GESTÃO DOCUMENTAL NO BRASIL E A LEGISLAÇÃO

No Brasil, a Gestão de Documentos se deu por volta da década de 1980, onde passou- se a considerar os arquivos como “instrumentos da gestão governamental e da consciência nacional”.

Os dispositivos que estão expressos na Constituição de 198819, onde se afirma que “compete a administração pública na forma da lei, a gestão de sua documentação governamental e as providências para franquear a sua consulta a quantos delas necessitarem”

19 _{Disponível em: :< http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/ConstituicaoCompilado.htm > Acesso} em 20 de novembro de 2014.

(art. 216, parágrafo 2), ofereceu os fundamentos necessários para que se fizessem uma legislação arquivística, que será a 8159/199120, conhecida como Lei Nacional de Arquivos.

A Gestão de documentos está prevista na Constituição Federal21 nos artigos a seguir:

Art. 5º. Inciso XXXIII – todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade.

Art. 216, parágrafo 2º - Cabe à administração pública, na forma da lei, tanto a gestão da documentação governamental, quanto as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.

A Lei nº 8.159/199122_{, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e}

privados e dá outras providências, também prevê a gestão documental:

Art. 1º. É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Art.25º. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

A Lei 8159/199123 contempla ainda a criação do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e o SINAR (Sistema Nacional de Arquivo).

O CONARQ se constituiu em um órgão vinculado ao Arquivo Nacional, presidido pelo seu diretor e “integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.” (Lei 8159/1991, art. 1º)24_{. De acordo com esse mesmo artigo da lei, tem}

por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, assim como exercer orientação normativa com vistas a gestão documental e a proteção especial dos documentos de arquivo.

Nos últimos 30 anos o Arquivo Nacional elaborou diversos Sistemas de Arquivo, sendo que o de 1962 e 1978 não chegaram a serem implantados, e o sistema aprovado foi apenas em 1994.

De acordo com o que foi exposto, a arquivística brasileira, a Gestão de Documentos é uma tarefa que incide sobre a produção documental e abrange fases do arquivamento corrente e intermediário. Desta forma, a aplicação dos princípios teóricos da Gestão de Documentos envolve a construção de metodologias específicas, compatíveis com a tradição histórica do país. Isto significa, que o estabelecimento de políticas em gestão de documentos devem refletir as demandas do órgão produtor do documento.

20 _{Disponível em < http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm> Acesso em 20 de novembro de 2014.} 21 _{Disponível em:< http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/ConstituicaoCompilado.htm > Acesso em} 20 novembro de 2014

22 _{<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm> Acesso em 20 de novembro de 2014}

23 _{Disponível em < http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm> Acesso em 20 de novembro de 2014.} 24 _{Disponível em: < http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm> Acesso em 20 de novembro de 2014.}

Recentemente a Lei de acesso a informação – Lei nº 12.527/201125 – que regula o acesso a informação e revoga dispositivos quanto a sigilo de outras Leis, passou a ser mais um motivo para que os órgãos públicos façam gestão documental. Para fornecer informação de maneira ágil e transparente os documentos que as contêm e precisam ser organizados e de fácil acesso. A lei ainda estabelece:

Art.6º. Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a: I - gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação; II - proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade; ... Art.7º. O acesso à informação de que trata esta Lei compreende, entre outros, os direitos de obter...II - informação contida em registros ou documentos, produzidos ou acumulados por seus órgãos ou entidades, recolhidos ou não a arquivos públicos.”

Em seu art 1º a Resolução do CONARQ nº 6, de 15 de maio de 199726, ainda estabelece:

As atividades de avaliação serão reservadas para execução direta pelos órgãos e entidades do Poder Público, por ser atividade essencial da gestão de documentos, de responsabilidade de Comissões Permanentes de Avaliação, conforme determina o disposto no art. 2º do Decreto nº 2.182, de 20 de março de 1997, sendo vedada a eliminação de documentos sem prévia autorização da instituição arquivística pública de seu âmbito de atuação, conforme determina o disposto no art. 9º, da Lei nº 8.159/1991.

A Resolução do CONARQ 1427, de 24 de outubro de 2001 vai tratar no que concerne ao código de classificação dos documentos a ser adotada na Teoria das Três Idades, corrente, ao prazo de guarda e a destinação final estabelecida na Tabela de temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo.

A Resolução 2028 do CONARQ de 16 de julho de 2004 dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de Gestão Arquivística de Documentos Digitais em programas de Gestão de Documentos dos órgãos e entidades integrantes do SINAR.

De acordo com os parâmetros conceituais expostos e aceitos pela arquivística brasileira, a gestão de documentos é uma tarefa que incide sobre a produção documental e abrange as fases do arquivamento corrente, intermediário e permanente. Neste sentido, a aplicação dos princípios teóricos da Gestão de Documentos envolve a construção de metodologias específicas, compatíveis com a tradição histórica administrativa do país. (RODRIGUES, 2006, p.44)

25_{< http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm> Acesso em 20 de novembro de} 2014

26 _{Disponível em< http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=57&sid=46>} Acesso em 20 de novembro de 2014

27 _{Disponível em< http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=65&sid=4>} Acesso em 20 de novembro de 2014.

28 _{Disponível em < http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=71&sid=46>} Acesso em 20 de novembro de 2014.