Aplicação do Programa 5S

Esta metodologia aposta na padronização de práticas de trabalho e na disciplina dos colaboradores para melhorar de forma contínua a qualidade do ambiente de trabalho através de uma melhor organização e limpeza dos PT e das áreas envolventes. A procura da melhoria contínua está fortemente imbuída no ciclo do PDCA, pelo que se considerou esta metodologia pertinente na fase de planeamento da implementação do programa 5S. Assim, seguindo as 4 fases do ciclo PDCA definiram-se 10 etapas para a implementação dos 5S na empresa – Figura 58.

Figura 58 - Aplicação do ciclo PDCA no planeamento do programa 5S

A aplicação do programa 5S pressupõe, antes de mais, o envolvimento de todos os colaboradores no projeto. Este envolvimento tem que vir, em primeiro lugar, da gestão de topo que deve assumir responsabilidade pela aplicação do programa e comprometer-se com a sua monitorização. Por conseguinte, é importante começar por dar formação à gestão de topo acerca dos princípios do programa e dos benefícios que a empresa pode conseguir com a sua implementação. Da gestão de topo, depois de convencida acerca da aplicabilidade do programa, parte-se para os chefes intermédios, pois estes têm que estar informados das ações que se pretendem implementar nas suas secções e das mudanças que estas irão sofrer. Assim, a etapa 1, consiste tanto em dar formação à gestão de topo assim como às chefias. No anexo XIII - Tabela 73 pode ser visto um plano de formação planeado para dar às chefias, dividido em três sessões de formação, a serem dadas num período de 7 horas.

• 7. Avaliar os resultados obtidos através da checklist de verificação. •8. Dar formação aos operários sobre

os últimos 2 S´s.

•9. Criar regras/normas de arrumação para os PT e áreas envolventes; •10. Fazer reuniões periódicas entre a

equipa dos 5S e os operários.

•6. Dia dos 5S (Aplicação dos 3 primeiros "s");

•1. Dar formação sobre o programa 5S à gestão de topo e chefias; •2. Criar a equipa 5S;

•3. Diagnóstico da situação atual; •4. Dar formação sobre os primeiros 3

"S" aos operários; •5. Preparar o dia dos "5S";

PLAN

(Planear)

(Executar)DO

CHECK

(Verificar)

ACT

(Agir)

com os operários, pelo que se considera pertinente incluir na equipa os chefes intermédios de cada secção, que juntamente com o diretor de produção devem ficar responsáveis pela condução de todo o programa.

Na etapa 3 deve ser realizado um diagnóstico inicial para avaliar o estado atual da empresa relativamente à desorganização dos componentes e à falta de limpeza, de forma a identificar as áreas mais críticas de atuação. Este diagnóstico é feito pela equipa 5S de forma informal e deve ficar registado por fotos ou vídeo para que depois se possa estabelecer um ponto de comparação das áreas analisadas, antes e depois da implementação do programa 5S.

O passo seguinte passará pela disseminação dos 5S a todos os operários através de formação para os preparar para o “Dia dos 5S” onde serão postos em prática os princípios de ordenação, organização e limpeza ao longo do espaço fabril. Desta forma, a formação deve incidir, nesta etapa 4, apenas sobre os três primeiros “S´s”, devendo a linguagem utilizada nas formações ser simples e acompanhada de exemplos práticos e ilustrativos (imagem ou vídeos) para que os operários entendam facilmente aquilo que vão ter que fazer para a implementação dos sensos.

A etapa 5 consiste na preparação do “dia dos 5S”, devendo-se antes de mais agendar um dia que não cause grandes transtornos à empresa, pois as atividades de trabalho terão que ser suspensas para que os operários possam por em prática o programa. A equipa dos 5S fica responsável pela programação das atividades para esse dia e pela divulgação do evento, de forma a criar expectativa junto dos trabalhadores. Nesta fase, deve-se também agrupar os operários em equipas, por exemplo, por setor, e alocá-los a uma área específica onde irão atuar para a implementação dos sensos.

A etapa 6 corresponde ao grande dia – o dia dos 5S – onde os operários, em equipas, devem por em prática os princípios de arrumação, organização e limpeza nos seus PT e áreas envolventes que tenham sido definidas como da sua responsabilidade. Para auxiliar os operários, foi criado um exemplo de um guia com instruções normalizadas para a aplicação dos três primeiros “S´s”, como aquele que figura no Anexo XIV - Tabela 74.

Tabela 27 - Escala de pontuação da checklist de verificação dos 5S

Símbolo Escala Pontuação (%) Especificação

75% - 100% Excelente

50% - 75% Bom

25% - 50% Razoável

0 % - 25% Mau

Estes resultados devem ser afixados no placard de produção, para estarem visíveis para todos os colaboradores, e devem ser ponderadas medidas corretivas e de melhoria a serem implementadas futuramente para os setores. A empresa pode fixar como objetivo que as equipas consigam atingir pelo menos os 75% e se mantenham no patamar de excelência.

Com efeito, a aplicação dos 5S pressupõe não só implementar o programa, mas também mantê-lo através da criação de bons hábitos de organização e limpeza no local de trabalho. Assim, deve-se avançar para a etapa 8 do plano de implementação, dando formação aos operários sobre os últimos dois “S´s”: padronização e autodisciplina.

Depois de interiorizados os 5 sensos, os grupos devem sugerir regras específicas de organização e limpeza para o seu setor e para o espaço fabril em geral. A partir destas regras, a equipa dos 5S deve aprimorar, se achar necessário, a checklist de verificação, para ir ao encontro dos procedimentos pré- estabelecidos que devem ser postos em prática pelos operários nas suas rotinas de trabalho.

As auditorias aos locais de trabalho, na etapa 9, devem ser realizadas uma vez por semana, de forma discreta pelos membros da equipa dos 5S, e com recurso à checklist de verificação. Depois de efetuadas as auditorias, os resultados devem ser publicados semanalmente, sendo atribuído um pequeno brinde à melhor equipa da semana, por exemplo, um chocolate a cada membro.

Por conseguinte, aquela que estiver melhor posicionada no final do mês receberá um prémio monetário, cujo valor caberá à administração da empresa decidir. Para a divulgação dos resultados, propõe-se que seja aplicada a gestão visual, através da utilização de um documento como aquele ilustrado na Figura 59 que deve ser atualizado semanalmente e estar afixado no placard de cada secção, de forma a estarem visíveis para todas as equipas e os seus membros.

Figura 59 - Avaliação da equipa no programa 5S

Por fim, na etapa 10, como forma de promover a continuidade do programa, devem ser realizadas reuniões mensais entre cada equipa funcional e a equipa dos 5S, para avaliar o estado atual do programa e apurar as dificuldades sentidas pelos colaboradores na sua implementação. Estas reuniões também devem ser aproveitadas para pedir sugestões de melhoria para o programa, visando sempre a melhoria contínua e a manutenção das boas práticas de trabalho.