SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS (SIGAD) E GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS (GED)

A partir, principalmente da década de 1990, a comunidade arquivística, tem se utilizado cada vez mais dos sistemas informatizados que criam e mantém documentos arquivísticos. De acordo com Rondinelli (2005, p.17), há uma ausência de procedimentos padronizados no momento no qual o documento arquivístico digital é criado, podendo afetar assim a sua fidedignidade ou confiabilidade, assim, com esta falta, a autenticidade também fica comprometida.

O Modelo de requisitos para sistemas informatizados de Gestão Arquivística de documentos (e-ARQ Brasil) foi elaborado pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de arquivo, com o objetivo de estabelecer parâmetros para a produção, tramitação, armazenamento, uso e avaliação e arquivamento de documentos digitais. E sua definição de acordo com este é (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2009, p.18):

Um conjunto integrado de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processador por computador. Pode compreender em um software particular, um determinado número de sofwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma cominação destes. O sucesso do SIGAD dependerá, fundamentalmente da implementação prévia de um programa de gestão arquivística de documentos.

O e-ARQ Brasil é uma especificação de requisitos que estabelece um conjunto de condições a serem cumpridas pela organização produtora/recebedora de documentos pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade. Este vai estabelecer os requisitos mínimos para um sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD).

Para o e-ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2009, p.18), os procedimentos de gestão de documentos são indispensáveis para garantir a autenticidade dos documentos. Rocha e Silva (2007, p. 116-117) enfatizam que procedimentos padronizados de gestão de documentos são fundamentais para garantir a sua autenticidade. As autoras

destacam: “Para se garantir as características do documento arquivístico digital como a confiabilidade, a autenticidade e o acesso de longo prazo é indispensável a implantação de procedimentos desde o início do ciclo de vida do documento digital, bem como adotar uma política de preservação digital.”

O e-ARQ Brasil, elaborado no âmbito da CTDE e aprovado como resolução do CONARQ nº 25 que “Dispõem sobre a adoção de Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos- e-ARQ Brasil e pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos” - SINAR, ressalta que um dos maiores desafios para a gestão de documentos digitais é a manutenção da confiabilidade e da autenticidade desses documentos. Segundo o e-ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2009, p. 10).

A produção de documentos digitais levou a criação de sistemas informatizados de produção de documentos digitais, levou à criação de sistemas informatizados de gerenciamento de documentos. Entretanto, para assegurar que documentos arquivísticos digitais sejam confiáveis e autênticos e possam ser preservados com essas características, é fundamental que os sistemas acima referidos incorporem os conceitos arquivísticos e suas implicações no gerenciamento dos documentos digitais.

O e-ARQ Brasil (2009, p.11) fornece a especificação dos requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Documentos (SIGAD), e como estes devem funcionar. Descreve como características: a organização dos documentos arquivísticos no plano de classificação e manutenção dos documentos; a tramitação e fluxo de trabalho; a captura; a avaliação; a segurança; a pesquisa; a destinação; localização e apresentação dos documentos; apreservação; as funções administrativas; a conformidade com a legislação e regulamentos; a usabilidade; a interoperabilidade; a disponibilidade e o desempenho.

Ainda de acordo com o e-ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2009, p.10-11), este vai fazer uma comparação entre GED(Gestão de Documentos Eletrônicos e o SIGAD (Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos) destacando sua diferença, que será colocada abaixo da seguinte forma:

GED SIGAD

Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição. Entende-se por informação não estruturada aquela que não está armazenada em banco de dados, como mensagens de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ou som, planilha, etc.

É um conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam o controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da gestão arquivística de documentos e apoiado em um sistema informatizado.

Um dos aspectos que são extremamente discutidos na aplicação da Gestão de Documentos Digitais, principalmente com relação a que tipo de sistema deve ser adotado, diz respeito à diferença entre Gestão de Documentos Eletrônicos (GED) e Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD).

Outra definição que é feita a partir das diferenças entre GED e SIGAD é feita por Rocha e Silva (2007, p. 121-122) que ressaltam a distinção entre o GED e o SIGAD, pois o primeiro não tem por objetivo dar tratamento adequado ao documento como gerir o ciclo de vida dos documentos desde a produção até a sua destinação final. As autoras indicam sete aspectos que diferenciam essas duas aplicações. Diferentemente do e-ARQ Brasil que enfatiza a principal.

A primeira diz respeito ao objeto do SIGAD que é o documento arquivístico, e por isso trata o documento arquivístico como unidade complexa, o documento arquivístico é formado por um ou mais arquivos digitais, que são relacionados e interpretados por um software. Por outro lado, o SIGAD leva em consideração a organicidade dos documentos, a relação de um documento com os demais que participam da mesma ação e que pertencem ao mesmo produtor.

A segunda dispõe a Gestão de Documentos a partir do plano de classificação com a intenção de manter a relação orgânica entre os documentos, os documentos capturados pelo SIGAD devem ser agrupados virtualmente nas classes do plano de classificação, onde reúne todos aqueles relacionados a uma mesma atividade.

A terceira analisa a implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos de produção dos documentos. Um SIGAD deve garantir a identificação dos contextos de produção dos documentos armazenando as informações necessárias nos metadados dos documentos.

A quarta diz que o SIGAD deve fazer uma armazenagem e gestão segura para garantir a autenticidade e a transparência das ações do órgão e entidade.

A quinta usa uma abordagem sistêmicacom relação a seleção, a avaliação e destinação final dos documentos arquivísticos, de acordo com a legislação em vigor. O SIGAD segue os procedimentos de seleção e destinação final baseados na tabela de temporalidade, classificação, indicando quando os documentos atingirem a temporalidade prevista e gerar as listas de eliminação, de transferência ou recolhimento. É preciso colocar que as ações acima citadas, não podem ser feitas de forma automática devendo sempre ser confirmada por pessoa autorizada.

A sexta disserta a respeito da exportação dos documentos para a transferência e recolhimento. As funções de exportar já tem que estar previstas pelo SIGAD, tanto para a transferência, quanto para o recolhimento, em conformidade com os padrões estabelecidos pelo órgão ou instituição arquivística que irá receber os documentos.

A sétima e última diferença, é a inclusão de procedimentos para preservação a longo prazo dos documentos arquivísticos onde o SIGAD tem funcionalidades fundamentais que apoiam estes procedimentos de preservação. Como exemplo, o registro de características técnicas do documento, tais como formato de arquivo ou suporte, monitoramento das informações para indicar a necessidades de uma conversão ou atualização de suporte.

De acordo com o e-ARQ Brasil (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2009, p.12), um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e um Sistema Informatizado de Gestão de Documento (SIGAD) possuem objetivos diferentes. A GED é uma ferramenta que tem por finalidadeapoiar e facilitar a condução de uma ou mais atividades da instituição, possibilitando assim uma maior eficiência na recuperação de informações e dos documentos, independente da sua organicidade e da sua acumulação natural nas entidades, aproximando-se, na maioria das vezes, de uma aplicação que automatiza os processos de trabalho e as tarefas. Já o objetivo do SIGAD é o controle do ciclo de vida do documento, desde a captura até a destinação final, assegurando as suas propriedades, especialmente a autenticidade, seguindo os procedimentos da gestão arquivística de documentos.