Atividades referentes à Preservação Digital

Entende-se que as atividades referentes à preservação de documentos arquivísticos digitais são dispendiosas, por envolverem a mobilização de recursos materiais e humanos especializados, bem como o tempo para realiza-las; a rigorosa aplicação da tabela de temporalidade assume óbvias vantagens organizacionais e orçamentárias. Salienta-se que os dois requisitos acima descritos são fundamentais para a prática de preservação digital.

O processo de elaboração de um plano de preservação digital envolve o profissional de arquivo, da tecnologia da informação e do gestor em várias etapas com diversas atividades que incluem desde a verificação de requisitos, análise dos dados para avaliação o sistema de

gestão de documentos, seleção de séries documentais a preservar; identificação das características do acervo; avaliação e escolhas de estratégias e formatos de preservação, avaliação e escolhas de aplicações informáticas e soluções de armazenamento e análise e definição de esquema de metadados à caracterização dos sistemas adotados e identificação dos requisitos dos documentos, todos esses quesitos são necessários à produção de um plano de preservação digital.

A etapa referente aos sistemas e requisitos destina-se a caracterizar e avaliar o desempenho do sistema de arquivo e dos documentos arquivísticos digitais que o integram; considera-se a definição do Glossário Documentos Arquivísticos Digitais, como “Documento Arquivístico Digital, Documento digital reconhecido e tratado como um documento arquivístico” (CTDE, 2014, p.18).

O desenvolvimento de um PPD implica na análise do documento arquivístico digital, produzido pela instituição, e que obedece ao conjunto de propriedades referentes a instituição, tais como: ser produzido na rede da instituição; ser considerado como propriedade institucional; ter prazo de temporalidade definido na TTD e possuir reconhecida importância (vital) de acordo com a TTD, análise de risco e criticidade de sistemas para a instituição.

Isto significa que nem todos os documentos digitais produzidos deverão ser objeto de análise para a elaboração do PPD.

O conhecimento do sistema é uma fase essencial no processo, uma vez que permite aferir a situação real no que diz respeito à existência de condições viáveis para assegurar a preservação dos documentos arquivísticos digitais. Para tanto, deverá ser feito o levantamento e análise criteriosa de modo que contemple dois aspectos importantes: a análise e caracterização do sistema de gestão de documentos e suas funcionalidades no sentido de identificar as características do sistema em vigor na instituição referente às funcionalidades relevantes tanto para a instituição quanto para a segurança da informação e a análise das séries documentais ou atividades suportadas pelas mesmas, no caso de inexistência do Plano de Classificação, de Tabela de Temporalidade ou qualquer outra identificação das séries documentais.

Outra ação a ser realizada é o planejamento da estratégia de preservação que tem como finalidade a escolha da melhor solução de preservação para a instituição e a consequente produção do documento “Plano de Preservação Digital”, de maneira a assegurar a integridade e funcionalidade contínuas dos documentos arquivísticos digitais. Esse planejamento deve ser feito com base nos quesitos já citados anteriormente referentes a escolha de estratégias, definição de formatos, seleção e utilização de soluções de armazenamento adequadas à

preservação digital e utilização de esquemas de metadados que devem ser utilizados corresponde à problemática da necessidade de metadados para uma correta e viável preservação digital.

Ainda no planejamento da estratégia de preservação as instituições devem considerar os seguintes quesitos: custos de implantação e custos de manutenção para as estratégias de preservação; complexidade técnica de abordagem escolhida e a capacidade da organização para suportar essa abordagem ao longo do tempo (técnica e financeiramente); compatibilidade com as ferramentas existentes (software e hardware); impacto nos processos de negócio (ex.: se a abordagem escolhida obriga a alterações das práticas de trabalho); e eficácia e robustez da abordagem na proteção da integridade, acessibilidade e funcionalidade dos documentos arquivísticos digitais ao longo do tempo.

Cabe portanto, na elaboração de um Plano de Preservação Digital, a definição de estratégias das ações preservação, que consiste na identificação, análise, caracterização e adequação de procedimentos para a salvaguarda do documento, conforme a informação reunida e as decisões tomadas anteriormente, na escolha do formato de preservação que deve ser feita antes da criação do documento arquivístico digital que se pretende preservar evitando-se deste modo, custos adicionais na sua conversão.

Ressalta-se que o sistema de armazenamento utilizado é de importância crítica para a preservação digital, É com efeito imprescindível que este obedeça a características que assegurem a persistência e segurança dos documentos arquivísticos digitais a preservar. A escolha da solução de armazenamento deve considerar os recursos e as infraestruturas de apoio existentes, de forma que avalie os quesitos de sua adequação a necessidades de preservação digital; necessidades de aquisição de sistemas de armazenamento adequados (no caso da resposta ao quesito anterior ser negativa); custos com necessidades de armazenamento de informação a médio/longo prazo.

Nesse contexto situam-se os metadados arquivísticos têm também um papel relevante na preservação digital, visto serem capazes de documentar indícios, vestígios e provas das ações e atos que o geraram. Com os metadados, pretende-se referenciar ou descrever outra informação de forma a ser mais fácil a sua posterior recuperação ou ainda para garantir a evidência de uma determinada transação. Por fim, ressalta-se que, os processos de preservação devem estar totalmente documentados e a documentação guardada para apoio a futuros esforços de preservação. Qualquer cópia ou reformatação de dados para migração ou conversão deve ser documentada nos metadados arquivísticos.

Sendo assim, para garantir a preservação e o acesso de longo prazo dos documentos arquivísticos digitais autênticos é necessário enfrentar os desafios causados pelas mudanças tecnológicas. Criar ambientes que mantenham os documentos digitais sob controle, por exemplo, é uma estratégia que tem sido alvo de estudo por teóricos da área, a qual pode garantir que os mesmos não sejam adulterados. Trata-se do SIGAD – Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos30 para arquivos correntes e intermediários, e do RDC- Arq - Repositório Digital Confiável de Documentos Arquivísticos31, capaz de preservá-lo e prover acesso aos documentos arquivísticos pelo tempo necessário.