REQUISIÇÃO DE DOCUMENTO

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Empresa Gestora:

Centro de Serviços Compartilhados

REQUISIÇÃO DE DOCUMENTO

Data da Criação:

MAIO/2015 Área Gestora:

CEDOC

Data da Última alteração:

MAIO/2015

Elaborador:

KLEITON HERCILIO CURTTI REIS

Aprovador:

EDIMAR ANTONIO DE JESUS

Data: 07/05/2015 Data: 07/05/2015

Rodobens Página 1 de 19

Sumário

1. Abrangência ... 2

2. Conceitos ... 2

3. Descrição do Procedimento ... 3

3.1 Requisição de documentos ... 3

3.2 Requisição Pasta do Consorciado ... 13

4. Condições Normativas ... 19

5. Disposições Gerais ... 19

6. Anexo ... 19

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Data da Criação:

CEDOC

MAIO/2015

Elaborador:

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Data: 07/05/2015 Data: 07/05/2015

1. Abrangência

O presente Procedimento Operacional visa orientar e auxiliar os colaboradores da Rodobens na Requisição de Documentos, via sistema Powerdoc.

2. Conceitos

 Rodobens: empresa do segmento financeiro e de varejo automotivo, que oferece soluções integradas e inovadoras para atender às diferentes necessidades dos seus clientes e parceiros.

 Corporativo: Atual denominação para as áreas de gestão corporativa da Rodobens;

 CSC: Centro de Serviços Compartilhados;

 UN: Unidade de Negócio;

 Requisição: Ação de requisitar; pedido, exigência legal: fazer requisição de material, de força.

 Documento: Registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que a contém.

 Powerdoc: Software para arquivamento e acondicionamento de documentos por endereçamento, utilizando controle por códigos de barras, controle de ocupação dos ambientes de armagenagem.

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Data: 07/05/2015 Data: 07/05/2015

3. Descrição do Procedimento

3.1 Requisição de documentos

Na tela inicial do powerdoc clique em pesquisar.

A tela abaixo ira se abrir

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Data: 07/05/2015 Data: 07/05/2015

Informe o documento que está procurando de acordo com a planilha “Critérios para implantação”

disponilizada na intra net.

Neste caso como exemplo iremos procurar um “ RPA de Julho de 2009”.

Informaremos no campo Conteúdo o documento “RPA” e em “Conteudo Extra” informaremos a data

“2009”.

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Data: 07/05/2015 Data: 07/05/2015

Após inserir as informações necessárias para requisitar o documento clique “Enter”.

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A tela com resultado da pesquisa ira aparecer localize o documento que está sendo requisitado.

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Data: 07/05/2015 Data: 07/05/2015

Documento estando como “disponivel” ele podera ser requisitado, clicando . A caixa de dialogo abaixo ira se abrir.

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Data: 07/05/2015 Data: 07/05/2015

Nesta tela ira informa a data prevista para devolução do documento e também se esta requerendo o

“serviço” que é o serviço de digitalização (tipo de serviço utilizado somente pela Rodobens Consorcio, Banco Rodobens e CSC DPC). Em seguida clique em .

Logo após que clicar em “Requisitar” a tela ira se fechar e o documento selecionado vira descrito como o abaixo em “situação”.

Clique em para fechar a tela.

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Data: 07/05/2015 Data: 07/05/2015

Na tela inicial do Powerdoc clique em “Meus Pedido” em seguida “Confirmação”.

A tela de “Confirmação de Pedido” ira se abrir.

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Data: 07/05/2015 Data: 07/05/2015

Clique na aba abaixo para ver o formulário completo nele abrira a tela de OBSERVAÇÃO. Nela colacara as seguintes informações:

 Se for solicitado o “serviço” informara que documento precisa que será digitalizado.

 Quem irá retirar o documento.

 Se o documento será observado nas dependências do CEDOC.

 Se será entregue a outra pessoal que não a solicitante.

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Data: 07/05/2015 Data: 07/05/2015

Em seguida clique em “solicitante” que este sera responsável pela retirada do documento no CEDOC, em seguida se a solicitação for “Urgente” clique neste campo (lembre-se os pedidos urgentes são enquadrados como quebra de ANS e tem um valor maior em sua precificação repassada a área.

Em seguida em “Confirmar”.

Clique em na tela abaixo.

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Você recebera 3 e-mail sobre a sua solicitação.

1. Informa os itens que foram solicitados e é recebido logo após a confirmação do pedido.

2. Informa que a sua requisição foi recepcionada no CEDOC.

3. Informa que a sua requisição já está disponível para retirada no protocolo do CEDOC.

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Data: 07/05/2015 Data: 07/05/2015

3.2 Requisição Pasta do Consorciado

Antes de Fazer a solicitação verificar os tópicos abaixo.

Regra antiga, pastas arquivadas em caixas (acondicionamento), cotas adquiridas antes de Maio de 2010, verificar data de adesão no CNP3, esta devem ser feita a busca em Requisição de Acondicionamento.

Regra nova, pastas arquivadas em documento (pasta), cotas adquiridas a partir de Maio de 2010, verificar

data adesão no CNP3, existem algumas exceções de cotas de Março/Abril /2010 que entraram no período em que foi feito piloto, estão implantadas como documento no Powerdoc e digitalizadas no laserfiche, estas pasta a solicitação devem ser feita através de requisição de Documentos.

Neste item será informado como requisitar a pasta do consorciado e usaremos como exemplo a cota a seguir;

Grupo 007747 cota 033 Nome; ROBERTO HELLERY DA SILVA XAVIER, PAC nº 3622506.

Na tela inicial do powerdoc clique em pesquisar.

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Data: 07/05/2015 Data: 07/05/2015

Neste caso podera informar os seguintes Na pesquisa por texto deve se informar:

Grupo/cota

ou

Nome

Ou

PAC

Em seguida clique “Enter”

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Data: 07/05/2015 Data: 07/05/2015

Documento estando como “disponivel” ele podera ser requisitado, clicando .

A caixa de dialogo abaixo ira se abrir.

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Data: 07/05/2015 Data: 07/05/2015

Nesta tela ira informa a data prevista para devolução do documento e também se está requerendo o

“serviço” que é o serviço de digitalização (tipo de serviço utilizado somente pela Rodobens Consorcio, Banco Rodobens e CSC DPC). Em seguida clique em .

Clique em para fechar a tela.

Na tela inicial do Powerdoc clique em “Meus Pedido” em seguida “Confirmação”.

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Data: 07/05/2015 Data: 07/05/2015

A tela de “Confirmação de Pedido” ira se abrir.

Clique na aba abaixo para ver o formulário completo nele abrira a tela de OBSERVAÇÃO. Nela colacara as seguintes informações:

 Se for solicitado o “serviço” informara que documento precisa que será digitalizado.

 Quem irá retirar o documento.

 Se o documento será observado nas dependências do CEDOC.

 Se será entregue a outra pessoal que não a solicitante.

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MAIO/2015

Elaborador:

Aprovador:

Data: 07/05/2015 Data: 07/05/2015

Em seguida clique em “solicitante” que este sera responsável pela retirada do documento no CEDOC, em seguida se a solicitação for “Urgente” clique neste campo (lembre-se os pedidos urgentes são enquadrados como quebra de ANS e tem um valor maior em sua precificação repassada a área.

Em seguida em “ Confirmar ”.

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Data: 07/05/2015 Data: 07/05/2015

Clique em na tela abaixo.

4. Condições Normativas

Não se aplica.

5. Disposições Gerais

Este procedimento entra em vigor a partir da data de sua divulgação.

6. Anexo

Planilha Critérios para implantação disponível na intra net em Manuais e Procedimentos.