SEÇÃO DE DOCUMENTO DE REFERÊNCIA - SEDOR TERMO DE REFERÊNCIA

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PODER JUDICIÁRIO

JUSTIÇA DO TRABALHO

TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 1ª REGIÃO

SEÇÃO DE DOCUMENTO DE REFERÊNCIA - SEDOR

TERMO DE REFERÊNCIA

Objeto: Contratação de empresa especializada para a prestação de serviço de caráter continuado de digitalização de peças processuais em um único arquivo, em formato “Portable Document Format” (PDF) pesquisável, monocromático, com resolução de trezentos pontos por polegada, contemplando o reconhecimento de caracteres de texto nas imagens (OCR), com a utilização do software VRS.

SOF 206/10.

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1.0 OBJETO:

Visa o presente Termo de Referência a detalhar os elementos necessários à Contratação, sob o regime de empreitada por preço unitário, de empresa especializada para a prestação de serviço de caráter continuado de digitalização de peças processuais em um único arquivo, com utilização do software VRS, em formato “Portable Document Format” (PDF) pesquisável, monocromático, com resolução de trezentos pontos por polegada, contemplando o reconhecimento de caracteres de texto nas imagens (OCR), na modalidade pregão, sob o regime de empreitada por preço unitário.

Para efeito deste Termo de Referência consideram-se peças processuais os autos de processos e as petições intercorrentes.

1.1. VALOR ESTIMADO:

O valor unitário estimado da página digitalizada é de R$ 0,12 (doze centavos), perfazendo para 9.000.000 de páginas digitalizadas (referente a 18 – dezoito - meses), o valor global estimado de R$ 1.080.000,00 (um milhão e oitenta mil reais), conforme pesquisa de mercado efetuada pela Seção de Compras (SLG/DICO/SECOM).

2.0. JUSTIFICATIVA:

Propiciar condições para o cumprimento do ATO – CONJUNTO - .Nº 10 – TST.CSJT de 28 de junho de 2010, que determina a digitalização das peças processuais dos respectivos autos físicos dos processos de todas as classes processuais, assim como a transmissão eletrônica dos arquivos gerados ao Tribunal Superior do Trabalho, para exame.

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3.0. QUANTITATIVO DO SERVIÇO:

A. A quantidade diária estimada de documentos a serem digitalizados é de 25.000 (vinte e cinco mil) páginas, perfazendo a quantidade mensal estimada de documentos a serem digitalizados de 500.000 (quinhentas mil) folhas.

B. O objeto do presente Termo de Referência, perfaz em 18 (dezoito) meses a quantidade total estimada de 9.000.000 (nove milhões) de páginas a serem digitalizadas.

4.0. LOCAL DE PRESTAÇÃO DO SERVIÇO:

O objeto licitado deverá ser executado nas dependências do Prédio Sede do Tribunal Regional do Trabalho da 1ª Região, localizado na Av. Presidente Antônio Carlos, nº 251 – Centro – Rio de Janeiro.

5.0. CARACTERÍSTICAS DOS DOCUMENTOS:

Os documentos a serem digitalizados em reconhecimento de caracteres possuem as seguintes características:

- Compõem autos de processos;

- Podem ter formatos e gramaturas diversos;

- Encontram-se encadernados em volumes de, no máximo, 250 (duzentos e cinquenta) folhas; - Folhas perfuradas;

- Folhas em tamanho A4, A3, ofício, etc;

- Folhas em papel branco, reciclado, colorido, etc; - Folhas com documentos colados ou grampeados; - Incluem as capas dos autos processuais;

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- Existência de grampos, clipes e colchetes;

- Existência de textos digitalizados, manuscritos, fotocopiados, etc; - Existência de documentos em estado de má qualidade de conservação; - Documentos frente e verso;

- Legibilidade ruim, boa ou ótima

6.0. CARACTERÍSTICAS DOS ARQUIVOS GERADOS:

A. A digitalização das páginas dos processos compreende a captura das imagens das peças processuais para geração do arquivo PDF (“Portable Document Format” ) pesquisável, com resolução de 300 dpi, formato A4 e monocromático.

B. Os arquivos PDFs deverão ser processados com OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres), de forma a possibilitar a pesquisa textual nas imagens das páginas contidas em cada arquivo. C. As peças processuais deverão ser digitalizadas com a utilização do software VRS.

D. Os arquivos relativos a processos serão identificados com a classe processual no órgão remetente, o número do processo no formato definido pela Resolução n.º 65 do CNJ e a qualificação, nessa ordem, separados por pontos (Classe.Numeração_CNJ.Qualificação).

D.1. No campo relativo à qualificação serão utilizadas as seguintes letras identificadoras: “P” para arquivo principal das peças processuais; “A” para arquivo relativo aos apensos; “D” para arquivo de documentos; “L” para arquivo de processo em diligência; “N” para o arquivo de processos retornando para novo julgamento.

D.2. O arquivo relativo à petição será identificado na forma especificada na letra “D”, tendo a letra “T” como identificador da qualificação.)

D.3. Caberá à Contratante indicar a qualificação das peças processuais a serem digitalizadas pela Contratada.

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7.0. PROCEDIMENTOS A SEREM EXECUTADOS APÓS RECEBIMENTO DOS AUTOS PROCESSUAIS PELA CONTRATADA:

A. O serviço deverá ser prestado nas dependências do Tribunal Regional do Trabalho da 1ª Região, nos dias úteis do Contratante, no horário das 08 às 17 horas.

B. No momento do recebimento a contratada, após conferência, devolverá ao contratante a guia de remessa devidamente assinada, o que caracterizará a transferência de responsabilidade sobre os autos de processos.

C. A contratada deverá manter sistema próprio de controle de entrada e saída dos autos de processos.

D. Desmontagem dos autos de processos, mantendo a formação original.

E. Preparação do material a ser digitalizado, com a retirada de grampos, clips, fitas adesivas e outros objetos apensados ou afixados nas folhas, recuperação de partes rasgadas, amassadas e limpeza dos documentos que porventura estejam sujos.

F. Digitalização das imagens e textos, capturados frente e verso quando for o caso.

G. Montagem e conferência dos autos de processos, mantendo-se rigorosamente a forma original. H. Devolução dos autos de processos e petições através de guia de remessa, emitida pela contratada, devidamente assinada pelo contratante e devolvida, após conferência física dos autos das peças processuais, à contratada.

H.1. As peças processuais digitalizadas serão entregues ao Contratante em mídia ótica (CD – ROM ou DVD – ROM) acompanhada de listagem identificando o seu conteúdo.

I. Assegurar a produção mensal e diária estabelecida e manter o controle de qualidade de 100% (cem por cento) das imagens e textos capturados, observando-se que imagens com baixa qualidade deverão ser redigitalizadas.

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J. Fica estabelecido o prazo máximo de até 3 (três) dias úteis para entrega conjunta das peças processuais digitalizadas e devolução do documento original devidamente remontado, incluído nesse período o tempo para verificação do material produzido pelo controle de qualidade interno da contratada, sendo o prazo contado a partir da data de encaminhamento do documento original à digitalização.

K. Corrigir prontamente as falhas identificadas nos arquivos digitalizados pela conferência a ser realizada por servidores do Tribunal Regional do Trabalho da 1ª Região, que compreenderá os seguintes aspectos:

K.1. Validar se a remontagem do documento após sua digitalização foi realizada em conformidade com a disposição original do documento.

K.2. Validar se o documento digitalizado corresponde ao original em cada uma de suas páginas, considerando os aspectos de legibilidade, fidedignidade e correção.

L. Assegurar que a produção da digitalização seja mantida com a qualidade desejada e não seja comprometida pelas eventuais necessidades de correção de documentos, bem como que o patamar de correções não exceda 5% do total de páginas digitalizadas em cada mês.

M. As demandas e necessidades de correção identificadas, a qualquer tempo, pelos servidores do Tribunal Regional do Trabalho da 1ª Região, deverão ser atendidas em até 2 (dois) dias úteis.

8.0. OBRIGAÇÕES DA CONTRATADA:

8.1. Não transferir a terceiro, por qualquer forma, nem mesmo parcialmente, o presente contrato, nem subcontratar a prestação a que está obrigada, sem prévia autorização por escrito da Contratante;

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8.2. Obedecer às normas de segurança e medicina do trabalho para esse tipo de atividade, devendo fiscalizar e exigir a utilização por seus empregados dos Equipamentos de Proteção Individual – EPI, adequados e aprovados pela legislação em vigor, ficando por sua conta seu fornecimento, antes do início da execução dos serviços;

8.3. Manter seus empregados, enquanto permanecerem nas dependências da Contratante, portando, no mínimo, crachá de identificação.

8.4. Efetuar, de imediato, o afastamento de qualquer funcionário das dependências do TRT da 1ª Região, cuja atuação, permanência ou comportamento sejam inconvenientes ou insatisfatórios ao bom andamento dos serviços;

8.5. Assumir, objetivamente, inteira responsabilidade civil e administrativa pela execução dos serviços por qualquer dano ou prejuízo, pessoal ou material, causados, voluntária ou involuntariamente, por seus prepostos durante e/ou em consequência da execução dos serviços contratados, providenciando, sem alteração do prazo estipulado para a execução do objeto, imediata reparação dos danos ou prejuízos impostos à Contratante ou a Terceiros, inclusive, se houver, as despesas com custas judiciais e honorários advocatícios;

8.6. Cumprir as metas estabelecidas nos Acordos de Nível de Serviço – ANS em anexo, em relação à qualidade e pontualidade dos serviços executados, sujeitando-se às respectivas adequações ao pagamento decorrentes de eventual descumprimento dos ANS.

8.7. A contratada deverá responsabilizar-se pelo sigilo do teor de todos os documentos manuseados por seus funcionários, ficando vedada expressamente a retirada de qualquer material ou documento do ambiente de trabalho, por força das obrigações a que estará vinculada, sob pena de responsabilidade civil e criminal, na forma da lei.

8.8. Fornecer e manter atualizados os dados dos trabalhadores destinados à prestação em tela (ficha de registro).

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8.9. A Contratada deverá, na data da assinatura do contrato, indicar nome e telefone do profissional que atuará como preposto na forma do art. 68 da lei 8.666/93 a fim de atender, de pronto, às solicitações requeridas pela Fiscalização.

8.10. Apresentar ao fiscal do contrato, mensalmente, os documentos a seguir elencados:

A. Recibo de pagamento de salário assinado pelo empregado, ou conforme o art. 464, da CLT, acompanhado de comprovante de depósito bancário na conta do trabalhador quando for apresentada apenas a Folha de Pagamento.

B. Comprovação do pagamento dos adicionais, férias mais um terço constitucional, décimo terceiro salário (1ª e 2ª parcelas), quando da época própria, e do salário família, quando devido, que poderão constar dos recibos de pagamento dos salários.

C. Comprovação do pagamento do vale-refeição, o qual pode estar inserido no recibo de pagamento ou ser apresentado em comprovante em apartado, referente ao mês que se inicia. D. Comprovante de fornecimento do vale-transporte, devidamente assinado, referente ao mês que se inicia.

E. Comprovante que ateste o correto deposito do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço, em conta vinculada aberta para esse fim.

F. Comprovante de sua regularidade com o recolhimento das cotas da Previdência Social (INSS); G. Cópia das folhas de ponto dos empregados (item 2.2 do guia de fiscalização dos contratos de prestação de serviços com dedicação exclusiva de mão de obra , da Instrução Normativa nº 02/2008 – MPOG).

H. Comprovante de regularidade fiscal, nos termos do art. 29 da Lei 8.666/93 e art. 36, § 1º, II da Instrução Normativa nº 02/2008 – MPOG.

8.11. Disponibilizar a infraestrutura de hardware e software necessária à efetiva execução do serviço nas condições estabelecidas neste termo de referência, incluindo, no mínimo, conjunto de

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scanners e estações de trabalho em quantidade e especificação técnica adequada a atender a demanda de digitalização de aproximadamente 25.000 (vinte e cinco mil) páginas por dia, Softwares de OCR, workflow e outros necessários para atender à especificação do termo de referência, bem como material higiênico e de proteção individual: luva cirúrgica, máscara e óculos de proteção.

8.12. Em havendo eventual rescisão entre a empresa contratada e qualquer de seus empregados é imprescindível a entrega dos seguintes documentos:

A. Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho, devidamente homologado quando o trabalhador tiver mais de um ano prestando serviço na empresa, assinado pelo empregado.

B. Comprovação da concessão de Aviso Prévio, trabalhado ou indenizado (assinado pelo empregado).

C. Cópia da Guia de Recolhimento rescisório do FGTS e da Contribuição Social e que conste o recolhimento do FGTS nos casos em que o trabalhador foi dispensado sem justa causa ou em hipótese de extinção do contrato por prazo determinado.

9.0. OBRIGAÇÕES DA CONTRATANTE:

9.1. Antes do encaminhamento dos documentos à contratada para o serviço de digitalização, proceder verificação da sua integridade e disposição das suas páginas, bem como constatar eventuais falhas como ausência de páginas, numeração incorreta, entre outros, e dentro do possível, saná-las através dos procedimentos e medidas cabíveis.

9.2. Assegurar a realização da conferência da produção mensal de 500.000 (quinhentas mil) páginas digitalizadas, com média diária aproximada de conferência prevista de 25.000 (vinte e cinco mil) páginas.

9.3. Prestar as informações necessárias pertinentes à execução do objeto licitado.

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9.4. Proporcionar espaço físico para a realização dos serviços, bem como o mobiliário necessário mesas, armários, cadeiras, etc.

10.0. VISITA FACULTATIVA:

10.1. A(s) licitante(s) poderá(ão) realizar vistoria de reconhecimento no local da execução do Contrato. A visitação às instalações será FACULTATIVA, razão pela qual não ensejará a emissão de nenhum comprovante pelo Tribunal.

A. A vistoria poderá ser realizada até 01 (um) dia útil antes da data de abertura da licitação, devendo ser agendada com antecedência mínima de até 01 (um) dia útil junto ao Setor de Digitalização – SETDIG/SJU, localizado na Avenida Presidente Antônio Carlos, 251 – Castelo – RJ, 2º andar, Ala Norte, pelos telefones: (21) 3907-6902 - 3907-6886 e 3907-6770, no horário das 09 às 17 horas.

B. As dúvidas de natureza técnica porventura surgidas por ocasião da visita serão esclarecidas pela Setor de Digitalização - SETDIG) através de expediente remetido à Comissão Permanente de Licitação - CPL.

C. Em hipótese alguma, o desconhecimento das condições operacionais poderá ser alegado como justificativa para inexecução ou execução irregular do serviço a ser prestado.

11.0. SUBSÍDIOS PARA ELABORAÇÃO DO EDITAL E DO CONTRATO:

11.1. DA HABILITAÇÃO: DOCUMENTOS A SEREM EXIGIDOS DA LICITANTE VENCEDORA:

A. A licitante vencedora deverá apresentar pelo menos 01 (um) Atestado de Capacidade Técnica, fornecido por pessoa jurídica de direito público ou privado, comprovando que executou de forma satisfatória serviço de digitalização de documentos com características pertinentes e

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compatíveis com o objeto do presente Termo de Referência;

A.1. Entende-se por semelhança e compatibilidade com o objeto contratual a execução, de forma não eventual, de digitalização de documentos, com produtividade mínima de 250.000 (duzentos e cinquenta mil) páginas digitalizadas por mês, quantidade correspondente a 50% (cinquenta por cento) da quantidade mensal estimada para o serviço.

B. Declaração da própria licitante informando:

B.1. que disporá de todos os recursos técnicos, incluindo material, equipamentos e pessoal, suficientes para atender prontamente às demandas inerentes à prestação do serviço.

B.2. cumprir o disposto no inciso XXXIII do artigo 7º da Constituição da República; Observações:

1. A Contratante poderá promover visita às dependências da Licitante vencedora e consulta às entidades competentes a fim de comprovar a exatidão das informações contidas no atestado apresentado pela Licitante;

2. Os documentos exigidos poderão ser analisados pelo futuro fiscal do contrato, em eventual diligência instaurada pelo pregoeiro, emitindo parecer técnico conclusivo para amparar o julgamento da habilitação.

11.2. ELEMENTOS PARA A PROPOSTA COMERCIAL:

A. Será julgada vencedora a proposta que, atendendo a todos os requisitos técnicos previstos neste Termo de Referência, contiver o MENOR PREÇO GLOBAL correspondente à quantidade estimada de 9.000.000 (nove milhões) de páginas digitalizadas, devendo o preço proposto incluir todos os custos diretos e indiretos pertinentes à prestação do serviço;

B. Os valores estimados pelo TRT deverão ser considerados pela(s) licitante(s) como preço máximo, conforme inciso X, art. 40 da Lei 8.666/93.

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C. A licitante vencedora deverá apresentar sua proposta de preços de acordo com os modelos de planilha de formação de preços do Anexo 2 deste Termo de Referência, na qual informará além do preço total mensal, os preços unitário e global, discriminando todos os custos diretos e indiretos pertinentes à prestação do serviço, informando, nesta ocasião, as normas coletivas utilizadas como base do cálculo do valor dos salários dos profissionais informados em suas propostas.

Obs: A licitante vencedora deverá disponibilizar quantitativo de profissionais em número suficiente para o cumprimento integral e eficiente das obrigações previstas no presente Termo de Referência.

11.3. PRAZO DE VIGÊNCIA:

O prazo de vigência do contrato será de 18 (dezoito) meses, contado a partir de sua assinatura, podendo ser prorrogado nos termos do art. 57 da Lei 8.666/93.

11.4. FISCALIZAÇÃO DO CONTRATO:

A. A Fiscalização dos serviços será exercida pela Servidora Elisângela Correia Nobre, código funcional nº 7299-0, funcionando como substituta a servidora Cláudia Amorim de Souza, código funcional nº 6106-9.

B. A Gestão dos serviços será exercida pelo Servidor Paulo de Tarso R. Faez, código funcional nº 72060, funcionando como substituta a servidora Marcela Macieira Bortone, código funcional nº 6936-1.

C. A Fiscalização/Gestão dos serviços deverá, conforme disposto no PAD-SLG nº 003:

1- acompanhar a execução dos serviços, determinando à Contratada as providências necessárias ao regular e efetivo cumprimento do contrato, bem como anotar e enquadrar as infrações

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contratuais constatadas, comunicando-as ao seu superior hierárquico.

2- emitir, mensalmente, até o 5º (quinto) dia do mês subsequente, Relatório de Acompanhamento dos serviços prestados, que conterá, no mínimo, informação acerca do desempenho da contratada (satisfatório/insatisfatório), em conformidade com o disposto no Ato nº 855/02, exarado pela Presidência do T.R.T. da 1ª Região, bem como avaliação do cumprimento do Acordo de Níveis de Serviço – ANS.

3-- quando julgá-los corretos, atestar a(s) Nota(s) Fiscal(is) e visar os demais documentos porventura apresentados pela Contratada.

11.5. DO RECEBIMENTO:

A. O recebimento provisório será realizado no ato de entrega dos arquivos digitalizados, de acordo com o prazo previsto no subitem 7.0.J do presente termo de referência, mediante recibo, não configurando o aceite. Executado o objeto será recebido na forma prevista no artigo 73, inciso I, alíneas “A” e “B” da Lei 8.666/93, após a conferência quantitativa e qualitativa devidamente atestada na(s) Nota(s) Fiscal(is) correspondente(s), não excluindo a responsabilidade civil a ele relativa, nem a ético-profissional.

B. A contratada ficará obrigada a refazer, às suas expensas, o serviço que vier a ser recusado, ficando ciente de que o ato do recebimento não importará sua aceitação.

C. Salvo exigência a ser cumprida pelo adjudicatário, o aceite referente ao recebimento definitivo será processado em até 30 (trinta) dias úteis, contados da entrega da(s) Nota(s) Fiscal(is).

11.6. DA REPACTUAÇÃO:

11.6.1. O contrato poderá ser repactuado, ante requerimento da contratada, acompanhado de documentação comprobatória do aumentos nos custos, visando à adequação aos novos preços de

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mercado, observada a periodicidade mínima de 1 (um) ano, contada da data do orçamento a que a proposta se referir.

11.6.2. Para as repactuações subsequentes à primeira, a periodicidade mínima referida no caput deste artigo será contada a partir da data da última repactuação concedida, sempre respeitado o interregno mínimo de 1 (um) ano.

11.6.3. O pedido deverá ser expresso quanto ao valor pretendido e data a partir da qual se requer a repactuação.

11.6.4. O requerimento de repactuação deverá ser dirigido à fiscalização do contrato, e seu deferimento dependerá de prévia comprovação do efetivo aumento nos custos em relação aos itens planilhados cuja repactuação se requer, o que se dará, conforme o caso, pelo repasse do aumento salarial e dos demais benefícios trabalhistas, pelo pagamento do valor vigente da tarifa de transporte urbano e pela comprovação de que a contratada tem suportado acréscimo nos gastos com os demais itens planilhados cuja repactuação se pretender.

11.7. PAGAMENTO:

A. O pagamento à Contratada, observadas eventuais adequações ao pagamento resultantes do descumprimento do(s) Acordo(s) de Nível de Serviço, será efetuado em prazo não superior a 30 (trinta) dias, contado a partir da data final do período de adimplemento de cada parcela, observado o cronograma de desembolso, na forma prevista no art. 40, inciso XIV, alínea “a” da Lei 8.666/93.

B. Na ocasião do pagamento a contratada deverá entregar, junto com a(s) Nota(s) Fiscal(is) do mês vencido, cópia dos documentos elencados nos subitens 8.10 e 8.12 (quando for o caso) do presente Termo de Referência.

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C. Fica a contratada ciente da verificação de sua regularidade perante o Sistema de Seguridade Social (INSS) e o Fundo de Garantia do Tempo Serviço (FGTS), quando da ocasião do pagamento, sendo acostados aos autos os comprovantes pertinentes.

D. O valor mensal pago à contratada será variável, correspondendo ao produto entre a quantidade de páginas digitalizadas no mês e o valor unitário apurado na proposta da licitante vencedora, observado o item “A” acima.

11.8. PENALIDADES:

A. No caso de descumprimento de cláusulas contratuais, serão aplicadas sanções administrativas em conformidade com os artigos 81, 86, 87 e 88 da Lei 8.666/93, com o art. 7º da Lei 10.520/02 e com o Ato nº 2.211/2005 exarado pela Presidência do TRT da 1ª Região.

Rio de Janeiro, 14 de julho de 2010.

Eugenio L. Carvalho Silva Chefe da SEDOR

Alessandra Silva de Souza Chefe da DICO

Elisângela Correia Nobre (Fiscal do Contrato)

Paulo de Tarso R. Faez (Gestor do Contrato)

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