Gestão de Documentos nos Estados do Brasil

No âmbito desta pesquisa foram localizadas, na internet, informações quanto à criação de instituições arquivísticas públicas no Poder Executivo estadual brasileiro, que estão representadas pelo gráfico abaixo:

Gráfico 1: Criação de Instituições Arquivísticas no Brasil

Fonte: Elaborado pela autora.

Este quantitativo de 89% que representa o ano em que as instituições arquivísticas foram criadas no Brasil equivale a vinte e dois estados e ao Distrito Federal, visto ser o Brasil formado por vinte e seis estados e o Distrito Federal.

Ainda com o objetivo de analisar como ocorreu a criação das instituições arquivísticas no Brasil, foi feito um recorte temporal. A partir da localização dos anos

de criação e com o objetivo de verificar o contexto histórico, segundo o gráfico abaixo podemos observar que:

Gráfico 2: Contexto histórico da criação das Instituições Arquivísticas no Brasil

Fonte: Elaborado pela autora.

Como o gráfico nos mostra, os maiores índices referentes à criação de Instituições Arquivísticas são realizados em períodos ditatoriais, como é o caso da República Velha. Que pode ser caracterizado por um período histórico onde foram construídas 42% das Instituições Arquivísticas brasileiras, ou seja, dez Instituições Arquivísticas foram criadas no Brasil entre os anos de 1890 a 1916.

A virada do século XIX para o XX, no Brasil foi marcada por dois momentos decisivos para o destino futuro do país. A tardia abolição do trabalho escravo em maio de 1888 e a queda da Monarquia em 1889 por demais vinculada a escravidão e ao, final, isolada entre as demais forças políticas, tornaram emergentes um discurso modernizador que se espalhou pelo pais.

A República Brasileira foi instaurada através de um golpe militar. De acordo com o historiador José Murilo de Carvalho, estava na ordem do dia para os construtores da República Brasileira a legitimação de tal regime perante a nação. Para isso, o Estado-nação buscou construir uma identidade nacional que legitimasse o golpe militar e a República. Isso explicaria a quantidade de arquivos criados no período. Esse investimento seria uma forma de eternizar a memória social que estava sendo construída. (CARVALHO, 1990).

Neste mesmo contexto ditatorial, o segundo maior quantitativo relacionado à criação de Instituições Arquivísticas foi no Regime Militar (1964 - 1985), com uma

representatividade de 21%. O que configura a criação de cinco Instituições Arquivísticas.

O Regime Militar foi o período no qual os militares retomaram, segundo Limana (1999), “a centralização das decisões políticas e administrativas” e, além disso, foi um momento em que “Atos Institucionais foram decretados, retirando do cidadão brasileiro direitos como o voto e a liberdade de expressão” (LOPES; KONRAD, 2013).

Ainda, segundo as autoras, no Regime Militar a produção documental foi expressiva. Pois toda atividade executada pelos órgãos públicos brasileiros de repressão, como por exemplo, o “Serviço Nacional de Informação, Departamento de Operações e Informações do Exército, Centro de Informações do Exército, Centro de Informações da Marinha, o fortalecimento do Departamento de Ordem Política e Social em todos os estados brasileiros” eram detalhadamente registradas, como nos esclarece Baracchini (2008, p. 40 apud LOPES; KONRAD, 2013).

[...] é fato amplamente conhecido que o Estado de então iniciou um processo de aparelhamento de órgãos de controle e monitoramento ideológico da população, tais como o SNI (Serviço Nacional de Informações), o DOI – CODI (Departamento de Operações e Informações do Exército). Tal iniciativa visava à obtenção de informações a respeito de indivíduos potencialmente contrários à ditadura e que, conforme o grau do risco que ofereciam, eram presos e mortos nos estabelecimentos militares. Todo este procedimento, desde informações até a prática dos atos de tortura e as consequentes mortes daí advindas eram minuciosamente detalhados aos superiores hierárquicos através de documentos os quais, em sua grande maioria, são desconhecidos do povobrasileiro (BARACCHINI, 2008, p. 40 apud LOPES; KONRAD, 2013).

Ainda sobre o Regime Militar de 1964, Baracchini (2006) esclarece que os “governos militares eram bastante burocratizados e precisavam dos dados existentes nos arquivos militares e policiais, pois estes orientavam a execução das operações futuras de repressão” (BAUER, 2006, p. 125 apud LOPES; KONRAD, 2013).

Logo, podemos concluir que em períodos no qual o Estado se configura como autoritário e de exceção, os arquivos tem a função de dar suporte ao aparelho repressor estatal a fim de fornecer informações para a elaboração e manutenção de suas atividades ditatoriais.

No que se refere à elaboração de políticas estaduais de arquivos no Brasil, podemos verificar de acordo com o gráfico abaixo que:

Gráfico 3: Brasil – Políticas Estaduais de Arquivo

Fonte: Elaborado pela autora.

Considerando que o acesso à informação é um direito constitucional do indivíduo e a Gestão de Documentos é um dever do Estado como preconiza a Constituição Federal de 1988.

O gráfico acima nos mostra a ausência de elaboração e regulamentação de políticas voltadas para os Arquivos. Com isso, podemos concluir que esse hiato configura uma violação do direito do indivíduo a ter acesso aos documentos e informações públicas.

A elaboração de tais políticas garante a missão, a função e as atividades do arquivo que são realizadas a partir de planejamentos, metodologias e procedimentos para a elaboração, tratamento, preservação, sigilo e Gestão dos Documentos públicos. Quando essas atividades não são regulamentadas a disponibilização e o acesso aos documentos é prejudicada, portanto, o direito do indivíduo é descumprido por parte do Estado.

Em relação ao Sistema Estadual de Arquivos os dados apresentados pelo gráfico abaixo expõe a situação deste processo no Brasil.

Gráfico 4: Brasil – Sistemas Estaduais de Arquivo

Fonte: Elaborado pela autora.

De acordo com o gráfico 4 pode-se observar que 52% dos estados brasileiros regulamentaram por meio de instrumentos legais a elaboração do Sistema Estadual de Arquivos.

Quanto à regulamentação da Gestão de Documentos no contexto brasileiro pode ser analisada a partir de informações representadas pelo gráfico abaixo:

Gráfico 5: Brasil – Gestão de Documentos

Fonte: Elaborado pela autora.

Considerando o universo de 48% dos estados brasileiros que através de instrumentos legais regulamentaram a gestão de documentos.

É possível afirmar que a partir dos Estados que regulamentaram a Gestão de Documentos, 100% elaboraram seus instrumentos legais a começar após a promulgação da Lei Nacional de Arquivos nº. 8.159/91 que dispõe sobre os arquivos públicos e privados, além de normatizar a Gestão de Documentos.

Embora a Constituição Federal de 1988, em seu Art, 216, preconize ser de responsabilidade da Administração a Gestão dos Documentos públicos, foi a partir de um instrumento legal direcionado para os arquivos que se pode elaborar e implementar, mesmo que de forma parcial, a Gestão de Documentos no Brasil.

No que se refere à implementação da Gestão de Documentos no Brasil podemos perceber que este processo não ocorreu de forma igualitária, conforme nos mostra o gráfico 6:

Gráfico 6: Brasil – Implementação da Gestão de Documentos

Fonte: Elaborado pela autora.

De acordo com gráfico acima, pode-se analisar que a Gestão de Documentos no Brasil varia entre os estados brasileiros, ou seja, cabe a cada estado elaborar e regulamentar a sua própria Gestão de Documentos, como regimenta o art. 21 da Lei nº 8.159/91 que prevê que a:

Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta Lei (BRASIL, 1991).

Portanto, a variação na implementação da Gestão de Documentos caracteriza as diversas maneiras de planejar, executar as atividades, procedimentos, metodologias e práticas que cada Estado vai elaborar para efetivar e manter a sua Gestão de Documentos.

Em relação à regulamentação do conceito de Gestão de Documentos, podemos observar segundo o gráfico abaixo que:

Gráfico 7: Regulamentação do conceito de Gestão de Documentos

Fonte: Elaborado pela autora.

A regulamentação do conceito de Gestão de Documentos é núcleo da elaboração e da implementação das políticas/programas/sistemas de Gestão de Documentos. Visto que a partir da definição são desenvolvidas ações e métodos com a finalidade de alcançar o que foi proposto.

Como se pode verificar 41% dos Estados brasileiros regulamentaram, por meio de instrumentos legais, o conceito de Gestão de Documentos.

No tocante à localização de instrumentos legais que regulamentam a elaboração dos instrumentos de Gestão de Documentos, podemos afirmar que em relação à produção legal do Plano de Classificação de Documentos, podemos verificar que:

Gráfico 8: Brasil – Instrumento de Gestão de Documentos – Plano de Classificação de Documentos

Observa-se que somente 33% dos Estados brasileiros regulamentaram a elaboração do Plano de Classificação de Documentos. Isto ocorre porque a função de classificar documentos não está totalmente incorporada nas práticas de Gestão de Documentos.

Esta afirmação pode ser feita, uma vez que o Plano de Classificação de Documentos é o instrumento que resulta da Classificação de Documentos e que auxilia na Gestão dos Documentos.

Neste contexto, pode-se observar que à elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos é regulamentada no Brasil, de acordo com o seguinte gráfico:

Gráfico 9: Brasil – Instrumento de Gestão de Documentos – Tabela de Temporalidade de Documentos

Fonte: Elaborado pela autora.

Com relação à Tabela de Temporalidade, verifica-se que 56% dos Estados brasileiros elaboraram instrumentos legais que a regulamentam.

Este contexto se dá devido a função deste instrumento: o de atribuir temporalidade aos documentos, regulamento de forma legal, a sua destinação final, a eliminação ou a guarda permanente.

Portanto, a Tabela de Temporalidade auxilia em preservar os documentos que são relevantes para a sociedade e para o Estado e eliminar os documentos que são considerados inúteis.

Ainda em relação aos instrumentos de Gestão de Documentos, pode-se verificar como ocorre a produção do Manual de Gestão de Documentos no Brasil, conforme informações apresentadas no gráfico que segue abaixo:

Gráfico 10: Brasil – Instrumento de Gestão de Documentos – Manual de Gestão de Documentos

Fonte: Elaborado pela autora.

O Manual de Gestão de Documentos tem por função normatizar e registrar. Neste caso, em âmbito estadual, os procedimentos e as práticas da Gestão de Documentos e suas alterações.

Embora seja um instrumento fundamental para manutenção da Gestão de Documentos, ainda não é um instrumento incorporado nas práticas da Gestão de Documentos. Esta ausência de normas que orientam na padronização dos processos pode vir a tornar frágeis a implementação e, principalmente, a manutenção da Gestão de Documentos.

Diante do exposto, espera-se que haja mais incentivos, por parte do Estado, na elaboração e manutenção de políticas e sistemas estaduais de arquivos, da Gestão de Documentos e sua implementação. Além disso, da produção dos instrumentos de Gestão de Documentos: Plano de Classificação, Tabela de Temporalidade e Manual de Gestão de Documentos, para que assim os documentos públicos possam ser tratados de maneira adequada disponibilizando para o indivíduo documentos relevantes, cumprindo desta forma o dever do Estado e respeitando o direito do cidadão.