UNIVERSIDADE REGIONAL DO NOROESTE DO ESTADO DO
RIO GRANDE DO SUL
DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTÁBEIS,
ECONÔMICAS E DA COMUNICAÇÃO
CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
EMERSON VIEIRA CAMPOS
O CONTROLE INTERNO NA GESTÃO DAS MICRO E PEQUENAS
EMPRESAS
IJUÍ (RS)
2015
EMERSON VIEIRA CAMPOS
O CONTROLE INTERNO NA GESTÃO DAS MICRO E PEQUENAS
EMPRESAS
Trabalho de Conclusão do Curso apresentado no DACEC - Curso de Ciências Contábeis da UNIJUÍ, como requisito para obtenção do Título de Bacharel em Ciências Contábeis.
Profª Orientadora: ROSELAINE FILIPIN
AGRADECIMENTOS
Primeiramente a Deus, que me concedeu o Dom da Vida e me mostrou que apesar de todos os obstáculos, se eu tivesse Fé, conseguiria. E, eu consegui.
A minha família, que sempre me apoiou e me incentivou a buscar o meu sonho. Em especial ao meu Pai, Paulo e minha Mãe, Maria, que me ensinaram que a educação e a humildade, são a chave para o sucesso. E, apesar da dificuldade financeira, nunca baixaram a cabeça e sempre batalharam para que hoje eu chegasse até aqui.
Ao meu irmão, Ederson, que acompanhou a minha caminhada durante a sua juventude e pode perceber que a “batalha é dura”, mas é possível vencê-la.
A minha Orientadora, Professora Roselaine Filipin, pela atenção e ensinamentos que recebi durante o desenvolvimento deste trabalho, nessa etapa tão importante da minha vida. O seu conhecimento e paixão pela pesquisa, são fascinantes.
A todos os meus amigos, formados no próprio Curso de Ciências Contábeis, membros do CLJ, colegas de trabalho, colegas de ônibus, etc., que sempre me apoiaram e me deram forças para seguir em frente com a cabeça sempre erguida.
Ao motorista do ônibus do transporte universitário, Gerson Bester, que ao longo de toda essa caminhada, sempre proporcionou um transporte com segurança.
A Unijuí e ao DACEC que proporcionaram toda a estrutura e suporte necessários para essa Graduação. Principalmente aos professores do Curso de Ciências Contábeis, que durante toda essa caminhada nos passaram um excelente conhecimento, sempre nos incentivando a seguir em frente, buscando os nossos objetivos.
RESUMO
As micro e pequenas empresas possuem papel fundamental na economia brasileira, colaborando no crescimento do Produto Interno Brasileiro. Elas representam a grande maioria no Brasil, principalmente quando a análise for feita em pequenos municípios. Entretanto, por se tratarem de pequenos negócios, as mesmas possuem dificuldade nos seus processos de gestão, tendo um elevado índice de mortalidade nos dois primeiros anos. O presente estudo teve como objetivo descrever a necessidade de controles internos nas micro e pequenas empresas localizadas no município de Coronel Bicaco-RS, e a proposição de modelos de controles para facilitar na gestão desses negócios. Com tal propósito, foi aplicado um questionário fechado nas micro e pequenas empresas do município em estudo, para a percepção da falta dos controles e as dificuldades encontradas pelos gestores. Esse estudo foi realizado por meio de pesquisa bibliográfica, qualitativa, aplicada e descritiva. Ficou evidenciado a falta de controles em algumas entidades e consequentemente, a necessidade desses no processo de gestão das micro e pequenas empresas do município de Coronel Bicaco-RS.
LISTA DE GRÁFICOS
Gráfico 01 – Ramo de atividade...52
Gráfico 02 – Tempo de atuação... ...52
Gráfico 03 – Enquadramento fiscal...53
Gráfico 04 – Enquadramento tributário...54
Gráfico 05 – Número de funcionários...55
Gráfico 06 – Faturamento médio mensal...56
Gráfico 07 – Formação do preço de venda...57
Gráfico 08 – Fluxo de caixa...58
Gráfico 09 – Controle das contas a pagar e a receber...59
Gráfico 10 – Contabilidade. ...60
Gráfico 11 – Controle de estoque ...61
Gráfico 12 – Utilização das informações geradas pela contabilidade...62
Gráfico 13 – Controles internos importantes para a empresa...63
Gráfico 14 – Elevada carga tributária. ...64
Gráfico 15 – Falta de capital de giro... ...65
Gráfico 16 – Inadimplência de clientes... ...66
Gráfico 17 – Falta de planejamento...66
Gráfico 18 – Mercado competitivo...67
Gráfico 19 – Desconhecimento do ramo de atividade...68
Gráfico 20 – Dificuldade de acesso ao crédito/juros abusivos...68
Gráfico 21 – Falta de controles internos... ...69
Gráfico 22 – Insuficiência de políticas públicas de incentivo...70
Gráfico 23 – Deficiências no processo de gestão...70
Gráfico 24 – Ausência de comportamento empreendedor...71
LISTA DE QUADROS
Quadro 01 – Controle do fluxo de caixa...73 Quadro 02 – Controle de estoque... ...74 Quadro 03 – Formação do preço de venda...75
LISTA DE ABREVIATURAS
CFC – Conselho Federal de Contabilidade CMV – Custo da Mercadoria Vendida
CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas
COFINS – Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social CTV – Custo Total de Venda
EPP – Empresa de Pequeno Porte
IBGE – Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística IPI – Imposto sobre Produtos Industrializados
ME – Microempresa
MEI – Microempreendedor Individual MKD – Mark-up Divisor
MKM – Mark-up Multiplicador PIS – Programa de Integração Social PV – Preço de Venda
QPEC – Quantidade no Ponto de Equilíbrio Contábil
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO ... 10
1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO ESTUDO ... 12
1.1 DEFINIÇÃO DO TEMA EM ESTUDO ... 12
1.2 CARACTERIZAÇÃO DA ENTIDADE ... 13 1.3 PROBLEMATIZAÇÃO DO TEMA ... 13 1.4 OBJETIVOS ... 15 1.4.1 Objetivo geral ... 15 1.4.2 Objetivos específicos ... 15 1.5 JUSTIFICATIVA ... 15 2 REFERENCIAL TEÓRICO ... 18
2.1 MICRO E PEQUENAS EMPRESAS ... 18
2.1.1 Classificação das micro e pequenas empresas no Brasil ... 19
2.1.2 Gestão das micro e pequenas empresas no Brasil ... 20
2.1.3 Mortalidade das micro e pequenas empresas no Brasil ... 21
2.2 MICROEMPREENDEDOR INDIVIDUAL ... 23
2.3 CONTABILIDADE ... 23
2.3.1 Escrituração contábil ... 26
2.4 PRINCÍPIOS CONTÁBEIS ... 27
2.5 SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL ... 28
2.6 CONTROLE INTERNO ... 29
2.6.1 Formas de controle ... 31
2.6.2 Elementos de controle interno ... 31
2.6.3 Modelo de gestão ... 32
2.7 CONTROLADORIA ... 33
2.7.1 Controller ... 35
2.7.2 Atribuição da controladoria no processo de gestão ... 36
2.8 CONTABILIDADE GERENCIAL ... 38
2.9 CONTABILIDADE FINANCEIRA ... 42
2.10 FLUXO DE CAIXA ... 43
3 METODOLOGIA DO ESTUDO ... 46
3.2 UNIVERSO E AMOSTRA ... 48
3.3 COLETA DE DADOS ... 48
3.4 ANÁLISE E INTERPRETAÇÃO DE DADOS ... 49
4 ANÁLISE DOS DADOS ... 51
4.1 MUNICÍPIO DE APLICAÇÃO DO QUESTIONÁRIO ... 51
4.2 RESULTADO QUESTIONÁRIO ... 51 4.2.1 Ramo de atividade ... 51 4.2.2 Tempo de atuação ... 52 4.2.3 Enquadramento fiscal ... 53 4.2.4 Enquadramento tributário ... 54 4.2.5 Número de funcionários ... 55
4.2.6 Faturamento médio mensal ... 56
4.2.7 Formação do preço de venda ... 57
4.2.8 Fluxo de caixa ... 58
4.2.9 Controle das contas a pagar e a receber ... 59
4.2.10Contabilidade ... 60
4.2.11Controle de estoque ... 61
4.2.12Utilização das informações geradas pela contabilidade ... 62
4.2.13Controles internos importantes para a empresa ... 62
4.2.14Principais dificuldades encontradas pela empresa ... 64
4.3 PROPOSIÇÃO DE MODELOS DE CONTROLE ... 72
4.3.1 Planilha de controle do fluxo de caixa ... 72
4.3.2 Planilha de controle de estoque ... 74
4.3.3 Planilha formação do preço de venda ... 75
CONCLUSÃO ... 76
REFERÊNCIAS ... 78
INTRODUÇÃO
No Brasil, grande parte da sua economia é representada por micro e pequenas empresas. Entidades com regime de tributação diferenciada, sendo a maioria delas de gestão familiar, onde os próprios donos são os administradores, possuindo somente conhecimento empírico de como gerir o negócio. Essas empresas somente precisam registrar o seu faturamento, para fins de recolhimento de tributos através de guia única. Em função dessa “dispensa” da contabilidade formal e vários outros fatores, a maioria dessas empresas acabam fechando, do segundo ao quinto ano de atividade (SEBRAE, 2004).
Segundo Floriano; Lozeckyi (2008, p.1) “toda empresa, ao ser criada, visa à continuidade, mas para que isto ocorra, faz-se necessária a criação de certos mecanismos de controle interno abrangendo toda a sua administração”. A Contabilidade tem como função o registro das informações ocorridas dentro das empresas, e assim, a geração de informação que auxilie no processo de gestão. Seus usuários são todos os interessados nas informações, tendo os gestores como principais.
No Brasil, de acordo com Lima; Imoniana (2008) a falta da utilização da contabilidade e assim, dos métodos de controle leva grande parte das micro e pequenas empresas ao encerramento precoce de suas atividades, pois o processo de gestão se dá sem o apoio de ferramentas de gestão.
O fato de o processo contábil servir de importante ferramenta de controle para os gestores, também o qualifica no processo de gestão administrativa. É facilitador da geração de valor, assim, a importância dos processos internos de controle aumenta, pois a geração de benefícios econômico-financeiros, da eficácia empresarial, estará mais vinculada a qualidade da gestão interna dos recursos (PEREIRA, 2008).
Com o avanço tecnológico e a demanda de informações gerencias, a contabilidade se tornou ferramenta fundamental para dar apoio aos gestores. A concorrência e clientes cada vez mais exigentes fazem com que as empresas tenham que tomar decisões simultâneas. E, essas decisões, podem mudar todo o panorama da organização, por isso, devem ser tomadas com base em dados reais da entidade, sendo que qualquer decisão mal tomada pode comprometer o futuro da empresa.
Visando o apoio à gestão, o controle interno é uma ferramenta da ciência contábil, onde o mesmo, registra, controla, processa os dados e fornece informações importantes para a tomada de decisão. É através deste controle, que os administradores do negócio conseguem saber onde tem que cortar e onde tem que investir dinheiro, por exemplo. É uma ferramenta
que pode ser utilizada em qualquer organização, independente do seu porte ou atividade. As suas informações são indispensáveis na elaboração do planejamento operacional e estratégico. Nesse contexto, esse estudo busca apresentar as principais dificuldades enfrentadas pelos gestores das micro e pequenas empresas do município de Coronel Bicaco-RS, de maneira a demonstrar a importância dos controles internos na empresa, e assim, propor modelos de controles internos para o processo de gestão, que possam auxiliar na administração destas pequenas entidades.
O estudo está divido em capítulos, no primeiro consta a contextualização do estudo, que aborda a definição do tema, a caracterização da organização, seguido do levantamento do problema, objetivos e a justificativa.
O segundo capítulo aborda conceitos teóricos sobre as micro e pequenas empresas, a contabilidade, sistemas de informação contábil, controles internos, controladoria, contabilidade gerencial, contabilidade financeira e fluxo de caixa.
No terceiro capítulo, é descrito os aspectos metodológicos utilizados, classificando a pesquisa quanto a sua natureza, quanto à forma de abordagem do problema, quanto aos objetivos, quanto aos procedimentos técnicos, o universo e a amostra, e o plano de coleta e interpretação de dados.
Para finalizar, no quarto capítulo, é elaborado o estudo aplicado, o qual busca atender os objetivos, a fim de responder o problema proposto na pesquisa. Na sequência apresenta-se a conclusão do trabalho e as referências bibliográficas consultadas ao longo da realização do presente estudo.
1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO ESTUDO
A Contabilidade veem sendo utilizada cada vez mais, como um instrumento para a tomada de decisão, não somente como um mecanismo para calcular impostos. Em função dessa evolução, a ciência contábil está sendo fundamental para o sucesso de qualquer organização, seja ela, micro, pequena ou grande empresa.
Segundo Franco (1988, p.14),
[...] o objetivo, que profissionais e doutrinadores da Contabilidade têm em vista, é o de estabelecer guias de orientação que ajudem os profissionais a elaborar registros e demonstrações uniformes, que permitam a Contabilidade atingir seu fim que é o de bem informar com uniformidade, precisão, clareza e eficiência.
Para Basso (2011), a finalidade básica da Contabilidade é gerar informações econômicas e financeiras sobre o patrimônio, de modo a auxiliar no controle e no planejamento, como ferramenta no processo de gestão. Com suas informações relevantes, a contabilidade é uma ferramenta para a tomada de decisão em qualquer entidade. Entretanto, alguns gestores não utilizam das suas informações para a gestão de seus negócios.
Neste contexto, o primeiro capítulo apresenta o tema, seguido da caracterização da organização a ser estudada, do problema, dos objetivos gerais e específicos e da justificativa.
1.1 DEFINIÇÃO DO TEMA EM ESTUDO
Com um mercado cada vez mais competitivo e exigente, as empresas são obrigadas a planejar, quase que “diariamente”, as suas atividades. Decisões são tomadas a todos os instantes. E, para isso, é necessário ter um amplo conhecimento a cerca de métodos de controle e gestão da organização, na sua totalidade.
Conforme Dias (2010, p.1), “[...] quando a empresa atua sem uma visão de processo, o fluxo de operações e informações, entre as áreas envolvidas, apresenta-se completamente vulnerável”. Por isso, é necessário a organização ter um controle interno fundamentado para poder gerar as informações de todos os sistemas da empresa.
Para Dias (2010) as informações devem fluir de forma contínua e uniforme, devendo todas as áreas da empresa ter o conhecimento desta informação e saber a sua importância nesse processo, assim, facilitando a identificação de possíveis falhas e perdas no resultado final da entidade.
Neste sentido, o tema objeto deste estudo é o Controle Interno na gestão das Micro e Pequenas Empresas.
1.2 CARACTERIZAÇÃO DA ENTIDADE
As empresas estudadas para a aplicação do questionário são micro e pequenas empresas, de qualquer ramo de atividade, seja ela, indústria, comércio ou prestação de serviço, situadas no município de Coronel Bicaco, Estado do Rio Grande do Sul, tendo faturamento médio de até R$ 600.000,00 ao ano.
1.3 PROBLEMATIZAÇÃO DO TEMA
A gestão de uma empresa pode ser o delimitador para o seu sucesso ou fracasso. Decorrente, de uma legislação tributária bastante onerosa, de um mercado que demanda de produtos de qualidade e com baixo custo, as organizações são “obrigadas” a tomar decisões diárias, as quais geram grandes impactos, positivos ou negativos, em seu resultado. E, por isso, é fundamental ter um sistema de controle, que lhe permita ter a informação de todos os setores da organização rapidamente.
A economia brasileira é fomentada pelas micro e pequenas empresas. Segundo o SEBRAE (2014), em 2012 houve um aumento de 25,2% no número de empresas, ou seja, de 4,1 milhões de microempresas em 2009, para 5,15 milhões em 2012. As empresas de pequeno porte em 2009 representavam 660 mil e em 2012, 945 mil, assim a participação dos pequenos negócios (MEI + ME +EPP) no total de empresas existentes no país, que era de 97,4%, em 2009, subiu para 98,1%, em 2012, puxada pelo expressivo crescimento na quantidade de MEI. As pesquisas revelam o grande crescimento das micro e pequenas empresas. O Governo brasileiro, através de tributação diferenciada e disponibilização de linhas de crédito para pequenos empresários, está incentivando a formalização de novos negócios. Entretanto, esse aumento no número de empresas, nem sempre veem somar ao país, pois por pouco conhecimento e falta de planejamento acerca do novo negócio, muitas empresas fecham as suas portas em menos de dois anos, conforme pesquisa do SEBRAE (2013).
Conforme Bonacim; Cunha; Corrêa (2009) existe no país a falta de planejamento financeiro por parte dos empreendedores para gerenciar os seus negócios, pois na maioria das vezes o gestor não detém conhecimentos técnicos para a elaboração de um plano de negócios, para assim, poder ter uma visão inicial da projeção do seu negócio. Com a implementação
deste plano, o empresário já tem o caminho a ser percorrido pela sua entidade, tendo assim, uma base para a tomada das primeiras decisões.
Envolvido na empresa, entretanto, para auxiliar no processo dessas tomadas de decisões, insere-se o conceito da controladoria, um instrumento que pode fazer o diferencial nesse processo, pois é através dela que se tem o controle de todo o patrimônio da entidade, gerando informações financeiras e gerenciais.
Segundo Oliveira (2009, p.16), “a controladoria gera informações sobre os ambientes internos e externos à empresa, úteis na tomada de decisão pela administração. A palavra controladoria é antiga e se liga às noções de conta, riqueza (dinheiro e mercadorias) e controle”. Para Nascimento; Reginato (2010) a controladoria atua diretamente no apoio a gestão, pois entende as causas e consequências da maneira que as empresas são administradas, a partir da sua estrutura física, financeira, operacional e humana.
Assim, integram a controladoria a contabilidade gerencial e a contabilidade financeira. Segundo Padoveze (2004, p.12), “[...] a Contabilidade Financeira é um subsistema de Informação Contábil, que, precipuamente, nasce da necessidade de controle, no sentido mais amplo possível, das operações empresariais ou de qualquer entidade”.
Iudícibus (1998) define que a contabilidade gerencial tem o enfoque das várias técnicas e procedimentos da contabilidade, desde a contabilidade financeira, custos, tributária, de maneira que auxilie o gestor no processo de tomada de decisão.
Esse processo é aplicado enquanto ferramenta de gestão em todas as empresas, independente do tamanho ou da atividade, mas necessita que as empresas tenham os controles implantados e o gestor com conhecimento a cerca desses. Conforme Oliveira (2004, p.20),
Os responsáveis pela administração das organizações (gestores dos negócios) precisam entender e enxergar o controle em toda a sua extensão e potencialidade, como meio de alcançar os objetivos organizacionais. Quando essa visão for assimilada, o processo de controle poderá ser aplicado de forma eficaz, servindo como ferramenta útil ao processo de tomada de decisão.
Conforme Floriano; Lozeckyi (2008) a eficácia de um sistema de controle depende de todos os setores envolvidos na atividade da empresa. Entretanto, a maioria das micro e pequenas empresas não possuem setores definidos para entrada, processamento e saída de informações, em função do custo. Por isso, é fundamental que essas entidades tenham um subsistema desenhado de suas atividades para que cada setor possa transmitir de forma clara e ágil a informação necessária.
De acordo com Oliveira (2004, p.65), “sistema de informação é um conjunto de elementos interdependentes (subsistemas), logicamente associados, para que, de sua interação, sejam geradas informações necessárias à tomada de decisões”.
Segundo Rezende; Favero (2004) o controle interno fornece à contabilidade os dados corretos e exatos dos fatos ocorridos, para que sejam evitados erros e desperdícios de capital, devendo esses controles ter o alcance de todos os setores da organização. Se os controles internos forem aplicados de forma correta, ele ajuda na eficácia empresarial e na prevenção de possíveis erros e falhas, evitando assim, possíveis ônus a entidade.
Neste contexto, cabe a seguinte questão problema: Quais as necessidades de controle interno nas micro e pequenas empresas do município de Coronel Bicaco-RS?
1.4 OBJETIVOS
O presente estudo tem um objetivo geral e objetivos específicos.
1.4.1 Objetivo geral
Descrever as necessidades de controle interno das micro e pequenas empresas do município de Coronel Bicaco-RS.
1.4.2 Objetivos específicos
Revisar a bibliografia referente às micro e pequenas empresas, contabilidade, sistema de informações contábeis, controles internos, controladoria, contabilidade gerencial, contabilidade financeira e fluxo de caixa;
Aplicar o questionário nas empresas;
Descrever os resultados do questionário aplicado; Propor modelos de controles internos;
1.5 JUSTIFICATIVA
Com o surgimento do Simples Nacional, o governo incentivou os gestores a formalizarem o seu negócio, tendo assim, facilidade ao crédito, recolhimento de impostos
através de guia única, entre outros benefícios. Porém, em alguns casos, após formalizarem-se, as empresas estão “dispensadas” de escrituração contábil, como é o caso dos Microempreendedores Individuais – MEI.
Entretanto, os gestores não entendem que a dispensa das informações é para o fisco, não para o andamento dos seus negócios. Conforme o SEBRAE (2014) a não realização do controle financeiro e dos controles gerenciais, faz com que a maioria das empresas acabem fechando. Assim, esse estudo buscará demonstrar como é importante o controle interno na gestão das micro e pequenas empresas, para a continuidade de suas atividades.
As microempresas e empresas de pequeno porte representam 99% do total de estabelecimentos existentes no Brasil, respondendo por cerca de 40% da remuneração paga aos trabalhadores formais (SEBRAE, 2014). Conforme estudos do SEBRAE (2013, p.7),
No Brasil, nos últimos anos, temos visto um forte aumento na criação de novas empresas e de optantes pelo Simples Nacional, regime fiscal diferenciado e favorável aos Pequenos Negócios. Em dezembro de 2012, havia 7,1 milhões de empresas registradas nesse regime. Este número ficou 16% acima do verificado em dezembro do ano anterior. Em 2011, a expansão já havia sido de quase 30%. As mudanças que temos vivenciado no nosso país, no contexto das políticas em favor dos Pequenos Negócios, têm proporcionado uma verdadeira revolução no ambiente desses empreendimentos.
Entretanto, também é necessário monitorar as taxas de sobrevivência dessas novas empresas, sendo que a pesquisa de 2011, conforme o SEBRAE (2013), relata uma sobrevivência de 2 (dois) anos de atividade. Para Coronado (2006) muitas empresas não suportam a pressão, as imposições e a instabilidade do mercado brasileiro; que somados à dificuldade na captação de recursos, juros abusivos, carga tributária elevada, queda do poder aquisitivo dos clientes, entre outros fatores, acabam fechando o negócio.
De acordo com Coronado (2006, p.5), “[...] torna-se necessária a conscientização da necessidade de melhorar os processos gerenciais e tecnológicos desenvolvendo competências em todos os níveis para aumentar as chances de competir no mundo globalizado [...]”. Nesse processo a importância da contabilidade, independe do porte da empresa Assim, a controladoria, tem a função de gerenciar os controles internos da empresa, gerando informações financeiras de todos os setores da entidade, e, com isso, orientando o gestor na tomada de decisão, ou seja, as decisões são tomadas com base em dados reais da organização. Percebendo a necessidade de controle das atividades da empresa, esse estudo visa ajudar os gestores das micro e pequenas empresas a controlarem os seus negócios. Demonstrar quais são as maiores dificuldades enfrentadas nestas organizações, para conseguir
informações adequadas no processo decisório, com o menor sacrifício de recursos possíveis. E, a partir disso, sugerir modelos de controles internos, que as empresas possam utilizar, para facilitar a administração de seus negócios.
Vários estudos investigaram a necessidade dos controles internos para as micro e pequenas empresas. Monteiro; Barbosa (2011) pesquisaram 45 empresas, no porte de micro e pequenas empresas, e seus processos de controle interno, inferindo que as empresas não utilizam todos os controles internos, mas possuem uma visão integrada do processo de gestão, tendo necessidade dos controles para a informação, de maneira a minimizar os riscos e alcançar os objetivos da empresa de maneira mais coerente.
Maciel; Camargo (2010) estudaram o empreendedorismo e os controles internos, inferindo em seus estudos que os controles tendem a exercer influência positiva sobre a atenção a novas oportunidades ambientais, bem como condiciona nível e qualidade da aprendizagem individual nas organizações.
Para a Unijuí e o Curso de Ciências Contábeis, este estudo é importante porque através da aplicação de questionário nas micro e pequenas empresas, os gestores podem perceber que a instituição estimula os alunos a buscarem o desenvolvimento das entidades, através de estudos científicos, aumentando assim, o conceito da universidade no mercado. Este trabalho também é importante para os estudantes que se interessem pela área, tendo assim uma base para os seus estudos sobre a gestão de micro e pequenas empresas.
Para o acadêmico, é um momento oportuno de aprofundar o tema e agregar conhecimentos, sendo que o mesmo tem interesse em trabalhar na área após a graduação. Poder entender melhor como funciona e ajudar na gestão de uma organização, sempre foi seu objetivo.
2 REFERENCIAL TEÓRICO
Neste capítulo, é apresentada a pesquisa bibliográfica, baseada em obras de diversos autores, sobre os temas, micro e pequenas empresas, contabilidade, controle interno, controladoria, contabilidade gerencial, contabilidade financeira, sistema de informação contábil e tomada de decisão; sendo abertos tópicos específicos de estudo em cada tema.
2.1 MICRO E PEQUENAS EMPRESAS
Segundo Coronado (2006), o ser humano, para satisfazer as suas necessidades, cria e se associa a entidades comerciais, religiosas, industriais, políticas etc. Sendo que essas organizações criam benefícios e geram riquezas para o meio onde estão inseridas, mas sempre almejando o bem estar da sociedade. E, para atingir esse propósito, as mesmas precisam estar estruturadas e possuírem sistemas que interajam com o meio onde estão inseridas.
De acordo com Oliveira (2004) devido a falta de oportunidades de emprego, e as vagas existentes necessitando de profissionais qualificados, há uma crescente no número de pessoas exercendo atividades informais, principalmente na prestação de serviço e comércio, nos grandes centros urbanos. Entretanto, no tocante as atividades formais, dados estatísticos indicam o crescimento da participação de micro e pequenas empresas, nos resultados econômicos do país.
Conforme Ortigara (2006, p.23)
Além das pessoas diretamente ligadas ao funcionamento do negócio, uma organização não pode existir sem interagir com clientes, fornecedores, concorrentes e outros elementos do ambiente externo. Produzem mercadorias e serviços que os clientes desejam a preços competitivos, procuram técnicas inovadoras para produzir e distribuir seus produtos e serviços, reestruturam suas técnicas de gestão. Assim, são organismos vivos que se adaptam ao ambiente e o influenciam, promovendo mudanças.
“O empreendedorismo vem crescendo muito no Brasil nos últimos anos e é fundamental que cresça não apenas a quantidade de empresas, mas sua participação na economia” (SEBRAE, 2014). Atualmente no Brasil, segundo o Sebrae (2014) existem, aproximadamente, 9 milhões de micro e pequenas empresas, que representam mais da metade dos empregos formais do país.
Em 1985, o IBGE calculou em 21% a participação dos pequenos negócios no PIB. Como não havia uma atualização desse indicador desde então, o Sebrae contratou a Fundação Getúlio Vargas para, utilizando a mesma metodologia, avaliar a evolução deste indicador. E o resultado foi muito positivo: em 2001, o percentual cresceu para 23,2% e, em 2011, atingiu 27% - ou seja, mais de um quarto do Produto Interior Bruto brasileiro é gerado pelos pequenos negócios. As Micro e Pequenas Empresas já são as principais geradoras de riqueza no comércio no Brasil (53,4% do PIB deste setor). No PIB da indústria, a participação das micro e pequenas (22,5%) já se aproxima das médias empresas (24,5%). E no setor de Serviços, mais de um terço da produção nacional (36,3%) têm origem nos pequenos negócios (SEBRAE, 2014, p.6).
As micro e pequenas empresas estão cada vez mais, sendo respeitadas no mercado brasileiro, em função de seu papel desempenhado no desenvolvimento socioeconômico do país. Por isso, é necessário incentivar esse negócio. Segundo o Sebrae (2014, p.7)
As MPE geraram, em 2011, 27,0% do valor adicionado do conjunto de atividades pesquisadas (PIB);
Esse percentual vem aumentando na série histórica, iniciada em 1985, quando esse indicador representava de 21,0% do valor adicionado (PIB), e em 2001, 23,2%; Serviços e comércio representaram, em 2011, 19% do valor adicionado, enquanto
a indústria totalizava 7,8%;
Em relação ao número de empresas as MPE representaram, em 2011, nas atividades de serviços e de comércio, respectivamente, 98% e 99% do total de empresas formalizadas;
Em relação ao emprego, as MPE representavam 44% dos empregos formais em serviços, e aproximadamente 70% dos empregos gerados no comércio;
Cerca de 50% das remunerações do setor formal de comércio foram pagas, em 2011, por MPE.
As micro e pequenas empresas funcionam como uma alternativa de ocupação para uma parcela da população que têm condições e vontade de desenvolver o seu próprio negócio, gerando, assim, empregos formais e informais para as pessoas que não possuem tanto espaço no mercado de trabalho, em função de sua falta de qualificação profissional, atualmente exigida pelas empresas de grande porte (OLIVEIRA, 2004).
2.1.1 Classificação das micro e pequenas empresas no Brasil
Para abordar a classificação do porte de uma empresa é necessário tomar por base algum parâmetro de diferenciação. Vários se apresentam, porém, no Brasil, são dois os critérios utilizados, tendo cada um a sua especificação; sendo o primeiro o faturamento anual da empresa e o segundo o número de funcionários da entidade.
Segundo a Lei Complementar 123/2006, em seu Art. 3º, incisos I e II, considera-se microempresa aquela que, em cada ano-calendário, tenha receita bruta igual ou inferior a R$
360.000,00 (trezentos e sessenta mil reais); e empresa de pequeno porte, aquela que, em cada ano-calendário, tenha receita bruta superior a R$ 360.000,00 (trezentos e sessenta mil reais) e igual ou inferior a R$ 3.600.000,00 (três milhões e seiscentos mil reais).
Entretanto, para o Sebrae, o que caracteriza o porte da empresa é o seu número de funcionários, dividido em dois grupos em cada porte, sendo na microempresa, até 19 funcionários para a indústria e construção e até 9 funcionários no comércio e serviços; e para as empresas de pequeno porte, é de 20 a 99 funcionários para a indústria e construção e de 10 a 49 funcionários para o comércio e serviços.
A base jurídica das entidades enquadradas nesses portes está ordenada na Lei Complementar 123, de 14 de dezembro de 2006, que instituiu o Estatuto Nacional da Microempresa e Empresa de Pequeno Porte. A Constituição Federal de 1988, em seus artigos 146, 170 e 179, possui marcos legais que fundamentam medidas e ações de apoio às micro e pequenas empresas no Brasil, tais como, tratamento diferenciado, regime único de arrecadação (Simples Nacional), redução da carga tributária etc.
2.1.2 Gestão das micro e pequenas empresas no Brasil
Conforme Coronado (2006) o sucesso ou fracasso de uma empresa depende da forma como ela é administrada. A maioria das micro e pequenas empresas brasileiras são gerenciadas por seus proprietários, os quais, na maioria dos casos, não possuem conhecimento científico para tal ocupação. Essas pessoas, denominadas de empresários, são aquelas que possuem o espírito empreendedor e resolveram arriscar no negócio que eles sempre sonharam em exercer. Todavia, muitas vezes, falta a esses empresários qualificação para exercer a função de gestor, pois eles podem muito bem conhecer a atividade, entretanto lhes falta capacidade administrativa.
Dependendo da força da empresa e da posição que ela ocupa no ambiente, esses fatores podem constituir-se em oportunidades ou ameaças para a sobrevivência e desenvolvimento da empresa, exigindo dela uma constante capacidade de reação. No entanto, muitas vezes a reação não é suficiente para garantir a sobrevivência da empresa, sendo necessário que ela aja pró-ativamente, criando mudanças em vez de adaptar-se ao meio, ou seja, influenciando o meio mais do que é influenciada por ele (CORONADO, 2006, p.8).
De acordo com Oliveira (2004) a entidade deve estar estruturada para que possa atingir os seus objetivos, seja à satisfação de seus clientes ou à geração de riqueza ao meio onde está inserida, bem como o retorno do investimento ao proprietário. Entretanto, além de
estruturada, as micro e pequenas empresas devem ter um sistema que lhes forneça informações sobre o seu patrimônio, para assim, facilitar na administração do negócio.
Os gestores devem ter um elevado conhecimento técnico científico sobre a atividade na qual ele está inserido e sobre as técnicas administrativas e contábeis para gerenciar o seu negócio. Segundo Cassarro (1999, p.12)
[...] a atuação gerencial é sempre destinada a mover pessoas, e com isso, atingir resultados e esta atuação se desenvolve em dois grandes campos, bastante distintos: na área de sua especialização técnico-profissional, por exemplo, financeira, comercial, industrial, etc. e na área tipicamente gerencial – a que nós chamamos de “funções gerenciais” inerentes à pessoa do gerente, qualquer que seja a sua área de atividade técnico-profissional.
Conforme Cassarro (1999) os gestores da empresa deveriam definir, com clareza quais as metas a serem atingidas, com os produtos, serviços, pessoas, etc. e qual o prazo e custo para tais realizações. E, para isso, deveriam se apoiar em sistemas de informações que facilitem a visão de todos os processos da entidade, para que assim, possam ser colocadas em prática as estratégias propostas. No entanto, dificilmente esse sistema de informação ocorre nas entidades, pois seus gestores, muitas vezes, por receio no aumento de seus custos, acabam deixando de lado essa grande ferramenta para a gestão da organização.
A administração correta do negócio é fundamental para o sucesso da organização. E, nas micro e pequenas empresas esse fator é mais determinante ainda. Por isso, é importante que os seus gestores administrem eficientemente os recursos da entidade, utilizando as ferramentas de gestão proporcionadas pela administração e pela ciência contábil.
2.1.3 Mortalidade das micro e pequenas empresas no Brasil
Na ciência contábil, um dos seus princípios é a “continuidade”, que pressupõe que a organização vai continuar suas atividades no futuro, sem tempo pré-determinado para encerrar (BASSO, 2011). Apesar, de atualmente, as micro e pequenas empresas possuírem grande papel no desenvolvimento social e econômico do Brasil, segundo Iarozinski Neto; Caciatori Junior (2006), dentre os portes de empresas, as micro e pequenas empresas são as que mais sofrem com o fracasso e a mortalidade dos seus negócios, em função do seu despreparo para as alterações do mercado.
Conforme Coronado (2006) é difícil para as empresas de pequeno porte sobreviverem, em um ambiente tão instável, como se apresenta o mercado brasileiro. E, com isso, para poder continuar suas atividades é necessário ter um desempenho eficiente e eficaz.
O fechamento prematuro de empresas no País tem sido uma das preocupações da sociedade. Por isso, é de fundamental importância obter informações que propiciem identificar as causas das elevadas taxas de mortalidade das empresas, visando à atuação coordenada e efetiva dos órgãos públicos e privados em prol da permanência das micro e pequenas empresas em atividade, evitando o seu encerramento precoce (OLIVEIRA, 2004, p.47).
A maioria das micro e pequenas empresas não possuem um prévio planejamento de suas atividades financeiras e gerenciais, o que acaba dificultando sua sobrevivência no mercado (IAROZINSKI NETO; CACIATORI JUNIOR, 2006).
De acordo com o Sebrae (2013), a taxa de mortalidade das empresas brasileiras continua, em média, de dois anos de atividade, ou seja, elas iniciam as suas atividades e após dois anos de funcionamento, encerram o negócio. Segundo Sebrae (2013), essa mortalidade se dá por vários fatores, mas os principais são a falta de capital de giro, carga tributária elevada, concorrência muito forte, inadimplência dos clientes e falta de utilização de ferramentas gerenciais para o efetivo controle do patrimônio da entidade.
Conforme Amaro; Paiva (2002) o maior entrave das micro e pequenas empresas está na falta de crédito, pois as mesmas sem muita garantia para oferecer, acabam perdendo a chance de ingressar nos programas governamentais de acesso ao crédito; e quando conseguem, as taxas de juros são altas. E, diante dessa falta de recursos, somada a inadimplência de seus clientes, as mesmas não conseguem girar as suas atividades e aí, o seu retorno esperado acaba indo todo em juros de capital de terceiros, se obrigando a fechar as suas portas.
Para Oliveira (2004) a mortalidade das empresas brasileiras acontece em função de falhas gerenciais na gestão do negócio, acrescida de causas econômicas conjunturais e a elevada carga tributária.
As falhas gerenciais podem ser associadas à falta de planejamento na abertura do negócio, levando o empresário a não avaliar de forma correta, previamente, dados importantes para o sucesso do empreendimento, como a existência de concorrência nas proximidades do ponto escolhido e a presença potencial de consumidores. Pode ainda estar relacionada ao desconhecimento dos vários instrumentos de administração (contabilidade e finanças, estoques, produção, vendas, etc.), pois, desconhecê-los ou não fazer uso deles é, no mínimo, um caminho certo para o fracasso (OLIVEIRA, 2004, p.50).
Um ponto forte destacado por Iarozinski Neto; Caciatori Junior (2006) é que não se pode querer tratar as micro e pequenas empresas como são tratadas as grandes, pois as grandes organizações possuem um vasto conhecimento das ferramentas administrativas e possuem sistemas de informações elaborados que proporcionam tomada de decisão imediata. Ou seja, não se abre uma micro ou pequena empresa e a administra como uma grande, deve-se ter muito cuidado com isso, é preciso conhecer as limitações do negócio, para aos poucos ir ganhando mercado e, quem sabe, se tornar uma grande empresa.
2.2 MICROEMPREENDEDOR INDIVIDUAL
O microempreendedor individual – MEI foi instituído pela Lei Complementar 128, de 19/12/2008. Segundo a legislação, é uma pessoa que trabalha por conta própria, se legaliza como pequeno empresário, podendo contratar até um funcionário. Deve faturar no máximo até R$ 60.000,00 (sessenta mil reais) ao ano e não pode ter participação em outra empresa.
Conforme site do Portal do Empreendedor possui vantagens, como a inscrição no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas – CNPJ, para emissão de notas fiscais e ingresso em linhas de crédito para a categoria e o enquadramento no Simples Nacional tendo isenção de pagamento de tributos federais (PIS, COFINS, IPI, Imposto de Renda e Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido), efetuando pagamento fixo por mês, conforme o ramo de atividade. Esse enquadramento também dá ao empresário acesso aos benefícios previdenciários. Também surgiu como uma forma de incentivo do governo a formalização do negócio.
Segundo o Sebrae (2012) a maioria dos microempreendedores recomendam a formalização e pretendem faturar mais de R$ 60.000,00 ao ano. O Sebrae realizou uma pesquisa, no ano de 2012, que demonstrou que 46% dos microempreendedores buscam a formalização para ter uma empresa formal, 31% para ter acesso aos benefícios previdenciários, 11% para emitir nota fiscal, 8% para crescer como empresa, 6% pela facilidade para abrir a empresa, 2% para conseguir empréstimos como empresa e 1% para vender para outra empresa.
2.3 CONTABILIDADE
Segundo Sá (2002), a Contabilidade nasceu no momento em que começaram a serem registrados os elementos patrimoniais. No seu surgimento, os primeiros registros eram feitos
em pedaços de argila, depois surgiu o papiro, que somado a invenção da escrita, foram evoluindo as técnicas registrais. E, atualmente, com o avanço tecnológico, registrar os elementos patrimoniais, está cada vez, mais fácil.
De acordo com Iudícibus (2000), atualmente, a preocupação com as suas riquezas é uma constante do homem, onde ele busca sempre aperfeiçoar a maneira de controlar e avaliar o seu patrimônio.
“Contabilidade é a ciência que estuda os fenômenos patrimoniais, preocupando-se com realidades, evidencias e comportamentos dos mesmos, em relação à eficácia funcional das células sociais” (SÁ, 2002, p.46). Reeve et. al (2009, p.10) destaca que “a contabilidade pode ser definida como um sistema de informações que fornece às partes interessadas relatórios sobre as atividades e a situação econômica de uma empresa”.
A Contabilidade possui como objeto de estudo o Patrimônio das entidades, normalmente formado por um conjunto de bens, direitos e obrigações, sob o aspecto qualitativo e quantitativo (BASSO, 2011).
Segundo Iudícibus (2000), o objetivo da Contabilidade é fornecer informações aos seus usuários. Já para Basso (2011, p.29), os principais objetivos da contabilidade são:
-controlar (física e monetariamente) os elementos patrimoniais e suas variações; -apurar os resultados decorrentes das variações ocorridas no patrimônio da entidade; -evidenciar a situação patrimonial, econômica e financeira da entidade, bem como suas tendências;
-atentar para o cumprimento de normas, leis e demais dispositivos emergentes da legislação aplicável aos negócios da entidade;
-fornecer informações sobre o patrimônio aos seus usuários, de acordo com suas necessidades.
De acordo com Basso (2011), o patrimônio de uma organização é formado pelo Ativo (representado pelos bens e direitos, são os valores positivos da entidade), Passivo (representado pelas obrigações, os valores negativos da entidade) e Patrimônio Líquido (que representa a diferença entre o Ativo e o Passivo), onde suas contas são denominadas contas patrimoniais. Entretanto, também existem as contas de resultado, que representam as receitas e despesas da organização.
Conforme Basso (2011), os usuários da contabilidade podem ser internos e externos. Os usuários internos são os gestores, proprietários, todo o pessoal envolvido nos processos internos da empresa; já os usuários externos são todas as pessoas de fora da entidade, como clientes, bancos, investidores, governo, fornecedores, etc.
O patrimônio da entidade é representado por contas patrimoniais que possuem classificações específicas dentro de si, conforme sua disponibilidade financeira, onde são registradas todas as movimentações da entidade.
“Um plano de contas tem a finalidade de elencar, de forma estruturada, o rol de contas que servirão para o registro contábil dos elementos que compõem o patrimônio da entidade, sua movimentação e os efeitos de suas variações” (BASSO, 2011, p.103). Por isso, é de suma importância às empresas possuírem um plano de contas bem elaborado e individualizado, para que se possa ter um maior controle das atividades da organização.
Ativo
Segundo Basso (2011) o ativo se refere a todos os valores positivos da entidade, expressos em moeda. A sua subdivisão é de acordo com a disponibilidade financeira de seus elementos, em forma decrescente de liquidez. É dividido em Circulante e Não Circulante.
Conforme Sá (2002, p.64) “o ativo, quantitativamente, representa a substância traduzida em valores, ou seja, o conjunto de meios patrimoniais a serem utilizados para a satisfação das necessidades patrimoniais mensuradas homogeneamente, quase sempre em moeda”.
Passivo
Conforme Basso (2011) o passivo são os valores negativos da entidade, as obrigações assumidas perante terceiros. É subdividido de acordo com a sua exigibilidade, também sendo classificado em Circulante e Não Circulante.
De acordo com Sá (2002, p.63) “passivo é a expressão quantitativa do patrimônio que representa a riqueza de terceiros que serviu de fonte para a formação da substância patrimonial”.
Patrimônio líquido
De acordo com Basso (2011) o patrimônio líquido é a diferença dos componentes do ativo e passivo. É a situação líquida da entidade. Segundo Sá (2002, p.63) “patrimônio líquido é a expressão quantitativa do patrimônio que representa a riqueza própria da célula social que serviu de fonte para a formação da substância patrimonial”.
Receitas e despesas
Iudícibus (2000) conceitua que a receita é o valor monetário gerado pela entidade, em determinado período, derivada da produção de bens e serviços, que provoca um aumento de patrimônio líquido no ativo. Conforme Basso (2011) receita é à entrada de recursos no ativo sob forma de dinheiro ou de direitos, decorrentes das atividades da empresa. Sua principal característica é que ela aumenta o patrimônio líquido da entidade.
Segundo Basso (2011) despesa é o custo do uso de bens ou serviços que serão utilizados para gerar receita. É um gasto que se consome na sua realização. Sua principal característica é que ela diminui o patrimônio líquido da entidade. Iudícibus (2000) trata que a despesa ocorre com a utilização ou consumo de bens e serviços no processo de produção, sendo a sua característica, o esforço continuado para gerar receita.
2.3.1 Escrituração contábil
Conforme Basso (2011), as operações que ocorrem no dia a dia das empresas são registradas em contas específicas, de acordo com o fato que a gerou, sendo que as mesmas indicam a qual componente do patrimônio elas pertencem. De acordo com Iudícibus (2000), a escrituração da organização será realizada em registros permanentes, observando os princípios, normas, procedimentos e leis contábeis vigentes.
“Escrituração trata-se dos registros dos fatos contábeis nos livros de escrituração contábil (Diário e Razão) e nos livros auxiliares” (BASSO, 2011, p.35).
Para realizar os registros, e facilitar o controle dos mesmos, a contabilidade possui o Método das Partidas Dobradas, onde para cada débito, sempre deve haver um crédito equivalente, de forma que o valor total seja o mesmo em ambos. Segundo Basso (2011, p.80) “débito e crédito são palavras convencionadas para indicar se uma transação aumenta ou diminui o ativo, o passivo, o patrimônio líquido, as receitas ou as despesas”.
Basso (2011) descreve que a origem e a aplicação dos recursos são outras duas grandes divisões do patrimônio. A origem dos recursos é representada pelos componentes do passivo, patrimônio liquido e receitas, são contas credoras – crédito. Já a aplicação dos recursos é representada pelo ativo e despesas, são contas devedoras – débito. As contas credoras aumentam seus saldos a crédito e diminuem a débito. Sendo o processo inverso para as devedoras, que aumentam seu saldo a débito e diminuem a crédito.
2.4 PRINCÍPIOS CONTÁBEIS
Conforme Resolução CFC 750/93, alterada pela Resolução CFC 1.882/2010, atualmente, a Contabilidade é norteada por 6 (seis) princípios que são os seguintes:
Da entidade: reconhece o patrimônio como objeto da contabilidade e determina que deve haver diferenciação do patrimônio particular e o da empresa;
Da continuidade: pressupõe que a entidade continuará suas atividades no futuro, sem uma data pré-determinada de encerramento de seu negócio;
Da oportunidade: determina que as informações produzidas devem ser integras e tempestivas, para que as informações sejam confiáveis;
Do registro pelo valor original: determina que os componentes patrimoniais devam ser inicialmente, registrados pelo seu valor de transação, em moeda nacional. De acordo com a mesma Resolução, os componentes patrimoniais podem sofrer variações decorrentes dos seguintes fatores:
I – Custo histórico. Os ativos são registrados pelos valores pagos ou a serem pagos em caixa ou equivalentes de caixa ou pelo valor justo dos recursos que são entregues para adquiri-los na data da aquisição. Os passivos são registrados pelos valores dos recursos que foram recebidos em troca da obrigação ou, em algumas circunstâncias, pelos valores em caixa ou equivalentes de caixa, os quais serão necessários para liquidar o passivo no curso normal das operações; e
II – Variação do custo histórico. Uma vez integrado ao patrimônio, os componentes patrimoniais, ativos e passivos, podem sofrer variações decorrentes dos seguintes fatores:
a) Custo corrente. Os ativos são reconhecidos pelos valores em caixa ou equivalentes de caixa, os quais teriam de ser pagos se esses ativos ou ativos equivalentes fossem adquiridos na data ou no período das demonstrações contábeis. Os passivos são reconhecidos pelos valores em caixa ou equivalentes de caixa, não descontados, que seriam necessários para liquidar a obrigação na data ou no período das demonstrações contábeis;
b) Valor realizável. Os ativos são mantidos pelos valores em caixa ou equivalentes de caixa, os quais poderiam ser obtidos pela venda em uma forma ordenada. Os passivos são mantidos pelos valores em caixa e equivalentes de caixa, não descontados, que se espera seriam pagos para liquidar as correspondentes obrigações no curso normal das operações da Entidade;
c) Valor presente. Os ativos são mantidos pelo valor presente, descontado do fluxo futuro de entrada líquida de caixa que se espera seja gerado pelo item no curso normal das operações da Entidade. Os passivos são mantidos pelo valor presente, descontado do fluxo futuro de saída líquida de caixa que se espera seja necessário para liquidar o passivo no curso normal das operações da Entidade;
d) Valor justo. É o valor pelo qual um ativo pode ser trocado, ou um passivo liquidado, entre partes conhecedoras, dispostas a isso, em uma transação sem favorecimentos; e
e) Atualização monetária. Os efeitos da alteração do poder aquisitivo da moeda nacional devem ser reconhecidos nos registros contábeis mediante o ajustamento da expressão formal dos valores dos componentes patrimoniais.
Da competência: determina que as transações e outros fatos patrimoniais devam ser reconhecidos no momento de sua ocorrência, independente de recebimento ou pagamento; pressupondo a simultaneidade da confrontação das receitas e despesas correlatas;
Da Prudência: determina que sempre que houver alternativas igualmente válidas, para a quantificação das mutações do patrimônio, deve-se adotar o maior valor para os componentes do Passivo e menor valor para os do Ativo.
2.5 SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL
A informação contábil deve fornecer aos seus usuários revelações suficientes sobre a organização, de modo que auxilie os gestores na tomada de decisão (BASSO, 2011). Conforme Cassarro (1999), as informações formam um valioso ativo, sendo que a empresa será mais ágil do que as demais, na medida em que possua um melhor sistema de informações, e tenha também, pessoal capacitado para saber usar as informações geradas.
A Contabilidade foi concebida para gerar informações aos seus vários usuários, inicialmente bem sucedida e hoje, diante das novas e modernas tecnologias da informação, cada vez mais pormenorizada e, por conseguinte, cada vez mais útil e imprescindível nas tomadas de decisão dos seus usuários (BASSO, 2011, p.32).
De acordo com Cassarro (1999) informação é o resultado do processamento de dados. Conforme Beuren (2000) a função da informação é proporcionar aos gestores alcançar os objetivos da empresa com o uso eficiente de seus recursos, haja vista, que dados são coletados e processados para se chegar a informação.
Segundo Beuren (2000, p.28) “os gestores necessitam de informações que estejam em consonância com seus modelos decisórios. Assim o modelo de informação deve ser estruturado com base na análise dos modelos de decisão e mensuração empregados”.
Para gerar informações é necessário criar um sistema contábil que registre os fatos. De acordo com Reeve et al. (2009), os sistemas contábeis utilizam ferramentas e princípios contábeis básicos, tendo como função simplificar os processos de registro e elaboração de informações; podendo os mesmos serem aplicados em qualquer tipo de organização, independente de seu porte. Esses sistemas podem ser manuais ou informatizados.
Os sistemas contábeis devem ser implantados em toda e qualquer organização, seja de maneira manual ou informatizada, pois ele é fundamental para o controle do patrimônio e geração de informações. A maioria das micro e pequenas empresas não possuem um sistema
de informações informatizado, em função do seu custo, entretanto, muitas deixam de usar o sistema manual por tabelas e livros, por causa do aumento do “serviço”. Mas é necessário haver um controle para que os dados coletados possam ser transformados em informações.
“Uma vez que o sistema tenha sido implantado, o feedback, ou avaliação, dos usuários das informações pode ser usado para analisar e melhorar o sistema” (REEVE et al., 2009, p.245). Pois de acordo com Basso (2011), a informação contábil deve propiciar aos seus usuários: confiabilidade, tempestividade, compreensibilidade e comparabilidade. Senão, não basta somente ter a informação se ela não vai agregar algum valor ou resultado a organização, em outras palavras, é preciso ter um sistema de informações que lhe proponha base para a tomada de decisão.
2.6 CONTROLE INTERNO
Segundo Rezende; Favero (2004) a instabilidade econômica afeta diretamente as entidades, sendo que as mesmas precisam se adaptar a essas variações. E, para isso é necessário ter um sistema que a auxilie no controle de suas atividades. Sendo que o controle interno é uma ferramenta que tem como objetivo evitar possíveis prejuízos por erros involuntários ou fraudes, assegurando a veracidade das informações contábeis geradas.
De acordo com Rezende; Favero (2004) os responsáveis pelo controle interno são todos envolvidos em sua execução, principalmente a administração, podendo a sua veracidade ser conferida por auditores internos e externos.
Segundo Dias (2010) o controle interno representa todos os processos desenvolvidos pela empresa, abrangendo todos os procedimentos e rotinas executados nos mais variados setores da organização, sejam elas, na administração, produção, custos, vendas, etc.
Conforme Floriano; Lozeckyi (2008) o controle está ligado a todas as funções do processo administrativo, e sua ação depende das informações recebidas, sendo que o mesmo proporciona a mensuração e avaliação dos resultados da empresa, para o planejamento e organização da gestão da entidade.
Controles internos e métodos de processamento de informações são essenciais em um sistema contábil. Controles internos são políticas e procedimentos que protegem os bens da empresa contra utilização imprópria, garantem a precisão das informações comerciais e asseguram o cumprimento de leis e normas (REEV et al., 2009, p.245)
Botelho (2008) conceitua controle interno como sendo uma ferramenta executada pela própria administração da entidade, para propiciar uma maior garantia de que os objetivos propostos serão atingidos de forma eficaz. Segundo a Resolução CFC 820/1997, no seu item 11.2.5.1
O sistema contábil e de controles internos compreende o plano de organização e o conjunto integrado de método e procedimentos adotados pela entidade na proteção do seu patrimônio, promoção da confiabilidade e tempestividade dos seus registros e demonstrações contábeis, e da sua eficácia operacional.
Para Reeve et al. (2009) os objetivos do controle interno são garantir a proteção do patrimônio da entidade, fornecer informações precisas para a empresa e fazer com que os funcionários cumpram as leis e normas, pois uma das violações mais graves são as fraudes por parte dos funcionários para geração de ganhos próprios. Botelho (2008, p.24-25) atribui os seguintes objetivos para o controle interno
Prevenir e detectar fraudes e erros ou situações de desperdícios, práticas administrativas abusivas, antieconômicas ou corruptas e outros atos de caráter ilícito;
Precisar e dar confiabilidade aos informes e relatórios contábeis, financeiros e operacionais;
Assegurar o acesso aos bens e informações, e que a utilização desses ocorra com a autorização de seu responsável;
Estimular a eficiência operacional, sugerindo formas eficazes e instituindo procedimentos através de instruções;
Dar qualidade às políticas existentes, conjugar os objetivos da organização; Garantir que as transações sejam realizadas com observância do princípio da legalidade;
Verificar o fluxo das transações e se elas ocorreram de fato, de acordo com os registros, analisando o controle dos processos e a avaliação dos efeitos dessas realizações;
Promover operações ordenadas, econômicas, eficientes e efetivas e a qualidade dos produtos e serviços em consonância com os objetivos da organização;
Assegurar o cumprimento das leis, regulamentos e diretrizes da organização; Salvaguardar o ativo e assegurar a legitimidade do passivo;
Assegurar que todas as transações sejam válidas, registradas, autorizadas, valorizadas corretamente, classificadas corretamente, registradas, lançadas e totalizadas corretamente;
Adotar quaisquer outros procedimentos para o bom desempenho das funções da instituição.
Um fator de grande importância levantado por Rezende; Favero (2004) é que toda entidade possui uma forma de controle do seu patrimônio, entretanto, a maioria desses controles não está de acordo com realidade da empresa. E, na maioria das vezes o seus objetivos não são alcançados porque as informações geradas por este controle, não estão
passando a situação real da empresa. É preciso que os controles da organização estejam bem alinhados com os objetivos propostos pela empresa.
2.6.1 Formas de controle
De acordo com o texto publicado na internet, na página da Universidade Federal de Brasília, adaptado por Antonio Carlos Correia, revisado por Rudinei dos Santos, extraído do site da UCAR Internal Auditing Home Page, o controle pode ser de natureza preventiva, detectiva ou corretiva. Conforme o texto, o Controle Preventivo é aquele traçado para evitar a ocorrência de erros, desperdícios ou irregularidades. O Controle Detectivo é o programado para detectar erros, desperdícios ou irregularidades, no momento de sua ocorrência, permitindo medidas imediatas de correção. Já o Controle Corretivo é planejado para detectar erros, desperdícios ou irregularidades depois da sua ocorrência, permitindo a adoção posterior de ações corretivas.
Segundo Botelho (2008) as formas de controle podem ser prévio ou preventivo, concomitante ou sucessivo e ainda, subsequente ou corretivo. O controle prévio antecede o incidente do erro, como requisito para a sua eficácia. O controle concomitante é aquele que acompanha a realização do acontecimento, no momento de sua ocorrência, evitando erros. E, o controle subsequente é o que visa corrigir os eventuais erros incorridos, dando a sua nulidade.
2.6.2 Elementos de controle interno
Segundo Reeve et al. (2009) cabe a administração realizar a aplicação de 5 (cinco) elementos de controle interno, que são:
1) Ambiente do controle: criar políticas que estimulem os funcionários a realização de controles, pois a cobrança excessiva de metas, por exemplo, pode fazer com que o empregado ignore os controles;
2) Avaliação de riscos: cabe a organização avaliar os riscos e criar medidas preventivas para controla-los, de modo que o controle interno não possa ser afetado;
3) Procedimentos de controle: devem ser estabelecidos de modo a garantir que os objetivos da empresa serão alcançados;
4) Monitoramento: localiza as falhas e aumenta a eficácia dos controles internos, podendo esse monitoramento, ser realizado por meio de atividades permanentes de verificação da administração;
5) Informações e comunicação: são elementos essenciais do controle interno, pois é onde ocorre a troca de informações no controle para um melhor entendimento em cada setor, sendo possível recorrer a comunicações externas.
2.6.3 Modelo de gestão
Cassarro (1999) aborda que tomar decisões implica em correr riscos, e por isso, é indiscutível a importância das informações geradas pela entidade para a tomada de decisão. Entretanto, as decisões devem ser tomadas em “tempo recorde”, sem ter muito tempo para estudá-las, e por isso, é preciso já se ter um modelo de gestão pré-planejado para facilitar ao gestor.
Beuren (2000, p.36) determina que “o modelo de gestão é uma representação teórica do processo de administrar uma organização, a fim de garantir a consecução da missão para a qual foi concebida”.
Um modelo de gestão poderia ser definido como um conjunto de princípios e definições que decorrem de crenças específicas e traduzem o conjunto de idéias crenças e valores dos principais executivos, impactando assim todos os demais subsistemas empresariais, sendo, em síntese, nada mais que um grande modelo de controle pois nele são definidas as diretrizes de como os gestores vão ser avaliados, e os princípios de como a empresa vai ser administrada (FIGUEIREDO, 1995, p.7).
“O gestor por meio de um modelo de organização, pode compreender melhor a estrutura e as relações complexas, e, por consequência, as mudanças a serem estudadas e implementadas na organização” (BEUREN, 2000, p.18).
Conforme Beuren (2000) a utilização de modelos de gestão pode trazer vantagens e desvantagens ao usuário. No que tange as vantagens, pode-se afirmar que o mesmo simplifica a visualização das variáveis, emerge de forma gráfica, permite compreender relações complexas e serve como base para o estabelecimento de parâmetros. Já no que concerne as desvantagens, está a sua limitação na identificação de todas as variáveis da situação, problemas na definição dos procedimentos a serem utilizados na mensuração de determinadas propriedades e dificuldade de entendimento entre os usuários e provedores da informação.
Um modelo de gestão sintetiza o processo da tomada de decisão quando as variáveis que se apresentam se mantém constantes. O modelo sempre serve de base para enfrentar as adversidades propostas pelo ambiente em que vivem as organizações.
2.7 CONTROLADORIA
A controladoria é um ramo da contabilidade que utiliza as informações contábeis para a realização de planejamentos estratégicos. Apoia-se nos mais diversos controles patrimoniais das organizações para fundamentar-se nas tomadas de decisão. Ajuda a conduzir o processo de gestão das entidades. É peça fundamental para o sucesso de qualquer empresa.
Para Padoveze (2004, p.3), “a Controladoria é a utilização da Ciência Contábil em toda a sua plenitude”. Segundo Oliveira (2009, p.16)
A área da controladoria surge da necessidade de otimizar os resultados das decisões que são tomadas com referência à empresa. Uma premissa para a sua existência é a de que a ciência contábil tem o instrumental adequado para o controle empresarial e para a otimização do resultado de entidades econômicas.
Para Mosimann; Fisch (1999 apud PRASS, 2010, p.14)
A controladoria pode ser conceituada como o conjunto de princípios, procedimentos e métodos oriundos das ciências da administração, economia, psicologia, estatística e principalmente, da contabilidade, que se ocupa da gestão econômica das empresas, com a finalidade de orientá-las para a eficácia.
De acordo com Oliveira (2009, p.16), “a controladoria gera informações sobre os ambientes internos e externos à empresa, úteis na tomada de decisão pela administração. A palavra controladoria é antiga e se liga as noções de conta, riqueza (dinheiro e mercadorias) e controle”.
Conforme Mosimann; Fisch (1999) a controladoria possui uma interação com várias outras disciplinas, tais como, administração, economia, estatística etc. Acredita-se que a maior relação ocorre entre a contabilidade e a administração. Uma matéria complementa a outra. Uma não vive sem a outra. Em função dessas interações, a controladoria consegue ter controle de todos os departamentos da organização, gerando informações precisas e imediatas da situação real da entidade.
A controladoria tem como função principal, dar suporte para os gestores tomarem as decisões no seu negócio. Ela que possui todos os dados da empresa. Será a peça fundamental
