Recolha e Estruturação da Informação

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José Cruz Filipe – 2005 Recolha e Estruturação da Informação

Recolha e Estruturação

da Informação

José Cruz Filipe

Resolução de problemas

Focar o estudo num dos 5 MALES

• Defeitos

–

Serviço de má qualidade, peças defeituosas, …

• Atrasos

–

Na resposta, nas entregas, …

• Erros

–

Respostas incorrectas, destinatários errados, …

• Desperdício

–

Tempo, trabalho, materiais, …

• Acidentes

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Q

uanto

• Valores, quantidades, …

Q

ual

• produto, cliente, …

Q

uem

• executante, …

Q

uando

• data, turno, …

o

Q

uê

• que problema

Os 5 Qs

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Tendo em atenção…

• Obter dados reais e informação fiável

–

Observar directamente

–

Recolher informação sobre a envolvente

–

Confrontar pontos de vista diferentes

–

Registar inconsistências

• Recolher apenas a informação necessária

–

Evitar a armadilha de querer toda a informação

–

A realidade é dinâmica e exige respostas rápidas

–

Uma amostra é geralmente suficiente

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Tendo em atenção…

• Não condensar prematuramente

Encomendas

Atrasadas

No prazo

TOTAL

Quantidade

27

571

598 Percentagem

4,5 %

95,5 %

100 %

Desaconselhado

Encomenda Data planeada Data de entrega Atraso

(dias) Cliente Produto Lote

Local de entrega

Transpor-tador CPY789 05-Abr 12-Abr 7 SSTY-Lx RR210 XX3410-ST Almada ZRRodo ZTRV421 18-Abr-2005 21-Abr-2005 3 TXW-Qua ZT341 XT2055-CY Lisboa ZRRodo XPTO420 15-Abr-2005 15-Abr-2005 0 ZYX-Ultra RR210 XX3409-ST Amadora TTRans ZRTU8990 11-04-2005 11-04-2005 0 ABC-Triu QUA22 RT011-AB Lisboa ViaRap CPRTY34 01-Abr 01-Abr 0 ZYX-Ultra UU-2 CO954-TT Sintra TTRans

… … … …

Aconselhado

Tendo em atenção…

Recolha e estruturação de informação

20 40 60 80 100

Custo

Benefício

Ganho marginal

Custo marginal

• O custo-benefício

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Mind mapping

• Serve para organizar informação

• Metodologia

1. Escrever a ideia fundamental no centro da folha

2. Ir criando ramos com ideias subsidiárias, à medida

que ocorrem

3. Ir criando ramos de ramos

4. Acrescentar notas sintéticas

5. Rever / refazer organizado

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Mind Maps

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Mind Maps

Diagrama de espinha de peixe (Ishikawa)

• Instrumento gráfico para identificar, organizar e

apresentar as causas de problemas em processos

• Também designado por digrama de causa-efeito ou

diagrama de Ishikawa.

• Começado a ser usado na década de 1960 por Kaoru

Ishikawa (1915-1989), um dos nomes de topo do

movimento para a qualidade total no Japão

Identificação de causas

Efeito Causa A Causa B Causa A.1 Causa B.1 Causa D.1 Causa C.1 Causa B.2 CausaA.2 Efeito Causa A Causa B Causa A.1 Causa B.1 Causa D.1 Causa C.1 Causa B.2 CausaA.2

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Diagrama de espinha de peixe (Ishikawa)

Metodologia

1. Identificar o problema (ou definir o objectivo)

2. Problema a investigar numa caixa à direita.

3. O grupo formula e clarifica todas as causas potenciais

4. Identificar causas e não sintomas.

5. Causas e efeitos devem ser variáveis do processo

6. Organizar as variáveis em grupos

7. Colocar as variáveis no diagrama

8. Verificar se cada variável pode ser decomposta em

sub-causas

9. Apresentar o diagrama incentivando críticas,

complementos e revisões

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Brainstorming

Identificação de causas

O carro não pega Filtro Injecção Gasolina Electricidade Depósito vazio Mistura Fuga Não reabasteceu Carteira roubada Mau planeamento Não tinha dinheiro Bomba encerrada … … … …

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X

Formular e analisar hipóteses

O carro não pega Filtro Injecção Gasolina Electricidade Depósito vazio Mistura

X

Fuga Não reabasteceu

X

Carteira roubada Mau planeamento Não tinha dinheiro Bomba encerrada

Árvore…

Formular e analisar hipóteses

Identificação de causas

O carro não pega Filtro Injecção Gasolina Electricidade Depósito vazio Mistura Fuga Não reabasteceu Não havia bomba Não tinha dinheiro Carteira roubada Mau planeamento

Ishikawa…

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Análise A-B-C

(

Lei dos 20/80 ou Lei de Pareto)

Pareto mostrou que:

• Em qualquer sociedade, 20% da população detém

80% da riqueza

• Generalizações que se verificam:

–

20% das causas são responsáveis por 80% dos efeitos

–

20% dos movimentos de armazém correspondem a 80% do valor

transaccionado

–

20% das actividades contribuem para 80% dos objectivos

• Também conhecida como

Lei dos 20/80 ou Lei de

Pareto

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Representação gráfica

Análise A-B-C

Valor

0

20

40

60

80

100

0

20

40

60

80

100

C

B

A

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Exemplo: As causas…

Stock

excessivo

Procura

Produção

Compras

Gestão do

Armazém

Alteração dos hábitos dos consumidores Produção em excesso Compra em quantidade excessiva Erro de registo de entradas e saídas Prazos de validade muito curtos Saída pelo critério FIFO Artigo não registados nas existências Novo produto lançado pela concorrência Erros de arrumação Erros de previsão

1 – Listar

Análise A-B-C

Descrição N.º de ocorrências no último ano Valor

Erro na previsão da procura 5 15 800 Compra em quantidade excessiva 4 400 Prazo de validade muito curtos 7 800 Erro de registo de entradas e saídas 10 1 500 Saída pelo critério FIFO 1 2 400 Artigo não registados nas existências 17 100 Erro de arrumação no armazém 16 1 100 Alteração dos hábitos dos consumidores 2 8 700 Novo produto lançado pela concorrência 2 3 100 Produção em excesso 1 200

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2 – Ordenar

Descrição N.º de ocorrências no último ano Valor % do Total Acumulada%

Erro na previsão da procura 5 15 800 46% 46% Alteração dos hábitos dos consumidores 2 8 700 26% 72% Novo produto lançado pela concorrência 2 3 100 9% 81% Saída pelo critério FIFO 1 2 400 7% 88% Erro de registo de entradas e saídas 10 1 500 4% 92% Erro de arrumação no armazém 16 1 100 3% 96% Prazo de validade muito curtos 7 800 2% 98% Compra em quantidade excessiva 4 400 1% 99% Produção em excesso 1 200 1% 100% Artigo não registados nas existências 17 100 0% 100%

TOTAL 34 100

1. Ordenar por ordem decrescente

2. Calcular percentagens individuais

3. Calcular percentagens acumuladas

O critério escolhido foi o valor

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3 - Classificar

Análise A-B-C

Descrição N.º de ocorrências no último ano Valor % do Total Acumulada% Classificação A-B-C Erro na previsão da procura 5 15 800 46% 46% A Alteração dos hábitos dos consumidores 2 8 700 26% 72% A

Novo produto lançado pela concorrência 2 3 100 9% 81% B Saída pelo critério FIFO 1 2 400 7% 88% B Erro de registo de entradas e saídas 10 1 500 4% 92% B

Erro de arrumação no armazém 16 1 100 3% 96% C Prazo de validade muito curtos 7 800 2% 98% C Compra em quantidade excessiva 4 400 1% 99% C Produção em excesso 1 200 1% 100% C Artigo não registados nas existências 17 100 0% 100% C

TOTAL 34 100