Proposições de Melhoria

Após a aplicação dos questionários, deu-se a tabulação dos resultados dispostos através de tabelas e gráficos, apresentados nos subitens 5.1 e 5.2 do capítulo 5 Resultados da Pesquisa, em forma quantitativa e qualitativa. A análise e interpretação das respostas foram realizadas por blocos de perguntas, conforme estavam dispostos no questionário utilizado, no qual se analisou o perfil do entrevistado e a análise da percepção da comunicação interna do CCS.

Depois de finalizado o processo de tabulação dos dados, diagnosticamos que o desempenho da comunicação realizada no Centro foi considerado insatisfatório. Quando comparamos os dados entre os grupos da lotação interna e externa, observamos diferentes graus de satisfação. O grupo interno apresentou uma tendência de "regular", "ruim" e "péssima", além de muitos "desconhecerem" sua existência, enquanto que a comunicação no grupo externo é representada significativamente como “boa”. Apesar de predominantemente “boa”, recomenda-se buscar a obtenção do item de desempenho “ótimo”, superando possíveis barreiras e causas que a classificou com uma comunicação “boa”.

Dessa forma, podemos afirmar que a comunicação interna, realizada entre os lotados próximo à administração, deixa a desejar, quando comparada com a realizada entre os externos. Pelo fato de estarem longe da administração, conseguem visualizar a melhor realização da comunicação, do que os servidores internos. Sugerimos que sejam oferecidos e administrados canais de comunicação para facilitar, ou mesmo melhorar, o funcionamento do processo de comunicação interna do Centro.

Quando questionados sobre a percepção da existência de reuniões, verificamos que existe, nos dois grupos pesquisados, uma necessidade de realização do referido item. O grupo interno apresentou desconhecimento no uso deste canal, em contraponto ao externo que apresentou como “boa” satisfação, gerando essa diferença de perfil. Assim, considerando os dados apresentados, sugerimos a realização de reuniões periódicas, envolvendo não apenas o corpo docente ou chefes de departamentos, mas também os técnicos administrativos, além da continuidade nas reuniões já realizadas.

Durante a coleta dos dados, foram expostos para a pesquisa os canais de sugestões e reclamações; e as ferramentas do SIPAC; para se conhecer o nível de satisfação dos servidores. Os canais de sugestões e reclamações, nos dois grupos pesquisados, foram

classificados como “desconhecidos”. Desta forma, sugerimos a necessidade de trabalhar a divulgação destas ferramentas para serem utilizadas como instrumento de fonte de consulta e, consequentemente, na busca por melhorias do próprio Centro.

Sobre o uso das ferramentas do SIPAC, os dois grupos consideram que é “boa”. Porém, existe a possibilidade de serem ótimas. Por isso, recomendamos um treinamento no uso destas ferramentas para que os colaboradores sejam capacitados, buscando a completa satisfação no uso dos instrumentos comunicacionais oferecidos pela UFRN, por meio de seus sistemas integrados.

Em relação ao funcionamento da comunicação no Centro, considerando os imóveis que estão inseridos os departamentos e a administração, verificamos que este fator interfere na realização adequada da comunicação. Neste item, notamos o nível de satisfação dos lotados externos menor do que os lotados internos, pela facilidade de acesso que os servidores têm dada pela proximidade da administração do Centro. Indicamos um planejamento de atividades de integração e criação de estratégias, para encurtar essa distância.

Sobre as atualizações realizadas nos canais, constatou-se a necessidade de investimento. A maioria dos pesquisados lotados internamente consideraram que os canais não são atualizados, enquanto que os externos se apresentam com desconhecimento desta atividade.

Assim, considerando a opinião apresentada pelos dois grupos, são "necessários” investimentos na comunicação interna. Recomenda-se, como forma de aproximar os servidores, o fornecimento de canais que ofereçam ferramentas de conexão, e para estes canais funcionarem de forma adequada, são necessárias constantes atualizações, além da criação de ferramentas instantâneas de comunicação.

Para o bom funcionamento destes canais, é necessária a inserção de um moderador, responsável pela alimentação constante e inteligente, além da divulgação de informações importantes para conhecimento do Centro e de sua comunidade, sendo necessária a aplicação de investimentos em atividades voltadas para a comunicação interna.

Um fato curioso, sobre os canais pesquisados, é que eles que envolvem redes sociais, “nunca” são utilizados, mesmo que estes necessitem de apenas dedicação de um servidor que os mantenha atualizados. Também é importante relatar sobre o site do CCS, que atualmente existe. Porém, a pesquisa apresenta que é pouco utilizado para divulgar informações, e que se encontra desatualizado, o que não o torna atrativo.

Apesar da concentração do uso do SIPAC e do e-mail, enquanto que os outros são “raramente”, quando “nunca” utilizados, sugerimos continuidade e capacitação para a melhoria do que utilizar as ferramentas de comunicações eletrônicas do SIPAC. Porém, lembramos que diariamente, os e-mails cadastrados são “bombardeados” com movimentações do sistema, e boletins da Agecom, sendo de interesse da administração uma revisão no mecanismo, com a possibilidade de permitir ou não o recebimento desses que, no final, apenas “poluem” a caixa de entrada dos correios eletrônicos, fragilizando esse meio. Muitos desses e-mails são ignorados, quando não tratados apenas como spam, podendo alguma informação importante ser ignorada, e o processo de comunicação não ocorrer.

Apesar de obsoletos, os quadros de avisos atendem apenas os passantes, os seja, para as informações chegarem ao seu destinatário faz-se “necessário” que o mesmo passe pelo local, sendo pouco utilizado, por este baixo alcance do público. Ainda sobre os canais de comunicação, recomendamos que a repaginação dos canais online existentes, como o site, a fanpage, o Twitter, além da implantação de redes de comunicação, como grupos de WhatsApp.

A utilização e atualização destes canais tornarão a comunicação interna mais rápida e mais atrativa, e que, de preferência, possua um moderador que as alimente. Assim, propomos uma repaginação e compromisso, em manter a página atualizada para servir como canal de comunicação com a comunidade do Centro.

Concluindo a avaliação dos dados obtidos, foi realizada uma síntese das respostas referente às sugestões, críticas e comentários do questionário, buscando determinar o desempenho da comunicação, frente aos comentários apresentados, sobre a percepção de sugestões e críticas existentes. Concluindo que, os servidores consideraram importante o investimento na área, e que estão dispostos a possuir uma comunicação ativa e participativa, buscando a melhoria na qualidade do serviço executado em sua rotina.

Por fim, com base nos resultados da pesquisa e nas sugestões, críticas e comentários apontados pelos próprios servidores, podemos apresentar um relatório técnico com sugestões que podem ser utilizadas pelos gestores, se assim acharem pertinente.