International Research on Permanent Authentic Records in Electronic

O InterPARES é uma iniciativa acadêmica de pesquisa em preservação digital. Teve início em 1999, e é coordenado pela University of British Columbia, do Canadá, com a participação de diversos países, trata-se de uma pesquisa colaborativa internacional sobre documentos arquivísticos autênticos em sistemas eletrônicos e encontra-se em sua quarta fase. O projeto vem elaborando conhecimento teórico e metodológico essencial para a preservação em longo prazo de documentos digitais autênticos.

A primeira fase do projeto teve como objeto os documentos arquivísticos digitais “tradicionais”. A pesquisa trouxe a questão da preservação da autenticidade dos documentos arquivísticos criados e/ou mantidos em bases de dados e sistemas de gestão de documentos, no curso das atividades das organizações, sendo produtos desta fase: requisitos conceituais para avaliar a autenticidade dos documentos arquivísticos digitais, modelos de processos de

avaliação e preservação de documentos arquivísticos digitais autênticos, glossários e sites na internet.

Em sua segunda fase, o projeto teve como foco os documentos arquivísticos digitais gerados no contexto de atividades artísticas, científicas e governamentais, em sistemas experimentais, interativos e dinâmicos. Nessa fase os produtos gerados foram: bases de dados de terminologia, modelos conceituais de preservação, diretrizes para produção e preservação dos documentos digitais autênticos e um conjunto de estratégias voltadas para a preservação de documentos digitais de longo prazo.

Na ocasião, a base de dados foi formada por dois instrumentos: um Glossário e um Dicionário, sendo que o Glossário apresenta a definição de termos chaves, da maneira como foram empregados no projeto e utilizados nos trabalhos e documentos publicados.

A terceira fase do projeto foi desenvolvida teve como objetivo, capacitar os programas e as instituições arquivistas públicas e privadas de médio e pequeno porte – que são responsáveis por documentos arquivísticos digitais que satisfaçam as exigências das partes interessadas e as necessidades da sociedade no tocante à preservação de seu passado. Ainda testar a teoria e a metodologia de preservação digital produzidas nas duas fases anteriores por meio de diversos estudos de caso de documentos arquivísticos digitais, com base na análise diplomática e demais contribuições do InterPARES, além de outras iniciativas de preservação digital, no sentido de traçar planos de ação concretos para estes conjuntos documentais.

A participação do Brasil teve como objetivo o de capacitar programas e organizações arquivísticas públicas ou privadas de pequeno e médio porte, responsáveis por documentos digitais que sejam resultados de ações de governo, pesquisa, arte, entretenimento, atividades sociais ou comunitárias, na preservação de longo prazo de seus documentos, mantendo sua autenticidade, de forma que satisfaça às necessidades das organizações e da sociedade com relação ao registro adequado do passado.

As instituições parceiras do TEAM Brasil15, conduziram estudos de documentos arquivísticos digitais, com base na análise diplomática e contribuições do InterPARES, além de outras iniciativas de preservação digital, no sentido de traçar planos de ação concretos para estes conjuntos documentais. A metodologia do InterPARES traz instrumentos para análise dos tipos documentais, assim como atributos arquivísticos identificados nos estudos de casos na composição dos documentos digitais.

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As diretrizes do produtor que tem como objetivo a elaboração e a manutenção de matérias digitais para indivíduos traz esses conceitos, sendo resultado da aplicação do projeto InterPARES 3. Essas diretrizes apresentam recomendações e boas práticas para organizações que elaboram e mantém documentos arquivísticos. As Diretrizes do preservador tem por finalidade orientar as instituições no intuito de melhorar os procedimentos para a preservação dos documentos arquivísticos digitais sob sua guarda. O Arquivo Nacional, em conjunto com a Câmara dos Deputados, finalizou a versão impressa em português, em forma de manual. A Resolução nº 38, de 09 de julho de 2013 dispõe sobre essas diretrizes.

A fixidez segundo Diretrizes do produtor (ARQUIVO NACIONAL, 2013, p. 5) é a “qualidade de um documento arquivístico que assegura a forma fixa e o conteúdo estável”. Segundo essa diretriz a forma fixa (2013, p. 5) é a “qualidade de um documento arquivístico que assegura a mesma aparência ou apresentação documental cada vez que o documento é recuperado”.

O conteúdo estável segundo as Diretrizes do produtor (ARQUIVO NACIONAL, 2013, p. 5) diz que é a “característica de um documento arquivístico que torna a informação e os dados nele contidos imutáveis e exige que eventuais mudanças sejam feitas por meio do acréscimo de atualizações ou da produção de uma nova versão”.

A forma documental fixa faz referência à apresentação da mesma forma que tinha quando o documento foi armazenado. Quanto ao conteúdo estável o documento precisa permanecer completo e inalterado.

Segundo Rondinelli (2011, p. 227) “em relação à forma fixa e ao conteúdo estável, significam que o documento arquivístico digital tem que manter a mesma apresentação que tinha quando “salvo” pela primeira vez”. Segundo essa mesma autora esses conceitos fazem referência à estabilidade do documento arquivístico digital que está implícito e explicito no conceito de documento arquivístico tanto na conotação arquivística ou diplomática.

Além dessas qualidades e características os documentos arquivísticos precisam ter a variabilidade limitada e forma documental. Variabilidade limitada é a:

[...] qualidade de um documento arquivístico que assegura que suas apresentações documentais são limitadas e controladas por regras fixas e um armazenamento estável do conteúdo, da forma e da composição, de modo que a mesma interação, pesquisa, busca ou atividade por parte do usuário sempre produza o mesmo resultado (DIRETRIZES DO PRODUTOR, 2013, p. 6).

Segundo Diretrizes do Produtor (Arquivo Nacional, 2013) a forma documental constitui-se em regras de apresentação em que o conteúdo, o contexto administrativo e documental e sua autoridade são comunicados, possuindo elementos intrínsecos e extrínsecos.

Os extrínsecos fazem referência à aparência externa, enquanto que os intrínsecos expressam a ação da qual eles participam, conforme se apresentam na Figura 3.

FIGURA 3 – Características do documento arquivístico conforme InterPARES.

Fonte:adaptação InterPARES

Nesse contexto, a forma documental armazenada faz referência a um objeto digital inserido em um sistema de armazenamento em mídia digital. A forma manifestada faz menção a visualização ou materialização de um documento arquivístico digital.

Os documentos arquivísticos digitais precisam ter essas características em sua constituição. Nesse sentido observam-se muitos documentos em ambientes digitais que não possuem esses atributos, não sendo, portanto, um documento arquivístico. Fato esse preocupante visto a criação cada vez mais notória dos documentos digitais nas instituições que deviam ser produzidos, armazenados e preservados de forma segura, garantindo assim a manutenção da cadeia de custódia, bem como a autenticidade e a fidedignidade dos documentos arquivísticos, conforme Figura 4 a seguir:

FIGURA 4 – Sete elementos básicos constituintes do documento arquivístico digital.

Fonte: Adaptação de Duranti (InterPARES)

A inclusão da diplomática contemporânea na arquivologia e ciências afins é muito significativa nos dias de hoje, visto que diante das mudanças ocorridas no gerenciamento dos documentos nato digitais, agora em grande escala suscita ao arquivista a necessidade de mais do que nunca ter afinidade com a Diplomática Contemporânea para aplicá-la em trabalhos e pesquisas técnico-científicos, para melhor compreensão da ação e características dos documentos.

O InterPARES TRUST, a quarta fase do Projeto InterPARES, teve início em 2013 com previsão para conclusão em 2018. Tem base nos fundamentos do InterPARES realizado nas fases anteriores. Trata-se de um projeto interdisciplinar e multinacional, com foro em pesquisa a explorar questões relacionadas a documentos arquivísticos digitais.

A pesquisa do InterPARES Trust ou I Trust, atua sobre cinco domínios – infraestrutura, segurança, controle, acesso e aspectos legais -, e cinco domínios cruzados – questões sociais, políticas, recursos, educação e terminologia com o objetivo de ajudar os pesquisadores a determinar o foco e o propósito de cada estudo que eles proporiam como contribuição para o projeto como um todo.

De acordo com Duranti (2015), existem questões específicas referentes a ambientes como, por exemplo, a de que a tecnologia digital está cancelando fronteiras, além de outras questões complexas como a inviolabilidade arquivística de organizações internacionais, ou a localização física de servidores de dados, porém, segundo a coordenadora do projeto, a maior parte das questões e soluções é comum.

Ao ser entrevistada quanto às recomendações para enfrentar as questões referentes aos resultados do projeto, Luciana afirma que “existem resultados preliminares, porém “os resultados que de fato levem as recomendações concretas só virão à tona depois que uma massa crítica de dados tiver sido coletada” (LACOMBE, 2015, p.14)

Acredita-se que, a contribuição do projeto InterPARES tanto no contexto arquivístico como no âmbito social, é relevante, visto que o conhecimento agregado a capacitação dos profissionais comprometidos com as atividades de produção, uso e destinação dos documentos digitais colaborou e muito continuará colaborando com a preservação do patrimônio documental em longo prazo, garantindo o acesso e a preservação da memória. 4.2.2 Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital

A Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ (2005), tem o objetivo de conscientizar e ampliar a discussão sobre o legado cultural em formato digital, e que se encontra em perigo de perda e de falta de confiabilidade).

A Carta manifesta a necessidade de estabelecer políticas, estratégias e ações que garantam estratégias de preservação de longo prazo e o acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais (CTDE, 2011).

A Carta diz que a preservação dos documentos arquivísticos digitais requer ações arquivísticas, a serem incorporadas em todo o seu ciclo de vida, antes mesmo de terem sido criados incluindo as etapas de planejamento e concepção de sistemas eletrônicos, a fim de que não haja perda nem adulteração dos registros. Somente dessa forma se garantirá que esses documentos permaneçam disponíveis, recuperáveis e compreensíveis pelo tempo que se fizer necessário.

Essa preocupação alcança os problemas tecnológicos, obsolescência e dependência tecnológicas do hardware e do software geradas pela evolução rápida e constante, conforme Innarelli aborda:

A obsolescência tecnológica e dependência do hardware e do software, visto que (a obsolescência tecnológica influencia os três principais elementos constitutivos dos documentos digitais, o hardware, o software e o suporte + informação, fato que coloca em risco os documentos arquivísticos digitais (INNARELLI, 2015, p. 132) . Aparatos tecnológicos esses que não se firmam no mercado, que tem um tempo de vida útil muito curto, sendo substituídos rapidamente, por se tornarem obsoletos.

A Carta faz alerta no sentido de que:

A preservação de longo prazo das informações digitais está seriamente ameaçada pela vida curta das mídias, pelo ciclo cada vez mais rápido de obsolescência dos equipamentos de informática, dos softwares e dos formatos (CONARQ, 2004, p.2). A preocupação atenta para a necessidade de migração praticamente contínua devido ao curto tempo de vida útil dessas tecnologias, reforça sobre os problemas da dependência social da informação registrada em meio digital, da rápida obsolescência da tecnologia digital, da fragilidade intrínseca do armazenamento digital, da complexidade e custos da preservação digital e da multiplicidade de atores envolvidos.

Ademais propõe iniciativas de ações conjuntas entre as instituições arquivísticas, o poder público, a indústria de tecnologia da informação e comunicação e das instituições de ensino e pesquisa, para a elaboração de estratégias e políticas referentes à gestão arquivística de documentos, instrumentalização dos arquivos, governo eletrônico e ações cooperativas de preservação de documentos digitais para aplicação e compartilhamento de recursos.

Propõe a produção do conhecimento por meio de elaboração de uma agenda nacional de pesquisa para a preservação e longevidade dos documentos digitais, estimular a inserção do tema Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital na formação dos profissionais da informação, especialmente dos arquivistas, nos cursos de graduação e pós-graduação, e a disseminação do conhecimento.

O CONARQ reafirma nessa Carta o seu compromisso com a aplicação de políticas públicas voltadas para a preservação do patrimônio arquivístico digital e convoca os setores públicos e privados envolvidos com a produção e proteção especial dos documentos em formato digital, a envidarem esforços para garantir sua preservação e acesso contínuo, condição fundamental para a democratização da informação arquivística em nosso país e a preservação da memória nacional.