THALIETE DA SILVA

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UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARANÁ

THALIETE DA SILVA

ANÁLISE DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO EM UM SINDICATO DE PEQUENO PORTE

CURITIBA

2018

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THALIETE DA SILVA

ANÁLISE DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO EM UM SINDICATO DE PEQUENO PORTE

Projeto de monografia apresentado ao Departamento de Ciências Contábeis, do Setor de Ciências Sociais Aplicadas, da Universidade Federal do Paraná, como pré-requisito para obtenção do título de Especialista em Auditoria Integral.

Orientador: Prof.ª Dr.ª Sayuri Unoki de Azevedo

CURITIBA

2018

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RESUMO

O Presente trabalho refere-se à análise do sistema de controle interno em um sindicato de pequeno porte, como o objetivo de analisar o sistema de controle interno de um Sindicato de pequeno porte da cidade de Curitiba-PR com foco nos departamentos de suprimentos e financeiro para identificar os controles e mitigar riscos existentes. O instrumento de pesquisa que foi utilizado como base para possibilitar o entendimento e conhecimento das rotinas e processos realizados pelos colaboradores nos fluxos de atividades diárias em cada departamento foi um questionário respondido pelos próprios colaboradores, bem como foi acompanhado os fluxos das atividades realizadas pelos dois departamentos para melhores esclarecimentos e interação com os procedimentos. A partir da análise realizada e o acompanhamento dos fluxos, foram identificados os riscos inerentes em cada departamento, realizada a classificação dos riscos de acordo com a matriz de riscos e sugerido os novos controles a serem implantados na entidade.

Palavras-chave: Controle interno. Sindicato. Riscos.

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ABSTRACT

The present work refers to the analysis of the internal control system in a small syndicate, as the objective of analyzing the internal control system of a small union of the city of Curitiba-PR focused on the supply and financial departments to identify controls and mitigate existing risks. The research instrument that was used as a basis to allow the understanding and knowledge of routines and processes performed by employees in the daily activity flows in each department was a questionnaire answered by the employees themselves, as well as the flows of the activities carried out by the two departments for better clarification and interaction with procedures. From the analysis performed and the monitoring of the flows, the inherent risks in each department were identified, the risk classification was classified according to the risk matrix and the new controls to be implemented in the entity were suggested.

Keywords: Internal control. Syndicate. Scratchs.

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LISTA DE FIGURAS

FIGURA 1 – ESTRUTURA INTEGRADA DE CONTROLE INTERNO ... 16

FIGURA 2 – FLUXOGRAMA DEPARTAMENTO DE SUPRIMENTOS ... 21

FIGURA 3 – FLUXOGRAMA DEPARTAMENTO FINANCEIRO ... 23

FIGURA 4 – ANÁLISE DE RISCOS DEPARTAMENTO DE SUPRIMENTOS NAS AQUISIÇÕES DE SERVIÇOS ... 26

FIGURA 5 – MATRIZ DE RISCOS NAS AQUISIÇÕES DE SERVIÇOS ... 26

FIGURA 6 – CLASSIFICAÇÃO IMPACTO ... 27

FIGURA 7 – CLASSIFICAÇÃO PROBABILIDADE ... 27

FIGURA 8 – ANÁLISE DE RISCOS DEPARTAMENTO DE SUPRIMENTOS NAS AQUISIÇÕES DE MATERIAIS ... 29

FIGURA 9 – MATRIZ DE RISCOS NAS AQUISIÇÕES DE MATERIAIS ... 29

FIGURA 10 – ANÁLISE DE RISCOS DEPARTAMENTO DE SUPRIMENTOS NAS AQUISIÇÕES DE PETRIMÔNIO E ESTOQUE ... 31

FIGURA 11 – MATRIZ DE RISCOS NAS AQUISIÇÕES DE PATRIMÔNIO E ESTOQUE ... 31

FIGURA 12 – ANÁLISE DE RISCOS DEPARTAMENTO FINANCEIRO EM CONTAS A PAGAR ... 33

FIGURA 13 – MATRIZ DE RISCOS CONTAS A PAGAR ... 33

FIGURA 14 – ANÁLISE DE RISCOS DEPARTAMENTO FINANCEIRO EM CONTAS A RECEBER ... 34

FIGURA 15 – MATRIZ DE RISCOS CONTAS A RECEBER ... 35

FIGURA 16 – CONTROLE DE RISCOS NO DEPARTAMENTO DE SUPRIMENTOS NAS AQUISIÇÕES DE SERVIÇOS ... 36

FIGURA 17 – CONTROLE DE RISCOS NO DEPARTAMENTO DE SUPRIMENTOS NAS AQUISIÇÕES DE MATERIAIS ... 37

FIGURA 18 – CONTROLE DE RISCOS NO DEPARTAMENTO DE SUPRIMENTOS NAS AQUISIÇÕES DE PATRIMÔNIO E ESTOQUE ... 38

FIGURA 19 – CONTROLE DE RISCOS NO DEPARTAMENTO FINANCEIRO CONTAS A PAGAR ... 39

FIGURA 20 – CONTROLE DE RISCOS NO DEPARTAMENTO FINANCEIRO

CONTAS A RECEBER ... 40

(6)

LISTA DE QUADROS

QUADRO 1 – CARACTERISTICAS DE OTS ... 12

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SUMÁRIO

1

INTRODUÇÃO ... 8

1.1

CONTEXTO E PROBLEMATIZAÇÃO ... 8

1.2

OBJETIVOS ... 9

1.3 JUSTIFICATIVAS ... 10

2

REFERENCIAL TEÓRICO ... 11

2.1

CARACTERIZAÇÃO DOS SINDICATOS ... 11

2.2

CONTROLE INTERNO ... 13

2.3

CONTROLE INTERNO COM O USO DA METODOLOGIA COSO ... 14

3

METODOLOGIA DA PESQUISA ... 17

3.1

TIPOLOGIA DA PESQUISA QUANTO AOS OBJETIVOS ... 17

3.2

TIPOLOGIA DA PESQUISA QUANTO AO PROBLEMA DE PESQUISA ... 17

3.3

TIPOLOGIA DA PESQUISA QUANTO AOS PROCEDIMENTOS ... 18

3.4

COLETA DE DADOS E INFORMAÇÕES ... 19

3.5

CASO DE ESTUDO ... 20

4

ANÁLISE DO CONTROLE INTERNO DO SINDICATO ... 21

4.1

ANÁLISE DO DEPARTAMENTO DE SUPRIMENTOS ... 21

4.2

ANÁLISE DO DEPARTAMENTO FINANCEIRO ... 22

5

ANÁLISE DOS RISCOS ... 25

5.1

ANÁLISE DOS RISCOS NO DEPARTAMENTO DE SUPRIMENTOS ... 25

5.2

ANÁLISE DOS RISCOS NO DEPARTAMENTO FINANCEIRO ... 32

6

CONTROLE DOS RISCOS ... 36

6.1

CONTROLE DOS RISCOS NO DEPARTAMENTO DE SUPRIMENTOS ... 36

6.2

CONTROLE DOS RISCOS NO DEPARTAMENTO FINANCEIRO ... 38

7

CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES ... 41

REFERÊNCIAS ... 42

APÊNDICE 1 – PROTOCOLO DE ESTUDO DE CASO ... 44

APÊNDICE 2 - TABELA GERAL DE RISCOS AQUISIÇÃO DE SERVIÇOS .... 46

APÊNDICE 3 - TABELA GERAL DE RISCOS AQUISIÇÃO DE MATERIAIS ... 47

APÊNDICE 4 - TABELA GERAL DE RISCOS AQUISIÇÃO DE ESTOQUES E PATRIMÔNIO ... 48

APÊNDICE 5 - TABELA GERAL DE RISCOS CONTAS A RECEBER ... 49

APÊNDICE 6 - TABELA GERAL DE RISCOS CONTAS A PAGAR ... 50

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1 INTRODUÇÃO

1.1 CONTEXTO E PROBLEMA

Em uma organização o controle interno representa os procedimentos ou rotinas cujos objetivos são proteger os ativos, produzir os dados contábeis confiáveis e ajudar na condução ordenada dos negócios da empresa, representando os controles contábeis e administrativos de maneira clara e prática. Pois o controle interno gira em torno dos aspectos administrativos, que influencia diretamente sobre os aspectos contábeis, assim é preciso considerá-los conjuntamente para determinar um aspecto de controle interno adequado. (CREPALDI, 2004).

O objetivo do controle relativo à salvaguarda dos interesses se refere à proteção do patrimônio contra quaisquer perdas e riscos devidos a erros ou também de irregularidades. (ATTIE, 2010).

Na sociedade econômica mundial, pode-se afirmar que existem três setores distintos, que movimentam a economia de formas diversificadas e trabalham para a evolução da sociedade. O primeiro setor é o Estado, que por meio de seus órgãos e entidades, exerce diversas atividades, política, administrativa, econômica e financeira, com o objetivo de desenvolver suas finalidades básicas a fim de atender às necessidades da sociedade. No segundo setor estão as empresas privadas, que exercem suas atividades com o objetivo de lucros a serem distribuídos aos sócios e acionistas como remuneração do capital aplicado. E o terceiro setor é o segmento que está além do Estado e do mercado e contempla as mais diversas organizações sem finalidade de lucro, cuja base de sustentação encontra amparo no voluntariado e na promoção do bem-estar social. O terceiro setor constitui-se a partir de iniciativas privadas, voluntárias, sem fins lucrativos, no sentido do bem comum.

(ARAUJO, 2005).

Dentre as mais de 200 alterações ocorridas na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e que passaram a valer a partir de onze de novembro de dois mil e dezessete, destaca-se o novo papel dos sindicatos e a forma de atuação destas entidades. O primeiro impacto é o financeiro, pois não haverá mais qualquer taxa ou imposto sindical obrigatório, tanto para os trabalhadores quanto para as empresas, agora os sindicatos precisarão angariar associados. (LEI 13.467/17).

Muitos pensam que só porque a organização é pequena o controle interno é

ineficiente ou até mesmo desnecessário, muito pelo contrário, essa ferramenta

auxilia e muito no aprimoramento dos processos e alavanca o crescimento da

empresa. Quanto melhor forem os controles, melhores são os resultados obtidos.

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Com a mudança na legislação o mercado fica extremamente competitivo, sendo exigida das entidades uma busca constante por melhorias. Para isso, elas precisam aprimorar constantemente a sua administração, por meio do uso de ferramentas de gestão, que venham impactar positivamente no resultado financeiro e no seu crescimento, uma dessas ferramentas é o controle interno.

Diante das argumentações expostas, enuncia-se a seguinte questão de pesquisa: Como a análise do sistema de controle interno em um Sindicato de pequeno porte permite a identificação de novos controles para mitigar riscos existentes?

1.2 OBJETIVOS

o

Objetivo Geral

Define-se como objetivo geral analisar o sistema de controle interno de um Sindicato de pequeno porte de Curitiba, com foco nos departamentos de suprimentos e financeiro, visando identificar novos controles para mitigar riscos existentes.

o Objetivos Específicos

Definem-se como os objetivos específicos deste trabalho:

(i) Analisar o Manual do Sistema de Controles Internos do Sindicato;

(ii) Identificar o fluxo das atividades dos departamentos de suprimentos e financeiro realizados pelo sindicato, caso deste estudo;

(iii) Determinar os eventos de risco nas atividades identificadas nos departamentos de suprimentos e financeiro do sindicato;

(iv) Analisar os controles internos presentes no Manual de Controles Internos em conjunto com os eventos identificados no fluxo de atividades dos departamentos de suprimentos e financeiro do sindicato;

(v) Identificar novos Controles Internos aplicáveis aos departamentos de

suprimentos e financeiro por meio da aplicação da metodologia COSO

como resposta aos riscos existentes determinados;

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1.3 JUSTIFICATIVAS

Do ponto de vista teórico, propõem-se com este trabalho, coletar informações e dados suficientes para o entendimento da ferramenta de controle interno utilizado em conformidade com os procedimentos gerenciais no sindicato.

A importância do controle interno pode ser entendida a partir do momento em que se verifica que é ele que pode garantir à continuidade do fluxo de operações com as quais convivem as empresas, assim a contabilidade dos resultados gerados por tal fluxo assume vital importância para os empresários que se utilizam dela para a tomada de decisões. (CREPALDI, 2004).

Do ponto de vista prático, mesmo com tantas evoluções na gestão, muitas entidades não dão a devida importância aos controles internos e nas oportunidades que a ferramenta traz. O intuito é mostrar que a partir destes controles, a organização consegue ter um gerenciamento amplo das suas forças e oportunidades e das fraquezas e ameaças, com a finalidade de acompanhar a utilização dessa ferramenta disponível no mercado.

Do ponto de vista acadêmico é relevante à realização de uma pesquisa que

proporcione ao aluno a oportunidade de aplicação dos conhecimentos adquiridos,

aos gestores a pesquisa deve permitir a visualização do controle interno como uma

importante ferramenta no sindicato. E ainda na formação profissional são agregados

conhecimentos e possibilidade de aplicabilidade dos resultados obtidos com o

estudo.

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2. REFERENCIAL TEÓRICO

Nesta seção será abordada a contextualização teórica dos assuntos relacionados ao controle interno em um sindicato.

2.1 CARACTERIZAÇÃO DOS SINDICATOS

No atual panorama econômico, existem três setores distintos, que de formas diferentes fazem movimentar a economia e desenvolvimento da sociedade. O primeiro setor é o Estado, que através de seus órgãos e entidades desenvolve múltiplas atividades. No segundo setor, estão as empresas privadas, que desenvolvem suas atividades com a intenção de obter lucro. E o terceiro setor são as entidades que desenvolvem suas atividades sem a intenção de obter lucros.

(ARAUJO, 2005).

De acordo com o Portal de contabilidade, Chama-se terceiro setor as organizações não governamentais (sigla ONG), que não têm finalidade de lucro, mas congregam objetivos sociais, filantrópicos, culturais, recreativos, religiosos e artísticos. Ioschpe afirma também que:

O terceiro setor é um conceito que vem sendo utilizado no Brasil e em outros países, para designar o conjunto composto de organizações sem fins lucrativos, cujo papel principal é a participação voluntária, fora do âmbito governamental, que dão suporte às práticas de caridade, da filantropia, e do mecenato, voltadas para garantia do direito de cidadania da sociedade.

(IOSCHPE, 2000, p. 26).

As entidades sem finalidade de lucro são aquelas em que o resultado positivo não é destinado aos detentores do patrimônio líquido e o lucro ou prejuízos são denominados, respectivamente, de superávit ou déficit. (NBC T 10.19.1.3).

De acordo com Hudson as organizações participantes do terceiro setor possuem duas características que as diferem das demais: não distribuem lucro, como fazem as organizações do setor privado, nem estão sujeitas ao controle estatal, como as organizações do setor público. (HUDSON, 1999).

O autor Osório complementa nesse sentido:

Entende-se que a expressão sem fins lucrativos está relacionada diretamente à não-distribuição de seus resultados a qualquer título, determinado que não haverá vantagens financeiras a terceiros ligados a essas entidades. (OSÓRIO, 2005, p. 6).

A estrutura patrimonial definida pela Lei das Sociedades por Ações (Lei

6404/76) é à base da contabilidade do terceiro setor, bem como, são aplicados os

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princípios fundamentais de contabilidade, as Normas Brasileiras de Contabilidade e suas Interpretações Técnicas e Comunicados Técnicos, editados pelo Conselho Federal de Contabilidade.

A contabilidade registra os recursos recebidos para atender atividades ou projetos específicos de forma separada, tendo restrições dos doadores externos à entidade, ou mesmo observando restrições dos órgãos diretivos da entidade.

De acordo com Olake Nascimento (2008, p. 7), as principais características das entidades sem fins lucrativos, são representadas no QUADRO 1:

QUADRO 1 - CARACTERÍSTICAS DE OTS.

1. Objetivos institucionais Provocar mudanças sociais 2. Principais fontes de recursos

financeiros e materiais

Doações, contribuições, subvenções e prestação de serviços comunitários

3. Lucro Meio para atingir os objetivos

institucionais e não um fim

4. Patrimônio/Resultado Não há participação/distribuição aos provedores

5. Aspectos fiscais e tributários Normalmente são imunes ou isentas 6. Mensuração do resultado social Difícil de ser mensurada montaria e

economicamente

Fonte: Olak e Nascimento (2008, p. 7).

Tais entidades, mesmo aquelas que tenham sede no exterior, mas que atuem no Brasil devem seguir as normas contábeis brasileiras. Dentre as normas, encontram-se, especificamente:

x NBCT 2.2 – Da Documentação Contábil;

x NBCT 2.5 – Das Contas de Compensação;

x NBCT 3 – Conceito, conteúdo, Estrutura e Nomenclatura das Demonstrações Contábeis;

x NBCT 4 – Da Avaliação Patrimonial;

x NBCT 6 – Da Divulgação das Demonstrações Contábeis;

x NBCT 10 – Aspectos Contábeis de Entidades Diversas;

x NBCT 10.4 – Fundações;

x NBCT 10.18 – Entidades Sindicais e Associações de Classe;

x NBCT 10.19 – Entidades sem Fins Lucrativos;

x

NBCT 19.4 – Incentivos Fiscais, Subvenções, Contribuições, Auxílios e

Doações Governamentais.

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2.2 CONTROLE INTERNO

O controle interno surgiu da necessidade das empresas controlarem seus ativos, passivos, despesas e receitas. Por meio do controle interno as pessoas começaram a ter controle do que realmente ganhavam e gastavam. Ele vem como auxílio ao controle externo, sendo responsável por combater as irregularidades. Em empresas do setor privado todas as áreas são parte integrante do controle interno.

Yin afirma que:

As empresas são gerenciadas de forma segmentada, quase sempre existindo um executivo responsável em cada uma das diversas divisões, departamentos ou setores. Tais responsáveis devem, evidentemente, prestar contas periódicas do desempenho de sua área, dentro da alçada de gerenciamento.

(YIN, 2015, p. 71).

Controle, no entender de Imoniana e Nohara (2005, p. 38), “é um importante elemento das funções administrativas de uma organização, pois permite a constante avaliação do alcance dos objetivos estratégicos e operacionais”.

O Brasil é organizado pelos três poderes: Executivo, Legislativo e Judiciário, que devem atuar de maneira harmônica e independente. É dever da SCI (Sistemas Contábeis Integrados) de cada órgão fiscalizar todos os dispositivos da própria Lei de Responsabilidade Fiscal. (LEI 101/2000).

O controle interno é classificado nas seguintes categorias: Operacional, contábil e normativa, conforme demonstra a resolução do CFC 1135/08, que serão descritas na sequência.

A Resolução do CFC 1135/08 menciona que “a classificação operacional está relacionada às ações que propiciam o alcance dos objetivos da entidade”.

A Resolução do CFC 1135/08 menciona que “a classificação contábil está relacionada à veracidade e à fidedignidade dos registros e das demonstrações contábeis”.

A Resolução do CFC 1135/08 menciona que “a classificação normativa está relacionada à observância da regulamentação pertinente”.

Os controles internos abordados neste item são: Administrativo, contábil e financeiro, que serão descritos a seguir.

O controle interno administrativo, para um bom andamento é imprescindível que os gerentes e administradores. Além de atitudes exemplares, cumpram suas funções estabelecendo objetivos e metas, planejando, organizando, comandando e coordenando a sua equipe. (Controles internos, 2017).

Desde 1939, o AICPA (Auditoria do Instituto Americano de Contadores

Públicos Certificados), codificou 54 exposições de normas de auditoria,

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denominadas originariamente de Statements on Auditing Procedure. Entre elas está a SAS – 29 que define controle interno administrativo da seguinte maneira:

Controle administrativo compreende, mas não se limita ao plano de organização e aos procedimentos e registros ligados aos processos de decisão que levam à autorização das transações pela administração. Esta autorização é função da administração, diretamente associada com sua responsabilidade para atingir os objetivos da organização e é o ponto de partida para estabelecimento do controle contábil das transações. (SAS 29).

O controle interno contábil deve garantir o correto registro das operações e a integridade das demonstrações contábeis, através da realização do monitoramento das conciliações. A gestão contábil deve tanto garantir a confiabilidade dos relatórios de desempenho passado, quanto possibilitar a utilização destes nas decisões internas e no controle do desempenho operacional. (Manual de controle interno, 2004).

O controle interno contábil compreende todos os métodos e procedimentos que a empresa utiliza para salvaguardar seu patrimônio, através do exercício de vigilância e fiscalização dos dados contábeis com a finalidade de atestar sua fidedignidade e veracidade. (GIL; ARIMA; NAKAMURA, 2013).

Horngren, Sundem e Stratton (2004, p. 300), definem: “Sistema de controle gerencial é uma integração lógica das técnicas para reunir e usar as informações a fim de tomar decisões de planejamento e controle, motivar o comportamento de empregados e avaliar o desempenho”.

Para Anthony e Govindarajan (2002, p. 27), controles internos gerenciais são: “procedimentos pré-estabelecidos para executar uma ou vários tipos de atividades de planejamento e controle que ocorrem numa organização”.

2.3 CONTROLE INTERNO COM O USO DA METODOLOGIA COSO

O COSO editou documento denominado Internal Control – Integrated Framework, em 1992, que traz o conceito mais utilizado por organizações internacionais sobre controles internos, a saber:

[...] um processo, efetuado pela gerência, pelos diretores, administradores e outras pessoas da entidade, implementado por fornecer razoável segurança no alcance dos objetivos, nas seguintes categorias: efetividade e eficiência das operações; fidedignidade dos relatórios financeiros; e cumprimento das leis e regulamentos aplicáveis.

De acordo com o COSO (1992), Com base na missão ou visão estabelecida

por uma organização, a administração estabelece os planos principais, seleciona as

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estratégias e determina o alinhamento dos objetivos nos níveis da organização. Essa estrutura de gerenciamento de riscos corporativos é orientada a fim de alcançar os objetivos de uma organização e são classificados em quatro categorias:

1. Estratégico: Metas gerais, alinhadas com o que suportem à sua missão;

2. Operacional: Utilização eficaz e eficiente dos recursos;

3. Comunicação: Confiabilidade de relatórios;

4. Conformidade: Cumprimento de leis e regulamentos aplicáveis.

O gerenciamento de riscos corporativos é constituído por oito componentes inter-relacionados, pela qual a administração gerência a organização, e estão integrados com o processo de gestão. Esses componentes são (COSO, 1992):

Ambiente Interno: O ambiente interno compreende o tom de uma organização e fornece a base pela qual os riscos são identificados e abordados pelo seu pessoal, inclusive a filosofia de gerenciamento de riscos, o apetite a risco, a integridade e os valores éticos, além do ambiente em que estes estão.

Fixação de objetivos: Os objetivos devem existir antes que a administração possa identificar os eventos em potencial que poderão afetar a sua realização. O gerenciamento de riscos corporativos assegura que a administração disponha de um processo implementado para estabelecer os objetivos que propiciem suporte e estejam alinhados com a missão da organização e sejam compatíveis com o seu apetite a riscos.

Identificação de eventos: Os eventos internos e externos que influenciam o cumprimento dos objetivos de uma organização devem ser identificados e classificados entre riscos e oportunidades. Essas oportunidades são canalizadas para os processos de estabelecimento de estratégias da administração ou de seus objetivos.

Avaliação de riscos: Os riscos são analisados, considerando-se a sua probabilidade e o impacto como base para determinar o modo pelo qual deverão ser administrados. Esses riscos são avaliados quanto à sua condição de inerentes e residuais.

Resposta a Risco: A administração escolhe as respostas aos riscos.

Evitando, aceitando, reduzindo ou compartilhando. Desenvolvendo uma série de medidas para alinhar os riscos com a tolerância e com o apetite a risco.

Atividade de controle: Políticas e procedimentos são estabelecidos e

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implementados para assegurar que as respostas aos riscos sejam executadas com eficácia.

Informações e Comunicações: As informações relevantes são identificadas, colhidas e comunicadas de forma e no prazo que permitam que cumpram suas responsabilidades. A comunicação eficaz também ocorre em um sentido mais amplo, fluindo em todos os níveis da organização.

Monitoramento: A integridade de gestão de riscos corporativos é monitorada e são feitas as modificações necessárias. O monitoramento é realizado através de atividades gerenciais contínuas ou avaliações independentes ou de ambas as formas.

Entretanto, conforme a metodologia COSO (1992), o gerenciamento de riscos corporativos não é um processo em série pelo qual um componente afeta apenas o próximo. É um processo multidirecional e interativo segundo o qual quase todos os componentes influenciam os outros.

Existe um relacionamento direto entre os objetivos, que uma organização emprenha-se em alcançar, e os componentes do gerenciamento de riscos corporativos, que representam aquilo que é necessário para seu alcance. Esse relacionamento é apresentado em uma matriz tridimensional em forma de cubo (COSO, 1992).

As quatro categorias de objetivos já descritos acima (estratégicos, operacionais, de comunicação e conformidade) estão representadas nas colunas verticais. Os oito componentes também já descritos acima (Ambiente interno, fixação de objetivos, identificação de eventos, avaliação de riscos, resposta a risco, atividades de controle, informações e comunicações e monitoramento), nas linhas horizontais e as unidades de uma organização na terceira dimensão. Conforme demonstra a FIGURA 1:

FIGURA 1 – ESTRUTURA INTEGRADA DE CONTROLE INTERNO

Fonte: COSO (1992, p. 7).

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3 METODOLOGIA DA PESQUISA

Nesse item será abordada a metodologia da pesquisa, quanto aos objetivos;

problema; procedimentos; levantamento de dados e informações.

3.1 TIPOLOGIA DA PESQUISA QUANTO AOS OBJETIVOS

A tipologia dessa pesquisa quanto aos objetivos define-se como descritiva, a pesquisa descritiva tem como principal objetivo descrever características de determinada população ou fenômeno ou o estabelecimento de relação entre as variáveis. (GIL, 1999). Este método está diretamente relacionado com a pesquisa qualitativa, porque levanta, interpreta e discutem fatos e situações, esse tipo de pesquisa não interfere no ambiente, pois o objetivo é explicar os fenômenos em relação ao ambiente.

A análise documental é um tipo de estudo descritivo, que significa consulta a documentos, registros pertencentes ou não ao objeto de pesquisa estudado, para fins de coletar informações úteis para o entendimento e análise do problema. Faz parte do processo de conhecimento e identificação do problema, sem o qual a busca da solução será inócua e sem eficácia. (MICHEL, 2009).

Nesse caso será observado o departamento de suprimentos que é dividido em aquisição de serviços, aquisição de materiais e aquisição de patrimônios e estoques, e o departamento financeiro que está dividido em contas a pagar e contas a receber.

As pesquisas descritivas têm como objetivo primordial a descrição das características de determinada população ou fenômeno ou, então, o estabelecimento de relações entre variáveis (GIL, 1999). Michel afirma ainda que, a pesquisa descritiva se proponha a verificar e explicar problemas, fatos ou fenômenos da vida real, com a precisão possível, observando e fazendo relações, conexões, à luz da influência que o ambiente exerce sobre eles. (MICHEL, 2009).

3.2 TIPOLOGIA DA PESQUISA QUANTO AO PROBLEMA DE PESQUISA

A tipologia da pesquisa quanto ao problema define-se como qualitativa, pois será necessário analisar a interação de algumas variáveis que não pode se tratar apenas de forma exata.

A pesquisa qualitativa descreve a complexidade do controle interno utilizado

na entidade estudada, analisa, compreende e possibilita mudanças de melhorias

para a entidade com os resultados obtidos.

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Esse tipo de pesquisa se fundamenta na discussão da ligação e correlação de dados interpessoais, na coparticipação das situações dos informantes, analisados a partir de significação que estes dão aos seus atos. Na pesquisa qualitativa, a verdade não se comprova numérica ou estatisticamente, mas convence na forma da experimentação empírica, a partir de análise feita de forma detalhada, abrangente, consistente e coerente, assim como na argumentação lógica das ideias, e suas interpretações não podem ficar reduzidas as quantificações frias e descontextualizadas da realidade. (MICHEL 2009). Richardson afirma ainda:

Os resultados que empregam uma metodologia qualitativa podem descrever a complexidade de determinado problema, analisar a interação de variáveis, compreender e classifica processos dinâmicos vividos por grupos sociais.

(RICHARDSON, 1999, p. 80).

Thomas e Nelson completam: a pesquisa qualitativa visa à compreensão da experiência vivida pelo participante e a maneira que os componentes formam o todo.

(THOMAS E NELSON, 2002).

3.3 TIPOLOGIA DA PESQUISA QUANTO AOS PROCEDIMENTOS

A tipologia da pesquisa quanto aos procedimentos definem-se como estudo de caso. Esse tipo de pesquisa é realizado de maneira mais intensiva, em decorrência da concentração em determinado objeto de estudo.

O método de estudo de caso consiste na investigação de casos isolados ou de grupos pequenos, com o propósito básico de entender fatos e fenômenos sociais.

Trata-se de uma técnica utilizada em pesquisas de campo que se caracteriza por ser o estudo de uma unidade, ou seja, um grupo social, uma família, uma instituição, uma situação específica, uma empresa, um programa, um processo, uma situação de crise, entre outros, com o intuito de compreendê-los em seus próprios contextos.

(MICHEL 2009).

Em um estudo de caso existe a necessidade de triangulação, ou seja, a utilização de várias fontes de evidências a partir dos dados coletados. (MARTINS, THEÓPHILO, 2009).

Em geral, os estudos de caso representam a estratégia preferida quando se colocam questões do tipo “como” e “por que”, quando o pesquisador tem pouco controle sobre os acontecimentos e quando o foco se encontra em fenômenos contemporâneos inseridos em algum contexto de vida real. (YIN 2005).

Para esta pesquisa o protocolo que foi desenvolvido é apresentado no

APÊNDICE A.

(19)

3.4 COLETA DE DADOS E INFORMAÇÕES

A coleta de dados será realizada mediante a pesquisa documental, visto a necessidade de análise dos documentos relacionados aos setores de suprimentos e financeiro, bem como entrevista semiestruturada para confrontar o conhecimento dos envolvidos na execução das tarefas.

Pesquisa documental significa consulta a documentos, registros, pertencentes ou não ao objeto de pesquisa estudado, para fins de coletar informações úteis para o entendimento e análise do problema. Faz parte do processo de identificação e conhecimento do problema, sem o qual a busca da solução será sem eficácia. (MICHEL 2009).

O desenvolvimento da pesquisa documental segue os passos da pesquisa bibliográfica, a diferença está na natureza das fontes. Existem os documentos, que são em grande número, considerados de primeira mão, que não recebem tratamento analítico, como por exemplo: documentos oficiais, reportagens de jornal, cartas, contratos, diários, gravações entre outros. De outro lado, existem os documentos de segunda mão, que de alguma forma já foi analisada, como por exemplo: relatório de pesquisa, relatórios da empresa, tabelas estatísticas entre outros. (GIL, 2008).

A pesquisa documental pode integrar o rol de pesquisas utilizadas em um mesmo estudo ou caracterizar-se como um único delineamento utilizado, sendo assim podem-se organizar informações dispersas, tornando a fonte de consulta importante, assinalam que o estudo pode ser desenvolvido com emprego exclusivo de pesquisa documental, e conforme o desenvolvimento da investigação poderá ser uma fonte de dados auxiliar. (MARTINS E THEOPHILO, 2007).

Também será utilizada a entrevista semiestruturada, o que permite o conhecimento dos procedimentos utilizados informados pelos funcionários dos setores entrevistados.

O entrevistado em uma pesquisa semiestruturada tem liberdade para desenvolver, cada situação em qualquer direção que considere adequada, o que permite explorar de forma mais ampla uma questão. (MICHEL, 2009).

A entrevista semiestruturada parte de questionamentos básicos, apoiados

em teoria e hipótese, que interessam à pesquisa, e que em seguida, adicionam-se a

uma grande quantidade de interrogativas, fruto de novas hipóteses que surgem no

transcorrer da entrevista. Desta forma o informante espontaneamente seguindo sua

linha de pensamento, com base nas suas experiências, começa a participar na

elaboração do conteúdo da pesquisa. (TRIVIÑOS,1987).

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3.5 CASO DE ESTUDO

O sindicato caso de estudo desta pesquisa é um dos primeiros sindicatos do

Estado, situado na cidade de Curitiba-PR, nomeado como “Sindicato” para fins de

não identificação (APENDICE 1). É uma entidade sindical patronal, porta-voz das

empresas filiadas e associadas, defende melhores condições para o setor em que

atua em ações junto a organismos e autoridades municipais, regionais e até mesmo

federais.

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4 ANÁLISE DO CONTROLE INTERNO DO SINDICATO 4.1 ANÁLISE DO DEPARTAMENTO DE SUPRIMENTOS

Os eventos identificados no departamento de suprimentos são divididos em aquisição de serviços, aquisição de materiais e aquisição de patrimônio e estoque conforme demonstra o fluxograma na FIGURA 2.

FIGURA 2 – FLUXOGRAMA DEPARTAMENTO SUPRIMENTOS

Fonte: Autora do trabalho

Os contratos iniciam-se com a solicitação verbal da pessoa que tem necessidade do serviço a ser contratado; são efetuadas pelo comprador as cotações

Legenda:

Requisição/solicitação informal Conjunto de documentos

Decisão Documento

Ação

Notas:

(a) As solicitações são feitas verbalmente para o colaborador do suprimentos de acordo com a necessidade de cada um (b) são realizadas as cotações de mercadorias

( c) É verificado se a NF está de acordo com solicitação, bem como se a mercadoria recebida está em perfeitas condições Solicitação verbal

do serviço (a)

Cotações (b)

Solicitação verbal

de Compras (a) Solicitação verbal

de Compras (a)

Cotações (b) Cotações (b)

Seleção dos prestadores para entrevista

Apenas 1 Fornecedor responde

Não

Sim

Não

Sim

Aprovação pelo melhor Custo

Benefício

Aprovação pelo menor Preço

Elaboração do contrato

Pedido para o Fornecedor

Pedido para o Fornecedor Contratos

Início Materiais

Início

Patrimônio e Estoque

Início

SUPRIMENTOS

Entrevistas

Aprovaçã o Diretor

Aprovação Diretor

Recebimento e conferencia da mercadoria (c)

Estoque

Patrimônio

Entrada no estoque

Entrada no Imobilizado

(22)

de fornecedores do serviço; dentre os fornecedores que atenderem as necessidades é selecionado pelo comprador os melhores prestadores (custo/benefício) para entrevista; após a entrevista é decidido pelo próprio colaborador do suprimentos o melhor prestador em requisitos de custo e benefício, ou seja, nesse caso o prestador selecionado não é o que oferece menor preço, mas sim o que apresenta melhores benefícios do serviço pelo melhor valor ofertado; na sequência é elaborado o contrato de prestação de serviço entre as partes, pelo próprio colaborador do suprimentos juntamente com o prestador.

As aquisições de materiais são atendidas pela solicitação verbal do colaborador que tem necessidade de um determinado material para o comprador;

são efetuadas pelo colaborador do suprimentos as cotações da mercadoria; se apenas um fornecedor responde a cotação a diretoria deve aprovar a compra, se mais de um responde é selecionado qual oferecer o menor preço não tendo valor mínimo ou máximo para tomada de decisão individual do comprador; é emitido o pedido de compra para o fornecedor; quando a mercadoria chega o colaborador do suprimentos deve receber e conferir se a mercadoria está de acordo com a nota fiscal ou documento hábil, se não apresenta nenhuma avaria ou defeito, e também deve verificar se o material está de acordo com o solicitado no pedido.

As aquisições de materiais de patrimônio e estocáveis são atendidas pela solicitação verbal do colaborador que tem necessidade da utilização/aquisição do material para o comprador; são efetuadas pelo colaborador dos suprimentos as cotações; se apenas um fornecedor responde a cotação a diretoria deve aprovar a compra, se mais de um responde é selecionado qual oferecer o menor preço não tendo valor mínimo ou máximo; é emitido o pedido de compra para o fornecedor;

quando a mercadoria é entregue, o colaborador do suprimentos deve receber e conferir se a mesma está de acordo com a nota fiscal ou documento hábil, se não apresenta nenhuma avaria ou defeito, e também deve verificar se o material está de acordo com o solicitado no pedido. Se for um material estocável o comprador deve dar entrada da mercadoria no estoque e efetuar mensalmente a contagem do mesmo e encaminhar para a diretoria. Se o material for um patrimônio ele deverá colocar uma placa no bem com sua numeração e dar entrada no patrimônio da entidade, bem como efetuar o controle anual da posição dos bens patrimoniais.

4.2 ANÁLISE DO DEPARTAMENTO FINANCEIRO

Os eventos identificados no departamento financeiro são divididos em

(23)

contas a pagar e contas a receber conforme demonstra o fluxograma na FIGURA 3.

FIGURA 3 – FLUXOGRAMA DEPARTAMENTO FINANCEIRO

O Contas a Pagar inicia-se com o recebimento do documento (Nota Fiscal, Fatura, reembolsos etc) e o colaborador do departamento financeiro que recebe esse documento lança no sistema, e agenda o pagamento. O mesmo colaborador faz o controle de disponibilidades, ou seja, decide se é necessário sacar valores do banco para o caixa, resgatar valores das aplicações ou investimentos entre outros;

semanalmente é emitido um relatório do próprio sistema para a diretoria com a posição dos valores a receber e recebidos na semana.

O Contas a Receber inicia-se com o recebimento de um relatório do departamento de faturamento com o resumo dos títulos faturados no mês, apenas para acompanhamento e ter uma visão dos valores faturados, no entanto todas as informações estão no sistema. Diariamente é efetuada a conferência das baixas dos

LEGENDA:

Decisão Documento

Ação

NOTAS:

(d) O colaborador entrega o documento (NF, Fatura, taxa, reembolso etc.) para o colaborado do financeiro efetuar o pagamento ( e ) Semanalmente é emitido relatórios para diretoria da posição do contas a pagar e contas a recebr

( f) O departamento de faturamento gera os títulos/faturamento e entrega o relatório mensalmente dos valores faturados para o financeiro ( g) conferir as baixas efetuadas pelo retonro bancário com o relatório do faturamento

FINANCEIRO

Lançamento do documento no sistema

Controle de Disponibilidades

Controle de contratações (e) Agendamento do pagamento Início Contas a Pagar

Recebimento Documento a ser

pago (d)

Controle de Disponibilidades

Controle de contratações (e) Conferência das baixas do retorno

bancário (g) Início Contas a Receber

Recebimento Relatório faturamento (f)

Pagamentos

Aplicações Investimentos Caixa

Banco

Caixa

Banco Aplicações

Investimentos

(24)

títulos recebidos no banco, que são baixados automaticamente pelo retorno bancário, a conferência é realizada através da conciliação bancária. O colaborador faz o controle de disponibilidades, ou seja, decide se é necessário depositar valores do caixa, aplicar valores do banco em aplicações ou investimentos entre outros;

semanalmente é emitido um relatório do próprio sistema para a diretoria com a

posição dos valores a receber e recebidos na semana.

(25)

5. ANÁLISE DOS RISCOS

5.1 ANÁLISE DOS RISCOS NO DEPARTAMENTO DE SUPRIMENTOS

Os riscos identificados de acordo com o COSO no processo de aquisição de serviços estão divididos por eventos, que serão descritos na sequência.

A solicitação do serviço é feita de forma informal, sem nenhum documento que comprove a solicitação e necessidade do determinado serviço, podendo o colaborador que solicitou o serviço alegar que o serviço contratado não foi exatamente o que solicitou, ou até mesmo ocorrer contratações sem a real necessidade.

As cotações solicitadas pelo comprador podem ser simuladas, pois não existe nenhum critério para contratação dos fornecedores.

A decisão de fornecedores selecionados para entrevista é tomada apenas pelo colaborador do departamento de suprimentos, sem nenhuma comissão avaliadora, bem como a realização da entrevista e decisão pela contratação do prestador, podendo assim ocorrer beneficiamentos particular entre as partes, causando prejuízos financeiros à entidade.

A realização da entrevista e decisão pela contratação do prestador é feita apenas pelo colaborador do departamento de suprimentos e o prestador, podendo assim ocorrer beneficiamentos particular entre as partes, causando prejuízos financeiros à entidade.

O contrato é elaborado somente entre o comprador e o prestador, sem nenhuma intermediação de outro colaborador, podendo assim facilitar ainda mais o beneficiamento particular entre as partes.

Apresentam-se de forma resumida os riscos identificados no departamento

de suprimentos no processo de aquisição de serviços conforme FIGURA 4.

(26)

FIGURA 4 – ANÁLISE DE RISCOS DEPARTAMENTO DE SUPRIMENTOS NAS AQUISIÇÕES DE SERVIÇOS

Os riscos foram classificados em uma matriz de riscos observando-se a probabilidade e impacto na FIGURA 5:

FIGURA 5 – MATRIZ DE RISCOS NAS AQUISIÇÕES DE SERVIÇOS

Fonte: Autora do Trabalho

RISCO CLASSIFICAÇÃO DO

RISCO

RESPOSTA AO RISCO 1.1 A solicitação do serviço é feita de forma informal, sem nenhum

documento que comprove a solicitação e necessidade do

determinado serviço, podendo o colaborador que solicitou o serviço alegar que o serviço contratado não foi exatamente o que solicitou, ou até mesmo ocorrer contratações sem a real necessidade.

Elevado Reduzir

2.1 As cotações solicitadas pelo comprador podem ser simuladas, pois não existe nenhum critério para contratação dos fornecedores.

Baixo Reduzir

3.1 A decisão de fornecedores selecionados para entrevista é tomada apenas pelo colaborador do suprimentos, sem nenhuma comissão avaliadora, bem como a realização da entrevista e decisão pela contratação do prestador, podendo assim ocorrer beneficiamentos particular entre as partes, causando prejuízos financeiros à entidade.

Moderado Reduzir

4.1 A realização da entrevista e decisão pela contratação do prestador é feita apenas pelo colaborador do suprimentos e o prestador, podendo assim ocorrer beneficiamentos particular entre

as partes, causando prejuízos financeiros à entidade. Alto Reduzir

5.1 O contrato é elaborado somente entre o colaborador e o prestador, sem nenhuma intermediação de outro colaborador ou diretor da entidade, podendo assim facilitar ainda mais o

beneficiamento particular entre as partes. Alto Reduzir

Esperado 3.1

Muito Provável 1.1

Provável 2.1 4.1

5.1 Não provável

Quase nula

Limitado Baixo Moderado Elevado Alto

(27)

A matriz de riscos foi elaborada primeiramente identificando os riscos que estão numerados (1.1, 2.1, 3.1...), na sequência foi classificado o impacto de cada risco de acordo com a FIGURA 6:

FIGURA 6- CLASSIFICAÇÃO IMPACTO

Fonte: Probabilidade e Impacto, 2014.

Após a classificação do impacto foi identificada a probabilidade do risco acontecer, conforme FIGURA 7:

FIGURA 7- CLASSIFICAÇÃO PROBABILIDADE

Fonte: Probabilidade e Impacto, 2014.

(28)

Os riscos foram tabelados de acordo com seu impacto e probabilidade em uma matriz de riscos, os riscos que foram classificados no quadro vermelho são os riscos que deve ser dedicado mais tempo e priorizar o monitoramento dos mesmos, em seguida os riscos nos quadros amarelo e depois nos quadros branco. Essa metodologia foi aplicada para todas as matrizes contidas nesse trabalho.

Os riscos identificados de acordo com o COSO no processo de aquisição de materiais estão divididos por eventos, que serão descritos na sequência.

A solicitação de aquisição de materiais é feita de forma informal, sem nenhum documento que comprove a solicitação e necessidade do determinado material, podendo o colaborador que fez a solicitação alegar que o material recebido não foi exatamente o que solicitou; ocorrer aquisições sem a real necessidade, ou até mesmo aquisições fantasmas, ou seja, compras sem materiais a serem entregues.

As cotações solicitadas pelo comprador podem ser simuladas, pois não existe nenhum critério para contratação dos fornecedores.

Não existe uma política de valor máximo para tomada de decisão individual do colaborador do suprimentos, podendo ocorrer beneficiamento particular.

O comprador que realizado todo o processo de compras também recebe e confere a mercadoria não tendo a interferência de nenhuma outra pessoa em todo o processo, desde seu início até o fim.

Apresentam-se de forma resumida os riscos identificados no departamento

de suprimentos no processo de aquisição de materiais conforme FIGURA 8.

(29)

FIGURA 8 – ANÁLISE DE RISCOS DEPARTAMENTO DE SUPRIMENTOS NAS AQUISIÇÕES DE MATERIAIS

Os riscos foram classificados em uma matriz de riscos observando-se a probabilidade e impacto na FIGURA 9:

FIGURA 9 - MATRIZ DE RISCOS NAS AQUISIÇÕES DE MATERIAIS

Os riscos identificados de acordo com o COSO no processo de aquisição de

RISCO

RESPOSTA AO RISCO 1.1 A solicitação de aquisição de materiais é feita de forma

informal, sem nenhum documento que comprove a solicitação e necessidade do determinado material, podendo o colaborador que solicitou o material alegar que não foi exatamente o que solicitou, ocorrer aquisições sem a real necessidade, ou até mesmo aquisições fantasmas, ou seja, compras sem materiais a serem entregues.

Elevado Reduzir

2.1 As cotações solicitadas pelo comprador podem ser

simuladas, pois não existe nenhum critério para contratação dos fornecedores.

Baixo Reduzir

3.1 Não existe uma política de valor máximo para tomada de decisão individual do colaborador do suprimentos, podendo ocorrer beneficiamento particular.

Elevado Reduzir

5.1 O comprador que realizado todo o processo de compras também recebe e confere a mercadoria não tendo a interferência de nenhuma outra pessoa em todo o processo, desde seu início

até o fim. Alto Reduzir

Esperado

Muito Provável 1.1 5.1

Provável 2.1 3.1

Não provável

Quase nula

(30)

patrimônio e/ou estoques estão divididos por eventos, que serão descritos na sequência.

A solicitação de aquisição de estoque e/ou patrimônio é feita de forma informal, sem nenhum documento que comprove a solicitação e necessidade do determinado material, podendo o colaborador que solicitou o material alegar que não foi exatamente o que solicitou, ocorrer aquisições sem a real necessidade, ou até mesmo aquisições fantasmas, ou seja, compras sem materiais a serem entregues.

As cotações solicitadas pelo comprador podem ser simuladas, pois não existe nenhum critério para contratação dos fornecedores, podendo ocorrer beneficiamento particular.

Não existe uma política de valor máximo para tomada de decisão individual do colaborador do suprimentos, podendo ocorrer beneficiamento particular.

O comprador que realizado todo o processo de comprar também recebe e confere a mercadoria não tendo a interferência de nenhuma outra pessoa em todo o processo, desde seu início até o fim.

A imobilização ou estocagem é feita pelo colaborador do suprimentos bem como a contagem do estoque e levantamento do patrimônio, facilitando assim irregularidades ou operações inexistentes em casos de fraudes ou desvios.

Apresentam-se de forma resumida os riscos identificados no departamento

de suprimentos no processo de aquisição de patrimônios e/ou estoques conforme

FIGURA 10.

(31)

FIGURA 10 - ANÁLISE DE RISCOS DEPARTAMENTO DE SUPRIMENTOS NAS AQUISIÇÕES DE PATRIMÔNIO E ESTOQUE

Os riscos foram classificados em uma matriz de riscos observando-se a probabilidade e impacto na FIGURA 11:

FIGURA 11 - MATRIZ DE RISCOS NAS AQUISIÇÕES DE PATRIMÔNIO E ESTOQUE

RISCO

RESPOSTA AO RISCO 1.1 A solicitação de aquisição de estoque ou patrimônio é feita

de forma informal, sem nenhum documento que comprove a solicitação e necessidade do determinado material, podendo o colaborador que solicitou o material alegar que não foi

exatamente o que solicitou, ocorrer aquisições sem a real necessidade, ou até mesmo aquisições fantasmas, ou seja, compras sem materiais a serem entregues.

Elevado Reduzir

2.1 As cotações solicitadas pelo comprador podem ser

simuladas, pois não existe nenhum critério para contratação dos fornecedores.

Baixo Reduzir

Elevado Reduzir

5.1 O comprador que realizado todo o processo de comprar também recebe e confere a mercadoria não tendo a interferência de nenhuma outra pessoa em todo o processo, desde seu início

6.1 A imobilização ou estocagem é feita pelo colaborador do suprimentos bem como a contagem do estoque e levantamento do patrimônio, facilitando assim irregularidades ou operações

inexistentes em casos de fraudes ou desvios. Elevado Reduzir

Esperado

Muito Provável 1.1 5.1

Provável 2.1 3.1

Não provável 6.1

Quase nula

(32)

5.2 ANÁLISE DOS RISCOS NO DEPARTAMENTO FINANCEIRO

Os riscos identificados de acordo com o COSO no processo de contas a pagar estão divididos por eventos, que serão descritos na sequência.

O mesmo colaborador recebe o documento, lança no sistema e agenda o pagamento, podendo assim receber ou lançar os documentos atrasados no sistema e com informações incorretas.

Não existe uma política de valor máximo a ser pago sem autorização de um superior, em caso de não haver dinheiro no caixa ou banco para pagamentos da semana, é feito resgate na aplicação financeira ou investimentos podendo assim realizar resgates sem analise de prazos e condições, perda por falta de negociação com os fornecedores, falta de analise do ciclo financeiro da entidade gerando perdas não necessárias.

Os pagamentos são realizados pelo colaborador do financeiro responsável por todo o processo, desde o recebimento do documento a ser pago, podendo assim efetuar pagamentos em duplicidade, pagamentos baseados em valores e condições incorretas, não realização de pagamentos no prazo, pagamentos não autorizados ou não condizentes com as atividades da empresa ou referente a operações simuladas.

Os relatórios que o colaborador do financeiro gera para encaminhar a diretoria pode ser simulado, tendo em vista que o funcionário que está gerando o relatório é responsável por todo o processo de contas a pagar, podendo assim maquiar todos os dados e informações direcionadas nesse relatório.

Apresentam-se de forma resumida os riscos identificados no departamento

de financeiro no processo de contas a pagar conforme FIGURA 12.

(33)

FIGURA 12 - ANÁLISE DE RISCOS NO DEPARTAMENTO FINANCEIRO EM CONTAS A PAGAR

Os riscos foram classificados em uma matriz de riscos observando-se a probabilidade e impacto na FIGURA 13:

FIGURA 13 - MATRIZ DE RISCOS CONTAS A PAGAR

Os riscos identificados de acordo com o COSO no processo de contas a receber estão divididos por eventos, que serão descritos na sequência.

Nas operações de conferência das baixas nos retornos bancários, podem

RISCO

RESPOSTA AO RISCO 1.1 Recebimento de documentação em atraso;

1.2 Lançamento errado de informações;

Elevado Alto

Reduzir

2.1 Resgates realizados sem análise de prazo ou condições de investimento;

2.2 Perda por falta de negociação de prazo com fornecedor;

2.3 Falta de análise de ciclo financeiro da entidade, gerando perdas não necessárias;

Alto Baixo Baixo

Reduzir

3.1 Pagamento de materiais ou serviços não recebidos/realizados;

3.2 Pagamentos em duplicidade;

3.3 Pagamentos baseados em valores e condições incorretas;

3.4 Não realização de pagamentos no prazo;

3.5 Pagamentos não autorizados ou não condizentes com as atividades da empresa ou referente a operações simuladas;

Elevado Moderado

Baixo Limitado

Elevado Reduzir

4.1 Simulação de relatórios. Alto

Reduzir

Esperado ^1.1 ^1.2

Muito Provável

Provável ^2.1

Não provável ^2.2^2.3

3.3

3.2 3.1

3.5 4.1

Quase nula ^3.4

(34)

ocorrer operações simuladas nos lançamentos que não são identificados, como por exemplo, deixar em aberto um título de um cliente que já quitou sua divida.

Não existe política para o controle de disponibilidade. Em caso de não haver dinheiro no caixa ou banco para pagamentos da semana, é feito resgate na aplicação financeira ou investimentos, dessa forma as aplicações são realizadas sem análise de prazo ou condições de investimento, e não existe análise de ciclo financeiro da empresa, gerando perdas não necessárias.

Os relatórios que o colaborador do financeiro gera para encaminhar a diretoria podem ser simulados, tendo em vista que o funcionário que está gerando o relatório é responsável por todo o processo de contas a receber, podendo assim maquiar todos os dados e informações direcionadas nesse relatório.

Apresentam-se de forma resumida os riscos identificados no departamento de financeiro no processo de contas a receber conforme FIGURA 14.

FIGURA 14 - ANÁLISE DE RISCOS NO DEPARTAMENTO FINANCEIRO EM CONTAS A RECEBER

Os riscos foram classificados em uma matriz de riscos observando-se a probabilidade e impacto na FIGURA 15:

RISCO

RESPOSTA AO RISCO 2.1 Operações simuladas nos lançamentos que não são

identificados, como por exemplo deixar em aberto um título de um cliente que já quitou sua divida.

Elevado

Reduzir

3.1 Aplicações realizadas sem análise de prazo ou condições de investimento;

3.2 Falta de análise de ciclo financeiro da empresa, gerando perdas não necessárias;

Alto Baixo

Reduzir

4.1 Simulação de relatórios. Alto

Reduzir

(35)

FIGURA 15 - MATRIZ DE RISCOS CONTAS A RECEBER

Fonte: Autora do trabalho Esperado

Muito Provável

Provável 2.1 3.1

Não provável 3.2 4.1

Quase nula

(36)

6. CONTROLE DOS RISCOS

6.1 CONTROLE DOS RISCOS NO DEPARTAMENTO DE SUPRIMENTOS

FIGURA 16 - CONTROLE DE RISCOS NO DEPARTAMENTO DE SUPRIMENTOS NAS AQUISIÇÕES DE SERVIÇOS

Conforme demonstra a FIGURA 16, em resposta aos riscos identificados nos contratos de acordo com o COSO são apresentadas algumas sugestões de melhorias.

Elaboração de um documento de solicitação do serviço; criação de política para definir critérios para fornecedores aptos a prestar o serviços; criação de uma comissão avaliadora para analisar os prestadores selecionados para a entrevista, composta por membros da diretoria juntamente com o colaborador do suprimentos;

criação de política para estar presente nas reuniões juntamente com o colaborador do suprimentos e o prestador selecionado para entrevista, pelo menos um membro da diretoria; segregação de função; colaborador do departamento jurídico já existente na entidade deve ser o responsável pela elaboração dos contratos.

RISCO

RESPOSTA AO

RISCO ATIVIDADES DE CONTROLE 1.1 A solicitação do serviço é feita de forma informal, sem nenhum

documento que comprove a solicitação e necessidade do determinado serviço, podendo o colaborador que solicitou o serviço alegar que o serviço contratado não foi exatamente o que solicitou, ou até mesmo ocorrer contratações sem a real necessidade.

Elevado Reduzir

Elaboração de um documento de solicitação de serviços.

Baixo Reduzir

Criação de política para definir critérios para fornecedores aptos a prestar o serviços.

3.1 A decisão de fornecedores selecionados para entrevista é tomada apenas pelo colaborador do suprimentos, sem nenhuma comissão avaliadora, bem como a realização da entrevista e decisão pela contratação do prestador, podendo assim ocorrer beneficiamentos particular entre as partes, causando prejuízos financeiros à entidade.

Moderado Reduzir

Criação de uma comissão avaliadora para analisar os prestadores selecionados para a entrevista, composta por membros da diretoria juntamente com o colaborador do suprimentos.

4.1 A realização da entrevista e decisão pela contratação do prestador é feita apenas pelo colaborador do suprimentos e o prestador, podendo assim ocorrer beneficiamentos particular entre

as partes, causando prejuízos financeiros à entidade. Alto Reduzir

Criação de política para estar presente nas reuniões juntamente com o colaborador do suprimentos e o prestador selecionado para entrevista, pelo menos um membro da diretoria.

5.1 O contrato é elaborado somente entre o colaborador e o prestador, sem nenhuma intermediação de outro colaborador ou diretor da entidade, podendo assim facilitar ainda mais o

beneficiamento particular entre as partes. Alto Reduzir

Segregação de função;

colaborador do departamento jurídico já existente na entidade deve ser o responsável pela elaboração dos contratos.

(37)

FIGURA 17 - CONTROLE DE RISCOS NO DEPARTAMENTO DE SUPRIMENTOS NAS AQUISIÇÕES DE MATERIAIS

Conforme demonstra a FIGURA 17, em resposta aos riscos identificados na aquisição de materiais de acordo com o COSO é apresentada as sugestões de melhorias.

Elaboração de um documento de solicitação de compras; criação de política para definir critérios para fornecedores aptos a prestar os serviços; criação de política de valor máximo para liberação de compras do colaborador de suprimentos fechar sem a autorização da diretoria; segregação de função; recebimento e conferência de mercadoria deve ser realizado por outro colaborador.

RISCO

RESPOSTA AO

RISCO ATIVIDADES DE CONTROLE 1.1 A solicitação de aquisição de materiais é feita de forma

informal, sem nenhum documento que comprove a solicitação e necessidade do determinado material, podendo o colaborador que solicitou o material alegar que não foi exatamente o que solicitou, ocorrer aquisições sem a real necessidade, ou até mesmo aquisições fantasmas, ou seja, compras sem materiais a serem entregues.

Elevado Reduzir

Elaboração de um documento de solicitação de compras.

Baixo Reduzir

Criação de política para definir critérios para fornecedores aptos a prestar o serviços.

Elevado Reduzir

Criação de política de valor máximo para liberação de compras do colaborador de suprimentos fechar sem a autorização da diretoria.

5.1 O comprador que realizado todo o processo de compras também recebe e confere a mercadoria não tendo a interferência de nenhuma outra pessoa em todo o processo, desde seu início

Segregação de função;

recebimento e conferência de mercadoria deve ser realizado por outro colaborador.