INSTITUTO POLITÉCNICO DE BEJA Escola Superior de Tecnologia e Gestão
Mestrado em Segurança e Higiene no Trabalho
Tecnologia e Gestão
Melhoria da emissão de informação num Sistema de Gestão Integrado
Caso Prático: EPDM - Empresa de Perfuração e Desenvolvimento Mineiro, SA
Ana Cristina Joseph da Lança
Beja 2016
INSTITUTO POLITÉCNICO DE BEJA Escola Superior de Tecnologia e Gestão
Mestrado em Segurança e Higiene no Trabalho
Melhoria da emissão de informação num Sistema de Gestão Integrado
Caso Prático: EPDM - Empresa de Perfuração e Desenvolvimento Mineiro, SA
Dissertação de mestrado, apresentada na Escola Superior de Tecnologia e Gestão, do Instituto Politécnico de Beja
Elaborado por:
Ana Cristina Joseph da Lança Orientado por:
Professora Doutora Isabel Sofia Sousa Brito
Beja 2016
Agradecimentos
Começo por agradecer à minha orientadora Doutora Isabel Sofia Sousa Brito pela motivação que me transmitiu, pelo acompanhamento, disponibilidade, apoio e orientação que se revelaram indispensáveis para a concretização deste trabalho.
Em seguida, agradeço à Administração da EPDM - Empresa de Perfuração e Desenvolvimento Mineiro S.A., por ter proporcionado o desenvolvimento deste estudo na empresa e por ter demonstrado sempre disponibilidade e interesse.
Ao meu chefe, Gestor do Sistema de Gestão da EPDM, que ao longo de três anos de trabalho na área da Qualidade, me deu conhecimento e ferramentas essenciais para o desenvolvimento deste trabalho. E que durante este período de estudo, permitiu que não estivesse totalmente focada no trabalho.
Aos meus colegas e amigos pela disponibilidade e partilha de conhecimentos.
Aos docentes Eng.a Ana Dias e Eng.° Rui Isidoro pelo seu contributo na minha formação ao longo deste mestrado.
Em particular agradeço à minha família, que sempre me motivou para chegar ao fim desta etapa. Especialmente ao meu marido, pela constante motivação e demonstração de compreensão pela minha ausência. Às minhas tias que sempre me encorajaram para apostar na minha formação. E ao meu irmão e aos meus pais por todo o apoio e compreensão, mesmo quando outras prioridades se sobrepunham.
E de uma forma geral, agradeço a todos os que, de forma direta ou indireta, contribuíram para a concretização deste trabalho.
informação nas mãos de muitos.”
John Naisbitt
Resumo
As organizações são sistemas abertos, sujeitos a rápidas mudanças que ocorrem no meio em que operam devido à crescente evolução da tecnologia, da informação e da comunicação. Para responder a estes desafios, é necessário que estas tenham a capacidade de exercer a sua atividade adotando novas estratégias e novas formas de gestão, pois só desta forma lhes é garantindo um desenvolvimento a longo prazo. As organizações que conseguem sobreviver a todo este desafio, são aquelas que são capazes de criar novo conhecimento, assimilá-lo e incorporá-lo nos seus produtos e serviços e partilhá-lo de forma clara aos seus colaboradores.
Com o aumento da competitividade, a prioridade das empresas é fazer com que o conhecimento e a gestão sejam encarados como formas de pensar e agir estrategicamente.
Nos dias de hoje é cada vez mais comum as organizações estruturarem meios e sistemas de gestão organizacional através de linhas de orientação (normas) que permitem estruturar um conjunto de regras e procedimentos comuns a toda a organização, de forma a uniformizar métodos trabalho e partilha de conhecimentos do interesse de todos. Contudo, nem sempre é fácil encontrar o melhor método para a divulgação dessa informação.
Na presente dissertação pretende-se estruturar um sistema de informação capaz de dar resposta às necessidades identificadas num Sistema de Gestão Integrado específico. Este modelo poderá aplicar-se a todo o tipo de empresas permitindo o controlo integrado dos diferentes aspetos associados à gestão da Qualidade, do Ambiente e da Segurança e Saúde no trabalho. Pretende-se que seja uma ferramenta imprescindível para qualquer organização que tenha implementado um Sistema de Gestão Integrado e que ambicione a sua melhoria contínua.
Cada vez mais, os gestores das organizações, consideram a informação como um recurso estratégico fundamental para o sucesso profissional. Gerir é tomar decisões, e para tomar boas decisões há que possuir boa informação (Alturas, 2013).
planeamento da organização; procedimentos de gestão; estrutura da informação; fluxograma documental.
Abstract
Organizations are open systems, subject to rapid changes occurring in the environment in which they operate due to the growing evolution of technology, information and communication. To meet these challenges, it is necessary that they have the ability to exert its activity by adopting new strategies and new forms of management, because only this way it will ensuring a long-term development. Organizations that manage to survive all of this challenge are those that are able to create new knowledge, assimilate it and incorporate it in their products and services and share it clearly to their employees.
With an increase in competitiveness, company’s priority is to make knowledge and management to be seen as ways of thinking and strategically acting.
Nowadays, is very common to have organizations that develop organizational management systems through guidelines (standards) that allow structuring a set of rules and common procedures to the entire organization. These rules and common procedure allow standardizing work methods and sharing knowledge in everyone’s interest. However, it is not always easy to find the best method to share this kind of information.
In the present study, it is intended to structure an information system able to respond to identified needs in a specific Integrated Management System. This model can be applied to all kind of companies, allowing the integrated control of the different aspects associated to Quality, Environment and Safety and Health at work. It is intended to be an essential tool for any organization that has implemented an Integrated Management System and that aspire to continuous improvement.
Increasingly, the managers of the organizations consider information as a fundamental strategic resource for the professional success. Managing is
information (Alturas, 2013).
Keywords: Management system; organizational information; organization planning; management procedures; structure of information; documental flowchart.
Agradecimentos... I Resumo... III Abstract... IV Índice de Figuras...VII Índice de Gráficos... VIII Índice de Tabelas...VIII Lista de Abreviaturas e Siglas... IX
1. Introdução e Enquadramento...1
1.1. Introdução... 1
1.1.1. Objetivos... 1
1.1.2. Metodologia de trabalho...1
2. Sistemas de Gestão - SG...2
2.1. Sistemas de Gestão da Qualidade - SGQ...3
2.1.1. Linhas de orientação para implementação de um SGQ... 4
2.2. Sistemas de Gestão Ambiental - SGA... 5
2.2.1. Linhas de orientação para implementação de um SG A... 6
2.3. Sistemas de Gestão de Segurança e Saúde - SGSST...7
2.3.1. Linhas de orientação para implementação de um SGSST...8
2.4. Sistemas de Gestão Integrados - SGI QAS... 9
2.5. A certificação dos Sistemas de Gestão... 13
2.5.1. Evolução da Certificação nas Empresas... 14
2.6. Importância da Informação num Sistema de Gestão...25
3. Metodologia de investigação...26
3.1. Planeamento do estudo... 27
3.2. Enquadramento...27
3.2.1. Apresentação da Empresa... 27
3.2.2. Sistema de Gestão Integrado da EPDM - SGI QAS...29
4. Desenvolvimento do estudo...31
4.1. Opinião dos principais intervenientes... 34
4.1.1. Questionário...34
VI
4.2.1. Requisitos da Plataforma... 38
4.2.2. Acesso à Plataforma...39
4.2.3. Funcionalidades da Plataforma... 43
5. Conclusão... 55
Bibliografia... 56
Anexos ... 59
Apêndices... 59
Índice de Figuras
Figura 1: Metodologia PDCA... 4Figura 2: Requisitos da norma NP EN ISO 9001... 5
Figura 3: Requisitos da norma NP EN ISO 14001... 7
Figura 4: Requisitos da norma NP 4397... 9
Figura 5: Mina de Aljustrel...28
Figura 6: Janela de acesso para login na plataforma InfEPDM... 40
Figura 7: Página inicial da plataforma InfEPDM...44
Figura 8: Menu inicial da plataforma InfEPDM...45
Figura 9: Janela parar inserir informação no botão Informação Geral... 46
Figura 10: Janela do feed notícias...47
Figura 11: Exemplo de relatório estatístico... 49
Figura 12: Exemplo procedimento interativo... 51
Figura 13: Barra superior da Página Inicial... 52
Figura 14: Barra superior da Página Inicial (alertas, tarefas e calendário)...52
Figura 15: Menu favoritos...53
Figura 16: Janela de Histórico da minha Á rea... 53
Índice de Gráficos
Gráfico 1: Evolução do n° de certificados ISO 9001 por 1000 habitantes... 21
Gráfico 2: Evolução da % da empresas certificadas pela norma ISO 9001... 22
Gráfico 3: Evolução do n° de certificados ISO 9001 por 1000 habitantes para a União Europeia e Portugal...22
Gráfico 4: Evolução do n° de certificados ISO 14001 por 1000 habitantes para a União Europeia e Portugal...23
Gráfico 5: Comparação entre o número de certificados ISO 9001 da ISO Survey e das Entidades certificadoras...24
Gráfico 6: Valores observados e valores previstos para a evolução da certificação ISO 9001... 24
Gráfico 7: Valores observados e valores previstos para a evolução da certificação ISO 14001...25
Gráfico 8: Análise das respostas relativas à Questão 1... 35
Gráfico 9: Análise das respostas relativas à Questão 2 ... 36
Índice de Tabelas
Tabela 1: Principais vantagens do SGI - QAS...11Tabela 2: Objetivos dos Sistemas de Gestão...12
Tabela 3: N° de entidades certificadas por Sistemas de gestão em Portugal a 31-12-2013...17
Tabela 4: N° de entidades certificadas por Sistemas de gestão em Portugal de 2007 para 2013...17
Tabela 5: N° de entidades certificadas por Sistemas de gestão em Portugal de 2007 para 2013 e 2012 para 2013... 18
Tabela 6: N° absoluto, por 1000 habitantes e percentual de certificados emitidos por região NUTS II... 19
Tabela 7: Evolução percentual de 2007 a 2013 nas Regiões NUTS I I ... 20
Tabela 8: Índice de crescimento das Regiões NUTS II... 21
Tabela 9: Planeamento do estudo da dissertação...27
Tabela 10: Níveis de acesso para cada tipo de função... 43
Lista de Abreviaturas e Siglas
IC INE ISO NP NUTS OHSAS PDCA QAS SGA SGI SGQ SGSST SI
Índice de crescimento
Instituto Nacional de Estatística
International Organization for Standardization Norma Portuguesa
Nomenclatura das Unidades Territoriais para Fins Estatísticos Occupational Health and Safety Assessment Series
Plan-Do-Check-Act
Qualidade, Ambiente e Segurança Sistemas de Gestão do Ambiente Sistema de Gestão Integrado Sistema de Gestão da Qualidade
Sistemas de Gestão de Segurança e Saúde no Trabalho Sistemas de Informação
1. Introdução e Enquadramento
1.1. Introdução
Num mercado cada vez mais exigente as organizações sentem a necessidade de aumentar a sua competitividade através de uma gestão eficaz e da satisfação das partes interessadas (clientes, colaboradores, acionistas, fornecedores e meio envolvente). A implementação e certificação de sistemas de gestão integrados é cada vez mais uma resposta a esta necessidade (GE 15 - CTCP, 2016).
Os gestores das organizações, já consideram a Informação como um recurso estratégico fundamental para o sucesso profissional. Gerir é tomar decisões, e para tomar boas decisões há que possuir boa informação (Alturas, 2013)
Na presente dissertação, pretende-se desenvolver um sistema eficaz de partilha de informação que facilite a aprendizagem de requisitos e uniformize hábitos numa organização, que tem implementado e certificado um Sistema de Gestão Integrado da Qualidade, do Ambiente e da Segurança (SGI - QAS).
1.1.1. Objetivos
Tendo como finalidade melhorar o sistema de informação do SGI QAS da EPDM - Empresa de Perfuração e Desenvolvimento Mineira, S.A., o objetivo é estruturar um documento de requisitos para um suporte informático capaz de fazer chegar a informação relevante, de forma simples e imediata a todos os intervenientes do Sistema de Gestão. Será bastante proveitoso para a EPDM ter um sistema que indique de forma acessível e concisa, os passos a seguir para determinado procedimento e disponibilizar a documentação relacionada ao longo desse processo.
1.1.2. Metodologia de trabalho
O presente estudo desenvolveu-se em três fases distintas que deram origem aos três capítulos que se seguem. No primeiro, desenvolveu-se a parte teórica deste estudo, fez-se uma revisão da literatura sobre os Sistemas de Gestão, nomeadamente: Sistemas de Gestão QAS; Sistemas de Gestão Integrados; a
evolução da certificação nas empresas e a importância da partilha de informação num Sistema e Gestão.
Seguidamente, no capítulo de Metodologia e Investigação, contextualizou-se o problema, apresentando a Empresa e o Sistema de Gestão Integrado que se pretende melhorar. Para planeamento do estudo, procedeu-se à identificação de causas que possivelmente conduzem a algumas dificuldades na transmissão de informação do SGI; definiram-se objetivos, nomeadamente, a estruturação de um documento de requisitos para uma plataforma informática que contenha toda a informação relevante do SGI QAS da organização e que de forma simples e interativa seja transmitida aos destinatários pretendidos; e estabeleceram-se metas e prazos de resolução.
No último capítulo realizou-se o Desenvolvimento do Estudo. Ao longo destes meses, algumas empresas que desenvolvem sistemas informáticos neste âmbito foram alvo de pesquisa e contacto, para se conhecer o que já existe no mercado e saber se conseguiriam dar resposta à principal falha de informação identificada - a gestão de requisitos legais aplicáveis à organização. Após resolvida esta prioridade, planeou-se a plataforma informática. Considerando a experiência do dia-a-dia de trabalho e a opinião dos principais intervenientes do Sistema de Gestão a melhorar, delinearam-se os requisitos essenciais para a eficácia da transmissão de informação em procedimentos e manuais, tendo em conta essencialmente, regras e condições de utilização, prioridades de divulgação, funcionalidades e acessibilidade.
2. Sistemas de Gestão - SG
A implementação de um Sistema de Gestão passa pela definição de responsabilidades e regras de trabalho, permitindo uma atuação sistemática e organizada, o que se traduz numa melhoria contínua de eficiência e eficácia da organização (GE 15 - CTCP, 2016). O sistema de gestão de uma organização pode ser constituído por vários sistemas, entre os quais, pelo Sistema de Gestão da Qualidade, do Ambiente e da Segurança e Saúde, tal como o que é abordado neste estudo.
Em seguida temos uma breve explicação referente a cada um destes Sistemas de Gestão.
2.1. Sistemas de Gestão da Qualidade - SGQ
J. M. Juran defende que a Qualidade pode definir-se como a "adequação à finalidade ou ao uso" (Juran, 1991.v1). Nesta definição, a Qualidade está intrinsecamente associada à capacidade que o produto/serviço tem para desempenhar as funções/finalidade para que foi concebido. Quanto maior for essa capacidade, mais qualidade o produto/serviço terá. Para este autor, a Qualidade consiste - nas características do produto que vão ao encontro das necessidades dos clientes proporcionando a sua satisfação em relação ao produto e é também - a ausência de falhas.
Existem oito Princípios de Gestão da Qualidade - que podem ser adotados pela Gestão de Topo de uma organização para que esta alcance um melhor desempenho (IPQ, 2008), são eles:
1. Focalização no cliente;
2. Liderança;
3. Envolvimento das pessoas;
4. Abordagem por processos;
5. Abordagem da gestão como um sistema;
6. Melhoria contínua;
7. Abordagem à tomada de decisão baseada em factos;
8. Relações mutuamente benéficas com fornecedores.
O SGQ de uma organização é a sua estrutura organizacional de responsabilidades, de procedimentos, de processos e recursos que permitem à organização dar cumprimento ao que estabeleceu na sua Política da Qualidade e aos Objetivos da Qualidade que pretende alcançar.
A Gestão de Topo é responsável por estabelecer os aspetos relevantes do Sistema da Qualidade, a Política e os Objetivos. Bem como, por assegurar o bom desempenho dos serviços de gestão da qualidade, garantindo os meios e recursos necessários para a sua concretização.
Os requisitos do cliente, da própria organização e também os legais, constituem elementos fundamentais que devem entrar no SGQ. O resultado final (produto/ serviço) deve ter a Qualidade planeada.
Um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) - permite criar o enquadramento certo para a melhoria contínua, de modo a incrementar a probabilidade de aumentar a satisfação dos clientes e das outras partes interessadas (IPQ, 2008).
2.1.1. Linhas de orientação para implementação de um SGQ
A norma EN ISO 9001 (IPQ, 2008; IPQ, 2003) determina o que as organizações deverão assegurar no que diz respeito à gestão da Qualidade, no entanto cabe a cada empresa determinar as metodologias a utilizar para garantir o seu cumprimento.
Esta é baseada na metodologia PDCA (Plan-Do-Check-Act).
O ciclo PDCA começa pelo planeamento de ações, em seguida pela execução do conjunto de ações planeadas, verificando-se posteriormente se o que foi feito está de acordo com o planeado e, por último, tomam-se medidas para corrigir ou eliminar defeitos ou erros detetados. Todos estes pontos são executados de uma forma constante e cíclica, como está exemplificado na figura 1.
Figura 1: Metodologia PDCA
Fonte: (APCER, 2010)
O esquema seguinte identifica os principais capítulos da Norma e respetivos requisitos.
Figura 2: Requisitos da norma NP EN ISO 9001
5.1 Com prom etim ento da gestão 5.2 Focalização no c lie rte 5.3 Política da qualidade 5.4 Planeamento
5.5 Responsabilidade, autoridade e comunicação
5.6 Revisão pela gestão
6.1 Provisão de recursos 6.2 recursos humanos 6.3 In fra -e s tru tu ra 6.4 Ambiente de trabalho
7.1 Planeamento da realização do produto 7 .2 Processos relacionados com o c lie rte 7 .3 Conceção e desenvolvimento 7 .4 Compras
7 .5 Produção e fornecim ento do serviço 7 .6 Controlo de dispositivos de monitorização
e medição
Fonte: (GE 15 - C TC P, 2016)
2.2. Sistemas de Gestão Ambiental - SGA
Um Sistema de Gestão Ambiental (SGA) constitui uma parte do sistema global de gestão de uma organização, que visa o controlo dos seus aspetos ambientais através de uma abordagem estruturada e planeada à gestão ambiental em todas as suas vertentes (ar, água, etc.), envolvendo toda a estrutura da organização e todos os outros que sejam influenciados pelas atividades, equipamentos, produtos e processos que provocam ou podem vir a provocar danos ambientais, implementando um processo proactivo de melhoria contínua (Coelho & Prado, 2009).
Este esforço de gestão deve resultar numa melhoria sempre contínua do desempenho da organização em termos ambientais.
Este tipo de sistema deve assegurar, como mínimo, os seguintes aspetos:
• Definir a estrutura operacional;
• Estabelecer as atividades de planeamento;
• Definir as responsabilidades;
• Definir os recursos;
• Estabelecer as práticas e procedimentos;
• Assegurar a identificação dos aspetos ambientais e determinar a sua significância;
• Demonstrar o cumprimento dos requisitos legais e outros que a organização subscreva.
Resumindo, o SGA ajuda a organização a definir, implementar, manter e melhorar estratégias pró-ativas para identificar e resolver os impactes ambientais negativos que potenciem os impactes positivos, decorrentes das atividades da organização (Pinto, 2012).
Os principais custos associados à implementação de SGA estão associados à necessidade de afetação de recursos humanos, nomeadamente:
• Envolvimento do técnico responsável pela implementação do sistema e, eventualmente, despesas realizadas na contratação de consultores.
• Envolvimento da administração no acompanhamento das diversas atividades.
• Investimento na formação dos recursos humanos, nomeadamente custo de oportunidade do tempo despendido pelos formandos e custo do formador.
2.2.1. Linhas de orientação para implementação de um SGA
A norma EN ISO 14001 (IPQ, 2012) determina o que as organizações deverão assegurar no que diz respeito à gestão ambiental, no entanto cabe a cada empresa determinar as metodologias a utilizar para garantir o seu cumprimento.
À semelhança da norma ISO 9001, esta é baseada na metodologia PDCA (Plan-Do-Check-Act).
O esquema apresentado em seguida, identifica os principais capítulos da norma e respetivos requisitos.
Figura 3: Requisitos da norma NP EN ISO 14001
Fonte: (GE 15 - CTCP, 2016)
O Sistema de Gestão Ambiental foca-se no controlo dos riscos ambientais.
Por esse motivo a implementação deste sistema passa primeiro por conhecer os aspetos ambientais das suas atividades e verificar quais os respetivos impactes sobre o ambiente. Sendo que:
• Aspetos ambientais podem ser definidos como atividades, produtos ou serviços que possam interferir com o ambiente.
• Impactes ambientais consistem nas alterações do ambiente (positivas ou negativas) causadas pelas atividades da empresa.
Pretende-se que a organização consiga responder de forma exaustiva, quais são as atividades, produtos ou serviços que podem causar alterações no ambiente e qual a extensão de cada uma dessas alterações.
2.3. Sistemas de Gestão de Segurança e Saúde - SGSST
A importância de uma boa gestão da Segurança e Saúde no Trabalho (SST) é conhecida por todas as partes interessadas: empregadores, trabalhadores, seguradoras, clientes, fornecedores, comunidade e autoridades tutelares, além da redução dos riscos de acidentes e doenças profissionais, com resultados
7
evidentes param a segurança e saúde dos trabalhadores, destinatários de um sistema de gestão da segurança e saúde do trabalho.
De um modo geral, os SGSST são um conjunto de iniciativas da organização, formalizados através de políticas, programas, procedimentos e processos de negócio da organização para auxiliá-la a estar em conformidade com as exigências legais e demais partes interessadas, conduzindo as suas atividades com ética e responsabilidade social. Os elementos de um SGSST podem ser representados pelo ciclo PDCA (Figura 1), vulgarmente conhecido por ciclo de melhoria contínua (Calado, 2014) e já referido nos Sistemas anteriores.
O SGSST baseia-se no controlo dos riscos para a segurança e saúde dos trabalhadores. Como tal, a construção deste sistema inicia-se com o levantamento dos perigos associados às atividades desenvolvidas e a classificação dos respetivos riscos. Sendo que:
• O perigo é a fonte, situação ou ato com potencial para dano (lesão e/ou afeção da saúde);
• O risco consiste na combinação da probabilidade de ocorrência de um acontecimento ou de exposição(ões) perigosa(s), e da gravidade de lesões ou afeções da saúde que possam ser causadas pelo acontecimento ou exposição(ões).
Pretende-se que a organização conheça, de forma exaustiva, todos os perigos inerentes às suas atividades e gravidade dos riscos associados, de modo a poder atuar sobre eles de forma consistente (GE 15 - CTCP, 2016).
2.3.1. Linhas de orientação para implementação de um SGSST
A implementação deste Sistema faz-se de acordo com a norma OHSAS 18001 (Especificação para Sistemas de Gestão da Segurança e Saúde Ocupacional).
Esta foi desenvolvida para ser compatível com as normas ISO 9001 (SGQ) e ISO 14001 (SGA) e determina os requisitos que deverão ser assegurados pela organização no que diz respeito à gestão de SST.
Dado que o referencial OHSAS 18001, da BSI (British Standards Institution) não foi adotado como norma internacional ISO, em Portugal optou-se por publicar uma norma portuguesa: NP 4397 (IPQ, 2007), a qual é equivalente à especificação OHSAS 18001 (BSI, 2008).
Cada empresa deverá determinar as metodologias mais adequadas à sua realidade que garantam o cumprimento dos requisitos normativos.
O Mapa de Perigos e Riscos será o ponto de partida para a implementação dos restantes requisitos deste Sistema, nomeadamente o estabelecimento de objetivos de melhoria, a determinação dos métodos de controlo operacional, medidas de prevenção e definição das atividades de monitorização e medição a desenvolver (GE 15 - CTCP, 2016).
À semelhança das normas anteriores, esta também é baseada na metodologia PDCA (Plan-Do-Check-Act).
O esquema apresentado abaixo identifica os principais capítulos da norma e respetivos requisitos.
Figura 4: Requisitos da norma NP 4397
Fonte: (GE 15 - CTCP, 2016)
2.4. Sistemas de Gestão Integrados - SGI QAS
Atualmente a integração de vários sistemas de gestão começa a ser uma realidade. A norma OHSAS 18001, formulada por entidades certificadoras internacionais e publicada pela primeira vez em 1999, foi desenvolvida para ser compatível com as normas ISO 9001:1994 e ISO 14001:1996, com o objetivo de facilitar a integração dos sistemas (Jorgensen, 2006) apoiando e contribuindo para sistematizar uma adequada gestão do risco incorrido pelos
colaboradores, proporcionando boas condições de trabalho.
Existem vários requisitos e pontos que são comuns aos três Sistemas, com uma equivalência notória entre os principais requisitos gerais, a saber:
requisitos do sistema, liderança (responsabilidade da gestão), gestão de recursos, gestão de processos, implementação, monitorização e medição do sistema. Acresce que os três conjuntos de normas têm um princípio comum subjacente, a melhoria contínua com base no ciclo de Deming (PDCA) e que também a documentação do sistema, registos, políticas, planeamento, responsabilidade, implementação, controlo operacional, comunicação, verificação, auditorias, conformidade, melhorias contínuas e prevenção são requisitos específicos comuns às três normas (Matias, 2002).
A implementação do SGSST de acordo com padrões conhecidos pede avaliação/gestão de risco. O risco pode ser usado como um fator integrador - risco para o ambiente, risco para a vida e saúde dos empregados e população e risco de perdas económicas - constituindo uma combinação de probabilidade de que algum evento (perigoso) irá ocorrer e as consequências desse evento, irão verificar-se. A análise de risco é uma base adequada para um SG complexo. A estrutura formal de conhecidos sistemas - SGQ, SGA, SGSST - está em conformidade e o processo de implementação é muito semelhante ao PDCA (Labodová, 2004).
Na tabela 1 é possível perceber as principais vantagens do Sistema de Gestão Integrado QAS:
SEGURANÇA E SAÚDEAMBIENTEQUALIDADE (OHSAS 18001 / NP 4397) (NP EN ISO 14001) (NP EN ISO 9001) Área
Tabela 1: Principais vantagens do SGI - QAS
PRINCIPAIS VANTAGENS Maior eficácia e eficiência
interna e consequente redução de custos
Melhoria da imagem e da
credibilidade da Empresa Melhoria da gestão
a. Estabelecimento de regras de trabalho, que prom ovem uma m aior fluência nas atividades desenvolvidas;
b. Estabelecimento de melhores canais de comunicação;
c. M aior sensibilização para a qualidade;
d. Diminuição de p ro d u to / serviço com defeito e consequentemente menos desperdício de materiais e tem po em reparações;
e. M elhor resposta ao cliente;
Ou seja:
Melhores resultados com menores custos.
a. "Cartão de visita" da empresa, em particular no caso de novos clientes;
b. Fator de diferenciação em relação a empresas não certificadas;
c. Resposta a clientes que exijam a certificação como fa to r
preferencial, ou mesmo
obrigatório, para fornecim ento de produtos;
d. Acesso a mercados em que a certificação é requisito obrigatório ou preferencial.
a. M elhor e maior
disponibilidade de dados para tom ada de decisões;
b. Acompanhamento
sistemático do desempenho das diferentes áreas;
c. Estabelecimento de metas a atingir para os diversos sectores, avaliação de desvios e atuação atempada;
d. Definição de objetivos perm itindo direcionar toda a organização no mesmo caminho;
e. Cum prim ento de requisitos legais.
a. M aior racionalização de recursos (água, energia elétrica, materiais);
b. Redução de resíduos e respetivo custo de encaminhamento;
c. Diminuição de efluentes e do custo do seu tra ta m e n to / encaminhamento;
d. Acompanhamento dos requisitos legais lim itando os riscos de coimas por incum prim ento legal;
e. Conhecimento atempado da legislação, perm itindo adaptar-se à mesma de form a planeada.
a. M elhoria do desempenho ambiental, através da identificação e controlo dos aspetos ambientais, minimizando eventuais impactes ambientais negativos, traduzindo-se numa imagem positiva ju n to dos clientes e público em geral;
b. A certificação é o
reconhecim ento da adoção de boas práticas ambientais, reforçando a imagem positiva da empresa.
a. Estabelecimento de regras de trabalho e de meios de prevenção que m inimizam os riscos de acidentes e de doenças profissionais, reduzindo assim o impacto que estes problemas acarretam (indeminizações, perdas materiais, seguros, interrupções, dim inuição da motivação);
b. Acompanhamento dos requisitos legais lim itando o risco de coimas por incum prim ento legal.
a. M elhoria do desempenho ao nível da segurança e saúde, através da identificação e controlo dos riscos associados às suas atividades, traduzindo-se numa imagem positiva da empresa ju n to a clientes, trabalhadores público em geral;
b. A certificação é o
reconhecim ento da adoção de boas práticas a nível da segurança e saúde no trabalho, contribuindo para a boa imagem da empresa.
Fonte: (GE 15 - CTCP, 2016)
A integração de sistemas de gestão da Qualidade, do Ambiente e de Segurança, possibilita uma atuação coerente e sistemática face às necessidades de cada área, reforçando a eficiência da organização. Por outro lado, evita conflitos de interesses entre os sistemas (GE 15 - CTCP, 2016).
Os principais objetivos do Sistema de Gestão Integrado QAS são (ver tabela 2):
Tabela 2: Objetivos dos Sistemas de Gestão
S I S T E M A S D E G E S T Ã O S a t i s f a ç ã o . . . P r e v e n i r .
Q U A L I D A D E ... d o s c l i e n t e s ... a o c o r r ê n c i a e / o u " e n t r e g a " d e s e r v i ç o n ã o c o n f o r m e
A M B I E N T A L
... d o m e i o e n v o l v e n t e
... o u m i n i m i z a r i m p a c t o s a m b i e n t a i s n e g a t i v o s
S E G U R A N Ç A E S A Ú D E
. d o s c o l a b o r a d o r e s
... a o c o r r ê n c i a o u m i n i m i z a r a o c o r r ê n c i a d e i n c i d e n t e s o u d o e n ç a s p r o f i s s i o n a i s
Fonte: (GE 15 - CTCP, 2016)
Para integrar Sistemas de Gestão deverão definir-se metodologias que permitam racionalizar o esforço de definição e manutenção do sistema.
Exemplos de requisitos comuns aos 3 sistemas de gestão:
• Definição da Política da Empresa;
• Definição de Responsabilidades e autoridades;
• Definição e planeamento dos objetivos;
• Sistema de documentação e seu controlo (manual, procedimentos);
• Controlo de registos e processos;
• Formação, sensibilização e competências;
• Identificação e tratamento de não-conformidades;
• Auditorias internas;
• Avaliação e medição;
• Revisão pela Gestão;
• Cumprimento dos requisitos legais.
A integração de sistemas deve sempre resultar num sistema mais eficaz (Karapetrovic & Willborn, 1998).
2.5. A certificação dos Sistemas de Gestão
A certificação significa o reconhecimento de boas práticas de gestão de acordo com as normas de referência e serve de "cartão de visita” junto de potenciais clientes e ao mercado em geral.
Este reconhecimento é obtido após Auditoria por parte de um organismo de certificação externo, através da emissão de certificado e autorização de utilização dos símbolos de certificação. A certificação é sempre efetuada por organismos de certificação independentes e acreditados para o efeito. No caso de Portugal é o Instituto Português de Acreditação (IPAC) que regula as entidades certificadoras (Ganhão & Pereira, 1992).
Em auditorias, podem ser analisadas as seguintes fontes de informação (EN ISO 19011) (IPQ, 2003):
• Entrevistas com colaboradores da organização (Internos e Empreiteiros);
• Observação das atividades, bem como do ambiente e das condições de trabalho circunvizinhos;
• Documentos, tais como política, objetivos, planos, procedimentos, normas, instruções, licenças e autorizações, especificações, desenhos, contratos e encomendas;
• Registos, tais como registos de inspeção, atas de reuniões, relatórios de auditorias, registos de programas de monotorização e os resultados de medições;
• Resumo dos dados, análises, resumo de indicadores de desempenho;
• Informação sobre os programas de amostragem utilizados pelo auditado e sobre procedimentos para o controlo dos processos de amostragem e medição;
• Relatórios de outras fontes, por exemplo, o retorno de informação do cliente, outra informação relevante de entidades externas e avaliações de fornecedores (produtos e serviços).
Para obter e manter a certificação do SGI é imprescindível que toda a organização esteja sensibilizada para o cumprimento integral das normas de referência.
O número de empresas com mais de uma certificação está a aumentar de forma constante e muitas delas já estão a experimentar a integração (Salomone, 2008). Assim, uma das questões que se coloca às organizações que estão a implementar dois ou mais SG’s é se estes devem ser implementados e geridos individualmente ou se poderiam tirar benefícios das possíveis sinergias ao integrá-los (Bernardo, Casadesus, Karapetrovic, &
Heras, 2009). Uma resposta teórica pode ser encontrada na literatura, uma vez que todos estes SG’s, certificáveis ou não, podem ser integrados num único SG - o SGI que, segundo (Karapetrovic & Willborn, 1998) pode ser definido como um conjunto de processos interligados que partilham um conjunto de recursos humanos, informações, infraestruturas, materiais e recursos financeiros, com o objetivo de alcançar metas relacionadas com a satisfação de uma grande variedade de stakeholders.
Para Salomone (Salomone, 2008), as vantagens mais notáveis foram a otimização/ unificação da auditoria, tanto interna como externa, a redução no volume de documentação e, em geral, todas as áreas em que a sinergia entre os três sistemas pode ser explorada, economizam tempo, dinheiro e trabalho.
Já os maiores obstáculos, foram o risco de não atribuir o nível certo de importância a cada variável de QAS e a dificuldade na organização de um SGI.
Importa referir que os resultados do seu estudo destacam que, embora a área geográfica e o sector da empresa tenham alguma influência sobre os benefícios percebidos e obstáculos para a adoção de diferentes SG’s e sua posterior integração, é o tamanho da empresa que exerce a maior influência.
2.5.1. Evolução da Certificação nas Empresas
No contexto do presente trabalho, importa salientar a evolução da certificação pelas três normas atrás referidas, de modo a compreender que a Implementação e Certificação simultânea de Sistemas de Gestão, como é o caso da Empresa em estudo, apesar de ser cada vez mais uma realidade, ainda é uma prática recente no mundo e pouco comum em Portugal.
De uma forma geral, focando as organizações com três certificações - ISO 9001, ISO 14001 e OHSAS 18001 - Salomone (Salomone, 2008) concluiu que 45% delas obtiveram as três certificações no mesmo ano e que 23% das
organizações obtiveram primeiro o SGQ, depois o SGA e por último o SGSST.
Numa proporção semelhante (22%) obtiveram primeiro o SGQ e posteriormente o SGA e SGSST em simultâneo. Uma percentagem muito pequena, 7%, iniciou a certificação do SGQ juntamente com um dos outros dois sistemas, seguindo para a terceira certificação nos anos subsequentes.
Dada a dificuldade em encontrar dados concretos e recentes do número de empresas com SGI - QAS certificado, seguidamente serão apresentados os dados possíveis fornecidos pela edição anual do Guia de Empresas Certificadas 2015 - (GEC - CP, 2015) através da análise do Eng.°. Paulo Sampaio, do Eng.° Pedro Saraiva e do Dr. Pedro Domingues. Desta análise resultam dados da evolução da certificação das normas já referidas, em contexto nacional e mundial ao longo dos últimos anos.
Fonte de informação utilizada:
Para a realização das diversas análises apresentadas de seguida, foi usada informação recolhida junto das seguintes entidades:
• Organismos certificadores - dados relativos ao número de entidades certificadas segundo os diferentes referenciais normativos.
• World Bank (dados sobre população datados de 2013).
• Instituto Nacional de Estatística (dados sobre população datados de 2013;
dados sobre número de empresas com 10 ou mais colaboradores datados de 2013).
• ISO Survey referente ao ano de 2013.
Pré-processamento de dados:
Nas análises efetuadas sobre a percentagem de empresas certificadas em cada um dos sistemas de gestão, a respetiva percentagem foi calculada em função do número de empresas com 10 ou mais colaboradores existentes num determinado espaço geográfico, visto que, com base num conjunto de investigações prévias já efetuadas e publicadas, se verificou que a certificação de sistemas de gestão da qualidade tem uma penetração e difusão significativamente maior neste grupo de empresas.
Análise e discussão de resultados:
Análise global
Aparentemente, nos últimos quatro anos temos vindo a assistir a uma estabilização do número de organizações certificadas em termos mundiais, em valores próximos de 1.100.000 organizações certificadas.
Pela análise da Tabela 3 verifica-se que existiam em Portugal, em Dezembro de 2013, 7.553 entidades com sistemas de gestão da qualidade certificados pela norma ISO 9001, valor este que corresponde a 0,72 entidades certificadas segundo a norma ISO 9001 por 1000 habitantes, bem como a 18,07% das empresas com 10 ou mais colaboradores. A nível dos sistemas de gestão ambiental e de segurança e saúde no trabalho contabilizaram-se, respectivamente, 1.602 e 868 entidades certificadas. A certificação segundo a norma ISO 22000 continua a liderar o grupo de referenciais com menor expressão junto das organizações portuguesas, existindo em Portugal, à mesma data, 417 organizações com sistemas de gestão de segurança alimentar certificados. A segunda posição deste grupo é ocupada pela certificação segundo a norma NP 4457 (Sistemas de Gestão de Investigação, Desenvolvimento e Inovação), com 198 organizações certificadas. O número de certificados emitidos segundo a norma ISO/TS 16949 foi de 125. Num terceiro grupo encontra-se a certificação HACCP, a verificação EMAS e a certificação segundo a norma SA 8000/ /NP 4469 com, respectivamente, 93, 80 e 66 certificados emitidos.
A nível de sistemas de gestão integrados, à semelhança de análises anteriores e de outras publicações (Sampaio, Saraiva, & Gomes, 2014) destaca-se a integração de sistemas de gestão da qualidade, ambiente e segurança, com 589 empresas certificadas nestas condições. De seguida aparece o grupo de empresas com sistemas de gestão integrados de qualidade e ambiente, existindo, em Dezembro de 2013, 508 empresas com este tipo de integração.
Com sistema integrado ao nível da qualidade e segurança existiam 118 empresas e com um sistema integrado de ambiente e segurança e saúde no trabalho apenas 29.
Tabela 3: N° de entidades certificadas por Sistemas de gestão em Portugal a 31-12-2013
Número de entidades certificadas porslstema de gestão em Portugal, a 31 de Dezembro de 2013
ISO 9001 ISO 14001
OHSAS 18001/NP 4397 ISO 22000
ISO/TS 16949 EMAS HACCP NP 4457 SA 8000/NP 4469
ISO 9001 + ISO 14001 + OHSAS 18001/NP 4397 ISO 9001 + ISO 14001______________________
ISO 9001 + OHSAS 18001/NP 4397 ISO 14001 + OHSAS 18001/NP 4397
7.553 1.602 868 417 125 80 93 198
___66 589 508 118 29
0.72 0.15 0.08 0.04 0,D1 0,D1
0,D1
0,02
0,01 0,06 0,05 0.D1 0.00
18,07 3,83 2,08 1,00 0,30 0,19 0,22 0,47 0,14 1.41
1,22
0,28 0,07 Fonte: (GEC - CP, 2015)
Pela análise das Tabelas 4 e 5, desde 2007, verifica-se que todos os tipos de certificações evoluíram positivamente. São de destacar os aumentos registados relativamente ao número de organizações com certificação OHSAS 18001 - 128,4%, com certificação integrada qualidade, ambiente e segurança - 109,6%, e por último, os sistemas de ambiente e segurança - 383,3%. É de salientar também o crescimento verificado a nível da certificação de sistemas de gestão ambiental entre 2007 e 2013, crescimento esse de, aproximadamente, 106,4%.
Com base nos resultados é possível registar que se verifica a transição de sistemas de gestão integrados à base de dois subsistemas (ISO 9001+OHSAS 18001 e ISO 14001+OHSAS 18001) para sistemas de gestão integrados, à base de três subsistemas.
Tabela 4: N° de entidades certificadas por Sistemas de gestão em Portugal de 2007 para 2013
Evolução do número de entidades certificadas de 2007 para 2013
Referencial N Por 1000 habitantes %
2007 2012 2013 2007 2012 2013 2007 2012 2013
ISO 9001 6.576 7.185 7.553 0,62 0.69 0,72 13.20 15,35 18,07
ISO 14001 776 1.247 1.602 0,07 0,12 0,15 1,56 2,66 3,83
OHSAS 18001/NP 4397 380 773 868 0.04 0.07 0,08 0.76 1,45 2,08
ISO 9001 + ISO 14001 436 483 508 0,04 0.05 0,05 0.90 1,03 1.22
ISO 9001 + ISO 14001 ♦ OHSAS 18001/NP 4397 281 577 589 0.03 0.06 0,06 0.60 1,23 1,41
ISO 9001 + OHSAS 18001/NP 4397 88 137 118 0,01 0.01 0,01 0.20 0,29 0,28
ISO 14001 +OHSAS 18001/NP 4397 6 49 29 0.00 0,00 0,00 0,01 0,10 0,07
Fonte: (GEC - CP, 2015)
Tabela 5: N° de entidades certificadas por Sistemas de gestão em Portugal de 2007 para 2013 e 2012 para 2013
Evolução percentual do número de entidades certificadas de 2007 para 2013 e 2012 para 2013
Referencial 2007-2013 2012 2013
ISO 9001 14,9% 5,1%
ISO 14001 106,4% 28,5%
OHSAS 18001/NP 4397 128,4% 12,3%
ISO 9001 ♦ ISO 14001 16,5% 5,2%
ISO 9001 + OHSAS 18001/NP 4397 34,1% -13,9%
ISO 9001 + ISO 14001 + OHSAS 18001/NP 4397 109,6% 2,1%
ISO 14001 + OHSAS 18001/NP 4397 383,3% -40,8%
Fonte: (GEC - C P, 2015)
Análise por regiões
À semelhança de análises anteriores, a Tabela 6 permite concluir que as regiões Norte, Centro e Lisboa continuam a ser as regiões do país com maior número de entidades certificadas em todos os referenciais analisados. Nas análises efetuadas em função do número de certificados emitidos por 1000 habitantes, bem como nas análises percentuais, são notórias as diferenças entre a certificação de sistemas de gestão da qualidade e os restantes referenciais. O comportamento das regiões autónomas continua a ser de destacar. Os Açores apresentam 0,54 certificados ISO 9001 por 1000 habitantes e 16,82% de entidades com 10 ou mais colaboradores certificados segundo a norma ISO 9001. Relativamente à Madeira, esta região apresenta 0,60 certificados por 1000 habitantes e 16,77% de organizações certificadas - é de destacar que em termos percentuais, pela primeira vez, as regiões autónomas ultrapassam a região Norte (15,09%).
Tabela 6: N° absoluto, por 1000 habitantes e percentual de certificados emitidos por região NUTS II
Número absoluto, por 1DD0 habitantes e percentual d!e certificadas em itidos por região NUTS II ValDres absolutos.
Referencial l NOrte l Centro j Lisboa A lentejo Algarve RAA RAM
ISO 9001 2.47 6 2.060 2.313 250 156 132 155
ISO 14DD1 441 364 460 52 29 23 30
OHSAS 180D1/NP 4397 264 204 337 24 12 17 7
ISO 9001 4- ISO 14001 143 133 185 13 15 6 8
ISO 9001 *■ OHSAS 1BD01/NP 43 97 46 31 35 2 1 3 0
ISO 9001 4- S0 14001 * OHSAS 18DD1/NP 4397 173 137 240 14 7 10 7
ISO 14DD1 4- OHSAS 1B001/NP 4397 7 6 10 2 0 4 0
ValDres por IODO haDIlantes
R eferendai | Norte | Centro | Lisboa A lenleja Algarve RAA RAM
ISO 9001 0.63 D, 91 0.B2 D,34 D,35 0,54 D.6D
ISO 14001 0,12 Dr 16 D,23 D,D7 □,07 0,09 D,J2
OHSAS 1 SCO 1/NP 4397 0,07 DrD9 0,12 D,D3 □,03 0,07 D.D3
ISO 9001 +1SD 140011 0.04 D.D6 D,D7 D,D2 □,03 0,02 D.D3
ISO 9001 * OHSAS 1BD01/NP4397 0,01 D, 01 D,Dl 0.33 D.0D 0,01 0,30
ISO 9001 4- ISD 14001 * OHSAS 13DD1/NP 4397 0,05 DrD6 D,D9 D,D2 0,02 0,04 D.D3
ISO 14001 4- OH5A5 1B001/MP43 97 0.00 0 , 0 0 0,00 0,00 0,00 0.02 0.00
Valores percentuais
Referendai | Norte | Centro | Lisboa Alenteja Algarve RAA RAM
ISO 9001 15,09 24,00 20,44 11,49 9,16 16.B2 16,77
ISO 14001 2,49 4,24 5,89 2,39 1,7D 2,93 3,25
OHSAS 13001/NP 4397 1,6 2 2,30 3,01 1.10 0,70 2.17 Q,7é
ISO 9001 4-1 SD 140011 0,37 1,55 1,65 D,83 0.8B 0,76 D,87
ISO 9001 4- OHSAS 18DD1/NP4397 0.23 D,36 D,31 D,D9 0.06 0,38 D,DO
ISO 9001 4- IS D 14DD1 * OHSAS 13001/N P 4397 1,05 1,6D 2.14 D, 64 D,41 1,27 0,76
ISO 14001 4- OH5AS 1BD01/NP 43 97 0.D4 D,07 D,D9 D,D9 D.0D 0,51 0,00
Fonte: (GEC - CP, 2015)
Analisando em mais detalhe os principais sistemas de gestão - qualidade, ambiente e saúde e segurança no trabalho -, retiram-se as seguintes conclusões:
• Valores absolutos: a nível da certificação de sistemas de gestão da qualidade, a região Norte lidera em termos absolutos com 2.47 organizações certificadas. No âmbito da certificação de sistemas de gestão ambiental e de segurança, a liderança é assumida pela região de Lisboa com, respectivamente, 660 e 337 organizações certificadas.
• Valores por 1000 habitantes: nesta análise a liderança é assumida pela região Centro a nível da certificação segundo a norma ISO 9001 (0,91) e pela região de Lisboa nas certificações segundo a norma ISO 14001 (0,23) e OHSAS 18001 (0,12).
