UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES AVM – FACULDADE INTEGRADA PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU
CONTROLE INTERNO COMO FERRAMENTA PARA TOMADA DE DECISÃO
Valéria Becker de Lacerda
ORIENTADOR:
Profª. Luciana Madeira
Rio de Janeiro 2016
DOCUMENTO PROTEGIDO PELA LEIDE DIREITO AUTORAL
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES AVM – FACULDADE INTEGRADA PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU
Apresentação de monografia à AVM Faculdade Integrada como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em Auditoria e Controladoria.
Por: Valéria Becker de Lacerda
CONTROLE INTERNO COMO FERRAMENTA PARA TOMADA DE DECISÃO
Rio de Janeiro 2016
AGRADECIMENTOS
Aos amigos e parentes.
DEDICATÓRIA
Dedica-se aos meus pais que sempre me apoiaram.
RESUMO
Este estudo tem como objetivo demonstrar a importância da implementação dos controles internos e procedimentos de Auditoria Interna na formação de base para tomada de decisão eficaz a fim de melhorar resultados e permitir a organização se manter competitiva e lucrativa. Para atingir o objetivo esperado neste trabalho realizou-se uma pesquisa bibliográfica subsidiada em livros, jornais, revistas, periódicos e internet. Apesar de algumas dificuldades observadas fica obvio que para se alcançar uma gestão eficaz é imprescindível que os gestores tenham acesso a dados confiáveis. A Auditoria possui instrumentos capazes de fornecer relatórios que demonstram com maior segurança e autenticidade as informações da organização e os controles internos permitem avaliar e examinar o desempenho das atividades cotidianas, identificar e corrigir falhas, minimizar riscos e sugerir melhorias. Concluindo, para que as organizações tenham cada vez mais resultados positivos e se mantenham com as atividades de forma lucrativa, se faz necessário um elo entre o controle interno e a auditoria interna.
Palavras-chave: Auditoria interna. Controle interno. Gestão.
METODOLOGIA
O presente trabalho será elaborado através de pesquisa bibliográfica subsidiada em livros especializados, sites contábeis, jornais e periódicos, leituras de monografias, pesquisas e teses já tornadas públicas.
Autores como Willian Attie e Marcelo Almeida e Silvio Aparecido Crepaldi foram alguns dos que mais se dedicaram a explorar o tema Auditoria e assim, foram base principal desta pesquisa.
O horizonte delimitado dessa pesquisa é retrospectivo de textos publicados há 25 anos.
Para melhor explanação do estudo, apresenta-se um esboço do sumario que irá orientar os capítulos dessa pesquisa:
INTRODUÇÃO
CAPITULO I – CONTABILIDADE E AUDITORIA CAPITULO II – CONTROLE INTERNO
2.1. Conceito
2.2. Interpretação do Conceito de Controle Interno 2.3. Características do Controle Interno
2.4. Objetivos do Controle Interno 2.5. Ambiente de Controle Interno 2.6. O Sistema de Controle Interno
2.7. Responsabilidade da Implementação do Controle Interno
2.8. Controle Interno Satisfatório
CAPITULO III – IMPORTÂNCIA DO CONTROLE INTERNO 3.1. Controle Interno nas Organizações
3.2. Controle Interno e a Gestão
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 08
CAPÍTULO I
Contabilidade e Auditoria 10
CAPÍTULO II
Controle Interno 14
CAPÍTULO III
Importância do Controle Interno 28
CONCLUSÃO 34
BIBLIOGRAFIA 36
ÍNDICE 37
ÍNDICE DE FIGURAS 38
INTRODUÇÃO
Em um mundo globalizado e cada vez mais competitivo uma boa gestão torna-se a cada dia mais importante e até fundamental para a longevidade das organizações, independente do seu porte e estrutura.
Percebe-se que para se alcançar uma gestão eficaz é imprescindível que os gestores tenham acesso a dados confiáveis. A Auditoria possui instrumentos capazes de fornecer relatórios que demonstram com maior segurança e autenticidade as informações a respeito de uma organização e que poderão servir como base para tomadas de decisão por parte dos gestores. A implantação de controles internos permite avaliar e examinar o desempenho das atividades cotidianas, identificar e corrigir falhas, minimizar riscos e sugerir melhorias.
Sendo assim, cabe questionar: pode realmente o controle interno ser uma ferramenta eficaz para a tomada de decisão?
O presente trabalho tem como objetivo demonstrar a importância da implementação destes controles e procedimentos de Auditoria Interna na formação de base para tomada de decisão eficaz a fim de melhorar resultados e permitir a organização se manter competitiva e lucrativa. Para atingir o objetivo esperado neste trabalho foram utilizadas consultas bibliográficas subsidiada em livros, jornais, revistas, periódicos e internet.
O desenvolvimento do trabalho foi descrito em três capítulos.
Primeiro direcionou-se para um enfoque na contabilidade e auditoria, dando ênfase aos conceitos de diferentes autores.
No segundo capitulo o estudo foi exclusivamente sobre o controle interno, já no terceiro capitulo foi dada a importância do controle interno dentro das empresas.
Enfim, tem-se a conclusão ressaltando de forma simples e clara o contexto estudado, dando ênfase na importância do controle interno, como ferramenta imprescindível para a tomada de decisão nas empresas.
CAPÍTULO I
CONTABILIDADE E AUDITORIA
Segundo Attie, 1992, a contabilidade é a ciência que estuda, informa, retrata e demonstra aos seus usuários, (investidores, clientes, proprietários, financiadoras, etc.), a situação patrimonial da empresa. Ciência formadora de uma especialização denominada auditoria, que tem como base uma ferramenta de controle da própria contabilidade.
A contabilidade surgiu da necessidade do homem em controlar seu patrimônio, Iudicibus (2000) afirma como o homem é naturalmente ambicioso, e por isso a necessidade de contabilizar seus recursos advém desde o início da civilização.
Já a Auditoria surgiu como consequência da necessidade de confirmação dos registros contábeis, em virtude do aparecimento das grandes empresas e da taxação do imposto de renda, baseado no lucro expresso nas demonstrações contábeis. Seus investidores e proprietários tinham necessidade de confirmar a confiabilidade das informações geradas pela contabilidade em relação ao seu patrimônio.
Da necessidade de conhecer a posição patrimonial e financeira, de saber a capacidade da empresa de gerar lucros e como esta estava sendo administrada e de ter confiabilidade nestas informações que eram demonstradas nos relatórios contábeis e como medida de segurança contra possíveis fraudes e manipulações de informações passou-se a exigir por parte dos interessados que estes demonstrativos fossem examinados por um profissional independente da empresa a fim de imitir sua opinião.
Segundo Marcelo Cavalcante Almeida, a expansão do mercado e acirramento da concorrência, houve necessidade de ampliação por parte das empresas e com isso a necessidade de aprimorar os controles e
procedimentos internos em geral, principalmente visando à redução de custos e, portanto, tornando mais competitivos seus produtos e serviços.
Por parte da administração, sentiu-se uma necessidade de melhorar os procedimentos internos, pois com a expansão dos negócios naturalmente o administrador ou o proprietário começa a não ter mais como supervisionar todas as atividades.
E não somente a implantação de controles, mas também a analise de sua aplicabilidade e funcionalidade bem como o acompanhamento no sentido de verificar se estão sendo seguidos pelos colaboradores precisavam receber especial atenção.
Assim, surgiu o Auditor Interno, uma vez que para atender esta necessidade tornava-se imprescindível que esta analise fosse mais periódica do que oferecia a Auditoria Externa.
Como uma ramificação da Auditoria Externa, e diferente desta que é elaborada por um profissional independente, o Auditor Interno é um funcionário da empresa e que necessariamente não deve estar subordinado àqueles cujo trabalho examina, e não deve desenvolver também atividade que possa vir a analisar.
A Auditoria Interna tem por finalidade desenvolver um plano de ação que auxilie a organização a alcançar seus objetivos adotando uma abordagem sistêmica e disciplinada para a avaliação e melhora da eficácia dos processos de gerenciamento de riscos com o objetivo de adicionar valor e melhorar as operações e resultados de uma organização.
O objetivo geral da Auditoria Interna é avaliar e prestar ajuda a alta Administração e desenvolver adequadamente suas atribuições, proporcionando-lhes análises, recomendações e comentários objetivos, acerca das atividades examinadas.
Principais diferenças entre Auditoria Interna e Auditoria Externa:
Auditoria Interna
• A auditoria é realizada por um funcionário da empresa.
• O objetivo principal é atender as necessidades da administração.
• A revisão das operações e do controle interno é principalmente realizado para desenvolver aperfeiçoamento e para induzir ao cumprimento de políticas e normas, sem estar restrito aos assuntos financeiros.
• O trabalho é subdividido em relação às áreas operacionais e às linhas de responsabilidade administrativa.
• O auditor diretamente se preocupa com a detecção e prevenção de fraude.
• O auditor deve ser independente em relação às pessoas cujo trabalho ele examina, porém subordinado às necessidades e desejos da alta administração.
• A revisão das atividades da empresa é contínua.
Auditoria Externa
• A auditoria é realizada através de contratação de um profissional independente.
• O objetivo principal é atender as necessidades de terceiros no que diz respeito à fidedignidade das informações financeiras.
• A revisão das operações e do controle interno é principalmente realizado para determinar a extensão do exame e a fidedignidade das demonstrações financeiras.
• O trabalho é subdividido em relação às contas do balanço patrimonial e da demonstração do resultado.
• O auditor incidentalmente se preocupa com a detecção e prevenção fraudes, a não ser que haja possibilidade de substancialmente afetar as demonstrações financeiras.
• O auditor deve ser independente em relação à administração, de fato e de atitude mental.
• O exame das informações comprobatórias das demonstrações financeiras é periódica, geralmente semestral ou anual.
Por ora apresentou-se, ainda que brevemente, Auditorias Interna e Externa e suas diferenças básicas.
No capitulo seguinte será dada maior ênfase no Controle Interno, uma ferramenta cada vez mais utilizada no mundo dos negócios para o controle das ações organizacionais e seu auxilio na Auditoria.
CAPÍTULO II
CONTROLE INTERNO
No ambiente de negócios, controle é um termo disseminado e fartamente conceituado. Para Frederick Winslow Taylor, o fundador da moderna administração científica, como é reconhecido nos compêndios da área de Administração de Empresas, controle é um dos quatro Princípios de Administração Científica. Segundo esse autor, citado por Chiavenato (1996, p.
474),
[...] o Princípio do Controle consiste em controlar o trabalho para se certificar de que o mesmo está sendo executado de acordo com as normas estabelecidas e segundo o plano previsto. A gerência deve cooperar com os trabalhadores, para que a execução seja a melhor possível. (CHIAVENATO,1996, p. 474).
Está assentado na cultura organizacional das empresas, que a atividade de controle, juntamente com as de planejamento, organização e direção, compõe a essência das funções administrativas. Algumas variáveis são encontradas com a inclusão, ou substituição, de funções tais como:
coordenação, designação de pessoal e outras que, entendemos, estão inseridas nessa quadra de atividades básicas.
Henri Fayol (1841-1925) o criador da Corrente Anatômica da Administração, no início do século, tal qual Taylor, já expressava seu entendimento obre a função administrativa de controlar que, conforme registro do autor abaixo:
O controle consiste em verificar se tudo corre de conformidade com o plano adotado, as instruções emitidas e os princípios estabelecidos.
Tem por objetivo apontar as falhas e os erros para retificá-los e evitar sua reincidência. Aplica-se a tudo: coisas, pessoas, atos. (KOONTZ &
OÍDONNELL, 1996, p. 225)
Os processos básicos para se desenvolver atividades de controle podem ser segregados em três etapas: estabelecimento de padrões, avaliação de desempenho e correão de desvios.
Koontz & O'Donnell (1996, p. 233) apresentam, conforme figura 1 a seguir, um interessante recurso visual para melhor entendimento da função de controle e sua importância:
Figura 1 - Função do Controle.
Fonte: Koontz & O'Donnel (1996).
Há outros predicados que devem estar presentes nas técnicas de controle, tais como:
a) Tempestividade na geração de informações e detecção de desvios;
b) Objetividade de mensuração;
c) Flexibilidade para refletir mudanças organizacionais, de atividades etc.;
d) Econômicos, ou seja, o custo do controle não pode suplantar o benefício proporcionado;
e) Compreensíveis, para serem operados com eficácia e,
f) Preditivos, no sentido de ajustar visões do futuro para o processo de tomada de decisões.
Conhecida a importância do Controle Interno e sua ação dentro das organizações, é importante agora partir para o conhecimento dos seus conceitos, que serão melhor explicados no tópico seguinte.
2.1. Conceito
São muitos os conceitos para controle interno, podem-se observar os seguintes:
O AICPA, American Instiutute of Certified Public Accountants por meio do Relatório Especial da Comissão de procedimentos de Auditoria, definiu:
O Controle Interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado dos métodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela administração. (ATTIE, 2000, p.110)
O Instituto de Auditores Internos do Brasil registra:
[...] controles internos devem ser entendidos como qualquer ação tomada pela administração (assim compreendida tanto a Alta Administração como os níveis gerenciais apropriados) para aumentar a probabilidade de que os objetivos e metas estabelecidos sejam atingidos. A Alta Administração e a gerência planejam, organizam, dirigem e controlam o desempenho de maneira a possibilitar uma razoável certeza de realização. AUDIBRA (1992, p. 48)
A INTOSAI (International Organization of Supreme Audit Institutions) definiu o sistema controle interno como:
Todo sistema de controles financeiros e de qualquer outra natureza da entidade, [...] incluindo a estrutura organizacional, os métodos, os procedimentos e a auditoria interna, estabelecidos pelos administradores segundo os objetivos da entidade, que contribuem para que ela seja regularmente administrada de forma econômica, eficiente e eficaz, garantindo, assim, a observância das políticas determinadas pela administração, salvaguardando bens e recursos, assegurando a fidedignidade e integridade dos registros contábeis e produzindo informações financeiras e gerenciais confiáveis e tempestivas. . (INTOSAI, 1991, p.295).
Esses conceitos, nos leva a crer que a alta administração e a gerência da organização possuem responsabilidade para planejar, organizar, direcionar e controlar todos os desempenhos da empresa, de maneira que seja possível uma segurança razoável para a realização dos negócios.
Attie (200, p. 111) afirma que: "[...] O controle interno compreende todos os meios planejados numa empresa para dirigir, restringir, governar suas várias atividades com o propósito de fazer cumprir os seus objetivos".
Sendo assim é possível afirmar, de forma genérica, que o controle interno abrange todos os processos e rotinas contábeis e administrativas, a fim de organizar a empresa de maneia que seus colaboradores entendam, respeitem e cumpram as políticas ditadas pela administração; os ativos tenham sua integridade protegida; e por fim, que todas as operações da organização sejam adequadamente registradas nos relatórios contábeis e retratadas de maneira fidedigna pelas demonstrações financeiras.
Ainda sobre os conceitos de controle interno, deve-se observar que sua definição toma enorme amplitude que desencadeia vários procedimentos e métodos bem definidos que se coordenados adequadamente, asseguram a correta organização necessária para a obtenção dos objetivos delimitados pela administração.
Ao finalizar este tópico percebe-se que não basta somente conhecer os conceitos do Controle Interno, é importante saber interpretá-los e colocá-los em prática, o que será demonstrado no tópico seguinte.
2.2. Interpretação do Conceito de Controle Interno
A fim de entender melhor o significado de controle interno, observam-se, aos poucos, os múltiplos fatores que compõem esse conceito de acordo com Attie (2000, p.112-113) podem destacar:
• Políticas - Compreende o conjunto de declarações de caráter administrativo a respeito das intenções da organização em relação a um determinado tema. São decisões aplicadas a situações repetitivas, tendo em vista alinhar os processos para um mesmo objetivo. As políticas podem ser: políticas Globais - São políticas estratégicas; políticas Operacionais - são as regras de trabalho.
• Objetivos - Os objetivos são entendidos como planos e declarações estratégicas, através de metas e seleção, desenho, implementação e manutenção dos sistemas que têm a finalidade de assegurar os objetivos estabelecidos.
• Metas - São os alvos específicos, quantificados, dentro de sistemas específicos. Devem ser identificadas em cada sistema, claramente definidas, mensuráveis, com adequado grau de realismo e consistentes com os objetivos estratégicos estabelecidos.
• Plano de Organização - É o modo pela qual se organiza um sistema. A divisão de trabalho adequada, a forma de hierarquia, as responsabilidades e autoridades dos diversos níveis.
Representa, em outras palavras, a definição de quem faz o serviço, de quem tem autoridade sobre quem na empresa.
• Métodos e Medidas - São os que estabelecem os caminhos e os meios para se chegar a um determinado fim, mesmo que não tenham sido preestabelecidos formalmente (as normas, sistemas, manuais de serviço, etc.). A estruturação de um sistema, além de ser eficiente, prático, econômico e útil, deve levar em consideração a definição de procedimentos específicos destinados a promover o controle sobre as operações e as atividades formalizadas através de manuais.
• Proteção do Patrimônio - São as formas pela qual são salvaguardados e defendidos os bens e direitos da entidade.
• Exatidão e Fidedignidade dos Dados Contábeis - Corresponde à adequada precisão e observância aos elementos dispostos na contabilidade. A definição de procedimentos que possibilitem a analise, conciliação e solução tempestiva de qualquer divergência, são elementos de relevância para a fiel escrituração contábil (plano de contas, regras de contabilização, manuais internos, conciliação contábil, etc.).
• Eficiência Operacional - Refere-se a ação ou força a ser posta em prática na organização. A eficiência operacional é obtida através do alinhamento entre um adequado plano de organização e a implementação de normas salutares.
• Interdependência - De acordo com os fatores de controles internos expostos anteriormente, é fácil compreender que todos os itens interinfluenciam de forma acentuada. Esses elementos são essenciais para um bom desempenho dos controles internos, que a grave deficiência de qualquer deles compromete o funcionamento eficiente de todo o sistema.
Observa-se que esses planos de políticas, sistemas e organização são "ferramentas" utilizadas por pessoas. Dentro de uma visão ordenada da organização, consegue-se com facilidade entender que, mesmo com sistemas, políticas, etc. planejados, a eficiência organizacional poderá ser comprometida, se a organização não disponibilizar um quadro de pessoal corretamente dimensionado e qualificado adequadamente.
Interpretados os conceitos fundamentais para a boa aplicação do controle interno nas organizações, no item 2.3, são apresentadas as características do controle, outro passo fundamental para sua implantação.
2.3. Características do Controle Interno
Um controle interno adequado é estruturado pela administração e deve permitir uma margem de segurança onde os objetivos e metas propostos serão atingidos, rápida e eficientemente. Essa margem de segurança é compreendida como medida de efetividade com custos razoáveis, formadas para evitar desvios ou restringi-los a um nível tolerável. Isso significa que erros e procedimentos ilegais serão mitigados e, caso ocorram serão automaticamente identificados e corrigidos dentro de um curto prazo.
Estudando-se as características de um sistema de controle interno, consegue-se identificar em sua intensidade, que os controles podem ser característicos tanto à contabilidade quanto a administração, segundo Franco, (2001, p. 98), segue:
Controles Contábeis: Compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos diretamente relacionados, principalmente com a salvaguarda do patrimônio e a fidedignidade dos registros contábeis;
Controles Administrativos: Correspondem a um plano de organização e todos os métodos e procedimentos que dizem respeito à eficiência operacional e à decisão política traçada pela administração.
Segundo Sá (1998, p.1) aprecia que para se obter um controle interno eficiente é imprescindível estar atentos aos seus princípios básicos, sendo eles:
1. Plano de organização com adequada distribuição de responsabilidade;
2. Regime de autorização e procedimentos de escrituração contábil;
3. Zelo humano no exercício de suas funções;
4. Qualidade e responsabilidade do pessoal adequado.
Conhecer as características do controle interno é essencial para o próximo passo, pois assim consegue-se compreender a relação da contabilidade com o setor administrativo, todavia sem o conhecimento dos objetivos do controle interno permanece vago o conhecimento. Por isso, no tópico seguinte são apresentados estes objetivos.
2.4. Objetivos do Controle Interno
A grande problemática dos controles internos está conectada às organizações modernas, independente de seu segmento. Exercitar um controle adequado sobre cada área é importantíssimo, para a empresa possa atingir resultados favoráveis com menor desperdício.
Não é possível arquitetar uma organização que não consiga dispor de controles internos eficientes, e que possa garantir a continuidade do fluxo de suas operações e informações.
A função da contabilidade é agir como uma ferramenta de controle administrativo. Um sistema de contabilidade que não possui ajuda de um controle interno eficiente se torna inútil, uma vez que não é possível confiar nas informações dos relatórios. As informações contábeis distorcidas podem levar a conclusões erradas que poderão causar sérios danos à organização.
Segundo Attie (2000, p. 117) diz: "O conceito, a interpreta-o e a importância do controle interno envolvem imensa gama de procedimentos e praticas que, em conjunto, possibilitam a consecução de determinado fim, ou seja, controlar".
De forma bastante sucinta, pode-se definir os objetivos do controle interno de acordo com Attie (2000, p.118) em quatros tópicos básicos: “a salvaguarda dos interesses da empresa; a precisão e a confiabilidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais; O estímulo à eficiência operacional; A aderência às políticas existentes”.
Definidos os objetivos do controle interno, no item 2.5, entra-se no ambiente propriamente dito do controle interno.
2.5. Ambiente de Controle Interno
A responsabilidade de exercer o controle interno é da administração, sendo assim, se a administração reconhece a importância do controle, os demais agentes envolvidos se tornam sensíveis a essa atitude, respeitando e aprovando as políticas e procedimentos postos. Ou seja, é a direção que constitui o espírito e a intensidade do controle, sempre contando com uma informação útil, confiável e oportuna para tomar decisões adequadas.
Além das atitudes da administração, este ambiente também incide nas ações de respeito das políticas decididas, na aplicação de procedimentos colocados e no uso dos sistemas de informação e outros instrumentos estabelecidos.
Todavia, no ambiente de controle interno é a amplitude e a intensidade da empresa que irão determinar os recursos necessários para
instalar um eficiente sistema de controle. Empresas pequenas somente a presença de um bom contador e um sistema contábil simples e eficiente, já serão necessários para o controle operacional e ativo. Por outro lado, nas médias e grandes empresas é necessário aplicar recursos mais sofisticados que possam ser capazes de abarcar todas as operações da empresa.
Como mencionado anteriormente, o fator principal que garante a eficácia do controle interno é composto pelo enfoque dado ao controle pela administração e da organização e estrutura da empresa. Sobre esses dois fatores, é válido mencionar alguns elementos que os compõem, segundo Franco (2001, p.133-137):
1. Enfoque dado ao controle pela administração:
a) Filosofia de administração e estilo operacional ñ a Ética e a honestidade são estimulantes, quando a administração age dessa forma, instigando seus colaboradores a esse comportamento. A administração demonstra apreço ou desprezo pelo controle na medida em que assume riscos elevados ou tem aversão a estes;
b) Formas de delegação de autoridade - a delegação de autoridade deve ser formalmente estabelecida considerando as relações de hierarquia, a especialização e a cultura existente na empresa. Para evitar conflitos internos, é fundamental que esta delegação esteja formalmente apresentada em manuais ou documentos específicos para este fim. Nas empresas menores, a proximidade do proprietário com as transações contribui para dirimir conflitos dessa natureza;
c) Formas de controle de gestão - È a forma pela qual a administração avalia se as ações e procedimentos ocorreram de acordo com o estabelecido. Essas formas reforçam a eficácia do controle interno de duas maneiras: reafirmando a importância do controle e observando o apontamento de erros que porventura ocorram;
d) Utilização de auditoria interna e/ou externa - a instalação de auditoria para a investigação do ciclo de execução das transações, seus registros, avaliação dos métodos, processos, sistemas e emissão de um parecer sobre suas demonstrações financeiras, acabam por fortalecer as operações da empresa, monitorando a eficiência das políticas e dos procedimentos estabelecidos. A auditoria interna é de grande valia para as organizações, pois se for bem treinada, ela contribui para a redução dos custos com auditoria externa, ao executar alguns dos trabalhos que esta executa;
2. Organização e estrutura da empresa
a) Estrutura organizacional - aqui se define a autoridade a ser delegada às pessoas responsáveis pela gestão da empresa, que deve ser adequada ao planejamento, à execução e ao controle das transações. A delegação de autoridade deve ser clara e conhecida pelos envolvidos;
b) Metodologia de desenvolvimento/aquisição de sistemas não há duas possibilidades de se operacionalizar políticas e procedimentos por meio de sistemas operacionais e de informação. As organizações podem optar por adquirir pacotes no mercado ou desenvolver seus próprios instrumentos. Qualquer que seja a opção selecionada, a empresa deve considerar suas reais necessidades, a adequação ao seu porte, volume de operações, perspectiva de crescimento de suas atividades e avaliar a relação custo/benefício, além dos aspectos de segurança inerentes ao uso de recursos de informática;
c) Políticas e praticas de relações de pessoal - as políticas e práticas de recursos humanos adotados pela empresa influenciam a eficácia do sistema de controle interno. A formalização de um sistema deve ser estabelecida independentemente da qualificação da força de trabalho. Colaboradores competentes, treinados e de reconhecida experiência profissional tendem a desenvolver seu trabalho em alto nível, mesmo em ambientes com poucos instrumentos de controle formalmente estabelecidos. Todavia, pessoas pouco competentes, sem qualquer tipo de treinamento e com limitada experiência profissional, propendem a realizar um trabalho de baixa qualidade, mesmo estando inseridos em ambientes com diversidade de instrumentos de controle.
O ambiente do controle interno somente é eficaz quando existe controle por parte da administração alinhado à organização e a estrutura da empresa, entretanto, sua implantação e correto funcionamento somente poderá acontecer quando todo o sistema estiver conectado, o que será demonstrado no tópico seguinte.
2.6. O Sistema de Controle Interno
O sistema de controle interno de uma empresa agrega as políticas da organização, os seus procedimentos, assim como os sistemas operacionais, e também as informações, além de claro outros instrumentos que sejam apoiados pela administração.
No ato do desenvolvimento de um sistema de controle interno, as organizações devem focar suas metas apresentando suas características, a seguir relacionadas, de acordo com Botelho (2005, p.127-128):
a) Confiabilidade ñ propiciar a obtenção de informações corretas para executar suas operações. As informações estão diretamente ligadas às decisões que a administração deseja tomar;
b) Tempestividade - as informais devem ser atuais e exatas, pois são imprescindíveis no momento da tomada de decisões;
c) Salvaguarda de Ativos - os ativos de uma organização representam a aplicação de seus recursos Dessa forma, compreende-se que devem ser protegidos de qualquer ato que venha prejudicá-los.
Compreendem-se ativos, como físicos (estoques, imobilizado), e não físicos (contas e receber, direitos);
d) Optimização no Uso de Recursos - tanto quanto possível, a duplicação de esforços na execução das atividades e o desencorajamento do uso ineficiente dos recursos da empresa;
e) Prevenção e Detecção de Roubos e Fraudes - não é aceitável na atividade empresarial, tampouco em outras atividades, a ocorrência de roubos, fraudes e outras ações da natureza escusa.
Importante notar que cada organização é única e, logo apresenta características próprias e particulares, de maneira que não existe um modelo
"pré-fabricado" que se adapta às suas peculiaridades e necessidades. Todavia, pode ser desenvolvida uma estrutura basilar para implementação de um sistema de controle interno, sempre levando em conta os seguintes aspectos, segundo Botelho (2005, p.129):
a) um organograma que estabeleça as relações organizacionais e entre às áreas componentes de uma organização. O organograma contribui para definir linhas de segregação funcional e segregação das atividades;
b) a elaboração de manuais de normas e procedimentos, com um sistema de autorizações e linhas de autoridade claramente definidos, contendo também o estabelecimento de praticas operacionais e rotinas;
c) uma estrutura contábil adequada, incluindo técnicas orçamentárias, de contabilidade de custos, de acompanhamento e execução fiscal, um plano de contas comentado e os fluxos contábeis; e,
d) qualificação dos colaboradores compatível com as rotinas e praticas operacionais, cargos e atribuíeis a estes vinculados, e adequadamente treinados.
2.7. Responsabilidade da Implementação do Controle Interno
A responsabilidade de implantar o controle interno é somente da administração da organização, assim com a verificação de sua eficiência e eficácia através dos colaboradores, adaptando-o às novas realidades.
O autor abaixo relata que é importantíssimo realizar manutenção dos controles internos pela administração na manutenção.
Não adianta a empresa implantar um excelente sistema de controle interno sem que alguém verifique periodicamente se os funcionários estão cumprindo o que foi determinado no sistema, ou se o sistema não deveria ser adaptado às novas circunstancias (CREPALDI, 2002, p.212).
O autor ainda deixa bem claro a importância da administração sobre a manutenção dos controles internos, sendo que está também deve se responsabilizar pelo planejamento, implantação e supervisão de todo o sistema adotado na empresa. (CREPALDI, 2010).
Para que uma empresa implante um bom sistema de controle interno, esta não pode se limitar à elaboração de manuais e procedimentos, pois a alma de um bom sistema de controle é a qualidade e a segurança nas informações originadas. Sendo assim, podem-se identificar os principais motivos para sua adoção:
1. Proteger os bens e direitos da entidade;
2. Estimular a obediência às normas internas da organização;
3. Motivar os empregados à eficiência operacional; quatro. Otimizar a qualidade do fluxo de informações (CREPALDI, 2010, p. 213).
Ainda que o controle interno esteja ligado a auditoria interna, as responsabilidades de sua implantação cabe somente ao departamento administrativo, todavia, para sua eficácia e eficiência é necessário adaptações
às novas realidades, manutenção continua do processo, planejamento e elaboração de manuais e procedimentos, sendo assim para um controle interno satisfatório é importante que este seja bem arquitetado e aplicado, como veremos a seguir.
2.8. Controle Interno Satisfatório
Se o sistema de controle interno for bem arquitetado e aplicado, com máxima eficiência, oferecerá uma segurança razoável para que os erros sejam mitigados ou prontamente descobertos, de maneira que se possa corrigi-los de prontidão. De certo então, quando da necessidade de auditoria, entendendo-se que o controle está em funcionamento, é possível que o auditor comprove que as informações providas por esse sistema são de confiança.
Entretanto, é do conhecimento de muitos que algumas empresas projetam sistemas de controle contemplados em manuais de procedimentos contábeis, embora nunca fossem colocados em prática. Se for dessa forma os colaboradores acabam por tomar “atalhos” ou “contornar” as "burocracias"
representadas pelos controles postos pela administração, competindo ao auditor possuir sensibilidade para perceber e avaliar se os controles internos estão sendo usados de fato ou apenas escritos.
Sobre um sistema de controle satisfatório, é de grande valia o pensamento de Attie (1992, p. 231):
[...] As peças soltas por si só nada representam, porém o conjunto afinado entre si fornece a força necessária para que o carro ande, e basta que uma das peças se quebre ou deteriore para que todo o conjunto se torne inerte e inoperante. O controle interno funciona da mesma forma, pois o conjunto das operações, autorizações, registros etc. É que permite que a operação ou sistema caminhe, e basta que um dos itens não funcione adequadamente para que todo o sistema emperre.
Dessa forma é possível entender que o controle interno é um enumerado de práticas e procedimentos que unidos formam o grande sistema
de controle interno. Sendo assim, se não operarem em harmonia, o sistema certamente apresentará falhas e não atingirá os objetivos propostos. No capitulo III seguinte, apresenta-se a importância do controle interno.
CAPÍTULO III
IMPORTÂNCIA DO CONTROLE INTERNO
É imprescindível para que uma empresa tenha êxitos em seus negócios, manter o controle de seus procedimentos administrativos, que por consequência reflete no setor financeiro, no setor contábil e em toda a empresa de uma forma geral.
Nos dias de hoje seria praticamente impossível criar, manter e desenvolver uma empresa que não possua controles internos. É preciso saber o que está acontecendo em sua empresa, é preciso acompanhar o que está sendo feito, se está tendo retorno e que tipo de retorno, é preciso apurar seus fluxos de caixa, aprimorar suas demonstrações, e meditar e ponderar as informações.
É através dos controles internos que geram as informações nas quais a empresa toma suas decisões sobre como a empresa está, o que se deve corrigir, o que se deve manter, ou seja, é segundo as informações proporcionadas pelo controle interno, que a empresa toma suas decisões. E caso as informações geradas não estiverem compatíveis com a realidade da empresa devido a um controle interno errôneo a empresa vai tomar decisões equivocadas (ATTIE, 1992).
Partindo do princípio que toda empresa que esteja competindo no mercado possui um controle interno, temos que analisar agora qual é o tipo de controle interno que ela exerce e se é compatível ou não.
O controle interno engloba toda a organização, pois os setores precisam comunicar-se. Em um exemplo simples no seguimento comercial, quando uma mercadoria é vendida, é necessário que se de baixa no estoque, registre na contabilidade gerando receita para o financeiro, é claro que o procedimento de uma venda é bem mais complexo, mas fizemos um simples
exemplo para que possamos demonstrar o quão importante é a comunicação dentro da organização, e toda essa comunicação é um exemplo de controle interno (ALMEIDA, 2003).
Então é importantíssimo que a empresa saiba como funciona seu controle interno e se ele é viável ou não para ela, como apresentado no tópico 3.1. O controle interno eficiente é aquele que atende as necessidades da empresa e gera informações que vão de encontro com a realidade da empresa.
3.1. Controle Interno nas Organizações
Na conjuntura na qual nos encontramos É fato que todas as organizações estão buscando meios para se desenvolverem e se manterem sempre atuais e competitivas. Sendo assim erros e fraudes estão cada dia mais sendo monitorados para que sejam extintos assim proporcionando maiores resultado às organizações (ATTIE, 1992).
À primeira vista os controles internos, segundo doutrinas brasileiras, estão focando na gestão de negócios, porém cada vez mais fica provado que um sistema de controle interno eficaz reduz as chances de fraudes, já que controles fraudulentos de movimentações contábeis, escândalos, propinas podem ser resultados de má conduta em relação ao sistema de controle interno organizacional (ALMEIDA, 2003).
Hoje o controle interno começa a ser visto com outros olhos, gestores começam a entender sua importância e que o mesmo agrega valores à sua organização, visto que um controle interno bem atuante deixa a organização mais transparente, dando segurança a investidores e acionistas (CRUZ, 2003).
Nas várias definições existentes para controle interno nota-se que os autores o consideram como fonte para avaliar gestões, já que é possível observar aspectos econômicos e financeiros, como também processos de direção.
Existe a possibilidade de imaginarem que essas informações financeiras atendem apenas ao publico externo à organização, porém essa imagem não está completa, percebemos hoje o quanto as informações financeiras, resultantes de controles internos principalmente ligados à área contábil são utilizadas pelos gestores, principalmente para nortear futuras decisões ou para analisarem a situação da organização (FRANCO,1997).
Desse modo a área contábil ganha destaque como ferramenta administrativa, e para que seja uma ferramenta confiável é preciso que o controle interno ligado a ela seja de excelente qualidade e esteja sendo auditado, comprovando sua eficácia. Isso se faz necessário, pois com a competitividade em ascensão, investidores e acionistas buscam sempre organizações onde a transparência das informações sinalize segurança para seus investimentos (FRANCO e MARRA, 2001).
Sendo mira de auditorias, sejam externas ou internas, o controle está se tornado cada vez mais alvo de gestores, assim o trabalho de auditoria se torna mais eficiente (CRUZ, 2003).
A auditoria externa visa informações para produção de relatórios enquanto a auditoria interna trabalha com foco na gerência, ambas se complementam e geram resultados positivos e que agregam valor à organização. Porém ambas são unânimes em dizer que toda gestão deve ser alicerçada por uma estrutura de controle interno eficaz que possa gerar informações contábeis precisas e fidedignas (JUND, 2002).
O controle interno, embora tenha caráter de nível financeiro, ele tem interesses diversos que escapam a barreira de ter apenas retorno econômico- financeiro ou social. Um sistema de controle interno atuante agrega a organização rendimentos de valor, tornando-a mais solida e competitiva no mercado.
Existem diversos papeis a serem desempenhados pelo controle interno, sendo que o primeiro sempre se refere com base de informação para a gestão da organização, e é fato perceber que diante de uma decisão, pode se
esperar que a informação seja a mais segura e correta possível, para que a decisão tomada pela empresa possa alcançar os níveis desejados.
Segundo Lopes· (1989, p. 15)
Finalidade do controle é a fidelidade da informação; a certeza de que as coisas aconteceram tal como deveriam. (...) O controle é o “olho”
do dono, ou seja, a “presença”, através de instrumentos (que podem ser aparelhos, impressos, pessoas etc.).
Assim afirma-se que existe sim uma estreita relação entre o controle interno e o sistema de gestão (tópico 3.2), onde o controle interno fornece as informações e a gestão às aplica na tomada de decisão e segue se os objetivos almejados com a decisão foram alcançados (LISBOA, 1997).
3.2. Controle Interno e a Gestão
Quando uma organização investe em um sistema de controle interno certificando-se que ele esteja adequado as suas necessidades certamente ela suportará as variações do mercado mais facilmente e conseguirá desta forma sobressair as demais.
Para se gerir uma organização o gestor precisa ter conhecimento do ambiente e estar em constante aperfeiçoamento para se adequar as repentinas mudanças no mercado, usando cada vez melhor os recursos disponíveis gerando sempre resultados mais produtivos (CREPALDI, 2010).
Nessa ocasião a empresa que tiver uma gestão mais apropriada, com um sistema de controle interno que forneça as informações de maneira produtiva, garantirá maior sobrevivência num mercado cada vez mais acirrado (CREPALDI, 2010).
Gerir uma organização vai muito além de administrar variações internas, pois a cada dia precisa estar mais voltada a aspectos como, por
exemplo, questões ambientais que também fazem parte de um processo de gestão.
Assim o processo decisório é atingido por informações que vem tanto do interior da organização como também do ambiente externo em que se encontra. Uma oportunidade bem trabalhada e implantada pode gerar bons resultados, mas por outro lado se alguma deficiência não for prontamente identificada pode fragilizar a organização (MAGALHÃES, 2001).
A gestão pode ser bem-conceituada como a ação que vai induzir a organização a atingir um objetivo pré-estabelecido, levando sempre em consideração as incertezas do ambiente externo e as dificuldades internas e a existência de um sistema de controle interno que possa aumentar as chances de contentar interesses econômicos e sociais da organização (MELLO, 2002).
Num mercado de transformações constantes e velozes a gestão precisa ser mais descentralizada e compartilhada, que garantem maior chance de desenvolvimento dos gestores e colaboradores mais multidisciplinares (OLIVEIRA, 2001).
O gestor precisa ter total conhecimento da organização e isso torna a necessidade do gestor investir em um sistema de controle interno que já auxiliá-lo nas tomadas de decisão da organização. Além disso, é necessário dar crédito a uma avaliação de forma imparcial e técnica do sistema de controle interno, que resultará em resultados com clareza e fidedignos (SANTOS, 2006).
Nota-se que o que irá diferenciar um gestor de outro será seu empenho em conquistar um sistema de controle para sua organização que seja o mais completo dentro das necessidades e deficiências.
O processo decisório requer cada vez mais que as informações que chegam aos gestores sejam precisas e com isso cresce a necessidade de um controle interno mais eficaz e influente. Pode-se verificar esta afirmativa
observando-se os vários setores de uma organização (como o financeiro, onde há necessidade por resultados e pelo controle rígido de inadimplência).
É de conhecimento geral que as microempresas têm grande importância na formação econômica do país, pois fazem girar economia e são importante fonte de emprego e renda para parte boa da população.
A cada ano mais e mais empresas são criadas (legalizadas), mas por outro lado, outras muitas não sobrevivem ao primeiro ano de existência. E porque isso ocorre?
São vários os fatores que levam as organizações a não terem sucesso, mas certamente um fator comum é o fato de seus administradores não deterem informação mínima necessária para gerir, a falta de preparo, planejamento e conhecimento sobre o negócio que deseja abrir os levam a cometer erros. Assim se torna bem clara a necessidade de estudar com dedicação o negócio que se deseja iniciar, por todas as vertentes, inclusive com relação a estipular controles internos que atendam as necessidades daquela organização e que venham a minimizar ao máximo as chances de fracasso.
Até mesmo em casos onde as organizações fecharam devido a outros fatores, um sistema de controle interno eficaz poderia ter informado onde se localizavam os erros e deficiências, e os gestores poderiam decidir por corrigir as falhas a ponto de crescerem ou até mesmo pela venda (SANTOS, 2006).
Até aqui foram apresentados os principais pontos encontrados no que diz respeito ao conhecimento teórico sobre a auditoria interna e o controle interno, parte-se então neste momento para as decisões conclusivas desse estudo, melhor apresentadas na página seguinte.
CONCLUSÃO
As organizações estão vivendo uma era de acirrada concorrência e de pressão por parte de seus acionistas e investidores. Tornou-se necessário um cuidado muito maior com as informações que são emitidas e que servem de base para a tomada de decisão. Assim cada vez mais há a preocupação na melhora da qualidade dessas informações. Sendo assim, pergunta-se:
Realmente o controle interno pode ser uma ferramenta eficaz para tomada de decisão?
A partir da realidade de mercado de nossa época, que busca informações precisas para tomada de decisão eficaz, e da problemática levantada em nosso estudo, verificou-se a real importância da utilização de um sistema de controle interno, que consiga trazer para a empresa informações precisas da sua atividade e que suporte as decisões tomadas.
Um gestor que possui em sua organização um sistema de controle interno atuante tem suas decisões baseadas em informações seguras que tornam as decisões mais eficazes e que trazem resultados ambicionados pela organização, seja no quesito lucro ou sobrevivência no mercado, agregando valor ao seu negócio.
Para acompanhar o sistema de controle, a auditoria interna também ganhou seu destaque no alicerce da atual gestão das organizações. Seu trabalho se faz nas atividades das organizações, identificados falhas e seus meio de solução, mostrando oportunidades de melhoria e atuando no acompanhamento do sistema de controle interno, trazendo resultados positivos para a organização. O trabalho de auditoria interna traz credibilidade sobre as informações geradas pelo sistema de controle interno, pois serão informações sérias e corretas e que podem ser utilizadas com total segurança pela gestão.
Concluindo, para que as organizações tenham cada vez melhores resultados centrados na tomada de decisão e consigam se manter no mercado
com as suas atividades de maneira lucrativa, se faz necessário uma conexão entre o controle interno e a administração, mirando sempre informações sérias que transpareçam de forma segura à gestão qual o melhor caminho a ser seguido.
BIBLIOGRAFIA
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SANTOS, Fábio Rocha (Org.) Pesquisa. Dos saberes espontâneos aos saberes científicos. Metodologia Cientifica. In: Série Administração. V.1, Etapa II, Parte 1. Uberaba: Uniube, 2006. p. 53-73.
ÍNDICE
FOLHA DE ROSTO 01
AGRADECIMENTOS 02
DEDICATÓRIA 03
RESUMO 04
METODOLOGIA 05
SUMÁRIO 07
INTRODUÇÃO 08
CAPÍTULO I
CONTABILIDADE E AUDITORIA 10
CAPÍTULO II
CONTROLE INTERNO 14
2.1. Conceito 16
2.2. Interpretação do Conceito de Controle Interno 18
2.3. Características do Controle Interno 19
2.4. Objetivos do Controle Interno 20
2.5. Ambiente de Controle Interno 21
2.6. O sistema de Controle Interno 23
2.7. Responsabilidade da Implementação do Controle Interno 25
2.8. Controle Interno Satisfatório 26
CAPÍTULO III
IMPORTÂNCIA DO CONTROLE INTERNO 28
3.1. Controle Interno nas Organizações 29
3.2. Controle Interno e a Gestão 31
CONCLUSÃO 34
BIBLIOGRAFIA 36
ÍNDICE 37
ÍNDICE DE FIGURAS 38
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1 – Função de controle 15
