CONTROLE INTERNO DE ESTOQUE DE UMA EMPRESA DE USINAGEM EM CAXIAS DO SUL
Patrícia Luisa Carlesso Luz1 Caroline Dal Sotto Boff2
Resumo: Esta pesquisa tem como tema central o controle interno de estoques. O objetivo geral da pesquisa é
analisar os aspectos para o desenvolvimento de controles internos de estoques. Tem como objetivos específicos: conceituar estoques, classificar os tipos existentes, conceituar controles internos, verificar ferramentas de controles internos de estoques e descrever processos de estoques aplicados nas empresas. Desta forma a fundamentação teórica auxiliou no entendimento de contabilidade gerencial, conceito de estoques e tipos existentes, avaliação de estoques, custos, gestão de estoques, ferramentas de gestão de estoques, controles internos e controles de estoques, tendo alguns autores que destacaram-se como Dias (1993), Crepaldi (2002) e Attie (2009). Quanto à metodologia trata-se de uma pesquisa exploratória que tem por objetivo a formulação de questão ou problema, com a finalidade de desenvolver hipóteses e aumentar a familiaridade do pesquisador com o ambiente. Em relação à abordagem utiliza-se o instrumento qualitativo que consegue descrever a complexidade de determinado problema e o pesquisador participa, compreende e interpreta. Já o método de pesquisa aplicado foi o estudo de caso que é uma pesquisa que busca examinar um conjunto de dados específicos. A coleta de dados deu-se através de entrevista aplicada ao dono da empresa e aplicação de questionário para especialistas da área de PCP. A analise de dados constatou que todos os especialistas que responderam o questionário controlam seus estoques, sendo assim, foi possível propor à empresa planilhas de Excel para controlar seus estoques próprios e de terceiros.
Palavras-chave: Estoques. Controles Internos. Controle de Estoque.
1 INTRODUÇÃO
No mundo globalizado, qualquer negócio requer evolução, conquistar, manter os clientes e continuar no mercado. Com o avanço da internet as empresas estão exigindo mais quando vão comprar algum produto e um menor tempo de entrega. Para isso as empresas estão adequando-se a esses novos processos, como controlar tudo que a empresa compra, seus estoques e o que ela vende.
Diante deste cenário esta pesquisa tem como questionamento os controles internos de uma empresa de usinagem, sendo que o problema de pesquisa é verificar quais os aspectos devem ser observados para o desenvolvimento de controles internos de estoques? Com isso o objetivo geral é analisar os aspectos para o desenvolvimento de controles internos de estoques.
Apresenta-se como objetivos específicos os seguintes propósitos: conceituar estoques
1
Acadêmico do Curso de Ciências Contábeis da Faculdade da Serra Gaúcha.
2 Mestre em Contabilidade. Professor nos Cursos de Graduação e Pós-graduação na FSG. Endereço eletrônico:
e classificar os tipos existentes; conceituar controles internos; verificar ferramentas de controles internos de estoque; descrever processos de estoques aplicados nas empresas e propor ferramentas de controle interno de estoques para serem aplicados nas empresas.
No cenário atual, a competitividade entre as empresas está cada dia aumentando, para continuar no mundo dos negócios elas têm a necessidade de ter um planejamento e também de ter o controle interno de seus estoques. O controle interno não abrange somente os aspectos contábeis e financeiros, mas também os aspectos operacionais dentro de uma organização. Sendo assim, as empresas necessitam dos controles para verificar o que está acontecendo, com isso conseguirá evitar falhas e não precisará fazer correções desnecessárias (VIANA, 2000). A escolha pelo tema controles internos de estoques irá ajudar a empresa a planejar suas atividades, por ser uma microempresa atualmente não se preocupa com um sistema que controle o que ela possui hoje em seu estoque. Sendo assim, este trabalho irá ajudar fazendo com que tudo que há na empresa seja analisado e computado, toda vez que algum produto for usado será feito o controle, para que o estoque permaneça atualizado com os devidos itens necessários para fazer com agilidades as peças que seus clientes enviam.
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
Almeida (2009) acredita que os estoques são os itens que as empresas possuem em suas dependências, podem-se destacar os itens destinados á vendas ou os que estão em processo de fabricação. Ressalta ainda que os estoques são importantes para apuração do lucro da empresa, pois deles é extraído o custo do produto vendido.
Os estoques, para entidades fabricantes, podem ser classificados em matéria-prima, produto em processo e produtos acabados. Para Martins e Alt (2001, p. 136) “matéria-prima são todos os itens utilizados para o processo de transformação em produtos acabados.” A definição de estoque de produtos em processo segundo Dias (1993), são os produtos que estão sofrendo algum tipo de transformação, estão em um estágio intermediário, parcialmente acabado. Produto acabado na visão de Bertaglia (2006) são os produtos que passaram por todas as operações, inclusive pelo controle de qualidade, sendo assim, já estão disponíveis para serem entregues ao cliente.
Conforme Crepaldi (2009, p. 42), “os métodos de avaliação de estoques objetivam exclusivamente separar o custo dos produtos entre o que foi vendido e o que permaneceu em
estoque.” Pode-se contar com alguns métodos que auxiliam as empresas no registro da movimentação de seus estoques.
O custo médio, também conhecido como média ponderada, é um dos métodos mais utilizados que “consiste em calcular a cada entrada o novo custo dos produtos em estoque, dividindo o custo total pela quantidade total.” (CREPALDI, 2009, p. 42). Na visão de Mackenzie et al. (2013, p. 139), “pressupõem que os primeiros produtos adquiridos serão os primeiros a serem utilizados ou vendidos, independentemente do fluxo físico real.” Crepaldi (2009, p. 44), cita o método Ueps, que também é conhecido como Lifo, esse método, “indica que as saídas deverão ser custeadas ao valor das últimas entradas.” O método Ueps é o menos utilizado no Brasil, consiste em o último produto a entrar no estoque será o primeiro a sair. Esse método sofre algumas restrições legais, é rejeitado pela legislação do imposto de renda e também por trabalhos de Auditoria (SOUZA; DIEHL, 2009).
Na visão de Jund (2002, p. 222), os controles internos são “instrumentos da organização destinados à vigilância, fiscalização e verificação administrativa, que permite prever, observar, dirigir ou governar os acontecimentos que verificamos dentro da empresa e que produzam reflexos em seu patrimônio.” Nesse contexto verifica-se que os controles internos ajudam as empresas a conseguir ter o controle dos acontecimentos na empresa.
Attie (2009) acredita que para regra geral, o controle interno possui quatro objetivos básicos: salvaguarda dos interesses da empresa; a precisão e a confiabilidade dos informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais; estimulo à eficiência operacional; e aderência às políticas existentes.
Segundo Closs e Bowersox (2010, p. 255), controle de estoques “[...] é um procedimento rotineiro necessário ao cumprimento de uma política de estoque. O controle abrange as quantidades disponíveis numa determinada localização e acompanha suas variações ao longo do tempo.” O controle de estoque é um procedimento rotineiro que auxilia as empresas a verificar a disponibilidades dos estoques.
Para implantação de políticas de controles de estoques Closs e Bowersox (2010, p. 255) acredita que “[...] é necessário desenvolver procedimentos de controle, que definam a frequência segundo o qual os níveis de estoques são examinados e comparados com parâmetro de ressurgimento, ou seja, quando e quanto pedir.” Para o controle de estoques realmente funcionem nas organizações, primeiro precisa-se definir como será feito o controle dos estoques e como será controlado.
Conforme Dias (1993), para organizar um setor de controle de estoques, é necessário seguir alguns princípios básicos. O primeiro princípio é determinar o que vai ficar no estoque, depois de definido, deve-se observar quando deverá será reabastecido os estoques. Com isso em mãos, deverá ser determinado quanto será comprado. Depois de todo levantamento feito é hora de acionar o departamento de compras para fazer as negociações necessárias.
3 METODOLOGIA
Neste trabalho, a pesquisa foi classificada quanto a sua abordagem, como qualitativa, que na visão de Fonseca (2009, p. 53), “recebe esse nome pelo fato de se fundamentar em uma estratégia baseada em dados coletados em interações sócias ou interpessoais, analisadas a partir dos significados que participantes e/ou pesquisador atribuem ao fato.” Como recurso de coleta de dados para essa abordagem pode-se usar alguns recursos podendo citar as entrevistas, observações, questionários abertos.
A pesquisa foi classificada, quanto aos seus objetivos como pesquisa exploratória, que segundo Figueiredo e Souza (2010, p. 91), tem como objetivo “a formulação de questões ou de um problema, com tripla finalidade: desenvolver hipóteses, aumentar a familiaridade do pesquisador com o ambiente, fato ou fenômeno, para a realização de uma pesquisa futura mais precisa ou modificar e clarificar conceitos.” A pesquisa exploratória ocorre quando existe pouco conhecimento sobre o tema a ser abordado.
O método a ser utilizado é o estudo de caso, que na visão de Diehl e Tatim (2004, p. 61), “é caracterizado pelo estudo profundo e exaustivo de um ou de poucos objetos, de maneira que permita seu amplo e detalhado conhecimento [...]”
O universo ou a população depende do assunto investigado, segundo Marconi e Lakatos (2008, p. 27), população “é o conjunto de seres animados ou inanimados que representam pelo menos uma característica em comum”. Beuren (2009, p. 118), define população como “a totalidade de elementos distintos que possui certa paridade definidas por determinado estudo.” O estudo está sendo desenvolvido na empresa Ueslei Alceu Busnello, é uma empresa de pequeno porte, os dados coletados serão diretamente com o dono da organização, pois a empresa não possui nenhum documento. A técnica utilizada para os PCP’s das empresas será o questionário, com a finalidade de verificar como é feito os processos de controle de estoques. O objetivo da coleta de dados é ajudar a empresa a organizar-se,
começando com o controle interno de estoques, pois a empresa hoje não possui nenhum tipo de controle do que recebe e envia para seus clientes.
As técnicas que foram utilizadas foi a entrevista e o questionário qualitativo. A entrevista precisa ser bem orientada, ela tem o objetivo de coletar dados para a pesquisa, por isso não é somente uma conversa (CERVO; BERVIAN, 2007).
O questionário é a forma mais utilizada para coletar dados, pois possui maior exatidão do que deseja-se, pode ser enviado pelo correio ou por e-mail, e deve ter natureza impessoal. Para Cervo e Bervian (2007, p. 48), “a palavra questionário refere-se a um meio de obter respostas às questões por uma fórmula que o próprio informante preenche.”
4 APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS
Verificou-se por meio de entrevista com o dono da empresa que o mesmo atualmente não possui nenhum tipo de controle de seu material, nem referente aos estoques de terceiros em seu poder. Não disponibiliza de nenhuma ferramenta para controlar os estoques. Em entrevista com os especialistas na área de PCP, constatou-se que todos possuem controle de seus estoques de material e de terceiro, possuem ferramentas que auxiliam nesse controle, tudo por meio informatizado.
A proposta para a empresa é criar planilhas no Excel para ajudar a empresa a controlar seu estoque, o de matéria-prima e os materiais de terceiros. Também foi criada a planilha de cadastro de cliente, para caso precise de alguma informação da empresa saberá onde procurar. Para aprimorar o trabalho executado na empresa será criada uma planilha com finalidade de melhorar as rotinas das operações executadas.
Com ajuda das planilhas a empresa conseguirá ter controles de todos os materiais em seu poder e, caso o dono da empresa precisar se ausentar, qualquer outra pessoa conseguirá saber o que tem em estoque ou o que tem de materiais de terceiros em poder da empresa. É necessário que as pessoas envolvidas nos processos da empresa saibam a importância dos registros das movimentações de materiais e das planilhas de cadastro acessórias, para que não aconteça de quando da chegada do material ou de sua saída não sejam registradas devidamente.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Este estudo de caso teve como objetivo auxiliar a empresa a controlar seus estoques de matéria-prima e os estoques de terceiros, devido que atualmente não havia nenhum controle desse gênero na empresa e somente quem tinha conhecimento do material existente era o dono da empresa. O objetivo central desta pesquisa é analisar os aspectos para o desenvolvimento de controles internos de estoques em uma empresa de usinagem.
A metodologia aplicada neste estudo foi a exploratória com base no estudo de caso de uma empresa de usinagem, para a coleta de dados aplicou-se entrevista ao dono da empresa. Também foi feito questionário para pessoas que trabalham na área de estoques. Com base nessa coleta observou que em todas as empresas há um sistema informatizado para o controle de estoques, ferramentas que auxiliam as pessoas neste controle e todas as empresas fazem o inventário.
Com base nos dados coletados foi possível elaborar um processo de controle de estoques que fosse adequado à estrutura da empresa e necessidades da mesma, buscou-se utilizar ferramentas simples, de fácil entendimento, como planilhas em Excel, que auxiliarão a empresa a controlar seus estoques, tendo como base os controles existentes e utilizando o conhecimento adquirido na fundamentação teórica.
Sendo assim o objetivo deste trabalho foi atingido, propondo para o dono da empresa controles em seus estoques que serão adequados à necessidade da empresa e ao serviço que ela presta.
6 REFERÊNCIAS
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BERTAGLIA, Paulo Roberto. Logística e Gerenciamento da Cadeia de Abastecimento. São Paulo: Saraiva, 2006.
CLOSS, David J, BOWERSOX, Donald J. Logística empresarial: o processo de integração da cadeia de suprimento. 1. ed. São Paulo: Atlas, 2010.
CREPALDI, Silvio Aparecido. Curso básico de contabilidade de custos. 4. ed. São Paulo : Atlas, 2009.
DIAS, Marco Aurélio. Administração de Materiais uma Abordagem Logística. 4. ed. São Paulo: Atlas, 1993.
DIEHL, Astor Antônio; TATIM, Denise Carvalho. Pesquisa em ciências sociais aplicadas:
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FIGUEIREDO, Antônio Maceda de; SOUZA, Soraia Riva Goudinho de. Como elaborar projetos, monografias, dissertação e tese: da redação científica à apresentação do texto final. 3. ed. Rio de Janeiro: Lumen Juris , 2010.
FONSECA, Regina Célia Veiga Da. Metodologia do Trabalho Científico. Curitiba: IESDE Brasil S.A, 2009. Acesso em: 5 jun. 2013.
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MARCONI, Marina de Andrade; LAKATOS, Eva Maria. Técnicas de pesquisa: planejamento e execução de pesquisas, amostragens e técnicas de pesquisa, elaboração, análise e
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MARTINS, Petrônio Gargia; ALT, Paulo Renato. Administração de Materiais e Recursos
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SOUZA, Marcos Antônio de; DIEHL, Carlos Alberto. Gestão de custos: uma abordagem integrada entre contabilidade, engenharia e administração. São Paulo : Atlas, 2009.
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