ANÁLISE CRÍTICA PELA DIREÇÃO ATA DE REUNIÃO Nº 07

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ANÁLISE CRÍTICA PELA DIREÇÃO – ATA DE REUNIÃO Nº 07

Setor: CQMA

Data: 09/03/2006

Local: CQMA

Sistema: NBR ISO/IEC 17025

Participantes Setor

Ramal

Maria Aparecida Faustino Pires

CQMA – Gerente

9342

Elâine A. Jardim Martins

CQMA – RD

9335

Hélio Akira Furusawa

CQMA – RD Sub

9335

João Cristiano Ulrich

CQMA – RD/LCQ

9308

Marta Yoshiko Maekawa

CQMA – Central

9328

Marycel Elena Barboza Cotrim

CQMA – Coord. Téc. 9335

Vera Lucia Ribeiro Salvador

CQMA – RD/LFX

9303

Ademar B. Lugão

ausente

Paulo E. O. Lainetti

ausente

Jorge E. S. Sarkis

ausente

Pauta

Foram avaliados os assuntos relacionados a seguir:

Resultados das auditorias ; Avaliações por organizações externas; Satisfação do cliente; Situação das ações preventivas e corretivas; Plano de Negócio; Plano de Ação; Adequação de Políticas e Práticas; Parcerias estratégicas; Benchmarking; Desempenho dos fornecedores; Mudanças que possam afetar o sistema de gestão; Recomendações para melhoria; Resultados de inter-laboratoriais; Segurança nuclear; Requisitos regulamentares; Objetivos e metas Gestão ambiental, saúde e segurança.

Observações:

1. Devem ser recolhidas informações e avaliados obrigatoriamente todos os assuntos, conforme escopo. Se algum item específico não for aplicável ao escopo, este deve ser preenchido com a seguinte frase: “Item não aplicável ao escopo”. (Ex. O item 14 para sistemas não relacionados a Laboratórios de Ensaio e/ou Calibração).

2. Se por algum motivo não houver informação relevante para ser apresentada na reunião em questão, o item correspondente deste formulário deve ser preenchido com a seguinte frase: “Informações insuficientes para análise crítica devido a ____________ (Ex. Processo de avaliação de fornecedores não concluída em função da agenda definida para esta atividade, etc.)

3. Se por algum motivo um assunto não foi abordado na análise crítica, o item correspondente deste formulário deve ser preenchido com a seguinte frase: “Assunto a ser discutido em reunião de análise crítica específica agendada para __________________” (Ex. Análise do Plano do Negócio realizada no final do ano).

4. O Item “ação pendente” aborda a entrada: “SITUAÇÃO DAS AÇÕES ORIUNDAS DAS ANÁLISES CRÍTICAS PELA DIREÇÃO ANTERIORES.

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ASSUNTOS TRATADOS 1. Resultados das auditorias e/ou auto avaliações

Entradas: (indicadores, gráficos, relatórios, etc.)

Os relatórios das 3ª, 4ª e 5ª auditorias internas do SQ-CQMA realizadas em 2003, 2004 e 2005.

Ações Pendentes:

Os planos de ação de NCs anteriores que já estavam solucionadas foram fechados e as NCs que ainda estão pendentes deverão ser re-programadas, porém o TNCMC ainda está com problemas e o tratamento será feito em papel. Assim que o sistema TNCMC estiver funcionando sem problemas, será solicitado ao CQAS um auditor líder para inserir os dados no sistema.

Discussão

Na auditoria de 2005, em relação às auditorias anteriores, foi observada uma melhora significativa no SQ-CQMA evidenciada pela diminuição das NCs e observações. Porém, algumas delas continuam se repetindo, como é o caso de Requisitos Regulamentares, Plano de Negócios e Plano de Ação do Centro.

Saídas: (ações para melhoria, responsáveis, prazos e necessidades de recursos)

Ação Responsável Prazo

- Em relação aos Requisitos Regulamentares: foi solicitado ao SRP autorização para o uso de equipamentos com fonte selada e classificação das áreas dos laboratórios. Serão contatados os responsáveis pelo CQAS/S e CQAS/A, os senhores Nelson Meldonian e Luiz Mattos, para que sejam verificados os requisitos legais referentes à segurança radiológica e ambiental nos laboratórios.

- Em relação ao Plano de Negócios: Em setembro de 2005, o documento foi encaminhado ao DPI para avaliação e aprovação. O documento foi devolvido, em 10/10/2005, ao CQMA com sugestões de melhorias para posterior avaliação e análise crítica.

- Em relação ao Plano de Ação: O documento existente está sendo revisado e atualizado para 2006, estando também, na dependência da revisão e aprovação do Plano de Negócios.

RDs Maria Aparecida Maria Aparecida 1 mês 6 meses 6 meses

2. Avaliações realizadas por organizações externas Entradas: (indicadores, gráficos, relatórios, etc.)

Não aplicável.

Discussão

A avaliação agendada pelo INMETRO será de 21 a 23 de março/2006. Os laboratórios estão tratando as NCs descritas na última auditoria interna para adequar o SQ-CQMA.

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Ação Responsável Prazo

Não aplicável.

3. Realimentação sobre a satisfação do cliente e outras partes interessadas (realimentação de clientes, reclamações, pesquisa de satisfação)

Formulários para pesquisa de satisfação do cliente.

Relatórios de análise crítica da satisfação do cliente.

Discussão

Apesar dos esforços realizados para melhorar o retorno do formulário de satisfação do cliente, a resposta continua sendo baixa, demonstrando, ainda, baixo interesse por parte dos clientes.

- Os laboratórios e a Central estão realizando um trabalho de convencimento junto aos clientes para que respondam o formulário de satisfação;

- Tabulação dos dados dos relatórios devolvidos pelos clientes em relação a: quantidade de formulários de pesquisa de satisfação enviados, quantidade de formulários respondidos, análise da avaliação dos clientes em relação à qualidade dos serviços (ótimo, bom, regular, ruim e péssimo);

RDs e a Central

Central

Contínuo

1 semana

4. Desempenho de processo e conformidade de produto (controle de não-conformidades de processo e de produto)

Não aplicável.

Discussão

No nosso caso, o “produto” é o serviço de análises sendo nosso “processo” avaliado pelos clientes. Não houve registros de reclamações de clientes desde a última auditoria em 2005.

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5. Situação das ações preventivas e corretivas Entradas: (indicadores, gráficos, relatórios, etc.)

Relatórios de TNCMC, reuniões de RDs e reuniões de análise crítica.

- Algumas ações, como a elaboração do software da Central para controle e gerenciamento dos serviços realizados pelo Centro, ainda estão pendentes.

- As ações corretivas que dependem de documentação estão sendo tratadas.

- As ações corretivas que dispõe de recursos para realização, estão sendo cumpridas dentro do prazo.

- O sistema TNCMC ainda está em fase de finalização, apresentando alguns problemas. Ficou decidido que na próxima auditoria, o tratamento das NCs será feito em papel.

- Como citado no item 1, em relação aos Requisitos Regulamentares: foi solicitado ao SRP autorização para o uso de equipamentos com fonte selada e classificação das áreas dos laboratórios. Serão contatados os responsáveis pelo CQAS/S e CQAS/A, os senhores Nelson Meldonian e Luiz Mattos, para que sejam verificados os requisitos legais em relação à segurança radiológica e ambiental nos laboratórios.

- As NC´s AUDIT-CQMA-00196-2005 e AUDIT-CQMA-00204-2005, assim como, a Observação AUDIT-CQMA-00205-2005 foram tratadas pelo LCQ, sendo que os relatórios de acompanhamento das atividades realizadas estão arquivados sob responsabilidade do RD-LCQ.

- O RD-LCQ informou que as demais NC´s e observações, pertinentes ao laboratório (AUDIT-CQMA-00202, 00203, 00206, 00207 e 00208) estão sendo tratadas e devem ser finalizadas nos próximos meses.

- O RD-LFX informou que todas as NCs estão sendo tratadas, porém apenas uma foi finalizada.

Discussão

As ações que não dependem apenas da equipe envolvida no SQ-CQMA são tratadas de maneira diferenciada. Será feita uma cobrança maior no sentido de agilizar os serviços de terceiros (software da Central, solicitado ao IP/IPEN e o TNCMC, empresa externa contratada pelo IPEN). O software da Central está sendo desenvolvido, e estão sendo feitas reuniões periódicas de acompanhamento, mas ainda não tem data definida para o término.

No LFX, o software de gerenciamento de equipamentos desenvolvido pelo setor de informática do IPEN (IP) está em fase de instalação.

Em relação às ações pendentes relatadas na última ata de análise crítica, estas foram solucionadas ou estão em fase de finalização: NC AUDIT-CQMA-006/2004 e NC AUDIT-CQMA-011/2004.

- Definir prazo junto ao IP/IPEN para a conclusão do software da Central

- Implantação do software de gerenciamento de equipamentos no LFX,

- Finalização do texto do procedimento de operação básica do equipamento ICP-OES, NC AUDIT-CQMA-011/2004.

Marta Vera João Jun/2006 6 meses 1 mês

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6. Avaliação do Plano de Negócio, incluindo avaliação e estratégias de mercado e os fatores relacionados ao mercado, tais como tecnologia, pesquisa e desenvolvimento, e

desempenho da concorrência

O Plano de Negócio, elaborado em 2005, submetido à análise crítica da DPI, está em fase final de revisão visando atender aos itens observados, descritos nas ações pendentes.

Revisão e adequação dos seguintes itens: - Diferenciação do negócio

- Mercado nacional e internacional - Segmentação da clientela

- Metas e estratégias

Discussão

Todas as sugestões foram avaliadas e, quando aplicáveis, as modificações estão sendo implementadas.

-Revisão do Plano do Negócio

- Análise crítica e aprovação do Plano do Negócio no Centro

- Encaminhamento para aprovação final no CTA

Gerente Conselho Consultivo Gerente Jun/2006 Jul/2006 Ago/2006

7. Avaliação do Plano de Ação ou outro documento onde são definidos os objetivos e metas do setor, considerando a situação e resultados dos objetivos da qualidade, meio ambiente, saúde, segurança e/ou radioproteção e das atividades de melhoria

Revisão do Plano de Ação.

Discussão e elaboração final do Plano.

Discussão

O documento existente está sendo revisado e atualizado para 2006, estando também, na dependência da revisão e aprovação do Plano de Negócios.

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- Revisão do Plano de Ação

- Análise crítica e aprovação do Plano de Ação no Centro

- Encaminhamento para aprovação final no CTA

Gerente Conselho Consultivo Gerente Jun/2006 Jul/2006 Ago/2006

8. Adequação de Políticas e Práticas

Revisão do texto no MQ-CQMA referente aos objetivos gerais da qualidade, política da qualidade e missão.

Revisão dos objetivos e políticas.

Discussão

Na revisão do Plano de Negócios em 2005 foi alterado o texto da missão do CQMA, porém este item não foi incluído na ata da 6ª Reunião de Análise Crítica.

O texto de apresentação dos objetivos no MQ – CQMA foi aprimorado, porém as diretrizes são as mesmas. Observou-se nesta análise crítica que as políticas e objetivos continuam coerentes com as atividades do Centro.

Alteração no texto dos objetivos gerais. RD Mar/2006

9. Situação de atividades relacionadas às parcerias estratégicas, onde e quando aplicável Entradas: (indicadores, gráficos, relatórios, etc.)

Projetos de pesquisa, colaboração e convênios com universidades, iniciativas pública e privada e órgãos governamentais.

Oficializar alguns dos convênios.

Discussão

Os parceiros antigos dos laboratórios permanecem. Alguns convênios demandam mais tempo, pois dependem de acerto da parte jurídica.

A parceria do LCQ com o IPT é atualmente a mais importante, gerando recursos para a acreditação do laboratório. Esta parceria é fruto de um projeto dentro do Programa Brasileiro de Metrologia em química.

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Organizar cópia da documentação referente às parcerias estratégicas.

Todos 1 semana

10. Resultado das atividades de comparação com as melhores práticas (benchmarking), quando houver

Não aplicável.

Discussão

Não aplicável.

11. Desempenho dos fornecedores

Relatório recebido segundo memorando interno AA nº042/2005 de 12/04/2005, com a avaliação de fornecedores do IPEN - mercado nacional e internacional, referente ao período de julho/2004 a dezembro/2004.

Adaptação da metodologia utilizada no ipen para aplicação nos processos de aquisição via Projetos pelos pesquisadores do CQMA , a fim de evidenciar a avaliação de fornecedores quando as compras não são feitas pelo processo corporativo.

Discussão

Todos os fornecedores utilizados pelo CQMA foram contemplados na avaliação de fornecedores do IPEN e todos tiveram pontuação acima de 80, ficando assim dentro do limite de aprovação especificado pelo procedimento ipen, comprovando a qualificação dos mesmos. O setor de aquisição do ipen – DAD/A, ainda está em fase final de avaliação e compilação dos resultados para o relatório de análise crítica dos fornecedores do período julho a dezembro de 2005. Para a avaliação do

INMETRO, a Srª Joselfina garantiu que já estará a disposição.

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Elaboração de formulário do CQMA tendo como base o formulário ipen, para avaliação dos fornecedores utilizados pelos Projetos.

RDs 1 mês

Uso do formulário para fazer a avaliação do fornecedor quando as compras forem realizadas via Projeto.

Responsável pelo projeto

contínuo

12. Mudanças que possam afetar o sistema de gestão ou outros fatores que possam influenciar o setor ou a Instituição, tais como condições financeiras, sociais e ambientais e mudanças estatutárias e regulamentares pertinentes

- Mudanças na direção, gerências e nas lideranças não só no CQMA como em outros setores do IPEN que afetam o SQ-CQMA.

- Diminuição na verba do orçamentário da Instituição. - Diminuição no quadro de funcionários.

- Termo de Ajuste de Conduta, TAC, do IBAMA, para as instalações técnicas do Instituto.

O organograma do ipen ainda não foi acertado.

Discussão

O CQMA e o CQAS passaram por mudanças e surgiram novas lideranças. Algumas definições por parte da direção ainda estão pendentes, portanto é necessário aguardar que o sistema esteja totalmente regularizado para que se possa saber a real situação futura do CQMA.

O quadro de funcionários vem diminuindo devido às aposentadorias e não há previsão de contratações.

As instalações técnicas do ipen devem se adequar à legislação vigente. O Centro, partindo do princípio da sua Missão, não pode atuar de forma outra senão apoiando as ações do Instituto.

Foram criados grupos de trabalho no CQAS para reavaliar todo o sistema integrado de gestão. Todos os procedimentos estão sendo avaliados por esses grupos.

CQAS Indefinido

A verba do orçamentário foi reduzida, portanto os gastos têm que ser re-programados.

Gerentes e responsáveis por atividades

Dez/2005

Auxílio de agências de fomento (financiamento de projetos e formação de recursos humanos)

Pesquisadores Contínuo

O Instituto está se adequando a partir da preparação do TAC. Nesse sentido, o Centro está colaborando com ajustes internos e documentação pertinente.

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13. Recomendações para melhoria.

Imposição das legislações vigentes; Mercado competitivo;

Evolução tecnológica.

Inclusão de mais laboratórios no SQ-CQMA. Treinamento e atualização do corpo técnico.

Discussão

As legislações vigentes estão cada vez mais restritivas, exigindo que se tenha sempre como foco a melhoria contínua. O mercado torna-se cada vez mais competitivo, levando a um aprimoramento de técnicas e melhora constante do sistema. A evolução tecnológica força o desenvolvimento constante de novos métodos e aplicações resultando no aumento da competência dos laboratórios. Para acompanhar este desenvolvimento é necessário que se aprimore cada vez mais o Sistema da Qualidade.

A melhoria contínua faz parte da própria filosofia da pesquisa.

Conscientização permanente dos funcionários da importância e necessidade do Sistema da Qualidade por meio de palestras e treinamentos.

RDs indefinido

Atualização constante de informações por meio de participação em cursos, palestras e reuniões, além da busca de legislações e métodos.

Todos Indefinido

Assuntos Específicos

Relacionados a Sistemas de Laboratórios de Ensaio e/ou Calibração

Por se tratar laboratório de ensaio e/ou calibração, além das entradas definidas de 1 a 13, foram considerados, conforme NBR ISO/IEC 17025:

14. Resultados de comparações inter-laboratoriais ou ensaios de proficiência. Entradas: (indicadores, gráficos, relatórios, etc.)

Relatórios de participação enviados pelos organismos organizadores e/ou relatórios preparados pelos laboratórios e atas de discussões ocorridas nos mesmos.

Identificação de todas as necessidades para correção de erros e melhoria do que está aquém do necessário.

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Discussão

O LCQ participa de intercomparação com o Governo do Canadá, através da Canadian Food Inspection Agency, realizando determinação de mercúrio total e Metil-mercúrio, por absorção atômica, em amostras de peixes. Das 48 amostras analisadas até o momento, apenas quatro (04) amostras apresentaram score acima do valor dois (2), que segundo o organismo organizador o z-score até o valor 2 é considerado satisfatório. Dessa forma, o LCQ tem um índice de acerto de 92%. Além da determinação de mercúrio e Metil-mercúrio, o LCQ participa do programa organizado pelo Le Centre du Toxicologie Humaine – INSPQ – Quebec – Canadá, onde realiza determinações de 23 elementos químicos, por HRICP-MS, em amostras de urina, cabelo e soro, apresentando um índice médio de acerto, até dezembro/2005, de 70%.

Para as determinações por HRICP-MS, para Quebec-Canadá, o LCQ necessita aprimorar a metodologia de preparação de amostras e o índice de resultados satisfatórios além de validar completamente a metodologia.

Para as análises de Metil-Hg, por AAS, o LCQ necessita aprimorar a metodologia e realizar todos os testes de validação com os devidos registros. Maurício Kakazu/Jorge Sarkis/João Ulrich João Ulrich/ Helena Miho 4 meses 6 meses

Relacionados a Sistemas de Setores que possuem Instalações Nucleares e/ou Radiativas

Para as instalações nucleares e/ou radiativas, além das entradas definidas de 1 a 13, foi considerado, conforme CNEN NN 1.16:

15. Identificação de eventuais pontos fracos e empecilhos aos objetivos da segurança nuclear Entradas: (indicadores, gráficos, relatórios, etc.)

Classificação das áreas e licenças de uso. Sistema de coleta de rejeito radioativo.

- classificação das áreas dos laboratórios do ponto de vista radiológico; - licença para uso de equipamentos com fontes seladas;

- licença de funcionamento dos laboratórios que utilizam materiais radioativos.

Discussão

Em virtude de não-conformidades apontadas na última auditoria, torna-se se necessária a documentação das áreas dos laboratórios que trabalham com materiais radioativos.

O sistema de coleta de rejeitos radioativos deve ser constantemente avaliado a fim de que seja evitada a reincidência de problemas já ocorridos anteriormente.

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Solicitação ao SRP da classificação das áreas dos laboratórios do CQMA;

Gerente e RD Fev./2006

Solicitação ao SRP da autorização para utilização de equipamentos que utilizam fontes seladas;

Responsáveis pelos

laboratórios

Mar./2006

Solicitação de autorização de funcionamento para laboratórios que utilizam material radioativo.

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Relacionados a Sistema de Gestão Ambiental e/ou Sistema de Saúde e Segurança no Trabalho.

Para Sistema de Gestão Ambiental (incluindo o monitoramento ambiental radiativo para as instalações nucleares e/ou radiativas) e/ou Sistema de Saúde e Segurança no Trabalho, além das entradas descritas de 1 a 13, foram considerados, conforme norma CNEN NN 1.16, NBR ISO 14001 e OHSAS 18801:

16. O nível de atendimento aos requisitos regulamentares Entradas: (indicadores, gráficos, relatórios, etc.)

Circulares, Atas de reuniões, relatórios da SRP e e-mails.

Os laboratórios ainda não tratam todos os resíduos.

Divulgação do manual de tratamento de resíduos elaborado pela Drª Aparecida. Verificar requisitos legais.

Discussão

1- sobre os requisitos legais de funcionamento:

O Centro foi criado e obedece às diretrizes estipuladas no “Regulamento Interno para a Estrutura e Operação dos Centros de Pesquisa e Desenvolvimento do IPEN”, divulgado segundo a Circular do IPEN nº 014 de 20 de abril de 2005.

Os gerentes foram designados e a divulgação foi feita através do Comunicado IPEN nº 227 de 26 de dezembro de 2004.

O Conselho Consultivo foi homologado na reunião do CTA de 31 de maio de 2005, cuja divulgação foi feita por meio do Informe CTA nº 03 referente aos meses de julho, agosto e setembro de 2004. 2- sobre a segurança radiológica:

Foi solicitado ao Sr. Demerval (SRP) por meio do memorando CQMA-017/2006 o documento com a classificação das áreas dos laboratórios e a licença de operação.

3- sobre a ISO 14001 e segurança física:

Os laboratórios obedecem às legislações ambientais vigentes quanto ao descarte de resíduos. A minimização de resíduos é um procedimento adotado nos laboratórios.

O “Guia de Procedimento para Descarte de Resíduos de Laboratório Químico” que fornece informações sobre os procedimentos de gerenciamento de resíduos será divulgado na intranet para que tenha um maior conhecimento por parte dos funcionários.

O CQMA continua realizando coleta seletiva, mesmo o IPEN tendo interrompido este serviço.

Divulgar na intranet o manual de tratamento de resíduos elaborado pela Dra. Maria Aparecida e que foi adaptado para a documentação do IPEN.

Todos Ago/2006

Promover treinamento interno de tratamento de resíduos baseado no Manual citado.

Helio Dez/2006

Formação de grupo de trabalho, com integrantes de todos os laboratórios do CQMA, para promover regras de descarte que sejam coincidentes aos laboratórios.

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17. O nível de atendimento aos objetivos e metas Entradas: (indicadores, gráficos, relatórios, etc.)

Objetivos gerais da política da qualidade descritos no MQ-CQMA.

Inserção dos demais grupos do CQMA no Sistema.

Discussão

De acordo com os objetivos determinados pelo CQMA para atender à Política da Qualidade, tem-se os seguintes aspetos a comentar:

- continua existindo o compromisso de todos os integrantes dos laboratórios do CQMA para atender às necessidades dos seus clientes;

- existe o comprometimento dos laboratórios, com as boas práticas e com a qualidade dos seus ensaios, os quais são realizados de acordo com métodos estabelecidos e requisitos dos clientes; - os serviços dos laboratórios são realizados segundo os objetivos do sistema da qualidade e em conformidade com a Norma NBR ISO/IEC 17025:2005;

- todo o pessoal envolvido nas atividades de ensaios dos laboratórios está familiarizado com a documentação da qualidade;

- a Política da Qualidade é divulgada, sendo supervisionada pelos responsáveis pelo Sistema da Qualidade nos laboratórios e no Centro;

Promover palestras, reuniões e cursos para os funcionários que ainda não estão envolvidos no sistema da qualidade.

RDs Dez/2007

18. A contínua adequação do sistema de gestão ambiental, saúde e segurança em relação a mudanças de condições e informações

Reuniões com representantes dos Comitês.

Início da implantação do sistema de gestão integrada em substituição ao sistema da qualidade.

Discussão

Existe uma necessidade cada vez maior de que seja implantado o sistema de gestão integrada no CQMA. Portanto devemos juntar os esforços e buscar competências para realizar essa tarefa.

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Adaptação das normas vigentes à realidade do CQMA, com vistas às modificações significativas do nosso Sistema da Qualidade a fim de transformá-lo em um Sistema de Gestão Integrada abrangendo qualidade, ambiente, segurança nuclear e física.

Todos Dez./2007

19. As preocupações das partes interessadas pertinentes. Entradas: (indicadores, gráficos, relatórios, etc.)

Formulário de Satisfação de Clientes (CQMA), 2005.

Identificação das fontes da insatisfações apontadas pelos clientes.

Discussão

A resposta dos clientes à nossa Pesquisa de Satisfação do Cliente foi baixa.

Incentivo do cliente para participar da Pesquisa

Melhoria do processo no todo ou em parte

Central Todos Imediato e constante Início imediato