MANUAL DO UTILIZADOR Plataforma RHInnO Ethics. 6/14/2013 COHRED Web for Development Team

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MANUAL DO UTILIZADOR

Plataforma RHInnO Ethics

6/14/2013 COHRED

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RHInnO Ethics – MANUAL DO UTILIZADOR ₂

Objetivo do presente documento:

Bem-vindo à plataforma RHInnO Ethics. Este Manual do Utilizador vai guiá-lo através das diferentes áreas da plataforma. Nas páginas seguintes, esta plataforma é explicada integralmente e são abordados temas como o início de sessão, a adição de ciclos de revisão de ética, a apresentação de propostas, a gestão das bases de dados de revisores, a distribuição e revisão de propostas e a análise de dados.

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Índice

1. INTRODUÇÃO... 4

1.1 O QUE É O RHINNO? ... 4

1.2 QUAIS SÃO AS VANTAGENS? ... 4

1.3 COMO PODE O RHINNO AJUDAR-ME? ... 5

1.4 QUAIS SÃO AS PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES? ... 5

1.5 QUAIS SÃO OS REQUISITOS DO SISTEMA? ... 6

2. PRIMEIRO ACESSO ... 7

3. MANUAL GERAL ... 7

3.1 INICIAR SESSÃO ... 7

3.1.1 Requisitos ... 8

3.1.2 Browsers ... 9

3.1.3 Como iniciar sessão ... 9

3.2 PERFIS DE UTILIZADOR ... 9

4. MANUAL DO ADMINISTRADOR ... 10

4.1 ANÚNCIO DE REVISÃO DE ÉTICA ... 10

4.1.1 Introdução ... 10

4.1.2 Criar um novo anúncio de revisão de ética ... 10

4.1.3 Gerir anúncios de revisão de ética ... 13

4.2 REVISORES DE ÉTICA PARA A INVESTIGAÇÃO ... 14

4.2.1 Introdução ... 14

4.2.2 Adicionar/convidar novos revisores de ética ... 15

4.2.3 Gerir revisores de ética para a investigação ... 16

4.3 PROPOSTAS DE REVISÃO DE ÉTICA ... 17

4.3.1 Introdução ... 17

4.3.2 Gerir propostas de revisão de ética... 18

4.3.3 Atribuir (Enviar uma candidatura a um ou mais revisores) ... 19

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1. Introdução

De um modo geral, o objetivo da RHInnO Ethics é disponibilizar às comissões de ética para a investigação, aos governos, aos investigadores e às autoridades reguladoras de medicamentos, informações e sistemas de gestão baseados na Web que garantam a disponibilização de dados rápida e fiável, e em tempo real, bem como gráficos e tabelas que possam ser utilizadas para tarefas de monitorização, avaliação e comunicação.

1.1 O que é o RHInnO?

O RHInnO é um sistema de gestão de dados, que permite controlar e automatizar todo o ciclo de vida de um processo de investigação. Quer pretenda registar instituições de investigação, publicar convites à apresentação de propostas ou publicar resultados de investigação, a nível global, através da Health Research Web - HRWeb (Web de Pesquisa em Saúde)*, o RHInnO presta assistência aos utilizadores em todas as etapas. O RHInnO abrange todo o processo de gestão da investigação, permitindo aos utilizadores melhorar processos de gestão, evitar a perda de documentação e acelerar os processos – tornando o trabalho mais eficiente e rentável.

* A Health Research Web é uma plataforma de informação e gestão baseada na Web e, também, uma comunidade online de pessoas que partilham o interesse em construir um sistema de informação e gestão de elevada qualidade, num espírito de respeito mútuo, em prol da «saúde para todos», permitindo que todos aqueles que, através da investigação, trabalham em benefício da saúde, da igualdade e do desenvolvimento encontrem, utilizem e partilhem as informações necessárias para alcançar os seus objetivos.

1.2 Quais são as vantagens?

Os administradores das CEI/CRI (comissões de ética para a investigação/comissões de revisão institucionais) veem-se confrontados com um volume cada vez maior de documentação. O RHInnO elimina toda a complexidade inerente à criação de processos de recolha de dados em formato papel, o que, consequentemente, facilita a utilização de ferramentas como o Gmail ou outras aplicações Web. Desta forma, as CEI conseguem trabalhar de forma mais eficiente. O RHInnO permite aos utilizadores introduzir e gerir informações relacionadas com projetos e propostas de investigação. Nestas informações podem incluir-se detalhes como a identificação do principal investigador, dos revisores e da fonte de financiamento, podendo ainda adicionar-se anexos, descrições, comentários, documentos de apoio e muito mais. O sistema disponibiliza uma plataforma para a gestão da revisão de ética, compromissos e debates online, funcionando ainda como rede social.

Ao iniciarem sessão no RHInnO, os utilizadores conseguem aceder a uma lista de ações recentes e alertas quando, por exemplo, um projeto não está concluído ou necessite de ser revisto e/ou quando um novo projeto é apresentado ou aprovado. O RHInnO envia lembretes em tempo real para diferentes perfis de utilizador (por exemplo, administradores, revisores, investigadores), dando-lhes a possibilidade de agir com prontidão.

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1.3 Como pode o RHInnO ajudar-me?

 Proporciona uma direção estratégica clara para a gestão global da investigação.  Melhora a gestão dos fluxos de informação.

 Aumenta a responsabilização e transparência.  Melhora o controlo das atividades de investigação.

 Aumenta a integração ou coordenação entre os sistemas de informação no domínio da investigação.

 Normaliza e harmoniza os processos de revisão no domínio da investigação.  Acelera o processo de revisão e, consequentemente, aumenta a eficiência.  Evita a perda dos materiais apresentados e os atrasos na comunicação.  Melhora a qualidade da informação.

1.4 Quais são as principais funcionalidades?

 Processo de candidatura:

o formulário de candidatura online;

o apresentação de projetos para revisão pelos investigadores principais, incluindo documentação de apoio;

o recibo de pagamento (transferência bancária) pela revisão; o certificado de apresentação;

o transmissão segura das propostas (ligação encriptada).  Processo de revisão:

o gestão de propostas;

o distribuição de propostas a revisores; o formulários de revisão online; o relatórios de propostas e revisão; o base de dados de revisores;

o exportação de dados para formato Excel ou PDF (para impressão e cópia de segurança).

 Funcionalidades gerais:

o quadro de mensagens e anúncios; o gestão de candidaturas;

o análise de gráficos e indicadores; o relatórios de progresso e finais.

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1.5 Quais são os requisitos do sistema?

Windows Requisitos mínimos

Ligação à Internet Cabo ou DSL

Sistema Operativo XP, Vista ou Windows 7

Processador do Computador CPU com suporte SSE2, incluindo Intel Pentium 4, Pentium M, Core ou Atom, AMD Athlon 64 ou superior.

Memória do Computador 512 MB ou superior Resolução do Ecrã 1024×768 píxeis

Browser da Internet  Mozilla Firefox 7 ou superior

 Internet Explorer 7 ou superior

 Safari 4 ou superior

 Google Chrome

Mac OS X Requisitos mínimos

Sistema Operativo Mac OS X 10.5 ou superior

Processador do Computador Mac com processador Intel a 1,5 GHz Memória do Computador 512 MB ou superior

Resolução do Ecrã 1024×768 píxeis

 Safari 4 ou superior

 Google Chrome

Linux Requisitos mínimos

Sistema Operativo Um ambiente relativamente moderno do Linux de 32 bits é necessário. Se estiver a utilizar uma distribuição Linux de 64 bits, tem de instalar o ambiente de

compatibilidade de 32 bits. Processador do Computador Pentium III ou Athlon 800 MHz, ou

superior

Memória do Computador 512 MB ou superior Resolução do Ecrã 1024×768 píxeis

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2. Primeiro acesso

1. Aceda à plataforma através do seu browser da Internet.

2. A plataforma fica imediatamente acessível, com a seguinte visualização:

3. A plataforma está pronta para começar a navegar.

NOTA: os ciclos de revisão de ética apenas ficam disponíveis, depois de terem sido adicionados pela instituição. Caso não haja ciclos disponíveis, esta página aparece vazia. Obtenha mais informações sobre os ciclos de revisão de ética para a investigação na secção «GERIR ANÚNCIOS DE REVISÃO DE ÉTICA».

3. MANUAL GERAL

3.1 Iniciar sessão

Ao iniciar sessão na plataforma RHInnO Ethics, vai poder aceder a funcionalidades administrativas, incluindo a criação e edição de anúncios/ciclos de revisão de ética, gestão de protocolos/propostas/projetos apresentados, visualização dos seus dados ou alteração das informações da sua conta.

Para iniciar sessão na sua conta RHInnO Ethics, clique em «Log in» (Iniciar sessão) no canto superior direito da página RHInnO Ethics. Vai necessitar do endereço de e-mail com o qual criou a conta e da palavra-passe. Depois de introduzida toda a informação necessária, os seus dados são enviados, em segurança, para os nossos servidores, através de SSL. Se o início de sessão for bem-sucedido, é redirecionado para a sua conta RHInnO Ethics.

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RHInnO Ethics – MANUAL DO UTILIZADOR ₈ 1. Clique na hiperligação «Log in» (Iniciar sessão) no canto superior direito da barra de

navegação.

2. Para os utilizadores com conta, o sistema apresenta um endereço de e-mail e palavra-passe. Os novos utilizadores devem clicar na opção para criar uma conta.

NOTA: os campos do início de sessão são sensíveis a maiúsculas e minúsculas. 3. Clique no botão «Log in» (Iniciar sessão).

4. Após esta autenticação, pode aceder à sua conta RHInnO Ethics.

3.1.1 Requisitos

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RHInnO Ethics – MANUAL DO UTILIZADOR ₉ com o qual criou a conta, bem como da sua palavra-passe. Caso ainda não possua uma conta RHInnO, pode começar por clicar na hiperligação «Create an account» (Criar uma conta).

3.1.2 Browsers

Pode utilizar qualquer browser para iniciar sessão, contudo apenas as versões Internet Explorer 7 ou superior, Mozilla Firefox 7ou superior, Google Chrome e Safari 4 ou superior são oficialmente suportadas pelo RHInnO.

3.1.3 Como iniciar sessão

Caso tenha sido o criador da sua conta, existem duas formas possíveis para iniciar sessão na RHInnO Ethics. A primeira é fácil de encontrar. Basta clicar na hiperligação «Log in» (Iniciar sessão) no canto superior direito de qualquer página.

3.2 Perfis de utilizador

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Administrador - Utilizador ou utilizadores responsáveis pela gestão de acessos a todas as

informações introduzidas no sistema. Este perfil permite ao utilizador gerir e controlar os anúncios de ciclos de revisão de ética e as candidaturas apresentadas, adicionar novos administradores e gerir a base de dados de revisores. Os utilizadores com este perfil não podem ser eliminados do sistema.

Investigador/Candidato – Utilizadores que apresentam projetos de investigação para revisão

de ética. Este perfil permite aos utilizadores gerir as propostas apresentadas e monitorizar o processo de revisão. Pode ser criada uma nova conta de investigador/candidato para investigadores que queiram apresentar propostas de investigação para aprovação ética. Para isso, só tem de clicar na hiperligação «Create an Account» (Criar uma conta), na página de início de sessão.

Revisor - Por predefinição, uma conta de revisor é apenas criada quando um administrador

convida uma pessoa em particular para ser membro da base de dados de revisores. Este perfil permite ao utilizador aceitar ou recusar um convite para rever um projeto de investigação e apresentar as revisões éticas depois de concluídas.

4. Manual do administrador

4.1 Anúncio de revisão de ética

4.1.1 Introdução

A secção dedicada aos anúncios de revisão de ética permite aos administradores definir um nosso ciclo de revisão de ética, onde os investigadores/candidatos podem apresentar os projetos de investigação para revisão de ética. Todos os anúncios de revisão de ética adicionados são apresentados na página «Research Ethics Review Cycles» (Ciclos de revisão de ética para a investigação). Esta página apresenta uma lista com os ciclos de revisão disponíveis que os investigadores/candidatos podem utilizar para apresentarem projetos para revisão de ética.

4.1.2 Criar um novo anúncio de revisão de ética

1. Aceda à página do perfil de administrador ou clique na hiperligação «Main Page» (Página inicial).

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RHInnO Ethics – MANUAL DO UTILIZADOR ₁₁ 2. Clique em «Add new ethics review announcement» (Adicionar novo anúncio de

revisão de ética). É também possível adicionar novos anúncios de revisão de ética, clicando em «Manage ethics review announcements» (Gerir anúncios de revisão de ética). Esta opção é explicada em maior detalhe na secção que se segue.

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RHInnO Ethics – MANUAL DO UTILIZADOR ₁₂  «Date start» (Data de início): data a partir da qual os investigadores/candidatos

podem começar a apresentar os respetivos projetos de investigação para revisão de ética.

 «Date end» (Data de fim): data que determina o momento a partir do qual o sistema bloqueia a apresentação de projetos de investigação, por parte dos

investigadores/candidatos, para determinado ciclo de revisão.

 «Title» (Título): breve título identificativo do ciclo que vai aparecer na página «Research Ethics Review Cycles» (Ciclos de revisão de ética para a investigação). Do título pode constar o nome do mês, caso os ciclos de revisão ocorram num esquema mensal.

 «Instructions» (Instruções): instruções ou declarações específicas relativas a um ciclo de revisão.

 «Maximum number of proposals» (Número máximo de propostas): não se trata de um campo obrigatório, pode ser deixado em branco quando um ciclo não apresenta limitações quanto ao número máximo de propostas que a comissão de ética para a investigação consegue rever durante um determinado período.

 Country (País): Por predefinição, o país onde está sediada a sua instituição aparece selecionado.

 Add a hyperlink to a document related (Adicionar uma hiperligação para

documento): é possível adicionar uma hiperligação ou documento relevantes para o

anúncio de revisão de ética. 4. Clique no botão «Save» (Guardar).

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4.1.3 Gerir anúncios de revisão de ética

2. Clique na opção «Manage ethics review announcements» (Gerir anúncios de revisão de ética).

3. A página que aparece de seguida apresenta uma tabela com todos os anúncios de revisão de ética registados na plataforma até à data.

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RHInnO Ethics – MANUAL DO UTILIZADOR ₁₄ 4. Tem a possibilidade de editar ou eliminar anúncios, bem como de adicionar novos

anúncios de revisão de ética, clicando em «Add new ethics review announcement» (Adicionar novo anúncio de revisão de ética) no canto superior direito da página. Pode:

a. Editar um anúncio existente para alterar as datas de início e de fim, as instruções, o número máximo de propostas de projetos de investigação que podem ser apresentadas, etc.

b. Eliminar um anúncio existente para que fique nos arquivos.

c. Adicionar um novo anúncio que permita abranger o novo prazo de um ciclo de revisão, com novas datas de início e de fim, e adicionar novas instruções.

4.2 Revisores de ética para a investigação

A secção «Research Ethics Reviewers» (Revisores de ética para a investigação) permite-lhe criar e gerir uma base de dados de revisores. Esta base de dados pode ser utilizada para atribuir aos revisores, anteriormente convidados e incluídos na base de dados, os projetos de investigação para revisão apresentados.

É importante referir que antes de poder atribuir projetos de investigação a revisores, estes têm de aceitar o seu convite. Para o fazer, os revisores têm apenas de clicar numa hiperligação que lhes é facultada através de e-mail e que é automaticamente gerada e enviada aos revisores durante o processo de criação do convite. Assim que um revisor aceitar o convite, pode atribuir-lhe projetos de investigação para revisão.

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RHInnO Ethics – MANUAL DO UTILIZADOR ₁₅ Se um revisor recusar o convite para integrar a base de dados de revisores e, consequentemente, rever projetos de investigação, o administrador é notificado de imediato para que possa procurar outros revisores aos quais atribuir projetos de investigação para revisão.

4.2.2 Adicionar/convidar novos revisores de ética

2. Para adicionar/convidar novos revisores de ética, clique em «Add/Invite new research ethics reviewer» (Adicionar/Convidar novos revisores de ética para a investigação). É também possível adicionar/convidar revisores, clicando em «Manage research ethics reviewers» (Gerir revisores de ética para a investigação). Esta opção é explicada em maior detalhe na secção que se segue.

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RHInnO Ethics – MANUAL DO UTILIZADOR ₁₆ 3. Preencha os campos obrigatórios e escreva o convite ao revisor no espaço destinado a

esse fim.

4. Clique no botão «Submit» (Enviar).

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RHInnO Ethics – MANUAL DO UTILIZADOR ₁₇ 1. Aceda à página do perfil de administrador.

2. Clique em «Manage research ethics reviewers» (Gerir revisores de ética para a investigação)para aceder a uma página que apresenta uma tabela com a listagem de todos os revisores de ética para a investigação anteriormente registados na

plataforma:

3. Tem a possibilidade de editar, eliminar ou voltar a convidar revisores. Pode:

a) Editar o registo de um revisor e alterar as informações que lhes estão associadas. b) Eliminar um revisor da base de dados.

c) Voltar a convidar um revisor que não tenha respondido a um anúncio para integrar a base de dados de revisores.

NOTA: a plataforma permite-lhe alterar mensagens de e-mail enviadas a revisores. Atenção

para não eliminar o texto «%LINK=DO NOT REMOVE THIS%». Se o fizer, desativa a hiperligação de que o revisor necessita para aceitar o convite.

4.3 Propostas de revisão de ética

A secção «Ethics review proposals» (Propostas de revisão de ética) permite ao administrador gerir todos os projetos de investigação para revisão apresentados. Nesta secção, é-lhe possível imprimir os detalhes sobre o projeto de investigação, consultar anexos, atribuir projetos de investigação aos revisores, monitorizar o processo de revisão e conceder a decisão final.

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4.3.2 Gerir propostas de revisão de ética

2. Clique em «Manage Proposals» (Gerir propostas).

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RHInnO Ethics – MANUAL DO UTILIZADOR ₁₉ Na secção de gestão, pode rever os projetos de investigação apresentados pelos

investigadores/candidatos e:

a. Criar uma lista de verificação para garantir que todos os documentos necessários foram corretamente apresentados.

b. Reunir detalhes sobre os projetos de investigação. c. Ver uma listagem com o total de anexos.

d. Monitorizar as revisões levadas a cabo pelos revisores.

e. Atribuir os projetos de investigação apresentados aos revisores selecionados.

f. Conceder a decisão final relativamente à revisão com comentários para os

investigadores/candidatos.

4.3.3 Atribuir (Enviar uma candidatura a um ou mais revisores)

2. Clique em «Manage Proposals» (Gerir propostas).

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RHInnO Ethics – MANUAL DO UTILIZADOR ₂₀ 4. Tem de completar três passos para atribuir propostas a revisores:

a. Passo 1: selecionar as propostas de projetos de investigação para enviar aos revisores, clicando no botão «Click to select the proposal» (Clicar para selecionar proposta).

b. Passo 2: selecionar o revisor principal que vai receber a proposta de revisão

selecionada, clicando no botão «Click to select the reviewer» (Clicar para selecionar revisor).

c. Passo 3: selecionar revisores adicionais que vão receber a proposta de revisão selecionada, clicando no botão «Click to select the reviewer» (Clicar para selecionar revisor).

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NOTA: os revisores recebem uma notificação por e-mail que os informa que têm uma nova

proposta disponível para revisão. O e-mail também contém instruções sobre como utilizar a RHInnO Ethics e efetuar a revisão.

5. OUTRAS QUESTÕES

Depois da leitura deste manual, está preparado para começar a trabalhar com a plataforma RHInnO Ethics e navegar por todas as funcionalidades.

Para mais questões ou assistência, visite o nosso site Web: www.rhinno.net

Perguntas frequentes: http://rhinno.net/f-a-q/

Vídeos de demonstração: http://www.youtube.com/rhinnocohred

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