Funcionalidades da Plataforma

Após a correta introdução do Username e a Palavra-passe (login) acede-se à Plataforma InfEPDM diretamente para a Página Inicial, como mostra a figura 7.

Todas as funcionalidades da Plataforma InfEPDM encontram-se detalhadas no

Manual de Utilizador (em apêndice 3), no entanto, nos pontos seguintes, serão explicadas as funcionalidades mais relevantes da plataforma.

A Página Inicial será dividida em diferentes secções e funcionalidades (ver figura 7).

Figura 7: Página inicial da plataforma InfEPDM

Fonte: Manual de utilizador da Plataforma

No lado superior esquerdo da Página Inicial será possível visualizar o botão

“home”, que será permanente durante a navegação da plataforma; por baixo, o “Menu Inicial” composto por um leque de botões; no topo, estará a “barra superior”, permanente como o botão “home”; à direita estará o “calendário SGI” e o “menu de favoritos”; e finalmente no centro estará o “feed notícias” e o “histórico da minha Área”.

Menu Inicial

Como referido anteriormente, a InfEPDM será constituída por vários módulos, que por sua vez serão compostos por vários "botões” que poderão ser ajustados à realidade da organização.

Este Menu será constituído por um leque de botões com diferentes cores associadas a diferentes funções (figura 8).

Figura 8: Menu inicial da plataforma In fE P D M

\ Documentação SGI I Auditorias Plano de Ações I Objetivos Legislação/Normas Riscose Impactes PSS PEI Simulacros Consultas Relatórios Controlo Operacional A

J

Fonte: Manual de utilizador da Plataforma

Botão de interação e consulta (botão cinzento):

Onde todos os utilizadores podem consultar e inserir informação "rápida”.

Botões de consulta (botões pretos): Onde todos os

utilizadores podem consultar, imprimir ou fazer download

(opção definida por quem insere a informação) da informação.

Botão de operação (botão vermelho): Onde são

introduzidos dados por todas as Áreas da organização e que suportam a informação para consulta contida nos botões anteriores. Neste sector já existem permissões de acesso diferentes.

O primeiro botão do menu será o de "Informação Geral”. Terá função de consulta e interação, ou seja, poderá consultar-se informação geral da empresa, bem como informação anteriormente publicada na plataforma e será possível inserir informação de diversos tipos. Ao clicar neste botão, o utilizador visualizará o seguinte submenu:

• Contactos EPDM • Partilha de informação

• Consultar Feed notícias • Inserir

Ao selecionar “Inserir”, o utilizador terá opções de publicar um "evento”, “compromisso” ou “tarefa” e estas poderão ser ou não alvo de “notícia”, isto é,

poderão ou não aparecer no feed notícias para todos os utilizadores. De acordo

com a opção selecionada, poderão agendar-se prazos, notificar pessoas, agendar no calendário SGI e também agendar a divulgação da própria publicação para uma determinada data e hora.

A figura 9 exemplifica um “compromisso” introduzido pela Área dos Recursos

Humanos (RH), nomeadamente: Formação interna - Plataforma InfEPDM no

dia 20-11-2016. Esta informação de acordo com as opções selecionadas, vai ser alvo de notícia para todos, no entanto vai notificar apenas os futuros formandos. Também foi selecionada a opção “calendário”, logo esta informação vai surgir marcada a cor azul (como exemplificado no ponto de “alertas” e “calendário”) no calendário da plataforma e no Outlook (com as definições próprias).

Figura 9: Janela parar inserir informação no botão Informação Geral

Fonte: Manual de utilizador da Plataforma

Desta forma, a informação irá aparecer no feed notícias (para todos os

Figura 10: Janela do feed notícias

Fonte: Manual de utilizador da Plataforma

Ao clicar-se no texto da própria notícia, poderá visualizar-se a notícia na íntegra e com os respetivos anexos, se for o caso.

Outra funcionalidade importante na opção "inserir”, será nomeadamente para a Gestão de não conformidades - o utilizador poderá adicionar uma "tarefa” com as mesmas opções de preenchimento apresentadas no exemplo anterior, mas

poderá associar prazo e responsável(s). Esta informação notificará

automaticamente esses responsáveis e enviará esta informação

automaticamente para o "Plano de ações”. O "Plano de ações” pode ser "alimentado” diretamente na secção de "controlo operacional” (como será exemplificado mais à frente) ou através deste passo. Pretende-se que nesse Plano, a área da Qualidade controle as tarefas/ações podendo enviar notificações aos responsáveis sempre que o entender. O alerta de tarefas para além de ser enviado via mail/sms, também aparecerá na barra superior da página inicial dos responsáveis ( lá ) . Quando ações de prioridade alta não forem realizadas no prazo definido, a Gestão de topo poderá ser notificada. Sempre que o utilizador escolher "notificar” (de forma manual ou através dos contactos, grupos, etc. existentes no Outlook) os destinatários selecionados

receberão notificações na própria plataforma (! ) e através do correio

eletrónico (e-mail) e/ou sms.

O assunto do e-mail quer das "tarefas”, quer das notificações dos restantes tipos de informação, corresponderá à designação do tipo de informação selecionada seguida de um n° sequencial/ano gerado automaticamente (por exemplo: Notícia 01/2016; Tarefa 05/2016).

Os restantes botões pretos do Menu inicial irão conter informação gerida pelas áreas da Qualidade, do Ambiente e da Segurança (QAS), que são necessárias

transmitir regularmente a outras áreas da organização. Será informação de carater legal e normativo que estará disponível para todos os utilizadores.

Esta informação será apenas para consulta e em alguns casos, para download

e impressão (opção selecionada por quem insere a informação).

Os botões para consulta geridos pela geridos pela Área de Qualidade, serão:

As Áreas do Ambiente e da Segurança serão responsáveis por gerir a informação disponível nos botões seguintes, à exceção da "consulta a clientes” e tendo em conta que a consulta aos trabalhadores é elaborada pelas três áreas (QAS). Serão os seguintes:

Riscos e Impactes

• Monitorizações

• Fichas de Dados de Segurança • Matrizes de avaliação

• De Riscos

• De Impactes Ambientais

PSS - Plano de Segurança e Saúde

| PEI - Plano de Emergência Interno (Dono de Obra)

| Simulacros

| Consultas

• Aos Trabalhadores • Aos Clientes

O próximo botão - "Relatórios”, terá uma particularidade, a informação que irá fornecer será parametrizável. Neste botão vai ser possível consultar

rapidamente informação em formato de relatório, isto é, o utilizador poderá parametrizar as informações desejadas e selecionar o tipo de relatório: em formato de gráfico/tabela (estatístico) ou em formato de texto com detalhes (detalhado):

Relatórios • Estatísticos • Detalhados

Ou seja, este botão vai ligar-se diretamente com os dados inseridos na secção operacional (secção seguinte), mais especificamente, aos dados da gestão de não conformidades (NC), da gestão de incidentes, de EPI's, de consumos, etc. Por exemplo, será possível obter em tempo real, um relatório do estado atual das constatações identificadas na ultima auditoria externa (ver figura 11).

N o r o d a p é d o re la tó rio fic am re g is ta d o s o u tiliza d o r s o licitou a in fo rm a ç ã o , a á r e a a q u e p e rte n c e , d a ta a h o ra do p e d id o . E s te d o c u m e n to p o d e s e r im p re s s o o u g u a rd a d o em fo rm a to pdf.

Fonte: Manual de utilizador da Plataforma

O ultimo botão do menu será de caracter mais interativo, onde todas as Áreas da organização irão compilar e gerir os seus dados do dia-a-dia de trabalho, e será através desses dados que será possível compor os relatórios do menu inicial. J _{Controlo Operacional} \ n / • Interno • Externo

O botão operacional terá 3 particularidades a destacar:

• Uma relaciona-se com os acessos condicionados para introdução de dados (a gestão do controlo legal, normativo ou interno, tem áreas especificas para cada responsabilidade, logo não faz sentido qualquer utilizador

conseguir editar os dados inseridos - PR. Gestão da plataforma InfEPDM);

• A outra relaciona-se com os Procedimentos/Instruções interativas (os

procedimentos para os diversos controlos estarão convertidos em fluxogramas com a documentação necessária associada, o que conduzirá a uma rápida e igual resposta por parte dos colaboradores às tarefas do dia a dia).

•

Por exemplo, para garantir que o procedimento para Autorização de

Trabalhos de Risco seja realizado conformemente, basta que o Responsável da Área juntamente com o Empreiteiro que lhe vai prestar o serviço, e posteriormente e o Técnico de SST (após notificação), acedam ao procedimento interativo (figura 12) disponível na plataforma (o software utilizado para esta funcionalidade é o Bizagi Modeler). Possivelmente, este procedimento, localizar-se-á na secção da Gestão do Risco gerida pela Área da Segurança (apêndice 5).

Figura 12: Exemplo procedimento interativo

Fonte: M anual de u tiliza d or da Plataform a

• A última particularidade está diretamente ligada com o "Plano de Ações” e relaciona-se com o controlo de tarefas e obrigações (Gestão de Não Conformidades). Os colaboradores nos diferentes controlos da plataforma, poderão ser notificados relativamente às ações pelas quais são responsáveis, mediante o prazo definido.

Nesta secção de "controlo operacional”, será feito o controlo interno e externo das responsabilidades do SGI. O controlo interno relaciona-se com controlos e verificações internas, por exemplo Gestão de incidentes, de competências, de equipamentos, etc. E o controlo externo está associado por exemplo, a gestão de empreiteiros e fornecedores, de acessos às instalações, etc. É nesta secção que a informação que vai aparecer para consulta no Menu Iniciar, será selecionada. O utilizador responsável pelos dados inseridos tem a opção de marcar com O a informação que pretende disponibilizar para consulta e

associar as ações: download e/ou impressão . Todos os documentos

da EPDM disponíveis na aplicação informática, quando impressos serão

considerados "cópias não controladas”.

Barra Superior

Após a explicação do Menu inicial, temos a "barra superior” da Plataforma, onde se destacam as seguintes funcionalidades (figura 13):

Figura 13: Barra superior da Página Inicial

Fonte: Manual de utilizador da Plataforma

Na opção "Área” será possível aceder às definições pessoais (palavra-passe, contacto para notificações e permissões).

Ao clicar no ícone das tarefas ( U ) irão surgir três opções:

• Ver: Para consultar as todas as tarefas pelas quais é responsável;

• Criar: Aparece mesma janela da Informação Geral do menu inicial, mas com apenas com a opção para "tarefa”;

• Fechar: Ao selecionar esta opção, o utilizador de nível 2 é notificado para avaliar esta ação.

No que respeita a "alertas” e "calendário SGI”, terá as opções identificadas na figura 14:

Figura 14: Barra superior da Página Inicial (alertas, tarefas e calendário)

Os "alertas” e "notificações” poderão ser visualizadas nesta barra através do ícone (!). Poderá aceder-se ao "calendário SGI” de duas formas: pela barra superior ou pela respetiva imagem.

Menu Favoritos

Na parte direita da página inicial, abaixo do calendário, irá localizar-se uma funcionalidade opcional para cada utilizador. Para acesso rápido, o utilizador poderá dentro da secção de "controlo operacional” selecionar atividades que mais utiliza através da marcação do ícone - ★ e a seleção aparecerá na página inicial neste separador de "favoritos” para acesso rápido (figura 15). O utilizador poderá inserir e removê-los sempre que o desejar. A seleção será privada, isto é, aparecerá apenas na conta do utilizador selecionador.

Figura 15: Menu favoritos

Fonte: Manual de utilizador da Plataforma

Histórico da minha Área

A ultima e próxima secção, corresponde à barra do "histórico da minha área” e será meramente de caracter informativo.

Figura 16: Janela de Histórico da minha Área

Cada utilizador poderá de forma direta (na página inicial) visualizar informação recentemente divulgada, relativa à sua Área de trabalho (ver figura 16). Será possível, por exemplo, ver as ações realizadas pelos colegas da Área, o que poderá evitar a repetição de ações e de informação.

Para sair da plataforma (logout), bastará aceder ao ultimo botão da barra superior, selecionar “Sair’ e confirmar a ação.

Tendo como base o planeamento definido na tabela 9, estruturou-se desta forma um modelo informático suportado por um documento de requisitos essenciais para a partilha eficaz de informação, necessária para o bom

desempenho do Sistema de Gestão Integrado da EPDM SA. Contudo, a

eficácia da própria plataforma não dependerá por si só, do planeamento de requisitos, mas também do compromisso e empenho de todos os colaboradores que serão envolvidos neste projeto.