Acesso à Plataforma

O acesso à plataforma InfEPDM poderá ser feito de duas formas. Uma delas, será via internet através do site da empresa www.epdm.pt. Para aceder à plataforma é necessário clicar em “Privado” (lado superior direito da página) e seguidamente introduzir o Nome de utilizador (Username) e a Palavra-passe

(ver figura 6), fornecidos pela Área de informática da EPDM através de correio eletrónico, aos utilizadores autorizados.

Figura 6: Janela de acesso para login na plataforma InfEPDM

Fonte: Manual de utilizador da Plataforma

A outra forma será utilizadada dentro da organização. Todas as contas de

utilizador terão pré-definido no ambiente de trabalho um atalho para a InfEPDM

e o login será feito do mesmo modo que o anterior. Todos os colaboradores da

EPDM com conta de correio eletrónico profissional própria terão acesso à plataforma de informação InfEPDM, no entanto, haverá "níveis” diferentes de acesso a funcionalidades, de forma a garantir uma boa gestão de informação.

Os colaboradores aquando a admissão na empresa, juntamente com o

contrato, assinarão um Termo de Responsabilidade para a utilização da

Plataforma. Este documento terá como objetivo ressalvar as responsabilidades éticas e morais que todos devem exercer na utilização da mesma, essencialmente no que diz respeito ao tipo e veracidade da informação que inserem, à divulgação, ao uso controlado da informação e à responsabilidade de não ocultar ou eliminar informação relevante para o bom desempenho da organização.

Dentro de cada tipo de função serão associadas diferentes níveis de utilização da plataforma. A todos os níveis de acesso acrescem as responsabilidades

inerentes ao Termo de responsabilidade acordado, bem como, as permissões e responsabilidades do nível seguinte.

Os níveis de acesso a utilizadores, serão:

• Acesso nível 1: Acesso de Criador (sem restrições)

Permissões: Permite ao utilizador definir o layout da aplicação; definir

informaticamente a estrutura e as funcionalidades; definir meios de acesso; criar contas de utilizadores e respetivas senhas de acesso; gerir meios de ajuda e suporte a utilizadores; criar e executar controlos de segurança; estruturar regras e ligações para alertas através de contactos de correio eletrónico ou telemóvel; criar ferramentas no sistema de forma a compilar dados que possam ser extraídos pelos utilizadores, em formato de relatório.

Responsabilidades: Garantir a realização de backups de segurança de toda a

informação contida na plataforma; garantir meios de ajuda e suporte aos utilizadores; garantir meios de acesso a todos os utilizadores autorizados; garantir um bom funcionamento técnico da aplicação; garantir emissões de alertas/notificações; garantir a visualização e download de resumos de dados filtrados por Áreas, por tipo, etc. num intervalo de tempo desejado (por exemplo, gráficos de acidentes na Área da Produção ocorridos no ultimo mês); barrar a utilização de utilizadores, sempre que aplicável.

Este nível de acesso corresponderá certamente à Área de informática.

• Acesso nível 2: Acesso Gestor.

Permissões: Permite ao utilizador gerir todas as funcionalidades da aplicação. Gerir permissões; concluir tarefas associadas a todas as Áreas; eliminar qualquer documento introduzido na aplicação; definir juntamente com o(s) utilizador(es) do nível 1: base com responsáveis associados a cada Área; associar fluxogramas e documentação a procedimentos/instruções específicos; definir o formato dos relatórios de compilação de dados.

Responsabilidades: Garantir que a informação disponível se encontra atualizada (de acordo com o procedimento de gestão documental); garantir que todos os utilizadores utilizam de forma correta a plataforma; garantir que a emissão de informação é realizada com eficácia; acompanhar o planeamento

de tarefas definidas, garantindo que aquelas de que não são concluídas e fechadas no prazo definido são reportadas à Gestão de topo.

A Qualidade terá estas permissões.

• Acesso nível 3: Acesso Utilizador

Permissões: Permite criar tarefas. E concluir tarefas após aprovação do(s) utilizador(es) de nível 2; consultar os detalhes das tarefas de todas as Áreas; introduzir dados específicos da Área para consulta, download e impressão no menu inicial; anexar evidências no Plano de Ações, anexar ficheiros e eliminar apenas os introduzidos pelo pessoal da Área;

Responsabilidades: Garantir que a informação da Área se encontra atualizada e é percetível aos outros utilizadores; Cumprir e garantir que as tarefas da Área pela qual é responsável são cumpridas nos prazos definidos; aceder e utilizar a plataforma de acordo com o definido.

Este nível será suportado pelos Responsáveis das Áreas da organização.

• Acesso nível 4: Acesso de Utilizador Geral

Permissões: Permite consultar toda a informação base no menu inicial e criar relatórios; criar eventos, compromissos ou tarefas sendo que as últimas necessitam da aprovação do(s) utilizador(es) de nível 2 para a sua conclusão; consultar os detalhes das tarefas apenas relacionadas com a Área; utilizar e consultar calendário com toda a informação introduzida, editar "favoritos” na sua Área de utilizador; anexar ficheiros e eliminar apenas os introduzidos por si.

Na secção de controlo operacional: interagir com os esquemas (fluxogramas) de procedimentos/instruções e realizar as operações relacionadas com a sua função.

Responsabilidades: Inserir informação da Área devidamente atualizada e percetível aos outros utilizadores; cumprir as tarefas que lhe são incutidas no prazo definido e informar o Responsável da Área; aceder e utilizar a plataforma de acordo com o definido.

As restantes permissões operacionais vão sendo geridas dentro de cada Área de trabalho.

Resumidamente, os utilizadores definidos para cada nível de acesso são os seguintes (ver tabela 10):

Tabela 10: Níveis de acesso para cada tipo de função

Utilizadores

Nível 1 Nível 2 Nível 3 Nível 4 ^{Termo de}

Responsabilidade

Téc. de

informática ^{Gestor do}_{Téc. Qua.}^{Sistema Resp. das}Áreas ^{Téc. das}Áreas utilizadores^{Todos os} Gestão de topo

Fonte: Procedimento de Gestão da Plataforma

Cada Área será responsável por divulgar na plataforma informação relevante para o bom desempenho da organização no âmbito legal, normativo e interno. A distribuição de documentação atualizada a colaboradores que não têm acesso à plataforma será controlada pelo responsável da respetiva Área.

De acordo com o nível de acesso, os utilizadores aquando a admissão na empresa e sempre que ocorram atualizações relacionadas com a plataforma informática, terão uma formação específica ministrada internamente. Para além desta, terão acesso a manuais de suporte, como por exemplo o Manual de utilizador (apêndice 3) e Procedimento de Gestão da plataforma (apêndice 4). Seguidamente, são apresentados os pontos relevantes desse manual.