HISTÓRICO

Llansó I SanJuan (1993, p. 45) apresenta uma visão histórica do desenvolvimento do conceito e da prática de Records Management norte-americano. Para esse autor as origens do conceito remontam ao século XIX, no período da Guerra de Secessão (1861-1865) Com a guerra havia uma grande produção de documentos e as indústrias estavam em plena expansão. Esse acúmulo já tinha sido sentido anteriormente quando uma lei do Congresso em 1853 que proibia a destruição de qualquer documento público, formando desta forma um grande acúmulo sem nenhum tipo de critério para a eliminação.

Jardim (1987, p.36) afirma que os antecedentes do conceito da gestão documental já se iniciam desde o século XIX nos Estados Unidos e Canadá, porém a sua aplicabilidade e concepção teórica tenham se desenvolvido apenas após Segunda Guerra Mundial. Isso ocorreu em função de problemas detectados nas administrações públicas destes dois países já no final do século XIX. Neste período, as instituições arquivísticas se destacavam pela função de órgão de apoio a pesquisa, mantendo a custódia dos documentos de valor histórico. Os problemas decorrentes dos documentos administrativos eram de responsabilidade exclusiva dos órgãos produtores, os quais deles se utilizavam.

Os Estados Unidos foram considerados os pioneiros no desenvolvimento do conceito da Gestão de Documentos, que foi formulado após Segunda Guerra Mundial, quando ocorreu uma explosão documental no âmbito das administrações públicas e a consequente necessidade de racionalizar e controlar o volume de grandes massas documentais que começaram a ser acumulados em depósitos. No entanto, antes da II Guerra Mundial, estes já apresentavam uma preocupação com a guarda e conservação dos documentos e o conceito de Records Management.

Jardim (1987, p.36) dispõe que na primeira metade do século XX, houve a criação de comissões governamentais nos EUA e Canadá, procurando encontrar soluções de eficácia no uso dos documentos pela administração pública. Ressalta que durante esse período as instituições arquivísticas públicas eram caracterizadas pela função de órgão de apoio a pesquisa somente, assim comprometidos com a conservação documentos de valor histórico.

Jardim (1987 p.37) ainda diz que tal concepção se contradizia a questão de que os documentos administrativos, cujos problemas eram de alçada dos órgãos públicos que o produziam e utilizavam. Em paralelo se iniciava a era da administração científica, que Frederick Taylor e Frank Gilbreth procuravam mostrar aos administradores como racionalizar o processo administrativo, desenvolvendo atividades de forma menos dispendiosa e mais

eficiente e eficaz. A palavra chave das administrações, principalmente nos EUA passou a ser eficiência. “A aplicação dos princípios da administração científica para a solução dos problemas dos documentos gerou os princípios da gestão de documentos, os quais resultaram, sobretudo da necessidade de se racionalizar e modernizar as administrações.”

Essas mudanças trouxeram reflexos, primeiramente ocorridas nos EUA e Canadá, que se fez sentir na arquivística pelo enunciado de uma nova concepção de arquivo, fundamentada no ciclo de vida dos documentos, principia pelo o qual os documentos passam por fases estabelecidas de acordo com a sua vigência administrativa e frequência de consulta: corrente, intermediária e permanente.

O norte-americano Philip C. Brooks é identificado como o primeiro profissional a fazer referência ao ciclo vital dos documentos, conceito que se materializou na criação de programas de gestão de documentos, Indolfo (2007, p. 31) na década de 1940 na implantação de arquivos intermediários, pois segundo Duranti (1994, p.14) ele reconhecia a necessidade dos arquivistas desviarem sua atenção dos usos acadêmicos dos registros para todas as fases de seu ciclo de vida, contribuindo, dessa forma, para a implementação de melhores procedimentos de guarda e formulação das políticas necessárias a uma gestão documental responsável.

Ernst Posner e Theodore R. Schellenberg são considerados os responsáveis pela sua difusão e aplicação, nas décadas de 1950 e 1960, o que veio a produzir, conforme vários autores, inclusive Llansó I San Juan (1993, p.8), uma autêntica revolução na disciplina arquivística.

Indolfo (2007, p. 31-32) destaca as ações das Comissões Hoover, de 1947 e 1953, e Federal Records Act, de 1950, onde se determinava quais os organismos governamentais deveriam dispor de um Record Management Program(programa de gestão de documentos). A atuação das Comissões Hoover no período de 1950-1960 teve papel importante na busca por estabelecer as práticas para a consolidação da área arquivística, introduzindo ações voltadas para o controle da produção documental, a racionalização das eliminações e a conservação econômica, e concentrada dos documentos de guarda intermediária, assim como a difusão de manuais de procedimentos.

O uso dessa teoria revolucionou o uso dos arquivos, ocorrendo transformações de ordem conceitual e prática. Surge um modelo sistêmico de organização de arquivos, onde o documento passa a ser controlado desde o momento de sua produção até a sua destinação final: eliminação criteriosa ou guarda permanente, definido de acordo com a gestão documental.

Jardim (1987, p.37) ainda ressalta a respeito da utilização desses programas de Gestão de Documentos pelos arquivos nacionais dos EUA e Canadá, deram às instituições arquivísticas uma nova atribuição, a de órgão de apoio à administração. A administração dos arquivos intermediários e destinação dos documentos possibilitaram uma economia considerável aos cofres públicos, aplicando-se os princípios da gestão documental, “segundo o qual a informação deve estar disponível no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e com o menor custo possível.”

No Dicionário de Terminologia Arquivística (1984 apud CAMARGO; BELLOTTO, 1996) define Gestão de Documentos como a área de gestão responsável pelo controle eficiente e sistemático da criação, manutenção, uso e destinação dos documentos arquivísticos.

Com o sistema implementado nos EUA e Canadá, houve uma disseminação deste que de acordo com Llansó I SanJuan (1993, p.46), especialmente a partir de 1950, ocorreu a real difusão de tal conceito para diferentes países, que passou a possuir diferentes interpretações e definições de acordo com a tradição arquivística administrativa de cada país.

Assim sendo, pode-se dizer que a Gestão de Documentos é a área da Arquivologia que tem por objetivo controlar o documento arquivístico desde o momento de sua produção até a sua destinação final.