Agendar compromissos, tarefas e lembretes com o GroupWise® é conveniente. Você pode utilizar a Procura para verificar o horário em que todas as pessoas e recursos desejados para uma reunião estarão disponíveis. Utilize a Data Automática para agendar compromissos, tarefas ou lembretes periódicos de forma simples e rápida. Consulte Agendar Compromissos Periódicos em Agendar
Itens Publicados e de Grupo para obter informações sobre Data Automática. Você
também pode reservar um período de tempo com um compromisso publicado. Se desejar saber se alguém aceitou uma tarefa ou se comparecerá à sua reunião, verifique o status aceito ou recusado.
1 Clique em na barra de ferramentas.
2 Nos quadros Para, CC e CO, digite os nomes das pessoas que você deseja convidar. Além disso, inclua IDs de recursos no quadro Para. Se você não souber o ID de um recurso, clique em Endereço clique duas vezes no recurso clique em OK.
3 Digite a descrição do local no quadro Local.
4 Especifique a data de início, o horário de início e a duração. 5 Digite um assunto e uma mensagem.
Agendar um Compromisso
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6 Clique em Enviar. Dicas
i Se você selecionar um recurso de local no Bloco de Endereços, sua descrição será mostrada no quadro Local e seu ID no quadro Para. i Se desejar verificar se as pessoas e os recursos desejados para a reunião
estão disponíveis, faça uma Procura. Consulte Verificar Quando todos Estão
Disponíveis mais adiante nesta seção.
1 Clique em Itens Enviados na lista drop-down de configurações de tela se a sua Caixa de Correio não mostrar os itens enviados.
2 Clique no compromisso a ser reagendado. 3 Clique em Ações Reenviar.
4 Faça as mudanças clique em Enviar. 5 Clique em Sim para recolher o item original.
Dicas
i Você poderá reagendar um compromisso se tiver agendado o compromisso original ou se tiver os direitos de Proxy necessário à Caixa de Correio do planejador.
i Para reagendar um compromisso para um novo horário no mesmo dia, abra o seu Calendário e arraste o compromisso para o novo horário. i Se o compromisso original for um compromisso de data automática, após
clicar em Ações Reenviar, você receberá um aviso para clicar em Esta Instância ou Todas as Instâncias. Clique em Esta Instância para reagendar apenas o compromisso selecionado ou clique em Todas as Instâncias para reagendar todos os compromissos incluídos na data automática.
Reagendar um Compromisso
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1 Clique em Itens Enviados na lista drop-down de configurações de tela se a sua Caixa de Correio não mostrar os itens enviados.
2 Clique no compromisso que você deseja cancelar. 3 Clique em Editar Apagar.
4 Clique em Todas as Caixas de Correio OK. Dicas
i Você poderá cancelar um compromisso se o tiver agendado ou se tiver os direitos de Proxy necessários à Caixa de Correio do planejador.
i Se o compromisso original for um compromisso de data automática, após clicar em Ações Reenviar, você receberá um aviso para clicar em
Esta Instância ou Todas as Instâncias. Clique em Esta Instância para reagendar apenas o compromisso selecionado ou clique em Todas as Instâncias para reagendar todos os compromissos incluídos na data automática.
i Para obter ajuda sobre uma opção do quadro de diálogo, clique em na opção.
1 Na barra de ferramentas, clique na seta à direita de clique em Compromisso Publicado.
2 Digite um assunto, um local (opcional) e uma mensagem (opcional). 3 Especifique a data de início, o horário de início e a duração.
4 Clique em Publicar. Cancelar um Compromisso Agendar um Compromisso Publicado
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i Se você estiver trabalhando com base em um prazo, estiver de férias ou não estiver disponível para reuniões, agende um compromisso publicado para esses horários. Quando outro usuário incluí-lo em um compromisso e fizer uma Procura, verá que você não está disponível nesses horários.
i Você pode especificar um tipo Mostrar Compromisso Como para o
compromisso, o qual mostrará informações sobre disponibilidade na Procura e em seu Calendário. Clique o botão direito do mouse no compromisso clique em Mostrar Compromisso Como Livre, Tentativa, Ocupado ou Fora do Escritório. Livre indica que o compromisso aparecerá no Calendário, mas não será marcado como Ocupado na Procura.
i As telas de compromissos publicados não apresentam os quadros Para, CC nem CO. O compromisso publicado é automaticamente colocado em seu Calendário.
i A duração pode ser especificada em minutos, horas ou dias. Se você tirar duas semanas de férias, poderá agendar um compromisso publicado com uma duração de 14 dias para cobrir todo o período.
i Tanto no caso de compromissos publicados como de grupo, seu agendamento para um determinado período não impedirá que você seja agendado para outro compromisso no mesmo horário; ele criará
simplesmente um conflito de agendamento. Os usuários que realizarem uma procura evitarão reservá-lo para dois horários, mas terão a opção de fazê-lo se desejarem.
1 Clique em Janela Calendário. Agendar um
Compromisso Publicado no Calendário
$JHQGDU&RPSURPLVVRV7DUHIDVH/HPEUHWHV55 2 Clique na data desejada clique duas vezes no horário na Lista de
Compromissos.
3 Digite um assunto, um local (opcional) e uma mensagem (opcional). 4 Especifique a duração clique em Publicar.
Dicas
i As telas de compromissos publicados não apresentam os quadros Para, CC nem CO. O compromisso publicado é automaticamente colocado em seu Calendário.
Utilize a Procura para encontrar um horário em que todas as pessoas e recursos que você deseja agendar para uma reunião estarão disponíveis. Você pode utilizar a Procura no GroupWise Remoto.
1 Em um compromisso que você esteja criando, especifique os nomes de usuários e os IDs de recursos no quadro Para. Se você não souber os nomes dos usuários ou os IDs dos recursos, clique em Endereço.
2 Especifique o primeiro dia possível para a reunião no quadro Data de Início.
3 Especifique a duração da reunião. 4 Clique em Ocupado.
Um espaço vazio ao lado do nome do usuário ou do recurso na guia Horários Individuais indica que o usuário ou o recurso está disponível (Livre) para esse horário. Um espaço vazio ao lado de um horário na guia Horários
Disponíveis indica que nenhum usuário está agendado para esse horário. Verificar quando Todos
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5 Clique em Seleção Auto. para selecionar o primeiro horário de reunião disponível ou clique em Seleção Auto. até que o horário desejado seja mostrado clique em OK para transferir os usuários, os recursos e o horário e a duração selecionados novamente para o compromisso que você está agendando.
ou
Clique na guia Horários Disponíveis para ver os horários de reunião possíveis clique em um horário para selecioná-lo clique em OK para transferir os usuários, os recursos e o horário e a duração selecionados novamente para o compromisso que você está agendando.
6 Complete e envie o compromisso. Dicas
i Se aparecer à esquerda do nome do usuário ou do recurso, clique em um horário agendado ao lado do nome do usuário ou do recurso na guia Horários Individuais para mostrar maiores informações sobre o
compromisso no quadro abaixo. Entretanto, o usuário ou o proprietário do recurso deve lhe conceder direitos Ler ao compromisso na Lista de Acesso primeiro.
i Para remover um usuário ou recurso da lista Convidar para Reunião após a procura, clique na guia Horários Disponíveis clique no nome do usuário ou no recurso a ser removido pressione Apagar clique em Sim. Esse procedimento será útil se você incluir várias salas de reunião na procura para encontrar uma que esteja disponível e, em seguida, eliminar as não desejadas.
i Para excluir um nome de usuário ou um recurso da procura sem removê-lo do quadro Para, clique na guia Horários Disponíveis desselecione o quadro de seleção ao lado do usuário ou do recurso a ser excluído. A exclusão de uma pessoa ou um recurso da procura será útil caso um usuário (como um destinatário CC) deva ser convidado para uma reunião, mas não precise necessariamente comparecer à mesma. Para incluir um nome de usuário ou recurso que tenha sido excluído, selecione o quadro de seleção ao lado do usuário ou do recurso.
i Se você clicar em um horário agendado na guia Horários Disponíveis, um quadro sombreado será mostrado na lista Convidar para Reunião ao lado dos usuários que já estejam agendados para esse horário.
i Se você desejar realizar uma procura antes de abrir um compromisso, clique em FerramentasEncontrar. Especifique as informações no quadro de diálogo Encontrar clique em OK para realizar a procura. Quando você encontrar um horário desejado para a reunião, clique em Convidar para
$JHQGDU&RPSURPLVVRV7DUHIDVH/HPEUHWHV57 Reunião para transferir as informações para uma nova tela de compromisso; em seguida, complete o compromisso.
i Você pode mudar a faixa de procura para um compromisso agendando-o com Ferramentas Encontrar e mudando o número no quadro Nº de Dias a Procurar. Você pode mudar os defaults de faixa de procura, horário e dias para todos os compromissos na guia Procura em Opções de Data e Horário.
i Livre, Tentativa, Ocupado e Fora do Escritório são tipos Mostrar
Compromisso Como ou níveis de disponibilidade que afetam a forma como um compromisso é mostrado na Procura e nos Calendários dos usuários. Se um compromisso estiver marcado como Livre, aparecerá no Calendário do usuário, mas não será marcado como Ocupado na Procura.
i Para obter ajuda sobre uma opção do quadro de diálogo, clique em na opção.
Uma tarefa é um item que deve ser completado até uma data e horário especificados e que você pode designar para si mesmo, para outro usuário do GroupWise ou para um grupo de usuários.
Por exemplo, se tiver designado alguém para preparar um relatório até a próxima semana, você poderá designar o relatório para esse usuário como uma tarefa. O usuário poderá aceitar ou recusar a tarefa, porém, até ser recusada ou completada, ela aparecerá na Lista de Tarefas do usuário todos os dias.
Uma vez aceita, a tarefa aparecerá no Calendário em sua data de início. Após a data de término, a tarefa aparecerá em vermelho no Calendário. Quando você marca uma tarefa como Completada, ela não aparece mais no dia seguinte em seu Calendário.
Depois que você terminar uma tarefa, marque-a como Completada. Como o originador de uma tarefa designada, você pode fazer com que o GroupWise lhe envie uma notificação quando a tarefa for marcada como Completada. (Você deverá ter o Notify instalado para receber a notificação). O status Completada, incluindo a data e o horário em que a tarefa foi marcada como tal, é colocado na janela Propriedades.
Designar uma Tarefa para outro Usuário
Quando você designa uma tarefa para outro usuário, uma cópia da mesma aparece em sua Caixa de Correio. Você pode designar um nível de prioridade opcional para uma tarefa. Existem dois níveis de prioridade: alfabético e numérico. Por exemplo, as tarefas podem ter prioridades, como A, A1, A2, B, B1, 1, 2 e assim por diante.
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Além do nível de prioridade, você pode designar uma prioridade de envio (alta, normal ou baixa) em Opções de Envio. A prioridade de envio determina como a tarefa aparecerá na Caixa de Correio do destinatário. Por exemplo, se você designar uma prioridade de envio alta para uma tarefa, o ícone da mesma aparecerá em vermelho na Caixa de Correio do destinatário.
1 Clique em na barra de ferramentas.
2 Digite o nome da pessoa para a qual você deseja designar a tarefa. 3 Digite a data em que a tarefa deverá iniciar.
4 Digite a data em que a tarefa deverá ser completada. 5 Digite o assunto.
6 Digite uma prioridade para a tarefa. 7 Digite a descrição da tarefa. 8 Clique em Enviar.
$JHQGDU&RPSURPLVVRV7DUHIDVH/HPEUHWHV59 Designar uma Tarefa para você Mesmo
1 Clique na seta à direita de na barra de ferramentas clique em Tarefa Publicada.
2 Digite um assunto.
3 Digite uma prioridade para a tarefa. 4 Digite uma data de início.
5 Digite uma data de término. 6 Digite uma mensagem. 7 Clique em OK.
Dicas
i Você também pode especificar datas de início e de término utilizando os botões Definir Data à direita dos quadros Data de Início e Data de Término.
i As tarefas publicadas são colocadas em seu Calendário. Elas não são colocadas em sua Caixa de Correio nem na Caixa de Correio de outros usuários.
Marcar Tarefas como Completadas
Quando você terminar uma tarefa, marque-a como Completada. As tarefas marcadas como Completadas não aparecem no dia seguinte em seu Calendário. As tarefas completadas são identificadas com uma marca de seleção no
Calendário. As tarefas vencidas aparecem em vermelho.
Se marcar uma tarefa como Completada e, em seguida, perceber que deixou parte da mesma incompleta, você poderá desmarcá-la. As tarefas desmarcadas aparecem na data atual em seu Calendário.
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Quando você marca uma tarefa como Completada, o GroupWise envia uma notificação ao originador da mesma se ele tiver selecionado notificação de retorno em Opções de Envio. O status Completada, incluindo a data e o horário em que a tarefa foi marcada como tal, é colocado na janela Propriedades do originador.
Marcar uma Tarefa como Completada x 1 Clique em Janela Calendário.
2 Selecione o quadro de seleção ao lado da tarefa.
Para desmarcar uma tarefa que foi marcada como Completada, desselecione o quadro de seleção marcado ao lado da tarefa. Verificar o Status de Término de uma Tarefa x
1 Clique em Itens Enviados na lista drop-down de configurações de tela. 2 Clique na tarefa cujo status você deseja verificar.
3 Clique em Arquivo Propriedades.
Um lembrete é um item que você publica em uma data específica em seu próprio Calendário ou no de outra pessoa. Utilize lembretes para lembrar você mesmo ou outras pessoas de prazos, feriados, dias de folga etc. Os lembretes publicados são úteis para ajudar a lembrar de aniversários, férias, dias de pagamento etc. Escrever um Lembrete Publicado
1 Em seu Calendário, abra uma tela com uma Lista de Lembretes (por exemplo, a tela Dia).
$JHQGDU&RPSURPLVVRV7DUHIDVH/HPEUHWHV61 2 Clique na data em que você deseja que o lembrete apareça clique duas
vezes em um espaço vazio na Lista de Lembretes. 3 Digite um assunto e uma mensagem.
4 Clique em Publicar. Dicas
i Para acessar as informações mais tarde, abra o Calendário e selecione a data em que as informações aparecem. Clique duas vezes no lembrete na Lista de Lembretes.
Enviar um Lembrete a outros Usuários
1 Clique em Arquivo Novo Lembrete.
2 Preencha os quadros Para, CC e CO. Se você não souber o nome do usuário, clique em Endereço.
3 No quadro Data de Início, digite a data em que esse lembrete deve aparecer nos Calendários dos destinatários.
4 Digite um assunto (opcional) e a mensagem do lembrete. 5 Clique em Enviar.
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Ao receber um compromisso, tarefa ou lembrete, você poderá ou não aceitá-lo. No GroupWise, você pode informar ao remetente que aceitou ou recusou o item, especificar um nível de aceitação ou disponibilidade e adicionar comentários. Também pode delegar o item para outro usuário. Para saber sua resposta, o remetente verifica o status do item.
1 Clique duas vezes no item na Caixa de Correio para abri-lo. 2 Clique em Aceitar ou Recusar.
3 Se tiver aceito o item, selecione um nível de disponibilidade Mostrar Como.
4 Digite um comentário (opcional) clique em OK.
5 Se for um item de Data Automática, você receberá um aviso após aceitá-lo ou recusá-lo. Clique em Esta Instância para aceitar ou recusar esse item de Data Automática. Clique em Todas as Instâncias para aceitar ou recusar todas as instâncias do item de Data Automática.
Dicas
i Como o proprietário de um recurso, você pode aceitar ou recusar
solicitações para o mesmo. O proprietário também pode utilizar Regras para responder automaticamente às solicitações do recurso. Consulte Criar Regras em Gerenciar a Caixa de Correio.
O recurso Fuso Horário permite que você agende uma reunião para destinatários em diferentes fusos horários que se reunirão em um mesmo local.
Normalmente, o GroupWise ajusta automaticamente os horários de reunião com base nos fusos horários dos destinatários. Por exemplo, uma reunião agendada por um usuário em Utah para as 10:00 seria mostrada como 9:00 para um destinatário na Califórnia e como 12:00 para um usuário em Nova Iorque porque esses usuários encontram-se em fusos horários diferentes. Como o GroupWise ajusta o horário, todos os usuários agendados para uma conferência telefônica ligariam no mesmo momento, mesmo que o seu horário local fosse diferente.
Aceitar ou Recusar Itens Agendados
Especificar um Fuso Horário para um Compromisso
$JHQGDU&RPSURPLVVRV7DUHIDVH/HPEUHWHV63 Utilize o recurso Fuso Horário se você não desejar que o GroupWise faça o ajuste para o fuso horário local dos destinatários. Por exemplo, se você estiver no fuso horário de Saskatchewan e incluir usuários do fuso horário das Montanhas (E.U.A & Canadá) em seu compromisso, utilize o recurso Fuso Horário se esses usuários viajarem para Saskatchewan para comparecerem ao compromisso. Esse recurso garante que o compromisso mostre o horário correto de Saskatchewan nos Calendários e nas Caixas de Correio dos usuários.
1 Clique em na barra de ferramentas.
2 Preencha os quadros Para, CC e CO com os nomes dos usuários ou recursos a serem incluídos no compromisso.
3 Especifique o local, o assunto e a mensagem nos quadros apropriados. 4 Clique em Ações Selecionar Fuso Horário clique na lista drop-down
Fuso Horário e selecione o fuso horário para o local do compromisso clique em OK.
5 Especifique a data de início, o horário de início e a duração do compromisso. 6 Clique em Enviar.
Dicas
i Quando os usuários agendados com o recurso Fuso Horário receberem o compromisso, eles verão uma anotação de horário após o assunto quando virem o compromisso em suas Caixas de Correio. Por exemplo, se o assunto da reunião for “Conferência de Marketing” e o fuso horário for
Saskatchewan, os usuários verão uma anotação de assunto e horário semelhante à seguinte: Conferência de Marketing (Saskatchewan). Nos Calendários dos usuários, o local é anotado com o fuso horário, em vez de com o assunto.
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