A organização e a gestão de medicamentos nos SF do CHCB, E.P.E. está ao encargo do setor de logística, que apresenta em permanência um farmacêutico, um técnico de farmácia (TF), um assistente operacional (AO) e três administrativos afetos ao serviço de aprovisionamento. Deste modo, a seleção, a aquisição, a receção, o armazenamento e a distribuição são atividades do âmbito deste setor [1].
Tendo em conta a conjuntura atual, a seleção dos medicamentos assume grande importância na gestão de um hospital, sendo necessário optar por medicamentos economicamente mais vantajosos, garantindo um arsenal terapêutico atualizado, eficaz, seguro e com o menor impacto económico possível. A seleção dos medicamentos a utilizar está ao cargo da Comissão de Farmácia e Terapêutica (CFT) do CHCB, E.P.E., sendo de cariz obrigatório a nível hospitalar (Legislação Farmacêutica Compilada - Despacho nº 1083/2004, de 1 de dezembro de 2003) [2]. Esta seleção tem por base os medicamentos incluídos no Formulário Nacional de Medicamentos (FNM) elaborado pela Comissão Nacional de Farmácia e Terapêutica (CNFT) e no Guia Farmacoterapêutico do CHCB, elaborado pela CFT e disponível na intranet para que qualquer profissional de saúde possa consultar. A CFT é também responsável pela introdução e exclusão de medicamentos no Guia Farmacoterapêutico, por estudar a evolução económica e promover a utilização adequada dos medicamentos [3]. Deste modo, para se iniciar o processo de aquisição, é necessário realizar uma análise detalhada do consumo de cada medicamento, analisar o stock atual, verificar qual a média de consumo mensal do ano em curso e no mês anterior de cada medicamento e tentar prever o consumo que este irá ter no futuro. Cada medicamento ou artigo tem um ponto de encomenda (PE) e um stock máximo pré-definido que é baseado no consumo dos últimos meses, sendo possível verificar quais são os artigos que se encontram abaixo do PE e fazer uma avaliação detalhada. A quantidade a adquirir diariamente depende de vários fatores, nomeadamente, se este possui um consumo habitual ou pontual, do tipo de artigo (p. ex: análise ABC), de condicionantes dos fornecedores (p. ex: valor mínimo para que a encomenda seja entregue gratuitamente), instruções do Conselho de Administração (CA, do aprovisionamento, entre outros fatores [4]. A análise ABC é um método de classificação dos produtos por importância, que determina a necessidade de aquisição; tendo por base as quantidades utilizadas e o seu valor:
• A - produtos de maior importância, valor ou quantidade; • B - produtos de importância, quantidade ou valor intermédio; • C - produtos de menor importância, valor ou quantidade.
No que se refere aos tipos de aquisição, esta pode ser feita de diversas formas:
• Por concurso público centralizado (catálogos disponíveis eletronicamente); • Por concurso público da instituição;
• Por negociação direta com laboratórios, através de fornecedores locais (farmácias comunitárias) no caso de compras urgentes;
• Por consulta direta ao titular de Autorização de Introdução no Mercado (AIM).
Definido o tipo de aquisição, o setor de logística efetua o pedido de compra por via electrónica para o serviço de aprovisionamento, que emite a nota de encomenda. Durante o
A gestão dos gases medicinais é outra das responsabilidades dos SF do CHCB, E.P.E. No caso dos gases fornecidos em garrafa o farmacêutico do setor de logística desenvolve um pedido de compra consoante as necessidades do hospital, sendo também o responsável pela validação da encomenda recém-chegada, e pela imputação ao respetivo serviço aprovisionado. Quanto aos gases armazenados em cisterna, o controlo da qualidade dos gases distribuídos é da responsabilidade dos SF e do Serviço de Instalações e Equipamentos, assim como a imputação dos consumos aos respetivos serviços, de acordo com taxas definidas [5].
A receção dos artigos encomendados é feita conjuntamente entre os SF e o aprovisionamento, efetuando-se a conferência quantitativa e qualitativa, sendo nesta fase efetuada a entrada dos produtos no stock informático [1]. Caso esteja tudo correto, o administrativo do aprovisionamento regista informaticamente a quantidade, o lote e a validade dos produtos adquiridos. Durante o meu estágio no setor do armazém, acompanhei diariamente a receção dos medicamentos, bem como a sua arrumação no armazém central.
Inicialmente todos os artigos rececionados são encaminhados para o armazém central, podendo, posteriormente, consoante as necessidades, fornecer os restantes armazéns do CHCB, E.P.E. O armazenamento de medicamentos, produtos farmacêuticos e dispositivos médicos deve ser feito de modo a garantir as condições ideais de temperatura, humidade, luz, espaço e segurança dos mesmos [1]. A necessidade de serem mantidas condições adequadas de armazenamento define uma monitorização contínua da temperatura e humidade através de termohigrómetros. As condições ambientais gerais devem corresponder a uma temperatura máxima de 25ºC, humidade inferior a 60% e proteção da luz solar direta. Os produtos refrigerados devem ser armazenados a uma temperatura entre 2-8ºC, em local isento de humidade [1].
A disposição dos medicamentos em cada área é feita por ordem alfabética de Denominação Comum Internacional (DCI), identificados por um código de barras. Sempre que os medicamentos não contêm toda a informação para a distribuição em dose unitária, é feita a rotulagem dos medicamentos rececionados antes do seu armazenamento. Uma outra particularidade que é tida em conta no armazenamento corresponde à organização dos produtos por ordem crescente de prazo de validade, para que o produto com o prazo mais curto seja o primeiro a sair, first expire/first out (FEFO).
Os SF do CHCB, E.P.E. contemplam um armazém central e vários armazéns inerentes a cada setor. São de referir: o armazém da Farmácia Satélite do Hospital do Fundão (armazém 11), o armazém da dose unitária (armazém 12), o armazém da farmacotecnia (armazém 13), o Pyxis do Bloco Operatório (armazém 14), o Pyxis da Urgência Pediátrica (armazém 15), o Pyxis da Urgência Geral (armazém 16), o armazém de quarentena (armazém 18) e o armazém do ambulatório (armazém 20).
No caso do armazém central, este está dotado de estantes deslizantes, subdivididas por áreas de armazenamento dos produtos (setor geral, anestésicos, colírios, material de penso, antibióticos, tuberculostáticos, medicação de dispensa em ambulatório, estomatologia, contracetivos, leites e hemoderivados). Em estantes separadas estão armazenados os medicamentos citotóxicos, a nutrição parentérica e entérica. Existe também uma prateleira onde constam os artigos cuja quantidade não permite acondicionar na totalidade no seu próprio espaço. As matérias-primas são armazenadas no laboratório. Os produtos termolábeis que exigem conservação no frio são armazenados na câmara frigorífica, ou caso seja necessário, na arca congeladora. Estes produtos quando saem dos SF são deviamente assinalados com a indicação “Guardar no Frigorífico”. A presença de citotóxicos determina a necessidade de existir um estojo de emergência em caso de derrames; que é constituído por:
• Vestuário descartável: máscara de proteção respiratória, luvas apropriadas para o manuseamento de citotóxicos, óculos de segurança, touca, protetores de sapatos e bata (impermeável, frente fechada, mangas compridas e punhos de elástico de forma a ficarem justos).
• Utensílios descartáveis: contentor rígido estanque próprio para cortantes, compressas adsorventes, resguardos absorventes descartáveis, material de demarcação (fita adesiva grossa), saco de lixo de plástico espesso de cor vermelha, pá, pinça para recolha de vidros, solução de irrigação de NaCl 0,9% e detergente alcalino para remoção de resíduos citotóxicos.
Relativamente aos estupefacientes, estes requerem um armazenamento individualizado num cofre metálico de dupla fechadura. Além disso, os injetáveis de grande volume, os desinfetantes e os inflamáveis são armazenados em salas próprias para o efeito.
3.3 – Distribuição
Como anteriormente referido, os SF do CHCB, E.P.E são responsáveis pela distribuição e controlo de todos os medicamentos, dispositivos médicos e outros produtos farmacêuticos, utilizados no hospital, quer para doentes em regime de internamento, quer em regime de ambulatório [6]. Existem diversos tipos de distribuição que devem ser distinguidos, como a distribuição em ambulatório, a distribuição em dose unitária (sistema tradicional ou clássico), o sistema de reposição de stocks nivelados por carregamento e troca de carros e a distribuição semiautomática através de sistema PyxisTM [7].
Como nem sempre é viável a distribuição de medicamentos por dose unitária, existem alternativas de distribuição de medicamentos, com o objetivo de melhorar a eficácia e segurança do sistema de distribuição tradicional [6].