Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos O Decreto nº 11.133/88, que institui o Sistema de Arquivos do Distrito Federal

considera que a tabela de temporalidade de documentos e o plano de destinação de documentos de arquivo são instrumentos elaborados no âmbito do Sistema de Arquivos, a qual cada órgão deve elaborar os seus instrumentos com o apoio do Arquivo Público do Distrito Federal, conforme regulamenta o artigo 4º:

Art. 4° - Os documentos a serem mantidos, transferidos ou eliminados serão definidos de conformidade com o Plano de Destinação de Documentos de Arquivos e respectiva Tabela de Temporalidade a serem elaborados por cada órgão ou entidade integrante do Sistema, com orientação e assistência técnica do Arquivo Público do Distrito Federal (DISTRITO FEDERAL, 1988). Segundo a definição do Decreto, a tabela de temporalidade de documentos é o “instrumento de execução que indica o tempo de permanência dos documentos nos arquivos corrente e intermediário e seu recolhimento para o arquivo de guarda permanente ou eliminação”. Enquanto que o plano de destinação de documentos de arquivos é definido como:

[...] um instrumento que especifica os títulos, a descrição, análise e perspectiva de uso dos documentos produzidos pelos órgãos, por funções, atividades e rotinas desenvolvidas, estabelecidos os critérios para microfilmagem, eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente (DISTRITO FEDERAL, 1988).

A Portaria nº. 3, de 22 de janeiro de 1998, aprova o código de classificação e a tabela de temporalidade de documentos da Administração Indireta. Em anexo a

esta portaria, estão o código de classificação e a tabela de temporalidade de documentos. Na apresentação do documento, é identificado um equívoco na definição do código de classificação de documentos, plano de classificação de documentos e tabela de temporalidade.

A Portaria considera o código de classificação e a tabela de temporalidade como um único instrumento que tem a finalidade de classificar os documentos, o "Código de Classificação de Documentos de Arquivo/Tabela de Temporalidade, é um instrumento utilizado para classificar os documentos produzidos e recebidos por um órgão, no exercício de suas atividades" (DISTRITO FEDERAL, 1998).

A Portaria Conjunta nº. 10, de 15 de março de 2016, dispõe sobre a recepção pelo Governo do Distrito Federal da Resolução n°14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Esta Portaria regulamenta, como competência das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos, a supervisão e o controle da aplicação do Código de classificação e da Tabela de temporalidade de documentos relativos à atividade-fim.

E, também, regulamenta a competência dos órgãos da Administração direta e indireta do Distrito Federal a atualização e o desenvolvimento do Código de classificação e a Tabela de temporalidade da atividade-fim, sob a coordenação das Comissões. A Portaria nº10/2016 revoga a Portaria nº. 3/1998.

Assim como o conceito de gestão de documentos, o Glossário do Manual de gestão de documentos do Distrito Federal considera como referência para conceituar a Tabela e o Plano o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística.

Portanto, tabela de temporalidade é um “Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos” (DISTRITO FEDERAL, 2009, p. 199). Para mais, plano de classificação de documentos é entendido como um:

Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo (1) por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes. Ver também código de classificação (DISTRITO FEDERAL, 2009, p.196).

5.4.1.5.2 Manual de Gestão de Documentos

O Decreto nº. 31.017, de 11 de novembro de 2009, aprova o Manual de gestão de documentos do Governo do Distrito Federal e regulamenta as competências da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão no que se refere em "promover o treinamento dos servidores; acompanhar e orientar a implementação das normas estabelecidas; realizar ajustes ou alterações necessárias à permanente atualização do Manual a que se refere o art. 1o deste Decreto" (DISTRITO FEDERAL, 2009).

O objetivo do Manual de gestão de documentos do Distrito Federal se baseia em:

[…] modernizar o tratamento a ser dado à documentação que tramita no âmbito do Governo do Distrito Federal (GDF), de maneira uniforme, como também se constituir como instrumento auxiliar na capacitação e atualização dos servidores na atividade de produção, registro, controle e guarda da documentação (DISTRITO FEDERAL, 2009, Apresentação).

O Manual de gestão de documentos do Distrito Federal é regulamentado pelo Decreto nº 31.017, de 11 de novembro de 2009. Em 2014, foi atualizado por meio da IN nº 02, de 28 de maio.

5.4.2 Goiás

5.4.2.1 Criação do Arquivo Público do Estado

O Arquivo Público de Goiás foi criado em 1974. Segundo o CONARQ, o arquivo tem como competência a “gestão, custódia e guarda de documentos dos séculos XVIII, XIV e XX.” (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS).

Na página “Entidades Custodiadoras” do CONARQ o endereço eletrônico do Arquivo Público de Goiás28 encontra-se indisponível.

No entanto, em pesquisa na internet, foi localizada uma página dedicada ao Arquivo Histórico de Goiás29 no site da Secretaria de Cultura de Goiás e informa, somente, sobre a criação do Arquivo Público de Goiás e seu acervo documental.

Na página do Arquivo Histórico de Goiás esclarece que a criação do Arquivo se inicia nos primeiros tempos do Estado. Em 1994, por meio da Lei nº 441, de 8 de

28

O endereço eletrônico fornecido pelo CONARQ está indisponível: http://www.agepel.go.gov.br/.

29

Arquivo Histórico de Goiás. Disponível em:

dezembro, regulamenta a sua subordinação à Secretaria de Justiça e Segurança Pública. No entanto, a mesma página informa que o Arquivo Histórico do Estado, através do:

Decreto 169/74 que alterou o Decreto nº 180, de 24 de julho de 1967, passando o seu controle da Secretaria de Administração para a Secretaria de Educação e Cultura.

Por esse decreto, a documentação considerada permanente ou histórica que se encontrava no Arquivo Geral do Estado, passou a pertencer ao Departamento Estadual de Cultura, da Secretaria de Educação e Cultura (Lei nº 5613 de 13/11/1964). Este ato só foi efetivado em 1976, quando iniciou-se a organização do Arquivo Histórico Estadual. Em 1987, o Arquivo Histórico Estadual ganha sede definitiva. (SECRETARIA DE CULTURA).

Portanto, o Arquivo Histórico do Estado é uma unidade da Superintendência de Patrimônio Histórico e Artístico. Por esta função hierárquica no Governo do estado, a finalidade do Arquivo se baseia em:

[...] em receber, localizar, recolher, reunir, recuperar, preservar, organizar e divulgar o patrimônio documental do poder público, visando estimular estudos e pesquisas que revelem a memória e as raízes históricas do Estado. Os arquivos são classificados em Corrente, Intermediário e Permanente. (SECRETARIA DE CULTURA).

Por conseguinte, verifica-se que o Arquivo tem características de apoio à pesquisa e a preservação da memória do estado.

5.4.2.2 Política Estadual de Arquivos

Não foi localizado instrumento normativo legal que regulamente a Política de Arquivos do Estado de Goiás.

5.4.2.3 Sistema Estadual de Arquivos

O Decreto nº. 3.466, de 29 de junho de 1990, institui o Sistema Estadual de Arquivos de Goiás – SIESA e regulamenta suas finalidades, como por exemplo:

I - formular a política estadual arquivística, em obediência às diretrizes do Sistema Nacional de Arquivos e compatibilizar planos estaduais com os planos nacionais e municipais, bem como fiscalizar a respectiva execução, III - promover a articulação entre os arquivos existentes no Estado, respeitando a sua autonomia Jurídico- administrativa e técnica (GOIÁS, 1990).

O artigo 2º do Decreto regulamenta a estrutura do Sistema Estadual de Arquivos do Estado de Goiás, que por sua vez é formado pelas seguintes unidades: pelo Arquivo Histórico Estadual - da Secretaria de Cultura, Departamento de Documentação e Arquivo, da Secretaria de Administração, Coordenadoria do Sistema Estadual de Arquivos, da Fundação Museu Pedro Ludovico e das Unidades Administrativas incumbidas das atividades de arquivo, na administração direta e indireta.

Para mais, o Decreto cria um Grupo Técnico que regulamenta as atividades e as competências das unidades que o integram e do Conselho de Orientação e Apoio.

5.4.2.4 Gestão de Documentos

A Lei nº. 16.226, de 8 de janeiro de 2008, dispõe sobre os arquivos públicos no âmbito do Estado de Goiás e considera gestão de documentos "conjunto de procedimentos e operações técnicas desenvolvidos na sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou ao recolhimento para a guarda e conservação permanente" (GOIÁS, 2008).

A referida Lei define documentos correntes, intermediários e permanentes e regulamenta as suas definições. Além disso, determina as competências da Agência Goiana de Administração e Negócios Públicos - AGANP que consiste em “dispor sobre a guarda, conservação e eliminação de documentos dos órgãos e entidades da administração pública estadual direta, autárquica e fundacional, no âmbito do Poder Executivo” (GOIÁS, 2008).

Para mais, considera apenas a tabela de temporalidade de documentos como instrumento da gestão de documentos.

5.4.2.5 Instrumentos da Gestão de Documentos

5.4.2.5.1 Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos