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PONTO ELETRÔNICO - PROTHEUS
Este comunicado tem como objetivo orientar os usuários quanto à parametrização e ao funcionamento do módulo Ponto Eletrônico no Protheus.
O pleno funcionamento do módulo está condicionado à realização prévia de alguns cadastros, cujas informações organizam os registros de ponto de cada empregado, conforme o passo a passo a seguir:
ACESSO AO SISTEMA
Data base: última data do período (períodos anteriores) ou data atual.
Filial: Código da Unidade no SEST ou SENAT.
Ambiente: 16 – Ponto Eletrônico.
CADASTRO DE TURNO
Atualizações > Cadastros Gerais > Turnos de Trabalho > Confirma > Incluir.
Aba “Gerais”:
Campo de preenchimento automático conforme sequência.
Preencher conforme o padrão estabelecido no quadro de turnos de trabalho.
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Para melhor visualização e entendimento, o nome do turno de trabalho deverá ser uniformizado conforme o padrão a seguir.
FUNÇÃO (função do empregado) 01 (numerador para mais de um horário na mesma função) HORÁRIO (hora trabalhada) DIAS (dias trabalhados).
No quadro a seguir, seguem alguns exemplos de utilização do padrão dos turnos de trabalho. Caso a Unidade identifique a necessidade de cadastrar uma nova função não mencionada, deve consultar seu técnico na Coordenação de Departamento Pessoal.
Função Horário Exemplo
Administrativo (duplo vínculo) 08:00 - 12:00 ADM 02 - 08:00 12:00 SEG A SEX Administrativo (um vínculo) 08:00 - 12:00 - 13:00 - 17:00 ADM 01 - 08:00 12:00 13:00 17:00 SEG A SEX Auxiliar de Saúde Bucal 08:00 - 12:00 - 14:00 - 18:00 ASB 01 - 08:00 12:00 14:00 18:00 SEG A SEX Auxiliar de Serviços Gerais 08:00 - 11:30 - 13:30 - 18:00 SERV GER 01 - 08:00 11:30 13:30 18:00 SEG A SAB Fisioterapeuta 14:00 - 18:00 FISIO 01 - 14:00 18:00 SEG A SEX
Instrutor 08:00 - 12:00 - 13:00 - 17:00 INSTR 01 - 08:00 12:00 13:00 17:00 SEG A SEX Nutricionista 09:00 - 13:00 NUTRI 01 - 09:00 13:00 SEG A SEX
Odontólogo 08:00 - 12:00 ODONT 01 - 08:00 12:00 SEG A SEX
Porteiro (diurno) 07:00 - 19:00 PORTE D 01 - 07:00 19:00 SEG A SEX Porteiro (noturno) 19:00 - 07:00 PORTE N 01 - 19:00 07:00 SEG A SEX Promotor de Esporte e Lazer 08:30 - 12:00 - 13:00 - 17:30 PEL 01 - 08:30 12:00 13:00 17:30 SEG A SEX Psicólogo 09:00 - 12:00 - 13:00 - 18:00 PSICO 01 - 09:00 12:00 13:00 18:00 SEG A SEX Salva-Vidas 07:00 - 12:00 - 13:00 - 16:00 SV 01 - 07:00 12:00 13:00 16:00 TER A DOM Téc. de Formação Profissional 08:00 - 12:00 - 13:00 - 17:00 TFP 01 - 08:00 12:00 13:00 17:00 SEG A SEX
OBSERVAÇÃO: Os horários descritos acima são meramente ilustrativos. É de responsabilidade do Gestor da Unidade definir o horário de trabalho da equipe de acordo com a carga horária estipulada em Ato. Na descrição do turno é permitido apenas o hífen (-) e dois pontos (:) como caractere especial. Os demais são rejeitados pelo e-Social.
Aba “Informações Folha”:
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Aba “Informações Ponto”:
Para todas as funções, exceto para Porteiro, o único campo que deve ser alterado é “Tp. Jornada”. Os demais campos foram pré-definidos.
Para a função de Porteiro, deve-se preencher da seguinte forma:
Para todas as funções, exceto para os porteiros, selecionar a opção “01 – Horário diário e folga
fixos”.
Preencher regra de revezamento com “12X36”.
NÃO - Em caso de falta,
não considerar horas noturnas.
NÃO – Essa informação vem
da regra de apontamento dos porteiros.
NÃO - Em caso de
atrasos, não considerar horas noturnas.
NÃO - Em caso de saída
antecipada, não considerar horas noturnas.
SIM – Considera hora
noturna trabalhada.
SIM – Considera
intervalo noturno
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TABELA DE HORÁRIO PADRÃO – Exceto para PORTEIRO e INSTRUTOR e ODONTÓLOGO
Atualizações> Cadastro do Ponto> Tabela de Horário Padrão: Selecione o turno que deseja cadastrar a tabela e clique em “Incluir”.
Para a tabela de horários do empregado com duplo vínculo funcionar corretamente, os limites inferior e superior devem ser cadastrados da seguinte forma:
Horário da Manhã Horário da Tarde Limite Inferior 2,00 (duas horas) 0,30 (trinta minutos) Limite Superior 0,30 (trinta minutos) 2,00 (duas horas)
IMPORTANTE: O campo “1ª.S.Interv” do duplo vínculo será sempre NÃO.
Dessa maneira, a jornada da manhã não interfere na jornada da tarde e vice-versa. Se os limites forem respeitados, as marcações serão gravadas no dia correto.
Durante o preenchimento da tabela de horário padrão, as informações podem ser inseridas somente na primeira linha e, depois, poderão ser replicadas para as demais, clicando em
Outras Ações > Replicar > Selecionar os dias que deseja replicar > Salvar. Informar se é um dia trabalhado, não trabalhado, compensado ou DSR. Informar quantas horas antes do horário, o empregado poderá registrar o ponto para a marcação ser considerada no mesmo dia. Informar o horário de trabalho com todos os intervalos. Informar quantas horas após o horário, o empregado poderá registrar o ponto para a marcação ser considerada no mesmo dia. Informar se a primeira ou segunda saída se trata de um intervalo. A segunda saída somente será intervalo no caso dos odontólogos, que possuem mais de um.
5 TABELA DE HORÁRIO PADRÃO – PORTEIRO
Sempre que a escala for variável como a dos porteiros – que, em uma semana, trabalham às segundas, quartas, sextas e aos domingos, e na outra semana, trabalham às terças, quintas e aos sábados –, mais uma sequência deve ser cadastrada. A sequência aparece na tela ao finalizar o primeiro cadastro, com a indicação do número no canto superior direito da tela.
Após cadastradas todas as sequências, é possível consultá-las por completo ao selecionar o horário e clicar em “Visualizar”:
Informar se é um dia trabalhado, não trabalhado, ou DSR. Para cada semana (sequência), deve haver um DSR. Informar quantas horas antes do horário o empregado poderá registrar o ponto para a marcação ser considerada no mesmo dia. Informar o horário de trabalho do porteiro. Informar quantas horas após o horário, o empregado poderá registrar o ponto para a marcação ser considerada no mesmo dia.
Informar “SIM” para a “1ª.S.Interv.” e “NÃO” para “2ª.S.Interv.”, pois somente a primeira saída se trata de um intervalo.
6 TABELA DE HORÁRIO PADRÃO – INSTRUTOR
Para os instrutores, deverão ser cadastrados seis dias como trabalhados e um dia como DSR (o DSR deve ser o dia em que a Unidade dará folga ao empregado).
O horário de trabalho deve ser informado em apenas uma sequência, e os limites inferior e superior devem ser cadastrados de maneira que compreendam todo o horário em que é possível que o instrutor possa trabalhar, considerando possíveis variações.
O horário de trabalho do instrutor terá característica flexível, ou seja, o sistema buscará o cálculo da quantidade de horas trabalhadas no dia independentemente dos horários de entrada, saída e intervalo. O caráter flexível desse horário não isenta o empregado do cumprimento da sua carga horária diária
Nos dias de folga do instrutor, serão gerados débitos que devem ser abonados com o motivo da justificativa “Folga Instrutor”.
Informar se é um dia trabalhado, ou DSR. Para instrutores, não devem existir dias compensados ou não trabalhados. Informar quantas horas antes do horário o empregado poderá registrar o ponto para a marcação ser considerada no mesmo dia. Informar o horário de trabalho do instrutor. Informar quantas horas após o horário o empregado poderá registrar o ponto para a marcação ser considerada no mesmo dia.
Informar “SIM” para a “1ª.S.Interv.” e “NÃO” para “2ª.S.Interv.”, pois somente a primeira saída se trata de um intervalo.
7 TABELA DE HORÁRIO PADRÃO – ODONTÓLOGO
O horário do odontólogo possui vários intervalos, que são as pausas de 10 (dez) minutos a cada 90 (noventa) minutos trabalhados. Eles devem ser registrados na tabela de horário padrão e, em função disso, os campos “1ª.S.Interv.” e “2ª.S.Interv.” são marcados como “SIM”.
TROCA DE TURNO
Atualizações > Funcionários > Troca de Turno > Confirma > Busca o empregado > Outras Ações > Alterar.
Quando surgir a necessidade de alterar o horário do empregado, utilize a rotina de troca de turno, em que devem ser informadas qual a sequência e qual a regra a que o empregado está vinculado.
Para os empregados que possuem escala de trabalho, como os porteiros, o campo “sequência” é muito importante, pois é nele que deve ser informado em qual sequência, “01” ou “02”, o empregado estava trabalhando no primeiro dia do período (em casos de períodos anteriores) ou a data em que, de fato, ocorreu a mudança. É a partir dessa informação que as marcações serão gravadas corretamente.
Informar se é um dia trabalhado, não trabalhado ou DSR. Informar quantas horas antes do horário o empregado poderá registrar o ponto para a marcação ser considerada no mesmo dia. Informar o horário de trabalho com todos os intervalos. Informar quantas horas após o horário, o empregado poderá registrar o ponto para a marcação ser considerada no mesmo dia. Informar se a primeira ou segunda saída se trata de um intervalo. Como se trata de um odontólogo, que possui vários intervalos, devemos marcar
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Outro campo importante é o “REGRA”. Nesse campo, estão cadastrados os parâmetros para apuração das marcações. As funções que têm apuração diferenciada das demais possuem regras específicas, como os odontólogos, instrutores e porteiros.
Na troca de turno, a data a ser informada é a do primeiro dia do período em caso de alteração para meses anteriores. Caso a troca de turno ocorra no mês corrente, a data a ser informada é a que ocorreu efetivamente a alteração.
OBSERVAÇÃO: O turno no cadastro do empregado será atualizado após o fechamento do
período.
Nesses campos, o sistema mostra o turno, a sequência e a regra em que o empregado se encontra cadastrado.
Aqui, devemos informar para qual turno, sequência e regra desejamos transferir o empregado.
9 CADASTRO DE RELÓGIO
Atualizações – Cadastro do Ponto – Relógios – Confirma – Incluir.
Para cadastrar um relógio no Protheus, acesse somente a aba “Geral”. As demais abas não sofrerão alterações.
Caso não exista, será necessário criar uma pasta “C:\TEMP\PONTO” para armazenar os arquivos AFD.txt. Em caso de dúvidas ao criar a pasta, procure a Coordenação de Informática. O caminho do arquivo não deve ser extenso, pois o campo possui limite de caracteres.
O número do REP (Registrador Eletrônico do Ponto) é encontrado no arquivo “AFD” e é composto por 13 dígitos. A leitura somente é feita com a informação do número correto.
Todos os arquivos AFD devem conter Cabeçalho, Número do REP e Totalizador, caso contrário, o arquivo será inválido.
Informar o nome do relógio. “SEST” ou “SENAT”.
Buscar o arquivo AFD na pasta
C:\Temp\Ponto\. Informar o número do REP.
Cabeçalho
Número do REP
10 CADASTRO DE MOTIVO DE ABONO/JUSTIFICATIVA
Atualizações > Cadastro de Ponto > Motivos Abono/Justificativa > Confirma > Incluir
Essa rotina serve para incluir um motivo específico de abono no sistema. As principais justificativas já estão cadastradas.
LEITURA/APONTAMENTO MARCAÇÕES
Miscelânea > Cálculos > Leitura/Apontamento Marcações > Confirma
IMPORTANTE: Para fins de leitura/apontamento, a data-base deve ser sempre um dia anterior. Caso a leitura seja de um período passado, a data deve ser o último dia do período desejado.
Informar se abona horas: SIM. Informar o nome da justificativa. Informar se abona DSR: SIM. Ao abrir a tela de leitura das marcações, clique em “Parâmetros.
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Informar o código da Unidade.
A utilização do campo vazio até 9999 ou ZZZZZ é utilizada para não restringir a leitura, alcançado, assim, todos os registros. Caso a intenção seja ler algum empregado ou grupo específico, esses campos podem ser informados. Informar o período o qual se deseja fazer a leitura.
Informar de vazio até 99 para ler todas as regras de apontamento. Após preencher os parâmetros, clicar em OK. Preencher esses campos conforme descrito na imagem.
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Após a confirmação, o sistema iniciará o processo de leitura das marcações. Ao concluir a leitura das marcações, será gerado o “LOG de Ocorrências”. No LOG, é possível identificar o número de marcações lidas e gravadas ou visualizar se ocorreu algum erro durante a leitura das marcações que impossibilitou a gravação.
MARCAÇÕES
Atualizações > Lançamentos > Marcações > Confirma
É possível inserir marcações ou excluir marcações indevidas por meio dos atalhos a seguir. Os motivos de inclusão e exclusão devem ser informados.
Exclusão de marcação: Selecione a
marcação desejada e pressione F4.
Inclusão de marcação: As marcações
devem ser incluídas no local correto, pois elas não são reordenadas. Para incluí-las, selecione a marcação após a que deseja incluir e pressione F5.
Indica que, dos arquivos lidos, um estava inválido. Informa o número de marcações lidas. Informa o número de marcações gravadas. Informa o número de empregados que tiveram as marcações lidas.
13 APONTAMENTO
Atualizações > Lançamentos > Apontamentos > Confirma
Essa rotina possibilita abonar ausências, atrasos e saídas antecipadas. Selecione a ocorrência a ser abonada e clique na lupa da coluna “Mot.Abono” para escolher o tipo.
Caso seja necessário abonar parcialmente um débito, selecione a linha correspondente e pressione F4. Na tela que se abrirá, informe o código do abono e, em “Hrs. Abonadas”, informe a quantidade de horas que deseja abonar. Na mesma tela, é possível excluir o lançamento de um apontamento ao selecionar o apontamento e pressionar “Delete”.
Observe no exemplo que o débito é de 1h27 no dia 10/5/2018, mas foi abonada apenas 1 hora.
14 REAPONTAMENTO DE MARCAÇÕES
Sempre que fizer alterações nas batidas após a leitura/apontamento das marcações, é necessário reapontá-las para que o sistema organize novamente as batidas e considere os lançamentos feitos, calculando horas extras, atrasos, saídas antecipadas, etc. Essa rotina trabalha em conjunto com o cálculo mensal e pode ser feita de duas formas: geral e individual.
Geral: Miscelânea > Cálculos > Leitura/Apontamento Marcações > Confirma
Essa é a mesma rotina para leitura/apontamentos, porém, ao preencher o campo “Processamento” nos parâmetros, escolha a opção APONTAMENTO.
Individual: Atualizações > Lançamentos > Marcações > Confirma
Ao acessar a rotina, a tela de marcações será aberta. Aperte a tecla F9 e será aberta a tela ao lado. Clique em “Salvar”.
Ao preencher os parâmetros, troque a opção “AMBOS” por APONTAMENTO.
15 BANCO DE HORAS
Atualizações > Lançamentos > Banco de Horas > Confirma
O banco de horas registra os créditos e débitos gerados diariamente para fins de compensação. Nessa rotina, é possível realizar lançamentos manualmente, seja para inclusão de saldo inicial, seja resultante de trabalho externo. Os valores lançados impactam diretamente o saldo mensal de horas.
Para incluir saldo anterior, informe uma data anterior ao período em questão, o código do evento e a quantidade de horas.
CÁLCULO MENSAL
Miscelânea > Cálculos > Cálculo Mensal > Confirma
Após a realização de todos os ajustes, justificativas e abonos necessários, deve ser realizado o cálculo mensal para a ordenação e apuração das marcações de acordo com as configurações vinculadas para cada empregado. Ao acessar a rotina, será aberta a tela ao lado. Clique em “Parâmetros”. Para inclusão de saldo anterior, informe uma data anterior
ao período atual. Para inclusão de banco referente a trabalho externo, informe a data atual. Em seguida, clique na lupa e selecione o código do evento desejado.
Informe a quantidade de horas.
16 Após preencher os parâmetros, clicar em “SIM”. Informar o código da Unidade. A utilização do campo vazio até 9999 ou ZZZZZ é utilizada para não restringir a pesquisa, alcançado, assim, todos os registros. Nesse exemplo, foi solicitada a geração de uma única matrícula, mas é possível solicitar para todas deixando de campo vazio até ZZZZZ.
Informar o período o qual se deseja fazer o cálculo.
Informar de vazio até 99 para calcular todos os registros. Preencher esses campos conforme descrito na imagem.
17 ESPELHO DE PONTO
Relatórios > Sest/Senat > Espelho de Ponto > Confirma
1º - Escolha o diretório onde o arquivo deverá ser salvo. 3º - Defina a orientação da impressão. 2º - Defina os parâmetros para impressão. 4º - Selecione o formato. 5º - Clique em “OK” para a geração do espelho de ponto.
Todo espelho de ponto deve ser assinado pelo empregado e pelo representante da empresa.
