadamente, para então definir Gestão da Informação. Em adição, procurou-se estabelecer distinções entre Gestão da Informação e Gestão de Recursos de Informação. Na seção 3 são abordados aspectos evolutivos da Gestão da Informação, considerando sua história, necessidades e aplicações ao longo do tempo. Na seção 4, discorre-se sobre o escopo de aplicação da Gestão da Informação, como os contextos e cenários organizacionais em que é considerada na atualidade. Na seção 5 apresenta-se uma visão geral dos modelos de GI selecionados para análise. Na seção 6 descreve-se a metodologia utilizada na pesquisa e, na seção 7, são estabelecidos os parâmetros para comparação entre os modelos, buscando-se uma padronização entre eles. Na seção 8, é feita a análise comparativa de cada modelo, considerando suas visões e destacando suas relações com os critérios instituídos. Na seção 9 são apresentadas a análise e discussão dos resultados. Na seção 10 são apresentadas as conclusões, bem como sugestões para pesquisas futuras, seguidas das referências bibliográficas utilizadas.
2. A GESTÃO DA INFORMAÇÃO
Para início dos entendimentos sobre a Gestão da Informação (GI) e sua evolução histórica, é essencial explicitar alguns dos diferentes conceitos e pontos de vista, uma vez que este aspecto é o responsável pelas diversas visões e definições do tema. Antes da conceituação em si, percebeu-se ser necessário fazer uma breve menção sobre algumas das percepções acerca das perspectivas e dimensões que influenciaram e embasaram a temática da Gestão da Informação.
No final dos anos 1980, Trauth constatou que três disciplinas forneceram as bases para a GI: a gestão de bases de dados, a gestão de documentos2 e a gestão de processos de informação (Trauth, 1989, 258). No início dos anos 1990, Savić, em seu abrangente trabalho compilativo sobre a gênese e evolução do tema, reforçou que até aquele momento a maioria dos autores considerava que três principais atividades embasaram a GI: Gestão de Documentos; Gestão de Dados e Gestão da Informação (Savić, 1992, p. 130).
No início da década de 2000, Wilson afirmou que a concepção de Gestão da Informação diferia conforme as disciplinas que se preocupavam com os aspectos informacionais: a Ciência da Computação a via como Gestão de Dados, a Administração como Gestão de Tecnologia para o desempenho empresarial e a Ciência da Informação – incluindo a Biblioteconomia – a via como um campo emergente cuja concepção abrangia vários aspectos, como inteligência competitiva, inteligência organizacional, tecnologias, dentre outras, embora seu enfoque estivesse mais voltado ao conteúdo da informação em si, diferentemente das outras disciplinas (Wilson 2002).
Em seu trabalho “Ecologia da Informação”, no final dos anos 19903, Davenport reconheceu quatro abordagens ou perspectivas que embasaram a “administração informacional”: a informação não-estruturada; o capital intelectual ou conhecimento; a informação estruturada em papel e; a informação estruturada em computadores (Davenport, 20024, p. 27). Por sua vez, em seu trabalho no início dos anos 2000, “Orientação à Informação”, Marchand identificou três “escolas de pensamento” que originaram as práticas gerenciais de informação: a escola de Tecnologia da Informação, a escola da Gestão da Informação e a escola da Teoria Comportamental da Administração (Marchand, 2001, p. 17).
2 Do inglês Records Management.
3 A primeira edição do seu livro é de 1998.
Em 2008, Barbosa (2008, p. 6-7) citou três disciplinas como base da GI, a saber: a Documentação; a Computação; e a Economia, destacando que teóricos como Paul Otlet, Vanevar Bush e Frederick Hayek já se preocupavam com a informação como merecedora de gerenciamento: “constitui-se do esforço de diversos campos, como a Administração, a
Computação e a Ciência da Informação” (BARBOSA, 2008, p. 9). Mais recentemente, em
2010, Detlor também reconheceu três perspectivas da Gestão da Informação: a perspectiva organizacional; a perspectiva biblioteconômica e; a perspectiva pessoal (Detlor, 2010, p. 103).
Madsen (2013) destacou que a GI embasa-se em visões conceituais distintas: embora no âmbito institucional a GI tenha se consolidado, no âmbito conceitual ela possui divergências provenientes de áreas que possuem sua própria concepção de GI, a saber, a Ciência da Informação – orientada ao conteúdo – e Sistemas de Informação – orientada à tecnologia. O autor conclui que uma abordagem interdisciplinar é necessária, congregando as várias áreas que compõem e suportam a GI.
A partir do reconhecimento de tal variedade de perspectivas na base da GI, parece plausível reconhecer a Gestão da Informação como um campo multidisciplinar, com teorias e práticas híbridas e oriundas de vários campos. Isto parece razoável à medida em que foi relativamente há poucas décadas que a informação, como bem ou recurso, deixou de ser um bem “livre e gratuito” e passou a ser vista como um ativo estratégico como qualquer outro considerado até então (Horton, 1982, p. 47; Marchand, 1982, p. 59). Como anteriormente quase nenhuma área ocupava-se com a informação em si – enquanto objeto central de caráter complexo – no início do que se chamou Gestão da Informação, naturalmente, várias disciplinas e perspectivas que lidavam com aspectos mais ou menos relevantes da informação compareceram ou foram convocadas para contribuir com a nova área. Fica evidente, assim, uma dificuldade considerável na tentativa de mapeamento da gênese das teorias e práticas de base da GI, além também da confusão a respeito de sua nomenclatura.
Em relação ao nome da disciplina, percebe-se também uma falta de padrão, reflexo desta multiplicidade de visões proveniente da sua constituição heterogênea. Entretanto, um nome deve indicar o conceito a que se refere, sendo necessário aqui esclarecer os conceitos definidores da área. Tal como na definição das perspectivas que embasaram a GI, a conceituação de Gestão da Informação é igualmente controversa, podendo-se perceber muitas confusões neste aspecto.
O conceito de Gestão da Informação envolve duas temáticas: Gestão e Informação. Em sentido etimológico, gestão ou administração – management – significa controlar ou ter controle e condução de algo. Segundo dicionário Houaiss (2008), gestão significa ato ou
efeito de gerir; administração, gerência; No dicionário Oxford5 constata-se que gestão vem a ser o processo de lidar com ou controlar coisas e pessoas. No entendimento de Coltro,
O termo gestão deriva de influência francesa (gestion) sendo uma palavra mais genérica e engloba tanto o administrador quanto o gerente, que tem significados técnicos distintos. Em inglês britânico, como no francês, a palavra management significa a gestão privada e a palavra administration significa a gestão pública. Já no inglês norte-americano, cujas escolas de administração são as mais influentes no Brasil, esta distinção não existe. (COLTRO, 2009, p. 43)
A preocupação com a gestão e suas técnicas remonta ao final do século XIX e início do século XX. Se durante a primeira fase da Revolução Industrial a produção fabril se dava de maneira desarticulada em seus métodos, onde cada fábrica ou indústria produzia à sua maneira, num segundo momento as técnicas de produção, bem como as de gestão, passaram a ser alvo de teorias que norteariam o campo da Administração ao longo do século XX. Uma destas teorias é a Administração Científica – ou Taylorismo – de Frederick W. Taylor, que procurou tratar a administração e gestão como ciência, com enfoque na racionalização dos processos produtivos. (Silva, 1987). Outra teoria que marcou a área de Gestão foi o trabalho de J. Henry Fayol, Teoria Clássica da Administração, cujo enfoque difere do anterior, preocupando-se mais com a organização e seus modelos gerenciais (Silva, 1987).
Na segunda metade do século XX, muitas teorias eclodiram na área da Administração, tendo em vista o crescente aumento das tecnologias da informação e comunicação, bem como do valor atribuído à informação e ao conhecimento como recursos e bens estratégicos. Esses fatores influenciariam tanto a Administração como também muitas outras áreas, caracterizando o modelo social de então como sociedade da informação ou sociedade pós-capitalista (Drucker, 1995).
Segundo Drucker, este novo modelo de sociedade muda substancialmente as noções e conceitos de gestão, assim como seu enfoque, onde os bens e ativos materiais foram então suplantados por valores não considerados anteriormente, como a informação e o conhecimento.
5 Disponível em: <http://oxforddictionaries.com/definition/english/management?q=management>. Acesso em 12
O autor sustentou que a cada dois ou três séculos a sociedade ocidental passa por grandes transformações; tendo como marco a era capitalista, num primeiro momento houve a transição da era agrícola para a Revolução Industrial; logo depois a Revolução da Produtividade e, por fim – até o momento – a Revolução Gerencial (Drucker, 1995, p. 3-26).
A Revolução Gerencial, tal como apontada por Drucker, tem como base a importância do conhecimento como ativo propulsor do novo modelo da sociedade pós-capitalista. Nas palavras do autor,
Esta terceira mudança na dinâmica do conhecimento pode ser chamada de ‘Revolução Gerencial’. Como suas predecessoras – conhecimento aplicado a ferramentas, processos e produtos e conhecimento aplicado ao trabalho humano – a Revolução Gerencial já se estendeu a todo o planeta. Foram precisos cem anos, da metade do século XVIII até a metade do século XIX, para que a Revolução Industrial dominasse o mundo. Foram precisos cerca de setenta anos, de 1880 até o fim da Segunda Guerra Mundial para que a Revolução da Produtividade fizesse o mesmo. E menos de cinquenta anos – de 1945 até 1990 – para que a Revolução Gerencial também dominasse o mundo. (Drucker, 1995, p. 22)
Além da Revolução Gerencial, outra constatação de Drucker é o papel das organizações na sociedade pós-capitalista, no qual vieram a se tornar uma força emergente e dinâmica que move e dita o ritmo deste novo modelo de sociedade (Drucker, 1995, p. 28). Assim, para o autor, o conceito atual de Gestão aplica-se às organizações, sendo sua função permitir a fluência da informação e do conhecimento entre os indivíduos.
No que concerne às organizações, Mintzberg (1993, p. 43-60) sustentou que uma organização divide-se conceitualmente em cinco partes, a saber: 1) Núcleo de operações; 2) Topo estratégico; 3) Linha média; 4) Tecnoestrutura e; 5) Staff de apoio.
O autor estabeleceu ainda um modelo de papeis gerenciais, descrevendo os tipos de tarefas pertinentes aos gestores em três categorias:
1. Papeis interpessoais; 2. Papeis informacionais e; 3. Papeis decisórios.
Como se pode perceber, a importância da informação e do conhecimento tem sido largamente destacada nas teorias organizacionais das últimas décadas, cujos enfoques visam ajustar e aliar as atividades gerenciais e organizacionais e as práticas e os processos
informacionais. Os conceitos de gestão tanto em Drucker quanto em Mintzberg contemplam e concebem tais premissas, fornecendo, assim, um contexto para as práticas de GI.
Tendo estas acepções como referência inicial, importa agora uma definição do que vem a ser informação para os propósitos desta pesquisa. Conceituar informação, por sua vez, é uma tarefa demasiadamente complexa e mesmo hoje não há consenso na própria Ciência da Informação. Assim, em relação ao aspecto aqui pretendido, algumas contextualizações sobre o conceito de informação, no escopo da GI, tornam-se oportunas e necessárias.
Uma noção abrangente do conceito de informação pode ser encontrada em Buckland (2004), quando atestou que a informação possui três propriedades:
Informação-como-processo; Informação-como-conhecimento e; Informação-como-coisa.
Segundo o autor,
Encarando a variedade de sentidos que o termo ‘informação’ carrega, podemos, no mínimo, ganhar um aprendizado prático. Podemos visualizar um panorama e procurar identificar grupos de usos do termo ‘informação’. As definições podem não ser completamente satisfatórias, os limites entre esses usos podem ser confusos e ate uma abordagem pode não satisfazer qualquer dos significados determinados como o correto sentido do termo ‘informação’. Mas os principais usos podem ser identificados, classificados e caracterizados, ai sim algum progresso poderá ser alcançado. Usando essa abordagem podemos identificar três principais usos da palavra ‘informação’: como ‘processo’, como ‘conhecimento’ e como ‘coisa’. (BUCKLAND, 2004, p. 1)
Esta definição segue sendo utilizadas por muitos autores na literatura de GI, tais como, por exemplo, Amorim e Tomaél (2011, p. 3) e Valentim e Teixeira (2012, p. 152-153), ao citarem Buckland e suas qualificações de informação. Valentim e Teixeira sugeriram que estas qualificações devem ser consideradas conjuntamente, numa perspectiva espiral, de modo a compreender a dinâmica do ato informacional:
[Gera-se conhecimento] Ao compreender a informação-coisa como consequência da informação-processo, que influencia a geração da informação-conhecimento, ou o seu contrário. Destaca-se que a informação como processo exige o compartilhamento, a socialização, bem como a disseminação, propiciando a ação de mediar, comunicar e, portanto, informar. (VALENTIM, M.; TEIXEIRA, T., 2012, p. 152)
Em sua revisão de literatura, Vreeken (2002) listou uma série de conceitos de informação provenientes de diferentes áreas, tendo então apontado os que considera mais pertinentes:
Informação como coisa; Informação como processo;
Informação como construto social e; Informação como probabilidade.
O autor afirma que a GI tem tratado predominantemente a informação como coisa somente, sustentando em sua conclusão que a disciplina deve considerar a informação em todas as suas acepções (Vreeken, 2002, p. 32). Outra noção de informação considerada na literatura de GI vem a ser a de Braman (1989; 2011). Segundo a autora, em seu trabalho de 1989, a informação deve ser vista sob quatro abordagens, a saber:
Informação como recurso;
Informação como mercadoria (ou commodity); Informação como percepção de padrões e;
Informação como força constitutiva da sociedade.
Estas abordagens podem ser concebidas como mostra o quadro 1:
QUADRO 1: NOÇÕES DE INFORMAÇÃO SEGUNDO BRAMAN
Informação como recurso Informação como mercadoria (commodity) Informação como percepção de padrões Informação como força constitutiva da sociedade Informação, seus criadores,
processadores e usuários são vistos como entidades distintas e isoladas. A informação se dá em partes alheias ao corpus de conhecimento ou flui para o que pode ser organizado.
A noção de informação como uma mercadoria incorpora "a troca de informações entre pessoas e atividades afins, bem como a sua utilização" e implica compradores, vendedores e um mercado.
O conceito de informação é ampliado por adição de contexto. Informação "tem um passado e um futuro, é afetada pela motivação e outros fatores ambientais e casuais".
A informação tem um papel na formação de contexto. "A informação não é apenas afetada pelo seu ambiente, mas é em si mesma um ator que afeta outros elementos do ambiente".
Fonte: Braman, S., 1989.
Num trabalho mais recente (2011, p. 3) a autora adicionou mais duas abordagens:
Informação como um recipiente de possibilidades; Informação como um agente.
Uma vez definidos os conceitos de gestão e de informação para os propósitos da GI, torna-se possível agora identificar algumas visões do conceito de “Gestão da Informação” na literatura da área.
Segundo Wilson (2002), Gestão da Informação é “a aplicação de princípios de
gestão para a aquisição, organização, controle, disseminação e uso de informações relevantes para o funcionamento eficaz das organizações de todos os tipos” (WILSON,
2002).
Para Detlor,
Gestão da informação é a gestão dos processos e sistemas que criam, adquirem, organizam, armazenam, distribuem e utilizam informações. O objetivo da gestão da informação é ajudar as pessoas e organizações no acesso, processo e uso da informação de forma eficiente e eficaz. (DETLOR, 2010, p. 103)
Para Choo, que adota uma visão baseada principalmente na Teoria Organizacional, o objetivo básico da Gestão da Informação é
Aproveitar os recursos e capacidades de informação da organização, a fim de permitir que a mesma aprenda e se adapte ao seu ambiente em constante mutação. Criação de Informação, aquisição, armazenamento, análise e uso, portanto, fornecerão a teia intelectual que suporta o crescimento e desenvolvimento da organização inteligente. (CHOO, 1995)
Estas concepções de GI apontam uma preocupação com o fluxo informacional e o ciclo de vida da informação. Esta função da GI, no que se refere ao ciclo informacional, foi reforçada por Tarapanoff, destacando que
O ciclo informacional é iniciado quando se detecta uma necessidade informacional, um problema a ser resolvido, uma área ou assunto a ser analisado. É um processo que se inicia com a busca da solução a um problema, da necessidade de obter informações sobre algo, e passa pela identificação de quem gera o tipo de informação necessária, as fontes e o acesso, a seleção e aquisição, registro, representação, recuperação, análise e disseminação da informação, que, quando usada, aumenta o conhecimento individual e coletivo. (TARAPANOFF, 2006, p. 23) Ainda em relação ao fluxo informacional, Valentim e Teixeira sustentaram que “a
Gestão da Informação é responsável pelo gerenciamento desse fluxo e, portanto, propicia aos colaboradores o acesso, mediação e a disseminação, sendo seu uso e/ou aplicação de responsabilidade do indivíduo.” (VALENTIM, M; TEIXEIRA, T, 2012, p. 153).
Estas definições tornam claras as percepções do papel da GI: gerenciar o ciclo ou o processo da informação. É importante ressaltar o aspecto de percepção original ou inicial,
uma vez que estas percepções mudaram com o tempo e novos fatores foram agregados à teoria e práticas da GI. Mais adiante se discorrerá sobre os motivos históricos que mudaram estas percepções, uma vez que aqui ainda cabem mais algumas considerações sobre a GI.
2.1 Gestão da Informação ou Gestão de Recursos de Informação?
Na literatura das áreas de Ciência da Informação e Administração, é comum encontrar referências a este campo informacional, ora denominado Gestão da Informação, ora Gestão de Recursos de Informação. Entretanto, há algumas diferenças – ainda que pareçam sutis – que necessitam de maiores esclarecimentos, visto que conceitualmente estes dois termos remetem a aspectos diferentes – e complementares.
O reconhecimento dos recursos – como por exemplo as pessoas, os processos e as tecnologias – como variáveis agregadas ao gerenciamento da informação remonta aos anos 1980, embora alguns indícios possam ser encontrados ainda nos anos 1970 (Savić, 1992, p. 127). Em seu trabalho, Savić reconheceu em Horton uma das primeiras menções a recursos de informação:
Por “recursos de informação” reconheço toda uma gama de produtos, fornecedores, manipuladores e distribuidores, inclusive a informação em todas as duas formas, seja documentada, não documentada, dados brutos e informação avaliada. Incluo também as bibliotecas, centros de informação, os dados em Sistemas de Informação, bancos de dados de computador, arquivos e registros de escritório, recortes de jornais, gravações de som e filmes, correspondências, mensagens e outros estoques informacionais e manipulações de variados formatos de mídia. (HORTON, 1974, apud SAVIĆ, 1992, p. 127)
Também Detlor, em 2010, afirmou que
Uma definição empírica de GRI define GRI como “uma abrangente abordagem de planejamento, organização, orçamento, dirigindo, monitorando e controlar as pessoas, financiamento, tecnologias e atividades associada com a aquisição, armazenamento, processamento e distribuição de dados para atender a uma necessidade do negócio para o benefício da empresa. (LEWIS, SNYDER, & RAINER, 1995 apud DETLOR, 2010, p. 104)
Sobre a informação por si mesma como recurso6, Horton (1982, p. 50) foi um dos primeiros a considerá-la como um recurso passível de valoração e quantificação, tal como ocorre com pessoas, terras, suprimentos etc, listando seis motivos pelos quais assim deve ser vista: 1) algo com valor fundamental, como capital, bens, trabalho ou suprimentos; 2) algo
6 A informação, sobretudo a partir dos anos 1980 – sob influência norte-americana – passou a ser vista como um
recurso e um ativo como qualquer outro que fosse estrategicamente importante, como pessoas, capital etc, sendo, portanto, passível de gerenciamento.
com características mensuráveis e específicas; 3) um ativo de entrada e saída de custos agregados – input e output; 4) algo que possa ser capitalizável ou gastável; 5) algo que possa ter seu custo padronizado e contabilizado e; 6) algo que forneça subsídios estratégicos diversos para a tomada de decisões.
Wiggins (1990, p. 190-191) reconheceu a distinção entre gestão da informação, recursos de informação e informação como recurso, afirmando que as definições de Horton sobre os recursos de informação e informação como recurso foram bastante oportunas:
A distinção que Horton faz entre “informação” no sentido de um bem ou “recurso” (no singular) e os recursos (no plural) – instrumentos, serviços, investimentos, pessoas – é bastante útil. A GRI deve cobrir ambos os aspectos. Se se concentrar apenas no conteúdo da informação, o resultado pode ser o uso ineficaz e ineficiente dos instrumentos, da mesma forma que a ênfase no ferramental pode ignorar o fato de que o conteúdo da informação não atende às necessidades dos usuários. (WIGGINS, 1990, p. 190-191)
Cronin (1990, p. 195-220) seguiu a linha de Horton no que se refere à informação como recurso passível de ser quantificado, discorrendo sobre uma série de benefícios tanto no âmbito empresarial quanto educacional. Para o autor, a informação é um recurso estratégico que deve ser gerenciada, pois é fundamental para o planejamento econômico. No que se refere ao conceito de recursos de informação, ele adotou a visão do Governo Federal dos estados Unidos:
[...] é o planejamento, gerenciamento, previsão orçamentária, organização, direcionamento, treinamento e controle associados com a informação governamental. O termo abrange tanto a informação propriamente dita, quanto recursos relacionados, tais como pessoal, recursos financeiros e tecnologias. (CRONIN, 1990, p. 197)
Em sentido geral, o conceito de Gestão de Recursos da Informação pode ser entendido como a gestão de todos os recursos relacionados ao processo do ciclo informacional. Desta forma, percebe-se que o conceito de “Gestão da Informação” se refere ao processo informacional e “Gestão de Recursos de Informação” se refere aos recursos do qual se vale a organização para planejamento, orçamentação, capacitação de pessoas e tecnologias para tratamento da informação para o atingimento de seus objetivos. Pelos estudos de Savić (1992), observa-se que vários autores conceituam GRI sob basicamente estes três prismas – pessoas, processos e tecnologias – refletindo uma integração entre estes recursos e sua importância para o planejamento estratégico de uma organização. Conceitos como informação ambiental, ambiente externo e ambiente interno são frequentemente citados na literatura da área, refletindo uma preocupação adicional aos recursos informacionais: o
ambiente. Também Ponjuán Dante (2007, p. 35-45) comenta sobre a importância do ambiente informacional nas práticas de GI e GRI:
No ambiente externo encontram-se os provedores e os usuários, assim como muitas das forças que guiam as ações organizacionais, tais como os fatores culturais, sociais, tecnológicos, políticos e econômicos. No nível organizacional [no ambiente interno], vincula-se com elementos internos como a infraestrutura, a cultura organizacional, a comunicação organizacional, as políticas, as pessoas e as tecnologias disponíveis. (PONJUÁN DANTE, 2007, p. 36)
Talvez a ideia mais conhecida na literatura da área no que se refere ao aspecto da integração dos processos de Gestão da Informação é o conceito de “Ecologia da Informação”, desenvolvido por Thomas Davenport7. Nesta obra, o autor desenvolveu uma concepção holística, constituída de uma visão integrativa da GRI com quatro atributos-chave (Davenport, 2002, p. 44): 1) integração dos diversos tipos de informação; 2) reconhecimento de mudanças evolutivas; 3) ênfase na observação e descrição e; 4) ênfase no comportamento pessoal e informacional.
É importante ressaltar que a concepção dos fatores que se constituem como recursos de informação mudam – ou podem mudar – com o tempo. Isto pode ser constatado ao longo da literatura da GI e GRI, quando novos elementos tecnológicos, culturais, sociais, econômicos etc são agregados aos fenômenos informacionais. À medida que se concebe a sociedade como um fenômeno mutável, novas necessidades, paradigmas, referências, objetivos e expectativas são criados.
Pelo que foi exposto sobre a conceituação de GI e GRI, convém ainda esclarecer um ponto importante para o propósito deste trabalho. Embora os textos sobre GI e GRI inicialmente demonstrassem preocupação com aspectos distintos dos fenômenos informacionais das organizações, tem-se percebido, sobretudo no início deste século XXI, que a inter-relação destes dois conceitos acabou por incorporar um ao outro, de forma que seus aspectos e perspectivas misturaram-se de maneira a torná-los praticamente sinônimos. Este entendimento pode ser detectado na literatura por alguns autores, como por exemplo Wiggins, quando constatou que “sem dúvida a gerência da informação, ou melhor ainda, a gerência
dos recursos informacionais, está se tornando um conceito abrangente” (WIGGINS, 1990, p.
192).
7 Davenport, no prefácio de sua obra “Ecologia da Informação”, cita Larry Prusak como coautor das ideias do
livro, bem como a importância de sua contribuição, mas por questões pessoais de Prusak, terminou o livro sozinho.
O entendimento de que a Gestão de Recursos de Informação pode ser vista no mesmo contexto da Gestão da Informação foi encampado por muitos autores e teóricos da GI/GRI, de modo que “Gestão da Informação” passou a ser visto como o nome da disciplina ou domínio que trata, então, do gerenciamento tanto dos processos – fluxos e ciclos da informação – como dos recursos – pessoas, ferramentas/tecnologias, conteúdo – da informação. Como Malin destacou,
As práticas da GI constituíram-se através da incorporação e sobreposição de diferentes estágios: do foco inicial no controle físico de documentos, passando para o suporte nas tecnologias eletrônicas, para chegar ao foco na informação como recurso-chave. (MALIN, 2012, p. 177)
Também para Choo,
O objetivo básico da gestão da informação é a de aproveitar os recursos de informação e a capacidade de informação organizacional a fim de permitir que a organização aprenda a se adaptar ao seu ambiente em constante mudança. (CHOO, C.W., 1995, p. 5)
Davenport, reconhecendo que por muito tempo a tecnologia sobrepujou outros recursos, destacou que uma concepção equalizada, integrativa e holística dos recursos informacionais é que constituem a GI:
A abordagem comumente aceita para o gerenciamento de informações - investimento em novas tecnologias, e só - simplesmente não funciona. Os administradores precisam, na verdade, de uma perspectiva holística, que possa assimilar alterações repentinas no mundo dos negócios e adaptar-se às sempre mutantes realidades sociais. Essa nova abordagem, que chamo de ecologia da informação, enfatiza o ambiente da informação em sua totalidade, levando em conta os valores e as crenças empresariais sobre informação (cultura); como as pessoas realmente usam a informação e o que fazem com ela (comportamento e processos de trabalho); as armadilhas que podem interferir no intercâmbio de informações (política); e quais sistemas de informação já estão instalados apropriadamente. (DAVENPORT, 2002, p. 12)
Para Detlor,
GI é mais do que apenas a gestão de dados (por exemplo, fatos brutos armazenados em bancos de dados transacionais). Em vez disso, gestão da informação nas organizações envolve a gestão de um conjunto variado de recursos de informação, que vão desde dados à informação (DETLOR, 2010. p. 104)
E para Ponjuán Dante,
A que chamamos de Gestão da Informação? É o processo mediante o qual se obtém, se desdobram ou utilizam recursos básicos (econômicos, físicos, humanos e materiais) para manipular informação dentro e para a sociedade a que se serve. Tem
como elemento básico a gestão do ciclo de vida deste recurso e ocorre em qualquer organização. (...) O processo de Gestão da Informação deve ser valorado sistematicamente em diferentes dimensões e o domínio de sua essência permite sua aplicação em qualquer organização. (PONJUÁN DANTE, 2007, p. 19)
Neste estudo é adotada esta visão sintética, no qual o papel da Gestão da Informação (GI) incorpora o gerenciamento dos recursos de informação (GRI), em concordância também com a posição de Vreeken (2002, p. 31). Entende-se que esta pode ser uma visão útil para o trato desta temática.
A concepção deste campo como Gestão da Informação remete a um conceito mais amplo e abrangente, trazendo em si uma vasta gama de variáveis agregadas à informação, inclusive seus recursos, além de possibilitar interação com aspectos teóricos mais abstratos, isto é, recebimento de ideias provenientes da filosofia da informação, economia da informação, sociologia da informação, política da informação, teoria organizacional, teoria de sistemas etc. Em suma, por Gestão da Informação pode-se entender não somente as práticas de gerenciamento dos processos e recursos informacionais, mas também o próprio nome da temática ou domínio, tanto em escopo científico quanto profissional.
Por estas justificativas, doravante neste trabalho as menções à temática terão como padrão o termo Gestão da Informação, salvo em casos específicos ou apropriados, quando os recursos da informação forem analisados ou discutidos, ou quando mencionado desta forma pelos autores analisados.
3. ASPECTOS EVOLUTIVOS DA GESTÃO DA INFORMAÇÃO
Para analisar historicamente a evolução da Gestão da Informação, é necessário revisar algumas considerações sobre as condições de seu desenvolvimento enquanto disciplina. Quando se fala de Gestão da Informação, pressupõe-se que a informação seja objeto de gestão sob qualquer que seja a forma que suporte seu conteúdo. Pelo fato da GI tratar primordialmente da informação registrada, como documentos em papel ou em meio digital, ou seja, sob a forma de texto ou documentos multimídia, torna-se compreensível que sua prática já se dê há um século.
Em sua tese, Malin (2003, p. 73-75) destacou a preocupação em relação aos documentos por governos diversos ao longo do tempo. Porém este tipo de administração baseava-se em entrada e saída de papeis, sem uma preocupação mais sistemática com o gerenciamento dos processos informacionais (Davenport, 2002, p. 31). A primeira disciplina preocupada especificamente com a administração da informação registrada para fins utilitários foi a Documentação. Para ilustrar o enfoque desta área, González de Gómez traz à luz as considerações de Briet:
Entre os conceitos axiais de seu [Suzanne Briet] pensamento, destacamos sua análise da dupla articulação da produção documentária, conforme a qual os documentos primários – científicos, técnicos e administrativos – passam a ser, de modo recorrente, objeto de análise, descrição e categorização catalográfica e classificatória, num novo plano de construção discursivo documentário, que Briet chama de Documentação secundária e que incluiria catálogos, bibliografias, resumos, revisões e seus instrumentos de controle e organização, como os esquemas de classificação, os vocabulários controlados, e os tesauros. Mas não só isso: tratar-se-ia, sobretudo, de gerar uma pluralidade de produtos, recursos e serviços que dariam concretude à capacidade produtiva do novo labor intelectual e que caracterizaria propriamente o que na Europa se denominou Documentação. (GONZÁLEZ DE GÓMEZ, 2011, p. 24-25)
Para Barbosa (2008, p. 6) o ideal documentalista de Paul Otlet fornece um pano de fundo para a identificação de aspectos que caracterizam as práticas de gestão informacional, embora tenha lembrado que nos anos 1940 os trabalhos de Vannevar Bush e Frederick Hayek também tenham contribuído para o desenvolvimento da GI:
A origem da moderna gestão da informação pode ser encontrada nos trabalhos de Paul Otlet, cujo livro Traité de documentation, publicado em 1934, foi um marco fundamental do desenvolvimento da gestão da informação, disciplina que, na época, era conhecida como documentação. De fato muito do que conhecemos modernamente por gerência de recursos informacionais tem suas origens no trabalho de Otlet. (BARBOSA, 2008, p. 6)
A maioria dos autores analisados concorda que os princípios da Gestão da Informação tiveram início nos anos 1940-1950, com o que ficou conhecido como “explosão bibliográfica”8, e com o desenvolvimento de tecnologias da computação e da comunicação. Se com Otlet, nos anos 1930, já havia uma preocupação considerável com o gerenciamento bibliográfico, no pós-guerra e na guerra fria a necessidade de controle bibliográfico tornou-se não só imperativa, mas também essencial, devido à proliferação de dados de pesquisas, tanto em âmbito militar quanto em âmbito científico. Ainda que grandes corporações privadas fizessem pesquisas e contribuíssem para o aumento exponencial do volume de documentos, foi sobretudo nos contextos governamentais, científicos e militares que a prática de gerenciamento de documentos – e de informações – se consolidou.
Pelo levantamento histórico de Malin (2012), Savić (1992) e Barbosa (2008), pode-se perceber que tais causas e motivações, ou pode-seja, a explosão documental e o advento da computação e das tecnologias da informação, provocaram a consolidação da “informação” como um recurso a ser gerenciado. Segundo Malin:
Se nas décadas de 1940/1950 a informação ganhou destaque para cientistas, nas décadas de 1960 e 1970 a relevância das atividades de informação provocou interesse dos pesquisadores sociais, com o surgimento da Ciência da Informação e os estudos gerados a partir da ideia de que a economia e a sociedade podem se organizar em torno da produção, distribuição e consumo da informação. (MALIN, 2012, p. 174)
Savić (1992, p. 129) afirmou ainda que as causas para o início e consolidação da GRI foram provocadas principalmente por três eventos:
1) A explosão da informação, estendendo-se ao longo do século XX, que trouxe inúmeras mudanças à realidade cotidiana da sociedade, através do desenvolvimento de vários dispositivos e suportes; esta quantidade de informações, entretanto, além de não resolver o problema informacional traz outros em seu encalço;
2) A proliferação do papel, pois embora a explosão da informação tenha sido acompanhada de tecnologias computacionais, grande parte do volume informacional encontrava-se, nos anos 1980, em formato de papel. O autor apresentou estatísticas de modo a corroborar seu argumento e demonstrou a necessidade de organizar de forma eficiente essa pilha de papel;
8 Expressão atribuída a Forest W. Horton Jr., em sua obra Information Resource Management: concepts and
