Treinamento do
Microsoft
®Office
SharePoint
®Server 2007
Bibliotecas de
documentos V: como
baixar uma biblioteca
[Nome da sua apresenta]
apresenta:
Conteúdo do curso
•
Visão geral: sua biblioteca, quando você precisar
•
Lição: como baixar uma biblioteca
A lição é concluída com um breve conjunto de
Visão geral: sua biblioteca, quando você precisar
Sua empresa usa um site do Microsoft
Windows
®SharePoint Services 3.0 ou
do Microsoft Office SharePoint Server
2007?
Você já precisou acessar os arquivos
de sua biblioteca quando estava
viajando?
Aqui está a solução para você. Use o
Microsoft Office Outlook
®2007 para
baixar todos os arquivos da sua
Objetivos do curso
•
Baixar todos os arquivos de uma vez usando o Outlook
2007.
•
Baixar seus arquivos do Outlook como somente leitura.
•
Editar seus arquivos no Outlook e atualizar os originais na
biblioteca do SharePoint.
•
Aprender como usar o Check-out juntamente com este
recurso.
Lição
Como baixar uma biblioteca
Com as bibliotecas do SharePoint , os arquivos ficam em um local
central onde as pessoas podem acessá-los
usando uma conexão com a Internet.
Mas e se você não tiver essa conexão?
Suponha que você faça parte da equipe de vendas e está prestes a sair para campo, onde você não possui uma conexão de Internet com sua biblioteca. Mas
você ainda precisará consultar apresentações de venda, documentos de contrato e planilhas.
O que você faz? Se tiver o Outlook 2007, você poderá baixar todos os arquivos de uma vez.
Uma visão geral do processo
Segue uma visão geral do processo de download de uma biblioteca.
Você baixa todos os arquivos da biblioteca no Outlook 2007.
Os arquivos aparecerão no Outlook como mensagens de email separadas, em um nova pasta denominada
Listas do SharePoint.
Baixar uma biblioteca
Então como você
baixa uma biblioteca? A animação mostra o processo.
Vá até sua biblioteca e clique em Conectar ao Outlook no menu Ações. Depois de baixar os arquivos, é
possível visualizá-los no Painel de Leitura ou abri-los como somente leitura.
Animação: clique com o botão direito do mouse e clique em Executar.
[Autor: o arquivo .swf é inserido aqui; exclua este espaço reservado antes de inserir o arquivo .swf.]
Baixar uma biblioteca
Então como você
baixa uma biblioteca?
Vá até sua biblioteca e clique em Conectar ao Outlook no menu Ações. Sua biblioteca do SharePoint se
conectará ao Outlook como mostrado aqui e você poderá escolher quais arquivos baixar.
Depois de baixar os arquivos, é possível abri-los no Painel de Leitura ou abri-los como somente leitura.
A biblioteca agora está conectada ao Outlook
Depois de ter clicado em Conectar ao
Outlook e baixado os
arquivos da biblioteca, o Outlook manterá
uma conexão com essa biblioteca.
Se precisar ter certeza de que possui os arquivos mais recentes no computador antes de sair do escritório, clique no botão Enviar/Receber no Outlook.
Editar os arquivos baixados
Assim, sua biblioteca é baixada no Outlook. Além de poder ler os arquivos, você pode editá-los enquanto estiver offline? Sim, você pode.
Use o botão Editar Offline que é exibido quando você abre o arquivo em um documento do Office. Ao editar o arquivo, um ícone com uma seta vermelha apontando para cima é exibido no Outlook. Este é um lembrete de que o documento foi editado offline.
Animação: clique com o botão direito do mouse e clique em Executar.
[Autor: o arquivo .swf é inserido aqui; exclua este espaço reservado antes de inserir o arquivo .swf.]
Editar os arquivos baixados
Assim, sua biblioteca é baixada no Outlook. Além de poder ler os arquivos, você pode editá-los enquanto estiver offline? Sim, você pode.
Use o botão Editar Offline que é exibido quando você abre o arquivo em um documento do Office. Um ícone com uma seta vermelha apontando para cima é exibido no Outlook, como um lembrete de que o documento foi editado offline.
De volta ao escritório com sua conexão da Internet, você pode atualizar a versão da biblioteca com sua versão offline
Uma observação sobre a edição de arquivos offline
Ao editar os arquivos baixados offline, o arquivo do Word, Excel ou PowerPoint 2007 será armazenado na pasta Rascunhos do SharePoint no computador.No Windows XP, a pasta está em Meus Documentos. E no Windows Vista®, na pasta Documentos.
E quanto ao check-out?
Você pode fazer
check-out de arquivos no Outlook?
Infelizmente, não. Faça isso usando o navegador da Web.
E lembre-se, se precisar trabalhar com os arquivos enquanto estiver fora do escritório, verifique se marcou a caixa de seleção Usar minha pasta local de rascunhos, como mostrado aqui.
Se tiver certeza de que você será a única pessoa a trabalhar com um determinado arquivo, não será preciso fazer check-out dele; basta editá-lo offline e atualizá-lo posteriormente, conforme visto anteriormente.
Uma etapa adicional para bibliotecas grandes
Se o tamanho total de todos os arquivos da biblioteca ultrapassar 500 MB, os arquivos não serão baixados no Outlook todos de uma vez. O download de uma biblioteca
grande pode ser lento e oneroso.
Em vez disso, somente os nomes dos arquivos aparecerão e os conteúdos dos arquivos não serão exibidos automaticamente para você.
Nesse caso, clique no botão Baixar este documento , na parte inferior da mensagem de email. Assim, o
Quando você não deseja a biblioteca no Outlook
É possível remover facilmente a biblioteca do Outlook se não
precisar mais dela.
Em Listas do SharePoint, clique com o botão direito do mouse e escolha Excluir. (Essa ação não exclui a
biblioteca do site do SharePoint; ela apenas a remove do Outlook.)
Importante: antes de fazer isso, verifique se abriu
arquivos com ícones de seta vermelha e atualize a biblioteca.
Sua versão é importante
Lembre-se de que este curso aborda como baixar uma biblioteca no Outlook 2007.
E esse recurso funciona somente se você tiver uma biblioteca do Windows SharePoint Services 3.0 ou do Microsoft Office SharePoint Server 2007.
Como você pode saber a versão que tem? É uma pergunta comum. A melhor maneira de descobrir é perguntar à pessoa responsável pelo site
Pergunta 1 do teste
Por que você pode querer baixar uma biblioteca de
documentos no Outlook 2007? (Escolha uma resposta.)
1. Para fazer check-out de todos os arquivos de uma vez .
2. Para fazer check-out de um único arquivo para uso no Word, Excel ou PowerPoint 2007 e trabalhar com ele offline.
3. Para usar o Outlook 2007 de modo a anexar
automaticamente vários documentos do Word a um único email a ser enviado.
4. Para consultar arquivos enquanto não estiver conectado à Internet.
Pergunta 1 do teste: resposta
Para consultar arquivos enquanto não estiver conectado à Internet.
O download de uma biblioteca de documentos oferece um modo rápido de obter todos os documentos da biblioteca de uma vez e usá-los
Pergunta 2 do teste
Se você editar um arquivo baixado do Outlook 2007, quais dos itens abaixo aparecerá no Outlook? (Escolha uma
resposta.)
1. Uma seta vermelha apontando para baixo, simbolizando que o arquivo foi editado no seu computador, não na biblioteca. 2. Um ícone de check-out vermelho, simbolizando que o arquivo
foi editado no seu computador e precisa ser atualizado na biblioteca.
3. Uma seta vermelha apontando para cima, simbolizando que o arquivo foi editado no seu computador e precisa ser
atualizado na biblioteca.
4. Um ícone de check-out verde, simbolizando que o arquivo foi editado no seu computador e precisa continuar a ser
Pergunta 2 do teste: resposta
Uma seta vermelha apontando para cima, simbolizando que o arquivo foi editado no seu computador e precisa ser atualizado na biblioteca.
A seta é um lembrete de que as alterações no arquivo precisam ser atualizadas na biblioteca quando você voltar ao escritório com conexão à Internet.
Pergunta 3 do teste
Vamos supor que você baixou uma biblioteca no Outlook 2007. Depois você editou um dos arquivos offline. Para obter o arquivo atualizado na biblioteca, você teve que abri-lo novamente. (Escolha uma resposta.)
1. Verdadeiro. Esse é o único modo.
2. Falso. Você pode fazer isso, mas também pode pressionar o botão Enviar/Receber.
Pergunta 3 do teste: resposta
Verdadeiro. Esse é o único modo.
Depois de se conectar à biblioteca pela Internet, é preciso abrir novamente o arquivo para atualizá-lo na biblioteca.
Dica: localize todos os arquivos que precisam ser atualizados
rapidamente. No Outlook 2007, verifique em Listas do SharePoint,
