Como é que as organizações estão a usar as TIC para aprender?

Para responder a esta questão, foram analisados estudos, nacionais e internacionais, onde participaram, através de questionário, entrevista ou focus group, responsáveis dos departamentos de formação e desenvolvimento de recursos humanos de diferentes organizações. Os estudos analisados incluem perspetivas do uso das TIC e da web 2.0 na aprendizagem, bem como do e-learning nas organizações. Começa-se por uma breve apresentação dos estudos, seguindo-se a apresentação dos principais resultados centrados

nos temas: tecnologias utilizadas, benefícios e riscos percebidos e elementos essenciais a uma cultura de aprendizagem suportada em tecnologia.

Os estudos analisados são, na sua maioria, iniciativas de investigação levadas a cabo por organizações privadas, com ou sem fins lucrativos. Apesar de não serem publicações com avaliação de pares, consideram-se pertinentes pela abrangência que apresentam, bem como pelo contributo e relevância para a compreensão do estado-de-arte.

Breve apresentação dos estudos

1) “Modernising Learning: Delivering Results – 2014-15 Towards Maturity Benchmark Report” conduzido por Overton & Dixon (2014) sobre a adoção de tecnologia para aprendizagem no local de trabalho. Resulta de uma sequência de estudos de benchmarking idênticos realizados em anos anteriores. Neste estudo participaram 600 profissionais da área de formação e desenvolvimento (74% dos quais com responsabilidades de gestão) de organizações de 29 áreas diferentes (21% setor público, 64% setor privado e 15% sem fins lucrativos), das quais 42% são multinacionais, representando 45 países; e cerca de 5.000 trabalhadores.

2) “How companies are benefiting from Web 2.0: McKinsey Global Survey results” (Bughin, Chui, & Miller, 2009) realizado pela McKinsey, em 2009, através da aplicação de um questionário online onde participaram 1695 empresários de diferentes indústrias, países e áreas de atividade. O questionário incidiu sobre o valor percebido da sua utilização de ferramentas Web 2.0 em três áreas: internamente, na relação com clientes e na relação com fornecedores, parceiros e especialistas.

3) ”Web 2.0 and the Social Infrastructure of Learning - Results from the 2009 ECLF Survey” (Deiser, 2009) levado a cabo pelo European Corporate Learning Forum (ECLF), através da aplicação de um questionário online aos CLO de 200 grandes organizações europeias (mais de dois terços empregam mais de 40.000 pessoas e trabalham numa escala global). Participaram 66 organizações, na sua maioria da área financeira e de serviços, permitindo uma leitura da visão das organizações sobre os media sociais e a Web 2.0 na promoção de uma aprendizagem participativa.

4) “Aprendizagem informal e utilização das TIC nas PME portuguesas” realizado pela AIP-CE (2010) com o apoio da Universidade Católica-CEPCEP. Propôs-se avaliar a realidade emergente da aprendizagem informal sustentada em tecnologia, no contexto nacional, concretamente em ambiente PME. Publicado em Janeiro de 2010, utilizou uma metodologia mista envolvendo a aplicação de questionários online, a realização de

oficinas de conhecimento com PMEs pioneiras e de sessões de Think Tank com peritos de áreas multidisciplinares de fronteira com o tema. Participaram 46 empresas de áreas como ambiente, telecomunicações, construção, energia, turismo, tecnologia, educação e economia social.

5) “Governação & Práticas de E-learning Em Portugal – Estudo 2014” (Dias et al., 2014) realizado pela TecMinho em parceria com a Quartenaire Portugal, focado na temática do e-learning. Resulta de um trabalho conduzido entre janeiro de 2013 e maio de 2014 com o objetivo de contribuir para a evolução do modelo de regulação e das práticas no domínio do e-learning em Portugal. O estudo sistematiza contributos relativos ao estado da arte do e-learning em Portugal, que resultaram da realização de entrevistas, estudos de caso, workshops e focus groups, onde participaram entidades públicas e privadas relevantes no panorama nacional.

Principais TIC utilizadas

O estudo de Overton & Dixon (2014) apresenta o Top 10 de tecnologias usadas nas organizações e o Top 10 das preferências dos colaboradores, mostrando que:

 50% das organizações recorrem a mais de 16 tecnologias para suportar a aprendizagem;  93% usam conteúdos de e-learning, das quais 75% os desenvolvem internamente;

 86% usa alguma forma de online learning síncrono: reuniões virtuais (77%), conferências VoIP (54%), salas de aula virtuais (46%);

 80% utilizam um LMS, das quais 38% o têm integrado com sistemas de gestão de RH;  74% proporcionam algum tipo de aprendizagem através de dispositivos móveis;

 68% utilizam vídeos de boas práticas produzidos externa (43%) e internamente (60%); Os resultados do estudo mostram, ainda, que 42% das organizações procura novos modelos de aprendizagem, como o 70:20:10. Contudo, apenas 12% têm estratégias de curadoria, 14% encorajam os colaboradores a partilhar experiências em ferramentas sociais e 30% produzem micro-conteúdos para serem consumidos em cerca de 10 minutos.

Figura 66 – Top 10 de tecnologias para a aprendizagem (Overton & Dixon, 2014)

Na perspetiva dos colaboradores, as aprendizagens mais relevantes parecem ser as realizadas em equipa (89%), em contacto com líderes (79%) e em pesquisas web (70%).

Figura 67 – Preferências de aprendizagem dos colaboradores (Overton & Dixon, 2014)

Os resultados do questionário da McKinsey mostram que as organizações estão a usar diferentes ferramentas para partilha de conhecimento, com destaque para blogues, wikis, podcasts, ferramentas de RSS e redes sociais. Os blogues e as redes sociais são apontados como ferramentas que facilitam a comunicação externa, nomeadamente a distribuição de informação do produto e a participação e feedback dos clientes.

No estudo da ECLF, os fóruns, blogues e wikis revelam uma forte utilização, por cerca de 50% dos participantes. A produção própria de conteúdos áudio e vídeo revela uma importância significativa, especialmente quando comparada com outras ferramentas.

Figura 68 – Ferramentas usadas para fomentar a aprendizagem informal e colaborativa (Deiser, 2009)

Mais de metade das organizações demonstra ter iniciativas de aprendizagem informal, como o diálogo entre funções, programas de mentoring e comunidades de prática, embora as desenvolvidas por iniciativas autónomas sejam menos expressivas.

No estudo da AIP-CE os resultados apontam para:

 Nas PME portuguesas a penetração das ferramentas Web 2.0, de práticas colaborativas e redes interorganizacionais é ainda incipiente, mas a gestão está sensibilizada para o seu potencial e aberta à mudança;

 As PME mais próximas da adesão à Web 2.0 com impacto na aprendizagem podem considerar-se Early Adopters. Na generalidade das PME, os esforços de introdução de tecnologia prendem-se mais com a web 1.0.

Em termos de tecnologias utilizadas, a perceção não é exatamente igual entre colaboradores e direção, como se pode ver no gráfico seguinte.

Figura 69 – Capacidade de uso de TI na própria empresa (AIP-CE, 2010)

Relativamente ao futuro das TI na organização, grande parte das organizações revela ter em curso programas para a implementação de novas ferramentas. A curto prazo, as intenções de implementação prendem-se com ferramentas de workgroup, comunidades de prática e e- mail para todos. Tanto colaboradores como diretores consideram que os trabalhadores estão preparados para os novos desafios, embora os diretores sejam ligeiramente menos otimistas.

Figura 70 – Previsão de implementação das TI na Organização (AIP-CE, 2010)

As principais formas de uso profissional da Internet, tanto de colaboradores como diretores, são para recolher informação técnica/comercial, para comunicar e para a formação.

Figura 71 – Formas de uso profissional da Internet (AIP-CE, 2010)

O estudo da TecMinho, focado na oferta de e-learning em Portugal, mostra que:

 Parte significativa das organizações usa plataformas LMS (principalmente Moodle, mas também Formare, Blackboard ou outras) e aplicações web para suporte à aprendizagem presencial e apenas uma parte menos relevante para oferecer cursos a distância;

 Grande relevância dos fóruns de discussão, wikis, glossários, e-portfolios e e-conteúdos;  Utilização de tecnologias de comunicação de apoio à plataforma e-learning,

nomeadamente Adobe Connect, Big Blue Button, Skype e Elluminate Live;

 Utilização de conteúdos interativos normalizados (scorm), bem como vídeos, apresentações Powerpoint, PDF, links e manuais.

O estudo aponta duas tendências:

 Aprendizagem individualizada com base no auto-estudo, orientada por instruções nas plataformas e conteúdos automatizados, ministradas em regime e-learning totalmente online, sobretudo em formações procedimentais de grandes organizações;

 Aprendizagem colaborativa, organizada com grupos de sensivelmente 20 pessoas, com tutoria ativa, estratégias de avaliação mistas, entre partes, incluindo avaliações automatizadas, complementadas com trabalhos (problem based learning), participação em fóruns, exercícios, momentos síncronos ou jogos, ministradas essencialmente em regime b-learning.

Benefícios percebidos do uso da TIC

Os resultados do estudo de Overton & Dixon (2014) mostram que, ao apostar em tecnologias para a aprendizagem, as organizações esperam:

 Aumentar a agilidade e conseguir vantagens competitivas:

o 91% quer responder mais rápido às mudanças nos negócios;

o 93% quer melhorar a forma como promovem a mudança organizacional;  Melhorar o desempenho:

o 93% pretende acelerar a aplicação da aprendizagem no local de trabalho; o 90% pretende aumentar a produtividade on-the-job;

o 91% pretende reduzir o tempo para a aquisição da competência;  Apoiar a aprendizagem contínua:

o 95% pretende aumentar a partilha de boas práticas;

o 90% quer adaptar os programas às necessidades / contexto individual;  Desenvolver o talento:

o 91% quer melhorar o processo de indução;

o 93% procura melhorar a gestão de talentos / performance;  Motivar os colaboradores:

o 96% quer melhorar o acesso e flexibilidade da aprendizagem; o 90% quer melhorar a motivação para a aprendizagem.

Apesar das expectativas, o estudo mostra um elevado gap entre os benefícios esperados e os que as organizações consideram ter atingido.

Key Drivers Achieved benefits

Figura 72 – Benefícios esperados versus atingidos

No estudo da McKinsey, 69% dos inquiridos revelou ter conseguido benefícios no negócio como a maior capacidade de inovação nos produtos e serviços, maior eficácia no marketing, melhor acesso a conhecimento, redução de custos de comunicação, viagens e operações e redução do time-to-market dos produtos. Os fatores que potenciaram estas melhorias prendem-se com a tecnologia utilizada, práticas de gestão e características da cultura da organização. O estudo aponta benefícios do uso das TIC em três domínios: internamente, na na relação com os clientes e na relação com parceiros e fornecedores. No que se refere às dinâmicas internas, os inquiridos consideram que a interatividade promovida pela Web 2.0 tem favorecido o acesso a conhecimento e a especialistas internos, tem reduzido custos de comunicação e deslocação e melhorado a satisfação dos colaboradores. Relativamente aos clientes, os benefícios apontados prendem-se com a melhoria da eficácia do marketing, aumentando o conhecimento dos clientes sobre os produtos e serviços, a melhoria da satisfação do cliente e a redução de custos. No que se refere à relação com fornecedores e parceiros externos, os benefícios apontados prendem-se com a maior partilha de conhecimento, bem como com a redução de custos de comunicação e de deslocação.

Figura 73 – Benefícios percebidos do uso da Web 2.0 na organização, no estudo McKinsey

O estudo revela que indústrias de elevada tecnologia, com mais atividades business to business e volumes de negócio elevados, consideram conseguir maiores benefícios da Web 2.0. As funções relacionadas com sistemas de informação, desenvolvimento do negócio, vendas e marketing são as que demonstram conseguir maiores benefícios, comparadas com áreas como as finanças ou as compras. A América do Norte e a Índia são as zonas do globo que reportam maiores benefícios do uso da Web 2.0, sendo também as zonas que reportam maior uso da tecnologia em geral. A América do Norte e a China são as zonas que consideram ter maiores benefícios na relação com o cliente.

No estudo da ECLF, os benefícios da Web 2.0 na aprendizagem focam essencialmente aspetos de comunidade, espírito de equipa, colaboração, aprendizagem individualizada e responsabilização das pessoas pelo seu desenvolvimento pessoal. O facto de ser divertido e motivador foram os aspetos menos apontados, o que pode refletir uma cultura que distingue local de trabalho e diversão, mesmo no que se refere à aprendizagem.

Figura 74 – Benefícios e oportunidades percebidas do uso da Web 2.0 - ECLF Survey

No estudo da AIP-CE, as principais motivações para a implementação de tecnologia passam por possibilitar uma maior reação ao mercado, aproximar centros de desenvolvimento e pesquisa, melhorar o conhecimento interno, possibilitar uma melhor integração com clientes, fornecedores e parceiros e melhorar o serviço prestado.

Riscos percebidos do uso das TIC

No estudo de Overton & Dixon (2014) as principais dificuldades apontadas à implementação das tecnologias foram os custos de desenvolvimento (69%), a falta de competências entre os colaboradores para gerirem a sua própria aprendizagem (68%), a falta de confiança na infraestrutura de TI (66%), a falta de competências entre as equipas de formação para implementar tecnologias de aprendizagem (62%), o facto de o e-learning ser muito genérico (60%) e a relutância dos utilizadores e gestores para usar novas formas de aprender (58%).

Figura 76 – Barreiras ao uso de tecnologias na aprendizagem na perspetiva da Organização

(Overton & Dixon, 2014)

Relativamente às barreiras identificadas pelos colaboradores, as principais prendem-se com a falta de tempo para o auto-estudo, a dificuldade em encontrar o que necessitam e a falta de recursos relevantes às suas necessidades.

Figura 77 – Barreiras ao uso de tecnologias na aprendizagem na perspetiva dos colaboradores

No estudo da McKinsey, apesar da maioria dos participantes estar satisfeita com a utilização das ferramentas Web 2.0 e planear aumentar ou manter os investimentos nestas tecnologias, um terço demonstra não ter conseguido ainda benefícios ou por não ter sabido tirar partido das ferramentas ou por não estar a usá-las de forma correta.

Os principais riscos apontados no estudo ECLF foram a resistência de executivos seniores e da força de trabalho mais velha, seguido da falta de suporte, aspetos de segurança, privacidade, investimento e manutenção. Estes resultados mostram que os problemas são menos tecnológicos e mais culturais e que é importante uma abordagem mista no que toca a implementar dinâmicas de aprendizagem informal.

Figura 78 – Riscos e desafios percebidos no uso da Web 2.0 - ECLF Survey

Elementos necessários a uma cultura de aprendizagem sustentada em TIC Os resultados do estudo da McKinsey mostram que na opinião dos participantes, a adoção de tecnologias é mais eficaz quando enquadrada nos fluxos de trabalho dos colaboradores e em interação com outras dinâmicas organizacionais. Outros fatores como a utilização das ferramentas pelos líderes ou o feedback de colegas são fatores que favorecem o envolvimento e participação contínua. O estudo revelou, ainda, três aspetos críticos da gestão para atingir uma melhor performance: a eliminação de barreiras internas à utilização da Web 2.0, uma cultura que favoreça a colaboração aberta e a rápida adoção das ferramentas.

No estudo ECLF, os elementos considerados mais importantes à promoção da aprendizagem informal foram o clima de abertura e confiança, seguido da participação ativa dos líderes seniores, o que sugere que a tecnologia não é, em si, uma barreira. A conceção de KPIs relacionados com a aprendizagem informal foi o fator considerado menos importante.

Figura 79 – Fatores facilitadores da criação de um ambiente de aprendizagem informal - ECLF Survey

Contudo, apenas 25% considerou possuir um elevado clima de abertura e confiança e menos de 20% considerou existir um elevado envolvimento ativo da gestão de topo, o que mostra o gap entre o que o que é considerado desejável e a realidade praticada.

Figura 80 – Fatores facilitadores de um ambiente de aprendizagem vs presentes na organização - ECLF Survey

No estudo da AIP-CE os resultados apontam para:

 A necessidade de uma cultura organizacional que valorize a aprendizagem e a partilha, mas também a aprendizagem com o erro, a inovação, o reconhecimento da evolução do setor, a transformação da forma de trabalho, etc;

 A valorização de boas-práticas internas e da capacidade de transferir conhecimento de fora para dentro da organização;

 O acesso à informação e ambiente promotor da colaboração dentro e entre equipas. No estudo da TecMinho, as entidades consideram essenciais para a promoção de e- learning a preparação técnica e pedagógica da equipa de coordenação e dos formadores, a qualidade dos recursos e conteúdos e o apoio à aprendizagem.