Aplicação da Proposta de Framework – Mapa dos Processos do PISAC

Descritivo de Mapeamento proposto, implantar um Manual de Gestão de Processos e garantir uma estrutura robusta de gestão, ou pode dar continuidade no desenvolvimento desse trabalho e gerar um Manual de Gestão de Processos específico para plataformas tecnológicas.

4.3 APLICAÇÃO E VALIDAÇÃO DO FRAMEWORK

A partir da definição do método de Mapeamento de Processos: Método de Priorização, Mapeamento do Processo e Ferramentas acessórias, foi realizada a aplicação e validação do Framework.

4.3.1 Aplicação da Proposta de Framework – Mapa dos Processos do PISAC 4.3.1.1 Método de Priorização

Para se fazer a aplicação do método de priorização, é necessário que haja uma perspectiva dos processos da organização. No caso do PISAC, houve uma consulta ao Plano de Negócio para saber quais os processos que poderiam ser aplicados na ferramenta de priorização para o mapeamento, sendo dividido em três macroprocessos.

Processos Direcionadores

1. Atuar em políticas Públicas

2. Alinhar as demandas da Sociedade 3. Gerir Inovações

4. Elaborar o planejamento estratégico

5. Acompanhar a execução do planejamento estratégico 6. Prospectar Recursos e acompanhar a execução

7. Desenvolver relações com a universidade, mercado e parceiros.

Processos Finalísticos 1. Desenvolver pesquisa

2. Desenvolver Produtos e Serviços

3. Desenvolver Ensino/Capacitação Treinamento 4. Prototipar

5. Instalar Empreendimento Processos de Gestão

1. Gerir TI

2. Gerir infraestrutura e Serviços 3. Gerir Pessoas

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4. Gerir Compras, contratos e convênios 5. Gerir documentos e informações 6. Gerir comunicação

7. Gerir orçamentos e finanças

Depois de postos os processos para aplicar a ferramenta PSACanvas, deve-se utilizar o painel de avaliação que se divide em: 1 – Grau de Alinhamento do Processo; 2 – Critério de Prioridade de cada processo; 3 - Processos que precisam ser mapeados; 4 - Limitações; 5 - Processos selecionados; e 6 – Resultados Esperados.

Figura 12 - Painel de Priorização – PSACanvas (PIZE, 2017).

Fonte: Elaborado pelos autores

Feito o preenchimento da Figura 12 em reunião com a equipe do PISAC, foi decidido quais processos deveriam ser priorizados, e por se tratar do processo que mais se alinha com o valor da organização, foi decidido que o Processo de Instalar Empreendimento (Instalar Projetos) seria o processo mapeado no macroprocesso finalístico. E no macroprocesso de Gestão foi decidido após a aplicação da ferramenta, que o Processo Gerir Compras, contratos e convênios seria mapeado, devido a necessidade de dar suporte às atuais demandas do PISAC.

4.3.1.2 Mapeamento do Processo

4.3.1.2.1 Processo de Aprovação de Projetos/Empreendimentos contido no Macroprocesso Finalístico do PISAC.

Figura 13 - Processo de Aprovação de Projetos/Empreendimentos. Fonte: Elaborado pelos autores

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O cenário atual do PISAC quanto aos projetos instalados na Plataforma Tecnológica é de quatro empreendimentos, UniBIM – Universidade de Building Information Modeling, NUESP – Núcleo de Estudo e Pesquisa de Edificações Especiais, NASCI - Núcleo de Apoio para a Sustentabilidade da Cidade Inteligente e a Praça de Protótipos. Na Praça de Protótipos tem três projetos ativos: 1 – Protótipo de Eficiência Hídrica; 2 – Protótipo de Baixo Impacto; e 3 – Protótipo de Uso Misto. Todos os projetos devem passar pelo mesmo processo aprovação de projetos para a Instalação de Empreendimentos, dessa forma segue o processo na Figura 13.

As lanes representam cada um dos agentes que terão uma atividade ao longo do processo, e por se tratar de uma plataforma tecnológica dentro de uma IFES e dada a complexidade da estrutura, tem-se cinco agentes: 1 – Demandante (do projeto); 2- Coordenação de Empreendimentos/Projetos; 3 – Diretor do PISAC; 4 – Conselho Deliberativo do PISAC; 5 – PCTEC Parque Científico e Tecnológico da UnB.

Atividades do Processo Descrição

Para iniciar o processo de instalação de projeto ou empreendimento deve ser formalizado uma demanda, o demandante pode ser interno ou externo ao PISAC.

Nesta etapa fica acordado qual o caminho que o projeto seguirá de acordo com suas características de acordo com a FINATEC.

Fica a cargo da Coordenação de Empreendimentos ou Área de Atuação elaborar uma proposta de projeto.

A proposta foi aprovada? Se sim segue para a Coordenação de empreendimentos relatar a proposta do projeto ao Conselho, caso negativa da proposta segue para correções da Proposta.

Nesta etapa do processo há uma segunda avaliação do Projeto pelo Conselho Deliberativo do PISAC, o qual será formado de acordo com o tema do Projeto proposto.

A proposta foi aprovada? Se não, segue para coordenação de empreendimentos para que seja avaliado novamente quanto sua viabilidade.

Continuará com a proposta do projeto? Se sim, a Coordenação de Empreendimentos deve corrigir a proposta do projeto para ser relatado novamente ao Conselho Deliberativo do PISAC.

Continuará com a proposta do projeto? Se não, a Coordenação de empreendimentos deve comunicar ao demandante sobre a reprova da proposta.

A proposta foi aprovada pelo Conselho Deliberativo? Se sim, segue para coordenação de empreendimentos submeter ao fluxo de Projetos do PCTEC, via SIG-UnB.

Nesta etapa do processo haverá avaliação do projeto pela PCTEC. Caso não aprovado, é feita comunicado à coordenação de empreendimentos que passará a informação ao demandante sobre a negativa. Caso positivo também será informado à Coordenação de Empreendimentos.

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Após a avaliação pela PCTEC a proposta de projeto está aprovada.

Quadro 12 - Processo de Instalação de Empreendimentos/Projetos Fonte: Elaborado pelos autores

Após o mapeamento ser realizado, o fluxo do processo foi apresentado em reunião com a coordenação do PISAC e a secretaria executiva do parque de forma a garantir a confiabilidade dos dados de todas as etapas do processo para a validação e homologação. Um ponto importante ao longo do processo de mapeamento é a interação junto com o dono do processo, no caso do processo de aprovação de projetos/empreendimento é a secretaria executiva, responsável por tramitar todo o processo para garantir a consecução dos projetos até o final do processo. A sinergia ocorre por meio dos instrumentos acessórios que serão tratados na seção de Ferramentas Acessórias.

4.3.1.2.2 Processo de Gestão de Contratos e Convênios contido no Macroprocesso de Gestão do PISAC.

O Processo de Gestão de Contratos e Convênios do PISAC foi o segundo processo priorizado quando foi utilizado a técnica de prioridade de processos pela gerência do parque.

Uma vez que há uma necessidade de tramitar os contratos e convênios. As lanes representam cada um dos agentes que terão uma atividade ao longo do processo, e por se tratar de uma plataforma tecnológica dentro de uma IFES e dada a complexidade da estrutura, tem-se dez agentes: 1 - Coordenação do PISAC; 2 – Conselho Deliberativo do PISAC; 3 – PCTEC Parque Científico e Tecnológico da UnB; 4 - DPI – DPA – Decanato de Pesquisa e Inovação; 5 – PJU – Procuradoria Jurídica da UnB; 6– CAPRO – Câmara de Projetos, Convênios, Contratos e Instrumentos; 7 - Reitoria; e 8 – Fundação de Apoio – FINATEC Fundação de Empreendimentos Científicos e Tecnológicos.

Figura 14 - Processo de Gestão de Contratos e Convênios. Fonte: Elaborado pelos autores.

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Atividades do Processo Descrição

A coordenação envia os documentos do contrato ou convênio para o conselho deliberativo do PISAC e caso haja necessidade de contratação da FINATEC é enviado para a fundação de apoio elaborar proposta técnica.

O conselho deliberativo do PISAC é responsável por emitir o parecer sobre o contrato ou convênio, podendo haver correções e retornando para a coordenação do PISAC.

Aprovado, é enviado a documentação para a PCTEC.

O conselho do PCTEC precisa analisar o projeto, se precisar de correções volta para a coordenação do PISAC, se aprovado é encaminhado para o DPI/DPA.

O DPI/DPA emite um parecer, se necessitar de correções volta para a coordenação do PISAC, caso aprovado, o processo e documentos é encaminhado para a PJU.

A PJU analisa o processo, se necessário retorna para ajustes, caso não precise de ajustes o processo é encaminhado para a CAPRO.

A CAPRO realiza análise do projeto, se necessário alterações retorna para a coordenação do PISAC. Caso não necessite de alterações é encaminhado para a Reitoria.

Após a análise da CAPRO, a reitoria assina o contrato ou o convênio.

Após a assinatura, ocorre a publicação do contrato no Diário Oficial da União.

E por fim, se houver a necessidade da Fundação de Apoio, haverá a contratação da FINATEC.

Após a contratação da Fundação de Apoio, é encerrado o processo.

Quadro 13 - Processo de Gestão de Contratos e Convênios.

Fonte: Elaborado pelos autores 4.3.1.2.3 Ferramentas acessórias

As ferramentas acessórias servem como um suporte para a veracidade das informações apresentadas no decorrer do mapeamento, sendo uma base de consulta para a gestão estratégica do parque na hora de executar as atividades dos processos para poder entender quem são os donos e executores do processo, além de entender os riscos do processo baseado no Mapa de Risco, portanto servirá para propor incrementos ou mudanças ao longo de todo o processo.

Assim sendo, deve ser efetuado o preenchimento das ferramentas acessórias, as quais são utilizadas pela equipe do PISAC para a gestão estratégica do parque, bem como, a base de informação para a publicação do Mapa do Processo:

1. Questionário

O questionário foi utilizado como um guia de questões importantes a serem feitos durante as reuniões de interação com as equipes, porém somente ele não atende todas as informações que são importantes para os dois processos mapeados, sendo necessário o complemento com as outras ferramentas acessórias. Bem como, insights durante as reuniões para a criação do mapa de processo. As primeiras versões dos mapas dos processos mudaram

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conforme as reuniões ocorriam, dessa forma quando alcançado a versão final do mapa do processo este foi validado com a coordenação do parque, bem como os donos dos processos. A principal oportunidade para quem participou dessas reuniões foi entender o processo em que está inserido e o conhecimento das atividades-chave.

2. FCP – Ficha Cadastral do Processo

A Ficha Cadastral do Processo foi preenchida durante as reuniões com as equipes do PISAC e se encontram no Apêndice C e Apêndice D deste trabalho. As fichas são documentos importantes que serão armazenadas no repositório do parque como fonte suplementar para interessados que precisam entender sobre os principais processos.

3. FR – Formulário de Mapa de Risco

Feito o preenchimento das duas ferramentas principais para a criação do mapa do processo, foi realizado o preenchimento do Formulário de Mapa de Risco pela própria equipe do parque, uma vez que foi feito uma reunião para explicar o funcionamento da ferramenta e o papel de reflexão sobre o estado atual dos processos mapeados. Os formulários de Mapa de Risco dos dois processos mapeados encontram-se no Apêndice E e Apêndice F desse trabalho.

Para o processo de Aprovação de Projetos foi identificado oito (8) eventos de risco, seis (6) de Baixo Risco e dois (2) de Médio Risco. Para o processo de Gestão de Contratos e Convênios foi identificado dezenove (19) eventos de risco, sendo dezessete (17) de baixo risco e dois (2) de médio risco.