Após a revisão da literatura e da pesquisa empírica, concluímos que a comunicação interna deve ser uma atividade planejada, dando aos servidores acesso as ações e projetos, oferecendo uma integração e um maior conhecimento da instituição. Para isto, fizemos um recorte na comunicação em uma instituição pública federal para entender como se organiza em fluxos e ferramentas.
Entendemos que são indispensáveis ações, políticas e estratégias na área de gestão de pessoas, para facilitar o desempenho dos processos na organização.
A comunicação interna ao envolver todos os servidores e gestores, na administração pública, contribui no desenvolvimento de ações estratégicas, incentivando a atuação em equipe e desenvolvendo a capacidade de relacionamento aberto e transparente.
Os processos de comunicação interna não se restringem à ação de especialistas, mas todos os servidores executam ações comunicacionais e, portanto, são produtores de informação e agentes comunicadores, se apresentando como articuladores do processo comunicacional. Dessa forma, se devem pôr uma maior atenção as práticas comunicacionais no interior das organizações.
Como intenção em responder o seguinte questionamento: o processo de comunicação entre os setores do CCS funciona com o desempenho esperado? Assim, o estudo atendeu ao objetivo geral que foi diagnosticar o desempenho do processo de comunicação interna do Centro de Ciências da Saúde (CCS) da Universidade Federal do Rio Grande do Norte. Acreditamos que alcançamos os objetivos específicos, no qual identificamos o processo de comunicação interna do CCS; analisamos as rotinas e as ferramentas comunicacionais utilizadas; e estudamos as possíveis lacunas comunicacionais, segundo o ponto de vista dos servidores.
Os dados obtidos referem-se à pesquisa realizada entre os meses de Outubro a Dezembro de 2017, com a resposta de 149 servidores sobre a percepção da comunicação interna do CCS. A pesquisa apresentou uma alarmante discrepância em relação à satisfação dos servidores, como é o caso da realização de reuniões entre setores e servidores, lotados internamente e externamente à instituição. Os colaboradores internos estão descontentes, já que a maioria considera que não são realizadas reuniões. Por outro lado, os colaboradores externos estão satisfeitos nesse quesito.
Defendemos que a realização de reuniões, quando bem organizadas, objetivas e estruturadas, servirão para alinhar as informações entre os servidores e os setores, além de um espaço para o compartilhamento de ideias e opiniões. Em contraponto, a pesquisa nos permitiu conhecer uma semelhança de opiniões referente ao caso da ausência na atualização dos canais de comunicação ou a inexistência do uso de sistemas digitais que facilitem a comunicação.
Podemos verificar nos dados coletados, a existência de uma deficiência na utilização de quadros de avisos. Os servidores informaram que não recebem informações por este canal, apesar de estarem dispersos nos corredores e setores do centro, os murais são raramente utilizados.
Notamos também que, apesar de serem diariamente alimentados com notícias, os servidores não consideraram a Agecom como um meio satisfatório, ao informar que não recebem com frequência informações da Agência institucional.
Neste quesito, ressalta-se que existe o encaminhamento diário de um boletim informativo, duas vezes ao dia e esporadicamente uma edição especial, via e-mail. Acreditamos que esse excesso de informação via correio eletrônico, torna frágil essa comunicação, pois os servidores recebem diariamente, a cada movimentação nos sistemas integrados de gestão (SIGs), da UFRN, diversos e-mails, que muitas vezes são configurados, pelos próprios servidores, como spam ou lixo eletrônico, sendo automaticamente descartados. É importante relembrar que a facilidade do acesso à informação, devido ao avanço da tecnologia, influencia os produtores e consumidores no uso de meios de comunicação mais modernos. Assim, há os canais que não se encaixam ou não acompanham esse desenvolvimento e se tornam pouco atrativos.
A implantação de canais eficazes ou mesmo a adaptação de itens existentes, como o caso da substituição do memorando impresso pelo eletrônico, oferece à Universidade e aos servidores um cenário de oportunidades com a finalidade de crescimento e integração.
A pesquisa apresentou que, as redes sociais, apesar de ser considerada uma ferramenta de fácil acesso, têm o desempenho no CCS insatisfatório. Atualmente, possuir um site institucional ou uma ferramenta de rede social é o mínimo esperado, por ser um tipo de canal de fácil acesso a praticamente toda a comunidade institucional. Cria-se, com isso, um espaço no qual o servidor pode compartilhar informações, opiniões e interesses relacionados à instituição, gerando um ambiente positivo e fortalecendo a imagem da instituição. Vale
ressaltar, que apesar de que se torna mais incomum a busca de informações nos sites institucionais, pode-se trabalhar com o cruzamento de publicações nas redes sociais com o site, fortalecendo o acesso e, consequentemente, o canal.
É importante apresentar como fragilidade que quase 20% (gráfico 20) dos servidores não consideram importante o investimento na comunicação. Atualmente, a UFRN possui um quantitativo de servidores que, refletido nos dados da pesquisa, não se interessa em mudanças de procedimentos ou implantação de novidades, acomodando-se em suas rotinas.
Pesquisar a comunicação interna do CCS foi um grande desafio, tendo em vista a importância da Comunicação não apenas no Centro, mas em toda a Universidade. Na qualidade de servidora lotada no próprio Centro, houve a motivação pelas observações pessoais sobre a realização da comunicação, levando ao interesse em elaborar este diagnóstico, que foi apresentado os resultados.
Ressalta-se a dificuldade na aplicação dos questionários devido a dois fatores: a dificuldade no acesso aos setores, devido à distribuição dos departamentos em imóveis, localizados distantes geograficamente, complicando o contato com os outros servidores; e a não existência de meios de contato, em massa, do Centro para os servidores, sendo necessário um levantamento individual de cada servidor por meio de acesso a dados públicos ou disponibilizado pelo setor. Podemos considerar este fato uma lacuna na comunicação, algo incompreensível, já que o Centro, local de lotação dos servidores, não possui informações de contatos, consideradas essenciais e que, normalmente, é um dos principais canais de comunicação dentro da instituição.
Após conclusão da análise e discussão dos dados, diagnosticamos que a comunicação realizada no Centro não é eficiente, e ao analisarmos separadamente entre os dois ambientes estudados, a comunicação apresenta-se entre os servidores externos com uma avaliação do desempenho mais positiva do que os internos. Esse posicionamento negativo compromete o rendimento do processo comunicacional. Assim, identificamos um nível de insatisfação dos servidores, que apresentam uma necessidade de existência de uma comunicação interna mais participativa.
Por fim, foi recomendada, como forma de oferecer um melhor desempenho no processo de comunicação, algumas proposições e melhorias, descritas no capítulo 5.4. Sabemos que nenhuma pesquisa se esgota e, portanto, sugerimos a produção de diagnósticos semelhantes entre os setores ou em outros centros ou mesmo a ampliação da pesquisa
envolvendo os docentes do Centro.
É importante citar a natureza interdisciplinar da pesquisa, pois os processos comunicacionais aqui analisados estão ligados com questões da Administração, da Gestão da Informação e da Psicologia. As sugestões são feitas na intenção de alcançar a eficiência, que neste caso estão relacionadas ao Centro de Ciências da Saúde. Vale ressaltar a importância de se conhecer o desempenho da comunicação em uma instituição, buscando integrar as atividades e os servidores, aproximando-os, seja por meio de reuniões ou momentos de integração, mas que envolvam todo o corpo técnico administrativo e docente, permitindo estreitar os vínculos e superar problemas de relacionamento dentro da organização, que interferem, tanto no relacionamento interpessoal dos servidores como na qualidade de execução de seus serviços.
Assim, podemos afirmar que é necessário articular ações comunicacionais, buscando a construção de uma imagem positiva em torno da instituição, enfatizando os assuntos de interesse da própria organização, com a finalidade principal de transmitir as ideologias atendendo seus interesses e a do seu público.
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APÊNDICES
APÊNDICE A – CRONOGRAMA DA PESQUISA
Tempo 2015 2016 2017 2018 Ações\ Julho a S et em bro O utub ro a Dez em b ro Janei ro a M arç o A bri l a Jun ho Julho a S et em bro O utub ro a Dez em b ro Janei ro a M arç o A bri l a Jun ho Julho a S et em bro O utub ro a Dez em b ro janei ro 1º Es tág io
Realizar levantamento e pesquisa bibliográfica e Estruturar a revisão da literatura
Análise situacional do ambiente Definir a amostra da pesquisa Elaborar o questionário e Aplicar o Pré-teste do questionário
Aplicar o questionário
Avaliar o aceite da pesquisa e rever a metodologia se o for o caso
2º
Es
tág
io
Diagnóstico dos dados Coletados da pesquisa
Qualificação
Avaliar o desempenho do processo de comunicação interna
Redação final do diagnóstico
APÊNDICE B – AUTORIZAÇÃO PARA PESQUISA
CARTA DE ANUÊNCIA PARA AUTORIZAÇÃO DE PESQUISA
Ilmo Sr.
Prof. Dr. Hênio Ferreira de Miranda Diretor do Centro de Ciências da Saúde
Solicitamos autorização institucional para realização da pesquisa intitulada “DIGNÓSTICO DO DESEMPENHO DO PROCESSO DE COMUNICAÇÃO INTERNA DO CENTRO DE CIÊNCIAS DA SAÚDE DA UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE DO NORTE” a ser realizada no Centro de Ciências da Saúde, pela aluna de pós-graduação Kalieny de Lima Moreno, sob orientação do Prof. Dr. Adriano Charles Cruz, com o objetivo de diagnosticar o desempenho do processo de comunicação interna do Centro de Ciências da Saúde da Universidade Federal do Rio Grande do Norte, necessitando, portanto, ter acesso a dados, a serem colhidos nos setores do Centro. Ao mesmo tempo, pedimos autorização para que o nome desta instituição possa constar no relatório final bem