Classificação e características da informação

A informação possui diversas características e recebe, dos autores, uma classificação variada. Cassarro (1994, p.35-36) divide-a em dois grupos:

a) operativa ou operacional - é aquela necessária à realização de uma função, de uma operação; e

b) gerencial - é todo resumo de informações operativas que chega até a um gerente, pondo-o a par de algo de sua competência, de sua responsabilidade e permitindo-lhe tomar uma decisão.

Bio (1985, p.120) também classifica as informações em operacionais e gerenciais, no que diz respeito a sua finalidade. A informação operacional “tem por finalidade simplesmente permitir que determinadas operações continuem acontecendo dentro do ciclo operacional da empresa”. Por sua vez, “as informações de natureza gerencial destinam-se a alimentar processos de tomada de decisão”.

Dearden (apud CAUTELA E POLLONI, 1982, p.10) coloca as informações em cinco grupos:

a) informação documentada x não documentada b) informação interna x externa;

c) informação histórica x projeção futura;

d) informação para ação x não ação (nonaction); e, e) informação recorrente x não recorrente.

A partir dessas citações, percebe-se que as informações podem ser classificadas sob várias perspectivas: pela sua finalidade, isto é, gerencial e operacional; pela forma como se apresentam, como por exemplo, não documentada e recorrente.

Além disso, para Beuren (2000, p.32), “outro aspecto não menos relevante diz respeito às características da informação, tais como: a precisão e significância das informações transmitidas, a rapidez com que as informações fluem dos pontos sensores aos centros de decisão, a periodicidade, tempestividade e adequação da informação gerada, etc”.

No que tange às características, Cautela e Polloni (1976, p.17) entendem que uma informação precisa ser:

a) clara – apresentar o fato com clareza, não o mascarando entre fatos acessórios;

b) precisa – deve ter um alto padrão de precisão e nunca apresentar termos como: “por volta de...”, “cerca de...”, “mais ou menos...”;

c) rápida – chegar ao ponto de decisão, em tempo hábil, para que surta efeito. Uma informação pode ser muito clara e precisa, mas, se chegar atrasada ao momento da decisão, já perdeu sua razão de ser; e

d) dirigida – a quem tenha necessidade dela e que irá decidir com base nela.

Essas características são essenciais, pois sem elas a empresa incorre em ônus para gerar a informação e não pode usá-la. Assim, não sendo clara, precisa, rápida e bem dirigida, a informação padecerá, certamente, de eficácia no processo decisório das organizações.

Particularmente, as informações gerenciais, no entender de Bio (1985, p.121), caracterizam-se por ser:

- Comparativas: especialmente quando as informações refletem a comparação dos planos com a execução. No entanto, quando não é viável tal tipo de comparação (planejado x real), é melhor alguma forma de comparação que possa ao menos refletir tendências: por exemplo, comparações com períodos anteriores (mês, ano etc).

- Confiáveis: informações completamente distorcidas podem ser mais prejudiciais do que a falta completa de informações. O usuário precisa acreditar nas informações para se sentir seguro ao decidir.

- Geradas em tempo hábil: uma informação, especialmente se voltada para o controle, deve ser tão próxima do acontecimento quanto for possível, para que haja tempo para efetuar as correções cabíveis no planejamento ou na execução.

- De nível de detalhe adequado: as informações devem aparecer num nível de pormenores adequado ao nível do usuário, sem apresentar nada de irrelevante para o usuário e tampouco num grau de síntese excessivo em relação ao seu interesse.

- Por exceção: informar por exceção significa ressaltar o que é relevante, destacar as exceções.

A comparação, o detalhamento e o destaque das exceções, na verdade, aumentam o nível e o entendimento das informações, fazendo com que o intérprete tenha ainda mais condições de produzir um conhecimento adequado sobre processo.

Não obstante, toda e qualquer informação produzida na empresa apresenta uma gama de características ou atributos técnicos. Cassarro (1994, p.36) constata que, pela

sua importância, os principais atributos e/ou características das informações gerenciais dizem respeito ao seguinte: custo de sua produção versus benefício que ela proporciona, oportunidade, correção, relevância ou significado, comparação e tendência.

No que concerne ao custo da informação relacionado ao benefício que proporciona, Davis (1974 apud BEUREN, 2000, p.29) afirma que:

O valor da informação resulta do valor da alteração no comportamento da decisão, causada pela informação, menos o custo da informação. Em outras palavras, dado um conjunto de decisões possíveis, o tomador de decisões selecionará uma das bases de informação disponíveis. Se a nova informação é a diferença de valor entre o resultado da antiga e da nova decisão, menos o custo de obtenção da informação.

Isto significa que o grau de importância da informação está intrinsecamente ligado ao efeito que esta pode produzir e ao impacto que pode causar no processo de tomada de decisões.

Especificamente sobre a oportunidade, Cassarro (1994, p.37) aponta que a informação terá um valor máximo se for tomada em um determinado momento, conservará algum valor durante certo tempo e, a partir de então, não terá valor algum, incidindo apenas em custo, conforme demonstrado na Figura 4.

FIGURA 4 – OPORTUNIDADE DA INFORMAÇÃO

FONTE: CASSARRO (1994, P.37).

Nota-se que o momento da tomada de decisão é o ponto 2. O fato de ter-se a informação em mãos, para a tomada de decisões, começa a ter valor a partir do ponto A, atingindo o máximo do valor no ponto 2, isto é, o momento em que se deve tomar a

decisão. Nesse ponto, ter ou não a informação em mãos pode ser crucial, inclusive para a sobrevivência da empresa. Então, a partir desse ponto, as informações desvalorizam- se, rapidamente, conservando algum valor até, por exemplo, o ponto B, além do qual nada valem. Dali em diante, incorre-se em custo para produzi-las, mas elas de nada servem.