Estrutura e Comunicação Organizacional-WORD

Manual de

Estrutura e Comunicação Organizacional

UFCD-0649

Formador: Richard Ferreira

Correio electrónico: richard_16@sapo.pt

Objetivos

-Classificar a organização;

-Interpretar a estrutura organizacional;

-Reconhecer os princípios da comunicação organizacional;

-Identificar e caracterizar as funções internas à organização;

-Definir conceitos de qualidade.

Conteúdos



Organização

Conceito e Tipos



Empresa

Conceito

Objetivos e papel na sociedade

Elementos Constitutivos

Noções de Qualidade

Gestão da Qualidade

Certificação

Princípios da qualidade

Sistema de Gestão segundo a Norma NP EN ISSO 9001:2000

Segurança. Higiene e Saúde

Organização do Posto de Trabalho

Gestão do Espaço e do Tempo

Dimensão

Propriedade

Ramos de Atividade



Estrutura Organizacional

Conceito e Tipos

Representação gráfica e análise



Comunicação Organizacional

Conceito

A comunicação eficaz: regras e efeitos



Funções

Produção

Comercial

Pessoal

Financeira

Planeamento Estratégico

Tipos de Organização

As organizações podem ter várias finalidades :

•

Humanitárias

•

Culturais

•

Recreativas

•

Sociais/ Profissionais

•

Comerciais

•

Desportivas

•

Religiosas

•

Políticas

•

Ambientais

•

A

finalidade

é a razão de ser da organização, implica saber porque razão ela existe.

•

Exemplo de

finalidade

: criar riqueza e satisfazer as necessidades de todos os acionistas,

empregados e a sociedade em geral.

•

As organizações não-governamentais (ONG), que não têm a

finalidade

de lucro, possuem objetivos

sociais, filantrópicos, culturais, recreativos, religiosos, artísticos.

•

O Estado é responsável pelas questões sociais.

•

O setor o privado, responsável pelas questões individuais, tem como objetivo principal o lucro.

Tendo em conta a sua

finalidade

as organizações classificam-se em:

•

Económicas – produção e comercialização de bens e serviços (bancos e empresas);

•

Governamentais – prestação de serviços públicos (escolas, hospitais, etc.);

•

Não-governamentais – fornecimento de serviços sem fins lucrativos

•

Social – satisfação de necessidades de cultura, diversão, convivência, e ajuda mutua (clubes,

associações de socorros mútuos);

•

Segurança – protegem as pessoas e os seus bens contra os riscos de vida em sociedade (polícia,

forças armadas, bombeiros);

•

Religiosas – satisfação das necessidades de culto (igrejas, sinagogas, mesquitas);

Conceito de Organização

“…uma organização é uma combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar propósitos coletivos. Por ORGANIZAÇÕES Hospitais ONG´S Empresas Públicas Empresas Industriais Empresas Comerciais Estabelecimentos de Ensino Bancos Hotéis Seguradoras

grande empresa ou uma pequena oficina, um laboratório ou o corpo de bombeiros, um hospital ou uma escola são todos exemplos de organizações."

(Maximiano 1992) Uma organização é formada pelo soma de pessoas, amparadas por máquinas, equipamentos, recursos financeiros e outros. A organização então é o resultado da combinação de todos estes elementos orientados a um objetivo comum.

A qualidade é o resultado de um trabalho de organização.

Podemos portanto conceituar organizações como o processo de estabelecer relações entre as pessoas e os recursos disponíveis tendo em vista os objetivos que a empresa como um todo se propõem a atingir.

Ciclo de vida das organizações

Nascimento

•

Intenção/Missão assenta num consenso;

•

Determinam-se e distribuem-se as tarefas;

•

Estrutura inicial de caracter informal;

•

Poucas regras;

•

Forte interação e entreajuda entre as pessoas;

•

Necessidade de hierarquia;

•

Existência de personalidades fortes.

Crescimento

•

Aumento das vendas;

•

Necessidade de contratação de mais pessoal;

•

Diversificação da produção;

•

Necessidade de mais formalização;

•

Despersonalização dos indivíduos;

•

Multiplicação dos antagonismos em relação aos objetivos, mercados e produtos a escolher.

Maturação

•

Sente-se um certo esgotamento na produção, no funcionamento dos serviços, e na exploração dos

mercados;

•

Aumento da burocracia e consolidação das regras, da cultura e da imagem da organização;

Procura de expansão em outras organizações

Deterioração

•

Surgem certas dificuldades: os produtos já não satisfazem a procura, pessoas com cargos

importantes abandonam a organização;

•

Marginalização dos inovadores e resistência às suas ideias;

•

Valorização da antiguidade de serviço em detrimento da criatividade e da inovação;

•

Proteção contra as ameaças do meio.

Morte

•

A Organização deixa de ser viável;

•

Aquisição de uma organização moribunda por outra forte ou de maior dimensão;

•

Grande dificuldade ou impossibilidade de se renovar

“A empresa pode ser descrita como uma organização composta por homens e meios (capital: financeiro, recursos energéticos, informação, terrenos, edifícios, maquinas, etc.) reunidos tendo em vista a produção de bens e/o serviços destinados à venda.”

(Baranger e outros, 1993, p. 16) As empresas são organizações sociais que utilizam recursos para atingir objetivos. Constituem-se com o objetivo de produzir bens e/ou prestar serviços para a satisfação das necessidades dos consumidores. Podemos então dizer que existem:

empresas lucrativas- quando o objetivo final é o lucro;

empresas não lucrativas- quando o objetivo final é a prestação de algum serviço público, independentemente do lucro;

Lucro é o excedente entre a receita obtida e a remuneração do empreendedor que assume os riscos de um negócio. Todas as empresas existem para produzir algo: produtos (bens) ou serviços. As empresas que produzem bens são chamadas empresas industriais, enquanto as empresas que produzem ou prestam serviços são chamadas empresas prestadoras de serviços. Além da produção, as empresas precisam colocar seus produtos ou serviços no mercado. Aí surge a comercialização. Recursos são os meios ou ativos de que dispõem as empresas para poder produzir. Quanto mais recursos as empresas tiverem ao seu alcance, tanto melhor o seu funcionamento e resultados. Quanto menos recursos, tanto maiores as dificuldades no alcance dos objetivos.

Existe uma variedade de recursos empresariais, porém os recursos mais importantes são os seguintes:

 Recursos materiais: são os recursos físicos, como edifícios, prédios, máquinas, equipamentos, instalações,

ferramentas, matérias-primas etc.

 Recursos financeiros: são recursos monetários, como capital, dinheiro em caixa ou em bancos, créditos, investimentos,

contas a receber etc.

 Recursos humanos: são as pessoas que trabalham em todos os níveis da empresa, desde o presidente até o mais

humilde dos operários. Na verdade, as pessoas são os únicos recursos vivos e inteligentes de uma empresa, capazes de lidar com todos os demais recursos empresariais.

Missão, Visão e Objetivos

Missão: definição dos fins estratégicos gerais.

Visão: traduz, de uma forma abrangente, um conjunto de intenções e aspirações para o futuro, sem especificar como devem ser atingidas. Desta forma, a visão tem um papel essencialmente motivador, procurando servir de inspiração para

os membros da organização tirarem o máximo partido das suas capacidades e alcançarem níveis mais elevados de excelência profissional.

Missão

 Qual é o nosso negócio?  Quem são os nossos clientes?  A que mercados nos dirigimos?

 Quais os tipos de produtos/serviços a que nos dedicamos? Que imagem queremos transmitir?

Objetivos

Em sintonia com a missão, a empresa deve estabelecer objetivos quantificados e enquadrados no tempo. Qualquer objetivo empresarial deve apresentar duas características-chave:

Quantificação: um objetivo deve poder ser quantificado e medido, senão não passa de uma mera expressão de boas vontades.

Ex: “Aumentar a qualidade” - não é um objetivo em si; traduz apenas um desejo ou uma aspiração. Ex: “Reduzir a taxa de produtos defeituosos para metade” - é um objetivo válido de melhoria de qualidade, uma vez que permite o acompanhamento do progresso do desempenho da empresa.

Dimensão Temporal: um objetivo deve ser enquadrado no tempo, senão nunca se pode verificar se foi alcançado ou não.

Ex: “Duplicar as vendas” - não é um objetivo correto, pois não indica em quanto tempo deverá ser atingido. Ex: “Aumentar a quota de mercado em 15% nos próximos 3 anos”.

Idealmente, os objetivos de uma empresa devem ser fixados de maneira a incentivar os membros da organização a expandir as suas competências para níveis mais elevados. Mas, as metas não devem ser inatingíveis, senão o efeito será o contrário.

Concluindo:

 Humano- Trabalho exercido pelo Homem pode apresentar-se sob várias formas: de execução(qualificado ou não), de direção, de organização e de invenção;

 Técnico- Os meios técnicos utilizados são: ferramentas, máquinas e instalações – Capital Técnico;  Financeiro- Os capitais necessários à vida da empresa.

 Estes 3 elementos coexistem influenciando-se uns aos outros de modo a atingir o objetivo ou objetivos da empresa. O termo objetivo significa metas a atingir ou tarefas a executar global ou sectorialmente na empresa.

Estes 3 elementos coexistem influenciando-se uns aos outros de modo a atingir o objetivo ou objetivos da empresa. O termo objetivo significa metas a atingir ou tarefas a executar global ou sectorialmente na empresa.

Os objetivos podem ser estratégicos e táticos.

Os primeiros relacionam-se com o conceito geral da empresa no futuro e com as estratégias escolhidas;

Os segundos englobam ações detalhadas dentro de uma estratégia geral. Os objetivos a atingir pela empresa podem ser de curto, médio e longo prazo. Esta classificação estabelece uma certa prioridade na sua concretização sendo os de curto prazo meros meios para atingir os de longo prazo.

Responsabilidade Social

“A responsabilidade social das empresas é, essencialmente, um conceito segundo o qual as empresas decidem, numa base voluntária, contribuir para uma sociedade mais justa e para um ambiente mais limpo.”

Comissão das Comunidades Europeias (2001), Livro Verde – Promover um quadro europeu para a responsabilidade social das empresas, Bruxelas. O mundo contemporâneo possui um modelo de crescimento económico que tem provocado enormes desequilíbrios. Se, por um lado, nunca houve tanta riqueza e fartura no mundo, por outro lado, a miséria, a degradação ambiental e a poluição aumentam de dia para dia.

Neste contexto começam a surgir necessidades de mudança nas formas de pensar, de agir e fundamentalmente na mudança de valores, sendo evidente que o caminho terá de ser o do desenvolvimento sustentável.

Quando se fala de Responsabilidade Social das Empresas refere-se, normalmente, a reciclagem do lixo doméstico e industrial, da reciclagem de toners, plásticos e papel, mas também do respeito pelas pessoas com quem se convive diariamente e ainda do apoio que se presta à sociedade.

Uma organização socialmente responsável tem em consideração, nas decisões que toma, a comunidade onde se insere e o ambiente onde opera. Há quem defenda que as organizações, como motor de desenvolvimento económico, tecnológico e humano, só se realizam plenamente quando consideram na sua atividade o respeito pelos direitos humanos, o investimento na valorização pessoal, a proteção do ambiente, o combate à corrupção, o cumprimento das normas sociais e o respeito pelos valores e princípios éticos da sociedade em que se inserem.

CARACTERISTICAS:

 PLURAL  DISTRIBUTIVA  SUSTENTÁVEL  TRANSPARENTE PLURAL:

As empresas não devem satisfações apenas aos seus acionistas. Muito pelo contrário. O mercado deve prestar contas aos funcionários, aos média, ao governo, ao setor não-governamental e ambiental e, por fim, às comunidades com que opera. As impresas só têm a ganhar na inclusão de novos parceiros sociais em seus processos decisórios. Um diálogo mais participativo não apenas representa uma mudança de comportamento da empresa, mas também significa maior legitimidade social.

DISTRIBUTIVA:

A responsabilidade social nos negócios é um conceito que se aplica a toda a cadeia produtiva. Não somente o produto final deve ser avaliado por fatores ambientais ou sociais, mas o conceito é de interesse comum e, portanto, deve ser difundido ao longo de todo e qualquer processo produtivo. Assim como consumidores, empresas também são responsáveis por seus fornecedores e devem fazer valer seus códigos de ética aos produtos e serviços usados ao longo de seus processos produtivos.

SUSTENTAVEL

O desenvolvimento sustentável é aquele que satisfaz as necessidades presentes sem comprometer a capacidade de as gerações futuras satisfazerem as suas próprias necessidades.

TRANSPARENTE

Perante exigências sociais e humanas legítimas, as empresas são “obrigadas” a divulgar a sua performance social e ambiental, os impactos das suas atividades e as medidas tomadas para prevenir/compensar acidentes

DIMENSÃO INTERNA:

A vertente interna da responsabilidade social das empresas abrange fundamentalmente quatro áreas: gestão dos recursos humanos;

saúde e segurança no trabalho; adaptação à mudança ;

gestão do impacto ambiental e dos recursos naturais. DIMENSÃO EXTERNA:

Comunidades locais

Parceiros comerciais, fornecedores consumidores Direitos humanos

Preocupações ambientais globais

Concluindo:

As empresas têm vindo a modificar as suas mentalidades e estratégias, e com isto, passaram a incluir comportamentos socialmente responsáveis, nos seus objetivos, que antes se focalizavam na criação de riqueza para os investidores. A Responsabilidade Social passou a integrar a estratégia das empresas, através da integração voluntária de preocupações económicas, sociais e ambientais, contribuindo para o seu desenvolvimento sustentável. A União Europeia tem um papel fundamental na evolução destas medidas, pelo facto de ser um dos maiores impulsionadores do crescimento do conceito de Responsabilidade Social.

“É possível elevar grandemente a qualidade de vida, apesar dos baixos rendimentos, através de um programa apropriado de serviços sociais. O facto de a educação e os cuidados de saúde serem tão fecundos num aumento do crescimento económico reforça a pretensão de colocar, nas economias pobres, uma ênfase maior nesses dispositivos sociais, sem ter de esperar até ‘ficar rico’ primeiro..”

(SEN, 2003: 62)

Elementos constitutivos

Gestores: São todos aqueles que, numa organização, conseguem coisas feitas com o trabalho dos outros, planeando, organizando, dirigindo e controlando.

Podemos considerar 3 níveis de gestão:  Institucional;

 Intermédio;  Operacional.

Nível Institucional – a gestão caracteriza-se fundamentalmente por uma forte componente estratégica, ou seja, envolvimento da totalidade dos recursos disponíveis na determinação do rumo a seguir( geralmente associado a ações com implicações de médio e longo prazo) e pela formulação de politicas gerais, isto é, que são definidas de forma genérica e dizem respeito a toda a empresa.

Corresponde aos membros do conselho da: Administração;

Gerência;

Conselho de Gestão; Direção Geral.

Nível Intermédio – predomina uma componente tática que se caracteriza pela movimentação de recursos no curto prazo e elaboração de planos e programas específicos relacionados com a área ou função do respetivo gestor.

É desempenhada pelos:

Diretores de divisão(dirige uma divisão); Diretores da área(geográfica);

Diretores funcionais( marketing, financeiro); Diretores de departamento;

Etc.

Nível Operacional – predomina a componente técnica, e a atividade destes gestores traduz-se fundamentalmente na execução de rotinas e procedimentos.

São os: Supervisores; Chefes de Serviço; Chefes de seção; Etc.

Noções de Qualidade

Gestão da Qualidade Conjunto de: Recursos e Meios Procedimentos Para:

Prevenir e detetar não conformidades na conceção, produção, instalações e pós – venda;

Implementar meios para evitar a sua repetição;

Gestão da Qualidade:

A gestão da garantia da qualidade é uma função responsável por garantir um nível de qualidade satisfatório na solução entregue ao cliente final, assim como ajudar a equipa de desenvolvimento a identificar problemas o mais cedo possível no

decorrer de um projeto. Não há a mínima dúvida de que estas tarefas não podem ser meramente encaradas como simples testes. Elas são a contribuição para a qualidade de um produto final.

Certificação

A certificação é o reconhecimento formal da Qualidade de uma organização. Com a certificação comprova-se que a organização gere um sistema de gestão da qualidade de acordo com as boas práticas de gestão e com os princípios da gestão da qualidade. O certificado tem uma validade de três anos, sendo contudo as organizações auditadas anualmente.

É autenticada pelo Sistema Português da Qualidade (SPQ) - após a realização de uma auditoria.

O objetivo da auditoria é conferir se a organização dispõe ou não de um sistema de gestão implementado que cumpre as Normas aplicáveis.

A implementação de um sistema de gestão e a sua posterior certificação, é uma mais valia para a empresa, devido:  Reconhecimento e satisfação dos clientes;

 Melhoria da imagem;  Acesso a novos mercados;

 Redução de custos - melhor desempenho do operador - maior motivação dos colaboradores

Princípios de Qualidade

estão refletidos na Norma ISO 9001:2000 que serve de referencial para a certificação de sistemas de gestão da qualidade.

Princípios de Qualidade ( cont.)

 FOCALIZAÇÃO NO CLIENTE

As organizações existem para servir os clientes, satisfazendo as suas necessidades;  LIDERANÇA

Os líderes estabelecem uma unidade na direcção que a empresa segue, de tal forma que todos os colaboradores se sentem envolvidos nos objectivos da empresa.

 ENVOLVIMENTO DE TODOS

envolvimento de todos é necessário desenvolver de um bom clima organizacional, onde os colaboradores conhecem os objectivos da Organização, o seu papel na sua prossecução e estão empenhados em os alcançar.  ABORDAGEM POR PROCESSOS

Para atingir os objectivos organizacionais, os recursos e actividades têm de ser geridas por processos, percebendo que as saídas de um processo serão as entradas de outro.

 ABORDAGEM DA GESTÃO COMO UM SISTEMA

Identificar, compreender e gerir os processos como um sistema, contribui para que a organização atinja os seus objetivos com eficácia e eficiência. Este propósito é atingido por meio de uma série de processos

inter-relacionados, que devem ser controlados e continuamente melhorados. Produção em série.  MELHORIA CONTÍNUA

A criação de uma dinâmica de melhoria é um dos princípios de gestão mais importantes.

Uma organização “parada” corre o risco de ser ultrapassada pela concorrência. Um dia sem melhorias é um dia perdido.

 TOMADA DE DECISÃO BASEADA EM FACTOS

Todas as decisões no seio da Organização deverão basear-se na análise lógica e intuitiva de factos.  RELAÇÃO DE BENEFÍCIO MÚTUO COM FORNECEDORES

Uma relação construtiva com os fornecedores permite gerar ao longo de toda a cadeia de produção ganhos para todas as partes.

Sistema de gestão da qualidade segundo a Norma ISO 9001:2000

A ISO é um referencial internacional da gestão da qualidade aplicável a todas as organizações independentemente da dimensão ou sector de atividade.

Gestão do Tempo

O tempo é:

Insubstituível; Invisível;

Consumido logo que se percebe; Não é possível de não se utilizar; inesgotável;

Impossível de se comprar, alugar, fabricar ou reciclar. Segundo Peter Drucker

” O tempo é o recurso mais escasso e, a não ser que seja gerido, nada mais pode ser gerido…”.

É essencial estabelecer graus de prioridade, saber fazer distinção do que é ou não urgente (o que pode ser feito agora e o que pode ficar para mais tarde).

Determina-se uma pessoa para desempenhar várias funções, tendo em conta os equipamentos para que esta possa restabelecer eficácia e produtividade.

Gestão do Espaço

Gestão do Espaço

Quando o escritório tem uma altura elevada deve-se recorrer a tetos falsos e que tornará um ambiente acolhedor, assim cria espaço para instalação de aquecimento, dispositivos anti-incêndio ou redes elétricas e água;

Os espaços mortos deverão ser aproveitados para armários, estantes ou gavetões, criando assim zonas de arrumação, havendo um maior aproveitamento do local;

Na parede devem ser colocados quadros, para haver um preenchimento do espaço.

Higiene, Segurança e Saúde no trabalho

Higiene, Segurança e Saúde no trabalho

Na Higiene, Segurança e Saúde no trabalho, o fundamental é Prevenir.

Medidas de Prevenção ( regras a respeitar):

Conhecer e utilizar corretamente as máquinas, os aparelhos, as substâncias e os equipamentos do posto de trabalho; Deixar no sítio adequado os diapositivos de segurança próprios das máquinas e das instalações, utilizando-os corretamente;

Medidas de Prevenção( regras a respeitar) (Cont):

Servir-se corretamente dos equipamentos de proteção individual, que devem ser arrumados no lugar que lhes corresponde;

Avaliar os pesos das cargas antes do transporte manual, adotar posturas corretas;

Comunicar à entidade patronal ou aos responsáveis, toda e qualquer situação de trabalho que represente um perigo grave ou imediato para a segurança e saúde, bem como qualquer defeito nos sistemas de proteção.

Normas de Higiene, Segurança e Saúde:

Rápido acesso ao exterior em caso de emergência;

No caso de incêndios, ativação automática dos chuveiros ou neve carbónica; Controladores específicos dos equipamentos informáticos;

Cumprir sempre as regras de utilização e adaptar procedimentos diários que reduzam ao máximo os perigos no local de trabalho.

Sinalização dos espaços:

Dentro de uma organização devem existir sempre a seguinte Sinalização:

Cor Significado/

Finalidade

Indicações/ Precisões

Vermelho Sinal de Proibição Atitudes perigosas

Perigo - Alarme Stop, pausa, diapositivos de corte de emergência.

Evacuação.

Material e equipamento de combate a incêndios Identificação e localização.

Amarelo ou amarelo-alaranjado Sinal de Aviso Atenção, precaução. Ventilação.

Azul Sinal de Obrigação Comportamentos ou acções especificas.

Obrigação de utilizar equipamento de proteção individual.

Verde Sinal de salvamento ou de socorro Emergência

Portas, saídas, vias, material, postos, Locais específicos.

Identificação das pessoas

Dentro das Empresas os funcionários devem usar identificação, para assim poderem ser reconhecidos.

Classificar a Organização

Classificar uma empresa é distingui-la atendendo a diferentes aspetos:  Sob o aspeto da Dimensão:

 Pequenas  Médias

 Grandes

 Microempresas

Elementos a ter em conta na sua diferenciação: -Capital Investido

-Nº de Trabalhadores -Volume de vendas anual  Sob o aspeto da Propriedade:

 Privadas (capital Particular)

 Públicas (capital do Estado)

 Semipúblicos ou Mistas ( parte do capital é particular, parte do Estado)

Elementos a ter em conta para a diferenciação:

-Detentor do fator Capital  Sob o aspeto de setor de Atividade:

-A atividade económica pode dividir-se em 3 setores: Primário

Secundário Terciário

A) Empresas de setor Primário – englobam as empresas que se dedicam à agricultura, pesca, sivicultura, pecuária e indústrias extrativas;

B) Empresas do setor Secundário – pertencem a este setor as indústrias transformadoras, eletricidade, gás e água, construção civil e obras públicas;

C) Empresas do setor Terciário – englobam as empresas que se dedicam ao comércio, transportes, armazenagem, comunicações, bancos, seguros e restantes serviços.

Estrutura Organizacional

É o conjunto de relações formais entre grupos e os indivíduos que constituem a organização. Define as funções de cada unidade da organização e os modos de colaboração entre as diversas unidades e é normalmente representada num diagrama chamado ORGANIGRAMA ou ORGANOGRAMA.

•

Tipos de organização de estruturas

Mecanicista- é caracterizada por um elevado grau de diferenciação horizontal, relações hierárquicas rígidas, enfase nas regras e procedimentos, com elevado grau de formalização e elevada centralização das decisões.

Orgânica - é caracterizada por reduzida diferenciação horizontal, maior interação das pessoas, menor formalização e maior flexibilidade e elevado grau de descentralização da autoridade.

•

Tipos de estruturas

 Funcional;  Divisória;

 Por Projetos e Matricial.

Estrutura SIMPLES

Como o próprio nome sugere, esta estrutura organizativa é a mais simples, sendo comum em grande parte das empresas familiares e de pequena dimensão. Geralmente é constituída por apenas dois níveis hierárquicos: o gestor – proprietário, “patrão” e os empregados, que a ele reportam diretamente. A maior parte das responsabilidades de gestão é detida pelo gestor e não existe uma clara definição das tarefas de cada um dos elementos que a constituem. Funciona sobre o controlo pessoal e contato individual com os empregados. O principal problema é que este tipo de organização funciona com a eficiência apenas enquanto a empresa se mantem numa determinada dimensão. À medida que a empresa cresce, torna-se cada vez mais difícil para uma só pessoa exercer o controlo sobre toda a empresa. Se o gestor não tiver visão e a abertura de espirito para entender que a empresa tem que ser organizada de maneira diferente, a gestão torna-se cada vez mais complicada e menos eficiente.

Estrutura FUNCIONAL

À medida que a empresa cresce, conduzem geralmente à adoção de uma nova estrutura organizacional baseada na divisão do trabalho e delegação de autoridade e responsabilidade a partir das funções “clássicas” da gestão: financeira, comercial, marketing, etc…. Cada um destes departamentos é chefiado por um especialista funcional na respetiva área. A coordenação dos diferentes departamentos funcionais é uma das tarefas mais importantes dos gestores de topo. As estruturas funcionais encontram-se fundamentalmente nas empresas de reduzida dimensão ou com reduzida gama de produtos ou atividades.

Estrutura DIVISIONÁRIA/DIVISIONAL

Sempre que a empresa atinge determinada dimensão e produz mais do que uma gama de produtos, pode-se tornar vantajoso criar divisões de estrutura correspondente as diferentes linhas de produtos. Cada divisão é relativamente dependente, isto é, mobiliza os responsáveis funcionais e os recursos necessários a sua autonomia a constitui por si próprio um centro de lucro. Estrutura DIVISIONÁRIA/DIVISIONAL

A estrutura divisionária a sobretudo aconselhável em empresas com uma estratégia de diversificação, isto é, empresa com negócios ou serviços diferenciados.

Estrutura por PROJETOS e MATRICIAL

Resulta da associação de uma estrutura temporária por projetos a estrutura hierárquica convencional. Combina portanto, duas linhas de autoridade;

 Vertical – relativa aos gestores funcionais;  Horizontal – relativa aos gestores de projetos.

A estrutura matricial, é particularmente aconselhável em organizações complexas e ou orientadas por projetos, como no caso das organizações aeroespaciais (NASA, por exemplo), ou nas empresas de construção civil ou empreitadas de grande dimensão (autoestradas, pontes, etc.).

Deve no entanto ter-se em conta que estas estruturas não são exclusivas de organizações de grande dimensão. As inúmeras empresas pequenas, nomeadamente de serviços, tanto públicas como privadas, organizadas segundo este modelo.

Comunicação

“Um processo que consiste em um emissor transmitindo uma mensagem, através de um meio, para

um receptor que reage”

Kotter (1977)

Comunicação Organizacional

Comunicação é o processo de transferência de informações, ideias, conhecimentos, ou sentimentos entre as pessoas. Pode traduzir-se tanto na carta do correio como nas transmissões via satélite, na conversa de corredor ou na ordem de serviço. Não será exagero afirmar que os gestores que obtenham sucesso em grande parte o devem a sua capacidade para comunicar com as pessoas e, por essa via conseguir dar-lhes a conhecer os objetivos e o que delas se espera para que eles sejam atingidos. Está provado que os gestores passam a maior parte do seu tempo comunicando com os subordinados.

O processo de comunicação implica a existência de três elementos: 1. Emissor

2. Recetor

3. Canal de transmissão

Emissor – é a pessoa ou entidade que tem uma ideia ou mensagem para comunicar a outra pessoa ou pessoas. É a fonte ou

Recetor – é a pessoa ou pessoas que recebem a informação que lhes é transmitida. Sem o recetor também não há comunicação.

Que interessa pregar no deserto se ninguém nos ouve? Um professor só dá aulas se tiver alunos presentes, de contrario ninguém o escuta, não há transmissão de conhecimentos.

Canal de transmissão – além do emissor interessado em enviar a informação, e do recetor, disposto a recebe-la, para haver

comunicação é necessário a existência de um meio de transmissão, o canal. O canal de transmissão é, portanto, o meio através do qual as comunicações são transmitidas entre as pessoas, e pode revestir-se de várias formas desde a voz humana à rede de televisão, passando pelo fax ou pelo correio normal ou informático.

Além da existência dos três elementos que acabam de se referir – Emissor, Recetor e Canal – para que haja uma correspondência tão perfeita quanto possível entre o que é emitido e o que é recebido. Isto implica que o emissor deve codificar as suas

mensagens de tal modo, que estas, sendo perfeitamente transmitidas, serão descodificadas pelo destinatário, o recetor, de modo a atribuir-lhe o mesmo significado. Se o recetor não atribuir à informação recebida o mesmo significado que o emissor pretendia, isto significa que houve falhas, ou barreiras. Estas podem resultar de deficiências na codificação ( por exemplo, uso da

linguagem inapropriada), de deficiências no próprio canal de comunicação. Diz-se que houve ruído (tentar comunicar um assunto técnico numa revista humorística) ou de problemas do próprio recetor que não descodificou conveniente a mensagem que se pretendia transmitir.

*É de evidenciar, a importância do feedback, isto é, o retorno (recetor-emissor) da informação que permite ao emissor verificar se a comunicação foi ou não perfeitamente rececionada.

-Comunicação Verbal *Comunicação Escrita *Comunicação Oral -Comunicação não-verbal Comunicação Verbal

“Aquilo que se diz” – expressão de ideias, desejos, opiniões, crenças, valores, etc…

Comunicação Verbal Escrita – é o registo de observações, como pensamentos, interrogações, sentimentos e informações. Através:  Livros  Cartazes  Jornais  Cartas  Email  Fax

Comunicação Verbal Oral – é a mais comum e refere-se à emissão de palavras e sons que usamos para nos comunicar. Através:  Conversas  Reuniões  Conferências  Entrevistas  Telefone Comunicação não-verbal

A comunicação não-verbal processa-se através de gestos, das expressões faciais, das utilizações da voz e do silêncio, do vestuário, dos objetos que nos rodeiam, da relação que estabelecemos, quer com esses objetos, quer entre nós. Todas estas formas de linguagens não-verbais exprimem e comunicam ideias, sentimentos, e emoções, acompanham, reforçam e chegam a substituir a linguagem verbal, delineando significações e conferindo uma vivência mais profunda e autentica à comunicação. Através:

 Gesticulação

 Expressão Facial (p.ex. Sorriso)  Contato Visual

Canais de Comunicação

 Formais - Descendentes - Ascendentes  Informais - Horizontais -Diagonais

Comunicação Formal



É preestabelecida e, supostamente, deve ser seguida. São as regras normalmente criadas pelo alto escalão, a fim de que haja uma “perfeita” comunicação entre todos – direção e funcionários – para manter a ordem e estabelecer esferas de poder.



É vertical e segue a hierarquia da empresa, porque retrata a cadeia de autoridade, e os profissionais costumam preocupar-se muito com ela, que se caracteriza pelo uso de canais descendentes.



É também chamada de comunicação oficial, destaca-se em e-mails, murais, circulares, discursos, declarações , etc., documentadas de alguma forma entre direção e funcionários e o ponto de onde é emitida garante sua formalidade.

Canal de Comunicação Formal- Ascendente e Descente



Correspondem às linhas de hierarquia da Organização Formal. Transmitem acima de tudo comunicações descendentes, ou seja, de superior para subordinados, provavelmente as de maior frequência( ordens de serviço, regulamentos, definição dos objetivos, etc), bem como comunicações ascendentes, isto é, dos subordinados para

superiores( informações sobre a evolução dos trabalhos, relato de problemas correntes, etc.).

Comunicação informal



Dá-se nas conversas dos corredores, nos vestiários, no transporte coletivo, nos encontros desportivos promovidos pela própria organização e, muitas vezes,no boato.



É multidirecional e, não raro, sobrepõe-se aos níveis de autoridade e instala-se onde a comunicação formal deixou espaço.



Constitui-se no lugar onde se atualizam as múltiplas leituras.



Considera-se, portanto, de um lado , que a comunicação informal pode causar grandes prejuízos, e de outro, ela pode gerar benefícios, se em ambientes onde predomine a confiança e o respeito mútuo, as conversa de corredor podem servir de ponte para o fortalecimento das relações e o reforço da comunicação formal.

Canal de Comunicação Informais – Horizontais e Diagonais Transmitem informações em todas as direções.



Horizontais- entre membros da organização no mesmo nível hierárquico;



Diagonais- entre os membros da organização nos diferentes departamentos situados em níveis diferentes de hierarquia

.

A comunicação eficaz requer que sejam considerados os seguintes aspectos:



O que deve ser comunicado (mensagem);



Por que deve ser comunicado (motivo);



Como deve ser comunicado (canal);



Quando deve ser comunicado (tempo);



De quem deve vir a comunicação (emissor);



Para quem deve ir a comunicação (receptor).

10 mandamentos sobre como preparar uma mensagem eficaz



Esclareça suas ideias antes de tentar comunicá-las



Examine a finalidade da comunicação



Compreenda o ambiente físico e humano ao comunicar



Sempre que possível, comunique algo que ajuda ou é valorizado pelos destinatários



Faça acompanhamento posterior



Comunique mensagens que são de importância tanto a curto quanto a longo prazo

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As ações devem ser apropriadas com a comunicação

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Procure ser uma pessoa que escuta e lê bem

Funções

Ao estudarmos a organização da empresa, constatámos que se pode repartir a sua atividade em diversas funções

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 Função de Planeamento Estratégico

O planeamento estratégico é um instrumento essencial de gestão para as organizações na atualidade. Constitui uma das mais importantes funções administrativas e é através dele que o gestor e a sua equipa estabelecem os parâmetros que vão direcionar a organização da empresa, a condução da liderança, assim como o controle das atividades. O objetivo do planeamento é fornecer aos gestores e às suas equipas uma ferramenta que a abasteça de in formações para a tomada de decisão, ajudando-os a atuar de forma pró-ativa, antecipando-os às mudanças que ocorrem no mercado onde atuam.

Michael Porter, um importante autor no campo da estratégia, afirma que uma empresa sem planeamento “corre o risco de se

transformar em uma folha seca, que se move ao capricho dos ventos da concorrência”.

De facto, o administrador que não exerce a sua função enquanto planeador, acaba por se concentrar excessivamente no operacional, atuando principalmente como um “bombeiro” que vive apagando incêndios, mas que não consegue enxergar onde está a causa desses incêndios.

 Função de Produção

A Função Produção assegura o conjunto de métodos e processos, atualizados e eficientes, com o objetivo de, produzir bens e serviços na qualidade desejada.

Função Pessoal / Recursos Humanos

“ Cada empresa, grande ou pequena, possui de uma maneira ou de outra, uma política de pessoal”.

G.R. Moxon A função do Pessoal/ Recursos Humanos é garantir o aproveitamento das qualidades profissionais e humanas dos seus

colaboradores, proceder de modo a que se implemente, entre todos os colaboradores, um clima harmonioso e cordial.

É objetivo da função do pessoal, contribuir para a prosperidade social e económica da empresa, assim como procurar satisfazer as necessidades e aspirações fundamentais dos trabalhadores.

Função Comercial

A função Comercial é responsável pelo produto, desde a saída da fábrica até ao consumidor final. Tendo como objetivos:

a definição dos preços e condições de venda;

a escolha dos canais de distribuição( Ex. através da internet; a opção dos tipos de promoção de vendas.

Esse caminho é atentamente estudado por uma função complementar. O Markting - Conjunto de atividades efetuadas antes, durante e depois da venda( através do feedback do consumidor), que tem como o objetivo satisfazer o cliente e obter o lucro para a empresa.

A função Financeira numa empresa, tem como objetivo a análise dos aspetos financeiros da mesma, de modo a assegurar racionalmente os recursos monetários disponíveis (Ex. contração de um empréstimo, para aquisição de uma máquina de costura, e levado a cabo pelo departamento financeiro, de forma a verificar se a empresa tem capacidade de suprir esse investimento, através das vendas).

Nesta função também se elaboram demonstrações de resultados e balanços, de forma a obter-se um conhecimento mais aprofundado de toda atividade envolvente na empresa( Ex. custos fixos, volume de venda, etc).

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS:

Campos, Silva e Castro, 1993, Tecnologias de Administração Rodrigues, 2010, Sistema de Normalização Contabilística Explicado Santos e Lemos, 1991, O Trabalho Administrativo na Empresa

Silva e Matos, 1991, O.A.E. Organização e Administração de Empresas Teixeira, 2010, Gestão das Organizações