DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO

Considera-se os diversos tipos de documentos no contexto desta pesquisa, vez que o objeto incide sobre os documentos arquivísticos, que, conforme o Glossário Documentos Arquivísticos Digitais da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), entende-se como [...] documento produzido (elaborado ou recebido), no curso de uma atividade prática, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência (ARQUIVO NACIONAL, 2014, p. 18).

O documento arquivístico, também denominado “documento de arquivo”, diferencia- se pela função para a qual foi criado.

[...] a formulação pela qual o documento é criado é que determina seu uso e seu destino de armazenamento futuro. É a razão de sua origem e de seu emprego, e não o suporte sobre o qual está constituído que vai determinar sua condição de documento de arquivo, de biblioteca, de centro de documentação ou de museu (Bellotto, 2004, p. 36)

Entende-se que este documento não é produzido com a intenção para tornar-se fonte histórica, ele é produzido “[...] tendo em vista não a sua utilização ulterior, e sim, na maioria das vezes, um objeto imediato, espontâneo ou não, sem a consciência da historicidade, do caráter de fonte que poderia vir a assumir mais tarde” (ROUSSO, 1996, p. 87).

Martin-Pozuelo Campillos explora a relação do documento arquivístico com as funções e atividades desenvolvidas por seus produtos, ao afirmar que:

[...] documento de arquivo é o documento que resulta de um processo administrativo ou jurídico, assim como todos aqueles que tornam possível tal processo, recebidos por um arquivo onde, paulatinamente, seus valores originais vão sendo prescritos e substituídos por outros de prova e informação (MARTIN-POZUELO CAMPILLOS, 1996, p. 98).

Para Bellotto (2004, p. 37) os documentos de arquivo:

São documentos produzidos por uma entidade pública ou privada, ou por uma família ou pessoa, no transcurso da função que justifica sua existência como tal, guardando esses documentos relações orgânicas entre si. Surgem, pois, por motivos funcionais, administrativos e legais. Tratam, sobretudo, de provar ou de testemunhar alguma coisa.

O Comitê de Documentos Eletrônicos do Conselho Internacional de Arquivos (CIA), define o documento de arquivo como:

[...] A informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer da atividade de uma instituição ou pessoa e que possui conteúdo, contexto e estrutura suficiente para servir de evidência dessa atividade. (COMMITTEE ON ELECTRONIC RECORDS apud RONDINELLI, 2005, p. 47). A naturalidade da produção do documento arquivístico é acentuada por Duranti na seguinte definição:

Produzido ou recebido no curso de uma atividade pessoal ou organizacional ou como instrumento e subproduto dela, o documento arquivístico é evidência primeira de suposições que contribuíram para criar, extinguir, manter ou modificar. (DURANTI, 1994, p. 12).

A referida autora traz um conceito ainda mais contemporâneo “[...] todo documento produzido por uma pessoa física ou jurídica no curso de uma atividade prática, como instrumento e subproduto dessa atividade” (DURANTI, 2002, p.11).

A definição da norma ISO 15289 (2001 p.3) resume com precisão o conceito: “Documento arquivístico, (records), informação criada, recebida e mantida como evidência e informação pela organização ou pessoa, no cumprimento de suas obrigações ou na realização de seus negócios”.

Aqui cabe uma inferência ao termo record que aparece em muitos artigos da literatura brasileira traduzido como “documento arquivístico” muito embora, ele se apresenta na versão de “documento”, como por exemplo, no clássico de Schellenberg:

Minha definição de documento (records) é a seguinte: “Todos os livros, papéis, mapas, fotografias ou outras espécies documentárias, independentemente de sua apresentação física ou características, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pública ou privada nos exercício de seus encargos legais; em função de suas atividades, preservados ou depositados para preservação por aquela entidade ou por seus legítimos sucessores como prova de suas funções, sua política, decisões, métodos, operações ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos dados neles contidos (SCHELLENBERG, 2002, p. 40-41).

Constata-se, em certos momentos da literatura consultada, que na definição de documento de arquivo está incluída a definição de documento arquivístico, é o caso de conceitos de autores que utilizam o mesmo termo (record) e palavras destacadas que definem o documento arquivístico como informação criada, recebida e mantida como evidência e informação pela organização ou pessoa no cumprimento de suas obrigações ou na realização de seus negócios (ISO 15489, 2011).

O mesmo se sucede neste conceito: criado ou recebido e mantido por um departamento, organização ou indivíduo no cumprimento das obrigações legais ou na operação dos negócios (ICA, 2004).

Segundo Santos:

Documento arquivístico é um conjunto de dados estruturados, apresentados em uma forma fixa, representando um conteúdo estável, produzido ou recebido por pessoa física ou jurídica (pública ou privada), no exercício de uma atividade, observando os requisitos normativos de atividade à qual está relacionado, e preservado como evidência da realização dessa atividade (SANTOS 2015).

A definição acima é abrangente, visto que o caracteriza como documento arquivístico e por apresentar quesitos essenciais no contexto de sua função.

Para Duranti (1994), um documento é considerado fonte de prova quando, gerado no curso natural das atividades de uma organização, possui autenticidade, naturalidade, inter- relacionamento e unicidade. Na concepção da autora, os documentos arquivísticos.

São imparciais, em consequência de um ato administrativo, parte do real do “corpus dos fatos e não escritos na intenção ou para a informação da posteridade, nem com a expectativa de serem expostos ou com o receio do olhar do público”; (...) São autênticos “porque são criados, mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados”. (...) São naturais na forma como são acumulados, em virtude das atividades da administração e “não coletados artificialmente, como os objetos de um museu”. (...) São únicos, ou seja, “assumem um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertencem e no universo documental” (DURANTI, 1994, P. 51-52).

Considera-se, portanto que, para que um documento arquivístico seja qualificado como documento arquivístico, há que conter todas essas características visto que, todas estão ligadas ao registro documental. No ambiente digital, para ser considerado autêntico, o documento arquivístico tem que manter as características de forma fixa e conteúdo estável como será visto em seguida.