Closed Loop Spend Management

(1)

(2)

Autores

Ramon Colomina

Diretor Executivo – Strategy & Consulting Supply Chain & Operations, North America

Justin Keeble

Diretor Executivo – Strategy & Consulting Sustainability Strategy Lead, Europe

Amaury Reychler

Diretor Executivo – Strategy & Consulting ZBx Lead, Europe

Rob Fuhrmann

Diretor Executivo – Strategy & Consulting Sourcing and Procurement Lead, North America

Chad Gottesman

Diretor Executivo – Operations Procurement Business Process Services

Vivek Luthra

Diretor Executivo – Strategy & Consulting Supply Chain & Operations Lead, Growth Markets

Flávio Barreiros

Líder de Supply Chain & Operations, Accenture Latam

flavio.barreiros@accenture.com

Rafael Bonini

Diretor Executivo, Accenture Brasil rafael.bonini@accenture.com

Accenture Brasil

(3)

(4)

Para fazer frente a esses desafios, os CPOs precisam focar em uma agenda que possa trazer resultados significativos, com uma jornada que equilibra ganhos de curto prazo e ações disruptivas.

Algumas pesquisas recentes realizadas com profissionais da área demonstram clareza sobre as principais áreas de atenção:

Em vista desse cenário, entendemos que a agenda de Procurement deverá contemplar os seguintes desafios4_:

• Ampliar a capacidade de influenciar o spend de forma abrangente – impacto no P&L

• Assumir um posicionamento proativo na gestão dos riscos e da inovação • Investir em tecnologia para colocar o

modelo de operação de Procurement em um novo patamar de eficiência

• Ampliar o foco em sustentabilidade na cadeia de suprimentos

As disrupções de oferta e demanda de hoje tornam a obtenção de valor crucial. De fato, como guardiãs de relacionamentos com

terceiros, as áreas de Procurement estão em uma posição privilegiada para influenciar uma ampla gama de alavancas de valor. Por exemplo, pense na base de suprimento

multicamadas de uma empresa, que desempenha um papel importante na

capacidade da cadeia de abastecimento de acompanhar de forma flexível as mudanças na demanda. É aqui que normalmente as cadeias de suprimento entram em colapso.

Também é onde Procurement pode se relacionar com fornecedores para

impulsionar a inovação. Ao promover

relacionamentos fortes em toda a cadeia de suprimentos, Procurement pode ajudar a garantir que as empresas não percam a

oportunidade de retomar o crescimento e a lucratividade. Ao mesmo tempo, a base de suprimento multicamadas também exerce papel fundamental para a responsabilidade. Sozinha, uma empresa pode fazer um

trabalho excepcional em reduzir emissões de CO₂, garantindo um programa efetivo de inclusão e diversidade e mitigação de riscos sociais como violações de direitos humanos e corrupção. Porém, esse é apenas um

passo, e representa pouco se a empresa mantém negócios com fornecedores que não compartilham desses valores.

entendem que suas indústrias estão passando por grandes mudanças

das empresas estão utilizando advanced analytics para guiar ações e decisões3

acreditam que enfrentarão barreiras em relação aos skills e a workforce1

dos executivos estão utilizando parte dos savings para reinvestir em tecnologia e digital2

78%

44%

31%

7%

(5)

papel principal, que é gerenciar gastos. Como muitas empresas perceberam, uma administração de gastos efetiva não é fácil e não pode ser feita com medidas tradicionais de corte de custos, que muitas vezes

ignoram oportunidades reais de economia e raras vezes geram economias sustentáveis e de longo prazo.

voltam gradativamente, as empresas

intervêm de forma tática para eliminá-los e, de repente, outro aumento de custos,

colocando as empresas em um estado de alerta constante. Ainda assim, mesmo que a área de Procurement seja bem-sucedida no controle de custos e gere economias, elas podem não ser percebidas nos resultados financeiros por falta de visibilidade do CEO e do CFO.

(6)

Closed Loop

(7)

O antídoto para a redução de custos insustentável

7 Closed Loop Spend Management

Nossa abordagem baseia-se no conceito de Closed Loop Spend Management, que é projetado para ajudar a impulsionar a

transformação de ponta a ponta entre as

categorias de custos tanto de diretos quanto de indiretos, a fim de alcançar e sustentar valores que vão além do preço, com foco efetivo na demanda e nas especificações. Utilizando enablers digitais para fomentar novas formas de operar, que resultam numa função de Procurement mais eficiente,

resiliente e ágil, ao mesmo tempo que

incorpora a responsabilidade em relação ao meio ambiente e aos fornecedores na sua estratégia. Com CLSM as empresas podem identificar gastos em excesso e reinvesti-los de maneira que possam acelerar a inovação e impulsionar o crescimento sustentável.

(8)

O CLSM beneficia

as empresas de

cinco formas

(9)

#1

Acelera a redução de

custos com um “base

zero mindset”

(10)

INTRODUÇÃO CLOSED LOOP SPEND MANAGEMENT TRANSFORMAÇÃO DOS GASTOS NOVAS FORMAS DE TRABALHAR ABRAÇAR A MUDANÇA

#2

_{Utiliza data-driven insights}

(11)

#3

Torna responsabilidade e

sustentabilidade partes

(12)

#4

_{Permite que as empresas}

gerenciem as mudanças

com mais eficácia

(13)

#5

Prepara a empresa

(14)

Adotar um modelo CLSM ajuda organizações a criar valor em apenas

algumas semanas e a sustentar esse valor ao longo do tempo.

Transformação dos gastos

Utiliza um olhar investigativo sobre todas as

despesas de uma empresa para identificar

oportunidades de tornar recursos

“non-working” em “working money”.

Novas formas de trabalhar

Incorpora novos processos, capacidades e

comportamentos necessários para capturar

oportunidades e sustentar o valor gerado ao

longo do tempo.

(15)

(16)

INTRODUÇÃO CLOSED LOOP SPEND MANAGEMENT TRANSFORMAÇÃO DOS GASTOS NOVAS FORMAS DE TRABALHAR ABRAÇAR A MUDANÇA

Otimizar como e onde

o dinheiro é gasto

Em algumas empresas ainda opera da forma mais básica, se concentrando em cuidar do “valor empenhado” nos gastos com terceiros. Em outras palavras negocia os melhores termos possíveis com os fornecedores, prepara os respectivos contratos e canais de compra e confia que a empresa os use

adequadamente (o que pode acontecer ou não). A limitação dessa abordagem, claro, está no fato de que Procurement tem pouca influência sobre se a

empresa irá ou não se beneficiar dessas negociações quando a empresa operacionaliza e gerencia suas compras.

(17)

Após reconhecerem isso, algumas

organizações visionárias foram além do “compromisso com valor” para obterem ganhos. Nessas organizações, Procurement trabalha próximo à área financeira para

gerenciar proativamente os gastos da

empresa e garantir que o negócio esteja se beneficiando dos termos e economias

negociados. Mas ainda que a proximidade com Finanças seja melhor do que

Procurement operando isoladamente, essa abordagem ainda não extrai todo o potencial da abordagem, pois mantém um foco

intenso no “preço”.

Neste sentido, Procurement tem uma oportunidade ímpar de influenciar o

consumo de bens e serviços assim como as especificações de produtos – ambas com grande impacto nos custos. Procurement também é a opção lógica para ajudar a impulsionar valor ao engajar fornecedores nos esforços de inovação da empresa. Por último, e não menos importante

Procurement está especialmente bem posicionado para incentivar a agenda de sustentabilidade junto aos fornecedores minimizando emissões, mitigando riscos sociais na cadeia de suprimento e

identificando novas oportunidades de receitas por meio de economia circular.

(18)

INTRODUÇÃO CLOSED LOOP SPEND MANAGEMENT TRANSFORMAÇÃO DOS GASTOS NOVAS FORMAS DE TRABALHAR ABRAÇAR A MUDANÇA

Incorporar um “zero base mindset”

De acordo com a pesquisa da Accenture, com base zero, as empresas estão vendo reduções médias de custo de 15% e

economia média de mais de US$ 260 milhões anualmente6_.

Existem duas chaves para a base zero: visibilidade e foco no valor.

O ZBx cria total visibilidade de custo e base de fornecimento usando definições de custo padronizadas e exclusivas, além de

harmonizar o plano de contas. Isso dá à empresa números reais e confiáveis para análises minuciosas e benchmarking para identificar as oportunidades. As ferramentas de IA e machine learning podem fornecer um entendimento profundo de tudo que uma empresa vem gastando e quanto. Além disso, a empresa pode olhar e categorizar todos os gastos, até os mais granulares, em um tempo muito mais curto do que levaria para uma equipe ou recurso para fazer. Com o ZBx, a empresa esquece o orçamento

passado e reinventa sua base de custos não em relação ao que era ou é, mas do que

deveria ser se ela começasse do zero – e então usa o resultado das economias para suportar investimentos em inovação e

diferenciação que impulsionem o

crescimento. O ZBx trata da modelagem do nível de gasto ideal para administrar o

negócio com base em vários fatores que podem ser internos e externos.

Uma empresa de bens de consumo obteve economia de US$ 400 milhões em energia elétrica junto com uma redução de 12% na emissão de dióxido de carbono (CO₂) por meio do uso de ZBx baseado em

sustentabilidade, o que prova que sustentabilidade não implica

(19)

entre os stakeholders internos e adiciona uma dimensão importante para a comunidade de investidores externos. Uma vez que os custos sejam totalmente visíveis, a segmentação de valor usa benchmarks top down apoiados por análises detalhadas bottom-up de dados em categorias para identificar oportunidades específicas de economia a buscar além das formas de capturá-las.

incorporar as lentes da sustentabilidade para compreender o impacto não financeiro de decisões e explorar novas fontes de valor. O ZBx aperfeiçoado por sustentabilidade vai além da economia de custos para ajudar

empresas a criar um propósito solido para reduzir custos e aumentar a confiança e a imagem no mercado.

fontes responsáveis, uma empresa pode visualizar e comparar sua performance de sustentabilidade atual com a de empresas pares para ilustrar como algumas iniciativas de corte de custos podem influenciar a

sustentabilidade, assim como identificar intervenções específicas (como a redução de emissões necessária) que também

ajudam a economizar recursos.

Um varejista global usou ZBx para projetar e implementar um novo programa de gestão de custos em toda a organização e criar uma cultura consciente na gestão dos custos.

Como parte do esforço, a empresa alavancou IA para ajudar a categorizar o gasto com

terceiros. Se por um lado esses gastos estavam bastante concentrados (os 3

maiores fornecedores respondiam por 70% das compras), por outro também havia uma cauda longa de fornecedores (mais de 1.000 com pedidos inferiores a US$ 50 mil por ano). A classificação dos gastos era inconsistente, dificultando a gestão proativa.

Uma solução de IA ajudou a empresa a criar benchmarks de performance normalizados e democratizados – criando uma única fonte referencial em todas as áreas da empresa para identificar excessos e variações e

destacar despesas ou comportamentos não alinhados às métricas e objetivos

determinados.

A empresa também analisou dados de

faturas de um período de 16 meses e outras informações internas e externas para

agrupar estatisticamente lojas pares e identificar excessos de gastos.

A empresa montou uma base de dados de notas fiscais para alimentar um painel

personalizado que suportava as operações da loja para controlar e monitorar gastos com mais eficácia, reduzindo expressivamente o tempo que a tarefa era executada e

permitindo à equipe se concentrar em áreas mais estratégicas do negócio.

(20)

Novas formas

de trabalhar

(21)

Manter novos comportamentos em relação aos gastos

Com CLSM, a empresa pode abordar suas operações de forma totalmente

diferenciada. A visibilidade que CLSM

oferece da base de fornecedores, gastos, dos impactos ambiental e social e as

potenciais eficiências e oportunidades de economia permitem que a empresa tome decisões de negócios mais rápidas e

baseadas em insights e identifique onde novos investimentos podem ter o impacto mais significativo. No centro dessa

transformação está a união entre

Procurement, finanças e áreas de negócio com uma linguagem e informação

compartilhada para facilitar decisões e baseadas em insights claros sobre as

oportunidades de economia, dadas as novas formas de trabalhar. Ao fazer isso com

eficiência, “fecha-se o ciclo” com atividades de planejamento e orçamento e garante-se que Procurement seja parte essencial de todas as decisões de compra da empresa.

Identificar pontos críticos de emissões

Muitos clientes estão buscando big data e analytics para dar visibilidade para

Procurement poder entender onde estão os pontos críticos de emissões upstream. Uma ferramenta específica de ZBx conduz uma análise baseada em custos dos impactos ambientais. Para fazer isso, aplica-se fatores de emissão médios da indústria entre países e categorias em relação às dimensões de sustentabilidade o que permite estabelecer custos e impactos entre suas opções e

(22)

INTRODUÇÃO CLOSED LOOP SPEND MANAGEMENT TRANSFORMAÇÃO DOS GASTOS NOVAS FORMAS DE TRABALHAR ABRAÇAR A MUDANÇA

Novas ferramentas e recursos digitais

• Visibilidade sobre a cadeia de suprimento para todos os tipos de riscos potenciais, incluindo direitos humanos e trabalhistas e outros riscos relacionados à

sustentabilidade

• Capacidade para entender variações de orçamento vs real

• Análises permanentes de uma ampla gama de dados de mercado para gerar insights em tempo real que possam ajudar a

empresa a tomar melhores decisões de compra

Como parte de uma decisão empresarial de utilizar e alavancar tecnologias digitais para maximizar o uso inteligente de dados, uma empresa multinacional do segmento de

óleo e gás escolheu Procurement para ser a primeira função totalmente digitalizada. A empresa implantou uma solução analítica de forma holística para áreas como

visibilidade de spend, modelos de should cost model, identificação de fornecedores e análises complexas de cenários para

cotações. A solução permitiu aos líderes de Procurement visualizar as tendências atuais do inventário e ajudar a prever níveis de

estoques de segurança; aplicar as

ferramentas certas para aprimorar custos por meio de cotações; alavancar insights de mercado internos e externos e ganhar

visibilidade do total de gastos com compras.

• Portais de compras que permitem uma experiência de compra intuitiva

• Ferramentas de seleção de fornecedores baseadas em IA com emissões de carbono incorporadas como um critério-chave

• Portais de integração de fornecedores que exigem que eles compartilhem dados

ambientais, sociais e de governança (ESG) • Rastreamento de compliance em

contratos firmados e alertas para desvios

Resultado: US$ 1,1 bilhão de valor

entregue ao final do projeto

(23)

Novos comportamentos e habilidades

O envolvimento precoce de pessoas de vários níveis da empresa – e de

departamentos diferentes – é vital para ajudar a reformular funções e

responsabilidades de forma inclusiva,

enquanto se constrói um entendimento do bom impacto que “gastar de forma mais inteligente” traz nos resultados da empresa. A comunicação eficaz e o aproveitamento das técnicas mais recentes de mudança de comportamento podem ajudar a mudar a mentalidade e as ações das pessoas em etapas ao longo da jornada. As empresas precisarão reforçar o conhecimento em tecnologia (TQ – Technology Quotient) das pessoas para que a força de trabalho se sinta mais confortável e produtiva ao trabalhar

com ferramentas digitais. Por exemplo, novas habilidades relacionadas

à interpretação de dados e análises de

insights se tornarão responsabilidades vitais para muitas funções de Procurement, e a maior parte das tarefas relacionadas a compliance e entrada de dados irá desaparecer. Reunir novos perfis e

possivelmente recrutar recursos com novas habilidades precisará ser parte do plano de transformação para sustentar as novas

formas de trabalhar. Em muitos casos, novas habilidades críticas (e muitas vezes raras) podem ser obtidas através de parceiros dos ecossistemas, permitindo que uma empresa tenha acesso ao que precisa, quando precisa.

A Accenture7 _{descobriu que, para fazer isso,}

é preciso criar entusiasmo em torno do digital, desenvolver as competências necessárias para ter sucesso e ajudar as pessoas a entender o valor do digital para a sua função e para a organização em geral.

(24)

Um gigante do setor de bens de consumo decidiu digitalizar sua organização e transformar Procurement numa escala global – padronizando, simplificando e industrializando seus processos. Movendo-se para uma função de Procurement inteligente, a empresa implantou automação. Isso aumentou a eficiência e permitiu que os membros da equipe se

concentrassem em atividades de maior valor, como analytics e insights. Ao criar um ambiente de inovação contínua, o

time pôde dedicar seu tempo ao pensamento estratégico, maior aperfeiçoamento de processos e crescimento. Com esse novo modelo de realizar as aquisições de forma

eletrônica a equipe foi capaz de economizar mais de

(25)

Liderança comprometida e engajada

Os executivos seniores precisam reforçar a mensagem de que CLSM é um processo

durável e consistente, que se torna integrado à cultura da empresa e é uma verdadeira

ferramenta de tomada de decisão e gestão que garante a visibilidade necessária para alinhar uma organização em torno das prioridades de investimento.

Todos os envolvidos precisarão ouvir dos líderes da empresa porque ela está fazendo essa mudança e quais serão os benefícios. É a única maneira de quebrar os silos

organizacionais e os hábitos antigos em relação cultura na gestão dos gastos.

Também é fundamental que a empresa se comprometa com CLSM como uma nova forma de trabalhar mais ampla, mais do que vê-lo como um projeto pontual ou um

(26)

Quando CLSM se torna a forma como uma empresa faz

negócios, ele ajuda a criar resultados muito expressivos. Veja, por exemplo, uma multinacional produtora de alimentos que vem trabalhando para transformar completamente sua área de Procurement. Apesar do crescimento robusto, a empresa

precisava melhorar suas margens operacionais, que estavam atrás das da concorrência. A resposta foi uma iniciativa para estabelecer uma mudança cultural na empresa inteira a fim de ajudar a controlar os custos indiretos. A empresa criou

processos de orçamento e embarcou num programa de gestão da mudança para estabelecer responsabilidades pela gestão de gastos. É o que chamamos de “spend ownership”.

Como parte do projeto, a empresa desenhou um novo modelo operacional global e uma unidade de serviços globais de apoio para entregar serviços financeiros, de RH e de Procurement

mais efetivos e econômicos. O novo modelo operacional foi desenhado em apenas três meses com previsões de

(27)

(28)

Uma abordagem transformadora

INTRODUÇÃO CLOSED LOOP SPEND MANAGEMENT TRANSFORMAÇÃO DOS GASTOS NOVAS FORMAS DE TRABALHAR ABRAÇAR A MUDANÇA

A forma como gerenciam os gastos

necessita de uma mudança especial, dada a enormidade de desafios e barreiras a serem vencidas. Mas não se trata apenas de

dinheiro. É a necessidade de serem mais ágeis como empresas, mais resilientes e responsáveis, que clama por uma nova abordagem para gerenciar os gastos. As empresas podem contar com a

abordagem do CLSM não apenas para

capturar reduções de custos, mas também para garantir que essa economia seja

durável, com aplicações de tecnologia e mudanças significativas no modelo de operação.

Ao reunir as áreas de Procurement, Finanças e Negócios – com plena visibilidade sobre gastos e a cadeia de abastecimento – o CLSM pode ajudar empresas a acelerar a inovação e o crescimento em tempos incertos, ao mesmo tempo que habilitam operações e supply chains mais ágeis e sustentáveis.

Se o ambiente atual nos ensinou algo,

resumiríamos assim: o que agora é “normal” é completamente diferente do que era há um ano, e as empresas precisam responder melhor às futuras disrupções.

Não há como voltar. Apenas avançar para abraçar a mudança com uma abordagem transformadora de criação de valor.

(29)

(30)

Accenture

Referências

Agradecimentos

Os autores gostariam de agradecer as contribuições das seguintes pessoas:

Mansi Arora, Poppy Brewer, Molly Keating, Torsten Naue, Inge Oosterhuis, Alexis Perez, Ingrid Rubin, Elsa Sans e Bernie Thiel.

Twitter Linkedin

Entre na conversa

Sobre a Accenture

1. Accenture Strategy Digital Research

2. Accenture ZBB: Beyond the Buzz Research 2018 3. Accenture Strategy Procurement Mastery 2017 4. Accenture Supply Chain & Operations Growth

Markets research, 2020

5. Kris Timmermans, Accenture. ”Beyond the buzz”, fevereiro de 2018

6. Ibid

7. Eva Sage-Gavin, Emma McGuigan, and David Shaw, Accenture. ”Honing your digital edge”, novembro de 2020

A Accenture é uma empresa global de serviços profissionais, com liderança nas capacidades de digital, cloud e segurança da informação. Combinando experiência ímpar e competências especializadas em mais de 40 indústrias, oferecemos serviços de Strategy & Consulting, Interactive,

Technology e Operations – impulsionados pela maior rede de centros de tecnologia avançada e operações inteligentes do mundo. Nossos 537 mil profissionais

cumprem a promessa da tecnologia e da criatividade humana todos os dias,

atendendo a clientes em mais de 120 países. Nós abraçamos o poder da mudança para criar valor e sucesso compartilhado com nossos clientes, pessoas, acionistas,

parceiros e comunidades. Visite-nos em

www.accenture.com.br.

www.accenture.com/clsm

Para mais detalhes

Aviso legal

Este documento tem propósitos de

informação geral e não tem a intenção de ser usado em substituição às consultas com nossos consultores profissionais.

Este documento é produzido por

consultores da Accenture como orientação geral. Ele não pretende fornecer conselho específico para suas circunstâncias. Se

desejar conselho ou maiores detalhes sobre quaisquer temas aqui citados, por favor

entre em contato com um representante da Accenture. O documento faz referência

descritiva a marcas comerciais que podem ser de propriedade de terceiros. O uso de tais marcas aqui não é afirmação de

propriedade dessas marcas pela Accenture e não pretende representar ou implicar na existência de uma associação entre

Accenture e os proprietários legais de tais marcas comerciais.