Práticas para promover o desenvolvimento de novas ideias
RI1 explica que a organização tem uma atividade extremamente focada em sistemas normalizados e, como tal, o foco da sua inovação se centra principalmente na forma como as normas são implementadas e menos na criação de novos produtos. “Nós seguimos normas e normalmente as normas andam à frente do que está no terreno. O nosso campo de inovação é mais como chegar, como fazer, como implementar uma norma. Portanto, não há aquela ideia, agora vou lançar um produto completamente fora da caixa. Também temos algumas áreas dessas, mas são muito restritas cá dentro. O que temos de fazer é produtos que respondam às necessidades seguindo uma norma e a inovação está em conseguirmos colocar mais funcionalidades.”
Esta realidade não torna a organização menos focada na procura de novas ideias, sejam para produtos/serviços, seja para processos ou melhorias organizacionais. Por isso, tem dedicado um grande esforço na promoção de dinâmicas que favoreçam a criatividade e o trabalho em equipa. “Não há uma cultura, digamos assim, sistemática das pessoas fazerem brainstormings no início de projetos. Por isso é que estamos com duas metodologias, a ver se conseguimos que as pessoas percebam as vantagens de, quando estão a começar um projeto, o debaterem primeiro.”
As duas metodologias a que RI1 se refere são a design thinking e a contextual design, ambas introduzidas em 2012, e que a organização define da seguinte forma:
Metodologia Design Thinking: baseada em dinâmicas e etapas de criação coletiva, com o objetivo de aumentar a motivação para a produção de novidade. É uma forma de pensar que
combina o pensamento criativo e analítico e o aplica na resolução de um problema específico, incorporando atividades de inovação com o caráter do design centrado no utilizador. A inovação é alimentada pelo conhecimento resultante da observação direta do que as pessoas querem e precisam e o que gostam, ou não, considerando, em simultâneo, necessidades humanas, novas perspetivas, material disponível, recursos tecnológicos e constrangimentos e oportunidades. Embora não existam recursos TIC formalmente recomendados pela organização, são por vezes usadas ferramentas de mindmap para o seu suporte.
Metodologia Contextual Design: tem o objetivo de ajudar as equipas de desenvolvimento a responder de forma mais eficiente às necessidades dos utilizadores finais. A sua principal característica é o uso intensivo de dados recolhidos no terreno (maioritariamente através de entrevista, observação direta ou mesmo filmagens) como alicerces para a perceção das reais necessidades, tarefas, objetivos e processos do utilizador. O objetivo final consiste na oferta de um resultado que vá de encontro tanto às necessidades do utilizador, como do negócio. Para aplicar esta metodologia foi criada uma equipa de suporte aos projetos que procura, através destes métodos e suportada num conjunto de diagramas, sistematizar ideias concretas para os produtos em desenvolvimento, respondendo às dificuldades identificadas e aos aspetos que os clientes finais mais valorizam.
Para além destas metodologias, grande parte das ideias surgem em contexto direto de relação com o cliente. “Muitas das ideias não seguem um processo formal porque, como as direções de desenvolvimento estão muito próximas do cliente, ele vai dizendo «se vocês fizessem isto ou aquilo é que era bom», e essas ideias entram diretamente na linha de desenvolvimento.”
Práticas para a recolha/publicação de ideias
O envolvimento dos colaboradores na geração de novas ideias é estimulado através de dois mecanismos principais que potenciam a partilha de ideias para produtos/serviços e processos/organização, individualmente ou em grupo: a Caixa de Ideias (intraorganização) e o Mercado de Ideias (intragrupo).
Caixa de Ideias (intraorganização): a caixa de ideias é o local onde todos os colaboradores podem partilhar, individual ou coletivamente, ideias para novos produtos/serviços e processos/organização (melhoria contínua). É baseada num sistema de informação desenvolvido internamente para dar suporte ao processo de recolha e avaliação das ideias dos colaboradores. Neste sistema, todos podem inserir as suas ideias que ficam disponíveis para consulta. O responsável da área avalia e, se necessário, desenvolve a ideia com o colaborador, garantindo que esta é bem compreendida. Posteriormente, uma comissão avalia
as ideias publicadas e as mais interessantes são aprovadas para implementação. O feedback ao(s) autor(es) é dado através do sistema de informação. Não há uma recompensa monetária ou em géneros pelas ideias partilhadas. Os prémios que existem na organização resultam da avaliação da atividade dos colaboradores e não do número de ideias inseridas.
Mercado de Ideias (intragrupo): plataforma web desenvolvida pelo Grupo para permitir que os colaboradores das várias empresas do grupo, cerca de 45 mil pessoas, possam partilhar as suas ideias, permitindo um maior entrosamento, bem como uma competição positiva entre as equipas. Embora possam ser colocadas ideias espontaneamente, há uma comissão que, mensalmente, insere desafios, ajudando ao foco das propostas em temas específicos, havendo também temas definidos em permanência, transversais ao negócio do grupo, como a eficiência ou a experiência do cliente. Esta comissão realiza um primeiro filtro, verificando, por exemplo, ideias semelhantes, e avalia a adequação das propostas antes de estas ficarem disponíveis. Depois de publicadas, todos podem visualizar, comentar e votar ideias, positiva ou negativamente, mediante um plafond limitado de pontos que cada um pode usar para votar, num verdadeiro espírito de mercado. Cada direção, de acordo com o número de colaboradores, tem de colocar um conjunto de ideias, o que obriga cada diretor a dinamizar, na sua equipa, a discussão e geração de ideias. As propostas com melhores classificações são aprovadas e implementadas dando origem a novos produtos, serviços ou processos organizacionais. Para além das ideias, os colaboradores podem avaliar os seus colegas com um sistema de estrelas, que funciona como reconhecimento informal de pares. Mediante os resultados das ideias colocadas e da avaliação dos pares, os colaboradores podem trocar os seus pontos por prémios.
Outras iniciativas de estímulo à participação dos colaboradores na inovação
Guião de Inovação e Propriedade Intelectual: documento interno que descreve o processo criativo e a proteção da Propriedade Intelectual.
Livre para Inovar: possibilidade de apresentar um business case ao administrador, individualmente ou em equipa, onde se solicita tempo para a concretização de uma ideia. Se aprovado, pode ser alocado até 10% do tempo de cada membro para trabalhar no projeto. A ideia e o seu plano de negócio, têm de ser devidamente desenvolvidos, sendo disponibilizado na Intranet um modelo para o efeito. Apesar da existência deste programa, ainda não foi apresentada nenhuma proposta.
Portal de Inovação Aberta Crowdsourcing (interorganização e comunidade): portal web, lançado durante o ano de 2013, com o objetivo de estender a recolha de ideias à comunidade externa (universidades, empresas e profissionais liberais) através do lançamento de desafios para a comunidade. Com esta estratégia a organização pretende abrir portas a novas formas de pensar e criar, bem como identificar e promover a captação de novos colaboradores e parceiros.
Projetos de Inovação com Universidades e Instituições de ID: suporte financeiro a projetos anuais de investigação com instituições de ID, cujos resultados possam ser integrados na organização.