As vantagens de um Sistema de Gestão são inúmeras, no entanto, tudo será em vão se a transmissão dos seus requisitos não for transmitida de forma eficaz dentro da organização. Será bastante útil para a EPDM possuir um sistema de informação que interiorize responsabilidades, procedimentos e boas práticas de trabalho de forma simples e interativa e essencialmente, que uniformize hábitos. No dia-a-dia de trabalho existem outras prioridades que não ler novos procedimentos, etc. e a partilha desta informação deverá ocorrer de forma natural e não vista como um "entrave” para a atividade.
Na primeira fase do estudo, a maior dificuldade sentida relacionou-se com a pesquisa de dados atuais de empresas com SGI QAS certificados.
Na segunda e última fase, foi tida em conta a opinião dos futuros utilizadores e gestores da plataforma, de forma a estruturar um modelo capaz de dar uma resposta objetiva às dificuldades identificadas no sistema de informação do SGI
QAS da EPDM S.A. e ao mesmo que reflita a realidade da organização.
Elaborou-se um Procedimento para Gestão da Plataforma e um Manual de Utilizador, onde são definidas essencialmente responsabilidades, regras de utilização, acessos e funcionalidades da aplicação, o que facilitará a possível integração desta ferramenta no dia-a-dia de trabalho da organização.
O modelo concebido será apresentado à EPDM e de acordo com as
necessidades daí provenientes, poderá ser necessário recorrer a empresas que desenvolvem produtos nesta área, esperando-se assim que haja um uma resposta positiva e que este estudo seja benéfico não apenas para a EPDM,
mas para outras organizações que pretendam melhorar o seu Sistema de Gestão.
É importante referir que o que se pretende para este modelo não é apenas divulgar informação, mas sim, divulgar a informação certa aos destinatários certos atempadamente.
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Anexos
Anexo 1Apêndices
Apêndice 1 Apêndice 2 Apêndice 3 Apêndice 4 Apêndice 5Política Corporativa da EPDM SA
Tabela de correspondência entre documentos e os requisitos normativos aplicáveis
Questionário Académico
Manual de Utilizador da Plataforma InfEPDM
Procedimento de Gestão da Plataforma InfEPDM
Exemplo de Procedimento Interativo - Fluxograma com documentação associada
= EPDM
Undergnound DriffingREPRODUÇÃO PROIBIDA - IM .05.0
A EPDM - Empresa de Perfuração e Desenvolvimento Mineiro, S.A., dedica-se à execução de trabalhos de:
• Modelação e movimento de terras, subterrâneos e à superfície, exploração mineira e obras subterrâneas em geral;
• Perfuração de solos, desenvolvimento de galerias subterrâneas;
• Engenharia de minas e demais serviços relacionados com a indústria extrativa; • Sondagens.
Além das atividades acima mencionadas, a EPDM possui meios e conhecimentos para outros serviços relacionados com a construção civil.
Na sua atividade a EPDM tem por base as seguintes linhas de orientação:
• Cumprimento dos requisitos, legais e normativos, dos clientes e de outros que a organização subscreva no âmbito da segurança e saúde do trabalho, ambiente, qualidade e da competência laboratorial;
• Prevenção da poluição, através de uma atitude pró-ativa, redução e monitorização dos impactes ambientais da atividade, nomeadamente na correta gestão dos seus resíduos;
• Promoção da saúde dos seus colaboradores, além da prevenção das lesões e incidentes de trabalho;
• Valorização dos colaboradores, através da aposta constante na formação e atualização de conhecimentos, no sentido de melhorar continuamente as suas competências e o desempenho das suas funções;
• Estabelecimento de objetivos e metas, avaliando sistematicamente os resultados obtidos, de forma a melhorar continuamente a eficácia do Sistema de Gestão Integrado.
E na vertente laboratorial:
• Cumprimento das boas práticas profissionais e qualidade dos ensaios (nomeadamente quanto aos métodos e requisitos dos clientes);
• Garantia de qualidade do serviço prestado pelo laboratório;
• Requisitos de competência do pessoal do laboratório na utilização da documentação do sistema e na aplicação das políticas e dos procedimentos da sua área de trabalho.
Estes princípios:
• São comunicados a todas as pessoas que trabalham para a EPDM, ou em nome desta, de modo a garantir que as mesmas estão conscientes das suas obrigações enquanto parte do sistema de gestão da EPDM;
• Estão disponíveis ao público e a todas as partes interessadas.
A garantia do cumprimento dos objetivos da EPDM, é tarefa de cada um e responsabilidade de todos. A gestão de topo da EPDM, consciente dos desafios decorrentes dos princípios da sua Política, compromete-se a cumprir os mesmos, revendo-os periodicamente dê modo a garantir a sua atualidade, fornecendo os meios e recursos necessários para tal.
Aljustrel, 23 de dezembro de 2015
DOCUMENTOS DO SGI QUA^ 9 0 0 1^ NORMAS AM B^ 140010 SST 18001É
M anual do SGI (Entradas e saídas dos Processos) - MGI 4.2
Política C orporativa 4.2 5.1 5.3 4.2 4.4.4 4.2 4.4.4 O rganogram a 4.1 4.4.1 PROCESSOS 4.1 7.1 7.2
Processo de Gestão da Organização 7.1
7.2
Processo de Recursos Hum anos 7.1
7.2
Processo de Gestão de eq uipam e ntos 7.1
7.2
Processo de gestão do SGI (Q ualidade, A m bien te , Segurança, Compras) 7.1
7.2
Processo de Produção (Produção e Logística e Sondagens) 7.1
7.2
Processo de Gestão Laboratorial 7.1
7.2 DESCRIÇÕES DE FUNÇÕES 5.5.1 6.2.2 4.4.1 4.4.2 4.4.1 4.4.2 PROCEDIMENTOS 4.2
PR.01 Gestão de com petências 6.2.2 4.4.2 4.4.2
PR.02 Gestão de com pras (inclui Avaliação de forne ced ore s)
7.4.1 7.4.2 7.4.3 7.4.4
PR.03 Gestão de equipam e ntos (inclui EM M ) 7.5.1
7.6
PR.04 Aspetos am bientais 4.3.1
4.4.6
PR.05 T ra ta m e n to de reclam ações 7.2.3
PR.06 Gestão de não con form id ade s (inclui satisfação ao cliente; AC e AP; avaliação de c o n fo rm id a d e legal) 8.2.1 8.3 8.4 8.5.2 8.5.3 4.5.2 4.5.3 4.5.2 4.5.3.2
PR.07 A u d ito ria s internas 8.1
8.2.2 4.5.5 4.5.5
PR.08 Gestão d o cum e ntal (inclui gestão de requisitos legais) 4.2.3
4.2.4 4.3.2 4.4.5 4.5.4 4.3.2 4.4.5 4.5.4 PR.09 Gestão da Produção 7.5.1
PR.10 C o ntrolo de acessos - Laboratório 7.5.1
PR.11 Análise de consultas e con tra tos - Laboratório 7.5.1
PR.12 Gestão de equipam e ntos de la b o ra tó rio 7.5.1
7.6
INSTRUÇÕES DE TRABALHO 7.5.1 4.4.6 4.4.6
OUTROS DOCUMENTOS/ REGISTOS
M a triz de avaliação de riscos 4.3.1
M a triz de avaliação dos im pactes am bientais 4.3.1
4.4.6
PEI - Plano de Emergência In te rn o (Dono de obra) 4.4.7 4.4.7
PSS - Plano de Segurança e Saúde 4.3.2
4.5.2
Lista de requisitos legais 4.3.2
4.5.2
4.3.2 4.5.2
DOCUMENTOS DO SGI QUA^ 9 0 0 1^ NORMAS AM B^ 140010 SST 18001É
Revisão pela gestão 8.1
5.6 4.4.3 4.5.1 4.6 4.5.1 4.6
In q u é rito de satisfação ao cliente 8.2.1
Registo de reclam ação 7.2.3
Identificação de ocorrência 8.3 4.5.3 4.5.3.2
Plano de ações 8.5.2
8.5.3 4.5.3 4.5.3.2
M apa de docum e ntos e registos 4.2.3
4.2.4
4.4.5 4.5.4
4.4.5 4.5.4
Program a de au d ito ria s internas - calendário SGI 8.2.2 4.5.5
M apa de avaliação de processos
5.4 5.6.1 7.1 8.2.3 4.3.3 4.5.1 4.3.3 4.5.1
Fichas de dados de segurança dos pro du to s 4.4.6 4.3.1
4.4.6
C o ntrolo de verificação de equipam e ntos DL50/2005 4.3.1
4.4.6
Plano de form ação 6.2.2 4.4.2 4.4.2
P articipação/C onsulta aos traba lh ado res 5.3 4.4.3 4.4.3
Avaliação de eficácia 6.2.2
Avaliação de forne ced ore s 7.4.1
Relatórios e Base de dados de Incidentes 4.5.3.1
C o ntrolo de calibrações/m anutenções 7.5.1
7.6
Planos de m anutenção dos eq uipam e ntos 7.5.1
7.6
O presente questionário realiza-se no âmbito de uma tese de mestrado de SHST, que tem por objetivo a definição de uma aplicação informática para melhoria da partilha de informação entre os diversos processos da organização.
A sua opinião é essencial para o desenvolvimento deste estudo.
1. 1. No âmbito do Sistema de Gestão Integrado (SGI QAS) da EPDM e tendo em conta a função que desempenha na Empresa, classifique de 1 a 5, as situações onde ocorrem mais falhas na partilha de informação interna (sendo 1 a de menor falha e 5 a de maior):
M a r k o n ly o ne o v a l p e r row.
1 2 3 4 5
o o o o o
Na divulgação de novos impressos
Na partilha de informação entre as várias áreas, como por exemplo: Novos EPI's ou substituições; equipamentos novos e fora de serviço; novas atividades/ locais
de trabalho; acompanhamento dos( )( )( )( )( ) objetivos definidos; eficácia das
formações concretizadas; evolução da gravidade de riscos profissionais e impactes
ambientais.
Na divulgação e sensibilização de
novos procedimentos e instruções Ç X X X X ) de trabalho.
Na divulgação de resultados diretamente relacionados com obrigações legais e normativas,
tais como: Auditorias; consultas ( X X )( X ) aos trabalhadores; monitorizações
aos agentes físicos e químicos; simulacros.
Na consulta e acesso a
documentação inerente ao ( X X )( X )
Sistema.
2. 2. Acha que um software criado especificamente para o efeito poderia ajudar a melhorar a partilha de informação interna e consequentemente, o desempenho da sua área?
T ic k a ll th a t apply.
| | Sim | | Não
3. 3. Sugira uma funcionalidade para o software em estudo.
4.
E x a m p le : 15 D e c e m b e r 2 0 1 2
Obrigada pela sua colaboração,
o d . 0 1 . 0 ia n ão cont rola da
Índice
1 . I N T R O D U Ç Ã O ... 3 2 . A C E S S O À A P L I C A Ç Ã O ... 4 3 . P Á G I N A I N I C I A L ... 4 4 . H O M E ... 5 5 . M E N U I N I C I A L ... 5 6 . B A R R A S U P E R I O R ... 1 2 7 . B A R R A D E F A V O R I T O S ... 1 3 8 . B A R R A D O H I S T Ó R I C O D A M I N H A Á R E A ...1 4 9 . S A I R D A P L A T A F O R M A ( L O G O U T ) ... 1 4 1 0 . C O N C L U S Ã O ...1 4Elaborador por: Revisto por: Aprovado por: Rev.0
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1. INTRODUÇÃO
A plataforma InfEPDM foi planeada internamente, de forma a responder às
necessidades identificadas no próprio Sistema de Gestão Integrado da EPDM. Este modelo pode aplicar-se a todo o tipo de empresas permitindo o controlo integrado dos diferentes aspetos associados à gestão da Qualidade, do Ambiente e da Segurança e Saúde no trabalho. É uma ferramenta imprescindível para qualquer organização que tenha implementado um Sistema de Gestão Integrado e ambicione a sua melhoria contínua.
As principais características desta aplicação informática, InfEPDM são a seguintes: • O seu acesso através da internet;
• Manuseamento fácil e intuitivo;
• Compilação informação relevante da organização;
• Fluidez da informação relevante entre as várias áreas da organização; • Acesso rápido a informação organizacional em tempo real;
• Notificações de tarefas e prazos a cumprir.
A InfEPDM será composta por vários módulos, o que futuramente poderá ser uma vantagem pois permite que a mesma seja melhorada e reforçada com outras necessidades que possam surgir.
O objetivo deste manual é explicar de forma genérica o funcionamento da aplicação, essencialmente os aspetos que são comuns aos diferentes módulos. Para informação mais específica, é ministrada uma formação interna antes da primeira utilização da plataforma, e deverão ser consultados os manuais de cada módulo, bem como o procedimento de acesso à plataforma (PRXX).
Os módulos que constituem a aplicação são:
• Módulo para informação geral (informação com sistema de alertas); • Módulo para gestão documental (controlo de documentos);
• Módulo para gestão de Plano de Ações (controlo operacional);
• Módulo de alertas de tarefas (calendário com sincronização com o Outlook); • Módulo para consulta de informação/dados (consulta de informação e relatórios); • Módulo de controlo operacional (com procedimentos interativos - fluxogramas e
documentos).
o d . 0 1 . 0 ia n ão cont rola da
Seguidamente as várias funcionalidades da plataforma In fE P D M serão explicadas essencialmente, através de imagens e de exemplos de preenchimento (a cor vermelha).
2. ACESSO À APLICAÇÃO
O acesso à aplicação é feito via internet através do site da empresa www.epdm.pt. Para aceder à plataforma é necessário clicar em "Privado" (lado superior direito da página) e seguidamente introduzir o nome de utilizador (U se rn a m e ) e a palavra-passe, fornecidos pela área de informática da EPDM através de correio eletrónico, aos
utilizadores autorizados.
Dentro da organização, todos os as contas de utilizador têm pré-definido no ambiente de trabalho, um atalho para a InfE P D M e o login faz-se do mesmo modo.
3. PÁGINA INICIAL
Após a correta introdução do U se rn a m e e a Palavra-passe (lo g in ) acede-se à aplicação
InfE P D M diretamente para a Página Inicial, como mostra a figura 1.
A Página Inicial pode ser dividida em diferentes secções e funcionalidades, como será explicado nos próximos pontos.
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. 0 rola da 4. HOME tȒ
O botão "Home" na presente aplicação, é o símbolo da In fE P D M ( ) que se encontra no canto superior esquerdo da página. Basta clicar na imagem e esta conduz-nos diretamente para a página inicial, independentemente do local que nos encontremos na plataforma.
5. MENU INICIAL
O Menu Inicial encontra-se no lado esquerdo da página inicial e tem três funções:
o d . 0 1 . 0 ia n ão cont rola da
J
• De interação e consulta: Onde todos os utilizadores podem consultar e inserir informação "rápida".
• De consulta (botões pretos): Onde todos os utilizadores podem consultar, imprimir ou fazer
download (opção definida por quem insere a informação) da informação.
• De operação (botão vermelho): Onde são
introduzidos dados por todas as Áreas da organização e que suportam a informação para consulta contida nos botões anteriores. Neste sector já existem permissões de acesso diferentes.
Como já foi referido anteriormente, a InfEPDM é constituída por vários módulos, que por sua vez são compostos por vários "botões" que podem ser ajustados à realidade da organização.
5.1. Informação geral
Este é o único dos botões pretos com interação possível, ou seja é possível inserir eventos, compromissos ou tarefas que irão ser publicadas do feed noticias e poderão ficar agendadas do calendário. Ao clicar neste botão aparece o seguinte submenu: • Contactos EPDM (sincronização com o Outlook)
• Partilha de informação
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- Consultar Feed notícias (escolher filtro por data, área que inseriu ou palavras contidas no texto)
- Inserir - Ao clicar nesta hipótese, o utilizador tem várias opções:
O utilizador pode optar por publicar um evento, compromisso, tarefa e estas podem ser ou não alvo de notícia, isto é, aparecer no fe e d notícias para todos os utilizadores. De acordo com a opção escolhida, podem agendar-se prazos, notificar, adicionar ao calendário e também agendar a divulgação da própria publicação para outra data e/ou hora.
O 1° exemplo é introduzido pelos Recursos Humanos (RH) para um "compromisso" -Formação sobre a plataforma dia 20-11-2016. Vai ser alvo de notícia para todos, no entanto vai notificar apenas os futuros formandos. Também selecionou a opção calendário, logo esta opção vai surgir marcada a cor azul (como veremos mais à frente) no calendário da plataforma e no Outlook, com as definições próprias.
Desta forma, a informação vai aparecer no Feed notícias (para todos os utilizadores da página inicial com o seguinte aspeto:
D a t a F e e d N o t í c i a s
1 0 - 1 1 - 2 0 1 6 R H ( U s e r n a m e ) - F o r m a ç ã o p l a t a f o r m a I n f E P D M 2 0 - 1 1 - 2 0 1 6
Se clicarmos no texto da notícia é possível visualizar a notícia na íntegra e com os respetivos anexos, se for o caso.
Se por exemplo, o utilizador pretender adicionar uma "tarefa", terá as mesmas opções como o exemplo anterior, mas também terá de associar prazo e responsável(s). Esta informação notificará automaticamente esses responsáveis e envia esta informação
o d . 0 1 . 0 ia n ão cont rola da
automaticamente para o Plano de Ações. O Plano de ações pode ser alimentado diretamente na secção de controlo operacional ou através deste passo. Neste Plano a área da Qualidade controla as tarefas/ações podendo enviar notificações aos responsáveis sempre que o entender. O alerta de tarefas para além de ser enviado via mail/sms, também aparece na barra superior da página inicial dos responsáveis (iH). Quando ações de prioridade alta não são realizadas no prazo definido, a Gestão de topo é notificada.
Sempre que o utilizador escolhe "notificar" (de forma manual ou através dos contactos, grupos, etc. existentes no Outlook) os destinatários selecionados recebem as notificações na própria plataforma (!S ) e via mail/sms.
O assunto do mail quer das tarefas, quer das notificações dos restantes tipos de informação, corresponde à designação do tipo de informação selecionada seguida de um n° sequencial/ano gerado automaticamente (Notícia 01/2016; Tarefa 05/2016). Os botões seguintes de cor preta (de 5.2 a 5.11 ) correspondem a informação gerida pelas áreas da Qualidade, do Ambiente e da Segurança (QAS) que são necessárias transmitir regularmente a outras áreas da organização. São apenas para consulta e em alguns casos, para d o w n lo a d e impressão (opção selecionada por quem insere a informação).
5.2. Documentação SGI
- Manual SGI (Organograma e Política); - Procedimentos;
- Instruções de Trabalho; - Descrição de Funções;
- Modelos de impressos (Mapa de documentos e registos; Modelos); 5.3. Auditorias - Externas ■ Planos ■ Relatórios - Internas ■ Planos ■ Relatórios
- Conformidade legal (Sincroniza diretamente com plataforma de legislação utilizada atualmente pela EPDM)
5.4. Plano de Ações 5.5. Objetivos
- Mapa de avaliação de Processos
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5.6. Legislação e Normas
- Legislação (Sincroniza diretamente com plataforma de legislação) - Normas
5.7. Riscos e Impactes - Monitorizações
■ Ambiente ■ SST
- Fichas de Dados de Segurança
■ Explosivos ■ Gases ■ Lubrificantes ■ Tintas de diluentes ■ Outros - Matrizes de avaliação ■ De Riscos ■ De Impactes Ambientais
5.8. PSS - Plano de Segurança e Saúde
5.9. PEI - Plano de Emergência Interno (Dono de Obra) 5.10. Simulacros - Relatórios de Simulacros 5.11. Consultas - Trabalhadores - Clientes 5.12. Relatórios
Neste botão é possível consultar rapidamente informação em formato de relatório, isto é, são filtradas as informações desejadas e selecionado o tipo de relatório: em formato de gráfico/tabela (estatístico) ou em formato de texto com detalhes (detalhado). Ou seja, este botão vai ligar diretamente com os dados inseridos na secção operacional, por exemplo, na gestão de não conformidades (NC); na gestão de incidentes, de consumos, etc. Por exemplo, é possível obter em tempo real, um relatório do estado atual das constatações identificadas na ultima auditoria externa. Os relatórios solicitados podem ser:
- Estatísticos (download em pdf ou xlsx) - Detalhados (download em pdf ou em word)
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Na imagem seguinte temos um exemplo de relatório estatístico de uma auditoria externa com os filtros: data de hoje/ auditoria externa/ eficácia:
No rodapé do relatório ficam registados o utilizador solicitou a informação, a área a que pertence, data a hora do pedido. Este documento pode ser impresso ou guardado em formato pdf.
5.13. Controlo operacional (com procedimentos interativos)
Nesta secção de caracter mais interativo é onde todas as áreas da organização compilam e gerem os seus dados do seu dia-a-dia de trabalho, e é através destes dados que se torna possível compor os relatórios no menu inicial.
Esta tem 3 particularidades
• Uma relaciona-se com os acessos condicionados para introdução de dados (a gestão do controlo legal, normativo ou interno, é responsabilidade de diversas áreas, logo não faz sentido qualquer utilizador editar os dados inseridos - PR. Gestão da plataforma InfEPDM);
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