DOCUMENTOS DIGITAIS E O AMBIENTE TECNOLÓGICO

O Conselho Nacional de Arquivos (2011, p. 128) define Documento digital como sendo o “documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional”, entende-se que é um documento eletrônico caracterizado pela codificação em dígitos binários e acessado por meio de sistema computacional, como por exemplo, um texto em Portable Document Format (PDF).

Conforme o projeto InterPARES (2012), o documento digital é “Um componente digital, ou um grupo de componentes digitais, que é salvo, e que é tratado e gerenciado como um documento”.

Todavia, na literatura arquivística internacional, ainda é comum o uso do termo documento eletrônico como sinônimo de documento digital, embora exista uma diferença entre os termos, relacionada à questão tecnológica, sendo documento eletrônico acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico, como por exemplo, um filme em Video

Home System (VHS) acessível pelo aparelho de videocassete podendo ser registrado e

codificado em forma analógica ou em dígitos binários.

Ademais, enfatiza-se que o conceito utilizado neste trabalho de documento digital abrange o documento nato digital (originalmente digital) e o digitalizado (reprodução digital de documento analógico). Como exemplos de documentos digitais, citamos: textos, imagens fixas, imagens em movimento, gravações sonoras, mensagens de correio eletrônico, bases de dados dentre outras possibilidades de um vasto repertório de diversidade crescente. Sendo que, documento digitalizado é a representação digital de um documento produzido em outro formato e que, por meio da digitalização, foi convertido para o formato digital. Geralmente, esse representante digital visa a facilitar a disseminação e o acesso, além de evitar o manuseio do original, contribuindo para a sua preservação.

Conforme o Conselho Nacional de Arquivos (2011, p. 127), digitalização é o processo de conversão de um documento para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado.

Tendo como exemplos de dispositivos: o scanner, a máquina fotográfica, digitalizadores de áudio, entre outros. Já o documento nato digital são documentos elaborados originalmente em formato digital, como exemplo, textos em Microsoft Word, fotografias tiradas em câmeras digitais, documentos esses produzidos em sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos (SIGAD’s), entre outros.

De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos (2011), SIGAD é o conjunto de procedimentos e operações técnicas característico do sistema de gestão arquivística de documentos processado eletronicamente e aplicável em ambientes digitais ou em ambientes híbridos, isto é, documentos digitais e não digitais ao mesmo tempo. Os documentos digitais trouxeram muitas vantagens seja na produção, transmissão, armazenamento e acesso que, por outro lado, implicaram em alguns problemas como, por exemplo, a facilidade de acesso, que pode acarretar intervenções não autorizadas e resultar na adulteração ou perda dos documentos.

A rápida obsolescência tecnológica (software, hardware e formatos) e a degradação das mídias digitais dificultam a preservação de longo prazo dos documentos e sua acessibilidade contínua. Os problemas em questão tornam necessária a adoção de medidas preventivas para minimizá-los. (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2011, p.16)

Nesse contexto, entende-se armazenamento, como uma das tarefas de preservação digital, que segundo o Glossário Documentos Arquivísticos Digitais, (CTDE, 2010, p. 6) é definido como “Guarda de documentos digitais em dispositivos de memória não volátil” considerando também que as tarefas referentes à preservação digital seriam os procedimentos de manuseio e armazenamento da mídia digital, a cópia da informação registrada, a migração para novas mídias e a preservação da integridade do documento digital.

O armazenamento da mídia digital no processo da gestão de documentos é uma técnica que colabora com a preservação, uma vez que a gestão de documentos através do armazenamento digital pode ser abordada como estratégia e empregada por meio de um plano para o acervo de documentos digitais em busca de garantia do processo, considerando-se armazenar como um sinônimo de depositar, guardar ou reunir informações ou objetos para finalidade de preservá-los para acesso no futuro.

Desde o início da era digital, sempre houve uma preocupação quanto à forma de armazenar dados e informações importantes. Com o avanço tecnológico, a forma como os arquivos digitais são armazenados evolui dia a dia e é substituída por dispositivos com capacidades cada vez maiores e em tamanhos com enorme portabilidade, inclusive o serviço de computação nas nuvens, de armazenamento e processamento que facilita o acesso aos

aplicativos e arquivos através de qualquer computador conectado à internet independentemente da plataforma utilizada. A seguir ilustração da evolução das mídias de armazenamento digital.

FIGURA 1 – Evolução das mídias de armazenamento digital.

Fonte: adaptação de:

<https://www.google.com.br/?gfe_rd=cr&ei=AaFZV8eFIezT8ge25qHAAg#q=armazenamento+digital+figuras> Ao tomar como exemplo a tecnologia que originou o sumido disquete, o qual foi utilizado como unidade de armazenamento e meio de guardar o documento, unidade que agregava software e hardware, a exemplo de pen drive e HD externo, além dos próprios bancos de dados, exemplos considerados há pouco tempo tecnologia evoluídos, hoje já superados, substituídos pelo “arquivamento nas nuvens”, pode-se constatar, em face do processo evolutivo e desenfreado no processo de armazenamento tecnológico, é considerado um equipamento obsoleto face às modernas tecnologias que o substituíram e executam as mesmas funções. Ferreira (2006) adverte que:

A obsolescência tecnológica não se manifesta somente ao nível dos suportes físicos. No domínio digital, todo o tipo de material tem obrigatoriamente de respeitar as regras de um determinado formato. Isto permite que as aplicações de software sejam capazes de abrir interpretar adequadamente a informação armazenada. À medida que o software vai evoluindo, também os formatos por ele produzidos vão sofrendo alterações (FERREIRA, 2006, p. 19).

Sendo assim, a incessante evolução da tecnologia, que se supera dia a dia por meio da obsolescência tecnológica, da fragilidade dos suportes suscitando a busca de novas ferramentas para superar essas questões e atender a modernidade são capazes de promover novas formas de interação e compreendem recursos aplicáveis a fins informacionais.