Klavier Tecnologia da Informação. Klavier Sistemas Integrados. Contas a Pagar

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Klavier Tecnologia da Informação

Klavier Sistemas Integrados

Contas a Pagar

Versão 3.00.003

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Financeiro.Pagar.doc - S 28/09/2009 18:44 - I 28/09/2009 18:44 _2/17

O módulo Contas a Pagar contém toda a previsão de pagamentos futuros bem como o movimento pago e / ou em aberto da empresa. É alimentado de forma direta bem como a partir das informações registradas através do módulo Entrada de Mercadorias. Possui diversos relatórios gerenciais (lançamentos, extratos, saldos, acumulados, etc) que apresentam a saúde financeira da empresa junto aos fornecedores a qualquer instante.

1.01 - Seleção

A tela de seleção (Figura 1.01.01) possui as seguintes características:

⋅ Processos disponíveis - Cadastramento, Relatório, Extrato por fornecedor, Extrato por

empresa e Saldos por fornecedor.

⋅ Classificação das informações - por Série / Número da nota fiscal, Documento, Nosso

número, Data de Emissão, Data de Entrada, Data de Vencimento, Data de Quitação, Fornecedor / Emissão, Fornecedor / Entrada, Fornecedor / Vencimento, Fornecedor / Quitação, Departamento / Emissão, Departamento / Entrada, Departamento / Vencimento, Departamento / Quitação, Histórico / Emissão, Histórico / Entrada, Histórico / Vencimento, Histórico / Quitação, Conta corrente / Emissão, Conta corrente / Entrada, Conta corrente / Vencimento e Conta corrente / Quitação.

⋅ Empresa - filtro para seleção de registros vinculados a uma empresa, se preenchido com o código e a razão social da empresa (Cadastro | Entidades), ou de todos os registros, se deixado em branco.

⋅ Departamento - filtro para seleção de registros vinculados a um departamento da empresa, se preenchido com o código e o nome do departamento (Cadastro | Departamentos), ou de todos os registros, se deixado em branco.

⋅ Fornecedor - filtro para seleção de registros vinculados a um fornecedor, se preenchido com o código e a razão social do fornecedor (Cadastro | Entidades), ou de todos os registros, se deixado em branco.

⋅ Emitidos de ... até ... - filtros para seleção de lançamentos emitidos em um intervalo de datas, com calendários.

⋅ Entradas de ... até ... - filtros para seleção de lançamentos com entradas em um intervalo de datas, com calendários.

⋅ Vencidos de ... até ... - filtros para seleção de lançamentos com vencimento em um intervalo de datas, com calendários.

⋅ Quitados de ... até ... - filtros para seleção de lançamentos quitados em um intervalo de datas, com calendários.

⋅ Histórico - filtro para seleção de registros vinculados a um histórico analítico, se preenchido com o código e o nome do histórico (Financeiro | Históricos Financeiros), ou de todos os registros, se deixado em branco.

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⋅ Conta corrente - filtro para seleção de registros vinculados a uma conta corrente, se preenchido com o código e identificação da conta corrente (Financeiro | Contas Correntes), ou de todos os registros, se deixado em branco.

⋅ Banco - filtro para seleção de registros vinculados a um banco, se preenchido com o código e o nome do banco (Cadastro | Bancos), ou de todos os registros, se deixado em branco.

⋅ Duplicatas - filtro para seleção de todos os lançamentos, marcados e / ou não como duplicatas, com as seguintes opções: Todos os lançamentos; Somente duplicatas; ou

Somente não duplicatas.

⋅ Promissórias - filtro para seleção de todos os lançamentos, marcados e / ou não como notas promissórias, com as seguintes opções: Todos os lançamentos; Somente notas

promissórias; ou Somente não notas promissórias.

⋅ Boletos - filtro para seleção de todos os lançamentos, marcados e / ou não como boletos de cobrança, com as seguintes opções: Todos os lançamentos; Somente boletos; ou

Somente não boletos.

⋅ Palavra-chave - filtro para seleção de registros que contenham uma palavra-chave gravada em qualquer campo do cadastro.

⋅ Situação - filtro para seleção (;) ou não () de registros pelo campo situação.

⋅ Imprimir - indicador de impressão (;) ou não () de campos opcionais nos relatórios:

Observações; nome do Departamento, descrição do Histórico; informações da Conta corrente; dados sobre os Cheques; Somente totais apurados nas pesquisas (relatório

sintético); imprimir Totais por situação dos lançamentos; e impressão dos Totais por

data somente nos extratos (analíticos).

⋅ Sair - encerra as atividades nesta tela.

⋅ Executar - realiza o processo indicado em Processos disponíveis conforme os parâmetros fornecidos nos demais campos da tela.

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1.02 - Cadastramento

A tela de cadastramento (Figuras 1.02.01 a 1.02.04) apresenta, na área de planilha, o resumo das informações obtidas no cadastro, de acordo com a Classificação das informações indicada na tela de seleção, a saber:

⋅ por série e número da nota fiscal: empresa à qual o lançamento está vinculado, nome do fornecedor, série e número da nota fiscal, documento, data do lançamento (emissão, saída, vencimento ou quitação), valor lançado e situação do registro.

⋅ por documento: empresa à qual o lançamento está vinculado, nome do fornecedor, documento, série e número da nota fiscal, data do lançamento (emissão, saída, vencimento ou quitação), valor lançado e situação do registro.

⋅ por nosso número: empresa à qual o lançamento está vinculado, nome do fornecedor, nosso número, documento, data do lançamento (emissão, saída, vencimento ou quitação), valor lançado e situação do registro.

⋅ por data: empresa à qual o lançamento está vinculado, data do lançamento (emissão, saída, vencimento ou quitação), nome do fornecedor, série e número da nota fiscal, documento, valor lançado e situação do registro.

⋅ por fornecedor: empresa à qual o lançamento está vinculado, nome do fornecedor, data do lançamento (emissão, saída, vencimento ou quitação), série e número da nota fiscal, documento, valor lançado e situação do registro.

⋅ por departamento: empresa à qual o lançamento está vinculado, nome do departamento, data do lançamento (emissão, saída, vencimento ou quitação), nome do fornecedor, série e número da nota fiscal, documento, valor lançado e situação do registro.

⋅ por histórico: empresa à qual o lançamento está vinculado, histórico da operação, data do lançamento (emissão, saída, vencimento ou quitação), nome do fornecedor, série e número da nota fiscal, documento, valor lançado e situação do registro.

⋅ por conta corrente: empresa à qual o lançamento está vinculado, identificação da conta corrente, data do lançamento (emissão, saída, vencimento ou quitação), nome do fornecedor, série e número da nota fiscal, documento, valor lançado e situação do registro.

Possui os seguintes processos:

⋅ Sair - encerra as atividades de cadastramento.

⋅ Incluir - inclusão de um registro a partir de uma tela em branco. ⋅ Repetir - inclusão de um registro a partir daquele apresentado na tela. ⋅ Alterar - alteração do registro apresentado na tela.

⋅ Situação - alteração da situação do registro apresentado na tela. Os registros Pagar podem ser Cancelados e vice-versa; os demais não podem ter a Situação alterada.

⋅ Imagem - visualização das imagens relacionadas ao registro. ⋅ Imprimir - geração da Ficha do cadastro (Figura 1.02.05).

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⋅ Baixas - consulta e cadastramento de lançamentos de baixa na Tesouraria relativos aos pagamentos realizados aos fornecedores (Capítulo 1.03).

E os campos na área de detalhamento:

⋅ Empresa - código e razão social da empresa (Cadastro | Entidades) à qual o lançamento está vinculado.

⋅ Departamento - código e nome do departamento (Cadastro | Departamentos) ao qual o lançamento está vinculado.

⋅ Situação - situação do registro no sistema.

⋅ Fornecedor - código e razão social do fornecedor (Cadastro | Entidades) ao qual o lançamento está vinculado.

⋅ Nota fiscal - Série - série da nota fiscal emitida. ⋅ Nota fiscal - Número - número da nota fiscal emitida. ⋅ Nota fiscal - Valor - valor total da nota fiscal emitida. ⋅ Nota fiscal - Emissão - data de emissão da nota fiscal.

⋅ Nota fiscal - Entrada - data de entrada da nota fiscal / mercadoria. ⋅ Documento - identificação do documento lançado.

⋅ Prazo em dias - número de dias utilizado para cálculo da data de vencimento a partir da data de emissão da nota fiscal - não é obrigatório seu uso.

⋅ Vencimento - data do vencimento do documento, com calendário, acompanhado pelo dia da semana.

⋅ Valor - valor da operação registrada.

⋅ Pagamento até - data do vencimento do documento para pagamento antecipado com desconto, sem calendário, acompanhado pelo dia da semana.

⋅ % desconto - percentual de desconto utilizado para cálculo do valor do desconto para pagamento antecipado - não é obrigatório seu uso.

⋅ Desconto de - valor do desconto para pagamento antecipado. O bloco Financeiro (Figura 1.02.01) possui os campos:

⋅ Histórico - código e descrição do histórico (Financeiro | Históricos Financeiros) da operação.

⋅ Referência - informação complementar ao histórico.

⋅ Debitar de - código e identificação da conta corrente (Financeiro | Contas Correntes) para pagamento e / ou débito do valor lançado quando da baixa.

⋅ Nosso Número - número único de identificação do lançamento junto ao banco informado no boleto de cobrança.

⋅ Título - Indica o tipo de título emitido pelo / junto ao fornecedor para garantia da cobrança - duplicata, de nota promissória e boleto bancário.

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Financeiro.Pagar.doc - S 28/09/2009 18:44 - I 28/09/2009 18:44 _6/17 Figura 1.02.01 - Cadastramento de informações - financeiro

O bloco Baixas (Figura 1.02.02) possui os campos:

⋅ Baixas realizadas - Total pago - resumo em bloco (Figura 05.05.11) que apresenta os valores pagos relacionados ao documento lançados na Tesouraria, que contém o valor total pago até o momento (1ª linha) e os registros com a data do pagamento, o histórico, o valor total ou parcial da baixa, a conta da qual o valor foi debitado e a situação do lançamento de baixa.

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O bloco Nota fiscal (Figura 1.02.03) possui os campos:

⋅ Nota fiscal - resumo das informações da nota fiscal gerada através do módulo Notas

fiscais no menu Vendas.

Figura 1.02.03 - Cadastramento de informações - nota fiscal

O bloco Observações (Figura 1.02.04) possui outras informações sobre a cobrança no

campo:

⋅ Observações - é meramente informativo e tem uso livre.

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Financeiro.Pagar.doc - S 28/09/2009 18:44 - I 28/09/2009 18:44 _8/17 Figura 1.02.05 - Ficha do cadastro

1.03 - Baixas

Os pagamentos realizados ao fornecedor são baixados no módulo Contas a Pagar através do processo Baixas da tela de cadastramento (Figuras 1.02.01 a 1.02.04). O lançamento é cadastrado na Tesouraria e atualiza o saldo da conta bancária da qual o valor foi debitado, bem como o saldo devedor ao fornecedor. A tela de cadastramento (Figura 1.03.01) apresenta, na área de planilha, o resumo das informações obtidas no cadastro, a saber:

⋅ Data do lançamento, histórico da operação, valor lançado, código da conta corrente debitada e situação do registro.

Possui os seguintes processos:

⋅ Sair - encerra as atividades de cadastramento.

⋅ Incluir - inclusão de um registro a partir de uma tela em branco. ⋅ Repetir - inclusão de um registro a partir daquele apresentado na tela. ⋅ Alterar - alteração do registro apresentado na tela.

⋅ Situação - alteração da situação do registro apresentado na tela. Os registros Pagos em

dia e Pagos com atraso podem passar a Pagamento cancelado e vice-versa.

⋅ Imagem - visualização das imagens relacionadas ao registro. ⋅ Imprimir - geração da Ficha do cadastro (Figura 1.03.02). ⋅ Recibo - geração de um Recibo simples (Figura 1.03.03). E os campos na área de detalhamento:

⋅ Empresa - código e razão social da empresa (Cadastro | Entidades) à qual o lançamento está vinculado.

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⋅ Departamento - código e nome do departamento (Cadastro | Departamentos) ao qual o lançamento está vinculado.

⋅ Fornecedor - código e nome / razão social do fornecedor (Cadastro | Entidades) ao qual o lançamento está vinculado.

⋅ Nota fiscal / Título / Vencimento / Valor - informações do lançamento do Contas a Pagar - número e série da nota fiscal, documento original (título), data de vencimento e valor do documento (título).

⋅ Data - data do lançamento, com calendário, acompanhado pelo dia da semana. ⋅ Situação - situação do registro no sistema.

⋅ Histórico - código e descrição do histórico (Financeiro | Históricos Financeiros) da operação.

⋅ Referência - informação complementar ao histórico. ⋅ Documento - identificação do documento lançado. ⋅ Valor - valor da operação registrada.

⋅ Conciliação - Indicador de lançamento conciliado ou não.

⋅ Debitar de - código e identificação da conta corrente (Financeiro | Contas Correntes) para débito do valor lançado. Usado somente com históricos de débito.

⋅ Cheque nº - código, série e número do cheque (Financeiro | Cheques) utilizado no pagamento.

⋅ Cheque: Banco - código e nome do banco (Cadastro | Bancos) relativo a um cheque de terceiro utilizado no pagamento.

⋅ Agência - número da agência do banco relativa ao cheque de terceiro utilizado. ⋅ Conta - número da conta corrente relativa ao cheque de terceiro utilizado. ⋅ Série - código de série do cheque de terceiro utilizado.

⋅ Nº - número do cheque de terceiro utilizado.

⋅ Observações - é meramente informativo e tem uso livre. Além das observações, também podem ser registrados parâmetros excepcionais que são utilizados no processo de emissão do recibo:

⋅ @Recibo=«informações livres» - informações impressas no Recibo após o parágrafo principal e antes da data.

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Financeiro.Pagar.doc - S 28/09/2009 18:44 - I 28/09/2009 18:44 _10/17 Figura 1.03.01 - Baixas - Cadastramento de informações

Figura 1.03.02 - Baixas - Ficha do cadastro

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1.04 - Relatórios

Os relatórios são emitidos a partir da tela de seleção (Figura 1.01.01) conforme exemplos a seguir (Figura 1.04.01 a 1.04.21) e de acordo com a entrada Classificação das informações indicada na tela de seleção.

O relatório por série / número da nota fiscal (Figura 1.04.01) é classificado por empresa (destacada no primeiro cabeçalho), nome do fornecedor, série / número da nota fiscal, e documento; detalha todos os lançamentos filtrados com base nos ítens indicados na tela de seleção (Figura 1.01.01); e totaliza na empresa (opcionalmente por situação do lançamento). Sua versão sintética (Figura 1.04.02) contém apenas os totais apurados.

Figura 1.04.01 - Relatório por série / número da nota fiscal - analítico

Figura 1.04.02 - Relatório por série / número da nota fiscal - sintético

O relatório por documento (Figura 1.04.03) é classificado por empresa (destacada no primeiro cabeçalho), nome do fornecedor, e documento; detalha todos os lançamentos filtrados com base nos ítens indicados na tela de seleção (Figura 1.01.01); e totaliza na empresa (opcionalmente por situação do lançamento). Sua versão sintética (Figura 1.04.04) contém apenas os totais apurados.

Figura 1.04.03 - Relatório por documento - analítico

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O relatório por nosso número (Figura 1.04.05) é classificado por empresa (destacada no primeiro cabeçalho), nome do fornecedor, nosso número, e documento; detalha todos os lançamentos filtrados com base nos ítens indicados na tela de seleção (Figura 1.01.01); e totaliza na empresa (opcionalmente por situação do lançamento). Sua versão sintética (Figura 1.04.06) contém apenas os totais apurados.

Figura 1.04.05 - Relatório por nosso número - analítico

Figura 1.04.06 - Relatório por nosso número - sintético

O relatório por data (Figura 1.04.07) é classificado por empresa (destacada no primeiro cabeçalho), data de emissão ou de saída ou de vencimento ou de quitação (destacada no segundo cabeçalho), nome do fornecedor, série / número da nota fiscal, e documento; detalha todos os lançamentos filtrados com base nos ítens indicados na tela de seleção (Figura 1.01.01); e totaliza na data e na empresa (opcionalmente por situação do lançamento). Sua versão sintética (Figura 1.04.08) contém apenas a data, as emissões e quitações totais apuradas.

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Financeiro.Pagar.doc - S 28/09/2009 18:44 - I 28/09/2009 18:44 _13/17 Figura 1.04.08 - Relatório por data - sintético

O relatório por fornecedor (Figura 1.04.09) é classificado por empresa (destacada no primeiro cabeçalho), nome do fornecedor e seu CPF/CNPJ (destacado no segundo cabeçalho), data de emissão ou de saída ou de vencimento ou de quitação, série / número da nota fiscal, e documento; detalha todos os lançamentos filtrados com base nos ítens indicados na tela de seleção (Figura 1.01.01); e totaliza no fornecedor e na empresa (opcionalmente por situação do lançamento). Sua versão sintética (Figura 1.04.10) contém apenas o nome do fornecedor, seu CPF/CNPJ, as emissões e quitações totais apuradas.

Figura 1.04.09 - Relatório por fornecedor - analítico

Figura 1.04.10 - Relatório por fornecedor - sintético

O relatório por departamento (Figura 1.04.11) é classificado por empresa (destacada no primeiro cabeçalho), nome do departamento (destacado no segundo cabeçalho), data de emissão ou de saída ou de vencimento ou de quitação, nome do fornecedor, série / número da nota fiscal, e documento; detalha todos os lançamentos filtrados com base nos ítens indicados na tela de seleção (Figura 1.01.01); e totaliza no departamento e na empresa (opcionalmente por situação do lançamento). Sua versão sintética (Figura 1.04.12) contém apenas o nome do departamento, as emissões e quitações totais apuradas.

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Financeiro.Pagar.doc - S 28/09/2009 18:44 - I 28/09/2009 18:44 _14/17 Figura 1.04.11 - Relatório por departamento - analítico

Figura 1.04.12 - Relatório por departamento - sintético

O relatório por histórico (Figura 1.04.13) é classificado por empresa (destacada no primeiro cabeçalho), descrição do histórico (destacado no segundo cabeçalho), data de emissão ou de saída ou de vencimento ou de quitação, nome do fornecedor, série / número da nota fiscal, e documento; detalha todos os lançamentos filtrados com base nos ítens indicados na tela de seleção (Figura 1.01.01); e totaliza no histórico e na empresa (opcionalmente por situação do lançamento). Sua versão sintética (Figura 1.04.14) contém apenas a descrição do histórico, as emissões e quitações totais apuradas.

Figura 1.04.13 - Relatório por histórico - analítico

Figura 1.04.14 - Relatório por histórico - sintético

O relatório por conta corrente (Figura 1.04.15) é classificado por empresa (destacada no primeiro cabeçalho), identificação da conta corrente (destacada no segundo cabeçalho), data de emissão ou de saída ou de vencimento ou de quitação, nome do fornecedor, série / número da nota fiscal, e documento; detalha todos os lançamentos filtrados com base nos ítens indicados na tela de seleção (Figura 1.01.01); e totaliza na conta corrente e na empresa (opcionalmente por situação do lançamento). Sua versão sintética (Figura 1.04.16) contém apenas a identificação da conta corrente, as emissões e quitações totais apuradas.

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Financeiro.Pagar.doc - S 28/09/2009 18:44 - I 28/09/2009 18:44 _15/17 Figura 1.04.15 - Relatório por conta corrente - analítico

Figura 1.04.16 - Relatório por conta corrente - sintético

O extrato por fornecedor (Figura 1.04.17) é acionado através da entrada Processos

disponíveis na tela de seleção, é classificado por empresa (destacada no primeiro cabeçalho), nome

do fornecedor e seu CPF/CNPJ (destacado no segundo cabeçalho), data de emissão ou de quitação, e movimento (emissões e quitações); apresenta o saldo devido no início do período de apuração, todos os lançamentos filtrados com base nos ítens indicados na tela de seleção (Figura 1.01.01), e os saldos devidos apurados dia a dia; e totaliza por movimento na data (opcionalmente) e no fornecedor. Sua versão sintética (Figura 1.04.18) contém apenas os nomes dos fornecedores e seus CPFs/CNPJs (destacados no segundo cabeçalho), as datas, os saldos devidos iniciais de cada dia, as emissões e quitações totais apuradas, e os saldos devidos finais em cada dia. Ambos apresentam um resumo ao final que contém a síntese do movimento apurado no período.

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Financeiro.Pagar.doc - S 28/09/2009 18:44 - I 28/09/2009 18:44 _16/17 Figura 1.04.18 - Extrato por fornecedor - sintético

O extrato por empresa (Figura 1.04.19) é acionado através da entrada Processos disponíveis na tela de seleção, é classificado por empresa (destacada no primeiro cabeçalho), data de emissão ou de quitação, e movimento (emissões e quitações); apresenta o saldo devido no início do período de apuração, todos os lançamentos filtrados com base nos ítens indicados na tela de seleção (Figura 1.01.01), e os saldos devidos apurados dia a dia; e totaliza por movimento na data (opcionalmente) e na empresa. Sua versão sintética (Figura 1.4.19) contém apenas as as datas, os saldos devidos iniciais de cada dia, as emissões e quitações totais apuradas, e os saldos devidos finais em cada dia. Ambos apresentam um resumo ao final que contém a síntese do movimento apurado no período.

Figura 1.04.19 - Extrato por empresa - analítico

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O relatório de saldos por fornecedor (Figura 1.04.21) é acionado através da entrada

Processos disponíveis na tela de seleção, é classificado por empresa (destacada no primeiro

cabeçalho), e data de emissão ou de quitação (destacada no segundo cabeçalho); apresenta os nomes dos fornecedores, seus CPFs/CNPJs, e os saldos devidos apurados, filtrados com base nos ítens indicados na tela de seleção (Figura 1.01.01); e totaliza os valores devedores (a empresa ainda possui documentos a quitar), credores (a empresa pagou mais do que devia) e disponíveis líquidos por fornecedor e por data.