Este trabalho teve como um dos seus objetivos analisar as questões principais da Arquivologia e Gestão de Documentos, por meio de um levantamento bibliográfico, apontando as diversas visões de inúmeros autores como Schellenberg, Indolfo, Paes, Bellotto, entre outros, que abordaram de maneira tradicional a questão da Gestão de Documentos, e sua finalidade de permitir o gerenciamento arquivístico desde o momento da produção do documento até a sua destinação. Em uma segunda etapa, apresenta-se a Gestão de Documentos Digitais destacando trabalhos de autores como Duranti, Rondinelli, Rocha e Silva, além de diretrizes do InterPARES, e-ARQ Brasil, CTDE, e outros.
Foi de fundamental importância a apresentação dos conceitos básicos da Arquivologia como: arquivo, documento, documento arquivístico, documento eletrônico e documento arquivístico digital. Sem tais conceitos não existiriam a Arquivologia ou a Gestão de Documentos, com isso a Gestão Arquivística de Documentos Digitais, que se utiliza dos mesmos conceitos utilizados para um documento convencional não seria possível.
A Gestão de Documentos, apesar de ter sido inicialmente criada e fundamentada nos EUA, demonstrou ter sido modificada em suas disseminações para que se adequasse as necessidades arquivísticas de cada país.
Procurou-se também a legislação que rege não só a Gestão de Documentos no Brasil, mas também a Gestão Arquivística de Documentos Digitais, de maneira a mostrar como tais assuntos estão sendo tratados no país. Com isso, não só a legislação vigente nos tribunais foi aqui colocada, mas também as resoluções do CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos que é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.
Os documentos em formato digital tem sido de grande contribuição para as organizações, pois estas a cada dia que passa sofre com o aumento da produção de sua documentação e falta de espaço para o armazenamento dos documentos.
Assim, os profissionais de arquivo precisam se manter cada vez mais atualizados dos formatos que esses documentos podem ter, sem se esquecerem em termos de características os digitais possuem as mesmas que os convencionais.
Os profissionais de arquivo serão cada vez mais requisitados para a gestão de documentos em ambiente digital. Para entender a utilização e a manutenção desses
documentos específicos. É necessário conhecer e estudar os documentos arquivísticos no cenário digital, e principalmente saber gerenciar o ciclo de vida, visando o acesso e a preservação em longo prazo, pois com a constante obsolescência dos Sistemas Informatizados de Gestão Documental. O arquivista precisa se manter sempre consciente das constantes pesquisas e estudos para que tal atualização ocorra, necessitando inclusive de outros profissionais, como os de Tecnologia da Informação (TI).
A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) elaborou o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos Digitais, o e-ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2009), como contribuição a literatura arquivística brasileira sobre os sistemas informatizados voltados aos documentos de arquivo, de forma que se acompanhassem os trabalhos desenvolvidos internacionalmente.
O registro das ações de órgãos e entidades em sistemas informatizados necessita de procedimentos rigorosos quanto à sua criação e manutenção, pois a autenticidade desses documentos pode ser questionada, ou mesmo se perder por não terem sido adotados métodos eficazes para manter a sua autenticidade. Para essa problemática, autores como Duranti, Rondinelli, Rocha, Silva, diretrizes do e-ARQ Brasil e InterPARES exemplificaram e argumentaram a respeito de conceitos que precisam ser observados e respeitados para se manter a integridade documental dentro do meio digital.
A finalidade desse trabalho foi dispor informações a respeito da Gestão Arquivística de Documentos Digitais e todas as ações que precisam ser feitas para garantir seu funcionamento e o tratamento adequado dos documentos em ambiente digital, tal qual acontece na Gestão de Documentos em suporte físico.
A criação de Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos Digitais (SIGAD) e suas diferenças com o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), são de grande importância para a Gestão Arquivística de Documentos Digitais.
Ao longo do estudo, na literatura sobre o tema, pode-se verificar que os documentos digitais são mais dependentes de um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos Digitais (SIGAD) devido a sua instabilidade e vulnerabilidade, por causa da obsolescência tecnológica muito rápida. Um sistema informatizado incompleto ou falho pode acarretar perda, adulteração ou mesmo pode invalidar a força probatória dos documentos arquivísticos digitais, comprometendo a Gestão Arquivística de Documentos Digitais.
Concluindo, as organizações precisam gerenciar o ciclo de vida dos seus documentos arquivísticos digitais. É importante a adoção de um programa de gestão de documentos
arquivísticos, no qual é imprescindível o conhecimento profundo dos conceitos da Arquivologia e da Diplomática e suas aplicações no ambiente digital, a fim de auxiliar na preservação desses documentos.
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