Modelo de Requisitos Para Sistemas Informatizados de Gestão

O e-ARQ – Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), segundo a Resolução n° 25, de 27 de abril de 2007 (CONARQ), visa orientar a implantação de sistemas de gestão arquivística de documentos; fornecer especificações técnicas e funcionais, além de metadados para orientar a aquisição e/ou a especificação e desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos (ARQUIVO NACIONAL, 2009; CTDE, 2011).

O e-ARQ especifica os requisitos para um sistema que pretende realizar todas as operações técnicas da gestão de documentos desde a sua produção até a destinação final. Esse modelo segue os padrões do Reino Unido (Requisitos Funcionais para Sistemas de Gestão de Documentos Eletrônicos), União Europeia (MoREQ) e Estados Unidos (padrão DoD).

O e-ARQ Brasil é uma especificação de requisitos que estabelece um conjunto de condições a serem cumpridas pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, assim como seu acesso. Ademais, o e-ARQ Brasil pode ser utilizado para orientar a identificação de documentos arquivísticos digitais.

O objeto do e-ARQ Brasil é o documento arquivístico digital e estabelece requisitos mínimos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) independentemente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ou implantado. Lima relata que:

Esse sistema se preocupa com questões ligadas à preservação. Nele são estabelecidas tabelas de temporalidade e uma tabela de tempo estimado de duração nas mídias. A partir disso, o sistema é capaz de realizar um controle da vida útil dos suportes, informando quais suportes estão próximos do seu fim. O sistema preocupa- se também em garantir a confiabilidade, autenticidade e segurança dos dados armazenados, estabelecendo rotinas para verificação de erros e realizações de cópias de segurança. Outra preocupação é com o acesso às informações, para tanto o e- ARQ estabelece critérios para geração de metadados (LIMA, 2007, p. 46).

O e-ARQ Brasil compõe-se de duas partes: a primeira parte denominada Gestão Arquivística de Documentos que pretende fornecer um arcabouço para que o órgão ou entidade possa desenvolver um programa de gestão arquivística de documentos, e a segunda parte que trata da Especificação de Requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos, a qual descreve os requisitos necessários para desenvolver um

SIGAD. Diante disso, o esquema de metadados foi desenvolvido a partir da explanação da Gestão Arquivística de documentos e da especificação dos Requisitos do e-ARQ Brasil.

Os requisitos se dirigem a todos que fazem uso de sistemas informatizados como parte do seu trabalho rotineiro de produzir, receber, armazenar e acessar documentos arquivísticos. Um SIGAD inclui um sistema de protocolo informatizado dentre outras funções da gestão arquivística de documentos.

Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação desses, e deve ser capaz de gerenciar simultaneamente os documentos digitais e os convencionais. No caso dos documentos convencionais o sistema registra apenas as referências sobre os documentos e, no caso dos documentos digitais, a captura, o armazenamento e o acesso são feitos por meio do SIGAD.

Ademais, o SIGAD contempla funcionalidades, tais como: gestão e aplicação do plano e código de classificação, captura, avaliação e destinação, isto é; aplicação da tabela de temporalidade, pesquisa, localização e apresentação, segurança, armazenamento e preservação. Além do que, pode incluir ainda outras funcionalidades, como tramitação e fluxo de trabalho, e características como usabilidade; interoperabilidade; disponibilidade; e desempenho.

No caso dos documentos digitais, um SIGAD deve abranger todos os tipos de documentos arquivísticos digitais do órgão ou entidade, ou seja, textos, imagens fixas e em movimento, gravações sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas web, bases de dados, dentre outras possibilidades de um vasto repertório de diversidade crescente.

A partir da definição e fundamentação de um SIGAD pode-se concluir que um SIGAD é um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos e como tal sua concepção tem que se dar a partir da implementação de uma política arquivística no órgão ou entidade, com os requisitos arquivísticos a seguir que caracterizam um SIGAD:

● captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tipos de documentos arquivísticos;

● captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes digitais do documento arquivístico como uma unidade complexa; 24

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24 _{Um documento arquivístico digital pode ser constituído por vários componentes digitais, como, por exemplo,} um relatório acompanhado de planilhas, fotografias ou plantas, armazenado em diversos arquivos digitais. Além disso, há que se considerar a relação orgânica dos documentos arquivísticos.

 gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre os documentos;

 implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmos documentos (jurídico-administrativo, de proveniência, de procedimentos, documental e tecnológico);

 integração entre documentos digitais e documentos não digitais;

 seguro para garantir a autenticidade dos documentos;

 avaliação e seleção dos documentos para recolhimento e preservação daqueles considerados de valor permanente;

 aplicação de tabela de temporalidade e destinação;

 exportação dos documentos para transferência e recolhimento;

 instrumentos para gestão de estratégias de preservação dos documentos.

O esquema de metadados tem por objetivo integrar a especificação de requisitos para sistemas informatizados de Gestão Arquivística de Documentos do e-ARQ Brasil e, discutido pela comunidade arquivística, com aprovação da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos.

Em relação à preservação digital o modelo recomenda o uso de suportes de alta qualidade e com previsão de vida útil adequada aos propósitos de preservação, o monitoramento contínuo dos avanços tecnológicos e da degradação do suporte, a adoção de formatos abertos e a busca por soluções independentes de software, hardware e fornecedor.

Enfim, o e-ARQ, tendo com objeto o documento digital, apresenta várias informações para que cada instituição possa desenvolver e implementar sua própria estratégia de preservação de documentos arquivísticos digitais, de acordo com sua realidade e alinhada as diretrizes emanadas da instituição arquivística de sua esfera de competência.

4.2.8 O Estudo nº 16 do Conselho Internacional de Arquivos

O Estudo nº 16 do Conselho Internacional de Arquivos (ICA), Documentos de Arquivo Eletrônicos, resultou de um trabalho do Comitê para Arquivos Correntes em Ambiente Eletrônico (2002-2004).

A iniciativa deu-se devido ao perceptível crescimento da produção de documentos eletrônicos em ambiente tecnológico, que vem suscitando a preocupação com a gestão e preservação para manter os documentos eletrônicos acessíveis em longo prazo. Conforme o ICA, para assegurar a preservação desses documentos, é necessário que os requisitos de natureza arquivística sejam contemplados no momento em que os sistemas são desenhados e

que os documentos sejam “cuidadosamente controlados ao longo de todo o seu ciclo de vida de forma a garantir de forma perdurável a sua qualidade e integridade” (ICA, Estudo n.º 16 – Manual para Arquivos Electrónicos, p. 5).

O Manual foi produzido como subsídio para “auxiliar as instituições de arquivo a reposicionarem-se funcional e organizacionalmente de maneira a abordar a gestão de documentos de arquivos eletrônicos”25,diante dos desafios impostos pela tecnologia tendo em vista as constantes mudanças que ameaçam a manutenção das características dos documentos produzidos em formato eletrônico, dada a sua complexidade e especificidade.

Identifica-se, nesse contexto, a preocupação com a garantia da autenticidade dos documentos e, para tanto, da manutenção da cadeia de custódia que, conforme Flores (2016) acompanha o ciclo de vida dos documentos digitais. Sendo assim, os documentos mantidos nos arquivos corrente e intermediário, devem compreender sistemas de informação que cumpra todas as etapas da gestão de documentos. Para o autor, a alteração da custódia refere- se à destinação dos documentos que possuem valor secundário (histórico e/ou probatório) para ambientes confiáveis e seguros de preservação digital, que contemplem o arranjo, descrição, difusão e acesso de documentos. Essa transferência deve ocorrer sem interrupção, em sistemas autênticos, controlados e seguros, que garantam a autenticidade do documento digital (FLORES, 2014).

A segunda parte aborda sobre os documentos de arquivo no contexto das bases de dados e a manutenção da sua disponibilidade, acessibilidade e inteligibilidade ao longo dos diferentes estágios do ciclo contínuo de vida dos documentos.

O Manual extrai a sua terminologia e definições da norma ISO 15489, norma que incide especificamente sobre a gestão de arquivos correntes. Apresentam-se em seu conteúdo de um modo geral quatro temas de extrema importância para o desenvolvimento da gestão dos arquivos e a visibilidade do arquivista, sendo elas: o papel do arquivista no sentido de Influenciar os gestores na organização sobre a gestão dos arquivos; a Aplicação de requisitos de Sistemas de arquivos; Preservação em longo prazo e Acesso são eles:

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25 _{Conselho Internacional de Arquivos (ICA), Guide for Managing Electronic Records from an Archival} Perspective, Paris 1997, p. 3. No original “help archival institutions reposition themselves to address the management of archival electronic records” (NT).

 A influência do arquivista dentro suas competências, considerando os princípios arquivísticos mediante as práticas de gestão de documentos de arquivos eletrônicos diante dos gestores da organização, numa perspectiva estratégica, ou seja, o que deve ser feito para melhorar os resultados da gestão de documentos de arquivo, questionando sua participação diante dos diferentes aspectos do seu ambiente de gestão, ressaltando a atenção para um olhar às políticas, ambiente legal e regulador, parcerias com outras organizações, o posicionamento das instituições de arquivos e os recursos.

 Orienta aos arquivistas como planejar novos sistemas de informação e a aplicação de melhorias de sistemas existentes; como melhor incorporar requisitos arquivísticos nesses sistemas considerando os desafios que enfrentam na identificação destes; colabora com os arquivistas orientando-os a identificar os requisitos de preservação em longo prazo para arquivos correntes existentes em determinado contexto e apresenta uma estrutura de atuação para o melhor desempenho dos arquivistas.

 Aborda sobre o objetivo da Preservação em longo prazo, considerando a natureza dos documentos criados em ambiente eletrônico, ou seja, a complexidade e especificidade dos documentos eletrônicos, as implicações desses atributos como a necessidade de criação e preservação de metadados, apresentam requisitos básicos para atingir os objetivos de preservação.

 O último capítulo trata sobre a disponibilidade de Acesso a documentos de arquivo eletrônicos, pelo tempo que se fizer necessário, onde a autoria trata o Acesso como o principal objetivo do sistema de arquivo pelo fato de “serem produzidos, guardados e preservados para ser disponibilizada a quem deles precisar e for autorizado a utilizá-los” (ICA) ressaltando as necessidades do usuário, custos e opções de prestação de serviços; relaciona o acesso com estratégias de preservação e por fim avalia a capacidade de acesso, desenvolvimento de planos de ação e o progresso. Diante dessas abordagens pode-se concluir que:

É fundamental a participação do arquivista desde o início da produção do documento de arquivo de forma à sua intervenção ser potencializada. Em resumo, os arquivistas devem trabalhar nas suas organizações para garantir a criação de documentos de arquivo autênticos e fidedignos de forma que assegure a integridade e utilidade dos documentos de arquivo e sejam identificados como de preservação em longo prazo;

Mediante os desafios que se colocam aos arquivos e aos arquivistas na era digital, para que sejam bem sucedidos, devem reposicionar-se institucional e estrategicamente, investindo

mais nas relações com as organizações produtoras, para alcançar às necessidades dos seus clientes em matéria de arquivos eletrônicos. Para tanto devem adquirir novas competências e desenvolver parcerias com profissionais que detêm as competências necessárias à gestão dos documentos de arquivo eletrônicos. Ademais, devem aprender como intervir junto dos produtores dos documentos a partir do início da gestão documental despertando o interesse tanto em relação aos arquivos correntes, mas também na capacidade de preservar os documentos com valor secundário assim como em assegurar a sua qualidade, isto é, a sua autenticidade e integridade;

Cabe aos arquivistas focarem mais nas etapas necessárias para aplicar requisitos da gestão de documentos de arquivo, não frequentemente nas instituições pesquisadas, o planejamento de novos sistemas, e em contrapartida dadas a realidade com que se depara com difíceis avaliações sobre a funcionalidade dos sistemas desenvolvidos muitas vezes sem considerar os requisitos para a gestão de documentos de arquivo.

Sobre os aspectos práticos da preservação de documentos de arquivo eletrônicos, cabe ao arquivista, ficar atento e estar preparado para acompanhar as mudanças tecnológicas e buscar trazer para a instituição a escolha mais apropriada às condições e realidade da instituição, é como estar preparado para mudanças futuras.

Pode-se concluir que se trata de um trabalho continuado, uma iniciativa que busca orientar os arquivos de como agir diante das implicações tecnológicas considerando as constantes mudanças e consequentes ameaças diante da complexidade do documento produzido em ambiente eletrônico e que cabe ao arquivista o desafio de posicionar-se estrategicamente, focar na gestão de documentos eletrônicos, com ênfase na preservação digital, ficarem a par da constante evolução tecnológica e planejar-se constantemente para o acesso e preservação ao futuro considerando custos, acesso, usuários e níveis de serviços, processo bem familiar ao arquivista, buscando sempre novas formas de trabalho.

No entanto, fica a expectativa de que é possível encontrar soluções, mesmo que diante do tamanho desafio imposto aos arquivistas que é a Preservação Digital para o acesso em longo prazo, cabe, portanto, a proatividade, a incansável busca pela solução do problema diante da constante e desafiadora mudança tecnológica.

Esse capítulo teve como primeiro subitem a identificação e caracterização das iniciativas internacionais e nacionais de Preservação Digital. Segue com a identificação e definição das estratégias de preservação digital para os documentos arquivísticos com enfoque nos sistemas informatizados de gestão de documentos, foco desta pesquisa.