Questionário

De forma a identificar com maior precisão onde surgem as maiores dificuldades na troca de informação entre as diversas áreas da organização, elaborou-se um questionário através do Google Forms (em apêndice 2) aos responsáveis dos Processos do SGI da EPDM, pois são eles que gerem a informação das respetivas áreas e que no fundo, serão os principais intervenientes da futura plataforma (permissões de nível 3, como será explicado no ponto 4.2.2 - Acesso à plataforma).

Os questionários foram entregues aos seguintes intervenientes: 1. Gestão de Topo;

2. Gestor do SGI / Resp. de Equipamentos e Oficinas; 3. Responsável dos Recursos Humanos;

4. Responsável das Compras; 5. Responsável do Laboratório; 6. Responsável da Produção; 7. Responsável das Sondagens; 8. Responsável do Ambiente; 9. Responsável da Segurança; 10. Responsável da Qualidade;

As questões abordadas foram as seguintes:

Questão 1

No âmbito do Sistema de Gestão Integrado (SGI QAS) da EPDM e tendo em conta a função que desempenha na Empresa, classifique de 1 a 5, as situações onde ocorrem mais falhas na partilha de informação interna (sendo 1 a de menor falha e 5 a de maior):

A. Na divulgação de novos impressos.

B. Na partilha de informação entre as várias áreas, como por exemplo: Novos EPI's ou substituições; equipamentos novos e fora de serviço; novas atividades/ locais de trabalho; acompanhamento dos objetivos definidos;

eficácia das formações concretizadas; evolução da gravidade de riscos profissionais e impactes ambientais.

C. Na divulgação e sensibilização de novos procedimentos e instruções de trabalho.

D. Na divulgação de resultados diretamente relacionados com obrigações legais e normativas, tais como: Auditorias; consultas aos trabalhadores; monitorizações aos agentes físicos e químicos; simulacros.

E. Na consulta e acesso a documentação inerente ao Sistema.

Gráfico 8: Análise das respostas relativas à Questão 1

Questão 1 6 5 4 3 2 1 0 A B C D E 1 2 3 4 5

Fonte: Inquérito Académico.

Com base nas respostas da Questão 1 e na análise do gráfico 8, identificou-se

que a maior falha de informação dentro do SGI relaciona-se com: “B - A partilha

de informação entre as várias áreas, como por exemplo: Novos EPI's ou substituições; equipamentos novos e fora de serviço; novas atividades/ locais de trabalho; acompanhamento dos objetivos definidos; eficácia das formações concretizadas; evolução da gravidade de riscos profissionais e impactes ambientais. ”

Tendo como ponto de partida a situação identificada, iniciou-se o desenvolvimento do modelo da plataforma, tendo como base (e exemplo) um procedimento do âmbito da resposta anterior (como será exemplificado no ponto 4.2.3 - controlo operacional). Converteu-se o mesmo em fluxograma, de forma a simplificar a informação nele contida e associaram-se os documentos 35

envolvidos no processo através de um programa informático específico,

nomeadamente o Bizagi Modeler.

Questão 2

Acha que um software criado especificamente para o efeito poderia ajudar a melhorar a partilha de informação interna e consequentemente, o desempenho da sua área?

Gráfico 9: Análise das respostas relativas à Questão 2

Questão 2 1 0 8 6 4 2 0 S im N ã o

Fonte: Inquérito Académico

Conforme se constata no gráfico 9, todos os intervenientes concordam com a criação de uma plataforma informática com partilha de informação interna para melhorar o desempenho da organização.

Questão 3 (de resposta livre)

Sugira uma funcionalidade para o software em estudo.

De acordo com as funções de cada interveniente dentro da organização, as respostas de caracter livre, foram:

• “Ser simples e se possivel, concentrar toda a informação." • “Fácil acesso e de elevada interação."

• “A criação de um software especifico seria uma mais valia para o sistema, se fosse utilizado por todas as áreas e não apenas pelas áreas da segurança, qualidade e ambiente."

• “Plataforma de trabalho para interação entre os diferentes sectores."

• “Separador onde pudéssemos colocar os resultados das monitorizações efetuadas nas áreas da segurança e do ambiente."

• “Alertas para as tarefas e responsabilidades (legais e normativas) de cada área, definidas no calendário SGI.”

• “Este software deve ser "alimentado" pelas diversas áreas da empresa e essa informação deve ser de fácil consulta. Isto vai evitar a informação uma melhor gestão do tempo."

Com toda a informação reunida, iniciou-se o planeamento da plataforma informática, tendo em conta essencialmente a sua estrutura, regras e

condições de utilização, prioridades de divulgação, funcionalidades,

acessibilidade e aspeto.

4.2. Conceção

Nesta fase identificaram-se os requisitos que a plataforma deverá responder. As prioridades foram: garantir a acessibilidade da informação para as diferentes Áreas, nomeadamente o modo como a informação chega aos destinatários; a interação com os documentos e a acessibilidade para com os procedimentos. Planeou-se também, um sistema de notificações, através de

correio eletrónico ou sms, para os intervenientes do Sistema de Gestão sempre

que seja atualizado algum requisito ou que lhes seja incutida alguma tarefa. Desta forma, elaborou-se um Manual de Utilizador (ver apêndice 3) com o objetivo de especificar as funcionalidades da aplicação. A mesma só será útil se os utilizadores tiverem formação e suporte adequado. Este manual foi elaborado com linguagem simples e acessível e grande parte das funcionalidades são explicadas através de imagens e com exemplos de preenchimento (a cor vermelha), com o objetivo de ser percetível para qualquer utilizador. Contudo, a leitura deste manual não dispensará a leitura dos

restantes manuais de suporte, bem como a formação que deve ser ministrada

pela EPDM antes da primeira utilização da plataforma.

Criou-se também um Procedimento - PR. Gestão da Plataforma (apêndice 4), de forma a definir essencialmente responsabilidades, regras de utilização e contextualização dos acessos para cada tipo de função. Os acessos à plataforma devem ser condicionados porque não se pretende "descarregar” informação sem controlo e sem destino definido.

A partilha de informação em excesso e fora do contexto também pode ser um problema. O que se pretende para este modelo informático é divulgar a informação de forma correta aos destinatários certos, atempadamente.