E-mail: suporte-hoc@equipoinfo.com.br
Telefones: (11) 2305-3881 atendimento realizado das 8h ás 18h em dias úteis (São Paulo – SP).
MANUAL DO USUÁRIO AO SISTEMA
V4
1 SUMÁRIO
2 SIGEC HOC – APRESENTAÇÃO ... 4
3 PRÉ-CADASTRO ... 4
3.1 GERAR USUÁRIO E SENHA ... 4
3.2 LOGIN NO SISTEMA – PRÉ CADASTRO ... 5
3.3 RECUPERAR SENHA ... 6
3.4 USUÁRIO COM MAIS DE UM CNPJ CADASTRADO ... 6
4 PREENCHIMENTO DO PRÉ-CADASTRO ... 7
4.1 ACEITE DOS TERMOS ... 7
4.2 SELEÇÃO DE CATEGORIA ... 8
4.3 DADOS CADASTRAIS ... 9
4.4 ENDEREÇO ... 11
4.4.1 CONTATOS ... 12
4.4.2 PRINCIPAIS FORNECEDORES ... 13
4.4.3 PRINCIPAIS CLIENTES ... 14
4.4.4 ARQUIVOS ADICIONAIS ... 15
4.5 FINALIZAR ... 15
5 PREENCHIMENTO DO CADASTRO ... 16
6 GERAÇÃO DE BOLETO ... 16
7 PREENCHIMENTO DO QUESTIONÁRIO ... 17
8 CARREGAR DOCUMENTOS ... 18
9 ÁREA DE ACESSO ... 19
10 PAINEL ... 19
10.1 VALIDADE DO PAGAMENTO ... 19
10.2 CERTIFICADO ... 20
11 DADOS CADASTRAIS ... 21
12 ALTERAÇÃO DE SENHA ... 22
13 FINANCEIRO E TERMOS ... 22
13.1 VALIDADE ... 22
13.2 TERMOS ... 23
14 DOCUMENTAÇÃO ... 24
15 USUÁRIOS ... 25
16 CONTATOS ... 25
2 SIGEC HOC – APRESENTAÇÃO
O SIGEC Hoc efetua o cadastramento e homologação da sua empresa, em um ambiente exclusivo para você que é – ou que deseja ser – um fornecedor de nossos clientes. No SIGEC Hoc são analisados e monitorados os documentos legais, financeiros e os específicos da sua categoria de fornecimento, tudo com muita transparência e acompanhamento “on line”. Depois de homologado, sua empresa passará a fazer parte do
“vendor list” de nosso cliente e poderá ser convidado a participar de concorrências de acordo com suas categorias de fornecimento, e tudo isso de forma clara e ordenada, pois será através do SIGEC Hoc que os compradores de nosso cliente buscarão informações sobre fornecedores disponíveis para contratação.
3 PRÉ-CADASTRO
3.1 GERAR USUÁRIO E SENHA
É possível cadastrar mais de um CNPJ em um único usuário e senha. Inicie preenchendo:
Razão Social: Neste campo é necessário preencher o nome completo de sua empresa;
CNPJ: Preencha com o número do CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) da sua empresa;
E-mail: Para este endereço de e-mail, que serão encaminhados login, senha, alertas e comunicação do portal;
Contato: Preencher este campo com o nome do contato responsável pelo cadastro;
Confirmar: Após preencher corretamente todos os campos, clique em “Confirmar” para avançar e receber no seu e-mail o login e senha de acesso;
Login: Ao clicar neste botão, você será direcionado a página do portal, para acesso já com login e senha.
3.2 LOGIN NO SISTEMA – PRÉ CADASTRO
Idioma: Escolha a opção do idioma.
Login: Digite seu e-mail/login, que recebeu por e-mail;
Senha: Digite a senha provisória, que recebeu por e-mail. Está senha deverá ser alterada posteriormente, conforme item 7.1;
Autenticar: Clique em “Autenticar” para avançar e acessar o sistema;
Recuperar Senha: Caso tenha esquecido sua senha, clique no botão “Recuperar Senha”
.
3.3 RECUPERAR SENHA
Login: Para que seja enviada uma nova senha, digite o seu Login, que deverá ser o mesmo endereço de e-mail informado no início do cadastro;
Clique em Recuperar senha, para recebe-la por e-mail
3.4 USUÁRIO COM MAIS DE UM CNPJ CADASTRADO
Caso tenha optado por cadastrar mais de um CNPJ em um usuário, será possível visualizar o CNPJ, Razão Social e etapa do processo por empresa cadastrada, então clique no botão
“Iniciar Processo” e confirme para acessar o cadastro desejado.
Na tela seguinte na parte superior encontrará: Nome do Contato e CNPJ da empresa, o ícone irá direcioná-lo ao nosso site, que contém explicações sobre o SIGEC Hoc, respostas para as dúvidas frequentes e nossos canais de atendimento. Clique em para encerrar seu acesso. Para retornar a página e selecionar outro CNPJ, clique em
4 PREENCHIMENTO DO PRÉ-CADASTRO 4.1 ACEITE DOS TERMOS
Nos botões “Download” você baixa e visualiza o Termo de Uso do Sistema e demais termos. Após ler, entender e concordar com os termos, é necessário selecionar as opções
“Li, entendi e concordo...” só assim poderá prosseguir para a próxima etapa.
Acesse o manual do sistema de homologação
4.2 SELEÇÃO DE CATEGORIA
Aqui você irá eleger as categorias de compras, elas são divididas em dois ou mais níveis;
primeiro você seleciona a categoria (Nível 01), depois as subcategorias (Nível 02) e assim subsequentemente (Lembre-se, você pode optar por mais de uma categoria em ambos os níveis). As categorias selecionadas serão comparadas com o CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) da sua empresa. Utilize o filtro para facilitar sua busca, para tanto digite uma palavra-chave, em todos os níveis. Para auxiliar na seleção da categoria correta, ao posicionar o cursor do mouse sobre a categoria, você poderá visualizar uma breve descrição sobre a que aquela categoria se refere. Após selecionar as categorias, você poderá realizar o download dos documentos que serão exigidos para homologação das mesmas.
4.3 DADOS CADASTRAIS
Nesta etapa complete o preenchimento com as informações da empresa, são os Dados Básicos, Endereço, Contatos, Principais Fornecedores, Principais clientes e Arquivos Adicionais.
Os campos em vermelho são de preenchimento obrigatório.
Dados Básicos: A aba “Dados Básicos” possui as seguintes informações a serem preenchidas:
Razão Social: Neste campo é necessário preencher o nome completo de sua empresa e no campo seguinte preencher com o Nome Fantasia;
Inscrição Estadual: A informação pode ser consultada no site www.sintegra.gov.br e caso a empresa seja isenta de inscrição estadual, basta preencher o campo com a palavra “Isento”;
Inscrição Municipal: É o número de identificação do contribuinte no Cadastro Tributário Municipal. A inscrição municipal pode ser consultada por exemplo, no alvará. Caso a sua empresa seja isenta é só preencher o campo com a palavra “Isento”;
E-mail Comercial e Financeiro: São os e-mails disponíveis para a empresa entrar em contato;
Regime Tributário: Você deve selecionar uma das opções, Lucro Real ou Lucro Presumido ou Simples Nacional, de acordo com sua empresa.
Tipo Empresa: Você deve selecionar uma das opções, S.A. ou Ltda. ou EIRILI ou Empresário Individual ou MEI ou Fundação sem fins Lucrativos ou Simples Pura, de acordo com sua empresa.
Participar da Yellow Pages: Essa funcionalidade permite sua empresa – após ser homologada – ficar visível para todos os clientes da Equipo. Com isso sua empresa terá a chance de participar dos processos de concorrência nos outros clientes Sigec HOC de uma forma diferenciada, pois eles sabem que você já é um fornecedor homologado pelo portal.
4.4 ENDEREÇO
Na aba “Endereço” está disponível a inclusão de 04 tipos de endereços, sendo que o preenchimento do “Endereço de Correspondência” é obrigatório. Clique na aba “+
Adicionar...”, preencha os dados completos e clique no botão adicionar.
4.4.1 CONTATOS
Nesta aba “Contatos”, clique no ícone para editar um contato existente. Para excluir clique em e para incluir um novo contato clique em . A comunicação, alertas e/ou informações do portal serão enviadas para todos os e-mails aqui cadastrados.
O preenchimento do telefone é obrigatório.
4.4.2 PRINCIPAIS FORNECEDORES
Para informar seus Principais Fornecedores é necessário que preencha todas as informações solicitadas, lembrando que o preenchimento não é obrigatório, porém ficará registrado em seu cadastro e disponível para ciência da empresa.
4.4.3 PRINCIPAIS CLIENTES
Para informar seus Principais Clientes é necessário que preencha todas as informações solicitadas, lembrando que o preenchimento não é obrigatório, porém ficará registrado em seu cadastro e disponível para ciência da empresa.
4.4.4 ARQUIVOS ADICIONAIS
Caso sua empresa possua algum arquivo (família ISO, entre o utros) , é possível carrega-los neste campo. Isso é importante para dar visibilidade da sua empresa, quando pesquisada por um comprador de nosso cliente. O portal suporta arquivos com tamanho de até 10 MB.
4.5 FINALIZAR
Após completar os 03 passos e preencher todas as informações clique em
Dessa forma seu cadastro ficará disponível na base de fornecedores de nosso cliente e caso haja interesse da mesma, você receberá em seu e-mail cadastrado, um novo convite para dar seguimento ao processo.
5 PREENCHIMENTO DO CADASTRO
Caso você tenha recebido um novo e-mail de convite de nosso cliente, acesse o portal com as informações encaminhadas no e-mail e dê seguimento ao processo.
6 GERAÇÃO DE BOLETO
Na etapa 04, clique no ícone para fazer o download do boleto e avançar. Esse boleto refere-se à taxa anual de adesão cobrada apenas pelo CNPJ raiz, ou seja, mesmo que sua empresa homologue as filias, só será cobrada uma única taxa e o boleto poderá ser pago na rede bancária. O pagamento se dará para custear os processos de cadastro e homologação e, portanto, não garantem a contratação, nem mesmo gera qualquer expectativa de contratação por parte de nosso cliente.
7 PREENCHIMENTO DO QUESTIONÁRIO
As informações da etapa 05 seguem no próprio portal, onde é necessário responder um questionário de múltipla escolha e/ou dissertativa. Clique em “Iniciar”, responda e clique em “Próxima” até completar o questionário. Caso queira visualizar o questionário antes de responder, basta clicar neste botão para fazer o download das perguntas.
8 CARREGAR DOCUMENTOS
Na etapa 06 será solicitado o carregamento de uma série de documentos. Atenção, o portal suporta arquivos com tamanho de até 10 M B, caso tenha alguma dúvida relacionada aos documentos ou seu arquivo ultrapasse o tamanho suportado, entre em contato através dos nossos canais de comunicação disponíveis em nosso site. Clique no ícone , na janela seguinte selecione o arquivo a ser carregado e enviar novamente. Caso queira visualizar o arquivo que carregou clique no botão . Após completar o envio dos documentos clique em
9 ÁREA DE ACESSO
Ao finalizar as 06 (seis) etapas e após o reconhecimento do pagamento do boleto, a Equipo iniciará a análise de sua documentação. E em até 03 dias úteis irá retornar por e-mail dizendo se sua documentação foi aprovada. Verifique sua caixa de e-mail constantemente, inclusive a pasta de SPAM. Na área de acesso, você poderá ver as seguintes abas: Painel, Dados Cadastrais, Alteração de Senha, Financeiro e Termos, Documentação e Usuários.
10 PAINEL
Nesta aba é possível verificar informações referentes ao seu processo de homologação.
10.1 VALIDADE DO PAGAMENTO
Informa que o processo foi homologado e sua data de validade.
10.2 CERTIFICADO
Após completar todas as etapas do processo, a análise da documentação for realizada e estiver aprovada, você será um fornecedor homologado, e poderá imprimir seu Certificado de Homologação, clicando em
11 DADOS CADASTRAIS
Além de visualizar, adicionar ou alterar as informações inseridas, conforme explicado nos itens 4.3 a 4.3.6, você poderá adicionar e acompanhar o status de suas Categorias de Fornecimento.
É possível adicionar ou remover uma categoria, na Aba Categoria, clique em e utilize o filtro para encontrar a Categoria desejada. Para remover, apenas clique em .
Mas atenção, caso necessite substituir todas as categorias selecionadas é necessário adicionar uma nova antes de remover. Caso contrário, toda informação e documentação existente no Cadastro será perdida.
12 ALTERAÇÃO DE SENHA
Recomendamos que realize a troca de senha periodicamente, ao criar uma nova senha ela não poderá ter menos que 08 caracteres, conter uma sequência de caracteres iguais e ser parecida com a senha antiga.
13 FINANCEIRO E TERMOS 13.1 VALIDADE
Informa a validade da taxa anual de homologação.
13.2 TERMOS
Os termos que foram aceitos no início do cadastro, com o registro da hora e data de aceite, ficaram disponíveis nessa aba para download a qualquer momento.
A Nota Fiscal é emitida e enviada automaticamente para o e-mail cadastrado em até 01 dia útil, após identificação do pagamento. Caso seja necessário emitir um novo boleto, com nova data de vencimento, o mesmo ficará disponível para download nessa tela.
Para obter a 2º via da nota fiscal, acesse o site da Prefeitura de São Paulo conforme link do portal, informe o CNPJ do Prestador, número da Nota Fiscal e Código de Verificação.
14 DOCUMENTAÇÃO
Dentro da aba Documentação, visualize:
Documentos Pendentes de Envio: são os documentos que sua empresa ainda precisa carregar ou que precisa ser reenviado.
Arquivos em Análise: são os documentos que a Equipo ainda está analisando.
Arquivos Analisados: resultado dos documentos analisados pela Equipo.
15 USUÁRIOS
Caso queira que outras pessoas tenham acesso ao portal, poderá cadastrar aqui novos usuários. Para tanto será necessário preencher o nome e e-mail do novo usuário.
16 CONTATOS
suporte-hoc@equipoinfo.com.br
(11) 2305-3881 atendimento realizado das 8h ás 18h em dias úteis (Horário de Brasília).
