CAPÍTULO 3 – PRESERVAR O INDIVIDUAL, PROJETAR O COLETIVO
3.2. A avaliação e seleção em arquivos pessoais: uma função arquivística necessária
Em 1994, a Society of American Archivists (SAA) decidiu elaborar um pequeno guia orientado para as pessoas interessadas em doar a repositórios os seus documentos e os da sua família.
problemas relativos aos direitos humanos e ao acesso dos cidadãos a assuntos relacionados com o exercício dos seus direitos, podem ser extrapolados para outras realidades. São variados os exemplos, como os dos regimes autoritários ou ditatoriais, que incorporaram, através da apreensão por serviços de segurança ou repressão, manuscritos, correspondência, e outros documentos dos cidadãos. Poesias, fotografias, e uma grande diversidade de outros documentos apreendidos desta forma encontram-se conservados em arquivos do Estado, e podem ser considerados na perspetiva da reclamação de direitos de autor, por exemplo (Mckemmish; Piggott, 2013, 132).
Fruto do seu tempo, as tipologias documentais às quais se reconhecia um potencial valor estavam ainda quase exclusivamente no domínio dos documentos analógicos, maioritariamente em suporte papel, embora incluindo também registos audiovisuais em suportes magnéticos (SAA, 1994). Quase vinte anos depois, a mesma sociedade viu-se na necessidade de atualizar o guia, com o intuito de o adaptar à inclusão da documentação produzida digitalmente, que aumentou exponencialmente desde aquela data, como o e-mail ou os websites, adicionando alguns alertas básicos quanto à sua avaliação e preservação, por
parte dos repositórios (SAA, 2013b).197
O novo guia da SAA visou principalmente uma adequação aos novos suportes digitais pois, nesse período de tempo, algo comum se manteve no que respeita à filosofia subjacente à avaliação dos materiais que, provindo de arquivos pessoais, deviam ser adquiridos para preservação por tempo indefinido – o claro assumir de que um repositório não pode aceitar tudo devido a três razões básicas, essencialmente do foro pragmático da gestão: constrangimentos de espaço, limitação de recursos humanos e financeiros, e, ainda, inadequação dos materiais à missão de cada instituição.
Ao longo das duas décadas que mediaram a elaboração dos guias foi igualmente mantida a ideia de que existem instituições mais apropriadas para receber certas tipologias de documentos, instruindo-se os doadores para a possibilidade de serem encaminhados a outros locais os que não se adaptassem aos fins de determinadas instituições, recomendando-se ainda que alguns, de valor mais sentimental do que “histórico”, permanecessem em posse das pessoas ou das famílias.
Com escasso ou sem suporte teórico a justificar estas orientações programáticas, o exemplo da sociedade dos arquivistas americanos sintetiza algumas das principais razões que têm presidido à seleção de documentos de arquivos pessoais, destinados a serem incorporados nos acervos das mais diversas instituições. Regra geral, as várias instituições de memória que adquirem arquivos pessoais avaliam-nos caso a caso, atribuindo empiricamente noções abstratas de valor, com base em presuntivos fundamentos culturais ou históricos.
Sob o pressuposto de que um repositório não pode aceitar tudo, advogam-se implicitamente seleções, com base em determinadas tipologias documentais, ou no que é considerado adequado a um certo universo temático. Também se selecionam arquivos pessoais em função da atribuição de importância a certos indivíduos, a partir da sua projeção na sociedade ou em virtude do papel desempenhado em determinadas áreas de atividade. As decisões do que incorporar e os critérios de atribuição de valor variam conforme as instituições se situem num plano nacional, ou no âmbito mais local, assim como em função do prosseguimento de
197 Uma síntese do conteúdo da brochura pode ser encontrada em <URL:
determinadas missões, dos objetivos que se pretendem alcançar, ou dos recursos disponíveis, e tem estado na base de propostas distintas para a avaliação de arquivos enquanto função arquivística.
Nos EUA, por exemplo, a Sociedade Histórica de Minnesota desenvolveu, em 1997, um método de avaliar e selecionar os fundos privados com vista à sua eventual aquisição (Greene; Daniels-Howell, 1997). Este método parte do princípio de que a avaliação depende do contexto documental do serviço de arquivo e que os arquivistas podem analisar os produtores e os documentos estabelecendo critérios de avaliação relacionados com os objetivos e recursos de uma instituição. O designado método Minnesota exige a combinação de vários modelos e desenvolve-se em seis etapas: 1 – conhecer o acervo de uma instituição para determinar o seu perfil documental e destacar lacunas; 2 – compreender o universo em que se inscreve a instituição, estudando o contexto externo passado e presente, determinando tendências, acontecimentos importantes e os seus atores mais representativos e ativos; 3 – estabelecer prioridades, com base nos conhecimentos adquiridos nas anteriores etapas; 4 – definir funções e tipos de documentos criados pelos produtores selecionados na etapa antecedente, determinando o seu nível de importância; 5 – refinar as prioridades e contactar potenciais
doadores; 6 – rever o método periodicamente (Nobs, 2013, 10).198
Seja qual for o critério utilizado, as entidades que decidem preservar documentos produzidos e reunidos por indivíduos, por famílias, ou por comunidades mais ou menos informais, assumem- se, sem pejo, como repositórios da memória de determinadas identidades, sejam elas individuais ou de grupos sociais. Os arquivos constituem também símbolos culturais, além de repositórios de informação – têm um valor simbólico na memória individual, e são reconhecidos enquanto tal pelo público. A aquisição é, por isso, igualmente realizada supostamente para aquisição de benefícios para a comunidade, e fundamentada em fins considerados históricos ou culturais. Todavia, o enriquecimento de um acervo institucional, por via da incorporação do arquivo de um determinado indivíduo, que empiricamente se considera como “importante”, não deixa de ter implícito um acréscimo de prestígio para a própria instituição. O inverso é também uma realidade – a incorporação de um determinado arquivo pessoal numa instituição de memória é, em si mesmo, um ato de atribuição de reconhecimento de prestígio ao seu produtor.
Nos arquivos pessoais que são objeto de aquisição por instituições de arquivo, bibliotecas e museus, a avaliação e a seleção do que preservar implica o estabelecimento de algum tipo de
198 Entre alguns dos pontos negativos apontados a este método, destacam-se: a demasiada
complexidade na aplicação, devido à reunião de várias teorias e métodos anteriores; a integração de um conceito de priorização que acarreta o risco de passagem ao lado de documentos e produtores relevantes; os escassos recursos financeiros e humanos em muitas instituições para aplicar completamente o método; e o facto de a revisão periódica do método implicar rigor, muita atenção e dispêndio de tempo (Nobs, 2013, 10-11).
consideração sobre o que vale a pena lembrar e fixar da memória dos indivíduos, para benefício da memória coletiva. Por consequência, avaliar e selecionar o que preservar, e decidir o que excluir, são das questões mais complexas em quaisquer abordagens teóricas ou metodológicas pela Arquivística.
A avaliação, como função arquivística, tem por finalidade a análise e atribuição de valor ou significado que se julga presente nos documentos de arquivo, ou melhor dizendo, na informação produzida e registada no decurso das atividades humanas. Dela depende diretamente a seleção, ou seja a decisão do que conservar, durante quanto tempo, e em função do que se julga ser essencial para documentar os processos e contextos inerentes a essas atividades humanas. A seleção foca-se no que se considera ser importante e, ao mesmo tempo, implica a eliminação do que é considerado sem valor.
Terry Cook destacou que a avaliação e a seleção se devem considerar o centro da atividade arquivística, a sua primeira responsabilidade, questionando, face ao desenvolvimento da prática arquivística ao longo do século XX e do início do novo milénio, o legado “jenkinsoniano” de que não se deve fazer qualquer seleção; a noção do arquivista como um curador “objetivo”, “neutral” e “passivo”; e a ideia de que o trabalho dos arquivistas se pode reduzir a uma série de processos e procedimentos, sem atenção aos valores teóricos e filosóficos (Cook, T., 2011a, 175).
As decisões são normalmente tomadas por indivíduos, por determinados grupos, entre os quais os arquivistas, funcionando como mediadores ou modeladores da memória coletiva, pois o modo como se seleciona e difunde informação é suscetível de despertar consciências para aspetos que podem permanecer tendencialmente na sombra sem essa intervenção. Na compreensão dos arquivos é, portanto, essencial que se tenha em atenção a determinação de qual foi a memória que se pretendeu conservar, quem o determinou, e com que finalidade (Cook, 1997, 18-19).
Vários autores têm procurado definir a avaliação e os seus objetivos, procurando uma conciliação entre as ideias de Hillary Jenkinson, visando a manutenção da integridade e a salvaguarda da autenticidade dos arquivos como essenciais à preservação da evidência e/ou
prova das atividades,199 com a inevitável necessidade de ter de selecionar o que preservar, por
impossibilidade de tudo guardar, baseando-se na verificação dos valores de tipo primário e secundário dos documentos, em função dos propósitos da sua utilização, conforme postulado por Schellenberg.
199 Note-se, contudo, que a própria noção de prova/evidência não é um conceito estático e tem evoluído.
Por exemplo, durante muito tempo, em vários países, os testemunhos das mulheres em tribunal não foram permitidos, ou então foram relativizados, devido a convenções e preconceitos sociais, o que também aconteceu com as tradições orais de determinadas comunidades, como sejam as indígenas. Também os primeiros microfilmes não foram inicialmente aceites como prova legal, tal como os primeiros documentos produzidos em computador (Cook, 2013, 104).
Considerando que é impossível examinar o valor de evidência de cada documento de um arquivo, e o universo infinito do que pode ser considerado como valor informativo, Richard Cox sugere que, sendo difícil considerar o que deve ser a avaliação, alguns profissionais recorrem acriticamente a conceitos como valor primário ou secundário, evidência ou informação, apenas porque são comummente usados e aceites no campo da Arquivística (Cox, 2004, 37).
Apesar de diversos autores terem vindo a analisar as práticas correntes neste domínio, esboçando interpretações quanto aos valores que devem estar presentes, a avaliação e seleção de arquivos pessoais mantém-se um tema menosprezado, quer na teoria arquivística, quer ao nível do desenvolvimento de metodologias e do estudo das práticas dos profissionais das instituições que os adquirem. Já no que respeita à informação produzida por entidades com orgânicas complexas, como as do Estado, tem-se assistido a todo um aparato teórico, metodológico, normativo e legislativo, alargado ao investimento em tecnologias que permitam a adequada avaliação, gestão e preservação da informação, abrangendo a que se tem vindo a produzir por meios digitais.
O que é considerado como tendo valor, importância, significado, é muitas vezes deixado por definir no que se refere aos arquivos pessoais, mesmo em autores que se debruçaram especificamente sobre as práticas de aquisição de repositórios como Mary Lynn McCree (1984), Virginia Stewart (1984) ou Judi Cumming (1994). Face à indefinição do que é efetivamente o valor arquivístico dos arquivos pessoais, Timothy L. Ericson chamou a atenção para a importância de colocar o foco da avaliação na informação e não nos documentos em si mesmos (Ericson, 1991-1992, 73). Ainda assim, este autor evitou discutir a natureza e o entendimento do que é a informação contida nos diversos materiais, como base orientadora das decisões de seleção.
No caso específico dos arquivos pessoais, como destacou Riva Pollard (2001), continua a equacionar-se frequentemente o seu valor em função de duas justificações maioritárias, que, no fundo, se inspiram nas teorias de Théodore Schellenberg: a de adequar os materiais escolhidos às políticas institucionais; e a de servir interesses de pesquisa dos utilizadores. A atribuição de valor tem sido essencialmente baseada no seu valor secundário, considerando-se os documentos de arquivo em função de uma designada importância histórica ou cultural, mais do que em razão dos contextos que presidiram às necessidades da sua produção. A aquisição de arquivos pessoais segue, deste modo, uma orientação mais próxima de políticas de coleção, no sentido do enriquecimento dos acervos das instituições de acordo com grandes temas, do que propriamente uma orientação que atente à avaliação dos arquivos enquanto
unidades de informação no seu conjunto (Pollard, 2001, 140-141).200
200 A uma certa “moda” de arquivos temáticos é comum em vários países, e continua em prática
Para as instituições que os recebem, essa adequação pode fundamentar-se em determinadas facetas ou na relevância atribuída aos seus produtores. Por exemplo, Graeme Powell notou uma preponderância de arquivos de políticos e escritores nos repositórios existentes na Austrália (Powell, 1996, 73). Ao comentar esta referência, Riva Pollard salientou que, apesar da ausência de estatísticas sobre a distribuição de arquivos noutros países, tudo indica que as estratégias de aquisição orientadas para os utilizadores imperam e a desproporção entre a representação de determinado tipo de personalidades e de outros elementos da sociedade será universal (Pollard, 2001, 142). Em consequência, as políticas de aquisição das instituições arquivísticas correm o risco de preservarem apenas, para a memória coletiva, determinadas facetas individuais, deixando de fora outras porventura não menos negligenciáveis para a compreensão da sociedade.
Ao longo da sua vida, os indivíduos manuseiam, reordenam, copiam, usam, reutilizam e refazem incessantemente informação, sendo a seleção uma atividade permanente no decurso da acumulação, com maior ou menor grau de intencionalidade. Contudo, a tendência para se valorizarem determinados aspetos da personalidade e da vida dos indivíduos, em prejuízo de outros, pode ser exacerbada quando se coloca a eventualidade de se tornar público um arquivo, através da sua incorporação numa instituição, de modo a que a memória individual se enquadre num determinado discurso coletivo.
Para além de uma política de preservação de arquivos em torno de determinadas personalidades, corre-se ainda o risco de se enveredar por práticas de seleção em função de determinadas tipologias documentais, valorizando-se documentos isolados com base no seu suporte ou no tipo de informação registada, e não com base no contexto em que foram produzidos e acumulados. A seleção de materiais provenientes de arquivos pessoais pode ainda radicar-se no seu alcance como elementos de informação, tendo em vista documentarem temas ou acontecimentos específicos, sob influência, por exemplo, do discurso historiográfico ou de outras áreas de investigação especializadas.
A seleção do que deve ser preservado para utilização por outros, não é exclusiva e nem sempre é feita pelas instituições. A decisão pode partir dos próprios produtores ou de terceiros que têm sob sua guarda um determinado arquivo pessoal. Em determinadas situações, a seleção pode ser feita à margem de qualquer intervenção de arquivistas no processo de decisão do que deve ser preservado, e pode ainda acontecer que a entrega às instituições seja feita a “conta-gotas”. Essa seleção prévia antes da cedência final a determinado repositório pode depender de múltiplas razões: porque se quer resguardar de mãos e visões alheias
deste tipo de política para a seleção de arquivos pessoais, é o da Biblioteca Nacional, com a criação do Arquivo da Cultura Portuguesa Contemporânea, com enfoque numa arquivística de tipo literário, numa opção já criticada por Armando Malheiro da Silva (2004, 62, nota 25). Uma opção semelhante de recolha de arquivos sob o eixo temático da literatura e das artes é também a do Instituto de Estudos Brasileiros da Universidade de São Paulo (Tognoli e Barros, 2011).
determinada documentação por razões de preservação da intimidade; porque se nutre o desejo, mesmo que longínquo, de ainda se lhes dar um uso futuro como para redigir uma biografia ou escrever um qualquer livro; porque determinados documentos são vistos como objetos que evocam recordações, e se preferem manter próximos por razões emocionais; ou até mesmo porque, debaixo de algum tipo de suspeita, se pretende primeiro avaliar o comportamento e a valorização que a instituição arquivística irá dar aos documentos, cedendo- se apenas uma parte antes de se confiar a totalidade do arquivo (Loriaux; Machiels, 2013, 119-
123).201
Um dos problemas que se coloca a que se proceda a uma adequada avaliação dos arquivos pessoais no seu conjunto deriva da frequente decisão de dispersão dos documentos por várias instituições. Diferentes razões podem levar os indivíduos ou outros proprietários de arquivos, como os herdeiros, a decidir entregar distintas partes a diferentes repositórios. Para além de uma eventual consciência de, assim, se assegurar a perpetuação da memória individual e o reconhecimento público do contributo de determinada pessoa para a sociedade, podem influir nessa dispersão motivos relacionados com afinidades profissionais, sentimentais, adequação de materiais a certos temas, ou mesmo razões económicas (como acontece com muitas vendas, que levam os proprietários dos arquivos a desfazerem-se de determinados documentos usualmente valorizados no mercado). Essa cisão a que os arquivos pessoais podem estar sujeitos, normalmente não coloca obstáculos à aceitação de conjuntos documentais isolados, se a informação neles contida se afigurar relevante no âmbito da missão que a instituição recetora visa, ou se, de alguma forma, se considerar que vêm complementar a informação de outros fundos já em sua posse.
Por outro lado, podem até ser as próprias instituições a incentivar essa cisão, por virtude da sua especialização. Políticas de avaliação e seleção, dependentes da missão que cada instituição visionou para si, e argumentos fundamentados em constrangimentos técnicos, materiais e humanos, determinam igualmente a separação de distintos materiais reunidos por um determinado indivíduo. Arquivos, bibliotecas e museus, visionam e dão tratamento diferenciado ao que consideram ser o fundo de arquivo, a biblioteca ou os objetos considerados “museológicos”. No momento da decisão de uma cedência a instituições de memória, facilmente se remetem os objetos para os museus, os documentos em papel para os arquivos, os livros para uma biblioteca, e se descartam outros que se julga não se enquadrarem nos objetivos prosseguidos por qualquer um deste tipo de instituições. Mesmo que todos estes documentos estes partilhem entre si um carácter informacional, resultante do processo de acumulação, desagrega-se, deste modo, um sistema de informação maior, com
201 Florence Loriaux e Christine Machiels sistematizaram este conjunto de razões, com base na
experiência na aquisição de arquivos de militantes do movimento operário desenvolvida na Bélgica para o acervo do CARHOP - Centre d'Animation et de Recherche en Histoire Ouvrière et Populaire, destacando a grande dificuldade em se incorporar arquivos completos.
base em decisões do foro pragmático que nada têm que ver com o que se pretende constituir a função arquivística da avaliação.
Na realidade, a memória dos indivíduos não está ligada apenas a informações registadas em documentos textuais, fotografias, vídeos e outros, mas também a toda uma diversidade de objetos do quotidiano que convivem no espaço doméstico ou profissional, representando uma
espécie de “teatro da memória” (Gomes, 2004, 11).202 Os arquivos pessoais podem ser
constituídos tanto por informação textual, iconográfica ou sonora, como por diversos objetos tridimensionais, que não podem deixar de ser considerados como intrinsecamente ligados ao arquivo. Delmas apresentou como exemplo o caso dos arquivos de cientistas e investigadores, onde podem estar presentes “amostras de rochas, fósseis, herbários, insetos, conchas, ossos, lâminas histológicas e frascos de anatomias patológicas, cacos de cerâmica, objetos da vida cotidiana, acompanhadas de identificações e observações sobre seu contexto” (Delmas, B., 2010, 73). Estes objetos devem ser considerados igualmente documentos de arquivo no sentido pleno do termo, já que assumem uma função probatória e de informação confiável quanto às atividades que lhes deram origem.
Impõe-se, portanto, um conceito de documento de arquivo mais amplo que deve ser considerado fundamental para se proceder à avaliação e seleção em arquivos pessoais. Os diversos documentos que veiculam informação, independentemente do seu suporte, deviam, idealmente, manter o vínculo que os interliga numa estrutura de organização que
contextualizasse a relação que têm entre si.203 Porém, na fragmentação de arquivos pessoais
por várias tipologias de instituições, e até na dispersão de documentos exclusivamente textuais