Políticas de gestão de documentos

A gestão de documentos é um conjunto de procedimentos, técnicas ou processos que tem a finalidade de controlar o documento em todas as fases do seu ciclo vital, desde a sua elaboração, tramitação e uso até a destinação final, seja a eliminação ou a guarda permanente.

Os procedimentos, as técnicas ou os processos elaborados para a implementação da gestão de documentos são baseados em metodologias que, ao serem definidas, garantem uma informação organizada, acessível ao cidadão, como também serve de apoio à administração pública para tomadas de decisão.

Esse conjunto de procedimento e metodologias são elementos que podem e devem, compor as políticas públicas de arquivo. Rodrigues (2002) esclarece que no “âmbito das políticas públicas ou institucionais que versam sobre a matéria de

arquivos, devem estar definidas as estratégias para o tratamento de documentos em todas as suas fases do ciclo de vida” (RODRIGUES, 2002, p. 34).

A partir da definição de gestão de documentos proposta pelo Glossary of Archival and Records Terminology (PEARCE-MOSES, 2005 apud INDOLFO, 2007, p. 40 ), observa-se os diferentes tipos de ações e de atividades que podem formar um programa de gestão de documentos.

[...] gestão de documentos é o controle sistemático e administrativo dos documentos durante o ciclo de vida de forma que assegure eficiência e economia na sua criação, uso, manuseio, controle, manutenção e destinação. Sendo um programa de gestão de documentos constituído por atividades, políticas e procedimentos

com os quais a organização/instrumentaliza

(implementa/operacionaliza) a gestão de documentos (PEARCE- MOSES, 2005 apud INDOLFO, 2007, p. 40).

Portanto, a política pública de arquivo é uma das diversas ações que são elaboradas e implementadas no âmbito do programa de gestão de documentos.

Conforme Heredia Herrera a “administração de arquivos é equivalente à política de arquivos. Sua representação mais clara, inclusive sua identificação, é o sistema de arquivos. Até o ponto em que a primeira, não é possível sem a segunda.” (HEREDIA HERRERA, 1997 apud RODRIGUES, 2002, p. 27).

Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística de São Paulo a “administração de documentos é o mesmo que gestão de documentos” (apud RODRIGUES, 2002, p. 28). Para a autora “isso significa dizer que as políticas de gestão de documentos estão relacionadas com as metodologias utilizadas para a implementação das políticas de arquivo, que tem por objetivo otimizar o funcionamento e serviços prestados pelo arquivo” (RODRIGUES, 2002, p. 28).

Schellenberg explica que a administração de arquivos correntes “tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam às finalidades para os quais foram criados, de maneira mais eficiente e econômica possível, e concorrer para a destinação adequada dos mesmos, depois que tenha servido aos seus fins” (SCHELLENBERG, 1979, p. 68).

No âmbito de um programa de gestão de documentos, estes objetivos em que o autor se refere precisam estar concatenados com as metodologias que por sua vez devem estar muito bem definidas, para que assim se possa dar o devido tratamento ao documento.

Um programa de gestão de documentos precisa, a partir de ações (intelectuais, legais e/ou laborais) previamente elaboradas e aprovadas, administrar de maneira eficiente os documentos. De acordo com Schellenberg (1979) essa eficiência em administrar os documentos se torna evidente quando:

[...] uma vez necessários podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusão; quando conservados a um custo mínimo de espaço e manutenção indispensáveis às atividades correntes; e quando nenhum documento é preservado por tempo maior do que o necessário a tais atividades, a menos que tenham um valor contínuo para pesquisa e outros fins (SCHELLENBERG, 1979, p. 68).

Todas essas ações mencionadas pelo autor devem ser previstas na elaboração dos programas de gestão de documentos. Caso contrário, o documento se perde e não se consegue disponibilizar a informação de maneira adequada, pois não vai “estar disponível, no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e com menor custo possível”. (JARDIM, 1987).

A elaboração de um programa de gestão de documentos deve contemplar os seguintes objetivos que, segundo Rodrigues, são:

1 - Avaliação e seleção dos conjuntos de documentos que devem ser preservados permanentemente e dos que podem ser eliminados sem prejuízo de perda de informações substanciais.

2 - Coordenação dos sistemas de arquivos do órgão, definindo procedimentos para o funcionamento dos arquivos e garantindo as transferências, recolhimento e pleno acesso aos documentos.

3 - Centralização normativa dos aspectos que envolvem a produção documental do órgão (RODRIGUES, 2008).

No que se refere à metodologia dos programas de gestão de documentos, Rodrigues (2008) esclarece que:

As funções arquivísticas da identificação, produção, avaliação e classificação documental sustentam a implantação dos programas de gestão, garantindo a normalização de parâmetros para o planejamento adequado da produção e controle da acumulação, seja para documentos produzidos em meio convencional (papel) ou digital (eletrônico) (RODRIGUES, 2008).

Além disso, as políticas e os programas de gestão de documentos não podem se afastar da realidade administrativa, histórica e cultural do país e devem estar associadas às tradições arquivísticas.

Para Llansó i Sanjuán (1993), a gestão de documentos não deve ser um modelo único a ser copiado e implementado, ao contrário, deve ser construído a

partir de avaliações em relação às especificidades e características da realidade arquivística, histórica e administrativa do país.

Não se pode falar de “gestão de documentos” como algo único e de aplicação universal, já que participam de seu desenvolvimento fatores determinantes, entre os que se destaca a tradição administrativa do próprio país: nenhum sistema, seja ele qual for, pode ser transposto tal qual em outro país, fora do seu contexto histórico e institucional de origem (LLANSO I SANJUÁN, 1993, p. 17, tradução nossa).

De acordo com Heredia Herrera (1998), a importação e adoção terminológica de conceitos, princípios e procedimentos de um programa e uma política de gestão de documentos, sem levar em consideração a realidade arquivística, histórica e administrativa, provavelmente estão fadadas ou ao fracasso ou a um programa e uma política que atendam às necessidades de maneira parcial.

Embora, o conceito de gestão de documentos seja definido pela Lei nº. 8,159/91 e, além das ações movidas pelo o Arquivo Nacional por meio de publicações de materiais com vistas à divulgação e à padronização de tais metodologias, a gestão de documentos deve ser tema de debates e pauta para elaboração de políticas públicas para a área de arquivos.