Análise de documentos: compreendendo o processo de projeto

Para começar a entender o processo de produção de projetos, analisei os seguintes documentos dos dois escritórios: MQ, MDF, formulários de procedimentos para desenvolvimento de produtos, formulários de avaliação das pessoas e dos serviços prestados, dentre outros específicos de cada escritório.

Além da análise dos documentos, muitas informações sobre os sistemas de gestão desses escritórios, A e C, foram obtidas em conversas com os diretores ou responsáveis pelo sistema de gestão.

O objetivo principal com essa análise foi compreender como funcionava a produção de projetos nos escritórios: os processos de desenvolvimento do produto, o controle das etapas, a avaliação dos funcionários em relação às suas atividades, a avaliação do cliente em relação ao projeto recebido, a participação dos diferentes agentes – estagiários, arquitetos, coordenadores, gerentes, diretores e clientes – no processo. As informações sobre os procedimentos e habilidades requeridas para as funções                                                                                                                

19

O diretor deixou claro que estava fazendo isso em prol da Universidade e, principalmente, por causa de alguns professores. Ele solicitou ao gerente que fizesse o apontamento das horas de reuniões sobre esta pesquisa para deixar claro quanto (número de horas) o escritório dele gastou com a pesquisa para que essa informação fosse repassada à Universidade. Segundo ele, a sala de produção de projetos do escritório dele é sagrada; fazer projeto, para ele, é como se fosse uma reza. Disse ainda que se ele chegou até aquele momento e tinha seu trabalho reconhecido era graças ao trabalho realizado naquele ambiente, por isso não poderia liberar a sala de projetos para minha observação.

serviram de base para compreender o perfil do aprendiz, as características e requisitos que ele deveria preencher, as habilidades que ele precisaria aprender, como seria a participação de cada pessoa (arquitetos e estagiários) no processo, dentre outras questões relativas ao processo de projeto. Nesse caso, privilegiei e tentei compreender o que estava descrito, determinado e registrado em termos de procedimentos e competências relativas aos processos de elaboração de projetos20.

Conforme afirmou um dos arquitetos no Escritório A, todos os procedimentos

operacionais estão descritos, como plano de carreira, metas, o que cada nível de arquiteto (do I ao V) deve saber fazer, o que se espera dos estagiários, bem como todas as fases do projeto. Segundo ele, todos os que entram na empresa, antes de

começar a trabalhar, têm de ler os documentos de gerenciamento do escritório. Nos documentos de procedimentos dessas empresas, há também os diagramas das fases dos projetos, descrição de como o cliente participa em cada fase, os resultados esperados e a participação de cada profissional no processo.

Nessa etapa, as normas e procedimentos referentes à gestão de projetos serviram de base, de “pano de fundo” para o entendimento introdutório de como funcionavam os escritórios: os processos de produção de projeto, as atividades, as funções e a participação de cada pessoa no desenvolvimento dos projetos.

Três questões influenciaram a obtenção das informações sobre a produção de projetos nesses escritórios e, consequentemente, o andamento da pesquisa de maneira geral, por isso merecem destaque: dificuldade e demora em obter as informações, processo em constante alteração e dificuldade em lidar com as informações sigilosas.

• Questão 1: dificuldade e demora em obter as informações – Nos dois escritórios pesquisados, a situação foi bem diferente em cada um deles. No Escritório A, o contato foi com um dos diretores. O acesso às informações ocorreu facilmente. Sempre que necessário, eu solicitava a reunião, e ele prontamente agendava, quase sempre na                                                                                                                

20

Nos escritórios pesquisados que não tinham sistema de gestão, não havia definição clara e descrita (registrada) sobre os procedimentos relativos ao processo de projeto, tampouco registro do perfil, competências esperadas e determinadas para cada atividade e cargo.

mesma semana da solicitação, e, quando necessário, esclarecia sobre os processos. Ele forneceu todos os formulários referentes ao desenvolvimento dos projetos, bem como todas as informações sobre os processos, procedimentos e normas da empresa. Já no Escritório C foi mais complicado, inicialmente21. O contato inicial foi com o diretor- presidente e depois com o diretor-administrativo, responsável pela implantação e manutenção do sistema de gestão no escritório. Concordaram em ceder as informações necessárias para a pesquisa e disseram que se fosse preciso censurariam o que não pudesse ser mostrado. O diretor-administrativo explicou como foi o processo de implantação do sistema de gestão, mostrou-me os processos, procedimentos, formulários e sistemas de controle de todo o processo de produção de projetos do escritório. Mas não liberou a documentação, apenas o Manual da Qualidade da empresa. Segundo ele, a documentação poderia ser consultada na empresa, mas nenhum documento poderia sair de lá. Em alguns casos, as respostas às minhas solicitações, nesse escritório, demoraram até quatro semanas. Essa demora tornou a fase de análise de documentos desgastante dada a falta de continuidade e excesso de pausas no processo de pesquisa.

• Questão 2: processo em constante alteração – A cada reunião, com os responsáveis pelos escritórios, eu percebia algumas alterações nos formulários e procedimentos em relação ao processo de produção de projetos. Como foi possível observar, o processo é dinâmico e, mais do que isso, havia certa dificuldade em descrever detalhadamente cada etapa, procedimentos, sistema de monitoramento e decisão sobre os processos de produção de projetos. Havia, basicamente, dois tipos de alteração: uma, proveniente de uma real alteração do processo, que antes era feito de um determinado modo e depois de certo tempo foi alterado, e em razão dessa alteração havia necessidade de atualizar a descrição. O segundo tipo de alteração era na descrição (interpretação do processo), que antes era interpretado de uma maneira e, por algum motivo – observação de alguém, solicitação de consultores, auditoria –, precisava ser alterado. Nesse caso, o processo continuava o mesmo, mas se alterava a forma de descrição e                                                                                                                

21

Durante o processo de observação da produção de projetos nesse escritório, entretanto, foi possível acessar os documentos disponíveis na rede interna da empresa.

interpretação. É curioso notar também que, embora a atividade fosse basicamente a mesma nos dois escritórios – ou seja, produção de projetos –, as formas de interpretar e descrever os processos e procedimentos eram bem diferentes.

• Questão 3: dificuldade em lidar com informações sigilosas – Essa foi particularmente uma das principais questões, dada a dificuldade de lidar com dados confidenciais dos escritórios. Como descrever sobre os processos sem declará-los explicitamente para manter o sigilo? Os escritórios têm estratégias diferentes para o controle do desenvolvimento dos projetos e, consequentemente, da empresa/negócio. O que agravava essa questão (do sigilo) era que os dois, de certo modo, competiam em um mesmo mercado. Por essa razão, a descrição detalhada dos processos de produção dos projetos – como organograma e fluxograma, por exemplo – dentre outras informações sigilosas, não serão apresentadas nesse trabalho.