Governança da Informação

A Governança da Informação é um aspecto relativamente recente no âmbito da GI, surgido no final dos anos 1990. Em sentido amplo, governança vem a ser o controle e o monitoramento das práticas de gestão, como um conjunto de práticas, processos, costumes,

políticas e instituições que afetam a forma que rege uma organização. A governança também envolve os atores e os objetivos organizacionais, estabelecendo critérios de relações e boas práticas administrativas e serem seguidas (Kooper et. al, 2011, p. 195).

As primeiras tentativas de se estabelecer práticas de governança com relação à informação foi feita a partir dos anos 2000, sob a forma de Governança de TI, cujo foco foi o desenvolvimento de um conjunto de melhores práticas em sistemas de tecnologia da informação, seu desempenho e gestão de riscos associados. A Governança em TI, desde então, fez muito sucesso nos meios organizacionais – sobretudo empresariais – pelo fato de ser possível o estabelecimento de políticas associadas à racionalização e otimização das aplicações e investimento em tecnologias.

Entretanto, Kooper et. al. (2011) sustentam que a governança em TI não pode ser aplicada ao ambiente informacional por três motivos: 1) a informação é o elo entre negócios e tecnologia; 2) a informação é um recurso de negócios, independente de seu suporte de TI; 3) a informação é um ativo intangível, pois é uma interpretação de dados, ao contrário de TI. ao listarem mais uma série de limitações da governança de TI em relação à informação, os autores afirmaram que

A primeira grande limitação inerente à governança de TI é que ela não se preocupa com a forma como a informação pode ser criada, coletada, consumida, processada e compartilhada, a fim de agregar valor a um negócio; porém apenas se concentra em gerir os recursos que eventualmente devem ser implantados para alcançar tal objetivo e os riscos a ele associados. (KOOPER et. al, 2011, p. 196)

A ideia de uma Governança da Informação foi introduzida pela primeira vez por Donaldson e Walker, em 2004 (Kooper et. al., 2011, p. 196), ao criarem políticas e estruturas de apoio à Sociedade Nacional de Saúde nos estados Unidos e, a partir de então, uma série de estudos e relatórios têm surgido no sentido de se fazer regulações sobre uma série de fatores ligados à informação.

Um dos aspectos mais proeminentes da Governança da Informação, ainda segundo Kooper et al. (2011, p. 196-198) é a tríade interatividade-valor-contexto; interatividade é o compartilhamento da informação que deverá ter valor agregado sob um contexto específico. Ao descrever este quadro, os autores descrevem o cerne do contexto informacional da organização, em concordância com as proposições e visões dos modelos tratados neste trabalho. Assim, pode-se conceber que

Governança da Informação envolve o estabelecimento de um ambiente de oportunidades, de regras e de tomadas de decisão para a avaliação, criação, coleta, análise, distribuição, armazenamento, uso e controle da informação, que responde à pergunta: ‘quais informações precisamos? como podemos fazer uso delas? Quem é responsável por elas?’. Pesquisas atuais revelam que em muitas organizações, se não em todas, faltam de uma política de governança abrangendo, especialmente, o formato livre e externo da informação, no qual muitas vezes as políticas e processos que possuem não são eficazes. (KOOPER et. al, 2011, p. 195-196)

A partir destas considerações, percebeu-se a importância do estabelecimento da Governança da Informação como um critério relevante para as Políticas e Princípios de Gestão da Informação, e cujos aspetos foram analisados nos modelos de GI. Para tanto, tomou-se como insumo as regras dos modelos sobre as atividades que competem à tríade interatividade-valor-contexto, como aspectos de Governança da Informação. Cabe ressaltar que os modelos propostos foram estabelecidos antes do advento da Governança da Informação, tal como atualmente entendida, embora alguns aspectos ligados às suas concepções possam ser considerados.

McGee e Prusak estabeleceram seu modelo de Gestão da Informação na primeira metade dos anos 1990, logo após a GI passar por uma profunda mudança conceitual, quando o aspecto das necessidades informacionais dos indivíduos ganha destaque nas organizações. Nesta época, a temática da Governança da Informação ainda não havia sido proposta, motivo pelo qual praticamente não há menção sobre ela em seu modelo. O conceito de Governança abordado pelos autores até então refere-se ao papel da informação no estabelecimento de estratégias, sendo a governança um dos elementos de definição estas. A preocupação girava em torno de “como os recursos essenciais deverão ser gerenciados e controlados” (MCGEE; PRUSAK, 1994, p. 54). A Governança também lidava com a questão de quem seria o responsável na execução de estratégias e quais recursos seriam essenciais ao seu controle direto. Os autores apontaram, à época, o aumento da importância da informação e da tecnologia da informação nos aspectos concernentes à governança e estrutura organizacional, fator que posteriormente resultaria nas configurações de Governança de TI.

Entretanto, em 2008 Prusak, num trabalho conjunto com Davenport e Strong (Strong; Prusak; Davenport, 2008, p. 150-157) atualizaram seus entendimentos nas questões referentes à Governança, concebendo-a como Governança Organizacional do Conhecimento e da Aprendizagem. Prusak e Davenport mais uma vez aqui compartilham a mesma visão sobre Governança. Em suas palavras, Governança seria

as especificações das decisões que precisam ser feitas e daqueles quem deve fazê- las, para maximizar os benefícios e eficiência das atividades de conhecimento e aprendizado. Note-se que a governança é diferente de gestão: o papel da governança é determinar quem decide e a administração é responsável pela elaboração e aplicação decisões. Em nossa experiência, a governança de conhecimento e aprendizado, para ser bem sucedida, precisa especificar os direitos de decisão em três grandes áreas de programas: definição, ecologia e avaliação. (STRONG; PRUSAK; DAVENPORT, 2008, p. 152).

Sob esta ótica, os autores estabelecem algumas regras de governança para um programa de conhecimento e aprendizado organizacional, com pontos que devem ser observados, a saber:

1) Definição da Programação, que vem a ser:

1.1) Identificação dos resultados desejados;

1.2) Estabelecimento de um orçamento para investimento em conhecimento e aprendizado;

1.3) Criação de portfolios e definição de responsabilidades de monitoramento estratégico.

2) Programação da Ecologia, com as seguintes observâncias:

2.1) Desenvolvimento e estabelecimento de normas culturais de conhecimento e aprendizado;

2.2) Definição de guias de relatórios;

2.3) Padrões de arquitetura e colaboração (com aplicação de ferramentas diversas); 2.4) Serviços de compartilhamento de conteúdo;

2.5) Padrões para conteúdo;

2.6) Padrões para processos de conhecimento e aprendizado;

2.7) Governança de comunicações para conhecimento e aprendizado; 2.8) Procedimento para lidar com exceções.

3) Programa de Avaliação, com os seguintes tópicos:

3.1) Avaliação dos resultados e lições aprendidas; 3.2) Relatório de gastos reais.

Uma vez identificado que seus programas de GI versam sobre gerenciamento estratégico da informação e ecologia informacional, aspectos como conhecimento e aprendizagem podem ser perfeitamente enquadrados em tais modelos. Percebe-se uma atualização dos autores nas questões referentes ao conhecimento e aprendizado, pouco contempladas nas definições originais de seus respectivos modelos. Com as definições destas regras, as seguintes atividades referentes aos seus modelos de GI podem ser reconhecidas:

 Classificação e armazenamento da informação / Obtenção de informações;

 Desenvolvimento de produtos e serviços de informação / Obtenção de

informações;

 Distribuição da informação.

Embora não mencione o nome Governança da Informação, Choo, ao descrever aspectos culturais da organização cita os princípios que dão base ao seu reconhecimento. Ele afirma que “a cultura informacional é refletida nos valores, normas e práticas da

organização em relação ao gerenciamento e uso da informação” (CHOO, 2002, p. 54). No

que se refere aos valores, surgem as seguintes questões: 1) o que faz a organização considerar ser o papel e a contribuição da informação para a eficácia organizacional?; 2) que valores refletem o estilo da organização no gerenciamento da criação e uso da informação?. As normas derivam destes valores, mas também são influenciadas pelo comportamento organizacional, podendo estas ser formais ou informais. As normas informais influenciam a criação, o fluxo e o uso da informação individual ou coletiva; as formais estabelecem guias, procedimentos e manuais registrados para o controle da informação. As práticas refletem padrões de comportamento das regras, estruturas e formas de interação e permite perceber a maneira como as pessoas buscam, organizam, usam e compartilham informações como parte de suas atribuições na organização. Em seu modelo (Choo, 2002, p. 54), suas proposições – que sugerem princípios de governança informacional – são assim dispostas:

1) Valores:

a. A informação é importante para os objetivos organizacionais; b. Percepção da GI como uma prioridade organizacional;

c. Acolhimento à novas ideias e inovações;

d. Integridade e abertura na criação e uso da informação; e. Propriedade dos ativos informacionais.

2) Normas:

a. Cautela e vigilância na coleta e uso da informação; b. Reflexão e objeção como parte do trabalho;

c. Compartilhamento ativo e proativo de informações; d. Recompensas pelo uso efetivo da informação; e. Aprendizagem com erros e falhas.

3) Práticas:

a. Criação de cargos de liderança e estruturas de coordenação; b. Desenvolvimento de planos, políticas, papeis e rotinas de GI; c. Uso dos recursos de serviços de informação;

d. Uso das tecnologias de informação e comunicação; e. Colaboração e compartilhamento de informações; f. Medição do índice de uso da informação;

g. Interesses pessoais na leitura para ampliação do espoco informacional, bem como sua atualização;

h. Acumulação de informações pessoais;

i. Treinamento e desenvolvimento em habilidades informacionais.

Com o estabelecimento destes parâmetros, é possível perceber algumas atividades do ciclo informacional de seu modelo, a saber:

 Aquisição da informação;

 Organização e armazenamento da informação;  Produtos e serviços de informação;

 Distribuição da informação;  Uso da informação;

Por sua vez, Marchand, Kettinger e Rollins também estabelecem as bases de princípios de governança da informação em seu modelo de orientação à informação. Embora os autores não utilizem o termo governança, seu modelo, Orientação à Informação, indica boas práticas e métricas de gerenciamento da informação e seus recursos – tecnologias, processos e valores comportamentais – a serem controlados através de dashboards29,

sugerindo parâmetros claros de Governança da informação. Os valores, normas e princípios em seu modelo (Marchand; Kettinger; Rollins, 2001, p. 143) são compostos por três aspectos:

1) Práticas de Tecnologia da Informação (TI): a. TI como suporte ao processo de negócios; b. TI como suporte operacional;

c. TI como suporte gerencial; d. TI como suporte à inovação.

2) Práticas de Gestão da Informação (GI): a. Detecção / Percepção da informação; b. Coleta da informação;

c. Organização da informação; d. Processamento da informação; e. Manutenção da informação.

3) Valores e Comportamentos Informacionais: a. Proatividade; b. Transparência; c. Integridade; d. Compartilhamento; e. Controle; f. Formalidade.

No estabelecimento deste modelo, os autores já incorporam as atividades do processamento da informação como parâmetros. Assim, pode-se constatar que todas as etapas ou atividades de seus modelos são relevantes para as configurações que sugerem uma governança da informação:  Detecção / Percepção;  Coleta;  Organização;  Processamento;  Uso.

Na próxima seção encontram-se a análise e discussão dos resultados referentes à comparação entre os modelos de Gestão da Informação em relação a todos os critérios estabelecidos.