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GESTÃO DE LOGÍSTICA EM EDUCAÇÃO À DISTÂNCIA1
Andrea da Silva Virmond Orientador: Prof. Msc. Ricardo Luis Barcelos
Jamais considere seus estudos como uma obrigação, mas como uma oportunidade invejável para aprender a conhecer a influência libertadora da beleza do reino do espírito, para seu próprio prazer pessoal e para proveito da comunidade à qual seu futuro trabalho pertencer. (Albert Einstein)
Resumo: Frente a um período de grandes transformações políticas, sociais, econômicas e
culturais, as organizações precisam manter-se competitivas. Para tanto, o redesenho de processos e atividades pode trazer impactos positivos e significativos, agregando maior valor à empresa. Entretanto, em toda reestruturação há também riscos, e neste âmbito, os gestores precisam ser criteriosos na tomada de decisão sobre quais caminhos seguir. Este estudo analisa os processos de envio de avaliações a polos de apoio presencial, na modalidade de Ensino à Distância, de uma Instituição de Ensino Superior. O objetivo é modelar novos processos e definir requisitos que possam contribuir para desenvolver caminhos alternativos, otimizando o desempenho das atividades logísticas. Caracteriza-se por uma pesquisa aplicada, de abordagem qualitativa, descritiva-exploratória. Como resultado - utilizando ferramentas de mapeamento – o alvitre de um novo processo foi modelado visando aumento no nível de segurança e competitividade da organização.
Palavras-chave: Ensino à Distância (EAD). Logística. Modelagem de Processos.
1 INTRODUÇÃO
Em um cenário em constante evolução, no qual o avanço das tecnologias de informação e comunicação vem trazendo transformações significativas para os mais diversos âmbitos do fazer humano, as Instituições de Ensino não poderiam ficar de fora. Acompanhar o progresso tecnológico, procurando manter uma estrutura organizacional em constante desenvolvimento não é tarefa fácil; é preciso reinventar-se diariamente. No Brasil, o Ensino à Distância (EAD) ainda é considerado uma inovação, logo; a aprendizagem nesta modalidade é um desafio, pois ultrapassa a circunscrição do ensino presencial e os próprios moldes do ensino tradicional.
1 Projeto de pesquisa apresentado ao Curso de Especialização em Gestão de Logística como requisito para a
conclusão da Unidade de Aprendizagem de Metodologia da Pesquisa Científica e requisito parcial para a elaboração do Trabalho de Conclusão de Curso.
2 Christensen e Eyring (2014) consideram que, assim como a maturação da Educação à Distância e a evolução das tecnologias, muitos desafios ainda precisam ser superados. Destarte faz-se necessário que as Instituições de Ensino estejam preparadas para acompanhar essa evolução, dominar as tecnologias de Educação à Distância, implantar, avaliar e criar novas estratégias para transcender os moldes atuais. A competitividade entre as Instituições de Ensino é crescente, e, neste nicho é necessário algo além da imitação. A transformação de um serviço ou produto sempre será melhor do que foi imitado. Desta forma, é fundamental oferecer diferencial, aprimorar, trazer algo novo aos clientes/estudantes, para que a organização possa estar sempre à frente de seus concorrentes.
Em muitos processos de ensino e aprendizagem, a avaliação (ou prova) é de primordial importância para que seja aferido o objetivo real do processo de educação. Através dela é possível verificar a efetivação ou não do aluno no processo de aprendizagem. Na modalidade de ensino à distância este instrumento avaliativo assume papel de destaque no processo de ensino-aprendizagem, especialmente quando realizada presencialmente. Estes instrumentos avaliativos seguem um fluxo de processos logísticos complexo, envolvendo diversos profissionais e áreas responsáveis, que vão desde sua elaboração até a correção. Na modalidade EAD, a gestão de processo logístico da avaliação presencial deve ser considerada como um ponto estratégico transversal à organização e seus fluxos de atividades.
A gestão logística da distribuição e da cadeia de suprimentos busca satisfazer tanto as necessidades internas da organização, quanto otimizar o tempo e reduzir os custos, desenvolvendo atividades com eficiência e buscando melhorias em seus processos de produção e distribuição. De acordo Corrêa (2014) a gestão de cadeias de suprimento, além de custos, visa diversos aspectos de desempenho como: velocidade, confiabilidade, flexibilidade, etc., para atingir os objetivos, obtendo mais eficácia no processo. É imprescindível a realização do mapeamento do fluxo de atividades para alcançar tais objetivos através do gerenciamento. O mapeamento é uma ferramenta essencial à compreensão da cadeia, e busca ponderar a estrutura física e operacional, analisando as leis que regem os processos.
Observando os processos logísticos de avaliações presenciais de uma Instituição de Ensino Superior, surgiu a questão que inspirou o presente estudo: quais melhorias podem ser incorporadas ao processo de envio de avaliações a polos presenciais no ensino à distância? Este estudo visou realizar uma análise sobre as necessidades e melhorias que podem ser incorporadas aos processos logísticos de envio de avaliações presenciais de uma Instituição de Ensino Superior do Estado de Santa Catarina.
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2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA 2.1 Logística em EAD
Segundo Barros (2003), a Educação à Distância (EAD) deu seus primeiros passos por volta do século XVIII, com o advento de cursos por correspondência ofertados por uma Instituição de Boston (EUA). No Brasil, a história da EAD teve seu início no século XX com o surgimento de cursos profissionalizantes, os quais capacitavam profissionais para o exercício de suas funções. Devido ao surgimento de novas tecnologias, houve um crescimento muito significativo nesta modalidade de ensino, sendo necessário então, estabelecer regras para não comprometer a qualidade dos serviços ofertados. Em 1961 foi criada no Brasil a LDB (Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional), - primeira legislação sobre a educação - mas somente em 1996 é que a EAD passou a ser reconhecida como modalidade de ensino em todos os níveis. Atualmente, no Brasil, esta modalidade tem se expandido por diversas Instituições de Ensino, em uma crescente busca pelo processo de transformação do cenário educativo - que com métodos diferenciados vem ofertando uma aprendizagem proativa, nesta época que passou a ser considerada como a ‘era do conhecimento’.
Para Christensen e Eyring (2014), em um cenário altamente competitivo e em constante transformação, é indispensável que as universidades procurem desenvolver suas atividades de ordem fundamental com maior rapidez. Nesta perspectiva, visando a melhoria de pontos de processos, e garantindo maior produtividade, agilidade e otimização de atividades no ensino à distância; entra em cena a gestão da logística em EAD, que através das melhores práticas com base em resultados, tende a inovar gradativamente, promovendo o progresso para manter o diferencial competitivo. Quando se fala de Logística em EAD, entende-se por um trabalho voltado para a produção e distribuição, tendo por base a agilidade nos processos e a diminuição de valores monetários que as instituições destinam a esse mister.Consequência disso, é também a contribuição social da Logística EAD, pois melhorando a oferta de ensino amplia-se o acesso à educação e à qualificação profissional. Logo, a gestão de logística em EAD não pode ser considerada somente a disponibilização de espaços físicos, pois ela envolve um complexo processo de distribuição, gerenciamento de canais de conteúdos e caminhos de acesso ao conhecimento.
Castiglion (2014), afirma que a Logística assume um papel de grande importância em sua função exercida na empresa; ela contribui para agregar valor aos seus produtos, bens e
4 serviços, na constante busca para se manter competitiva no mercado. No entanto, apesar de agregar valor aos produtos e/ou serviços de uma empresa, a Logística é composta por atividades de transporte, processamento de pedidos, armazenamento e estocagem - elementos que formam os custos logísticos. Dentre estes formadores dos custos logísticos, é sabido que os relacionados ao transporte representam o elemento mais importante, tendo papel fundamental no desempenho de diversas extensões do serviço, sendo determinante para que a empresa possa obter o controle das operações, tomar decisões e atingir o lucro desejado.
Paoleschi (2014) afirma que as organizações para se manterem competitivas, devem produzir com maior qualidade, menor custo, e preços acessíveis aos seus clientes. Neste sentido, deve-se acompanhar as exigências do mercado. Como uma parte especializada da cadeia de suprimentos, a gestão eficiente da logística coopera para que o fluxo de produtos e informações estejam melhor conectados, minimizando custos e proporcionando agilidade e efetivação dos processos da empresa, ou seja, uma boa administração da logística de suprimentos constitui-se em dispor a movimentação de suprimentos envolvendo operações específicas, se tornando uma importante arma competitiva, pois através dela evidenciamos os impactos no resultado econômico das empresas componentes.
Conforme aponta Corrêa (2014), a gestão da cadeia de suprimentos é a administração integrada dos principais processos do negócio, o qual permite o ganho colaborativo, agregando valor a todos os clientes envolvidos. Pois, para o sucesso de uma empresa é fundamental que seus parceiros também sejam eficientes e eficazes, e isso somente é possível com a integração da cadeia de suprimentos. Taylor (2005) define a cadeia de suprimentos como um conjunto de instalações conectadas, exigindo a movimentação de várias componentes de modo peculiar, sendo preciso gerenciar esses movimentos para que o objetivo principal seja alcançado, que nada mais é do que a disponibilização dos produtos na hora e no local corretos.
Por outro lado, é preciso levar em conta que a cadeia de suprimentos é um sistema dinâmico, pelo fato de que com o tempo as demandas e capacidades dos envolvidos no processo mudam. Logo, a cadeia de suprimentos precisa estar em constante evolução, devendo as empresas analisarem as suas, e projetá-las também para ambientes de diferentes cenários, pois as incertezas existem e podem gerar riscos para as organizações. De acordo com Levi (2010) o planejamento da cadeia de suprimentos é de suma importância no tratamento dos principais trade-off, ou seja, o ato de escolher uma coisa em detrimento de outra, tais como: o custo de preparação da produção versus os custos de transporte, ou tamanhos dos lotes de produção versus capacidades. No planejamento da cadeia são analisado dados como: custos de produção,
5 suprimentos, estocagem, transportes, taxas, e outros, bem como as capacidades e as alterações que acontecem ao longo do tempo. Ainda, devido às incertezas na demanda e oferta, e da evolução da cadeia de suprimentos, a otimização de seu desempenho é muito complexa, entretanto, o planejamento logístico permite a otimização do desempenho por meio da análise de toda a rede. Um bom planejamento da cadeia de suprimentos, visa trazer o cliente para a empresa através da adaptação e descoberta de novas alternativas para agregar valor a seus produtos e serviços, criando assim, uma conexão mais intensa e consolidada de acordo com a necessidade de seu público alvo.
Partindo destes princípios, para obter um bom planejamento da cadeia de suprimentos, algumas ferramentas de mapeamento e modelagem de processos devem ser utilizadas como base à gestão, para a tomada de decisão. Nesse contexto, com o mapeamento do fluxo de trabalho é possível promover a visualização e compreensão, na integra, das atividades executadas em uma seção; seus processos e setores envolvidos, expondo os pontos de melhorias nos serviços, com maior destreza e facilidade. Entendendo que o mapeamento de processos é uma ferramenta gerencial que tem como função primordial auxiliar na melhoria de processos existentes ou na inovação destes, podemos observar tarefas que se tornam repetitivas, - deixando de ser producentes - em outros casos, o retrabalho também ganha espaço na cena, - o qual precisamos estudar nossas reais possibilidades - e encontrar saídas para redução de gastos, investindo em processos que realmente otimizem as tarefas e direcionem uma nova ação para o negócio de fato ter o rendimento almejado, alavancando sua performance conforme apontam Gomes e seus colaboradores (2015):
Por se tratar de um componente essencial para o gerenciamento e comunicação, o mapeamento de processos pode ainda permitir a redução de custos na prestação de serviços, a redução nas falhas de integração entre sistemas e melhora do desempenho da organização. Além de ser uma excelente ferramenta para possi-bilitar o melhor entendimento dos processos atuais e eliminar ou simplificar aqueles que necessitam de mudanças.
Considerando que as Instituições educacionais EAD visam oferecer ensino de qualidade, atendendo as exigências pedagógicas, satisfazendo as necessidades e anseios de seus estudantes, e assim procurando se manter em um posicionamento estratégico; é fundamental conhecer melhor seu ambiente interno e processos, para que possa gerar novas ideias e transformá-las efetivamente, pois, desenvolver a inovação é uma característica essencial para se manter competitiva num mercado cada vez mais acirrado. Evidencia-se, então, a necessidade
6 de analisar o processo logístico, no que tange o envio de avaliações presenciais, na busca de alguns arranjos que possam contribuir para a redução de custos relacionados a este processo.
2.2 Gestão e Modelagem de Processos
Processos são entendidos como ações, e a ordem com que estas são desenvolvidas dentro de um ambiente organizacional, com o mesmo objetivo em comum. Tais ações integradas, contribuem para o exito da empresa em sua misão. Na pespectiva de alguns criadores da reengenharia, os processos são a estrutura pela qual uma organização faz o necessário para produzir valor aos seus clientes.
A Gestão de Processos permite o alinhamento desses processos com os objetivos estratégicos da organização, procurando promover a melhoria contínua dos mesmos, e assim elevar o nível de desempenho e os resultados organizacionais. Pradella (2012) afirma que a gestão de processos serve como elo entre as estratégias organizacionais e as atividades diárias da empresa, servindo como conector para tudo o que se realiza em uma organização. Albertin e Pontes (2016) descrevem que um gerenciamento eficaz, exige conhecer profundamente os processos da empresa, para tal, o mapemaneto dos processos é a principal arma para a identificação de possibilidades de melhorias, utilizando-se de técnicas que permitem compreender mais profundamente o funcionamento das atividades e seus processos estruturais. Um bom emprego das técnicas de mapeamento para visualização das atividades traz inúmeras vantagens aos gestores e, consequentemente às empresas, sobretudo quanto à análise e controle de processos que interferem no resultado final do negócio. O SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers) é uma ferramenta de mapeamento de nível altamente elevado, que tem por finalidade promover a visualização do processo avaliado e de seus elementos fundamentais, de uma forma geral. Com o desígnio de contribuir na identificação de falhas e/ou oportunidades de progresso, o mapeamento promove o levantamento de todos os detalhes referentes às atividades que necessitam de melhorias na instituição. A fim de modelar de maneira mais detalhada o mapeamento dos processos, a ferramenta BPMN (Business Process Model and Notation) promove a diagramação; sendo possível documentar os processos para automatizá-los com facilidade, ou seja, é uma forma de documentar todos os requisitos tanto para área de Negócios quanto pela área de Tecnologia da Informação (TI), possibilitando que as atividades sejam automatizadas.
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3 METODOLOGIA
Este estudo apresentará um enquadramento metodológico como uma pesquisa de natureza aplicada, efetuada dentro de uma instituição e motivada pela competição de mercado. Nele serão avaliados os processos logísticos de envio de instrumentos de avaliação presencial aos polos de apoio - sistema atualmente adotado, - e propostas melhorias a serem aplicadas à gestão de logística de uma instituição de EAD. Para a elaboração deste trabalho será utilizado a pesquisa de campo, que tem por finalidade observar fatos, cenários e ambientes da Instituição, verificando como ocorre na realidade; e através de pesquisa documental, levantamento de dados numéricos como: custos de impressão, transporte e outros, por meio de elementos observados, e, entrevistas com envolvidos no processo para complementar o estudo.
Esta pesquisa segue uma característica de estudo de caso quali-quantitativa, sendo quantitativa por apontar numericamente a frequência e a intensidade de comportamentos do objeto de pesquisa, obtendo dados e informações a este respeito, e qualitativa por buscar compreender e interpretar comportamentos, opiniões e expectativa dos grupos. A mesma ainda possui origem exploratória, devido ao objetivo de analisar aspectos referentes ao elemento estudado, e, a existência de novas situações, e descritiva por observar, registrar e analisar os fenômenos ou sistemas técnicos, e explicativa por interpretar e identificas causas.O objeto de estudo envolvido na pesquisa é uma universidade do estado de Santa Catarina que atua na modalidade de ensino à distância. O campo de pesquisa será o setor de logística de avaliações presencias e seus respectivos polos de apoio presencial.
Para amparar os objetivos propostos as técnicas de coleta de dados escolhidas foram a análise de conteúdo, utilizando-se de documentos, registros internos, levantamento de dados, observação e entrevistas, como fonte de pesquisa. A relevância organizacional deste trabalho está na sugestão de melhorias à instituição, através de uma gestão de logística eficiente, buscando elementos ou mecanismos que minimizem gastos desnecessários, focando na redução de custos logísticos.
4 RESULTADOS
Esta etapa apresentará o levantamento de informações, bem como, o mapeamento dos processos e resultados encontrados no desenvolvimento desta pesquisa. Sendo mensurado no
8 item 4.1 o mapeamento do processo atual, no item 4.2 a análise de dados, e no item 4.3 a proposta de melhoria. Este relatório visa detalhar uma proposta para operacionalizar de modo mais eficiente o processo atualmente adotado, quanto ao envio de avaliações presenciais aos polos, focando na redução dos custos de operacionalização.
4.1 Mapeamento Processo Atual
4.1.1 Macroporcesso – Envio de Avaliações Presenciais
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4.1.2 Fluxograma – Envio de Avaliações Presenciais
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4.2 Análise de Dados
Com base no estudo realizado, através do detalhamento da operacionalização atual, e de levantamentos como: quantidade de pessoas, setores e parceiros envolvidos, etapas do processo, quantidade de avaliações enviadas e impressões, tempo médio dos processos, custos com aluguel de equipamentos, folhas e impressões, transportes, etc.; obteve-se uma melhor compreensão do processo - o que possibilitou o diagnóstico de problemas, e favoreceu a percepção de pontos estratégicos a serem ponderados na pesquisa.
Atualmente, no setor da Logística de Avaliações trabalha-se com uma equipe composta por dez colaboradores em diferentes atribuições, e dentre elas, o envio das avaliações é a maior atividade, a qual exige o auxílio de grande parte dos colaboradores do setor em momentos de pico de demanda. Em alguns momentos, a mesma equipe que realiza o agendamento no sistema também atua no recebimento das avaliações (retorno), no entanto, há períodos em que estas atividades colidem, logo, a equipe precisa se dividir para dar continuidade a ambas atividades.
Hoje, para operacionalizar as ações via sistema (agendamento e geração de atas) são necessários 4 funcionários; para a conferência das avaliações (separar por aluno/sala/turno) e montagem dos malotes para coleta dos Correios (envio) contabiliza-se entre 5 e 6 pessoas. Este procedimento tem a durabilidade média de 3 dias, iniciando a partir do primeiro dia de impressão. O tempo de preparação, refere-se a todos os procedimentos necessários para montagem e envio dos malotes de provas, com todas as documentações, excetuando o tempo de impressão. Para a atividade de impressão, trabalha-se com um impressor e quatro impressoras, sendo duas impressoras Ricoh Afício 6002, uma Ricoh Afício SP C431DN
(colorida), e uma Ricoh Afício MP 201FPF (utilizada para impressões gerais e etiquetas). O tempo de impressão varia entre 2 ½ a 3 ½ dias, dependendo da quantidade de documentos/avaliações a ser impressa (o que varia de acordo com o período do semestre) – este processo tem como vantagem o grampeamento automático nas impressoras Ricoh Afício 6002, eliminando o tempo que seria gasto para organizar e grampear as avaliações.
O transporte das avaliações é feito pelo serviço de Sedex dos Correios, sendo realizada a postagem dos objetos de 10 a 15 dias antecedentes à data da prova. Todos os procedimentos de envio são realizados no setor de Logística de Avaliações Presenciais, e coletados pelos Correios no local. Em todos os encontros são encaminhados 72 malotes de provas aos polos de apoio via Correios, - com exceção dos polos próprios da instituição - ocorrendo variação no custo por questão de peso/quantidade de avaliações e demais materiais enviados.
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4.3 Proposta de Melhorias
Considerando-se a totalidade, este estudo tem por finalidade analisar aspectos das atividades desenvolvidas, sejam elas na sede ou nos polos de apoio, comprovar a redução de custo com produção e transportes, auxiliar quanto às decisões de natureza estratégica, e consequentemente trazer vantagens para a empresa. Frente ao resultado encontrado neste estudo (no qual inicialmente é apontada uma diferença estatística significativa) fica evidente que a opção de impressão dos instrumentos avaliativos nos próprios polos de apoio apresenta uma economicidade à Instituição. No entanto, o estudo apresentou que alguns locais devem permanecer sendo impressos na sede (polos próprios, capitais e grandes cidades).
Através da análise realizada referente aos valores pagos para aquisição de papel, impressão e transporte dos instrumentos avaliativos, constatou-se que a impressão no polo se torna viável nos polos onde a quantidade de estudantes é menor, para os demais locais (considerados grandes polos), continua sendo mais vantajoso a impressão na sede, uma vez que ainda se faz necessário o pagamento para locação dos equipamento de impressão. Sendo possível apenas uma renegociação para arrefecimento de um dos equipamentos, o que em tese, também possibilitaria uma redução de custos.
Em um cálculo básico de projeção de custos para a realização de parte da impressão na sede da instituição e parte nos polos de apoio, com um repasse ao Polo no valor de R$ 0,10 (dez centavos) por folha impressa no local, a economicidade seria de aproximadamente R$ 16.669,20 (dezesseis mil, seiscentos e sessenta e nove reais e vinte centavos) por semestre. Logo, é notório que uma ação pequena e simples, ocasiona em economia de trabalho, tempo e dinheiro, reduzindo gastos, assegurando custos operacionais mínimos nas funções atribuídas, obtendo uma melhor relação custo-benefício. Uma segunda opção identificada no estudo, com menor impacto, mas que também poderia ajudar a construir um hábito de economicidade maior a longo prazo - juntamente com outras sugestões de melhorias, como a proposta de retirada do envio da resma de papel extra que atualmente é encaminhada no primeiro malote de avaliações do semestre - é possível obter do mesmo modo ganhos financeiros menores, mas que também contribuiriam com a capitalização de recursos.
Ponderando a implementação da primeira opção (impressão das avaliações em alguns polos), outro ponto não menos importante a ser considerado é quanto à questão de tempo. Com a possibilidade de impressão nos polos, as ações via sistema poderiam ser efetivadas mais tarde, permitindo maior flexibilização de prazos para que os estudantes solicitem as trocas de local de
12 prova, fornecendo maior tempo aos professores para correção das avaliações e publicação das respectivas notas, e consequentemente a redução da quantidade dos agendamentos de estudantes previstos para a realização de Avaliações Finais, uma vez que; com a disponibilidade maior de tempo para correção e a possibilidade de os agendamentos serem realizados em datas mais próximas à data de aplicação das avaliações, estas ações diminuiriam o número de estudantes previstos, - aqueles que ficam alocados para avaliação final devido a atrasos na publicação das notas - assim reduzindo o número de impressões desnecessárias.
Esta proposta não abrange somente os polos de apoio com capacidade de impressão, mas também os demais polos que permanecerão sendo impressos pela Logística de Avaliações Presenciais, para qual a entrega dos Correios se tornaria mais eficaz, sendo que o envio dos malotes de provas também poderia ser mais tardio. Faz-se importante observar que com a introdução destas sugestões no processo, não se poderia eliminar totalmente a utilização dos serviços dos Correios para os locais cujo a impressão seria realizada no polo, uma vez que permaneceria a necessidade de envio de materiais de apoio aos polos, como por exemplo o envio de embalagens plásticas para lacrar as avaliações. Além disso, em alguns locais o retorno dos pacotes de avaliações poderá estar sobre a responsabilidade da Instituição. Ao mesmo tempo, havendo a aplicabilidade de impressão nos polos, é possível reconfigurar o quadro funcional dos operadores da Logística de Avaliações Presenciais.
Frente a atual situação econômica do País, e na promoção de um gerenciamento mais eficiente, é fundamental a busca de alternativas para melhorias nos processos. Neste panorama algumas medidas precisam ser adotadas para um bom resultado de economia de recursos e de tempo. O valor está em pequenos ganhos diariamente, e, para construir novos hábitos, a melhoria está na pequena margem de diferença em tudo que se faz.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Diante da análise realizada nesta pesquisa, foi possível apontar algumas considerações importantes, que poderão servir como norte à Instituição. No intuito de otimizar as tarefas, através do estudo do processo logístico adotado atualmente, constatou-se que uma nova estrutura do fluxo de atividades contribuiria para minimizar custos e agregar valor à empresa. No desenhar deste estudo, buscou-se razões concretas para atestar que, a proposta para impressão dos instrumentos avaliativos em parte dos polos de apoio presencial gera maior
13 rentabilidade, por reduzir o custo de operacionalização deste processo. Mesmo com alguma desvantagem em determinado momento, quanto a qualidade do serviço e o acesso de mais usuários, ainda assim é vantajoso devido a comprovação de redução de custo, e, por representar uma oportunidade em melhorar a eficiência operacional, alcançando vantagens competitivas, no selvagem mundo dos negócios.
O desenvolvimento do presente estudo, possibilitou uma análise aprimorada em um dos processos mais importantes do setor analisado, através da ferramentas SIPOC (Suppliers, Imput, Process, Ouputs, Customers), BPMN (Business Process Model and Notation) e o instrumento 5W2H, que possibilitaram o mapeamento das atividades e a construção de fluxogramas (macro e micro processos). Tendo em vista o objetivo proposto: analisar o processo logístico dos instrumentos avaliativos presenciais, a fim de otimizar tempo e reduzir custos, e levando em consideração os aspectos observados, considera-se que o trabalho tenha alcançado o efeito desejado. Nota-se que é possível melhorar cada área/atividade em pequenos passos, a melhoria é perceptível, e faz a maior diferença auxiliando a organização a ser mais eficiente. A apresentação do novo fluxo aponta um processo um pouco mais complexo, com mais usuários chaves envolvidos, do mesmo modo garante a qualidade e eficiência do serviço prestado, quanto a aplicação dos instrumentos de avaliações aos estudantes.
Todas as ferramentas e instrumentos utilizados na coleta de dados, mapeamento e análise, contribuíram de forma eficaz para o alcance dos objetivos, mesmo que a diferença estatística possa em determinado momento parecer pouco significativa quanto ao custo de transporte, se considerado por data de envio - que é aproximadamente R$ 2.716,53 (dois mil, setecentos e dezesseis reais e cinquenta e três centavo) por encontro- percebe-se que há outras pequenas melhorias que também podem ser incorporadas, e que somadas representam ganhos maiores, como tempo de processamento e prazos. Assim, evidencia-se, pela observação dos aspectos analisados, que o uso de conceitos, técnicas e ferramentas de gestão favorecem o desenvolvimento dos processos, tornando-se relevante, necessário e benéfico a organização. Através da montagem de fluxos mapeados no BPMN e SIPOC, promove-se a compreensão visual dos processos, favorecendo a identificação de envolvidos, e oferecendo alternativas para aprimorar a eficiência do negócio.
Nesse sentido, acredita-se que este trabalho cumpre a função a que se presta ao realizar uma análise prática da situação atual, de um dos processos, propondo melhorias para implementação exequível às dificuldades encontradas. E, como limitação deste estudo, fica a verificação da aplicabilidade deste novo fluxo de processos, e, o fruto da aplicação técnica deste
14 modelo. Por fim, sugere-se como complementação deste trabalho, um estudo acerca da estruturas dos polos, a fim de identificar pontos de melhorias estruturais e/ou alternativas que possam contribuir para o bom desempenho na implementação deste projeto.
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