O processo de comunicação

Segundo Werther e Davis (1983 apud Simcsik, 1992) o processo de comunicação constitui-se das sete etapas a seguir:

• Primeira etapa: o emissor deve desenvolver a ideia criativa e pensada;

• Segunda etapa: o emissor precisa codificar a ideia por meio de sinais ou símbolos, pois ela procurará influenciar pensamento, palavras e atos. Estes devem ser organizados de uma forma lógica e inteligível para a transmissão e recepção;

• Terceira etapa: desenvolvida, a mensagem deve ser transmitida. Esta transmissão na empresa pode ocorrer por meio imagens, gráficos, textos, vozes ou outra forma de transmissão;

• Quarta etapa: para que haja comunicação é necessária a recepção, fase seguinte do processo de responsabilidade do receptor;

• Quinta etapa: decodificar a mensagem para o entendimento pessoal e formação da mesma ideia da etapa inicial. Pode-se dizer que a mensagem está parcialmente completa, pois estará de forma integral;

• Sexta etapa: o receptor emprega ou usa a mensagem recebida de alguma forma em sua atividade. O uso da mensagem recebida permite a emissor saber se o receptor soube decodificar a mensagem da forma desejada;

• Sétima etapa: designada de retroalimentação, realimentação ou retroinformação. Neste momento o receptor pode transformar-se em emissor, num constante processo de comunicação também conhecido como feedback.

A comunicação ultrapassou etapas com o surgimento do papel, a invenção do correio, do telégrafo e do telefone. Com esse último, as informações passaram a ser transmitidas com a mesma velocidade da corrente elétrica, o que foi um passo muito importante para o aumento da velocidade da comunicação. Mais tarde surgiram

invenções difundidas por meio de ondas eletromagnéticas, como o telégrafo sem fio, o rádio e, a partir da década de 50 do século XX, a televisão. A comunicação se estendeu para um número ainda maior de pessoas a partir da década de 70, com o advento da internet na era da globalização. Todo o conhecimento que antes era registrado em manuscrito, pode ser reproduzido em larga escala, alterando o custo e o acesso às informações. A comunicação teve então um progresso excepcional (PIMENTA, 2002).

Em consequência, surgiram desafios com o avanço tecnológico imposto por uma série de revisões e pela reestruturação dos pressupostos de tudo que envolve a comunicação. Para Drubin (2003, p. 204) “os avanços da tecnologia de informação de certa maneira têm influenciado na quantidade e na qualidade da comunicação interpessoal no local de trabalho. Frequentemente, a influência tem sido positiva, mas em alguns casos a eficácia da comunicação diminui”.

Souza (2001) observa que a comunicação acontece pela aproximação dos indivíduos e pelo estreitamento das relações humanas e sociais por meio das quais esses indivíduos buscam satisfazer suas necessidades e interesses comuns, mediados pelas práticas de interação, cooperação mútua e ações coletivas. Conforme Kunsch (2003), o processo de comunicação é muito amplo e complexo, pois, além de envolver emissor e receptor, requer meios para que ele se conclua. E a comunicação organizacional não é diferente da comunicação do dia a dia.

As diferentes abordagens e perspectivas conceituais desenvolvidas mais recentemente têm procurado demonstrar a importância que a comunicação vem assumindo na gestão das organizações em face do novo cenário ambiental. O elo comum entre os seus autores é a preocupação em definir e caracterizar comunicação organizacional e seu campo de abrangência, evidenciando a necessidade de atribuir-lhe um papel estratégico nas organizações.

Porém a comunicação dentro da organização não ocorre sozinha, e envolve uma ação integrada de meios, formas, recursos, canais e objetivos. Com o passar do tempo, os canais e as redes de comunicação se tornaram uma ferramenta importante nas organizações, à medida que facilitam as transmissões de informações em um período mais curto, fazendo com que os funcionários se sintam mais seguros e desempenhem as

suas tarefas de modo mais produtivo e eficiente. Como afirma Angeloni (2010, p. 80), “por meio da comunicação interna é possível motivar e comprometer as pessoas, conhecer a sua opinião, sentimentos e aspirações, sendo, portanto, utilizada para estimular a participação ativa de todos os integrantes da organização nas ações organizacionais, gerando um consistente fator de satisfação”. Para Kunsch (2003) a comunicação interna é uma ferramenta estratégica dirigida principalmente aos funcionários e apresenta, como objetivo primordial, a integração máxima entre eles e a organização.

Entende-se, desta forma, o quanto a comunicação é importante no processo organizacional interno, principalmente quando as políticas e estratégias são bem definidas e claras, as informações estão ordenadas, otimizadas e são encaminhadas por meio de canais específicos e direcionados para a realização dos objetivos da organização. Neste sentido, conforme Sales (2006), os departamentos de recursos humanos e de comunicação devem funcionar como suporte, sugerindo as melhores ferramentas de trabalho para incorporar o método mais adequado para levar as informações a fim de integrar e comprometer os funcionários. E o gestor tem papel preponderante de primeiro comunicador entre sua equipe e a organização.

Todavia, ainda existem muitos problemas relacionados à comunicação organizacional. Um deles é o de reter informações, explicado como tática na escalada do poder organizacional, uma vez que os possuidores dessas informações se sentem privilegiados e prestigiados. Outro desafio é conscientizar cada funcionário sobre seu papel e valor como integrante da organização. Ele necessita se perceber como mantenedor do cliente externo graças aos produtos que fabrica e serviços que presta. Isto significa o estabelecimento de parcerias perfeitas entre equipes de trabalho, além da conservação constante e eficiente dos processos organizacionais, que fará com que a organização possa se perpetuar (KUNSCH, 2003).

De acordo com Marchiori (2008), essa constitui a abordagem holística de desenvolvimento no gerenciamento da comunicação interna: o papel de cada indivíduo, uns em relação aos outros, às funções e demais formas de relacionamento, promovendo e reforçando atitudes favoráveis, habilidades e o gerenciamento de competência de

comunicação nas organizações, a fim de elevar a confiança e o comprometimento dos seus funcionários.