Uma visão Pragmática :: Brapci ::

CDU 025.341: 681.3

INVENTÁRIO ROTATIVO: UMA VISÃO PRAGMÁTICA

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M A RIA D E LO U RD ES CA RV A LH O PIERO TTI libro Consultoria de Informação e Documentação Av. Rio Branco, 151 conj. 1302

20040 Rio de Janeiro, RJ

o

inventário de uma biblioteca exige grande carga de trabalho para cumprir etapas diversificadas, relativasàavaliação do acervo. O presente estudo faz um confronto entre o inventário tradicional e o inventário rotativo, realizado por computador. A análise dos dois tipos de inventário demonstra que o inventário rotativo poderá ter um melhor desempenho do que o tradicional, pois permite a contínua avaliação e manutenção do acervo, sem que haja a paralisação dos ser. viços da biblioteca. Uma implementação prática do inventário rotativo é de-monstrada, e as vantagens deste são apresentadas.

V A LÉRIA RO CH A N EILS

IBM/lnstituto Latino-Americano de Pesquisaem Sistemas Caixa Postal 1830

20071 Rio de Janeiro, RJ

1. INTRODUÇÃO

O inventário é um a das atividades do serviço de referência, que possibilita o conhecim ento adequado e a avaliação do estado da coleção da biblioteca. Por estas razões o inventário exige do bibliotecário um a grande carga de trabalho para cum prir etapas diversificadas, tais com o cobertura, análise e avaliação do acervo. D e algum a m aneira, a sua execução se baseia em técnicas de controle e pesquisa relativam ente padronizadas nas bibliotecas e centros de docum entação, m as, devi-do ao grande volum e de trabalho, provoca a paralisação dos serviços. M uito se tem escrito sobre as vantagens e lim itações dessas técnicas e, em geral, sobre o grande núm ero de problem as que o período de inventário pode acarretar, tanto para o profissional quanto para a com unidade de usuários" .

Inventário rotativo: um a visão pragm ática ...

M A RIA D E LO U RD ES CA RV A LH O PIERO TTI

N este estudo pretendem os fazer um confronto entre o inventário tradicional e o do tipo rotativo, dem onstrando que o rotativo, realizado por com putador,

pode-rá ter um m elhor desem penho do que o tradicional, pois o tem po gasto com o ser-viço será m enor e a m argem de erro poderá praticam ente ser elim inada. Para tanto, o estudo se apresenta dividido em sete seções, incluindo referências bibliográficas e anexos. A s citações encontradas no texto estão na seção Referências B ibl iográ-ficas, com os núm eros correspondenter.

3.

INVENTARIO

ROTATIVO

N esta seção descreverem os os principais conceitos sobre inventário rotativo e as filosofias nas quais nos baseam os para im plem entá-Io.

G eralm ente as publicações de um a biblioteca são inventariadas um a vez por

ano, e estão sujeitas ao m esm o grau de controle. Essa prática causa um grande

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acú-m ulo de trabalho e, para ser realizada, é necessário que se paralisem os serviços da biblioteca.

O inventário rotativo é projetado para ser continuam ente atualizado. A ssim , o acervo é controlado constantem ente, perm itindo que a quantidade total de itens a serem inventariados em um determ inado período seja reduzida ao m ínim o.

N esse tipo de inventário as publicações podem ser classificadas em grupos, refletindo o seu grau de im portância no acervo. D esta form a, a classificação atri-buída aos docum entos destaca aqueles que devem ser controlados com m aior freqüência. O agrupam ento pode ser feito de diversas form as, refletindo a fre-qüência com que os docum entos devem ser inventariados. A ssim , o principal objetivo do agrupam ento de docum entos, e conseqüentem ente a codificação destes, é determ inar um a base para a aplicação de diferentes políticas de controle, e assim equilibrar o dispendioso esforço de se m anipular todos os itens no m esm o período.

Esse tipo de inventário é utilizado para controle de peças na indústria em ge-ral, m ostrando-se altam ente eficaz e atingindo seus objetivos" .

N a seção a seguir farem os um a descrição de um a im plem entação prática do sistem a de inventário rotativo em um a biblioteca.

2.

INVENTARIO

TRADICIONAL

O objetivo do inventário é a realização do balanço do acervo, perm itindo ava-liar o estado dos volum es, detectar obras extraviadas, em circulação ou em restau-ração. É um levantam ento bastante exaustivo que, no âm bito deste trabalho, vale a pena ser descrito.

O inventário consiste na confrontação do catálogo topográfico com os volu-m es na estante, e tem início com um a preparação, i.e., a colocação de todo o m aterial em perfeita ordem , fazendo-se um a leitura m inuciosa das estantes e do catálogo topográfico, que está ordenado pelo núm ero de cham ada, correspondente à ordem nas estantes. Para a execução propriam ente dita os funcionários dividem -se em grupos de trabalho. Cada grupo inventariará um assunto (classificação) pre-determ inado. Faz-se a conferência do m aterial com o catálogo topográfico.

A pós a leitura paralela da ficha e do volum e, terem os detectado as diferenças entre si e já im ediatam ente feito as correções necessárias. O m aterial não encontra-do, tanto obras quanto fichas, é registrado e constatam -se casos de extravio,

circula-ção e restauração, excluindo já a hipótese de localização física errada na estante, um a vez que foi feita previam ente a leitura pelo bibliotecário de referência. O utro aspecto a ser tratado é a reposição de obras e fichas dan ificadas ou gastas pelo

excesso de uso.

H á ainda o recurso do registro de tom bo, livro em que se anota desde a entra-da do m aterial na biblioteca até a sua ida para a estante, e que fornece um núm ero seqüencial de registro para cada publicação. A rigor, deve-se m antê-Io atualizado, de form a a refletir a situação atual do docum ento. N a verdade, esse controle torna-se m uito difícil devido ao enorm e volum e de trabalho e às m últiplas tarefas que um a biblioteca requer. N o entanto, segundo W anda Ferraz ". "não se deve procurar ninguém de fora da biblioteca para assistente quando houver, lá m esm o, quem possa desem penhar esse cargo a contento".

A s desvantagens desse tipo de inventário são inúm eras, sendo a principal o fecham ento da biblioteca, geralm ente por um ou dois m eses, o que desm otiva m uito os leitores, por ser um fator de desestím ulo o fato de a encontrarem fecha-da. A paralisação de todo o trabalho rotineiro (catalogação e classificação,

atendi-m ento aos leitores e outros) acarreta, quando da abertura da biblioteca, atraso

no funcionam ento.

4.

UMA IMPLEMENTAÇÃO

PRATICA

Citarem os nesta seção um exem plo de im plem entação do inventário rotativo na Biblioteca do Instituto Latino-A m ericano de Pesquisa em Sistem as (lLA PS),

da IBM , localizada no Centro Educacional Residencial da G ávea, no Rio de Janei-ro.

O sistem a de inventário da biblioteca do I LA PS é do tipo rotativo, controlado por com putador. É realizado a partir de códigos de freqüência, que caracterizam a periodicidade com que os docum entos devem ser inventariados. V ários aspectos foram levados em consideração quando da atribuição dos códigos aos docum entos, quais sejam , a natureza da busca das publicações na biblioteca, o valor da reposi-ção de determ inadas publicações, obras m uito pesquisadas e solicitadas por em -préstim o, obras com valor histórico e obras raras. A ssim sendo, obras consideradas com o tal devem levar os códigos que possam garantir que o controle de inventá-rio seja real izado com m aior freqüência. A classificação dos códigos foi atribu (da estabelecendo os códigos de freqüência anual, sem estral e m ensal para o inventá-rio dos grupos de docum entos.

GO

R. Bibliotecon. Brasllia, 13(1l,jan/jun.1985

Inventário rotativo: um a visão pragm ática ...

O s docum entos, então, possuem códigos de freqüência diversificados, que

per-m iteper-m ao sistem a estim ar o período de inventário para cada docum ento, e ao m es-m o tem po assegura que cada um seja inventariado na data apropriada. Este proces-so de rotação é feito de tal form a que a quantidade total de itens a serem inventa-riados em um determ inado período seja reduzida ao m ínim o, garantindo que todo

o acervo da biblioteca seja inventariado no período de 365 dias.

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É im portante ressaltar, tam bém , que OS códigos podem ser revistos e alterados a qualquer

m om ento.

Para se assegurar que o inventário seja realizado periodicam ente, o sistem a em ite autom aticam ente, um a vez por sem ana, um a listagem contendo os dados dos docum entos que devem ser inventariados naquele período (ver anexo 1). A ssim , os docum entos constando da listagem são confrontados com a listagem de acordo com a localização tísica dos m esm os e, um a vez conferidos, faz-se a entra-da deles no term inal, usando som ente os respectivos núm eros de registros (ver anexo 2). A pós esse orocedlmento o sistem a faz a troca das datas, determ inan-do qual o próxim o dia em que cada docum ento deve ser inventariado.

D esta form a, a cada sem ana é em itida um a listagem atualizada que reflete a últim a situação do inventário, perm itindo que diferentes docum entos sejam

inventariados a cada período.

O sistem a de inventário da biblioteca está diretam ente ligado ao sistem a de em préstim o. D esta form a, o sistem a faz autom aticam ente o inventário dos docu-m entos quando eles saem por em préstim o e quando são devolvidos à biblioteca, perm itindo, assim , um a constante avaliação dos docum entos em circulação. A figura 1, a seguir, dem onstra um exem plo deste procedim ento. Suponham os que um a publicação que possui o período de inventário m ensal (PI1) tenha sido solici-tada por em préstim o pelo prazo de 15 dias (PE 1)' A partir do m om ento em que a publicação for registrada no sistem a de em préstim o, o sistem a inventariará aquele docum ento autom aticam ente, i.e., a data do inventário será alterada, determ inan-do a data do próxim o inventário. A ssim , o período de inventário se iniciará a par-tir da data do em préstim o (PE2), estendendo-se o período por m ais 15 dias (P1

1a)' O m esm o procedim ento será real izado autom aticam ente pelo sistem a logo que a publicação for devolvida à biblioteca, e novam ente a data do inventário será

alterada. Se outro usuário solicitar a m esm a publicação por 30 dias (PE2), o sistem a irá então, novam ente, inventariar o docum ento, tanto no ato do em présti-m o quanto no ato da devolução, e terá a data de inventário di latada por m ais 30 dias (PI2b)' D esta form a, um livro de m uita circulação está constantem ente sendo inventariado, não sendo necessário realizar o inventário físico na estante. N a rea-lidade, ele não é form alm ente inventariado pelo sistem a, pois por estar sem pre circulando, não vai constar das listagens de inventário. Pode-se dizer, então, que esse docum ento está continuam ente sendo inventariado de m odo inform al pelo

sistem a.

62 R. Bibliotecon. Brasília, 13(1), jan./jun. 1985

M A RIA D E LO U RD ES CA RV A LH O PIERO TTI

Figura 1 - M odificação autom ática da data do próxim o inventário

PI 1

o

15 30 45 60 75 90

I I I I I I 1----1

1 1 1 1 PI₁ 1

a 1

O 15 30 45 60 75 90 15

I I I I I I 1..· · · 1 1

1

b

PE2 30

1---1

:: _PI2a

O 30 60 90 30

1 1 1 I' · · · .. · · · 1

PE₁

O 15

~ ----4

PI

₂

Per í odo de Inventário Prazo de Em préstim o

Extensão do Período de Inventário

Escala em dias

5.

CONCLUSÃO

D escrevem os neste trabalho os conceitos de inventário do tipo tradicional e do tipo rotativo. Concluindo, podem os constatar que o inventário rotativo de-m onstrou ser o m ais vantajoso no que diz respeito às seguintes considerações: a) a constante verificação do acervo e do estado dos docum entos; b] a contínua rotina de m anutenção, que proporciona o alerta, o m ais cedo possível,' de situa-ções de irregularidade; assim , quanto antes vier a advertência do extravio de um a publicação, m aior a possibilidade de se evitar dispendiosos procedim entos correti-vos; c) o núm ero de docum entos que constam das listagens de inventário é

Inventário rotativo: um a visão pragm ática ...

tivam ente pequeno, perm itindo que essa tarefa seja realizada de m aneira m ais

rápida e precisa; d) o pronto atendim ento ao usuário, assegurando m aior preste· za nas respostas às consultas; e) a ajuda na im plem entação da pol ítica de aquisi-ção, através do volum e de em préstim o de docum entos de áreas específicas; f) a avaliação do acervo para estudos de citação de autores, através das publicações que m ais circulam , perm itindo a aquisição de outros docum entos publicados pelos autores m ais pesquisados; e g) a últim a e principal vantagem deste sistem a de con-trole é a contínua m anutenção do inventário, que reduz enorm em ente a carga de trabalho, perm itindo, assim , que não haja a paralisação dos serviços da biblioteca, bem com o do atendim ento ao usuário. A paralisação do atendim ento ao usuário é um fator de grande inibição e constrangim ento, que pode causar o afastam ento definitivo do leitor da biblioteca.

O utros estudos devem ser feitos no sentido de aum entar a produtividade dos serviços de bibliotecas e centros de docum entação, instituições dinâm icas, na ten-tativa de, cada vez m ais, atingir as necessidades da com unidade de usuários. N este

sentido, no presente estudo acreditam os ter apresentado um a contribuição, trazen· do um a abordagem para controle de inventário, serviço de grande carga de

traba-lho, dem onstrando que esse controle não precisa ser considerado com o um a

fun-ção exaustiva nos serviços da biblioteca.

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Abstract:

Rotational inventory: a pragmatic view

The inventory of a library demands a great deal of work in order to accomplish ali the steps

involved in the collection evaluation.

This study compares the traditional inventory approach and the computer rotational

invento-ry. The analysis reveals that it is possibile to get better results with the rotational inventory

since it allows continual evaluation and maintenance of the collection, without interruption

of the library services.

REFER/ôNCIAS

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6. EL INVENTARia como instrumento de cambio- el caso de Ias infraestruturas

naciona-les de información y documentación p-ara el desarrollo en America Latina.

Santia-64 R. Bibliotecon. Brasília, 13( 1), jan./jun. 1985·

M A RIA D E LO U RD ES CA RV A LH O PIERO TTI

QO. Chile. CLADES. 1977.220.

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8. UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO SUL. Seleção e descarte de

cole-ções. Porto Alegre, 1980. 20p. (Padrões para os serviços bibliotecários da UFRGS,

8).

A N EX O 1

LlSTA G EM D E IN V EN TA RIO

1. 001.4302854 N 476 000057/82 01 01

2. 001.5 L278 000329/82 01 01

3. 001.53 A 655 000399/83 01 01

4. 001.64 D 232 000141/83 03 01

5. 001.642 K 74 000167/82 01 01

6. 001.642 K 74 000168/82 01 02

7. 001.642 K 74 000169/82 01 03

8. 150.1982 H 551 000397/83 01 01

9. 153.6 K 67 000238/83 01 01

10. 302.34 S548 000404/83 01 01

11. 658.314-21 G 318 M 000359/82 01 01

12. 658.31422 H 158 000401/83 01 01

A N EX O 2

SISTEM A D E IN V EN TA RIO D A BIBLIO TECA CER G A V EA

EN TRE CO M O N Ú M ERO D O REG ISTRO

A SER IN V EN TA RIA D O

N Ú M ERO D E REG ISTRO 000000

/

00

M EN SA G EM

R. Bibliotecon. Brasília, 13(1), jan./jun. 1985 65